Maximierte Prozess- und User-Effizienz bei höchster Sicherheit

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1 FILE SYNC & SHARE PLATFORMS Maximierte Prozess- und User-Effizienz bei höchster Sicherheit Wie Secure File Sharing den Geschäftserfolg signifikant beeinflusst

2 Inhalt 05 IT 2020 und warum sie sich neu erfinden muss 06 Wie Secure File Sharing den Geschäftserfolg beeinflusst 07 Die richtige Lösung für Ihr Unternehmen 08 Die Private Architektur 10 Die Hybrid Architektur 12 Die Secure Public Architektur 14 Die Public Integrated Architektur 16 Die Secure Dataroom Architektur 18 Die Cloud DMS Architektur 20 Lösungen & Partner 21 Beratung, Implementierung & Betrieb 22 Über CANCOM 2 3

3 Die Unternehmens-IT 2020 und warum sie sich neu erfinden muss Globalisierung, Consumerization und Mobility verändern unsere Art zu arbeiten von Grund auf IT als Innovator, Business-Treiber und Prozessoptimierer Nie zuvor wurden Unternehmen in so rasanter Geschwindigkeit von Innovationen und technischen Neuerungen überrollt. Wir arbeiten individueller, schneller und flexibler denn je denn Einflüsse wie zunehmende, weltweite Vernetzung und Mobilität tangieren ausnahmslos alle Branchen. Immer mehr Benutzer agieren von verschiedensten Orten und Endgeräten aus, mehr und mehr Unternehmen kommunizieren und kollaborieren international. Unabhängig, ob durch eigene Niederlassungen, Geschäftspartner oder Kunden im Schmelztiegel der Globalisierung werden alteingefahrene Prozesse und Arbeitsweisen schlichtweg obsolet. Die klassische Unternehmens-IT ist nicht der einzige Bereich, der sich zwangsläufig mit diesen Neuerungen auseinanderzusetzen hat. User-Effizienz und optimierte, kostensenkende Arbeitsabläufe sind essentiell für Geschäftserfolg und Wettbewerbsfähigkeit und sollten daher auf der Agenda eines jeden Unternehmers stehen. Das Spannungsfeld, welches in den vergangenen Jahren zwischen Agilität und Sicherheit entstanden ist, macht eine grundlegende Durchleuchtung der eigenen Prozesse und Workflows unerlässlich Wo liegen die Daten meines Unternehmens und wie sind diese gesichert? Wer hat Zugriff auf sensible Informationen und kann Dritten Zugriff gewähren? Wie viel Zeit und Geld geht durch umständliche Kommunikation und verlangsamten Informationsaustausch verloren? Gefährden ineffiziente Prozesse und Arbeitsweisen mittelfristig meine Wettbewerbsfähigkeit? Als eines der führenden deutschen Systemhäuser und Service Provider haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Ihrem Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, Wege aufzuzeigen, wie Sie Ihre Prozesse optimal gestalten und durch den Einsatz einer geeigneten File Sync & Share Lösung Ihrer Konkurrenz stets einen Schritt voraus sein können. 4 5

