PRODUKTZERTIFIZIERUNGEN I EN A1, EN ISO bis 4, EN und DIN

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1 . SystemCER Zertifizierungsgesellschaft m.b.h. Parkstraße 11 A 8700 Leoben 0043 (0) office@systemcert.at PRZESSBESCHREIBUNG zur Durchführung von PRDUKZERIFIZIERUNGEN I EN A1, EN IS bis 4, EN und DIN Rev05 / Stand: März 2017 SystemCER Zertifizierungsgesellschaft m.b.h., im Folgenden nur mehr SystemCER genannt Anmerkung zum Dokument: Wenn im ext männliche Schreibweisen verwendet werden, so ist bei Entsprechung auch die weibliche Form inkludiert. Dieses Dokument wurde entsprechend den Vorgaben zur Lenkung von Dokumenten erstellt, geprüft und freigegeben. DI Elias Glantschnig Michaela Hall DI Franz Gruber erstellt: überarbeitet: geprüft/freigegeben: Datum: Datum: Datum:

2 1. Ziel und Zweck Diese Beschreibung eines Produktzertifizierungssystems ist die Ausführungsgrundlage für die Zertifizierung von Produkten nach unterschiedlichen Auditkriterien. Sie beinhaltet die Umsetzung der normativen Forderungen an eine Produktzertifizierungsstelle und bildet die allgemeinen Regeln, Verfahren zur Leitung und Lenkung für Produktzertifizierungen ab. Diese Prozessbeschreibung ist die Ausführungsgrundlage für die Zertifizierung von rganisationen, die Stahltragwerke nach EN fertigen und/oder in Verkehr bringen, Aluminiumtragwerke nach EN fertigen und/oder in Verkehr bringen, geschweißte Produkte nach Normenreihe EN IS 3834 herstellen Schienenfahrzeuge und -fahrzeugteile nach Normenreihe EN o fertigen oder o instandsetzen oder o konstruieren oder o einkaufen und montieren oder o einkaufen und weiter vertreiben. Eisenbahnfahrzeuge nach DIN und EN durch Schweißen instandsetzen Die im Folgenden abgebildeten Abläufe beziehen sich, falls nicht anders angegeben, auf alle oben genannten Normen. 2. Begriffe und Abkürzungen Grundsätzlich werden die Begriffe und Abkürzungen gemäß EN 1090ff, EN IS 3834ff, EN 15085ff, EN IS/IEC , EN IS/IEC und EN IS verwendet. Die hier angeführten Begriffe dienen der besseren Lesbarkeit der Prozessbeschreibung. 2.1 Allgemeine Begriffe Zertifizierungssystem: Regeln, Verfahren und Management für die Durchführung von Zertifizierungen (ANMERKUNG: in Anlehnung an EN IS/IEC 17000:2004, 2.7). Zertifizierungsprogramm: Zertifizierungssystem, das sich auf bestimmte Produkte bezieht, auf welche dieselben festgelegten Anforderungen, spezifischen Regeln und Verfahren angewendet werden. (EN IS/IEC 17065:2012, 3.9). Die Regeln, Verfahren sowie Leitung und Lenkung der Zertifizierung von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen werden durch das Zertifizierungsprogramm festgelegt. Eigentümer des Programms/Programmeigner: Person oder rganisation, die für die Entwicklung und Aufrechterhaltung eines bestimmten Zertifizierungsprogramms verantwortlich ist. In diesem Fall ist SystemCER Eigentümer des Programms. Auftraggeber im Sinne der EN ist die Vertragspartei, die den Auftrag für die Fertigung von Stahltragwerken und/oder Aluminiumtragwerken gegen Entgelt an einen Hersteller übergibt. Hersteller: o EN 1090ff: Person oder rganisation, die die Stahlkonstruktion oder Aluminiumkonstruktion ausführt (herstellt oder herstellen lässt und in seinem Namen in Verkehr bringt) o EN IS 3834ff: Person oder rganisation, die für die schweißtechnische Produktion verantwortlich ist Seite 2 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx

3 o EN 15085ff: rganisation, die eine schweißtechnische Fertigung hat, zur Herstellung oder Instandsetzung (einschließlich Reparatur) von Schienenfahrzeugen und fahrzeugteilen, einschließlich Fertigungsschweißen von Gussteilen Zertifizierungsstufe CL 1, CL 2 oder CL 3; oder geschweißte Schienenfahrzeugteile oder fahrzeugteile konstruiert oder geschweißte Fahrzeugteile zur Montage in Schienenfahrzeugen einkauft oder geschweißte Fahrzeugteile zur Montage vertreibt Zertifizierungsstufe CL 4 Zertifizierungsstufen (aufsteigend nach Anforderungen): o EN 1090ff: Ausführungsklassen (execution classes) EXC1 bis EXC4 o EN IS 3834ff: Stufe der Qualifizierung EN IS bis EN IS o EN : Zertifizierungsstufe (certification level) CL 4 bis CL 1 o DIN : Es gelten die Zertifizierungsstufen der EN ausgenommen CL EN Stahlkonstruktion: eile eines Bauwerks, die das Stahltragwerk betreffen. Aluminiumkonstruktion: eile eines Bauwerks, die tragende