Was ist ERP? Management Summary INHALT

Transkript

1 Was ist ERP? Im Zusammenhang mit IT-Lösungen für Unternehmen ist immer wieder das Kürzel ERP zu finden. Auf diesen Seiten erfahren Sie was ERP bedeutet, welche Software dafür eingesetzt wird und was eine ERP-Lösung einem KMU bringt. Management Summary ERP ist eine Abkürzung für Enterprise Resource Planning, was auf Deutsch übersetzt soviel bedeutet wie: Einsatzsteuerung der Betriebsmittel für ein Vorhaben. Dieses Vorhaben kann alles Mögliche sein, in der Regel ist damit der Betrieb eines Unternehmens gemeint. ERP an sich ist ein Konzept und keine Software. Im Grunde lässt sich Enterprise Resource Planning mit beliebigen Mitteln durchführen angefangen bei Zettelkartei und Taschenrechner über Kalkulationsprogramme bis hin zu speziellen Softwaresystemen. Letztere sind genau das, was üblicherweise gemeint ist, wenn von einem ERP- System oder ERP-Programmen die Rede ist. ERP-Systeme sind also Softwarelösungen, die dem Zweck dienen, Enterprise Resource Planning zu betreiben. Diese Systeme sind zumeist modular aufgebaut und bieten Komponenten für einzelne Unternehmensfunktionen, wie etwa Materialwirtschaft, Produktion oder Personalwirtschaft. Trotz ihres modularen Aufbaus sind ERP- Systeme hochgradig integriert. Zwischen den Modulen findet stets ein reger Informationsaustausch statt, da auch in der betrieblichen Realität keine Unternehmensfunktion von den anderen isoliert ist. INHALT Was bedeutet das Kürzel ERP? Was sind ERP-Systeme? Was bringen ERP-Systeme einem KMU? Wie wählt man ein ERP-System aus? Wie führt man ein ERP-System im Unternehmen ein? Bei der Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen spielen dessen Geschäftsprozesse eine große Rolle. Die Geschäftsprozesse, also die betrieblichen Abläufe, werden im Vorfeld analysiert und modelliert bis sie das Unternehmen ausreichend detailliert beschreiben. Anschließend wird mit Hilfe dieser Landkarte das ERP-System an das jeweilige Unternehmen angepasst. Der Hauptnutzen von ERP-Systemen besteht darin, dass sich mit ihrem Einsatz die Komplexität betrieblicher Abläufe sehr gut managen lässt. Prozesse werden standardisiert, automatisiert und beschleunigt, der abteilungsübergreifende Informationsaustausch wird verbessert und der Zugang zu relevanten Informationen wird unternehmensweit erleichtert. Bei der Auswahl eines passenden ERP-Systems ist darauf zu achten, dass der Anbieter des Systems über Erfahrungen in der jeweiligen Branche hat. Denn auch wenn manchmal das Gegenteil behauptet wird, nicht jedes ERP-System ist für jedes Unternehmen geeignet. Es gibt aber viele ERP-Anbieter, die auf ganz bestimmte Branchen und Anwendungen spezialisiert sind. Die Übernahme eines solchen Systems erspart einem KMU viele Anpassungsarbeiten und ermöglicht einen raschen Einsatz im eigenen Betrieb. Was ist ERP? Seite 1 von 6

2 Was bedeutet das Kürzel ERP? Um einen gängigen Irrtum gleich vorwegzunehmen, ERP ist keine Software. ERP ist vielmehr das Kürzel für ein Konzept, das sich aus drei Begriffen zusammensetzt: Mit dem ersten Buchstaben E ist Enterprise gemeint, was soviel wie Vorhaben oder Unternehmung bedeutet. Das kann alles Mögliche sein, wie zum Beispiel ein Bauprojekt, ein Feldzug, eine Umweltmission oder natürlich auch ein Wirtschaftsbetrieb. Der zweite Buchstabe R steht für Resource. Damit sind die Ressourcen gemeint, die für das Vorhaben zur Verfügung stehen. Diese Ressourcen sind im Normalfall Finanzmittel (also Kapital), Betriebsmittel (wie zum Beispiel Geräte, Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude usw.) und, nicht zuletzt, die für die Umsetzung des Vorhabens notwendigen Menschen (also zum Beispiel Personal). Der dritte Buchstabe P steht für Planning. Damit ist nicht nur Planung gemeint, sondern die gesamte Einsatzsteuerung der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Zusammengefasst bedeutet das: Das Kürzel ERP steht für ein Konzept, mit dessen Hilfe die Einsatzsteuerung der Ressourcen für ein beliebiges Vorhaben durchgeführt wird. ERP steht für: E Enterprise R Resource P Planning ERP ist keine Software, sondern ein Konzept, mit dem die Einsatzsteuerung der Betriebsmittel für ein bestimmtes Vorhaben durchgeführt wird. Im betrieblichen Kontext ist mit ERP gemeint, dass damit die Einsatzsteuerung von Kapital, Betriebsmitteln und Personal für ein Unternehmen durchgeführt wird. Wie bereits Eingangs erwähnt, ERP ist ein Konzept und keine Software. Im Grunde lässt sich ERP mit beliebigen Mitteln durchführen angefangen bei Zettelkartei und Taschenrechner über Kalkulationsprogramme bis hin zu speziellen Softwaresystemen. Letztere sind genau das, was üblicherweise gemeint ist, wenn von einem ERP-System oder ERP-Programmen die Rede ist. Was sind ERP-Systeme? ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die dem Zweck dienen, ERP (also Enterprise Resource Planning) zu ermöglichen. Typischerweise sind in einem ERP-System folgende Unternehmensfunktionen in einzelnen Modulen abgebildet, die meistens auch getrennt erworben werden können: Materialwirtschaft Produktion Finanz- und Rechnungswesen Controlling Personalwirtschaft Forschung und Entwicklung Verkauf und Marketing Stammdatenverwaltung Was ist ERP? Seite 2 von 6