4 Wie Secure File Sharing den Geschäftserfolg beeinflusst Die richtige Lösung für Ihr Unternehmen Seit kostenfreie File Sharing Dienste aus dem Consumer- Umfeld den Markt überrollt haben, ist die Nutzung solcher Plattformen auch für zahlreiche Business-User bereits Realität, jedoch jenseits der Kontrolle der IT-Abteilung, konträr zu Compliance-Richtlinien und bei weitem nicht unter voller Ausschöpfung der effizienzsteigernden Möglichkeiten. Finden Sie heraus, wie Sie mit der richtigen Technologie Ihre IT-Abteilung entlasten, Ihre User zufriedener und effizienter machen sowie Ihre Prozesse performanter gestalten können und dabei noch signifikant die Kosten reduzieren. Innovationen und Trends haben nicht nur zu einem Umdenken der IT-Entscheider und Unternehmer geführt, sondern auch die Anzahl an Lösungen auf dem Markt massiv erhöht. Mittlerweile findet sich ein ganzer Dschungel an Anbietern, deren Differenzierung auf den ersten Blick recht komplex erscheint. Angepasst an die heterogenen Anforderungen der verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen, gibt Ihnen CANCOM einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Lösungsansätze zum Thema File Sync & Share. Dabei arbeiten wir eng mit den Weltmarktführern zusammen und beraten gerne und umfassend zu den verschiedenen Architekturen, um eine maßgeschneiderte Lösung für Sie zu finden. Grundsätzlich gilt es zu klären: Wo liegen Ihre Daten aktuell und aus welchen Komponenten besteht Ihre aktuelle Infrastruktur? Wie ist Ihre momentane Mobility Strategie gestaltet? Gibt es juristische oder vertragliche Einschränkungen bezüglich des Speicherorts, des Dateitransfers oder der Verschlüsselung? Mit welchen Datentypen und -Größen interagiert Ihr Unternehmen intern, mit Kunden und Geschäftspartnern? Wie sehen die Prozesse der Zusammenarbeit und die Berechtigungsstruktur aus, um die richtigen Daten den richtigen Benutzergruppen zugänglich zu machen, gleichzeitig jedoch sensible Informationen zu schützen? Sind die primären Kriterien abgesteckt und die Grundsatzentscheidungen getroffen, kristallisiert sich sehr schnell der passende Architekturansatz für Ihre individuellen Anforderungen heraus. Private Hybrid Effizienz Müheloser Transfer riesiger Datenmengen Eliminierung von Datenredundanzen und doppelten Versionen Zugriff von jedem Ort und Endgerät der Welt Minimierter -Verkehr Kosten Senkung der Administrationskosten Reduzierung von überflüssigem Storage Auflösung überflüssiger Systeme (FTP etc.) Risiken Datenverlust Compliance- Verstöße Information- Leaks Secure Public Public Integrated Secure Dataroom Cloud DMS Effizienz Sicherheit User Experience Kontrolle Compliance 6 7

5 Die Private Architektur Transparent. Simpel. Kontrolliert. Gerade, wenn es um hochsensible oder personenbezogene Informationen geht oder Vertragskonstellationen dazu verpflichten, möchten viele Unternehmen ihre Daten im eigenen Rechenzentrum behalten. Da sämtliche cloudbasierte Architekturansätze für diese Zielgruppe ausscheiden, kommt hier eine vollständig vom Kunden administrierte On-Premise-Lösung zum Einsatz, die, richtig integriert und eingesetzt, jedoch kein bisschen weniger performant ist. Eigenes Rechenzentrum Unsere Private Architektur bietet genau dieser Zielgruppe an Unternehmen eine Möglichkeit, die Vorteile von File Sync & Share voll auszuschöpfen. Datenspeicherort Die Lösung wird auf einem Server im eigenen Rechenzentrum installiert und in die bestehende Infrastruktur mit einer serverseitigen API für Registrierungen, Datenquellen und Richtlinien zur Verfügung gestellt Anmeldung, User-Authentifizierung und auch Datenlagerung spielen sich vollständig im eigenen Rechenzentrum ab Admin Control Panel Durch die Active Directory Anbindung minimiert sich der Einrichtungsaufwand und Authentifizierung, Bereitstellung und Benutzerverwaltung stellen für Ihre IT-Abteilung kein Hindernis mehr dar In Kombination mit den marktrelevanten Mobile Device Management Lösungen und der zugehörigen Mobile App lässt sich mühelos eine effiziente und ganzheitliche Mobility-Strategie umsetzen www Sichere Verschlüsselung in der Übertragung und auf dem Endgerät Eigener User (lokal/mobil) Zugriff gemäß erteilter Berechtigungen Externe User Selektive Freigabe einzelner Ordner und Dateien 8 9

