tpg the project group

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1 IT-Lösungen für ein leistungsfähiges Projektmanagement Teil 1: Die Vorteile der Integration von Microsoft Project mit ERP-Systemen wie SAP Stavros Georgantzis, The Project Group Leistungsfähige Werkzeuge für Projektmanagement allein bieten viele Vorteile gegenüber der häufig noch angewendeten Improvisation mit Excel und Powerpoint. Doch ein modernes und umfangreich an Bedürfnisse anpassbares Werkzeug wie Microsoft Project lässt ohne Anbindung an zentrale Unternehmensprozesse und an das Controlling ein großes Produktivitätspotenzial ungenutzt. Die Integration mit ERP Systemen wie SAP nutzt diese Potenziale. Sie sollte aber mit den Nutzern der jeweiligen Welten hinsichtlich der Anforderungen abgestimmt sein. So entsteht letztlich eine funktionale und unternehmensweite Lösung, die die Projektmanagementprozesse optimal abbildet und die Akzeptanz der Nutzer sichert. Situationsanalyse Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne die Durchführung von Projekten aus. Mitarbeiter werden dabei immer wieder neu zu Projektteams zusammengestellt und üben nicht, wie bei der herkömmlichen Abteilungsorganisation, immer nur die gleichen Aufgaben aus. Die Bandbreite kann dabei von kurzzeitigen Kleinprojekten über aufwendigere interne IT-Umstellungen bis hin zu mehrjährigen Kundenprojekten variieren, die einen erheblichen Teil der Ressourcen des Unternehmens beanspruchen. In vielen Branchen wird fast ausschließlich auf Projektbasis gearbeitet. Dazu zählen z.b. Softwareentwicklung, Automotive und Anlagenbau. Immer wieder verwunderlich ist, dass die Infrastruktur für Projektmanagement auch in vielen Großunternehmen immer noch geprägt ist von Improvisation mit Software, die den Büroalltag dominiert. So werden Terminpläne kunstvoll und aufwendig in Excel erzeugt oder in mühevoller Kleinarbeit verschiebt man kurz vor den regelmäßigen Berichtsterminen immer wieder die Meilensteine in Powerpoint an die gerade aktuelle Stelle. Berichte werden kurzfristig aus verschiedenen Dateien zusammenkopiert und optimiert. Diese Vorgehensweise der manuellen Informationsaufbereitung führt zu hohem Zeitverlust und unnötig hohen Kosten. Aktuelle Zahlen auf Knopfdruck können in dem Umfeld nicht erstellt werden, was die Reaktionszeit bei Zeitplan- oder Kostenabweichungen stark beeinträchtigt. Manuelle Datenbeschaffung führt zu Zeitverlust und unnötig hohen Kosten. Das richtige Tool erleichtert die Arbeit Zugegeben, Software für Projektmanagement unterscheidet sich im Grad der Komplexität von der Erstellung einer Präsentation in Powerpoint. Davor scheuen sich viel Mitarbeiter. Ressourcen- und Kostenplanung, Rückmeldung von Ist-Daten, Dokumentenmanagement sowie ein zuverlässiges Berichtswesen sind jedoch ganz wesentliche Funktionalitäten, um die Steuerung von Projekten mit

