AM 22/2015. Amtliche Mitteilungen 22/2015

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1 AM 22/215 Amtliche Mitteilungen 22/215 Dienstvereinbarung über die Zeitaufschreibung für an Drittmittelprojekten und wirtschaftlichen Dienstleistungsprojekten beteiligte Beschäftigte der Universität zu Köln mit Ausnahme der vom Klinikum verwalteten Beschäftigten im Wissenschaftsbereich (Dienstvereinbarung Zeitaufschreibung) vom 23. März 215

2 IMPRESSUM Herausgeber: Adresse: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER REKTOR ALBERTUS-MAGNUS-PLATZ 5923 KÖLN Erscheinungsdatum: 24. MÄRZ 215

3 Dienstvereinbarung über die Zeitaufschreibung für an Drittmittelprojekten und wirtschaftlichen Dienstleistungsprojekten beteiligte Beschäftigte der Universität zu Köln mit Ausnahme der vom Klinikum verwalteten Beschäftigten im Wissenschaftsbereich Kurz: Dienstvereinbarung Zeitaufschreibung zwischen der Universität zu Köln, vertreten durch den Rektor und den Kanzler im folgenden Dienststelle genannt und 1. dem Personalrat für das wissenschaftliche und das künstlerische Personal der Universität zu Köln 2. dem Personalrat für das Personal in Technik und Verwaltung (TuV) der Universität zu Köln, im folgenden Personalräte genannt Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Belange der Beschäftigten schließen die Dienststelle und die Personalräte der Universität zu Köln gemäß 7 LPVG NRW in Verbindung mit 29 DSG NRW und in Kenntnis des 71 Abs. 1 Satz 5 HG NRW die nachfolgende Dienstvereinbarung: Inhaltsübersicht Präambel 1 Gegenstand 2 Geltungsbereich 3 Zeiterfassungsdurchführung 4 Verarbeitung der Daten 5 Aufbewahrungspflicht 6 Datenschutz 7 Kontrollrechte der Personalräte 8 Übergangsregelungen 9 Schlussbestimmungen 3

4 Präambel Die Dienstvereinbarung bezieht sich auf die Zeiterfassung im Rahmen von wirtschaftlichen Tätigkeiten (wirtschaftliche Dienstleistung oder Auftragsforschung) und die Zeiterfassung im Rahmen von öffentlich oder privat geförderten hoheitlichen Drittmittelprojekten. Dies ist den rechtlichen Vorgaben (Trennungsrechnung) und den Vorgaben der Drittmittelgeber (Zuwendungsbestimmungen) geschuldet, sie ist daher im Kontext zur Teilnahme der Drittmitteleinwerbung und der wirtschaftlichen Betätigung zu sehen. Eine Verwendung der anfallenden Zeiterfassungsdaten zur Kontrolle oder Überwachung im Sinne einer Verhaltens- oder Leistungskontrolle ist unzulässig. 1 Gegenstand (1) Zeitaufschreibung muss in wirtschaftlichen Tätigkeiten sowie in hoheitlichen Drittmittelprojekten angewandt werden, soweit dies vom Mittelgeber vorgeschrieben wird. Im Hinblick auf die Umsetzung einer Trennungsrechnung zur Erfüllung der Anforderungen nach Art. 17 Abs.1 AEUV in Verbindung mit dem Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (214/ C 198/1) ist für bestimmte Tätigkeiten der Nachweis tatsächlich geleisteter Arbeit durch geeignete Belege erforderlich. Hierzu gehören wirtschaftliche Tätigkeiten (wirtschaftliche Dienstleistung, wirtschaftliche Drittmittelprojekte), für die gemäß dem Unionsrahmen dem Auftraggeber die vollen Kosten einschließlich des gesamten hierzu eingesetzten Personals in Rechnung gestellt werden müssen. Des weiteren sind Forschungsvorhaben, die mit Zuschüssen von nationalen öffentlichen oder privaten Drittmittelgebern oder von internationalen Drittmittelgebern gefördert werden, davon erfasst, bei denen der Einsatz von bereits bei der Universität Beschäftigten dem Drittmittelgeber in Rechnung gestellt wird. (2) Diese Dienstvereinbarung erlaubt ausschließlich in den in Punkt 1 genannten Fällen den Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Beschäftigten der Universität zu Köln. 2 Geltungsbereich (1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle von den Personalräten vertretenen Beschäftigten der Universität zu Köln mit Ausnahme der vom Klinikum verwalteten Beschäftigten im Wissenschaftsbereich, die in einer oder mehreren wirtschaftlichen Dienstleistungen oder in einem oder mehreren Drittmittelprojekten arbeiten. (2) Die in wirtschaftlichen Tätigkeiten und Drittmittelprojekten nach 1 beschäftigten MitarbeiterInnen der Universität zu Köln haben eine Zeitaufschreibung gemäß dieser Dienstvereinbarung durchzuführen. 4