6 Die Hybrid Architektur Anpassbar. Individuell. Performant. Kaum ein Unternehmen arbeitet ausschließlich mit geschäftskritischen und hochvertraulichen Informationen. Die große Mehrheit der IT-Verantwortlichen muss sich mit der Heterogenität und Vielfalt an Informationen auseinandersetzen und entscheiden, wie eine sinnvolle Brücke zwischen Verfügbarkeit und Datenschutz geschlagen werden könnte. Eigenes Rechenzentrum Datenspeicherort I Managed Storage Datenspeicherort II Mit unserer Hybrid-Architektur entscheiden Sie selbst, wo Ihre Daten liegen. Durch granulare Einstellungsmöglichkeiten lassen sich user- oder ordnerbasiert kritische Daten klassifizieren und dem entsprechenden Speicherort zuordnen. Somit haben Sie stets die volle Kontrolle darüber, wo welche Daten liegen und wer mit welcher Berechtigungsstufe darauf zugreift. Der Zugriff auf die Daten kann über Client-Applikationen oder das Webinterface erfolgen. Das ermöglicht die Beibehaltung bekannter Arbeitsweisen und auch die Einbindung bestehender Investitionen Über das jederzeit, von jedem Ort und Device erreichbare Webinterface erfolgt eine schnelle und sichere User-Authentifizierung und bietet der IT-Abteilung die Möglichkeit, Reports über Zugriffe und Benutzer abzurufen. Zudem werden diverse Plug-ins (z.b. Outlook) zur Verfügung gestellt, über die zusätzlich auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden Admin Bezüglich des Speicherorts liegt die Wahl beim Unternehmen: Daten werden entweder in einen Managed Storage in die Cloud abgelegt oder klassisch im eigenen Rechenzentrum gespeichert. Welcher User seine Daten wo ablegt bzw. wo Shared Folder liegen, wird ganz einfach vorab definiert. So wird eine optimale Balance zwischen Kosteneffizienz und Datensicherheit geschaffen und die IT-Abteilung hat die volle Transparenz und Kontrolle, wo welche Daten liegen und kann somit Compliance- Richtlinien stets einhalten Authentifizierungs- Server & Web-Frontend Durch user-freundlichen, device-unabhängigen Zugriff über die Mobile App und eine Anknüpfung an Netzwerk-Laufwerke und SharePoint verbessert sich die Effizienz von mobil arbeitenden Anwendern massiv www Eigener User (lokal/mobil) Zugriff gemäß erteilter Berechtigungen Externe User Selektive Freigabe einzelner Ordner und Dateien Backup und Spiegelung aller Dateien im Managed Storage in Echtzeit 10 11

7 Die Secure Public Architektur Kosteneffizient. Ressourcenschonend. Sicher. Durch Cloud Computing bieten sich für Unternehmen ungeahnte Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, Kosten einzusparen und Usern ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Doch gerade in Europa ist die Hemmschwelle zum Einstieg in die Cloud verhältnismäßig hoch und diese Bedenken sind nicht immer unbegründet. Public Cloud Storage Gerade günstige Public Cloud Storage Angebote erfüllen häufig nicht die benötigten Sicherheitsanforderungen, weshalb Unternehmen nur zögerlich Daten in die Public Cloud auslagern. Unsere Secure Public Architektur setzt direkt an der Wurzel des Problems an: Der Verschlüsselung von Daten. Die Lösung wird auf dem jeweiligen Endpoint installiert und über eine zentrale Cloud Management Konsole verwaltet, welche die Durchsetzung unternehmensweiter Sicherheitsrichtlinien ermöglicht Cloud Management Konsole Datenspeicherort Dateien werden bereits clientseitig vor dem Upload verschlüsselt und sind somit selbst bei einem unerlaubten Zugriff durch Dritte für diese nicht lesbar und dadurch unbrauchbar. Der Schlüssel verbleibt zu jedem Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen. Dabei stellt die Lösung jederzeit sicher, dass das Unternehmen, auf die durch die Anwender verschlüsselten Daten, zugreifen kann Admin www Als Dateispeicherort kann jeder beliebiger Private, Hybrid oder Public Cloud Storage gewählt werden für alle gängigen Anbieter ist das Interface bereits vom Hersteller voroptimiert Daten können jederzeit von den durch die IT-Abteilung autorisierten Nutzern abgerufen und auch mit Externen geteilt werden ohne, dass diese selbst die entsprechende Lösung installiert haben müssen Ebenso können auch Wechseldatenträger, der lokale Client oder Netzwerklaufwerke als Ziel-Storage definiert werden die Verschlüsselung erfolgt immer nach demselben Muster Eigenes Rechenzentrum Eigener User (lokal/mobil) Zugriff gemäß erteilter Berechtigungen Externe User Selektive Freigabe einzelner Ordner und Dateien 12 13

