ACTApro 2.1. Release-Note, Stand

Transkript

1 ACTApro 2.1 Release-Note, Stand Unsere Archivsoftware ACTApro wird regelmäßig optimiert und erweitert. Gerne stellen wir Ihnen die Neuerungen im aktuellen Release 2.1 vor: ACTApro Desk... 3 Frühere Dokumentversionen anzeigen/wiederherstellen... 3 Kontextmenü von Thesaurus- und Provenienzstellen-Baum erweitert... 3 Einfügen von Texten mit Formatierung... 4 Findmittelgenerierung aus dem Thesaurus... 4 Tabellenansicht F Verbesserung bei der Funktionalität Suchen und Ersetzen... 7 Neues rekursives Skript Alle Verknüpfungen von digitalen Unterlagen entfernen... 9 Personenbezogene Akte: Änderungen... 9 Schnittstellen Datenlieferungen an Portale Persistente ID SAFT- und EAD-DDB-Export Excel-Import METS Import und Export METS-Import METS-Export ACTApro Magazin Automatische Nummerierung von Akzessionen Signaturbereiche und Standortermittlung bei Bestellungen von Archivgut Seite 1 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

2 ACTApro Benutzung Multiarchivfähigkeit Tektonik: frei wählbare Anzahl anzuzeigender Elemente pro Ebene Einbindung von Wasserzeichen Automatische Anmeldung als Gast METS-Unterstützung Import von zip-dateien Vordefinierte Standardsuche Suche nach Bildern und Filmen Frei definierbare Startseite Bessere Anbindbarkeit im vorhanden Webauftritt Suche nach Suchbereichen statt Dokumenttypen ACTApro Sonstiges/Fehlerbehebung Seite 2 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

3 ACTApro Desk Frühere Dokumentversionen anzeigen/wiederherstellen Sie können ältere Versionen eines Dokuments begutachten und das aktuelle Dokument wieder in einen alten Zustand zurückversetzen. Dafür haben wir einen neuen Menüeintrag Versionshistorie hinzugefügt. Zum Öffnen der Versionshistorie des Dokuments verwenden Sie die Funktion Versionshistorie im Menü Dokument oder im Kontextmenü. Weitere Informationen zur Versionshistorie finden Sie in der Dokumentation ACTApro Desk/Magazin im Abschnitt Kontextmenü von Thesaurus- und Provenienzstellen-Baum erweitert Wir haben die Erstellung von neuen Thesaurus- und Provenienzeinträgen erleichtert, Sie können nun die Anlage von neuen Einträgen durch wenige Klicks umsetzen. Neue Einträge können Sie jetzt nicht nur bei der Bearbeitung des Thesaurus-/Provenienzbaumes (auf der linken Seite), sondern auch über das Kontextmenü erlauben. Zusätzlich können Sie Ihre Einträge direkt in XML über den Baum exportieren und sichern. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, frühere Dokumentversionen zu sichten und ältere wiederherzustellen. Abbildung 1: Kontextmenü im Provenienzstellen-Baum Seite 3 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

4 Einfügen von Texten ohne bzw. mit Formatierung Sie können nun Texte (z.b. aus Word) mitsamt oder ohne Formatierung in RTF-Felder einfügen. Als Standard ist Einfügen ohne Formatierung eingestellt. Sollten Sie Daten mitsamt Formatierungen einfügen wollen, nutzen Sie dafür die Option Formatiert einfügen aus dem Kontextmenü. Abbildung 2: Texte mit Formatierung in ACTApro Desk Findmittelgenerierung aus dem Thesaurus Sie können ähnlich wie ein Findbuch-Ausdruck Findmittel aus Ihren Thesaurusbäumen generieren. Ausgehend von einem beliebigen Knoten im Thesaurusbaum z.b. aus dem Sachthesaurus und dem Schlagwort Bauwesen - können Sie über das Kontextmenu Virtuelles Findbuch drucken ein Findmittel im rtf-format erzeugen. Die Thesaurusstruktur im selektierten Teilbaum wird hierbei analog zu Klassifikationen in einem normalen Findbuch abgebildet. Das generierte Findmittel enthält die mit den Thesauruseinträgen des selektierten Teilbaums verknüpften Erschließungseinheiten. Abbildung 3: Thesaurusbaum inkl. verknüpften Verzeichungseinheiten Seite 4 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

5 Abbildung 4: Kontextmenü Virtuelles Findbuch Abbildung 5: Virtuelles Findbuch speichern Seite 5 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

