GENER ALSEKRETARIAT DES R ATES. Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates INFORMATIONSREIHE FEBRUAR 2011

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1 DE GENER ALSEKRETARIAT DES R ATES Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates INFORMATIONSREIHE FEBRUAR 2011

2 Hinweis Diese Broschüre wird vom Generalsekretariat des Rates herausgegeben. Generaldirektion A Personal und Verwaltung Direktion 3 Übersetzung und Herstellung der Dokumente Diese Broschüre ist nur zu Informationszwecken bestimmt. Informationen über den Europäischen Rat und den Rat sind auf den Websites zu finden oder können bei der Dienststelle "Informationen für die Öffentlichkeit" des Generalsekretariats des Rates unter folgender Anschrift angefordert werden: Rue de la Loi/Wetstraat 175 Tel: Brüssel Fax: BELGIEN Internet: Weitere Informationen zur Europäischen Union sind verfügbar über das Internet (http.//europa.eu). Bibliographische Daten befinden sich am Ende dieser Veröffentlichung. ISBN doi: /693 Europäische Union, 2011 Nachdruck mit Quellenangabe gestattet. Printed in Belgium GEDRUCKT AUF ELEMENTAR CHLORFREI GEBLEICHTEM PAPIER (ECF) Titelseite: Hanneke Beaumont Stepping Forward

3 Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates

4 Das LEX-Gebäude, Sitz des Übersetzungsdienstes des Rates 2

5 Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates Einleitung Die EU-Erweiterung 2004 hat zahlreiche Änderungen in der Organisation des Übersetzungsdienstes des Generalsekretariats des Rates mit sich gebracht, der zur Direktion DGA 3 (Übersetzung und Herstellung der Dokumente) gehört. In einer tiefgreifenden Umstrukturierung erhielt der Dienst seine heutige Gestalt. Er besteht aus einer zentralen Verwaltungs- und Koordinierungseinheit sowie aus 23 Jedes Sprachreferat verfügt über sein eigenes Verwaltungsteam: einen Referatsleiter (AD), einen Qualitätsbeauftragten (AD), einen Ressourcenverwalter (AST) und einen Verantwortlichen für die lokale, referatsinterne Koordination (AST). Übersetzungsreferaten, d.h. einem Referat für jede Amtssprache der EU. Jedes Sprachreferat verfügt über sein eigenes Verwaltungsteam: einen Referatsleiter (AD), einen Qualitätsbeauftragten (AD), einen Ressourcenverwalter (AST) und einen Verantwortlichen für die lokale, d.h. referatsinterne Koordination (AST). 3

6 Da sich die Anzahl der Amtssprachen (und somit der Übersetzungsreferate) in wenigen Jahren mehr als verdoppelt hatte, wurde es für das reibungslose Funktionieren des gesamten Ü bersetzungsdienstes Da sich die Anzahl der Amtssprachen (und somit der Übersetzungsreferate) in wenigen Jahren mehr als verdoppelt hatte, wurde es für das reibungslose Funktionieren des gesamten Übersetzungsdienstes zur entscheidenden Aufgabe, die Arbeitsverfahren und -standards zu harmonisieren. zur entscheidenden Aufgabe, die Arbeitsverfahren und Standards zu harmonisieren. Im Jahr 2006 hat die DGA 3 eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, mit denen sie sich angesichts dieses stark erweiterten mehrsprachigen Umfelds das nötige Instrumentarium zur Sicherung einer hohen Qualität der Übersetzungen an die Hand geben wollte. Eine dieser Maßnahmen bestand darin, die neue Stelle eines Koordinators für Qualitätspolitik zu schaffen, der die Referatsleiter des gesamten Sprachendienstes in allen Fragen des Qualitätsmanagements unterstützt und berät und der als interner und interinstitutioneller Ansprechpartner in diesen Angelegenheiten auftritt. Ihm wurde außerdem die Aufgabe übertragen, alle qualitätsbezogenen Arbeiten entsprechend dem (im selben Jahr erstellten) Vermerk zur Qualitätspolitik zu koordinieren, der einschlägige Leitlinien enthält, nach denen sich der Übersetzungsdienst in den kommenden Jahren richten soll. Grundsätze der Qualitätssicherung Die Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates beruht auf drei Säulen: Personal, Methoden/Verfahren und Instrumente. 4