8 Die Public Integrated Architektur Dynamisch. Featurereich. Hochflexibel. Das Big Data weitaus mehr als nur ein Buzzword ist, haben mittlerweile auch zahlreiche IT-Verantwortliche im Mittelstand erkannt. Dass Content-Volumen, die Anzahl an Dateitypen und die zur Organisation mittlerweile unerlässlichen Metadaten- Informationen stellen die klassische Unternehmens-IT vor ganz neue Herausforderungen. Kommen zur Datenverwaltung und Speicherung noch zusätzliche Anforderungen wie mobiles Bearbeiten von verschiedensten Dateiarten, Kollaborieren mit Externen und die Einbettung in komplette Prozessketten hinzu, so vergrößert sich diese Herausforderung exponentiell. Public Cloud Storage Mit unserer Public Integrated Architektur bieten wir einen der fortschrittlichsten Lösungsansätze zu diesem Thema: Statt einer klassischen File Sharing Lösung wird sämtlicher relevanter Content auf eine als Service zur Verfügung gestellte Plattform in der Cloud transferiert Cloud Management Konsole Datenspeicherort Integration in weite Teile der vorhandenen Infrastruktur, wie Sharepoint-Umgebungen, andere ECM-Systeme, MDM-Lösungen, ERP-Systeme oder CRM-Plattformen, um Dateien durch automatisierte Prozesse und Workflows oder via Drag and Drop zu transferieren. Integration in weitere Anwendungen durch API möglich Vereinfachtes Rollout durch Active Directory Anbindung Admin www Unzählige Dateitypen können direkt im Webfrontend als Vorschau angezeigt oder bearbeitet werden, wodurch eine lokale Speicherung auf den jeweiligen Devices nicht mehr zwingend notwendig ist Eigene Infrastruktur - Schnittstellen Höchste Sicherheitsstandards und Zertifizierungen, wie ISO und SSAE 16 Typ II, differenzieren den Public Cloud Ansatz deutlich von den Consumer Lösungen ERP MDM ECM CRM Eigener User (lokal/mobil) Zugriff gemäß erteilter Berechtigungen Externe User Selektive Freigabe einzelner Ordner und Dateien 14 15

9 Die Secure Dataroom Architektur Hochsicher. Transparent. Anforderungsgerecht. Sie arbeiten mit sensibelsten Daten wie Patenten, Patienten-akten oder Akquisitionsdokumenten, deren Versand oder mobiler Abruf ohne eine umfassende Sicherheitslösung undenkbar wäre? Unsere Secure Dataroom Architektur richtet sich gezielt an Kunden mit allerhöchsten Sicherheitsbedürfnissen und stellt sich auf die spezifischen Anforderungen aus den verschiedensten Branchen ein, wie bspw. dem Finanzsektor, Wirtschaftsprüfer, Entwicklungsunternehmen oder auch dem Gesundheitswesen. Dabei haben Sie die Wahl, ob die Lösung im eigenen Rechenzentrum betrieben oder aber für Sie gehostet wird. Eigenes Rechenzentrum / CANCOM Rechenzentrum mit Secure Dataroom Bei unserem Service-Angebot setzen wir auf das CANCOMeigene Rechenzentrum, welches in Deutschland steht. Rundumschutz aller auf der Plattform befindlichen Daten durch aufwändigste Verschlüsselungsverfahren inkl. Multi Key Management Durch Operator Shielding wird der unberechtigte Zugriff der eigenen IT-Abteilung bzw. des Hosters (CANCOM) unterbunden Organisatorische und technische Möglichkeiten zur Trennung von Arbeitsebenen (Management/Support) Admin www Revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten im Dataroom zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen Trotz höchster Sicherheitsstandards für den End-User einfach und flexibel nutzbar Eigenes Rechenzentrum Eigener User (lokal/mobil) Zugriff gemäß erteilter Berechtigungen Externe User Selektive Freigabe einzelner Ordner und Dateien 16 17

10 Die Cloud DMS Architektur Kostensenkend. Prozessorientiert. Rechtskonform. Die Mehrheit der Unternehmen bringt Informationen und Daten über dieselben Kanäle zu ihren Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern wie noch vor einigen Jahren. Besonders wenn wir von Szenarien sprechen, in denen große Empfänger-zahlen regelmäßig Dokumente zur Verfügung gestellt bekom-men, ist das Einsparungs- und Optimierungspotential auf Prozessseite exorbitant. Eigenes Rechenzentrum Ob Rechnungen, Verträge, AGBs, Gehaltsabrechnungen oder Reisekosten mit unserer Cloud DMS Architektur wird Ihr Unternehmen schneller, kundenfreundlicher und kosteneffizienter. Verknüpfen Sie die Datenquellen Ihres Unternehmens, wie Ihr ERP oder CRM, mit dem Dokumenten Management Dienst, welcher in deutschen Rechenzentren gehosted wird Admin Adminkonsole und User Authentifizierung ERP CRM Durch vordefinierte Workflows werden die erzeugten Dokumente automatisch den entsprechenden Empfängern zugeordnet und Ihren Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auf elektronischem Wege sicher zugestellt Diese haben wiederum die Möglichkeit, die Dokumente digital sowie rechtskonform zu signieren oder zu unterschreiben und automatisiert wieder an Sie zurückzusenden CANCOM Rechenzentrum Dokumenten-Management, Workflows, Prozesse Die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit macht unterschiedlichste Szenarios möglich und reduziert so Arbeitsaufwand, Versandund Papierkosten signifikant Entsprechende Sicherheitsstandards sowie die notwendigen Zertifizierungen garantieren die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und machen Ihr Unternehmen compliant www Endkunden 18 19

