Top-Themen. SharePoint 2013: die Suche konfigurieren und richtig einsetzen Seite 1 von 17

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1 Top-Themen SharePoint 2013: die Suche konfigurieren und richtig einsetzen... 2 Seite 1 von 17

2 Schritt-für-Schritt-Anleitung SharePoint 2013: die Suche konfigurieren und richtig einsetzen von Thomas Joos Seite 2 von 17

3 Inhalt Die Suche in SharePoint 2013 einrichten... 4 Die Datenbanken der SharePoint-Suche Basissuchcenter oder Enterprise-Suche erstellen PDF-Dateien und öffentliche Ordner aus Exchange durchsuchen Suche in der Verwaltungs-Shell steuern Seite 3 von 17

4 Schritt-für-Schritt-Anleitung SharePoint 2013: die Suche konfigurieren und richtig einsetzen von Thomas Joos Eine gut funktionierende und effiziente Suche ist unabdingbarer Bestandteil einer SharePoint-Infrastruktur. Dieser Praxisbeitrag zeigt, wie Sie die Suche einrichten und anpassen. Wenn Sie SharePoint installiert haben, sollte der erste Schritt darin bestehen, dass Sie die Suche einrichten, die Inhaltsquellen anbinden und die Benutzer berechtigen, die Suche zu nutzen. Die Suche binden Sie, wie eine Suchmaschine, am besten über eine eigene Website ein. Das Einrichten der Suche kann entweder über die PowerShell 2 oder die Zentraladministration in der GUI erfolgen. Generell entspricht die Einrichtung der Suche immer noch der Vorgehensweise von SharePoint Allerdings wurden einige Schritte vereinfacht und ein paar Einstellungen geändert. Wir zeigen Ihnen nachfolgend die typische Einrichtung einer Suche in SharePoint Server Die Suche in SharePoint 2013 einrichten Wenn Sie nur wenige Server einrichten müssen, können Sie dies über die Zentraladministration in der grafischen Oberfläche erledigen. 1. Starten Sie die Zentraladministration. 2. Klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. 3. Wählen Sie im Bereich Dienstanwendungen die Option Dienstanwendungen verwalten. Im neuen Fenster sehen Sie die bereits angelegten Dienste in SharePoint Hier werden der Name und der Status anzeigt sowie, ob es untergeordnete Dienste gibt Seite 4 von 17

5 Für die Suche müssen Sie eine neue Dienstanwendung erstellen. Dazu klicken Sie auf Neu und dann auf Suchdienstanwendung. Gibt es bereits eine Suchdienstanwendung, konfigurieren Sie diese entsprechend und überspringen die Schritte zur Erstellung einer neuen. Wenn mehrere Suchdienstanwendungen vorhanden sind, kann es passieren, dass die Suche teilweise nicht funktioniert, da sich Ergebnisse überschneiden. SharePoint-Suche Die Verwaltung von SharePoint 2013 erfolgt noch weitgehend identisch zu SharePoint Seite 5 von 17

6 SharePoint-Suche Die Suchanwendung konfigurieren Sie in der Anwendungsverwaltung, wie alle internen Dienste von SharePoint Seite 6 von 17

7 SharePoint-Suche In der Verwaltung der Dienstanwendungen, sehen Sie die Anwendungen der Farm, sowie deren Aktivierungsstatus. Seite 7 von 17

8 SharePoint-Suche Für die Suche müssen Sie eine neue Suchdienstanwendung in der Anwendungsverwaltung erstellen. Seite 8 von 17