2 Teil 1: Die Vorteile der Integration von Microsoft Project mit EPR-Systemen wie SAP Seite: 2/5 kurzen Reaktionszeiten optimal durchführen zu können. Weltweit arbeiten ca Projektleiter mit Microsoft Project. Diese enorme Verbreitung bei Anwendern verdankt die Projektmanagement-Software von Microsoft vor allem ihrer Benutzerfreundlichkeit, Leistungsfähigkeit und der Office Mögliche Austausch-Daten Integration. Mit Microsoft Project erreichen SAP HR Daten in den Microsoft Project Projektleiter in nur kurzer Einarbeitungszeit eine Enterprise Ressourcen Pool hohe Produktivität in der Planung und Überwachung ihrer Projekte. Mit der aktuellen Version 2003 Kostenstellen, Leistungsarten, Mitarbeiter aus SAP eröffnen sich zudem umfangreiche Möglichkeiten Stundensätze/Jahr etc. Ressourcenstrukturplan (RSP), Skills für den unternehmensweiten Einsatz. Dazu und andere Strukturdaten gehören etwa der rollenbasierte Ansatz, die Termindaten unternehmensweite Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit namentlichen und generischen Plandaten für Arbeit und Kosten Budget-Informationen Ist-Daten von SAP nach MSP oder von Ressourcen, Enterprise Codes und webbasierte MSP nach SAP Portfolio-Auswertungen. Trotz allem, allein mit Daten zu Material, Fremdleistungen etc. Microsoft Project bleibt die Integration in zentrale Andere Informationen wie z.b. Texte Verknüpfungen von Objekten Unternehmensprozesse und in das Controlling ein offener Punkt. Das weltweit am meisten verbreitete Werkzeug für Projektmanagement ist Microsoft Project. Die Integration von Unternehmensprozessen und zum Controlling ist mit Microsoft Project allein nicht möglich. Auf der anderen Seite verfügen ERP-Systeme wie SAP R/3 über eigene Lösungen zur Planung und Verwaltung von Projekten. Diese sind eng verzahnt mit den Geschäftsprozessen und lassen umfangreiche projektbezogene Auswertungen für das Controlling zu. ERP Projektmanagement Lösungen wie SAP PS werden aber nur selten genutzt. Mitarbeiter bevorzugen einfachere und transparente Werkzeuge, wie Microsoft Project und flexiblere Zentralfunktionen, wie sie der Microsoft Project Server bietet. Fortschrittliche Unternehmen haben die positiven Auswirkungen einer guten IT-Infrastruktur auf die Leistungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter erkannt. Sie tragen dafür Sorge, dass die Rollen im Unternehmen mit den jeweils für sie optimalen Tools ausgestattet sind: der Projektleiter mit einer leistungsstarken Projektmanagement-Software und der Controller mit einem entsprechenden ERP- System. Eine jeweils optimale Software für die Rollen im Unternehmen steigert die Produktivität. Produktivitätsgewinn durch Integration von Systemen Mit Insellösungen für Projektmanagement und Unternehmensplanung verschenkt das Unternehmen jedoch noch viel Effizienzpotenzial. Ohne systemübergreifenden Datenaustausch ist parallele Datenhaltung notwendig. Diese wiederum bedingt doppelte Dateneingabe mit entsprechendem Fehlerrisiko und hohem Zeitaufwand. Ein verlässlich immer gleicher Datenstand in allen Systemen ist so nicht sinnvoll realisierbar. Parallele Datenhaltung bedingt doppelte Dateneingabe mit erhöhtem Fehlerpotenzial und Zeitaufwand. Für Mitarbeiter aus dem Controlling und die Unternehmensleitung ermöglicht die Integration von SAP mit Microsoft Project z.b. die Einbeziehung von projektbezogenen Kosten in die

3 Teil 1: Die Vorteile der Integration von Microsoft Project mit EPR-Systemen wie SAP Seite: 3/5 unternehmensweite Controllingplanung und -überwachung. Umgekehrt stehen den Projektleitern Budget-, Kosten- und Erlösinformationen zur Verfügung, die ihre Projekte betreffen. Akzeptanz durch Berücksichtigen der Anforderungen von Beteiligten Größere Unternehmen gründen ihre IT-Strategie üblicherweise auf den beiden marktführenden Produkten Microsoft Project und SAP. Die relevanten Daten sind dabei meist auf beide Plattformen verteilt: operative Daten des Projektmanagements stehen gewöhnlich in Microsoft Project, Controllingund Personaldaten in SAP. Wichtige Fragen zu Beginn Prozessbasierter Datenaustausch Abbildung des vertrieblichen Teils? Übergang von Vertrieb zu Projekt (Projektfreigabe)? Wo werden Projekte zuerst angelegt? Wie findet die Rückmeldung statt? Welche Daten sollen bei Phasenübergängen synchronisiert werden? Welche Berichte werden mit welchem Tool erzeugt? Rollenbasierter Datenaustausch Wer plant in welchem Tool? Wer benötigt welche Daten? Wer muss welche Daten liefern? Wie ist die Berechtigung auf die Daten? Welche konsolidierten Daten liegen dem Project Management Office vor? Integration schafft Transparenz durch ständige Verfügbarkeit aktueller Daten. Unternehmen, die beide Produkte einsetzen, haben Sonstiges sowohl spezielle Anforderung an jedes einzelne Tool, als auch Wünsche und Vorgaben an deren Welches System ist führend? Welche Daten werden in welchem Integration. Diese Anforderungen basieren einerseits auf den implementierten Prozessen: Wo wird System verwaltet? Wird automatisch oder auf Befehl synchronisiert? der vertriebliche Teil der Projekte abgebildet Müssen Daten im jeweils anderen System (Projektentstehung), wie werden die Projekte gesperrt werden? freigegeben, wie findet die Rückmeldung statt, in welchem Tool können welche Berichte erzeugt werden? Andererseits werden Anforderungen aber auch aus den involvierten Rollen und deren Interaktion generiert: Welche Projektdaten benötigt ein Controller für seine Jahresplanung, wie können Abteilungsleiter die Auslastung ihres Bereichs feststellen, welche konsolidierten Auswertungen liegen dem Project Management Office vor? Erst die Erfassung und Analyse von Zielen sowie rollen- und prozessbezogenen Anforderungen führt letztlich zu einem funktionalen Tool- und Integrationskonzept, mit dem die Abbildung des unternehmensweiten Projektmanagements am besten gelingt. Dieses ermöglicht dann allen Beteiligten die Arbeit auf aktuellster Datenbasis mit Werkzeugen, die genau für ihre Aufgaben zugeschnitten sind. Die Akzeptanz der Lösung ergibt sich daher von allein. Die Erfassung und Analyse von Zielen sowie rollen- und prozessbezogenen Anforderungen führt zu einem optimal funktionalen Tool- und Integrationskonzept. Kundenbeispiel einer Integration Ausgangssituation Ein Hersteller von Haushaltsgeräten hatte keine durchgängige Projektmanagement-Systemlösung, sondern arbeitete mit vielen Einzellösungen. Hierdurch kam es zu Systembrüchen, und ein Überblick über die laufenden Projekte mit ihren aktuellen Ständen und Abhängigkeiten war nur

