Benutzerdokumentation für Studierende. Outlook Webmail Verwaltungsdirektion Informatikdienste Marc Feer

Transkript

1 Verwaltungsdirektion Informatikdienste Marc Feer Benutzerdokumentation für Studierende Frohburgstrasse 3 Postfach Luzern T +41 (0) F +41 (0) helpdesk@unilu.ch

2 Verteiler Alle Studierende Version 2.0 Revision Erstellungsdatum 10. September 2014 Änderungsdatum 24. November 2014 Verwendung: Nur UNI intern Erstellt durch Marc Feer Telefon +41 (0) Änderungsverzeichnis Version Datum Autor Bemerkung M. Feer Kap. 5.2 (IMAP4) M. Feer Kap (Weiterleitungen) M. Feer Kap. 6.0 (FAQ) Referenzierte Objekte Version Datum Autor Bemerkung M.Rüttimann/ M. Zehnder (Konfiguration mit Apple Mail / Iphone) J. Zosso / M. Feer SPAM und Virenschutz Seite 2 21

3 Inhaltsverzeichnis 1 Wichtige Informationen zum neuen StudMAIL Single Sign On Postfachinformationen Passwortverwaltung ActiveSync zur Synchronisation mit Smartphones und Tablets Effektive Spam- und Virenfilterung Outlook Web App (OWA) Zugang und Login Outlook Web App (OWA) 2013 Hauptansicht StudNET Passwort ändern Weitere Optionen Signatur Weiterleitungen konfigurieren Kalenderfunktionen Kalender Freigabe Termineinladungen verschicken Synchronisation Ihres Postfaches Smartphone oder Tablet mit ActiveSync synchronisieren Outlook Konfiguration mit Outlook Anywhere oder IMAP Outlook Konfiguration mit Outlook Anywhere (empfohlen) Outlook Konfiguration mit IMAP FAQ (häufig gestellte Fragen) Seite 3 21

4 1 Wichtige Informationen zum neuen StudMAIL 1.1 Single Sign On Mit der neuen Studmail Infrastruktur wird nur noch ein Login für die an der Universität Luzern zur Verfügung gestellten IT-Dienste benötigt. Dies ist Ihr StudNET Account. Beispiel: Weitere Dienste auf welche Sie mit Ihrem StudNET Account Zugriff haben: WLAN (eduroam) UNIPortal ( SWITCHaai Login (EZproxy, OLAT, Vorlesungsverzeichnis etc.) 1.2 Postfachinformationen Grösse Ihrer Mailbox: 400 MB Warnmeldung bei: 350 MB (Bei 380 MB wird der Versand von Mails gesperrt) Maximale Mailgrösse: 20 MB Browser Kompatibilität für Outlook Web App 2013: Nicht aufgeführte Kombinationen aus Betriebssystem und Browser zeigen die Light-Version (Eingeschränkte Funktionen) von Outlook Web App an. Seite 4 21

5 1.3 Passwortverwaltung Das StudNET Passwort können Sie neu bequem von jedem Gerät mit Internet Zugang wechseln. Mehr dazu finden Sie unter Kap ActiveSync zur Synchronisation mit Smartphones und Tablets Sie können neu Ihre Mails, Kontakte und Termine via Active Sync synchronisieren. Ihre benötigten Informationen sind nun innert Sekunden auf Ihrem Smartphone bzw. Tablet verfügbar. Mehr dazu finden Sie unter Kap Effektive Spam- und Virenfilterung Um die Flut von Spam, Phishing und Virenattacken effektiv abzuwehren, wurde Ihrer Mailbox eine der zuverlässigsten Anti Spam Lösungen der Firma Barracuda Networks hinzugefügt. Mehr dazu finden Sie in der separaten Dokumentation Umgang mit Spam und Virenmails im Studmail auf unserer Homepage unter: 2 Outlook Web App (OWA) Zugang und Login Sie erreichen Ihr neues Mailkonto unter folgendem Link: Bitte geben Sie Ihre StudNET Login Daten ein, um Zugriff auf Ihre Mails zu erhalten: Seite 5 21