9 SharePoint-Suche Die Suche in SharePoint 2013 funktioniert erst dann, wenn Sie eine Suchdienstanwendung erstellt und konfiguriert haben. Sobald Sie die neuen Suchdienstanwendungen erstellt haben, müssen Sie diese noch anpassen. Dazu geben Sie zunächst einen Namen für den Dienst ein, zum Beispiel Contoso-Suche. Legen Sie im Fenster ein Suchdienstkonto fest. Sie können manuell ein Konto angeben, oder Sie verwenden verwaltete Dienstkonten. In diesem Fall können Sie die Kennwörter regelmäßig automatisiert ändern lassen, ohne die Suche jedes Mal neu konfigurieren zu müssen. SharePoint braucht das Konto, um auf die Datenbanken zugreifen zu können. Wählen Sie bei Anwendungs-Pool für den Suchverwaltungs-Webdienst die Option Neuen Anwendungspool erstellen aus. Sie sollten Suchanwendungen in eigenen Anwendungs-Pool betreiben, damit die Suche die anderen Webdienste in SharePoint nicht beeinträchtigt. Bringt die Suche einen Anwendungs-Pool zum Absturz, funktionieren die anderen Dienste in SharePoint trotzdem noch. Sie können aber auch für alle SharePoint-Dienste den gleichen Anwendungs-Pool nutzen. Weisen Sie dem Pool einen Namen zu, und wählen Sie ein passendes Benutzerkonto aus. Beim Anwendungs-Pool für die Suchabfrage und beim Webdienst für Website-Einstellungen sollten Sie ebenfalls einen eigenen Anwendungs-Pool anlegen. Sie können für beide Anwendungs-Pools den gleichen Benutzernamen wählen. Klicken Sie auf OK, um den Suchdienst zu erstellen. Seite 9 von 17

10 Die Datenbanken der SharePoint-Suche Wenn Sie eine Suchdienstanwendung in der grafischen Oberfläche erstellen, können Sie den Namen der Suchdatenbanken nicht anpassen. In diesem Fall verwendet SharePoint 2013 den Namen der Datenbank, hängt aber auch noch eine GUID an. Datenbankadministratoren sind von so langen Datenbanknamen selten erfreut. Daher sollten Sie in großen Unternehmen unter Umständen die PowerShell einsetzen, um eine Suchdienstanwendung zu erstellen. Am Ende dieses Beitrages finden Sie einige Tipps und Quellen zu Skripten, mit denen Sie die PowerShell für das Anlegen der Datenbanken nutzen. Ist die Suchdienstanwendung erstellt, geht es daran, die Suche noch ein wenig anpassen. Sie müssen zum Beispiel die Berechtigungen überprüfen und können -Adressen hinterlegen, damit Sie Informationen erhalten, wenn die Suche aus irgendwelchen Gründen nicht mehr funktioniert. Ist bereits eine Suchanwendung vorhanden, passen Sie diese an: 1. Starten Sie die Zentraladministration. 2. Klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. 3. Klicken Sie auf Dienstanwendungen verwalten. 4. Klicken Sie auf den Eintrag der Dienstanwendung in der Liste der Dienste. 5. Klicken Sie im Menüband auf Verwalten. Stellen Sie sicher, dass bei Standardkonto für den Inhaltszugriff ein passendes Konto hinterlegt ist, mit dem die Suche auf den Inhalt der Inhaltsdatenbanken zugreifen kann. Hierbei muss es sich nicht um ein Administratorkonto handeln, allerdings muss es ein Konto sein, das den Inhalt der Datenbanken lesen kann. Geben Sie auch das Kennwort des Kontos ein, wenn es sich nicht um ein verwaltetes Konto handelt. Seite 10 von 17

11 SharePoint Suche Dienstanwendungen verwalten Sie in der Zentraladministration. Seite 11 von 17

12 SharePoint Suche Nachdem Sie eine Suchdienstanwendung erstellt haben, müssen Sie diese noch an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Einstellungen sind aber optional. SharePoint Suche Sie müssen der SharePoint-Suche noch mitteilen, welche Inhaltsquellen Sie durchsuchen soll. Seite 12 von 17

13 SharePoint Suche Bevor die Suche funktioniert, müssen Sie Inhaltsquellen zuweisen. Zusätzlich können Sie eine -Adresse hinterlegen, die SharePoint nutzt, um Informationen des Dienstes per zu versenden. Passen Sie alle Bereich so an, wie Sie Ihren Vorstellungen entsprechen, doch ändern Sie nur solche Einstellungen, die Sie kennen. Die Optionen hat SharePoint bereits so gesetzt, dass die Suche funktioniert, auch ohne dass Sie Einstellungen ändern. Nach dieser Konfiguration klicken Sie im linken Bereich des Fensters zur Verwaltung der Suchdienstanwendung auf Inhaltsquellen. Im neuen Fenster sehen Sie die Inhaltsquellen, die diese Suchdienstanwendung verwendet, die Anwender also durchsuchen können. Standardmäßig finden Sie hier bereits den Eintrag Lokale SharePoint-Websites. Öffnen Sie das Dropdown-Menü zum Eintrag und wählen darin den Befehl Bearbeiten aus, damit Sie die Einstellungen anpassen können. Sind noch keine Inhaltsquellen vorhanden, müssen Sie diese an dieser Stelle eintragen. Tragen Sie in der Bearbeitung der Inhaltsquelle bei Startadressen die URLs der Website-Sammlungen ein, die die Suchanwendung durchsuchen soll. Sie können an dieser Stelle auch andere Websites durchsuchen lassen, etwa öffentliche Ordner in Exchange oder Dateifreigaben. Anschließend konfigurieren Sie den Zeitplan dahingehend, wann die Suchdienstanwendung die Inhaltsdatenbanken durchsuchen soll. Über die Links Zeitplan erstellen bei Vollständige Durchforstung und Inkrementelle Durchforstung legen Sie fest, wann die Anwendung die komplette Datenbank durchsuchen beziehungsweise Änderungen in der Datenbank erfassen soll. Seite 13 von 17

