Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 25. Januar Übergangskonzept Raumverrechnung A. Ausgangslage Das Immobilienamt des Kanton Zürich (IMA) ist für die Bewirtschaftung der Immobilien des Kantons mit Büronutzung zuständig. Darunter fällt auch die Verrechnung der kalkulatorischen Raumkosten und der Neben- und Dienstleistungskosten. Das IMA baut derzeit die IT-Unterstützung der Immobilienprozesse neu auf. Angestrebt wird der Einsatz einer Standardsoftware, wie SAP RE-FX und PM/CS. Dazu müssen die Werteflüsse für die Verrechnung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten neu festgelegt werden. Zudem wird der Neubau für das Polizeiund Justizzentrum (PJZ) geplant. Die neue IT-Unterstützung der Verrechnungsprozesse muss deshalb auf ein Geschäftsmodell mit mehreren Betreibern ausgelegt werden. Mit dem neuen Konzept werden geltende Regelungen für die Verrechnung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten des Immobilienamtes aufgrund folgender Schwachstellen und Ereignisse überarbeitet: Die Festlegung der Raumkosten je Quadratmeter erfolgt zeitverschoben und hat bei Investitionen in die Gebäude grosse Schwankungen der Quadratmeterpreise zur Folge. Diesbezüglich soll für die Nutzenden mehr Transparenz geschaffen werden. Derzeit ist keine verursachergerechte Verrechnung der Nebenkosten möglich, da nicht alle Leistungen (z. B. Verwaltung, Immobilienmanagement) erfasst werden. Es gibt keine Kostentransparenz, da Leistungen, die bereits heute erbracht werden, nicht zu den tatsächlichen Kosten verrechnet werden können (fehlende Vollkostenrechnung). Damit fehlt es auch an einem Anreiz für die Nutzenden für Kosteneinsparungen. Durch die Einführung des Prozess-/Leistungsmodells (ProLeMo; Industrie-Standard) werden die Leistungen und Kosten vollständig erfasst und können dadurch mit denjenigen anderer Facility-Manager- Organisationen verglichen werden. Dienstleistungen lehnen sich an das Prozess-/Leistungsmodell im FM (ProLeMo) an und können danach ausgewertet werden. Die geltenden Regelungen bilden nicht alle Aspekte ab (Modell mit mehreren Betreibern), die beispielsweise für die Raumverrechnung des künftigen PJZ benötigt werden. Hier muss der neue Verrechnungsprozess auf das Geschäftsmodell mit mehreren Betreibern ausgerichtet werden.

2 2 Die bestehende IT-Lösung des Immobilienamtes für die Raumverrechnung kann nur noch befristet unterhalten und muss spätestens im Hinblick auf die Inbetriebnahme des PJZ abgelöst werden. Es ist vorgesehen, anstelle der heutigen Individuallösung eine SAP-Standardsoftware einzusetzen. Dazu müssen zwingend und so rasch wie möglich die Werteflüsse für die Liegenschaftserfolgsrechnung und die Verrechnung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten festgelegt werden. Falls dies nicht im Laufe von 2017 erfolgen kann, ist mit Verzögerungen im Rahmen der vom Kantonsrat geforderten Umsetzung der Reorganisation des Immobilienmanagements (KR-Nr. 29/2013) zu rechnen, weil keine Erfahrungen mit dem neuen Verrechnungskonzept gesammelt werden können. Das vorliegende Konzept wirkt sich unmittelbar auf die rund 160 Immobilien, die der Kanton im Verwaltungsvermögen hält, aus. Hiervon sind ungefähr 40 Immobilien von der Verrechnung der Kostenmiete betroffen. Demgegenüber betrifft die Verrechnung der Neben- und Dienstleistungskosten alle Gebäude. Das vorliegende Konzept stellt eine Übergangslösung dar bis zur definitiven Umsetzung der Reorganisation des Immobilienmanagements. B. Zielsetzungen des Konzepts Vor dem Hintergrund der Reorganisation des Immobilienmanagements (KR-Nr. 29/2013) und der zu überarbeitenden Rechtsgrundlagen betreffend Raumverrechnung hat die Projektgruppe das heutige Konzept überarbeitet und Verbesserungsmöglichkeiten mit konkreten Massnahmen aufgezeigt. Ziel dieses Übergangskonzepts ist es, im nächsten Jahr Erfahrungen zu sammeln, um das Mietermodell gestützt auf das hierfür erforderliche Verrechnungskonzept umzusetzen und Anpassungen rechtzeitig in die Wege leiten zu können. Mit der Umsetzung der neuen Raumverrechnung werden in Übereinstimmung mit den Vorgaben zur Reorganisation des Immobilienmanagements die nachfolgenden Ziele verfolgt: aktuelle, möglichst stabile, mittelfristig kostendeckende Quadratmeterpreise für die Raumverrechnung; perioden- und verursachergerechte Verrechnung der Raum-, Nebenund Dienstleistungskosten (die durch die Nutzenden beeinflusst werden können); einfachere Budgetierung durch die Nutzenden; Ermöglichung der Umsetzung mit den bestehenden Richtlinien, allenfalls mit Anpassung der bestehenden Richtlinien im Rahmen der Revision der Immobilienverordnung;