5 (3) Davon ausgenommen sind Beschäftigte, die vollständig aus Drittmitteln finanziert werden, es sei denn, die Zuwendungsbestimmungen schreiben eine Zeitaufschreibung zwingend vor. 3 Zeiterfassungsdurchführung (1) Die Zeiterfassung nach den Vorgaben externer Mittelgeber sowie der benannten gesetzlichen Vorgaben ist zulässig, soweit dies im Rahmen dieser Dienstvereinbarung erfolgt. (2) Die Zeiterfassung geschieht in Form einer Selbstaufzeichnung der Beschäftigten für die Arbeitszeit der Projekttätigkeit/wirtschaftlichen Tätigkeit. (3) Die Zeiterfassung erfolgt für die wirtschaftliche Tätigkeit (wirtschaftliche Dienstleistung oder Drittmittelprojekt) pro Projekt / Tätigkeit in Form einer 15-minutengenauen Erfassung der Arbeitszeiten. Die Verwaltung stellt dafür den Zeitaufschreibungsbogen Zeitnachweis online zur Verfügung (s. Anlage 1a). Für alle anderen Projekte (Zuschüsse von nationalen öffentlichen oder privaten Drittmittelgebern und von internationalen Drittmittelgebern) werden mittelgeberspezifische Erfassungsbögen eingesetzt, wenn sie die in Anlage 2 aufgeführten Maximalkriterien nicht überschreiten. Ein Beispiel hierfür ist in Anlage 3 beigefügt. Der/die ProjektmitarbeiterIn stellt sicher, dass die angegebenen Informationen im Zeiterfassungsbogen mit anderen Aufzeichnungen über Abwesenheiten (z.b. Urlaub, Krankheit und Dienstreisen) übereinstimmen. Darüber hinaus gehende Erfassungsbögen müssen den Personalräten vorab zur Zustimmung vorgelegt werden. Wird vom Drittmittelgeber (Zuschüsse von nationalen öffentlichen oder privaten Drittmittelgebern und von internationalen Drittmittelgebern) kein spezielles Formular vorgegeben, so erfolgt die Selbstaufzeichnung der Beschäftigten durch Verwendung des einheitlichen Formulars Zeitnachweis. (4) Wenn andere Formen der Zeiterfassung gefordert werden, unterliegen diese der Mitbestimmung durch die Personalräte. (5) Weitergabe der Zeiterfassungs-Daten a. Für die wirtschaftlichen Dienstleistungen wird der Zeitnachweis monatlich nach Ablauf des Erfassungsmonats dem/der LeiterIn der Kostenstelle zugeleitet, der/die die Daten aggregiert, anonymisiert und in den ersten beiden Wochen nach Ablauf des dritten Erfassungsmonats auf dem in Anlage 1b beigefügten Formular Quartalsnachweis der Abteilung 61 zuleitet. b. Für die wirtschaftlichen Drittmittelprojekte wird der Zeitnachweis monatlich nach Ablauf des Erfassungsmonats dem/der ProjektleiterIn zugeleitet, der/die die Daten in den ersten beiden Wochen nach Ablauf des dritten Erfassungsmonats aggregiert und anonymisiert auf dem Formular Quartalsnachweis der Abteilung 75 zuleitet. c. Bei Zuschüssen von nationalen öffentlichen oder privaten Drittmittelgebern wird der Zeiterfassungsbogen gemäß den Nachweisfristen und den Verfahrensregeln der Drittmittelgeber der Abteilung 72/73 zugeleitet. 5