14 Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, aktivieren Sie die Option Alle Durchforstungen starten. Klicken Sie anschließend auf OK, damit die Suchanwendung den Index erstellen kann. Erst wenn SharePoint einen Index erstellt hat, kann die Suche den Anwendern Ergebnisse anzeigen. Sie sehen nach dem Start der Durchforstung den aktuellen Status, wenn Sie auf Aktualisieren klicken. Ist die Durchforstung abgeschlossen, können die Anwender die Suche nutzen und bekommen Ergebnisse aus den angebundenen Inhaltsquellen angezeigt. Basissuchcenter oder Enterprise-Suche erstellen SharePoint 2013 bietet die Möglichkeit, eine eigene Suchseite zu erstellen. In diesem Fall steht die Suche wie in einer Suchmaschine, über eine eigene Webseite zur Verfügung. Diese trägt die Bezeichnung Basissuchcenter. Um für eine Website-Sammlung eine solche Suche zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie in der Zentraladministration im Bereich Anwendungsverwaltung auf Websitesammlungen erstellen. 2. Wählen Sie im Bereich Webanwendung eine Webanwendung aus. 3. Geben Sie im Bereich Titel und Beschreibung den Namen für die neue Suchcenter-Website ein. Optional geben Sie eine Beschreibung im Feld Beschreibung ein. 4. Wählen Sie im Bereich Websiteadresse den letzten Teil der URL aus. 5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Benutzeroberflächenversion auswählen die Option 2013 aus. 6. Klicken Sie im Bereich Vorlage auswählen auf die Registerkarte Enterprise. 7. Wenn Sie SharePoint Foundation 2013 verwenden, wählen Sie die Vorlage Basissuchcenter aus. Setzen Sie SharePoint Server 2013, dann nehmen Sie die Vorlage Unternehmenssuchcenter. 8. Geben Sie im Bereich Primärer Websitesammlungsadministrator im Feld Benutzername den Benutzernamen des Website-Sammlungs-Administrators für diese Website-Sammlung im Format Domäne\Benutzername ein. 9. Klicken Sie auf OK. Seite 14 von 17

15 Sie können in der Zentraladministration eine neue Suchseite für die Suchdienstanwendung erstellen. Wenn Sie die Suchcenter-Website erstellt haben, müssen Sie Benutzern Zugriff auf die Website gewähren: 1. Wechseln Sie in einem Webbrowser zur Suchcenter-Website. 2. Öffnen Sie das Menü Website (Zahnradsymbol), und klicken Sie auf Websiteberechtigungen. 3. Klicken Sie bei Freigegeben für auf Personen einladen. 4. Geben Sie im Textfeld die Namen der Benutzer ein, denen Sie Berechtigungen zum Senden von Abfragen und Anzeigen von Suchergebnissen erteilen wollen. 5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Wählen Sie eine Gruppe oder Berechtigungsstufe aus die Option Besucher von <Suchcentername> [Lesen] aus. 6. Klicken Sie auf Freigeben. PDF-Dateien und öffentliche Ordner aus Exchange durchsuchen In SharePoint 2010 müssen Sie einen ifilter von Adobe in SharePoint integrieren, damit die Suche PDF-Dateien durchsuchen kann. Das ist in SharePoint 2013 nicht mehr notwendig. Wenn Sie die Suchanwendung erstellt haben, kann SharePoint auch PDF-Dokumente durchsuchen. Um die Suche noch effizienter anzupassen, finden Sie im Technet 5 umfassende Anleitungen. Sie haben auch die Möglichkeit, die öffentlichen Ordner Ihrer Exchange-Struktur mit der Share- Point-Suche durchzuschauen und in die Ergebnisse mit einzubeziehen. Die Anbindung von Exchange erfolgt über eine eigene Durchforstungsregel, die einzig und allein die Aufgabe hat, die konfigurierten öffentlichen Ordner zu durchsuchen. Das Benutzerkonto, das Sie bei der Konfiguration verwenden, muss für alle Ordner, die durchsucht werden, Leserechte haben. Sie können als Benutzerkonto für die neue Durchforstungsregel von SharePoint zu Exchange auch ein eigenes Benutzer- 5 Seite 15 von 17