6 Abbildung 6: Findbuchausdruck eines virtuellen Findbuchs Seite 6 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

7 Tabellenansicht F12 Die ACTApro Administrator-Anwender können schneller normalerweise nicht sichtbare Informationen (z.b. Dokument-Schlüssel) erreichen. Sie können für die Ein- und Ausschaltung der Tabellenansicht die Taste F12 verwenden. Dies konnten Sie bis jetzt in der Version 2.0 nur in den Optionen der Client-Anwendung einstellen. Das notwendige Aktivieren dieser Ansicht in 2.0 wurde aus den Optionen in 2.1 entfernt. Abbildung 7: Tabellenansicht F12 Verbesserung bei der Funktionalität Suchen und Ersetzen Sie können noch effizienter falsch eingetragene Begriffe korrigieren oder Massenkorrekturen vornehmen. Es ist nun möglich, dass Sie durch Ausführung der Operation Suchen und Ersetzen ein bestimmtes Feld aussuchen, in der die Ersetzung vorgenommen werden soll. Zusätzlich können Sie selbst bestimmten, ob Sie den gesuchten Begriff in einem bestimmten Dokument oder in allen vorkommenden Dokumenten ersetzen wollen. Seite 7 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

8 Abbildung 8: Suchen und Ersetzen in Feldern Seite 8 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

9 Neues rekursives Skript Alle Verknüpfungen von digitalen Unterlagen entfernen Seit der Version ACTApro 2.0 haben Sie die Möglichkeit, Massenoperationen mittels Skripten durchzuführen, z.b. Bestände neu signieren, Signaturen in Altsignaturen kopieren, Schutz- und Sperrfristen aktualisieren usw. In der Version 2.1 wurde für Sie ein neues Skript hinzugefügt: Wenn Sie falsche digitale Unterlagen angebunden haben oder generell alle Verknüpfungen von digitalen Unterlagen in einer oder mehreren Verzeichnungseinheiten nicht korrekt sind, können Sie diese nun automatisiert auf einmal entfernen. Sie können dieses und die anderen Skripte aufrufen, indem Sie zum Kontextmenüs/Dokumente rekursiv bearbeiten gehen und ein Skript aus der Liste auswählen. Personenbezogene Akte: Änderungen Wir haben die Erfassungsmaske Personenbezogene Akte benutzerfreundlicher gestaltet, so dass Sie effizienter erfassen können. Die folgenden Änderungen wurden durchgeführt: Das Feld Titel, das in der letzten Version ACTApro 2.0 nicht vorhanden war, wurde wieder hinzugefügt. Der Kurztitel wird aus den Feldern Nachname, Vorname und Geburtsdatum generiert. Sollte das Feld Nachname nicht ausgefüllt sein, dann wird das Feld Titel für die Kurztitelgenerierung verwendet. Die Felder Letzte Dienststelle, Tätigkeit von/bis, Beruf/Dienstbezeichnung, Funktion wurden aus dem Block Personenstammdaten entfernt. Diese wurden als aktenspezifische Felder zum Aktentyp Personalakte hinzugefügt. Ein neues Feld Aktentyp wurde hinzugefügt. Standardmäßig sind die folgenden Aktentypen vordefiniert: Personalakte, Sozialhilfeakte, Matrikelakte, Schülerakte und Heimkinderakte. Sobald einer der oben genannten Aktentypen gewählt wird, werden in dem darunterliegenden Feldblock aktentypspezifische Daten angezeigt: Personalakte: Letzte Dienststelle, Tätigkeit von/bis, Beruf/Dienstbezeichnung, Funktion Sozialhilfeakte: u.a. Hilfeart, Anspruchsgrundlage Matrikelakte: u.a. Immatrikulation, Semester, Thema der Abschlussarbeit, Studienfach Schülerakte: u.a. Einschulung, Wohnort der Erziehungsberechtigten, Schulabschluss Heimkinderakte: u.a. Einrichtungen/Ort Weitere Felder können nach den vordefinierten Feldern manuell eingefügt werden. Beim Wechsel zu einem anderen Aktentyp werden die in den Aktenspezifischen Daten -Feldern eingetragenen Informationen gelöscht. Seite 9 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