7 Personal Personaleinstellung Die Personalauswahl liegt in der Verantwortung von EPSO, dem Europäischen Amt für Personalauswahl, mit dem der Übersetzungsdienst des Rates im Hinblick darauf zusammenarbeitet, dass das eingestellte Personal auch den nötigen Grad an Befähigung besitzt, um die Dokumente in der hohen Qualität zu erstellen, die die Nutzer der Endprodukte des Übersetzungsdienstes mit Fug und Recht erwarten dürfen. Personalentwicklung Der Übersetzungsdienst bemüht sich außerdem, die Fähigkeiten seines Personals weiterzuentwickeln, so zum Beispiel durch Sprachkurse, Diskussionsrunden und Vorträge zu wichtigen EU-Politiken und Themen, Teilnahme an Sitzungen der verschiedenen Arbeitsgruppen des Rates sowie Workshops zur Praxis der Überprüfung von Übersetzungen. Der Übersetzungsdienst bemüht sich, die Fähigkeiten seines Personals weiterzuentwickeln, so zum Beispiel durch Sprachkurse, Diskussionsrunden und Vorträge zu wichtigen EU-Politiken und -Themen. 5

8 Verbesserung der Arbeitszufriedenheit Der Übersetzungsdienst ist bestrebt, seinem Personal ein attraktives und motivierendes Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und hoher Eigenverantwortung zu bieten. Auch sofortiges, regelmäßiges und relevantes Feedback soll hierzu beitragen. Methoden und Verfahren Sprachliche Überarbeitung ( Editing ) Die Qualität der Übersetzungen hängt in hohem Maße von der Qualität der Ausgangstexte ab, die häufig von Nichtmuttersprachlern in Englisch oder Französisch abgefasst werden. Aus Effizienzgründen ist es sinnvoll, die Ausgangstexte sprachlich zu überarbeiten, bevor sie übersetzt werden, weil damit der Übersetzungsprozess beschleunigt wird. Zugleich wird mit der Überarbeitung der Ausgangstexte auch den Nutzern der Endprodukte der DGA 3 ein Mehrwert erbracht. Der Übersetzungsdienst bietet Verfassern der Ausgangstexte, die sichergehen möchten, dass ihre Texte auch eine angemessen hohe Qualität aufweisen, die sprachliche Überarbeitung als Dienstleistung an. Seit einigen Jahren schon bietet der Übersetzungsdienst Verfassern der Ausgangstexte, die sichergehen möchten, dass ihre Texte auch eine angemessen hohe Qualität aufweisen, die sprachliche Überarbeitung als Dienstleistung an. 6

9 Übersetzung, Überprüfung und Formatierung Der Übersetzungsdienst hat ein Projekt zur Ermittlung und Dokumentierung bewährter Verfahren für Übersetzer, Überprüfer und Assistenten du rchgef ü h r t, Im Rahmen der bewährten Verfahren für Übersetzer, Überprüfer und As- das sich auf die gesamte Kette sistenten wird eine Reihe von Verfahren der Dokumentenherstellung in Bezug auf Qualitäts- und Projektmanagement beschrieben. erstreckt. Bei diesem Projekt geht es nicht nur um den eigentlichen Übersetzungsprozess, sondern auch um andere Aspekte im Zusammenhang mit der Erbringung einer Übersetzungsdienstleistung, und für die Übersetzungsreferate werden einige Verfahren in Bezug auf Qualitäts- und Projektmanagement näher beschrieben. Koordination Die lokale Koordination in den Sprachreferaten spielt eine Schlüsselrolle bei der Zuweisung der anstehenden Übersetzungsarbeit an die jeweils beste Kombination von Übersetzer, Überprüfer und Assistent. Die zentrale Sprachendienstkoordination wiederum hat die Aufgabe, die Arbeit auf zentraler Ebene vorzubereiten (Diensteinheit zur Aufbereitung für Trados/EURAMIS, Prüfung der Verfügbarkeit des gesamten Hintergrundmaterials) und dafür zu sorgen, dass die Formatierung des jeweiligen Dokuments den geltenden Standards entspricht. 7