4 Teil 1: Die Vorteile der Integration von Microsoft Project mit EPR-Systemen wie SAP Seite: 4/5 zeitversetzt und mit hohem manuellem Aufwand möglich. Probleme wurden nicht rechtzeitig erkannt und erforderten einen höheren Aufwand bei den notwendigen Neuplanungen. Deshalb sollte SAP R/3 mit einem Projektmanagementsystem gekoppelt werden. SAP deckt die betriebswirtschaftliche Seite ab, Microsoft Project die flexible Planung, Terminierung und Steuerung. Die Lösung Der Kunde entschied sich für Architektur des Kundenprojekts mit SAP und Microsoft Project sowie dem Integrationsprodukt PSLink und dem Kommunikationsprodukt TeamLink ein kombiniertes Projektmanagementsystem: SAP deckt die betriebswirtschaftliche Seite ab, Microsoft Enterprise Project Management (EPM) die flexible Planung, Terminierung und Steuerung, Lotus Notes die starren Projektelemente. PSLink, die leistungsfähige Integration, synchronisiert Microsoft Project mit SAP. Der Projektleiter entwirft auf SAP PS den Strukturplan, der über PSLink auf Microsoft Project überspielt wird. SAP- und EPM-Nutzer haben nun den gleichen Informationsstand. Der Projektleiter kann auf Microsoft Project den zeitlichen Ablauf festlegen, einen Kundenterminplan erstellen und eine Plausibilitätsprüfung durchführen. Später wird das Projekt wieder nach SAP zurückgespielt. Über TeamLink erfolgt die Planung und Abstimmung zwischen Projektleiter und den Abteilungsleitern, die für das Projekt Mitarbeiter abstellen. Nach Abschluss dieser Planungen wird die Vereinbarung mit SAP synchronisiert und dokumentiert. Der Datenaustausch erfolgt gezielt per Knopfdruck und nicht automatisch. So kann in Projekten beliebig simuliert werden, ohne falsche Daten an andere Personen zu schicken. PSLink die Microsoft Project/SAP Integration Weltweit ist PSLink die leistungsfähigste Integration von Microsoft Project mit SAP. Projektdaten können damit in beide Richtungen synchronisiert werden. So werden die Vorteile der beliebtesten Software für Projektmanagement mit denen des führenden ERP-Systems kombiniert. PSLink ist schnell einsatzbereit, vereinfacht viele Arbeitsschritte und lässt sich an kundenspezifische Anforderungen anpassen. Das Produkt bewährt sich bereits mehrfach, auch bei weltweit tätigen Unternehmen. Mehr unter TeamLink für klare Projekt-Kommunikation TeamLink ermöglicht klare Kommunikation durch asynchrone Abstimmungsprozesse über Arbeit, Ressourcen und Termine. Projektleiter, Abteilungsleiter und Externe treffen hierdurch abgestimmte Vereinbarungen auf der Ebene einzelner Vorgänge projektübergreifend. Die Simulation von Vorschlägen ist möglich. TeamLink ist als Add-in Produkt vollständig in Microsoft Project integriert. Mehr unter Durch PSLink haben SAP- und EPM-Nutzer den gleichen Informationsstand. Über TeamLink läuft die Planung und Abstimmung zwischen Projektleiter und den Abteilungsleitern, die für das Projekt Mitarbeiter abstellen.

5 Teil 1: Die Vorteile der Integration von Microsoft Project mit EPR-Systemen wie SAP Seite: 5/5 Der Nutzen Der Kunde verfügt nun über eine skalierbare und einfach zu bedienende Lösung für sein Projektmanagement. Sie beschleunigt die Projektplanung und verbessert die Abstimmung unter den Beteiligten. Planabweichungen lassen sich schneller erkennen, neu planen und termingerecht beheben. Durch die Integration in SAP R/3 hat auch der Bereich Finanzen/Controlling Einblick in die Projektplanung. Die Integrationslösung beschleunigt die Projektplanung und verbessert die Abstimmung unter den Beteiligten. Autor Stavros Georgantzis The Project Group GmbH Tel: +49 (0)89 / Stavros Georgantzis ist Experte für Microsoft Project und die Integration mit ERP-Software, insbesondere SAP.