10 Abbildung 9: Geänderte Maske - Personenbezogene Akte Seite 10 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

11 Schnittstellen Datenlieferungen an Portale ACTApro exportiert per Knopfdruck in die Standardformate aller gängigen Portale in validem Datenformat ohne jede Nachbearbeitung. Hierfür erhalten alle ACTApro-Datensätze eine so genannte "persistente ID" (auch Klassifikationsgruppen), die für die Konsistenz zukünftiger, aktualisierter Datenlieferungen an ein Portal unumgänglich ist. Sie können aus Ihrem Archiv ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand Daten und Digitalisate liefern und damit in verschiedenen Portalen präsent sein, dazu zählen z.b.: Archive in Nordrhein-Westfalen Seite 11 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

12 Persistente ID Die GUID wird als eindeutiger und dauerhafter Identifikator des jeweiligen Dokuments bei der Datenfindmittelzulieferung an regionale, nationale und internationale Portale verwendet. Jedem Dokument in ACTApro (aus den Bereichen: Tektonik, Bestand, Klassifikation, Serie, Verzeichnungseinheit und Thesaurus) ist ein persistenter Identifikator (GUID) zugeordnet. Beim Export des jeweiligen Dokuments wird die zu diesem Dokument gespeicherte GUID als Export-ID in die XML-Datei mit exportiert. SAFT- und EAD-DDB-Export Der SAFT und EAD-DDB-Export wurde technologisch überarbeitet und erneuert. Ab diesem Release verwenden wir eine neue Basistechnologie (Groovy). Auch hier wird bei jedem Dokument (bzgl. der jeweiligen Standardspezifikationen) Export-ID verwendet. Excel-Import Der Excel-Import wurde technologisch überarbeitet und erneuert. Ab diesem Release verwenden wir auch hier eine neue Basistechnologie (Groovy). Die Vorlage ist flexibler geworden. Sie können mit wenig Aufwand neue Dokumenttypen und neue Felder in die Tabelle eintragen und z.b. Ihre Ablieferungslisten importieren. METS Import und Export Der Metadata Encoding & Transmission Standard (METS) ist ein mit XML Schema definiertes XML-Format zur Beschreibung von digitalen Sammlungen von Objekten mit Metadaten. ACTApro bietet Schnittstellen für den Import und Export von METS-Dateien: METS-Import Die Import-Funktionen im AdminTool ACTAproBatch wurden erweitert. Sie können METS- Dateien importieren und diese automatisch mit Ihren Erschließungsdaten verknüpfen lassen. Hierbei werden die richtigen Verzeichnungseinheiten automatisch identifiziert. Die Identifikation der zugehörigen Verzeichnungseinheit einer METS-Datei erfolgt dabei über in der METS-Datei enthaltene Angaben. Hierfür werden normalerweise nicht technische Kriterien (ID des Verzeichnungsdatensatzes) verwendet, fachliche Angaben (Signatur) dienen zur Identifikation der Verzeichnungseinheit. Im Rahmen des Imports findet eine detaillierte Prüfung der METS-Dateien statt; Fehlerfälle werden dokumentiert um eine Korrektur zu ermöglichen. Die so importierten METS-Dateien werden in der ACTApro-Datenbank gespeichert und bleiben dauerhaft mit ihren Verzeichnungsdatensätzen verbunden. Als Standardeinstellung wird zur Darstellung der in METS-Dateien verknüpften Dateien der DFG-Viewer verwendet. Andere / eigene Viewer oder lokale Installationen des DFG-Viewers können alternativ ebenso verwendet werden. Seite 12 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

13 METS-Export Sie können beim Export von Erfassungsdaten auch die dazugehörigen METS-Dateien exportieren. Bei Anlieferung von Findmitteln an übergreifende Portale werden Informationen über vorliegende digitale Unterlagen in der Regel als METS-Dateien erwartet. ACTApro exportiert per Knopfdruck in die Standardformate der Portale.Hierfür erhalten alle ACTApro-Datensätze eine so genannte "persistente ID" (auch Klassifikationsgruppen), die für die Konsistenz zukünftiger, aktualisierte Datenlieferungen an das Portal unumgänglich ist. Dabei werden von ACTApro auch METS-Dateien bereit gestellt. Die folgenden Funktionalitäten wurden auf Administratoren-Anwender beschränkt: Import aus den XML Austauschformaten und Excel Suchen und Ersetzen in einem Bestand und in der Beständeübersicht Ausführung von rekursiven Skripten Seite 13 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