10 Instrumente Die CAT-Instrumente tragen dazu bei, Einheitlichkeit in Terminologie und Sprachgebrauch sowohl innerhalb eines Dokuments als auch bei zusammengehörigen Dokumentenfamilien zu gewährleisten, was der Qualität der Übersetzung zugutekommt. Die Terminologie- und Dokumentendatenbanken sowie die Instrumente der rechnergestützten Übersetzung (Computer Assisted Translation CAT) wie beispielsweise Trados/EURAMIS spielen eine entscheidende Rolle bei der Qualitätssicherung und dienen außerdem der Produktivitätssteigerung. Sie tragen dazu bei, Einheitlichkeit in Terminologie und Sprachgebrauch sowohl innerhalb eines Dokuments als auch bei zusammengehörigen Dokumentenfamilien zu gewährleisten, was der Qualität der Übersetzung zugutekommt. Besonders zu erwähnen ist hier ELISE als ein Kommunikationsmittel zur Weitergabe von Informationen und zum Austausch mit den Personen in den verschiedenen EU-Organen, die an der mehrsprachigen Gesetzgebung im Rahmen des ordentlichen Gesetzgebungsverfahrens (vormals Verfahren der Mitentscheidung) beteiligt sind. Diese Instrumente entfalten ihr Potenzial optimal, wenn sie systematisch in sämtlichen EU-Organen genutzt werden, weshalb sich der Übersetzungsdienst nach Kräften hierfür einsetzt. Rolle der Qualitätsbeauftragten in den Sprachreferaten Die Hauptaufgabe des Qualitätsbeauftragten besteht darin, den Referatsleiter in sämtlichen Aspekten zu unterstützen, die mit 8

11 der sprachlichen und technischen Qualität der im Referat hergestellten Dokumente verbunden sind. Den Qualitätsbeauftragten obliegt es, die Qualität der Arbeit der Übersetzer und Assistenten zu überwachen und im gesamten Referat für die Anwendung der bewährten Verfahren zu sorgen. Die Qualitätsbeauftragten sind ferner Hauptansprechpartner für Terminologie und Dokumentation (T&D); sie steuern die T&D-Arbeit des Referats in enger Zusammenarbeit mit dem zentralen T&D-Team, und sie können von Fall zu Fall auch zu horizontalen Qualitätsmanagementprojekten hinzugezogen werden. Nicht zuletzt sind sie interinstitutionelle Ansprechpartner für die Mitglieder ihrer Sprachgemeinschaft in Fragen der Qualität. Einige besondere Projekte / Maßnahmen Eine Reihe besonderer Maßnahmen oder auch Projekte ist bereits eingeleitet worden, um auf die qualitätsbezogenen Themen einzugehen, die in dem erwähnten Vermerk zur Qualitätspolitik (S. 4) aufgeführt sind. Dieser Projekte und Maßnahmen nimmt sich vornehmlich das Netz der Qualitätsbeauftragten (einer je Sprachreferat) an, die eng mit dem Koordinator für Qualitätspolitik des Über- Der qualitätsbezogenen Themen nimmt sich das Netz der Qualitätsbeauftragten (einer je Sprachreferat) an, die eng mit dem Koordinator für Qualitätspolitik des Übersetzungsdienstes zusammenarbeiten. setzungsdienstes zusammenarbeiten. Es wurden einige Initiativen eingeleitet, um zum einen die angemessene Qualität der Endprodukte des Übersetzungsdienstes zu gewährleisten und zum anderen die bewährten Verfahren weiterzuentwickeln und zu verbreiten. Einige der derzeitigen Projekte betreffen folgende Bereiche: 9

12 Bewährte Verfahren Es wurde eine Liste der Kernaufgaben zusammengestellt, die von Übersetzern, Überprüfern und Assistenten zu erfüllen sind. Hierbei handelt es sich eigentlich um ein fortlaufendes Projekt, und es wird weiter an spezifischen Fragen gearbeitet so sind beispielsweise Leitlinien für das beste Verfahren zum Umgang mit Korrigenda ( COR ) und überarbeiteten Fassungen ( REV ) der Dokumente herausgegeben worden. Überdies hat die zuständige Arbeitsgruppe eine umfassende Klassifikation der Ratsdokumente erarbeitet angefangen mit den Schlussfolgerungen des Rates und den Gesetzgebungsdokumenten in ihren verschiedenen Stadien bis hin zu den einfachen Sitzungseinberufungen. Hierbei werden auch das empfohlene und das geforderte Mindestmaß an Überprüfung der übersetzen Texte angegeben, und es wird auf mögliche Problempunkte hingewiesen. Überwachung des Endprodukts Allwöchentlich werden aus den Übersetzungen Zufallsstichproben für die Qualitätsbewertung gezogen. Allwöchentlich werden zur Qualitätsbewertung Zufallsstichproben (insgesamt 20 Seiten) aus den in der Vorwoche fertiggestellten Übersetzungen gezogen. Sie werden dann den Qualitätsbeauftragten zugeleitet, die diese Seiten daraufhin beurteilen müssen, ob sie den geforderten Qualitätsnormen entsprechen. Dabei tragen sie der Art und dem Zweck des Dokuments Rechnung oder anders 10