6 d. Bei Zuschüssen von internationalen Drittmittelgebern, insbesondere der EU, wird der Zeiterfassungsbogen gemäß den Nachweisfristen und den Verfahrensregeln der Drittmittelgeber der Abteilung 74 zugeleitet. Die Übermittlung der Daten an die jeweiligen Abteilungen muss so erfolgen, dass sie vor Fremdeinsicht geschützt ist. 4 Verarbeitung der Daten (1) Aus den nach 3 Abs. 5 lit a der Abteilung 61 zugeleiteten Quartalsnachweisen werden aus den angegebenen Arbeitszeiten die Personalkosten quartalsweise festgestellt und eine Umbuchung zu Lasten des PSP-Elements veranlasst. (2) Die nach 3 Abs. 5 lit b entsprechend zuständige Abteilung 75 fasst die vom/von der ProjektleiterIn übermittelten aggregierten Quartalsnachweise zusammen und leitet sie an das Dezernat 6 weiter. Dort werden aus den angegebenen Arbeitszeiten die Personalkosten festgestellt und eine Umbuchung zu Lasten des Projektkontos veranlasst. (3) Die nach 3 Abs. 5 lit c entsprechend zuständige Abteilung 72/73 fasst die vom/von der ProjektleiterIn übermittelten Zeiterfassungsbögen zusammen und leitet sie an das Dezernat 6 weiter. Dort werden aus den angegebenen Arbeitszeiten die Personalkosten entsprechend den Nachweisfristen und Verfahrensregeln der Drittmittelgeber festgestellt und eine Umbuchung zu Lasten des Projektkontos veranlasst. (4) Die nach 3 Abs. 5 lit d entsprechend zuständige Abteilung 74 fasst die vom/von der ProjektleiterIn übermittelten Zeiterfassungsbögen zusammen. Falls zur Abrechnung erforderlich, werden in Abteilung 61 die zugehörigen Personalkosten zusammengestellt und an die nach 3 Abs. 5 lit d entsprechend zuständige Abteilung 74 übergeben. Dort werden aus den übermittelten Personalkosten und den Zeiterfassungsbögen die dem Drittmittelgeber in Rechnung zu stellenden Personalkosten entsprechend den Nachweisfristen und Verfahrensregeln der Drittmittelgeber festgestellt und eine Umbuchung zu Lasten des Projektkontos durch Dezernat 6 veranlasst. (5) Für den Fall, dass keine Drittmittelgeber-spezifischen Formulare oder Verfahrensregeln vorliegen ( 4 Abs. 3 und 4), gilt das Verfahren nach 4 Abs. 2 entsprechend. 5 Aufbewahrungspflicht Die Aufbewahrungspflicht der Original-Zeiterfassungsbögen richtet sich nach steuerund handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten oder nach den Maßgaben der Drittmittelgeber. Die Original-Zeiterfassungsbögen Zeitnachweis gemäß 3 Abs. 5 lit a und b verbleiben bei dem/der ProjektleiterIn bzw. dem/der LeiterIn der Kostenstelle, Originale der Quartalsnachweise verbleiben in der Projektakte bei der Abteilung 75 ( 3 Abs. 5 lit b) bzw. werden bei der Abteilung 61 aufbewahrt ( 3 Abs. 5 lit a). Mittelgeberspezifische Original- Zeiterfassungsbögen gemäß 3 Abs. 5 lit c und d verbleiben in der Projektakte bei der zuständigen Abteilung in Dezernat 7 (72, 73 oder 74). 6

7 6 Datenschutz Die Erfassungsbögen zur Zeitaufschreibung sind personenbezogene Daten im Sinne von 3 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW). Diese Daten sind durch geeignete Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Die mit der Erfassung, Auswertung und Übermittlung der Zeitaufschreibung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durch die jeweils verantwortliche Führungskraft über die datenschutzrechtlich relevanten Belange, insbesondere die Pflicht zur Verschwiegenheit, diese Dienstvereinbarung und ggf. ergänzende Vereinbarungen gesondert zu belehren. Die Belehrungen sind jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Es ist untersagt, Auskünfte über Inhalte der Erfassungsbögen zu erteilen, soweit dies nicht zu Abrechnungszwecken im Rahmen dieser Dienstvereinbarung erforderlich ist. Eine Auswertung personenbezogener Arbeits- und Anwesenheitszeiten, die ggf. aus dem Datenbestand zu entnehmen wären, ist für andere Zwecke als die in dieser Dienstvereinbarung genannten, nicht zulässig. Die Erfassungsbögen sowie die elektronisch gespeicherten Zusammenfassungen dieser, sind in geeigneter Art und Weise bei den jeweils zuständigen Stellen (vgl. 5) solange aufzubewahren, wie es die gesetzlichen, bzw. ggf. vertragliche Bestimmungen erfordern und im Anschluss datenschutzgerecht zu vernichten bzw. zu löschen. Geeignet ist die Aufbewahrung, wenn sichergestellt ist, dass ein Zugriff Unbefugter ausgeschlossen werden kann. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die des DSG NRW. 7 Kontrollrechte der Personalräte Die Personalräte haben das Recht, jederzeit die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung zu kontrollieren. Sie können sich insbesondere unter Wahrung des Datenschutzes an den Arbeitsplätzen, an denen die im Rahmen dieser Dienstvereinbarung erhobenen Personaldaten verarbeitet werden, vom vereinbarungsgemäßen Zustand überzeugen und Sachverständige ihrer Wahl im Rahmen des LPVG hinzuziehen. 8 Übergangsregelungen Bei bereits laufenden Projekten im 7. Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Union gilt die folgende Übergangsregelung: Für Beschäftigte, die in mehreren Projekten desselben oder unterschiedlicher Drittmittelgeber und mindestens in einem EU-Projekt arbeiten, erfolgt der vollständige Nachweis der Zeiterfassung aller Tätigkeiten sowie Abwesenheiten in einem speziellen EU-Zeiterfassungsbogen (Anlage 4: Erfassungbogen RP7 alt). 7