3 Trotz ihres modularen Aufbaus sind ERP-Systeme meistens hochgradig integriert. Das heißt, dass verschiedene Teilfunktionen des Unternehmens wie z.b. Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Personalwirtschaft zwar in einzelnen Softwaremodulen realisiert sind zwischen den Modulen kommt es aber zu einem regen Informationsaustausch, da in der betrieblichen Realität keine Unternehmensfunktion von den anderen isoliert ist. Um dieser Notwendigkeit zum Datenaustausch und dem Ineinandergreifen der Prozesse zu genügen, ist aber die rein funktionale Betrachtungsweise nicht ausreichend. Denn es macht keinen Sinn, für die einzelnen Unternehmensfunktionen wie Materialwirtschaft, Personalwirtschaft oder Finanzwirtschaft Insellösungen zu schaffen. Bei der Anpassung eines ERP-Systems an ein konkretes Unternehmen hat sich daher eine zweite, übergreifende Betrachtungsweise etabliert: Die Betrachtungsweise aus dem Blickwinkel der Geschäftsprozesse des Unternehmens. Was ist ein Geschäftsprozeß? Geschäftsprozesse sind definierte Abfolgen von Schritten, mit denen ein betriebliches Ziel verfolgt wird. Sie werden verwendet, um Abläufe in einem Unternehmen zu beschreiben. Geschäftsprozesse werden eingesetzt, um die Tätigkeiten eines Unternehmens in einem ERP-System modulübergreifend abbilden zu können. Um ein Beispiel zu nennen: Die Bestellung einer einfachen Schraube durch einen Kunden hat ihre Auswirkungen in den verschiedensten Unternehmensbereichen: In der Beschaffung oder Produktion, im Verkauf, in der Lagerhaltung und im Finanzund Rechnungswesen. Diese Auswirkungen bestehen natürlich auch in den Modulen des ERP-Systems. Auch dort muss sich die Bestellung der Schraube in allen betroffenen Modulen mit den richtigen Aktivitäten niederschlagen. Wie dieses Beispiel zeigt, ist vor der Einführung eines ERP- Systems in einem Unternehmen eine genaue Analyse und Modellierung der Geschäftsprozesse des Betriebes unumgänglich. Erst auf dieser Grundlage wird es möglich, das ERP-System so anzupassen, dass es die Tätigkeiten des Unternehmens tatsächlich abbildet und bestmöglich unterstützt. Wenn dieser Grundsatz beachtet wird, dann kann ein ERP-System einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten es lassen sich damit zum Beispiel Prozesse automatisieren, das Lager optimieren oder die Produktion steuern. Alles in allem wird es mit dem Einsatz eines gut angepassten ERP-Systems für ein Unternehmen möglich, Komplexität abteilungsübergreifend zu managen. Der Nutzen von ERP-Systemen Der Hauptnutzen von ERP-Systemen besteht sicher darin, dass sich mit ihrem Einsatz die Komplexität betrieblicher Abläufe managen lässt. Ob sich mit einem ERP-System ein wirklicher Wettbewerbsvorteil erzielen lässt, hängt in erster Linie von der Unternehmensgröße ab. Da praktisch alle Großbetriebe ERP-Systeme im Einsatz haben, erzielen diese Unternehmen durch ERP-Systeme keine Wettbewerbsvorteile mehr für Großbetriebe ist der ERP-Einsatz heute ein Pflichtprogramm und sie vermeiden damit nur mehr die Nachteile, die sie ohne ERP-System hätten. Ganz anders im Bereich der KMU. Hier liegt noch lange keine Marktsättigung vor, was den Einsatz von ERP-Systemen betrifft. Ein KMU kann also durch den Einsatz eines gut an seinen Betrieb angepassten ERP-Systems einen deutlichen Zeit- und Kostenvorsprung gegenüber seinen Mitbewerbern erzielen. Was ist ERP? Seite 3 von 6