6 Bei der Erstanmeldung im Webmail müssen Sprache und Zeitzone ausgewählt werden. Klicken Sie anschliessend auf Speichern. 3 Outlook Web App (OWA) 2013 Hauptansicht 1 Klicken Sie das + Symbol um schnell eine neue Nachricht zu erstellen. 2 Ordnerliste: Sie können Unterordner erstellen oder Ordner zu den Favoriten hinzufügen. 3 Nachrichtenliste: Es wird der Inhalt des in der Ordnerliste markierten Ordners angezeigt. 4 Navigation Panel: Wechsel Sie zwischen den einzelnen Funktion von Outlook OWA (Mail, Kalender, Aufgaben und Adresslisten / Kontakte). 5 Klicken Sie auf Ihren Namen um sich vom System abzumelden. 6 Klicken Sie entweder das Zahnrad Symbol um zu den in Abb. 1 angezeigten Funktionen zu gelangen, oder klicken Sie auf die 3 Punkte um die Funktionen in Abb. 2 anzuwählen. (Erklärung Seite 7) 7 Mailinhaltsansicht Seite 6 21

7 Abb. 1 Wichtig sind insbesondere folgende Funktionen in Abb. 1: Abb. 2 Automatische Antwort festlegen auch bekannt als Abwesenheitsassistenten Anzeigeeinstellungen hier können Sie die Hauptansicht von OWA nach Ihren Bedürfnissen anpassen Design ändern Kennwort ändern Hier können Sie Ihr StudNET Passwort ändern. (Siehe Kap. 3.1) Optionen Siehe Kapitel 3.2 Weitere Optionen Wichtig sind insbesondere folgende Funktionen in Abb. 2: Als Junk- markieren SPAM Nachrichten als Junk- klassifizieren und somit blockieren. Ausführliche Informationen zur effektiven SPAM Abwehr lesen Sie bitte in der separaten Dokumentation: Umgang mit Spam und Virenmails im Studmail unter: Regeln erstellen Definieren Sie hier optionale Posteingangsregeln. Nachrichtendetails Zeigt den Zeitstempel, Absender und Empfängerinformationen an. 3.1 StudNET Passwort ändern Um Ihr StudNET Passwort zu ändern, klicken Sie bitte im Outlook Web App (OWA) auf das Zahnrad Icon gleich rechts neben Ihrem Namen. Im Kontext-Menü wählen Sie dann Kennwort ändern. Seite 7 21

8 Das Feld: Domäne\Benutzerinformationen (1) ist bereits ausgefüllt. Bitte geben Sie bei Aktuelles Passwort (2) Ihr momentanes Passwort ein. Danach geben Sie bitte Ihr neues Passwort zweimal ein (3), und klicken Sie anschliessend auf Speichern Tipp: Klicken und bleiben Sie mit der linken Maustaste auf dem Augensymbol. Sie können nun Ihr Passwort sehen und überprüfen. Bitte benutzen Sie niemals Umlaute (ä,ö oder ü) in Ihrem Passwort! 3.2 Weitere Optionen Signatur Unter Optionen Einstellungen können Sie eine -Signatur erstellen und diese automatisch in Ihre Mails integrieren. In der Abbildung sehen Sie ein Beispiel einer solchen Signatur: Wenn Sie nun ein neues Mail erstellen, wird die Signatur automatisch eingefügt: Seite 8 21

9 3.2.2 Weiterleitungen konfigurieren Wenn Sie eine Weiterleitung konfigurieren möchten, klicken Sie bitte auf das Zahnrad (1) und wählen Sie danach im Kontext Menü den Punkt Optionen (2). Klicken Sie auf organisieren und danach auf das + (siehe roter Pfeil) Im darauffolgenden Menü wählen Sie bitte Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen Geben Sie dieser Regel im ersten Feld einen Namen. Im nächsten Feld werden die Bedingungen gesetzt. Wählen Sie hier Auf alle Nachrichten anwenden Wichtig: Klicken Sie jetzt auf Weitere Optionen Seite 9 21

10 Im dritten Feld wählen Sie Weiterleiten, umleiten oder senden und klicken Sie im darauffolgenden Fenster auf Nachricht weiterleiten an Es öffnet sich ein neues Fenster in welchem Ihre (falls vorhanden) privaten Kontakte ersichtlich sind. Wenn der Kontakt bereits besteht, können Sie den Empfänger Ihrer Weiterleitungsregel mit Klick auf das + Symbol hinzufügen. (1) Falls Sie noch keine Kontakte erfasst haben, schreiben Sie die Weiterleitungsadresse einfach hin. (2) Mit OK gelangen Sie zum vorherigen Fenster zurück und können die Posteingangsregel mit Speichern abschliessen. Seite 10 21