8 9 Schlussbestimmungen (1) Diese Dienstvereinbarung tritt mit Veröffentlichung in den amtlichen Mitteilungen der Universität zu Köln in Kraft. Sie ist mit einer Frist von 3 Monaten kündbar. Im Falle einer Kündigung gilt diese Dienstvereinbarung bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung, längstens jedoch für ein Jahr. Nach Eingang der Kündigung verpflichtet sich die Universität zu Köln unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung mit dem Ziel der Verständigung aufzunehmen. (2) Soweit einzelne Regelungen dieser Dienstvereinbarung aufgrund rechtlicher oder tariflicher Bestimmungen unwirksam sind oder werden, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen nicht berührt. Köln, gez.... gez.... Univ.-Prof. Dr. Axel Freimuth Dr. Michael Stückradt Rektor der Universität zu Köln Kanzler der Universität zu Köln gez.... gez.... Simone Rusch-Kurz, Vorsitzende des Udo Walz, Vorsitzender des Personal- Personalrats für das wissenschaftliche rats für Beschäftigte in Verwaltung und und künstlerische Personal Technik Anlagen 8

9 Universität zu Köln MitarbeiterIn Institut 1 Institut 2 Institut 3 Institut 4 Bitte bis zum 3. Arbeitstag des Folgemonats an den/die ProjektleiterIn weiter geben. Arbeitszeitbeleg für das Projekt: tarifliche Eingruppierung: Monat Jahr Tag Stunden Tag Stunden Tag Stunden kleinste Einheit = 15 Minuten, also,25 Stunden Arbeitsstunden insgesamt im o.g. Projekt:,. (MitarbeiterIn) Datum:, Bitte dieses Formular bis spätestens zum 3. Arbeitstag des Folgemonats als Ausdruck unterschrieben sowie elektronisch an den/die ProjektleiterIn des Drittmittelprojektes weiter leiten. Dort werden alle Zeitnachweise des Projektes gesammelt und gemäß den gesetzlichen bzw. vom Vertragspartner vorgegebenen Fristen für Prüfzwecke aufbewahrt. Der/die ProjektleiterIn fasst die Daten der Zeitnachweise aller an dem Projekt beteiligten MitarbeiterInnen für jeweils drei Monate anonymisiert zusammen und leitet diesen anonymisierten kumulierten Zeitnachweis der Abteilung 75 zur Prüfung und weiteren Bearbeitung zu. Die Zeitaufschreibung erfolgt im Rahmen einer zwischen den Personalräten und der Universität zu Köln verhandelten Dienstvereinbarung. Bitte beachten Sie im besonderen die Ausführungen zum Datenschutz in dieser Vereinbarung.