16 konto speziell für diese Regel anlegen. Das gilt generell für alle Durchforstungsregeln, die Sie erstellen. Jede Regel kann ein eigenes Benutzerkonto verwenden, das für die zu durchsuchende Inhaltsquelle eigene Rechte hat. Die Erstellung einer Durchforstungsregel findet in zwei Schritten statt. Im ersten Schritt erstellen Sie die Grundstruktur der Regel und legen das Benutzerkonto sowie die Authentifizierung fest, mit der die Regel funktioniert. Im zweiten Schritt weisen Sie der Durchforstungsregel eine oder mehrere Inhaltsquellen zu, die die Durchforstungsregel durchsuchen soll. So erstellen Sie eine neue Durchforstungsregel: 1. Öffnen Sie die Zentraladministration. 2. Klicken Sie im Bereich Anwendungsverwaltung auf Dienstanwendungen verwalten. 3. Klicken Sie auf der Seite Dienstanwendungen verwalten auf die Suchdienstanwendung, die Sie konfiguriert haben. 4. Klicken Sie auf der Seite Suchverwaltung im Bereich Durchforstung auf Durchforstungsegeln. 5. Klicken Sie auf der Seite Durchforstungsregeln verwalten auf Neue Durchforstungsregel. 6. Geben Sie im Bereich Pfad im Feld Pfad die URL ein, die die Regel durchsuchen soll. Das Format ist: <Protokoll >://<Servername>/*. Als Protokoll verwenden Sie in den meisten Fällen HTTP oder HTTPS. Als Servername tragen Sie bei der Durchsuchung von Exchange den Servernamen eines Exchange-Servers ein. 7. Klicken Sie auf OK, um die Durchforstungsregel zu erstellen. In den nächsten Schritten konfigurieren Sie diese Regel und legen Inhaltsquellen fest, die die Regel durchsuchen soll. Suche in der Verwaltungs-Shell steuern Wollen Sie die Suche auf mehreren Servern einrichten und dabei die Verwaltungs-Shell nutzen, finden Sie auf der Seite PowerShellMagazine.com 6 eine umfangreiche Anleitung dazu. Auch im Microsoft-TechNet erhalten Sie dazu zahlreichen Hilfen, zum Beispiel hier 7 und hier 8. Ob die Suchdienstanwendung, die Sie konfiguriert haben, auch funktioniert, können Sie auch in der SharePoint-Verwaltungs-Shell testen. Geben Sie dazu den Befehl Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication ein. Sie sehen im Fenster den Typ der Suchdienstanwendung und deren Status. 6 search-service-application Seite 16 von 17

17 Hat die Suchdienstanwendung auf dem Server nicht den Status Online, ist sie wahrscheinlich nicht konfiguriert. Bereits konfigurierte Suchdienstanwendungen, die nicht gestartet sind, können Sie mit dem CMDlet Start-SPEnterpriseSearchServiceInstance <Servername> starten. Sie haben zur Datensicherung oder auch zur Replikation der Suchtopologie in eine andere Farm die Möglichkeit, die Konfiguration zu exportieren: Export-SPEnterpriseSearchTopology -Filename c:\topology.xml Auch der Import ist in der Verwaltungs-Shell möglich. Import-SPEnterpriseSearchTopology -Filename c:\topology.xml Vor dem Import können Sie Einstellungen direkt in der XML-Datei anpassen und abspeichern. (mje) (aktualisiert) IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in TecChannel unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktionübernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von TecChannel aus gelinkt wird,übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung. Seite 17 von 17