Vorstellung erster Projektergebnisse Mobile Endgeräte (Tablets) im Verwaltungsbereich

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1 Vorstellung erster Projektergebnisse Mobile Endgeräte (Tablets) im Verwaltungsbereich Frank Klapper, CIO Prof. Dr. Gudrun Oevel, CIO Mannheim, 08. Mai 2013

2 Herausforderung Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen erfordert eine bessere Verknüpfung von Prozessen in der Verwaltung und der Wissenschaft Zunehmende Verbreitung von neuen mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablet-PCs) Neues Zugriffsparadigma: weg vom Portal hin zu (hochspezialisierten) Apps Aufgaben: Entwicklung akzeptierter Szenarien Absicherung der Daten (und Systeme) Verwaltung von Tablets à Mobile Device Management

3 Projekt Mobile Administration Prozessoptimierung auf dem Grenzgebiet zwischen Verwaltung und Wissenschaft durch mobile Geräte Ziele: Verbesserung von Workflows innerhalb der Verwaltung Verbesserung von Workflows zwischen Verwaltung und Wissenschaft Erstellung von Einsatzszenarien für Digitale Gremienbetreuung Digitale Veranstaltungskritik und Digitales Assessment zu Studienbeginn Projektlaufzeit: Oktober 2012 bis September 2013

4 Gliederung des Vortrags Organisatorische und technische Vorarbeiten; Regelungen Sammeln von Erfahrungen mit mobilen Endgeräten Geräteauswahl Mobile Device Management (MDM), App-Entwicklung Nutzung von Cloud-Diensten BYOD Use-Case: Digitale Gremienbetreuung Zusammenfassung

5 Sammeln von Erfahrungen Vielfalt der Geräte Form Faktor: Größe, evtl. Tastatur, evtl. Stift, Leistung GUI, Bedienung Betriebssystem: IOS, Android, Windows8 Einbindung in vorhandene Backend-Infrastrukturen Zugang zu Fachverfahren (SAP, CampusNet, ) Möglichkeiten und Probleme mit der Cloud Ø Gerätepool zum Ausprobieren à learning by doing ipad, ipad mini Surface RT Nexus 7 Samsung Note 10 Asus transformer

6 Geräteauswahl BI Gremienbetreuung: ipad, 32 GB, WLAN+GSM Rektoratsmitglieder und Dezernenten nutzen bereits iphones Speicher zur lokalen Ablage von größeren Dokumenten(-sammlungen) GSM-Modul unterstützt Mobilität GSM über Zweitkarte zum Handy (DFN-Mobilfunkvertrag, keine Mehrkosten) PB: Systematische Evaluation von unterschiedlichen Tablet-Typen (Hardware + OS): Ergebnis: Nutzbarkeit, Akzeptanz, Integration und Support liefern keine harten Entscheidungskriterien für eine Plattform Tendenz: zusätzliches (persönliches!) Endgerät, Ersatz nur in Teilbereichen

7 Ergebnisse Tablet-Evaluation (Hardware und Usability) 10 geeigneter als 7, wenn Dokumente gelesen oder bearbeiten werden Hardware: Unterschiede in der Verarbeitung und in dem persönlichen Geschmack (in Analogie zu Notebooks) Nutzung stark an PC orientiert: Tastatur und Stifteingabe für manche wichtig und sinnvoll, andere nutzen sie nicht Sprach- und Bildoptionen werden noch wenig genutzt Touch-Paradigma sehr benutzerfreundlich und schnell erlernbar Zielszenario wichtig: Mobiler zusätzlicher Begleiter Ersatz für Smartphone oder Notebook oder PC 7

8 Ergebnisse der Evaluation Tendenz: Apple-Nutzer lieben und bleiben eher in der Apple-Welt, analog für Windows-und Android-Nutzer Stand daher an der UPB: Basisunterstützung (First Level) für alle Betriebssysteme Windows8-Tablets stark im Bereich Verwaltung (Android wird nicht unterstützt) im Wissenschaftsbereich: ios und Windows8 präferiert (Android wird unterstützt) bei den Studierenden: noch keine endgültige Entwicklung in Sicht, Android stark verbreitet. Stark hier auch stiftbasierte Eingaben und Nähe zur Smartphone-Welt (Samsung) und Ersatz für die tägliche Arbeit an der Universität. 8

