Teamaufstellung - Zwischen Dream und Nightmare

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1 Teamaufstellung - Zwischen Dream und Nightmare Vom Versuch aus einem Referat ein Scrum-Team zu machen Michael Schäfer Unterföhring, September 2011

2 Inhalt Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Wie gehts weiter? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

3 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

4 Warum Scrum? Das Referat Nomme net huudla! Ich genieße mein Leben in vollen Zügen Darmstadt Mia san mia! Stuttgart München Copyright Allianz Deutschland September

5 Warum Scrum? Die Arbeitsgebiete in München Jobübergabe SPUXP Repository Copyright Allianz Deutschland September

6 Warum Scrum? Ausgangssituation Dringendste Probleme Häufige Konflikte zwischen den Teams erfordern Schlichtung durch den Referatsleiter. Innerhalb der Teams arbeitet jeder für sich und nach eigenen Gutdünken vor sich hin. (Insbesondere in 2 der 3 Teams.) Ein großes Projekt mit Management-Attention war fehlgeschlagen Einige Zahlen > Ø50 Jahre Alter der Teammitglieder > Ø20 Jahre Zugehörigkeit zur Firma > Ø10 Jahre Dauer der Tätigkeit im jeweiligen Arbeitsgebiet Copyright Allianz Deutschland September

7 Warum Scrum? Welche Ziele hat der Referatsleiter? Entlastung des Referatsleiters durch Selbstorganisation des Teams Reduktion der Spannungen zwischen den Teams Ein Mitarbeiter aus dem Stuttgarter Referatsteil soll in das Team integriert werden. Klarere Priorisierung der Aufgaben Verbesserung der Transparenz und Kommunikation Zeigen, dass Scrum funktioniert Copyright Allianz Deutschland September

8 Warum Scrum? Welche Ziele haben die anderen Beteiligten? Unbekannt! Copyright Allianz Deutschland September

9 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

10 So haben wir begonnen! Einführungskonzeption für Agile Teams Vorbereitung Sprint 1 Sprints 2-n Planungen und Initiale Beratung Team- Workshop zur Vorbereitung der Sprints durchführen Team(s) auswählen Stakeholder einbeziehen Initiales Product Backlog erstellen Scrum Team coachen Retrospektiven begleiten Mentoring für ScrumMaster und Product Owner Agile Health Check durchführen Consulting Consulting Coaching Teaching Coaching Mentoring 00:00:06 Die Vorbereitungsphase kann im Extremfall in 1 Woche durchgeführt werden! Copyright Allianz Deutschland September

11 So haben wir begonnen! Aufstellung und Aufsetzen des Scrum-Teams Alle 11 Mitarbeiter der Teams (incl. des Stuttgarter Mitarbeiters) werden zu einem Scrum-Team zusammengefasst. Formal ist der Referatsleiter Product Owner. Dieser delegiert seine Aufgaben an 2 Unter-Product Owner (aus den früheren Teams Repository und SPUXP). Diese definieren die User Stories und einigen sich auf eine Priorisierung. Der Referatsleiter greift bei Konflikten als Schiedsrichter ein. Eine Referatsmitarbeiterin, die aus keinem der Team stammt, wird ScrumMasterin. Die ScrumMasterin arbeitet nicht im Team mit. Team erhält eine verkürzte Schulung (Zeitmangel) Die Scrum-Zeremonien werden bei Bedarf erklärt. Copyright Allianz Deutschland September

12 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

13 Was hat funktioniert? Und was nicht)? Ein Hilferuf Am letzten Dienstag hatten wir eine Scrum-Retrospektive mit unserem Coach. Als Konsequenz daraus wird sich das Repository-Team ab morgen selber organisieren. Zum einen ist das schade, weil das Repository-Team als Scrum-Teilteam gut funktioniert hat, zum anderen ist das nachvollziehbar, weil die Probleme im SPU-Teilteam nicht in der großen Gruppe zu lösen sind. Ich sehe die Möglichkeit, die Probleme rund um die Host-SPU neu anzugehen. Diese sind: Der Product Owner wird nicht anerkannt, d.h. die Aufgaben, die er für den Sprint einbringt, werden ignoriert. Die vereinbarten Regeln. z.b. Vorababsprache mit dem Product Owner für das Sprint-Planning oder Absprache von Zusatzaufgaben, werden nicht eingehalten. Das Team sieht sich nicht als Team, sondern die Mitglieder sehen sich als Einzelkämpfer. Jedes Teammitglied erledigt lieber Wartungsaufträge oder Routineaufgaben, als grundsätzliche Verbesserungen an der SPU zu implementieren. Copyright Allianz Deutschland September