10 Universität zu Köln ProjektleiterIn Insitut/Seminar1 Institut/Seminar2 Institut/Seminar3 Institut/Seminar4 Abteilung 75 Transfer Im Hause Arbeitszeitbeleg für das Projekt: zu belasten bei PSP-Element: zu entlasten bei KSt/PSP-Element: von Monat bis Monat Jahr Tarifgruppe Stunden / Stunde Betrag. (ProjektleiterIn) Datum: Bitte fassen Sie hier aus den Ihnen von allen am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen, die einen Zeitnachweis bearbeiten müssen, die Daten für drei Monate zusammen und leiten dieses Blatt als Ausdruck unterschrieben sowie als Datei an die Abteilung 75 Transfer weiter. Die Daten werden dort geprüft, ggf. nach Rücksprache mit Ihnen korrigiert und in dem PSP-Element des Auftragsforschungs-Projektes gebucht. Die Kostenstelle/das PSP-Element, auf der/dem die Personalbuchung ursprünglich erfolgte, wird entsprechend entlastet. Die Zeitaufschreibung erfolgt im Rahmen einer Dienstvereinbarung zwischen den Personalräten und der Universität zu Köln. Bitte beachten Sie die in dieser DV dargelegten Datenschutz-Grundsätze.

11 Prozess Zeitaufschreibung für wirtschaftliche Tätigkeiten/Projekte Aktivität unmittelbar nach Monatsende weiterleiten des ausgefüllten und unterschriebenen Formulars "Zeitnachweis" an PL/KSTI 1. Parallel Versand als Datei an PL/KSTI 1 MitarbeiterIn PL/KSTI 1 Fachabt. Abt. 62 Frequenz monatlich Alle Zeitnachweise für ein Projekt für drei Monate im Formular Quartalsnachweis für jede betroffene Tarif-/Gehaltsgruppe separat zusammen fassen alle drei Monate Versand des ausgefüllten und unterzeichneten Formulars an die zuständige Abteilung in D6/D7, parallel Versand des ausgefüllten Formulars als Datei bis spätestens zwei Wochen nach Ende des Dreimonatszeitraums alle drei Monate Prüfung der Daten im Hinblick auf die zugrunde liegende Kalkulation der wirtschaftlichen Tätigkeit. Ggf. Klärung von Rückfragen. Erfassen der Daten in einer Importtabelle für SAP Einlesen der Daten in SAP 1) PL = ProjektleiterIn / KSTI = KostenstelleninhaberIn

12 Anlage 2: Maximalkriterien für mittelgeberspezifische Erfassungsbögen Zeiterfassungsbögen müssen folgende Basisinformationen enthalten: betreffender Zeitraum (Monatsbasis) Titel des Forschungsprojekts (wie im Fördervertrag/Zuwendungsvereinbarung) Nummer des Fördervertrags/der Zuwendungsvereinbarung vollständiger Name der Organisation Vor- und Zuname des Projektmitarbeiters/der Projektmitarbeiterin Vergütungsgruppe Anzahl der im Rahmen des Projekts geltend gemachten Stunden eine Referenz zu den Aufgaben oder zum Arbeitspaket um die Abstimmung zwischen der verrichteten und der geplanten Arbeit zu erleichtern eine Beschreibung der von den ProjektmitarbeiterInnen durchgeführten Aktivitäten um die verrichtete Arbeit verstehen und im Falle eines technischenaudits auch rechtfertigen zu können Datum, Vor- und Zuname sowie Unterschrift des Projektmitarbeiters/der Projektmitarbeiterin Datum, Vor- und Zuname sowie Unterschrift des/der Projektverantwortlichen/ Vorgesetzten

13 TIME RECORDING FOR A HORIZON 22 ACTION Month: Year: Title of the action (acronym): Grant Agreement No: Beneficiary s / linked third party's name: Name of the person working on the action: Type of personnel (see Art. 6.2.A Grant Agreement) DAY Reference e.g. work package Total Hours Short description of the activities carried out in the month: Signed (name of the person working for the action): Signed (name of the supervisor): Date: Date:. Signature: Signature: Total

14 Timesheet Person : Number of hours envisaged i.e. according to the employment contract: XX hours/week 214 December Indicate the time in hours Only the yellow cells are writeable Date Total Notes Day Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon Tue Wed EU-Projects R&D Activities Project x Project y Project z Total RTD Demonstration Project x Project y Project z Total Demonstration Management Project x Project y Project z Total Management Other Activities Project x Project y Project z Total Other Internal and National Projects Teaching B C Total Absences and activities not to be part of productive hours Annual Leave Special Leave Illness Training / internal meetings Total Total productive hours Total hours Productive hours per project: Project x Signed: Approved: Project y Project z Time of illness and training / internal meetings: Hours: Days (here 8 hours are one day):, If the days are higher than 15 for a duration of one year the time should be duly justified (Financial Guide, Version 2/4/29, page 45)