Aluminiumteile sind. Bauwerk: alles was gebaut ist oder aus baulicher ätigkeit resultiert und betrifft sowohl Gebäude als auch Ingenieurbauwerke. Bauwerk bezieht sich auf die gesamte Konstruktion, sowohl auf tragende als auch auf nicht tragende eile. Fertigung: jegliche ätigkeit, die zur Produktion und Lieferung eines Bauteils erforderlich ist. Dazu gehören auch die Materialbeschaffung, die Vorbereitung, der Zusammenbau, das Schweißen, mechanisches Verbinden, transportieren, das Aufbringen von berflächenschutz und die dazugehörige Kontrolle und Dokumentation. Ausführung: jegliche ätigkeit zur Fertigstellung von Bauwerken wie die Materialbeschaffung, die Vorbereitung, der Zusammenbau, das Schweißen, mechanisches Verbinden, transportieren, die Montage, das Aufbringen von berflächenschutz und die dazugehörige Kontrolle und Dokumentation Auftraggeber im Sinne der EN ist die Vertragspartei, die den Auftrag für die Fertigung von Stahltragwerken und/oder Aluminiumtragwerken gegen Entgelt an einen Hersteller übergibt. 3. Allgemeine Regelungen Die Erfüllung der Anforderungen an eine Zertifizierungsstelle, wie sie etwa in EN IS/IEC Abschnitt 4.1 dargestellt sind, werden im MD Managementhandbuch Systemzertifizierung nach EN IS festgelegt. Auch die Anforderungen an organisatorische/personelle/dokumentarische/informative Strukturen sind im allgemeinen MD Managementhandbuch Systemzertifizierung nach EN IS einerseits sowie den nachgeordneten Dokumenten andererseits niedergeschrieben. Das geforderte QM-System besteht seit einigen Jahren und erfüllt sowohl die Forderungen der IS 9001 als auch anderer Regelwerke. Die grundlegende Verpflichtung einer Zertifizierungsstelle zur Festlegung der Bedingungen für die Erteilung, Aufrechterhaltung und Erweiterung der Zertifizierung ist in MD Managementhandbuch Systemzertifizierung nach EN IS abgebildet. Zusätzlich gibt es für den Bereich der Produktzertifizierung ergänzende Produktzertifizierungsprogramme. Ihnen gemein ist der Bedarf eines Antrags zur Zertifizierung. Dieser Antrag bei Erstzertifizierung vor der Angebotslegung, in der Folge dann in Kombination mit der Beauftragung für das Audit ausgestellt. PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx Seite 3 von 12

4 3.1 Rechte und Pflichten des Eigentümers des Programms Eigentümer des Produktzertifizierungssystems sowie der untergeordneten Zertifizierungsprogramme ist SystemCER, die damit voll verantwortlich für die Ziele, den Inhalt und die Vollständigkeit der Programme ist. Der strukturierte Aufbau, die Dokumentation sowie die Pflege und gegebenenfalls Anleitung zur Verwendung der Programme wird durch SystemCER durchgeführt. Die Entwicklung der Programme obliegt dem Leiter der Zertifizierungsstelle, womit die Kompetenz sowohl in technischen als auch konformitätsbewertungsrelevanten Aspekten sichergestellt ist. 3.2 Entwicklung von Produktzertifizierungsprogrammen Die inhaltliche Entwicklung von Produktzertifizierungsprogrammen erfolgt gemäß den spezifischen Normforderungen. Die regelmäßige Bewertung erfolgt durch die planmäßig durchgeführten internen Audits sowie durch die Begutachtung durch die Akkreditierungsstelle. Feedback und Verbesserungsvorschläge treffen einerseits von Kundenseite und andererseits aus Fachgremien (z.b. Normungsausschüsse, Mitarbeit im Austrolab, ) ein. 3.3 Inhalte eines Programms Die Bedingungen, unter denen der Kunde die Konformitätsaussage und/oder die Konformitätszeichen verwenden darf, sind in den AGBs geregelt und kommuniziert. Die Ressourcen, die für die Durchführung eines Programms erforderlich sind, einschließlich Unparteilichkeit und Kompetenz des Personals (intern und extern), Ressourcen für die Evaluierung sowie der Einsatz von Unterauftragnehmern sind in den mitgeltenden Dokumenten wie z.b. RL für Auditteammitglieder von Produktzertifizierungen festgelegt. Die Festlegung bezüglich der Veröffentlichung des Verzeichnisses von zertifizierten Produkten durch die SystemCER ist in den AGBs dokumentiert. Die Rechte, Pflichten und Verbindlichkeiten der verschiedenen Parteien sind in den AGBs dargestellt und werden durch Unterschrift des Kunden am Angebot sowie der Beauftragung/des Antrags auf Zertifizierung rechtsverbindlich zur Kenntnis genommen. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen durch SystemCER ist in den AGBs geregelt. 