9 App-Entwicklung, Mobile Device Management (MDM) Entwicklungsumgebungen für Apps Mögliche Eigenentwicklungen im Bereich Apps wurden dokumentiert und diskutiert (und zurückgestellt) MDM Schulung und Evaluation Überwachung der Endgeräte auf Anomalien, sicheres Löschen bei Stilllegung, komplettes Remote Wipe, Einschränkung der verwendbaren Apps, automatische Sicherung, Berechtigungen) Entscheidungskriterien sind in der Entwicklung à Risikoanalyse von Schwachstellen Thema Datenverlust (Verlust, Diebstahl des Geräts) Unerwünschter Datenzugriff (Apps, Einstellungen) Unsachgemäße Stilllegung Phishing-Angriffe, Shoulder Surfing Spyware Netzwerk-Spoofing Überwachung des Benutzers Dialer-Angriffe Financial Malware Netzwerküberlastung, Verteilte Malware Sammeln von Umgebungsdaten Angriffe durch Ehemalige Risikobewertung bei Mitarbeiter/inn/en hoch Mittel (hoch) hoch hoch Sehr hoch (mittel-hoch) Mittel (mittel-hoch) Mittel (mittel-hoch) Niedrig (niedrig-hoch) Niedrig (niedrig-hoch) Sehr niedrig (niedrig-hoch) Keine Bewertung niedrig derzeit: eigene, festgelegte Administrationskonzepte für ipads 9

10 Beispiel: Eckpunkte der Bielefelder ipad-konfiguration Name des ipads: UniBi 1 bis n (fortlaufend) (kann geändert werden) Codesperre mit vierstellige PIN, muss alle 360 Tage geändert werden, die letzten 10 Pins dürfen nicht verwendet werden; Code kann geändert aber nicht entfernt werden. ipad wird nach maximal 15 Minuten Nichtbenutzung automatisch gesperrt. icloud funktioniert grundsätzlich, Sync der Dokumente und Backup in der Cloud ist aber deaktiviert. Frei bleiben: Mail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen, Safari, Notizen, Fotostream und Mein ipad suchen. Das installierte Profil ist mit einem Passwort gegen eine Entfernung geschützt. Die und VPN Konfiguration wird bei der Schulung durch die User über eine verlinkte XML-Datei auf die Geräte gespielt (

11 Bielefelder ipad-flyer (1/2)

12 Bielefelder ipad-flyer (2/2)

13 Nutzung von Cloud-Diensten Mobile Endgeräte und Cloud-Dienste ergänzen sich funktional hervorragend IT-Sicherheit und Datenschutz sind aber ggf. problematisch Cloud-Dienste sind für Nutzer attraktiv (auch ohne mobile Endgeräte) Flexibel Selbstbestimmt Preiswert Häufig genutzt in Forschungskoop. Ø Wir müssen uns der Thematik stellen

14 Nutzung von Cloud-Diensten Entwicklung eines Rahmenwerks für den Umgang mit Cloud-Diensten Zurzeit in Arbeit

15 Nutzung von Cloud-Diensten Klassifizierung von Daten Beispiel für ein ähnliches Vorgehen: Cloud-Richtlinie der FU Berlin downloads/richtlinie_cloud-daten ablage_-_1_0.pdf?

16 Nutzung von Cloud-Diensten am Beispiel Skype Skype-Richtlinie der Universität Bielefeld: Die Skype-Nutzung ist möglich Konfigurations- und Nutzungsvorgaben Gut gepflegte Rechner Aktivierung nur bei Bedarf Kein Austausch von vertraulichen dienstlichen Daten Ausschlusskriterien Server Rechner, die technische Anlagen steuern Rechner, die besonders schützenswerte Daten, wie Prüfungsdaten, Finanzdaten, usw. verarbeiten

17 BYOD (bring your own device) BYOD zeichnet sich u.a. aus durch Eine private und dienstliche Nutzung Fehlende Standards für die Administration der Geräte BYOD ist schon immer der Regelfall bei Studierenden BYOD gibt es auch bei Lehrenden und Forschenden Private Geräte, dezentral betreute Geräte BYOD wird weiter an Bedeutung gewinnen Benötigt werden Verfahren für eine sichere und datenschutzkonforme Nutzung à dieses Projekt und Folgeprojekte Zentraler Dienste (Campusmanagement, SAP, ) Verarbeitung von Dateien mit sensiblen Informationen