13 gesagt, sie überprüfen, ob die Übersetzung für ihren Verwendungszweck tauglich ist. Einmal in der Woche kommen die Qualitätsbeauftragten dann Diese Art der Überwachung hat sich zusammen, um als sehr nützliches Diagnoseinstrument etwaige Probleme zu bespre- Personen Problembereiche ermitteln erwiesen, anhand dessen die beteiligten chen, auf sie bei und mögliche Korrekturmaßnahmen den Stichproben aufzeigen können. gestoßen sind (i nsbesondere Grenzfälle oder Probleme, die eine koordinierte Herangehensweise verlangen). Diese Endproduktüberwachung bringt im Ergebnis nicht nur statistische Indikatoren hervor, sondern sie erlaubt es den Qualitätsbeauftragten außerdem, bestimmte Fragen aufzugreifen und regelmäßig einen Gedankenaustausch miteinander zu führen. Diese Art der Überwachung hat sich als sehr nützliches Diagnoseinstrument erwiesen, anhand dessen die beteiligten Personen Problembereiche ermitteln und mögliche Korrekturmaßnahmen aufzeigen können. Prozessüberwachung Bei diesem Verfahren, das kurz vor seiner Einführung steht, wird der Schwerpunkt nicht auf der Beurteilung des eigentlichen übersetzten Textes liegen, sondern auf der Beurteilung der Arbeit der verschiedenen Beteiligten (Übersetzer, Überprüfer, Assistent), die zu der Übersetzung beigetragen haben. 11

14 Der Qualitätsbeauftragte wird dann festzustellen haben, ob Übersetzer, Überprüfer und Assistenten ihre jeweiligen Aufgaben gewissenhaft und entsprechend den bewährten Verfahren ausgeführt haben. Dies wird, was ebenso wichtig ist, auch eine Gelegenheit sein, den einzelnen Übersetzern oder Assistenten Orientierungshilfen zur Problembewältigung und zur Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu geben. Zudem werden die Referatsleiter die Prozessüberwachung als ein Element nutzen, das es bei der regelmäßigen Beurteilung des Personals zu berücksichtigen gilt Horizontale Kontakte Ein beständiger Kontakt zu den gleichsprachigen Übersetzern aus anderen EU-Organen hilft bei der Lösung terminologischer Probleme. Die Dokumentenherstellung ist ein komplexer Prozess, in den viele Akteure und Organe eingebunden sind. Gute Kommunikation und Koordination können in ihrer Bedeutung gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, und in diesem Sinne sollten die Verbindungen zwischen den Übersetzungsreferaten und anderen Dienststellen weiter verstärkt und gefördert werden. Außerhalb des Generalsekretariats des Rates finden häufig Kontakte zu den gleichsprachigen Übersetzern aus anderen EU-Organen statt, etwa um terminologische Probleme zu lösen. Auch innerhalb des Generalsekretariats des Rates werden die Kontakte zu anderen Strukturen und Referaten 12