3.4 Anerkennung von Konformitätsbewertungsergebnissen Kann ein Kunde ein gültiges positives Zertifikat einer akkreditierten (im Falle der EN zusätzlich nach der Bauproduktenverordnung notifizierten) Stelle vorweisen, so wird dieses grundsätzlich durch Minderung des Auditumfangs anerkannt. Im Einzelfall (z.b. sprachliche Hürden) behält sich SystemCER vor, vor der Anerkennung entsprechende Abklärungen durchzuführen. Wenn nötig, wird erhöhter Ermittlungs- und Bewertungsbedarf geltend gemacht. Hinsichtlich des Auditumfangs wird das erste Zertifizierungsaudit durch SystemCER immer wie eine Erstinspektion gewertet, auch wenn davor durch andere Stellen Audits durchgeführt wurden. Falls die vorgegebenen Auditintervalle nicht gleich bleiben, sondern sich ändern (z.b.: EN ), können die von der ursprünglichen Zertifizierungsstelle begonnenen Auditintervalle fortgeführt werden. In letzter Konsequenz entscheidet die SystemCER nach stattgefundener Erstinspektion über die Fortführung. Seite 4 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx

5 3.5 Anforderungen an Personen, die in den Ablauf der Produktzertifizierung involviert sind Die abelle in der RL für Auditteammitglieder von Produktzertifizierungen legt die Anforderungen an die Personen, ausgenommen das fficepersonal bzw. den Zertifizierungsaussprecher, die in die Produktzertifizierung involviert sind, dar. Da die erforderliche Fachkompetenz im Aluminiumbereich intern bis zur EXC2 als hinreichend gegeben angesehen wird, wird im Falle einer angestrebten höherklassigen Zertifizierung ein Fachexperte im Aluminiumbereich hinzugezogen. Für die Durchführung des Prozesses ist von externen AuditorInnen (Honorarkräfte) die RL für Auditteammitglieder von Produktzertifizierungen zu verwenden. Der Entscheider (=Aussprecher der Zertifizierung) muss die Qualifikation für einen Auditteamleiter in mindestens einem (nicht zwingend dem zu zertifizierenden) Bereich der Produktzertifizierung (EN /EN IS 3834ff, EN ) nachweisen können. Im ffice-bereich beschränken sich die Anforderungen an die Mitarbeiterinnen auf allgemeine Bürotätigkeiten (Auftragsannahme, Kommunikation mit den Kunden und den Auditoren, Vorbereiten von Auditunterlagen, ), einem Grundverständnis für Managementsysteme, im Besonderen dem der Zertifizierungsstelle, die Fähigkeit, eine Prozessbeschreibung anwenden können, die EN IS lesen und interpretieren können, CIRCABC Nachrichten lesen und weitergeben, Informationen des ANB lesen und weitergeben. 3.6 Anforderungen an den Hersteller Die Durchführung der Zertifizierung erfolgt nach den Phasen Vorbereitung, Durchführung und Abschluss. Ist in der Phase der Vorbereitung (Beauftragung, Planung und Dokumentenprüfung) die Machbarkeit nicht gewährleistet (z.b. aufgrund fehlender Berücksichtigung von Anforderungen, Befangenheit, ), so darf mit der Durchführung nicht begonnen werden. 3.7 Besondere Pflichten der notifizierten Stelle SystemCER meldet gemäß Bauproduktenverordnung an die notifizierende Behörde den Eintritt der folgenden Ereignisse in Zusammenhang mit Zertifizierungen nach EN : Verweigerung, Einschränkung, Aussetzung oder jeden Widerruf von Bescheinigungen alle Umstände, die Folgen für den Geltungsbereich und die Bedingungen der Notifizierung bewirken jedes Auskunftsersuchen über ätigkeiten zur Bewertung/Überprüfung der Leistungsbeständigkeit, das sie von Marktüberwachungsbehörden erhalten haben auf Verlangen: welche ätigkeiten im Geltungsbereich der Notifizierung in Übereinstimmung mit den Systemen zu Bewertung und Überprüfung der Leistungsbeständigkeit als unabhängige Dritte durchgeführt wurden und welchen anderen ätigkeiten, einschließlich grenzüberschreitender ätigkeiten und Vergabe von Unteraufträgen, nachgegangen wurde. Weiters meldet SystemCER anderen gemäß der Bauprodukten-Verordnung notifizierten Stellen (Quelle: Nando-Liste) einschlägige Informationen über negative und auf Verlangen auch über die positiven Ergebnisse (einen konkreten Hersteller betreffend) dieser Bewertungen. Im Zuge des europaweiten Erfahrungsaustausches zwischen den notifizierten Stellen ist die eilnahme und Mitarbeit an der Gruppe notifizierter Stellen (CPR-GNB) eingerichtet und wird ordnungsgemäß geführt. Ebenso wird an der österreichischen Koordinationsplattform ANB und in einer Sektorgruppe direkt mitgearbeitet. Als Vertreter von SystemCER sind in diesen Gremien DI Franz Gruber und/oder DI Elias Glantschnig nominiert. PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx Seite 5 von 12