14 ACTApro Magazin Automatische Nummerierung von Akzessionen Die Automatische Nummerierung der bis jetzt eingetragenen Akzessionen erleichtert Ihnen die Arbeit beim Anlegen neuer Akzessionen. Die nächste freie/nicht verwendete Akzessionsnummer wird Ihnen angeboten. Die Akzessionsnummer können Sie manuell anschließend ändern. Abbildung 10: Automatische Nummerierung der Akzessionen Signaturbereiche und Standortermittlung bei Bestellungen von Archivgut Jedem Lagergut in ACTApro Magazin können Signaturbereiche zugeordnet werden. Diese Signaturbereiche werden im Lesesaalmodul ACTApro Benutzung ausgewertet. ACTApro Benutzung versucht bei jeder Bestellung einer Verzeichnungseinheit den genauen Standort des Lagerguts anhand der in ACTApro Magazin eingetragenen Signaturbereiche zu ermitteln. Anschließend wird dieser Standort oder auch der Standort, der im dazugehörigen Bestand eingetragen wurde, für die Bestellung der Verzeichnungseinheit verwendet. Seite 14 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

15 ACTApro Benutzung Multiarchivfähigkeit Jetzt können mehrere Archive ihre Daten in unserem Webmodul ACTApro Benutzung gemeinsam präsentieren und archivübergreifendes Recherchieren und Bestellen ermöglichen. Sind mehrere Archive in einer gemeinsamen Anwendung ACTApro Benutzung vorhanden, gibt es bei der Suche eine weitere Auswahlmöglichkeit Archiv, mit der die Suche auf ein bestimmtes Archiv beschränkt werden kann. Während die Archivbenutzer in allen Archiven suchen und bestellen können, werden die eingetragenen Archivmitarbeiter genau einem Archiv zugeordnet. Archivare dürfen nur Bestellungen des eigenen Archivs bestätigen und interne Bestellungen vornehmen. Weitere Details zu der Multiarchivfähigkeit werden im Kapitel 5 der Dokumentation ACTApro Benutzung beschrieben. Tektonik: frei wählbare Anzahl anzuzeigender Elemente pro Ebene Ihre Archivtektonik kann nun viel kompakter und aufgeräumter aussehen. Sie können die Anzahl von Dokumenten, die Sie auf einer Ebene sehen, selbst festlegen. Standardmäßig wurde die Anzahl auf 100 eingeschränkt. Diese Einstellung (die Anzahl der Untereinträge per Tektonikeintrag, z.b. Anzahl der Verzeichnungseinheiten eines Bestandes, die auf einer Seite angezeigt werden) kann der Administrator der Webanwendung festlegen. Überschreitet die Anzahl der Untereinträge den eingestellten Wert, wird eine Blättern -Funktion (Paging) aktiviert. Einbindung von Wasserzeichen Sie können die Bilder, die Sie im Lesesaal den Benutzern zur Verfügung stellen, mit Wasserzeichnen versehen. Die Einrichtung erfolgt über den Administrator der Anwendung. Wie ein Wasserzeichen eingebaut werden kann, finden Sie in der Installationsanleitung ACTApro Benutzung. Automatische Anmeldung als Gast Nach dem Start der Anwendung ACTApro Benutzung sind Ihre Lesesaalbesucher automatisch als Gast angemeldet und können ohne zusätzliche Anmeldungen direkt in Ihrem Archiv recherchieren. Damit Ihre Benutzer die Bestellfunktion nutzen können, müssen sie sich weiterhin anmelden. Alternativ kann das Benutzerkonto auch durch einen Archivar angelegt werden. Seite 15 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