15 intensiviert. Viele Sprachreferate arbeiten eng mit den Rechts- und Sprachsachverständigen ihrer jeweiligen Sprache zusammen. Bestimmte Associations fonctionnelles informelle sprachenübergreifende Gruppierungen von Übersetzern für bestimmte Themenbereiche haben Kollegen aus anderen Generaldirektionen eingeladen, für den Sprachendienst Vorträge über aktuelle Themen zu halten. Derartige Initiativen sind von den Übersetzern sehr positiv aufgenommen worden. Sprachliche Überarbeitung / Sprachliche und technische Qualität der Ausgangsfassungen Die durch technische oder sprachliche Fehler oder unglückliche Formulierungen in einem Ausgangsdokument verursachten Schwierigkeiten vervielfachen sich bei der Übersetzung noch weiter. Die durch technische oder sprachliche Fehler oder unglückliche Formulierungen in einem Ausgangsdokument verursachten Schwierigkeiten vervielfachen sich im Zuge der Übersetzung noch weiter. Deshalb ist es sinnvoll, diese Probleme möglichst nahe an ihrem Ursprung anzugehen, also noch bevor der Ausgangstext an die Übersetzungsreferate verteilt wird. Die sprachliche Überarbeitung der Ausgangstexte ist als Dienstleistung für die englische und die französische Sprache (die hauptsächlichen Redaktionssprachen im Rat) eingerichtet worden, und der Übersetzungsdienst tut sein Möglichstes, um 13

16 Eine Diensteinheit Technische Qualität ist auf Ebene der Zentralkoordination eingerichtet worden; ihre Aufgabe ist es, die eingehenden Dokumente auf ihre Übereinstimmung mit den Formatierungsregeln hin zu prüfen und Ratschläge zu geben, wie diese Regeln anzuwenden sind. die Verfasser auf diesen Dienst aufmerksam zu machen und sie zu ermutigen, ihn in Anspruch zu nehmen. Außerdem ist eine Diensteinheit Technische Qualität auf Ebene der Zentralkoordination eingerichtet worden; ihre Aufgabe ist es, die eingehenden Dokumente auf ihre Übereinstimmung mit den Formatierungsregeln hin zu prüfen (um nachgelagerte Probleme während der Übersetzungsphase zu verhindern) sowie Ratschläge zu erteilen, wie diese Regeln anzuwenden sind. Diese Maßnahmen dienen somit einem doppelten Zweck: Sie beschleunigen den Übersetzungsprozess (vorgelagerte Qualitätssicherung) und sie erbringen den Endnutzern einen Mehrwert. Alle Dokumente, die das Generalsekretariat des Rates verlassen (Ausgangstexte wie Übersetzungen), müssen von gleich hoher Qualität sein. WEITERE LEKTÜRE ZUM THEMA Die in dieser Broschüre beschriebene Qualitätssicherungspolitik des Übersetzungsdienstes des Rates beruht auf dem Rahmenvermerk zur Qualitätspolitik ( Framework Note on Quality Policy ) vom 16. Oktober Wenn Sie eine Kopie dieses Vermerks erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an den Koordinator für Qualitätspolitik, John Beaven (John.Beaven@consilium.europa.eu), oder an einen der auf Seite 16 aufgeführten Qualitätsbeauftragten. 14

17 Qualitätsnetz Dem Qualitätsnetz des Übersetzungsdienstes des Rates gehören die 23 Qualitätsbeauftragten und der Koordinator für Qualitätspolitik an. Die vollständige Liste der Qualitätsbeauftragten der einzelnen Sprachreferate findet sich auf Seite 16. Die Stichproben-Seiten für die Qualitätsüberwachung werden im Rahmen wöchentlicher Sitzungen behandelt. Im Interesse ergiebiger Diskussionen werden jede Woche zwei solcher Sitzungen anberaumt, wobei es den Qualitätsbeauftragten freisteht, an welcher der beiden Sitzungen sie teilnehmen. 15

18 QUALITÄTSNETZ DES ÜBERSETZUNGS- DIENSTES DES RATES Sprache Qualitätsbeauftragter Telefon BG Albena IOVTCHEVA CS Jiri PLACEK DA Uffe BROENS DE Dieter KEILER EL Alexandra NESTORIDI EN Fiona COLLIER ES José CUENDA ET Liis JAANSALU FI Hellevi MALM FR Jean-Paul ROOS GA Tadhg HARRINGTON HU Zsuzsanna KOVÁCS IT Francesca PIOMBO LT Milda KISIELIENE LV MT Joseph CHIRCOP NL Patrick WEYMEIS PL Krzysztof KWASNIEWICZ PT Ana Luisa FARIA RO Geanina CERNAT SK Branislav VARSIK SL Aleksandra KRANER SV Mette LEMBRING

19 Generalsekretariat des Rates Qualitätssicherung im Übersetzungsdienst des Rates S. 14,8 x 21cm ISBN doi: /693

20 QC DE-C Rue de la Loi/Wetstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË Tel doi: /693 RS 08/2011