6 Nach Aufforderung der notifizierenden Behörde (siehe Protokoll zur 50. ANB Sitzung) werden Meldungen über Verweigerung, Einschränkung, Aussetzung oder jeden Widerruf von Bescheinigungen nicht mehr unmittelbar an die notifizierende Behörde gemeldet, sondern im Rahmen des jährlichen ätigkeitsberichts. 3.8 Begleitende Dienstleistungen SystemCER darf nicht an beratenden ätigkeiten für rganisationen, die durch SystemCER zertifiziert sind oder werden sollen, teilnehmen, die die Entwicklung, Herstellung, Installation (Montage), Wartung oder Vertrieb eines Produktes betreffen oder den Aufbau einer WPK oder einer anderen Systematik der Qualitätssicherung über informelle Gespräche hinaus erleichtern. ätigkeiten, die rein informeller Natur sind: Aufklärung über Norminhalte und -forderungen (telefonisch, per oder persönlich) Bereitstellung von allgemein gültigen Dokumenten (z.b. Auditcheckliste leer, ools) Dokumentenprüfung SystemCER darf keinerlei Hinweise auf mögliche Umsetzungsmöglichkeiten von Normforderungen geben, die auf eine Beratungstätigkeit schließen lassen. 3.9 Vervielfältigung von Zertifizierungsdokumenten Zertifikatsträger dürfen ihre Zertifizierungsdokumente vervielfältigen und Dritten zur Verfügung stellen, sofern die jeweils mitgeltenden Dokumente, die am Zertifikat angegeben sind ebenso bereitgestellt werden. Mitgeldende Dokumente sind: Beiblatt zum Zertifikat für EN (Schweißtechnische Angaben) Beiblatt zum Zertifikat für EN (Allgemeine Bestimmungen bzw. wenn notwendig, Anwendungsbereich) 4. Zertifizierungsablauf für Produktzertifizierungen Im nachfolgenden ist der allgemeine Ablauf von Zertifizierungen dargestellt. Die Grenzen zwischen den einzelnen Abschnitten gehen teilweise fließend in einander über. Die Normen(-reihen), nach denen zertifiziert werden soll, sind Grundlage für viele der unten genannten ätigkeiten und werden nicht extra als Input angeführt. Seite 6 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx

7 4.1 Auswahl Input - Anfrage von einem Kunden/einem neuen Unternehmen - ermittelte Unternehmensdaten für die Angebotserstellung (Antrag/Erhebungsbogen) - KSV-Daten (bei Bedarf) - Entscheidung über die Erstellung eines Angebots - ermittelte Unternehmensdaten für die Angebotserstellung - F Angebot - Kunden-DB (KU Datenbank SYS) - ausstehende Reaktion auf das Angebot ätigkeit der Zertifizierungsstelle Anfrage beantworten, relevante Kundendaten einholen Machbarkeit prüfen für Angebotserstellung Angebot erstellen Angebot nachfragen - unterfertigtes Angebot Aufnahme in Kunden DB SYS utput V D I Bemerkungen - Ausgefüllter Erhebungsbogen oder Mitschrift der telefonischen Erhebung - Feststellung der Relevanz einer Zertifizierung - Bonität des Unternehmens - Entscheidung über die Erstellung eines Angebots - Übermittlung des erstellten Angebotes an das anfragende Unternehmen - Abklärung ob Angebot entspricht - Aktualisierte Kunden DB SYS GF Die Anfrage von Unternehmen kann entweder erstmalig (aufgrund von Marketingmaßnahmen, Mundpropaganda, Empfehlung von Partnern, Internetauftritt etc.) oder aufgrund einer bereits erfolgten Zertifizierung erfolgen. Die für die Angebotslegung erforderlichen Daten werden mittels Erhebungsbogen/Antrag erhoben. In häufig vorkommenden Fällen kann ein Angebot auch nach telefonischer Erhebung der für den Auditumfang relevanten Informationen erstellt werden. Häufig vorkommende Fälle sind: - Zertifizierung nach EN EXC1 oder EXC2-1 Standort Neben diesen Angaben sind auch folgende Informationen abzufragen und zu dokumentieren: - Firmenname und Standort - Ansprechpartner - Anzahl der Mitarbeiter - Statische Berechnung intern ja/nein - Geplanter Auditzeitraum Die telefonische Erhebung ersetzt das Ausfüllen des Antrags nicht. Handelt es sich um eine Anfrage aufgrund der (laufenden) Überwachung, wird telefonisch geklärt, ob die Angaben des Erstantrags noch Gültigkeit haben. GF Die Machbarkeit zu überprüfen beinhaltet die ermittelten Unternehmensdaten zu überprüfen, die Ressourcenplanung durchzuführen (intern und extern (AuditorInnen)), ggf. Prüfung der Bonität des anfragenden Unternehmens, Prüfung auf bestehende Vereinbarungen (bei laufender