11 Lösungen & Partner Beratung, Implementierung und Betrieb Private Acronis Access Hybrid Citrix ShareFile Mit fachkundigem Personal zu jeder unserer File Sync & Share Plattformen beraten wir Sie umfassend und detailliert. Durch eine genaue Betrachtung Ihrer IT-Infrastruktur und der Festlegung von Datenschutzkriterien gemäß Ihrer branchenspezifischen und gesetzlichen Vorgaben sowie Ihrer Compliance-Richtlinien ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Wir begleiten Sie von der Evaluation über die Implementierung bis hin zum laufenden Betrieb und unser Support steht stets unterstützend zur Seite. Durch unsere langjährige Expertise in allen Bereichen der Unternehmens-IT entwickeln wir darüber hinaus gemeinsam mit Ihnen zielgerichtete Security-, Communication- und Mobility-Strategien und binden diese in bestehende Unternehmensprozesse ein, um die maximale Leistungsfähigkeit und Effizienz aus Ihrer Infrastruktur herauszuholen, Ihre geschäftskritischen Daten umfassend zu schützen und Ihre User so performant wie nie werden zu lassen. ARCHITEKTUREN Secure Public Sophos SafeGuard Public Integrated Box Unified Cloud Mobility Communication Security & Collaboration & Governance Security Solutions Network Solutions Communication CONSULTING & IT - SYSTEMINTEGRATION PURCHASE & LOGISTIC Enterprise Workplace Solutions Enterprise Server & Storage ERP Solutions Business Solutions IT-Service-Management Print Solutions IT-FINANZIERUNG IT-SERVICES & SUPPORT IT-BETRIEB Secure Dataroom Brainloop Cloud DMS Foxdox SUPPORT & MANAGED SERVICES 20 21

12 Über CANCOM Alles aus einer Hand ITK-Service- und Lösungs-Portfolio Unser Produkt- und Dienstleistungsangebot deckt das gesamte Spektrum ab: Von der Analyse und Planung, Beratung und Erstellung von IT-Konzepten über die Beschaffung und Integration bis hin zur Implementierung und Betrieb der Systeme. Dabei ist CANCOM mit seinem umfassenden Portfolio und kompetenten Ansprechpartnern ein zuverlässiger IT-Partner für die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden. CANCOM verfügt über spezialisierte Fachvertriebe sowie Consulting- und Service-Teams für alle IT-Themen, Enterprise- sowie Cloud-Lösungen. Das hochmoderne Logistikzentrum gewährleistet eine schnelle und pünktliche Lieferung. Zudem verfügt CANCOM über eine Service Factory, in der gleichzeitig mehrere hundert Geräte für die Kunden nach ihren Wünschen vorkonfiguriert werden können. Mit führenden Herstellern wie HP, Microsoft, IBM, SAP, Symantec, Citrix, Cisco, VMware, Apple oder Adobe unterhält CANCOM höchste Partnerzertifizierungen und verfügt damit über entscheidende Kompetenzen in Hinblick auf richtungsweisende IT-Zukunftsthemen. Analyse IT-Audit TCO- / ROI-Analyse ITK-Strategie IT-Organisation ITK-Prozesse Run IMAC / R / D Support & Repair Managed Services Outsourcing Outtasking ITK-Hardware und -Software Lösungsberatung Eprocurement Leasing Plan ITK-Konzept ITK-Architektur Proof of Concept Betriebsprozess Projektplanung Build Installation Rollout Scripting Projektleitung 22 23

13 Ansprechpartner Sven Depner Phone CANCOM GmbH Erika-Mann-Straße München