16 Abbildung 11: Automatische Anmeldung als Gast - Startseite METS-Unterstützung Der Import in ACTApro Benutzung wurde verbessert und die Möglichkeiten zur Anbindung verschiedener Formate wurden erweitert. In ACTApro Benutzung können nun Erschließungsdaten mit verknüpften METS-Dateien importiert werden. Dieses XML-basierte Standardformat dient dazu, Zusammenhänge zwischen Dateien einerseits und Erschließungsdaten andererseits zu strukturieren. METS-Dateien können an eine geeignete Viewer-Anwendung (z.b. DFG-Viewer oder an einen eigenen Viewer) übergeben werden, der dann die Anzeige der digitalen Unterlagen übernimmt. Die Verwendung von METS-Dateien ist insbesondere angeraten bei Volldigitalisaten umfangreicher Akten oder anderer Anwendungsfälle, in denen eine Vielzahl von Dateien zu einer Verzeichnungseinheit vorliegt. METS bietet hier den Vorteil, dass in METS eine Binnenstruktur der Dateien abgebildet werden kann, die der Viewer schließlich dem Benutzer als Navigationshilfe darstellt. In einer solchen Strukturansicht stehen dem Benutzer dann Einsprungpunkte zur Verfügung, mit denen er per Klick zu Teilabschnitten der Archivalie navigieren kann. Weitere Informationen wie Sie METS-Dateien in ACTApro Benutzung importieren können, finden Sie in den Installationshinweisen von ACTApro Benutzung. Import von zip-dateien Die Import-Optionen in ACTApro Benutzung wurden erweitert. Sie können mehrere Bestände oder Verzeichnungseinheiten (inkl. angebundener METS-Dateien) in ACTApro Benutzung in wenigen Schritten importieren. Voraussetzung dazu ist, dass Sie Ihre Bestände in eine zip- Datei packen. Vordefinierte Standardsuche Die Suche in ACTApro Benutzung wurde überarbeitet. Die Archivbenutzer werden automatisch nach der Anmeldung direkt auf der Suchseite weitergeleitet. Sie können im Vorfeld entscheiden, was die Archivbenutzer als Standardsuche sehen können. Sie können z.b jeden Monat Ihre Statusabfrage anders gestalten und jeden Monat den Archivbenutzern interessante Inhalte (Akten, Bilder, Urkunden usw.) vorstellen. Die Einstellung kann der Administrator der Webanwendung vornehmen. Weitere Details finden Sie in der Installationsanleitung ACTApro Benutzung. Seite 16 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

17 Suche nach Bildern und Filmen Die Archivbenutzer können Ihr Archiv durch interessante Bild- und Film-Materialien kennen lernen. Sobald der Benutzer z.b. auf ein Bild klickt, wird er zur Verzeichnungseinheit weitergeleitet, zu der das Bild gehört. Mit einem weiteren Klick auf das Bild wird es im Browser vergrößert oder mit einem zum Dateityp passenden Programm angezeigt. Diese Einstellung kann der Administrator der Webanwendung vornehmen. Weitere Details finden Sie in der Installationsanleitung ACTApro Benutzung. Abbildung 12: Suche nach Bildern und Filmen - Suchergebnisse Frei definierbare Startseite Sie können eine individuelle Startseite definieren, die den Besuchern beim Start von ACTApro Benutzung wichtige Hinweise zur Benutzung des Moduls oder Kontaktdaten im Falle von Fragen bereitstellen. Diese Einstellung kann der Administrator der Webanwendung vornehmen. Weitere Details finden Sie in der Installationsanleitung ACTApro Benutzung. Bessere Anbindbarkeit im vorhanden Webauftritt Sie können Ihr Benutzungsmodul im vorhandenen Layout Ihrer Webseite integrieren. Diese Einstellung kann der Administrator der Webanwendung vornehmen. Weitere Details finden Sie in der Installationsanleitung ACTApro Benutzung. Seite 17 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

18 Suche nach Suchbereichen statt Dokumenttypen Damit Ihre Benutzer noch intuitiver in Ihrem Archiv recherchieren können, haben wir die Dokumenttypen-Auswahlliste durch Suchbereiche ersetzt. Als Standardeinstellung erstreckt sich die Suche über den kompletten Datenbestand. Jeder Benutzer kann den Suchbereich ändern, indem er zwischen Beständeübersicht, Findbücher und Verzeichnungseinheiten wählt. Abbildung 13: Suchbereiche alle Auswahlmöglichkeiten Abbildung 14: Suchbereiche - Eingrenzung auf Findbücher Seite 18 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand

19 ACTApro Sonstiges/Fehlerbehebung Der Monat März wird wieder korrekt als Laufzeit interpretiert. Abbildung 15: Interpretation der Laufzeit "März" Korrekte Darstellung von sorbischen Zeichen nach einem Import aus Excel oder Export in Excel-Tabelle bzw. XML-Datei. Abbildung 16: Sorbische Zeichen in der Excel-Import-Vorlage kopieren Abbildung 17: Sorbische Zeichen in ACTApro Abbildung 18: Sorbische Zeichen nach Export in eine Tabelle Die Performanz des Beständeübersicht-Exports aus der Anwendung ACTApro ImportExport wurde deutlich verbessert. Seite 19 von 19 ACTApro 2.1, Release-Note Stand