Überwachung). GF K Das Angebot wird auf Basis der übermittelten Daten, der Ressourcenplanung und der normativen Vorgaben erstellt und per an den Ansprechpartner des Unternehmens übermittelt. Das Unternehmen wird in der Kompetenzdatenbank inklusive Ansprechpartner und das Angebot in der Auftragsbearbeitungsdatenbank angelegt. Bei telefonischer Erhebung wird der Antrag/Erhebungsbogen an dieser Stelle versandt. GF Nach 2-wöchiger Frist erfolgt ein elefonat mit dem Unternehmen zur Abklärung ob Angebot entspricht. Ziel: Nach dem elefonat soll feststehen, ob es zu einer Beauftragung kommen wird oder nicht. Wenn nicht, endet der Prozess hier. GF Nachdem das unterfertigte Angebot eingelangt ist, wird das Unternehmen in die Kunden DB SYS aufgenommen. Bei telefonischer Erhebung muss der Antrag/Erhebungsbogen zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Zur Angebotserstellung und in der Folge Auftragsannahme ist es unabdingbar, dass vom Unternehmen die entsprechenden Anträge ausgefüllt, unterfertigt und an die Zertifizierungsstelle übermittelt werden. Bei Unternehmen, wo dies in der Vergangenheit unzulänglich gehandhabt wurde, wird beim Folgeaudit die Antragstellung in ausführlicher Form nachgeholt. PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx Seite 7 von 12

8 4.2 Ermittlung Input - unterfertigtes Angebot - F Beauftragung AuditorIn - ggf. F Berufungsschreiben AuditorIn - ggf. F freier Dienstvertrag - beauftragte AuditorInnen - unterfertigtes Angebot - fixierter Audittermin - unterfertigtes Angebot - F Beauftragung Audit - F Antrag - F Auditbericht und ggf. Auditcheckliste (wenn Erstinspektion bzw. Erstaudit) - unterfertigte Beauftragung für das Audit vom Kunden - unterfertigter Antrag - F Auditplan - Auditplan - Herstellerdokumentation (siehe Antrag) vom Kunden - F Auditbericht - ggf. F Auditcheckliste - F Maßnahmen aus Audit - ggf. Maßnahmenliste aus der Dokumentenprüfung ätigkeit der Zertifizierungsstelle utput V D I Bemerkungen Auditteam festlegen Audittermin festlegen Unterlagen für das Audit an Kunden bzw. Auditor übermitteln Kundenordner anlegen Auditplan erstellen und an den Kunden senden Audit durchführen - unterfertigte Beauftragung der AuditorInnen - ggf. unterfertigtes Berufungsschreiben der AuditorInnen - ggf. freier Dienstvertrag - erminvereinbarung mit allen Beteiligten - Eintrag im Kalender der Zertifizierungsstelle bei internem Auditor - aktualisierte Kunden DB SYS - Übermittlung der Beauftragung zur Unterfertigung - ggf. Übermittlung der EN 1090-Checkliste - Übermittlung des Antrags für eine Zertifizierung (wenn Antrag bereits vorhanden, entfällt dieser Punkt) - F Bericht - F Auditplan - Kundenordner in rdnerstruktur angelegt - aktualisierte Kunden DB SYS - an Kunden gesendeter Auditplan - vollständig ausgefüllte Auditdokumente (Bericht, evtl. Checkliste) - ggf. ergänzende Dokumente - ggf. Abweichungsprotokoll GF K -- Entsprechend der erforderlichen Qualifikation für das Audit wird das Auditteam zusammengestellt und beauftragt. Wird ein(e) AuditorIn erstmalig beauftragt, muss er/sie das Berufungsschreiben unterfertigen. Ein freier Dienstvertrag wird dann ausgestellt, wenn die/der AuditorIn über keine Gewerbeberechtigung verfügt. Die erminvereinbarung erfolgt zwischen der Zertifizierungsstelle, der/dem Kunden und den beauftragten AuditorInnen. Der fixierte ermin wird in der Kunden DB SYS eingetragen. Nachdem das unterfertigte Angebot eingelangt ist, das Auditteam zusammengestellt und der Audittermin fixiert wurde, wird das Beauftragungsdokument erstellt und an das Unternehmen per versendet. Im Falle von Erstinspektionen nach EN wird auch die Auditcheckliste versendet. Die Checkliste soll dem Kunden einen Überblick über die Inhalte des Audits geben. Das Beauftragungsdokument entspricht in den Jahren der laufenden Überwachung dem Antrag. Je nach Regelwerk und Auditart gibt es entweder F Auditbericht und F Checkliste oder nur F Auditbericht mit integrierter Kurzcheckliste. Zusätzlich werden der Vorjahresbericht sowie das aktuelle Zertifikat inkl. Beiblatt an den Auditor übermittelt. Nach dem Einlangen der Beauftragung vom Kunden wird ein standardisierter Kundenordner, der alle für das Audit notwendigen Unterlagen enthält, angelegt und die Daten in der Kunden- DB werden entsprechend aktualisiert. Der Auditplan beinhaltet mind. Personen, Zeiten