3 3 geringer administrativer Aufwand seitens Immobilienamt, einfache Berechnung und Pflege der Quadratmeterpreise (Kostenmiete); Verbesserung der Nachvollziehbarkeit; Akzeptanz bei den Nutzenden; Einhaltung der Saldovorgaben des Regierungsrates durch das Immobilienamt; Ausbau der IT-Unterstützung der Verrechnungsprozesse für das Geschäftsmodell mit mehreren Betreibern. Mit dem vorliegenden Konzept Raumverrechnung können diese Ziele erreicht werden. Die Immobilien des Verwaltungsvermögens der Baudirektion werden neu in einer finanziellen Leistungsgruppe abgebildet. Dies ermöglicht stabilere Raumkosten je m 2, weil die finanzielle Leistungsgruppe Über- oder Unterdeckungen aufweisen kann, ohne dass dadurch Saldovorgaben des Regierungsrates verletzt werden. Die Über- oder Unterdeckungen der Immobilien im Verwaltungsvermögen werden getrennt vom Ergebnis des Immobilienamtes ausgewiesen (analog zur Leistungsgruppe Nr mit den Liegenschaften des Finanzvermögens). Der Saldo der Erfolgsrechnung muss jedoch langfristig ausgeglichen sein. Angestrebt wird, dass das Ergebnis über eine Periode von acht Jahren ausgeglichen ist. Der Ausgleich kann durch die Anpassung der Raumkosten durch den Regierungsrat erreicht werden. Da Neuinvestitionen durch den Regierungsrat genehmigt werden müssen, ist zudem sichergestellt, dass bei positiven Abschlüssen in der neuen Leistungsgruppe keine unzweckmässigen Mehrinvestitionen getätigt werden. C. Inhalt des Konzepts Pro Gebäude führt das Immobilienamt mit Einführung der SAP-Lösung eine Liegenschaftenerfolgsrechnung. Diese ermöglicht eine neue Gliederung der Kosten und damit verbunden Verursachergerechtigkeit, Transparenz, Qualität und Aktualität. Die Direktionen (Nutzenden) und deren Ämter werden dadurch finanziell nicht stärker belastet. Den Nutzenden werden nur die tatsächlichen Ist-Kosten belastet und im Rahmen des neuen Konzepts Raumverrechnung keine zusätzlichen Kosten auferlegt werden. Die Verwaltungskosten sind ebenfalls nicht enthalten, werden jedoch für den Benchmark aus rein statistischen Gründen mitgeführt. Anpassungen des Mietzinses erfolgen erst bei Zinsschritten von 0,25%. Bisher wurden die Raumkosten den Mietern mit den Betriebs- bzw. Nebenkosten verrechnet. Künftig werden die Nebenkosten perioden- und wo möglich verursachergerecht, sonst pauschal pro Objekt und Nutzenden über die neue finanzielle Leistungsgruppe verrechnet. Das Geschäftsjahr für die Nebenkostenabrechnung umfasst damit neu den Zeitraum