18 Gliederung des Vortrags Organisatorische und technische Vorarbeiten; Regelungen Sammeln von Erfahrungen mit mobilen Endgeräten Geräteauswahl Mobile Device Management (MDM), App-Entwicklung Nutzung von Cloud-Diensten BYOD Use-Case: Digitale Gremienbetreuung Zusammenfassung

19 Digitale Gremienbetreuung: Unterschiedliche Arbeitsweisen in BI und PB BI (Rektorat, Dezernentenbesprechung, Hochschulrat): komplexe Prozesse; Bedarf nach spezifischem Fachverfahren für die Gremienbetreuung Einführung der Session-Software von Firma Somacos PB (Rektorat, ): einfachere Prozesse Eigenentwicklung auf Basis von MS-Sharepoint PB (Berufungskommissionen, Forschungskommission): (leichtgewichtige) Unterstützung durch SharePoint im Backend und dazugehörige App auf ipad und Android. Direkte Integration von W8. Ergebnis: hohe Nutzerakzeptanz

20 BI: Aufnahme der Ist-Prozesse Gremienbetreuung Rektorat 20

21 BI: Aufnahme der Ist-Prozesse Gremienbetreuung Rektorat 21

22 BI: Aufnahme der Ist-Prozesse Gremienbetreuung Rektorat 22

23 BI: Ziele Sammlung von Dokumenten in digitaler Form Elektronisch gestützte Genehmigungsworkflows Ubiquitäre Dokumentenverfügbarkeit Reduzierung von Kopien / Einsparung von Druckkosten Bereitstellung von Dokumenten in digitaler Form Über ein Web-Portal Über eine ipad-app mit Offliine-Funktionalität

24 Fachverfahren der Firma Somacos Eingesetzte Software Session: Basis-System für den Sitzungsdienst SessionNet: Web-basierter Zugang für Gremienmitglieder Mandatos: offline Client und ipad-app für Gremienmitglieder

25 Mandatos ipad-app

26 Schrittweise Einführung 1. Rektoratsbüro: Zusammenstellen von Rektoratsunterlagen und Bereitstellung im Portal Zusammenstellen von Rektoratsprotokollen und Bereitstellung im Portal 2. Rektoratsmitglieder: Digitaler Zugriff auf Rektoratsunterlagen und Protokolle 3. Kanzler, Dezernenten und Referenten: elektronischer Workflow für Protokollerstellung Rektorat elektronischer Workflow für Sitzungsvorbereitung Rektorat 4. Weitere Nutzungsszenarien: Prozessunterstützung für Dezernentenbesprechung Prozessunterstützung für Senat Prozessunterstützung für Hochschulrat Prozessunterstützung für Kommissionen

27 Systembetrieb Alternativen: Selber machen (on premise) Aus der Cloud beziehen (Software as a Service (SaaS)) Entscheidung für einen SaaS-Ansatz: à dies ist ja schließlich auch ein Cloud-Projekt J Es gibt einen vertrauenswürdigen Anbieter: KRZ Lemgo (kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe) Langjährige gute Zusammenarbeit im Bereich Beihilfe Akzeptiertes Sicherheitskonzept Langjährige Erfahrung des KRZ mit Somacos

28 Kosten der ASP-Lösung Einrichtungskosten (einmalig): 6 Tage Workshop & Konfiguration einmalig Laufende Kosten, Laufzeit 3 Jahre: Softwarelizenzen incl. Wartung 550 pro Monat 4 concurrent user 48 pro Monat web hosting (unlimited user) 32 pro Monat Laufende Kosten pro Jahr Laufende Kosten, Laufzeit 5 Jahre: Softwarelizenzen incl. Wartung 375 pro Monat 4 concurrent user 48 pro Monat web hosting (unlimited user) 32 pro Monat Laufende Kosten pro Jahr

29 Gliederung des Vortrags Organisatorische und technische Vorarbeiten; Regelungen Sammeln von Erfahrungen mit mobilen Endgeräten Geräteauswahl Mobile Device Management (MDM), App-Entwicklung Nutzung von Cloud-Diensten BYOD Use-Case: Digitale Gremienbetreuung Zusammenfassung

30 Zusammenfassung Mobile Endgeräte und Cloud-Dienste stehen in engem Zusammenhang zueinander Wir stehen am Anfang eines Paradigmenwechsels in der IT Die Hochschulen müssen sich den Herausforderungen stellen Dieses Projekt kann dabei nur Teilaspekte beleuchten Folgeprojekte sind notwendig

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