und rte. Ein Einspruch durch den Kunden kann zu einer Änderung des Auditplans führen. Die Auditdurchführung muss auch ein Eröffnungs- und Abschlussgespräch beinhalten. Die wichtigsten Punkte dazu sind in der Auditberichtsvorlage integriert. Das Audit hat nach dem Auditplan unter Zuhilfenahme der Auditcheckliste und/oder dem Auditbericht zu erfolgen, wobei Aufzeichnungen direkt in die Dokumente einzutragen sind. Bei Abweichungen wird zusammen mit dem Kunden ein Abweichungsprotokoll erstellt, die bis zu einer gesetzten Frist umzusetzen sind. Abweichungsprotokolle werden vor rt zwei Mal ausgedruckt und durch beide Parteien unterzeichnet, wobei ein Exemplar beim Kunden bleibt und eines an die Zertifizierungsstelle ergeht. Verfügt das Unternehmen über mehrere Standorte, so sind alle im Zeitraum von drei Jahren zumindest einmal durch ein Vor-rt-Audit zu überprüfen. Seite 8 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx

9 4.3 Bewertung Input - vollständig ausgefüllte Auditdokumente (Auditbericht, ggf. Auditcheckliste) - ggf. Abweichungsprotokoll aus dem Audit - Auditberichtsentwurf vom Kunden retour oder Ablauf der Frist ätigkeit der Zertifizierungsstelle utput V D I Bemerkungen Auditberichtsentwurf erstellen - Auditberichtsentwurf an und an Kunden Kunden übermittelt übermitteln Erstellung des endgültigen Auditberichts - endgültiger Auditbericht K K Nach jedem Audit ist ein vertraulicher Berichtsentwurf zu erstellen und an den Kunden zu schicken. Der Kunde hat daraufhin die Gelegenheit, innerhalb von 5 Werktagen zum Bericht Stellung zu nehmen. Keine Reaktion wird als Zustimmung gewertet. Nachdem der Berichtsentwurf vom Kunden mit etwaigen Ergänzungen zurückgeschickt wurde, wird der endgültige Auditbericht erstellt, von der/dem AuditteamleiterIn unterzeichnet und an das ffice der Zertifizierungsstelle kommuniziert. Sollten die Abweichungen dergestalt sein, dass ein Nachreichen von Unterlagen nicht ausreicht, um die abschließende Bewertung der Konformität zu ermöglichen, ist auf Vorschlag des Auditors (dokumentiert im Auditbericht) ein Nachaudit vor rt durchzuführen. 4.4 Entscheidung Input - endgültiger Auditbericht - F Zertifizierungsentscheidung - ggf. Abweichungsprotokoll aus dem Audit - ggf. Auditcheckliste 4.5 Bestätigung Input - Zertifizierungsentscheidung - Zertifikatsvorlage - Beiblattvorlage - Zertifikat - Beiblatt - Zertifikatslogo - F Evaluierung Audit - endgültiger Auditbericht - Audit-Evaluierungsbogen vom Kunden retour - sämtliche Unterlagen im Zuge des Audits ätigkeit der Zertifizierungsstelle utput V D I Bemerkungen Entscheidung über - Zertifizierungsentscheidung die Zertifizierung GF GF () Im Zuge der Entscheidung kann auch ein Nachaudit erforderlich sein. ätigkeit der Zertifizierungsstelle utput V D I Bemerkungen Zertifikat (Beiblatt) und - Zertifikat Das Zertifikatslogo und das Zertifikat ggf. mit Zertifikatslogo ausstellen - Beiblatt Beiblatt) werden mit der Registriernummer versehen. -- Zertifikat (Beiblatt), endgültigen Auditbericht und Evaluierungsbogen gemeinsam mit der Rechnung an Kunden übermitteln Einpflegen der Evaluierungswerte in Kunden DB SYS Ablage der Auditunterlagen im Kundenordner - Auditdaten Eintrag der aktualisierten Daten in den Datenbanken - Zertifikat Aktualisierung der Zertifikatsträger auf der Website - Zertifikat (Beiblatt), endgültigen Auditbericht, Auditevaluierungsbogen und Rechnung (aus AuftragsDB) an Kunden übermittelt - aktualisierte Kunden DB SYS und rdner Kundenzufriedenheit -- GF - aktualisierter Kundenordner -- - aktualisierte Kunden DB SYS - aktualisierte Liste der zertifizierten Unternehmen auf der Website von SystemCER Legende: GF Geschäftsführung der Zertifizierungsstelle, K Kunde ffice der Zertifizierungsstelle, Auditteam, AuditteamleiterIn, Z Zertifizierungsstelle, V Verantwortung, D Durchführung, I Information Der Versand der Dokumente erfolgt per Post. Das Zertifizierungslogo wird elektronisch übermittelt. Mit dem Zertifikat wird auch der Audit- Evaluierungsbogen versendet. Anschließende Ablage im rdner Kundenzufriedenheit. Im Auditordner des Kunden werden alle kunden- und auditspezifischen Aufzeichnungen und Dokumente abgelegt. Die Kunden DB SYS wird entsprechend der Auditdaten aktualisiert. Die Aktualisierung der Liste der zertifizierten Unternehmen auf der Website von SystemCER erfolgt monatlich. PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx Seite 9 von 12