4 4 von Oktober bis und mit September (und nicht mehr wie bis anhin von Januar bis Dezember), sodass die finanzielle Leistungsgruppe jährlich ausgeglichen werden kann. Ein Vergleich des bisherigen Modells mit dem neuen Modell ist mithin aus diesem Grund nicht möglich. Der Aufwand für mieterseitige Dienstleistungen wird den Bestellenden direkt in Rechnung gestellt. Die Anpassungen bei den Raumkosten erfolgt neu einschliesslich der eigentümerseitigen Betriebskosten und Gruppierung der Gebäude nach Objektarten. Die Verrechnung der Nebenkosten erfolgt neu als Ist-Kosten der Periode statt bisher als Budgetverrechnung gestützt auf die Ist-Kosten der Vorjahre. Mit der Umsetzung des Konzepts werden die Ist-Kosten neu perioden- und wo möglich verursachergerecht verrechnet. Die Qualität, Aktualität und Transparenz der Immobilienkosten werden mit der Übergangslösung verbessert und liefern im Hinblick auf die Einführung des Mietermodells wertvolle Zusatzinformationen betreffend der zu setzenden Anreize. Bei der Festlegung der Raumkosten wird der Gebäudezustand ebenfalls mitberücksichtigt werden. Der erhöhte administrative Aufwand ist aus Sicht des Immobilienamtes vertretbar. Um sicherzustellen, dass der Zustand aktuell und einheitlich erfasst ist, werden die betroffenen Gebäude 2017 einer neuen Zustandsbewertung unterzogen. Dies kann in der Folge für einzelne Gebäude zu einer Anpassung der Kostenmieten auf den 1. Januar 2019 führen. Unter Berücksichtigung des heutigen Gebäudezustands ergeben sich folgende Mietpreise je m 2 : Flächenart Büro-, Aufenthaltsund Schalterräume Engere Zentralverwaltung Top Mittel Sanierung Bezirksverwaltungen Einzeln genutzte Gebäude Polizeiposten Top Mittel Sanierung Die in der Tabelle aufgeführten Raumkosten je m 2 für Büro-, Aufenthalts- und Schalterräume weichen geringfügig von denjenigen im Anhang 5 des Konzepts Raumverrechnung ab, weil in der Zwischenzeit der Zustand für alle betroffenen Gebäude berücksichtigt werden konnte. Top Mittel Sanierung Bürotechnik Werkstätten, Labor, Küchen Werkhallen Lager

5 5 Die Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten werden wie bisher periodisch in Rechnung gestellt. Die übrigen Dienstleistungskosten, wie z. B. Telematik, Büromobiliar und Umzüge, erfahren mit dem neuen Konzept Raumverrechnung keine Änderungen. Spezialvereinbarungen mit den Parlamentsdiensten bezüglich der Verrechnung der Raumkosten sind vom neuen Konzept Raumverrechnung nicht betroffen und bleiben nach wie vor gültig. Die IT-Unterstützung der Prozesse erfolgt neu, wie erwähnt, mittels SAP-Standardsoftware. Die bestehende, veraltete und kaum mehr zu unterhaltende Individuallösung des Immobilienamtes wird abgelöst. Mit der SAP-Lösung und durch die Verabschiedung des vorliegenden Konzepts wird ab 2019 für die Nutzenden ein Lesezugriff auf die Liegenschaftenerfolgsrechnung je Gebäude in die Wege geleitet. Damit können die Direktionen zukünftig jederzeit die Kosten und die verrechneten Mieten, Nebenkosten und Dienstleistungen kontrollieren und es wird Transparenz geschaffen. Zu berücksichtigen ist, dass die SAP-Standardsoftware 2017 eingeführt werden muss, damit die Daten rechtzeitig bereitgestellt werden können. D. Massnahmen Die neu berechnete Kostenmiete ist vom Regierungsrat festzulegen und durch die Baudirektion im Hinblick auf die Erarbeitung des KEF bekannt zu gegeben. Die neue Kostenmiete und die Ist-Verrechnung der Nebenkosten werden auf den 1. Januar 2018 eingeführt. Auf den 1. Januar 2018 werden die Hochbauten der Baudirektion in die neue finanzielle Leistungsgruppe übergeführt. Die aktualisierte Kostenmiete wird jährlich mit dem Beschluss des Regierungsrates betreffend die Richtlinien zum KEF beschlossen. E. Umsetzung Konzept Das Immobilienamt der Baudirektion setzt das neue Konzept Raumverrechnung um und legt dem Regierungsrat Änderungen des Konzepts zum Beschluss vor. Im Weiteren setzt es die neuen Werteflüsse entsprechend dem vorliegenden Konzept Raumverrechnung unter Berücksichtigung des Gebäudezustands auf den 1. Januar 2018 um.

6 6 Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat: I. Dem Konzept Raumverrechnung des Immobilienamtes vom 26. Oktober 2016 wird zugestimmt. Es gilt als Übergangslösung bis zur definitiven Einführung des Mietermodells. II. Bei den Nebenkosten werden 2018 erstmals die Ist-Kosten der Periode Oktober 2017 bis September 2018 verrechnet. III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich) die Finanzkontrolle die Parlamentsdienste die Ombudsperson den Datenschutzbeauftragten Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber: Husi