4 Im Detail resultiert der mögliche Wettbewerbsvorteil aus vielen Einzelpunkten, von denen einige der wichtigsten hier angeführt sind: Ein ERP-System ist eine Gesamtlösung, mit der die Kosten von Insellösungen einzelner Abteilungen vermieden werden Prozesse lassen sich automatisieren, werden standardisiert und beschleunigt Durch die Beschleunigung der Prozesse steigt die Kundenzufriedenheit Es gibt nur einen Datenstamm, redundante Datenhaltung wird vermieden Lageroptimierung führt zu reduzierten Lagerkosten Durch besseren Einblick raschere Einbringung von Außenständen Optimierung im Einkauf, dadurch geringere Einkaufskosten Durch übergreifendes Finanzmanagement besserer Einsatz der Finanzmittel Der abteilungsübergreifende Informationsaustausch wird verbessert Der Zugang zu relevanten Informationen wird erleichtert Durch Auswertungen sichere Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung Integration als zentraler Aspekt Integration ist bei ERP-Lösungen ein wirklich zentraler Aspekt. Sie bringt mit sich, dass alle Nachteile vermieden werden, die aus mehreren Insellösungen resultieren würden, wie zum Beispiel aufwändige Schnittstellen, schlechte Wartbarkeit und hohe Betriebskosten. Konkret ist im ERP-Bereich die Datenintegration von großer Bedeutung. Darunter ist zu verstehen, dass die verschiedenen Anwendungen (wie Materialwirtschaft, Rechnungswesen, Controlling, usw.) eine einzige, gemeinsame Datenbasis teilen. Komplizierte und langwierige Datenübergaben zwischen den Modulen entfallen somit und es ist auch nicht notwendig, ein und dieselben Daten zwei- oder vielleicht sogar mehrfach zu halten. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Integration ist die Geschäftsprozessintegration. Damit ist die Synchronisierung der verschiedenen Funktionen gemeint, die miteinander verbunden sind und in Was bedeutet Integration? Unter Integration ist zu verstehen, dass die einzelnen Anwendungen eines ERP-Systems eine gemeinsame Datenbasis teilen. Sie bedeutet auch, dass die in einem ERP-System abgebildeten Geschäftsprozesse in Echtzeit zusammenarbeiten. Echtzeit zusammenarbeiten. Aus dem Anspruch, dass ERP-Systeme hochgradig integriert sein sollen, ergeben sich natürliche hohe Anforderungen an die eingesetzten Datenmodelle und die bei der Programmierung verwendeten Technologien. Was ist ERP? Seite 4 von 6

5 Auswahl eines ERP-Systems Eines gleich vorweg die Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen bedeutet eine enge Bindung an den Anbieter. Nicht nur während der Einführung, sondern auch während des laufenden Betriebs ist eine enge Kooperation notwendig. Das bringen Wartung, Updates und die Absicherung der Betriebsbereitschaft automatisch mit sich. Schon allein aus diesem Grund ist es wichtig, die Entscheidung für ein bestimmtes System bzw. einen bestimmten Anbieter sehr sorgfältig zu treffen. Dabei ist nicht allein die Funktionalität eines bestimmten ERP-Produkts entscheidend, auch die Frage, ob die Chemie in der Zusammenarbeit stimmt, sollte in die Entscheidung unbedingt einbezogen werden. Ebenso wichtig ist natürlich das ERP-Produkt selbst. Auch wenn manche Anbieter das behaupten, nicht jedes ERP-System ist für jedes Unternehmen geeignet. Vor allem die großen ERP- Anbieter haben ihr Angebot mehr für Großbetriebe wie Konzerne als für KMU ausgelegt. Und es gibt viele Anbieter, die sich auf eine bestimmte Branche spezialisiert haben. So ist zum Welches ERP-System ist richtig? Kein ERP-System ist für alle Unternehmen geeignet. Viele Anbieter haben sich auf eine bestimmte Branche spezialisiert - solche Systeme ersparen viele Anpassungsarbeiten und ermöglichen einen raschen Einsatz. Beispiel die SDT GmbH mit ihrer Eigenentwicklung plexus ERP ganz besonders auf die Anforderungen von Handelsunternehmen ausgerichtet. Welches System am besten zu den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt, sollte also unbedingt im Vorfeld geklärt werden. Die SDT GmbH bietet dafür einen eigenen Workshop an, der am Ende dieses Dokuments näher beschrieben ist. Einführung eines ERP-Systems Genauso wie bei der Auswahl des Systems sollte auch Intern bei der Einführung nicht auf die menschliche Komponente vergessen werden. Damit ein ERP-System effizient eingeführt werden kann, müssen die Mitarbeiter des Unternehmens mitziehen. Wenn sie sich nicht einbezogen fühlen, besteht die Gefahr, dass sie gegen das neue System arbeiten. Rückhalt aus dem Kreis der eigenen Mitarbeiter ist also eine ebenso wichtige Grundvoraussetzung wie ein guter Draht zum gewählten ERP-Partner. Für die technisch-organisatorische Ebene der Einführung gibt es bewährte Modelle, die im Wesentlichen aus vier Phasen bestehen: In der Analysephase erfolgt eine saubere Erhebung des Geschäftsmodells und der Geschäftsprozesse, noch völlig unabhängig von einem bestimmten ERP-System. Mit der Planungsphase wird dann festgelegt, wie die ermittelten Geschäftsprozesse in einem ausgewählten ERP-System abgebildet werden. Im Rahmen der Realisierungsphase erfolgt dann der tatsächliche Aufbau des Systems, inklusive der Stammdatenbasis. In der Einführungsphase wird schließlich das Rollout des Systems im Unternehmen vorgenommen, die Lösung wird, wie man sagt, in Produktion übernommen. Was ist ERP? Seite 5 von 6