10 4.6 Zertifizierungsaussprache Die Zertifizierungsaussprache erfolgt nach der gründlichen Überprüfung der Ergebnisse des Audits. Grundsätzlich kann diese jede(r) Auditteamleiter der Zertifizierungsstelle, unabhängig vom Regelwerk für das er Auditteamleiter ist, durchführen, sofern er nicht im Zuge des entsprechenden Audits eingesetzt war. Sollte die Überprüfung negativ ausfallen, sind wie in Punkt 2.7 festgelegt, die notifizierende Behörde und andere notifizierte Stellen davon zu informieren. Regelwerk Interner Auditteamleiter der Zertifizierungsstelle Aussprache der Zertifizierung durch EN DI Franz Gruber DI Elias Glantschnig Ing. homas Pacnik DI Elias Glantschnig DI Franz Gruber Ing. homas Pacnik Ing. homas Pacnik DI Franz Gruber Ing. homas Pacnik IS , -3, -2 DI Franz Gruber DI Elias Glantschnig Ing. homas Pacnik DI Elias Glantschnig DI Franz Gruber Ing. homas Pacnik Ing. homas Pacnik DI Franz Gruber Ing. homas Pacnik EN (auch mit DIN ) DI Franz Gruber DI Elias Glantschnig Jede der drei als Zertifizierer in Frage kommenden Personen ist zumindest für 2 der relevanten Regelwerke Auditteamleiter und verfügt über sehr gute Kenntnisse des Prozessablaufs. DI Gruber ist seit dem Jahr 2000 Leiter der Zertifizierungsstelle, DI Glantschnig ist seit 2015 Leiter des Bereichs der Produktzertifizierung und Ing. Pacnik Sachkundiger (seit 2011) sowie Auditteamleiter (seit 2013). Da die Hauptaufgabe des Zertifizierers in der Kontrolle der prozessbeschreibungskonformen Durchführung liegt, werden diese 3 Personen als kompetent erachtet. 4.7 Überwachung Regelwerk EN EXC1-2 E Ü B Ü B B Ü B B Ü B EXC3-4 E Ü Ü B Ü B B R B B R E IIS , -3, -4 E Ü* Ü* R* Ü* Ü* R* Ü* Ü* R* Ü* EN (auch mit DIN E Ü/I Ü/I R Ü/I Ü/I R Ü/I Ü/I R Ü/I ) Legende: E Erstaudit, Erstinspektion; Ü Überwachungsaudit, laufende Überwachung; R Re-Zertifizierungsaudit; B Erklärung des Herstellers, dass keine wesentlichen Änderungen eingetreten sind; I Überwachungsaudit oder wahlweise Bericht über durchgeführte interne Audits, Ü* bei Kombination mit EN ev. Angepasste Intervalle, siehe unten Je nach zugrundeliegendem Regelwerk ist die Gültigkeit des Zertifikats unterschiedlich. Im Sonderfall der Zertifizierung gemäß EN (unbegrenzte Gültigkeit bei Einhaltung der laufenden Überwachung) wird am Zertifikat ein Austauschdatum (jeweils drei Jahre ausgehend von der Erstzertifizierung) vermerkt, um bei Nichteinhaltung der AGBs einer missbräuchlichen Verwendung vorzubeugen. Um die Unparteilichkeit der AuditteamleiterInnen zu gewährleisten, wurde eine Auditrotation etabliert. Diese sieht vor, dass spätestens nach dem dritten aufeinanderfolgenden Audit verpflichtend eine andere AuditteamleiterIn das Audit durchführen muss. Die Überwachung richtet sich für die EN im Wesentlichen nach den Intervallen laut abelle B.3 EN Da Angebote zur Zertifizierung immer die Folgekosten beinhalten, kann direkt in den Abschnitt Ermittlung eingestiegen werden. Sollten wesentliche Korrekturmaßnahmen oder die unter B.4.1 genannten Fälle eintreten, kommt es zur Verkürzung der Überwachungsintervalle auf Antrag des Auditteamleiters. Seite 10 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx

11 Wünscht der Kunde eine Zertifizierung nach IS 3834ff, kann im Falle einer ebenfalls vorhandenen Zertifizierung nach EN das Überwachungsintervall an dieses angepasst. Der Kunde erhält ein eigenes Zertifikat IS 3834ff. Sollte die Zertifizierung nach IS 3834ff ohne Kombination mit der EN erfolgen bzw. die dazugehörige Produktnorm den Geltungsbereich der EN überschreiten, ist eine jährliche Vor-rt-Überwachung und nach drei Jahren ein Re-Zertifizierungsaudit notwendig. Im Rahmen der Zertifizierung der WPK nach EN wird zwar die Einhaltung der Anforderungen aus der Normenreihe IS 3834 überprüft, jedoch keine explizite Zertifizierung nach EN IS 3834 ausgesprochen. 