11 4 Kalenderfunktionen 4.1 Kalender Freigabe Um Ihren Kalender für andere Studierende an der Universität Luzern freizugeben, klicken Sie bitte auf Freigeben (1). Sobald Sie mit der Namenseingabe des gesuchten Studierenden beginnen, im Beispiel Mus (2) für Muster, erscheint die Verzeichnissuche (3). Klicken Sie auf Kontakte und Verzeichnis durchsuchen und markieren Sie den gewünschten Benutzer. Hier im Beispiel handelt es sich um Martin Muster. Wichtig: Stellen Sie nun die Freigabedetails (4) Ihres Kalenders ein. Der Detailgrad reicht von Nur Verfügbarkeit bis zur höchsten Stufe Stellvertretung. Mit Senden (5) schliessen Sie die Kalenderfreigabe ab, und der Empfänger erhält ein entsprechendes Mail mit den Angaben Ihrer Freigabe. Seite 11 21

12 4.2 Termineinladungen verschicken Auf einen gewünschten Termin im Kalender doppelklicken. Ein neues Fenster öffnet sich in welchem Sie die gelb markierten Einträge ergänzen können. Um eine oder mehrere Personen zu diesem Termin einzuladen, klicken Sie bitte auf das + Zeichen (roter Pfeil). Geben Sie nun im Suchfeld (1) den Namen der Person ein und klicken Sie anschliessend auf die Lupe. Die gesuchte Person wird angezeigt (2) und Sie können mit ok (3) bestätigen. Seite 12 21

13 Sie kehren nun auf die vorherige Ansicht zurück und es erscheint die einzuladende Person neben Teilnehmer. Nun klicken Sie entweder auf Senden oder Sie benutzen den Terminplanungsassistenten um zu prüfen ob die einzuladende Person bereits Termine eingetragen hat bzw. verfügbar ist. Der Empfänger erhält nun Ihre Termineinladung und kann diese akzeptieren, ablehnen oder mit Vorbehalt zusagen. Wird der Termin akzeptiert, wird dieser im Kalender des Senders als auch des Empfängers automatisch eingetragen. Anmerkung: Der Terminplanungsassistent ist sinnvoll, wenn Sie mehre Personen einladen möchten. Er hilft Ihnen einen gemeinsamen freien Termin zu finden. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass Sie Ihre Kalender auch pflegen und Abwesenheiten eintragen. 5 Synchronisation Ihres Postfaches 5.1 Smartphone oder Tablet mit ActiveSync synchronisieren Sie können Ihr Postfach in wenigen Schritten mit Ihrem Smartphone oder Tablet synchronisieren. Im Beispiel wird die Konfiguration eines Smartphones mit dem Android Betriebssystem dargestellt. Outlook Web App (OWA) ist ebenfalls kompatibel mit iphone, Microsoft Windows Phone und Blackberry. Um Ihr Smartphone mit ActiveSync einzurichten, erstellen Sie bitte ein neues (Mail) Konto. (Diese Funktion ist bei den meisten Smartphones unter Einstellungen verfügbar). Hinweis: Die Abbildungen und deren Reihenfolge können sich je nach Smartphone Typ unterscheiden! Seite 13 21

14 Geben Sie als Mailadresse Ihren Benutzernamen und Passwort Ihres StudNET Kontos ein. ACHTUNG! Obwohl im Text auf Ihrem Smartphone von adresse die Rede ist, geben Sie hier bitte Ihren Benutzernamen und nicht Ihre Mailadresse ein! Klicken Sie danach auf weiter. Wählen Sie als Kontotyp Exchange ActiveSync aus. Schreiben Sie vor Ihrer Matrikelnummer studnet\ als Domain hin. Als Servername tragen Sie bitte webmail.stud.unilu.ch ein. Klicken Sie auf weiter und Ihre Eingaben werden vom Server geprüft. Es erscheint eine Remote- Sicherheitswarnung, welche Sie mit OK bestätigen müssen. Seite 14 21

15 Abschliessend konfigurieren Sie bitte noch die Häufigkeit und Dauer der Synchronisation entsprechend Ihren Bedürfnissen. Achtung: Es können je nach Datenvolumen Kosten für die Synchronisierung anfallen. Klären Sie zuerst Ihr enthaltenes Datenvolumen in Ihrem Handy Abo ab. Mit weiter können Sie noch den Kontonamen entsprechend anpassen. Ihr Smartphone synchronisiert nun Mails, Kalendereinträge und Kontakte mit Ihrem StudMAIL Konto. Seite 15 21