6 ERP-Workshop Viele KMU haben noch keine ausgesprochene ERP-Lösung oder sind mit ihrer bestehenden Lösung nicht zufrieden. Die Geschäftsleitung vermutet vielleicht sogar, dass das Geschäft zuverlässiger und kostengünstiger ablaufen könnte, wenn sie eine optimale Lösung einsetzen würden. Um auszuloten, wie eine solche Lösung für den jeweiligen Fall aussehen kann, bietet die SDT GmbH den 2-tägigen Workshop Vom Business zur IT Business-Lösung. Darin werden die zentralen Fragen behandelt, die für jedes Handelsunternehmen von entscheidender Bedeutung sind: Wie sehen das Geschäftsmodell und die Geschäftsprozesse des Betriebs aus der Sicht der Informationstechnologie aus? Worauf ist bei der Abbildung des Geschäftsmodells in ein ERP-System besonders zu achten? Was sind die Anforderungen, die man mit Fug und Recht an ein ERP-System stellen sollte? Und, nicht zuletzt, was ist die beste Vorgangsweise, um eine ERP-Lösung aufzubauen, die das Geschäft optimal unterstützt? Das Ergebnis des Workshops ist ein Empowerment für die teilnehmenden Entscheidungsträger. Sie erfahren, mit welchen Methoden sich ihre Geschäftsprozesse modellieren lassen, sie erhalten eine erste Analyse ihres Geschäftsmodells und sie erkennen, wie sich ihr Geschäft optimal in einer ERP-Lösung abbilden lässt. Die Workshops dauern jeweils zwei Tage von 9h bis 16h und finden in den Räumlichkeiten der SDT GmbH im IZ NÖ Süd in Wiener Neudorf statt. Die im Workshop behandelten Themen werden flexibel an das jeweilige Unternehmen angepasst. Die Workshop-Leitung erfolgt durch Experten der SDT GmbH, die Veranstaltungstermine werden individuell vereinbart. Eine Workshop-Beschreibung steht als PDF zum Download bereit. Für weitere ausführliche Informationen vereinbaren Sie bitte einen Termin für ein persönliches Gespräch unter der Telefonnummer +43 (2236) Zum Autor dieses Beitrags Mag. Alexander Lacina ist in der SDT GmbH für Marketing und Vertrieb zuständig. Den Kontakt zu seinen technischen Wurzeln hat er nie verloren, und so arbeitet er auch nach wie vor aktiv in der Softwareentwicklung und an Kundenprojekten. In seiner Rolle als Außenminister der SDT ist ihm der direkte Draht zu Kunden sehr wichtig. Alexander Lacina ist Teilhaber der SDT, seine besonderen Stärken sind seine Aufgeschlossenheit und seine Einsatzbereitschaft. Sie erreichen Alexander Lacina unter der Adresse SDT GmbH, für den Inhalt verantwortlich: Mag. Alexander Lacina SDT SOFTWARE Design & Technologie GmbH IZ NÖ Süd, Straße 7, Objekt 58B, Top 9, 2355 Wiener Neudorf, Österreich Telefon: +43 (2236) / , Fax: +43 (2236) / Was ist ERP? Seite 6 von 6