14 Was hat funktioniert? Und was nicht? Blick in die Praxis: Unsere Erfahrungen mit einem großen Team Gut Befriedigend Ausreichend Mangelhaft Kommunikation -> Wissen, was alle im Team tun Gruppengröße/ Teamgröße Sinnfrage 2 Teams? Derzeit keine Berührungspunkte zu spezialisierten Aufgaben Planung nimmt viel Zeit in Anspruch Tägliche Zeit für Info/Austausch Planbarkeit könnte besser sein Team zu groß (Aufgabenspektrum) Wenig inhaltlicher Austausch Bearbeiten von verschiedenen Arbeitsgebieten Zu wenig Berührungspunkte Repository <-> SPUXP Themen sind unterschiedlich -> Zeitverlust Kein Repository <-> SPUXP, mehr gegenseitiges Verständnis Zeitrahmen Planning zu eng für Teamgröße Wissen in die Breite Einzelkämpfer statt Teamarbeit Copyright Allianz Deutschland September

15 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

16 Was haben wir geändert? Ergebnis Gemeinsames Verständnis gemeinsame Verantwortung gegenseitiges Lernen Teamaufstellung Aus dem Scrum Team werden 3-Features Teams: Team SPUxp Team Jobübergabe Team Repository Gemeinsame Meetings Sprint Planning1: Sprint-Ziele und User Stories werden vorgestellt Sprint Review: Vorstellen der Arbeitsergebnisse Sprint Retrospektive: Etwa alle 3 Monate gemeinsame Retospektiven Teamspezifische Meetings: Sprint Planning2: Definition der Tasks, Schätzung, Commitment Dails Scrum Sprint Retrospektive Copyright Allianz Deutschland September

17 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

18 Welche Ziele haben wir erreicht? Welche Ziele des Referatsleiters haben wir erreicht? Entlastung des Referatsleiters durch Selbstorganisation des Teams Klarere Priorisierung der Aufgaben Verbesserung der Transparenz und Kommunikation Reduktion der Spannungen zwischen den Teams Zeigen, dass Scrum funktioniert - Ein Mitarbeiter aus dem Stuttgarter Referatsteil soll in das Team integriert werden. Copyright Allianz Deutschland September

19 Warum Scrum? So haben wir begonnen Was hat funktioniert? Und was nicht? Was haben wir geändert? Welche Ziele haben wir erreicht? Was haben wir gelernt? Copyright Allianz Deutschland September

20 Was haben wir gelernt? Was hat die ScumMasterin gelernt? Scum ist kein Selbstläufer, wie in jedem anderen Team gibt es Konfliktphasen. Die Umstellung von traditionellen Arbeitsweisen auf agile Methoden ist ein langer Lernprozeß. Ein Team besteht aus Individuen, von denen jeder seine eigenen Bedürfnisse hat. Trotz Konflikten schätzen die Mitarbeiter die Möglichkeiten zur Kommunikation. Scrum ermöglicht eine große Flexibilität, dank derer die Arbeitsorganisation sehr schnell an veränderte Situationen angepaßt werden kann. Copyright Allianz Deutschland September

21 Was haben wir gelernt? Was habe ich als Scum-Coach gelernt? Es reicht nicht die Ziele des Managements zu kennen. Auch die Ziele der einzelnen Teammitglieder sind wichtig. Gewachsene Teamstrukturen kann man von außen nur verändern wenn man das wirklich will und entsprechnende Maßnahmen ergreift und durchhält. Dabei müssen Reibungsverluste ausgehalten werden. Langjährig praktizierte Verhaltensweisen ändert man nicht durch eine (noch dazu verkürzte) Scrum-Schulung und ein paar Sprint- Retrospektiven. Der ideale Teamzuschnitt ergibt sich nicht aus Zahlen. Es ist nicht sinnvoll zu versuchen eine einzelne Person aus einem anderen Standort in ein Team zu integrieren. Copyright Allianz Deutschland September

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