16 5.2 Outlook Konfiguration mit Outlook Anywhere oder IMAP Outlook Konfiguration mit Outlook Anywhere (empfohlen) Sie können Ihr Outlook neu mit Outlook Anywhere konfigurieren um Ihre Mails zu Hause oder unterwegs auf Ihrem Laptop abzurufen. Der Vorteil von Outlook Anywhere besteht darin, dass Sie keinen eigenen Postausgangsserver mehr benötigen (SMTP-Server). Die Verbindung zum StudMAIL läuft ausschliesslich über unsere Exchange Server. Um das StudMAIL Konto in Ihr Outlook zu integrieren schliessen Sie zunächst Ihr Outlook. Öffnen Sie danach die Systemsteuerung über Start - Systemsteuerung. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf (32-Bit). Öffnen Sie -Konten und klicken Sie im nächsten Fenster auf Neu. Aktivieren Sie -Konto und tragen Sie die in der Abbildung gelb markierten Felder (Name, Mail-Adresse und StudNet Passwort) Ihren Daten ein. Seite 16 21

17 Ihre Angaben werden überprüft und ein Windows Sicherheitsfenster öffnet sich. Wichtig! Tragen Sie hier wie in der Abbildung angezeigt studnet\ihrematrikelnummer und Ihr StudNET Passwort ein. (Im Beispiel: studnet\s ) Aktivieren Sie bitte zudem Passwort speichern. Wenn die Eingaben richtig sind, erhalten Sie folgendes Fenster, welches Sie mit Fertig stellen schliessen können. Starten Sie Ihr Outlook. Ihr StudMAIL Postfach sollte nun ersichtlich sein. Seite 17 21

18 5.2.2 Outlook Konfiguration mit IMAP 4 Folgen Sie den Schritten wie in Kap beschrieben, bis Sie zu folgender Eingabemaske gelangen: Wählen Sie Servereinstellungen manuell konfigurieren und klicken Sie auf weiter. Aktivieren Sie bitte Internet- und klicken dann auf weiter Seite 18 21

19 Tragen Sie in den gelb markierten Felder Ihre Daten ein. Beim rot markierten Feld müssen Sie den Postausgangsserver Ihres Internetproviders eintragen. (Im Beispiel: Swisscom / Bluewin) Klicken Sie danach auf weitere Einstellungen. In der Lasche Erweitert tragen Sie die grün markierten Werte ein. Bei den Roten müssen Sie wiederum die Werte (Portnummer) von Ihrem Internetprovider eintragen. Seite 19 21

20 Wechseln Sie zur Lasche Postausgangsserver und tragen Sie Benutzername und Passwort von Ihrem Internetprovider entsprechend Ihrem Bluewin Konto ein. Mit OK bestätigen Sie die Eingaben und der Server überprüft Ihre Eingaben. 6 FAQ (häufig gestellte Fragen) Seit der Migration auf das neue Studmail benötige ich als Benutzernamen meine Matrikelnummer. Habe ich jetzt auch eine neue Mailadresse? Nein, die Mailadresse bleibt gleich. Ziel war es ein Singel Sign On Login für alle IT-Dienstleistungen zu implementieren. Somit benötigen Sie nur noch ein Passwort für alle Dienste (Ihr StudNet Passwort) Ich bekomme teilweise keine Mails, wurden diese vom Spamfilter gelöscht? Nein, wenn die Spamfirewall ein Mail nicht eindeutig als SPAM klassifizieren kann, wird es in Ihre Junk Mail Boxgesendet. (Im Betreff der Mail steht dann Possible Spam ) Seite 20 21

21 Ich kann keine Mails verschicken oder nur an gewisse Empfänger. Was mache ich falsch? 1. Kontrollieren Sie die Mailgrösse inkl. Anhang. Erlaubt sind maximal 20 MB. 2. Kontrollieren Sie Ihren Browser auf die Software Adblock. Sollte Dieser installiert sein, gehen Sie bitte folgendermassen vor: Klicken Sie bei geöffnetem Browser auf Safari Einstellungen - Erweiterungen und deaktivieren Sie Adblock (1) bzw. deinstallieren Sie Adblock (2) Mein Postfach hat 400 MB Speicherplatz. Wo kann ich die momentane Speicherbelegung kontrollieren? Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad Icon und wählen Sie Optionen aus. Wählen Sie bitte Konto aus. Der Balken zeigt Ihnen die momentane Speichernutzung Ihres Postfaches an. Seite 21 21