4.8 Fristverstreichungen und Folgemaßnahmen Im Allgemeinen sind sowohl Inspektionsintervalle, als auch Fristen zur Nachreichung von Unterlagen bei festgestellten Abweichungen nicht verlängerbar. In begründeten Ausnahmefällen behält sich die Zertifizierungsstelle das Recht vor, Fristen nach folgenden Kriterien zu verlängern Überschreitungen von Überwachungsintervallen Überschreitungen von Überwachungsintervallen können in einem Rahmen von 8 Wochen gewährt werden. Die darauffolgenden Auditintervalle werden dadurch aber nicht beeinflusst (Berechnungsgrundlage ist im Allgemeinen das Erstzertifizierungsdatum). Gründe für ein verspätet stattfindendes Ü-Audit können sein: Arbeitsunfähigkeit von Schlüsselpersonen Das Fehlen von Aufträgen im Geltungsbereich der Zertifizierung Überschreitungen von Nachreichfristen Werden bei einem Audit nachzureichende Unterlagen definiert, legt der Auditor in Absprache mit der rganisation Fristen zur Nachreichung fest, die üblicherweise zwischen 2 Wochen und 3 Monaten liegen. Das Überschreiten von diesen Fristen ist nach Erstaudits (d.h. ohne aufrechte Zertifizierung) grundsätzlich unbeschränkt zulässig. Die Zertifizierungsstelle behält sich aber das Recht vor, nach unangemessener Überschreitung (Richtwert: 6 Monate nach Erstaudit) ein Nachaudit durchzuführen. Das Überschreiten von Fristen nach Überwachungsaudits ist grundsätzlich nur mit Genehmigung der Zertifizierungsstelle und in folgenden Fällen möglich: Arbeitsunfähigkeit von Schlüsselpersonen Das Fehlen von Unterlagen von dritten Stellen (z.b. Bericht über die Qualifizierung eines Schweißverfahrens liegt nach durchgeführter Verfahrensprüfung noch nicht auf) Das Ausmaß von Fristverlängerungen sollte in diesen Fällen 4 weitere Wochen (gesamt 3 Monate) nicht überschreiten Verhalten bei Nichteinhaltung von Fristen Kann eine rganisation die oben genannten Kriterien nicht erfüllen, muss das Zertifikat ausgesetzt, entzogen oder eingeschränkt werden. Bei Aussetzung des Zertifikats (z.b. auf Antrag des Auditteamleiters) legt die Zertifizierungsstelle schriftlich fest, wer im Unternehmen für die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zuständig ist. Diese Umsetzung wird durch ein Nachaudit überprüft. PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx Seite 11 von 12

12 Bei Entzug des Zertifikats muss dieses nach eingeschriebener Aufforderung durch die Zertifizierungsstelle innerhalb von 2 Wochen retourniert werden. Bei Aussetzung, Entzug oder Beendigung der Zertifizierung weist SystemCER die betroffene rganisation schriftlich darauf hin, dass alle Werbematerialien, die jeglichen Bezug zur Zertifizierung hat, aus dem Verkehr zu ziehen sind. SystemCER muss sicherstellen, dass ungültige Zertifikate postalisch an SystemCER zurückgeschickt oder vernichtet (z.b. durch den Auditor vor rt) oder in Ausnahmefällen auf anderem Weg entwertet werden. SystemCER überprüft nach 2-4 Wochen, ob im Internet noch mit ungültigen Zertifizierungen geworben wird. 4.9 Vorgehensweise bei Änderungen im Zertifizierungsumfang Kommt es zu einem rtswechsel, die Einrichtung und das Personal bleiben ident, ist eine schriftliche Bekanntgabe an die Zertifizierungsstelle ausreichend. Sollte sich eine Änderung der Qualifikation ergeben, sind entsprechende Nachweise vorzulegen. Eine Änderung der Schweißaufsicht ist durch Übermittlung der neuen Qualifikationsnachweise/Zertifikate kundzutun. Sollte dies ausbleiben und erst beim nächsten Audit durch den Auditor bemerkt werden, wird dies im Auditbericht vermerkt. Die Zertifizierungsstelle behält sich das Recht vor, die neue Schweißaufsicht aufgrund der eingereichten Nachweise anzuerkennen oder eine Vor-rt-Überprüfung der Qualifikation zu verlangen. In jedem Eröffnungsgespräch werden die Angaben des ursprünglichen Antrags mit den aktuellen Gegebenheiten verglichen. Abweichungen werden vermerkt. Neue wesentliche Produktionseinrichtungen sind der Zertifizierungsstelle bekanntzugeben. Sollte es sich um ein neues Verfahren handeln, verkürzen sich die Überwachungsintervalle. 5. Anlagen / Mitgeltende Dokumente Die nachfolgend angeführten Dokumente (in der jeweils gültigen Fassung) sind für die Durchführung dieser Prozessbeschreibung bei Bedarf heranzuziehen: EN , EN , EN EN IS bis -5 EN bis -5 DIN bis 13 IS 19011, IS/IEC , EN IS 17065, EN IS/IEC 17067, Verordnung (EU) Nr. 305/2011 vom 9. März 2011 zur Festlegung harmonisierter Bedingungen für die Vermarktung von Bauprodukten, EA-6/02 M: 2013 RL für Auditteammitglieder von Produktzertifizierungen MD Geschäftsbedingungen System- und Produktzertifizierungen MD Managementhandbuch System- und Produktzertifizierungen CL Analyse der Interessenskonflikte Seite 12 von 12 PB Durchführung von Produktzertifizierungen I Rev05.docx