PVC-WIKI. Michael Friedrichs, Technischer Redakteur, PVCplus Kommunikations GmbH. Stand: 07. Dezember 2012

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1 PVC-WIKI Michael Friedrichs, Technischer Redakteur, PVCplus Kommunikations GmbH Stand: 07. Dezember 2012

2 Intranet 2.0 das Firmenwiki Jeder kann mitmachen Wikis verflachen Hierarchien und erleichtern den Informationsfluss. Glänzende Ideen können von überall aus dem Unternehmen kommen. Wikis lassen jedermann teilnehmen und helfen, die besten Ideen hervorzubringen. Wikis erleichtern einer großen Zahl von Mitarbeitern die Zusammenarbeit ("collaborate"). Ein Informationsspeicher für Ihr Unternehmen Wikis werden zu einem stetig wachsenden Informationsspeicher für das Wissen des Unternehmens. Von Dokumentationen über Besprechungsnotizen bis hin zu Projektideen, Präsentationen und Werbemotiven im internen Wiki lassen sich alle relevanten Daten einfach, leicht auffindbar und sicher speichern. 1

3 Vorzüge PVC-Wiki Inhalte / Content Einfaches Erstellen und Bearbeiten durch alle Mitglieder Zusammenarbeit gemeinsames Bearbeiten, Feedback per Kommentar Vernetzung Menschen spielen eine wichtige Rolle, Autoreninformationen unter allen Inhalten, Persönlicher Bereich (mit Schwerpunktthemen) Wissensmanagement mehrere Wikis möglich, Verschlagwortung (Tagging) und Such-Funktion (auch in hochgeladenen Dokumenten) Personalisierte Informationen RSS-Feeds, Favoriten, persönliche Tags, individuelle Startseite Einbinden weiterer Funktionalitäten 2 optionale Zusatzfunktionen wie zum Beispiel Aufgabenverwaltung, Projektmanagement für bestimmte Nutzergruppen

4 Konkreter Nutzen Welche Herausforderungen werden mithilfe von Wikis gemeistert und welche Prozesse verbessert? Welchen konkreten Nutzen haben Wikis in der Unternehmenspraxis? Wikis haben die Informationstransparenz gesteigert. Wikis haben dafür gesorgt, dass immer aktuelle Informationen vorliegen. Wikis haben neue Methoden der Zusammenarbeit ermöglicht. Wikis haben die Effizienz der Arbeit verbessert. Wikis sorgen für bessere Zusammenarbeit im Unternehmen. Wikis helfen Mitarbeitern, sich selbst besser zur artikulieren. Wikis haben die Informationen im Unternehmen glaubwürdiger gemacht. 3

5 Langfristiger Nutzen Studien belegen, dass ein internes Firmen-Wiki seine Wirkung ganz offensichtlich langfristig entfaltet und eine Investition in ein solches System sich auf Dauer rentiert. Je länger ein Unternehmen ein Wiki einsetzt, desto höher schätzt es den Nutzen des Wikis ein. Unternehmen, die das Wiki zunächst sinnvoll in einer Pilotgruppe real testen und kontrolliert einführen, sind häufig erfolgreicher damit. Die Anwendung von Wikis für die Generierung von Ideen und zu Dokumentationszwecken steigt mit zunehmender Nutzung des Wikis. Unternehmen, die auf ein Wiki verzichten, nehmen im Hinblick auf die Effektivität und die Effizienz der internen Kommunikation einen nicht unrelevanten Wettbewerbsnachteil in Kauf nehmen. 4

6 Problemquellen Es ist kein Geheimnis, dass ein Wiki kein Selbstläufer ist. Welche Probleme stehen der wirklich effektiven und effizienten Wiki-Nutzung im Wege und welche Faktoren verhindern, dass das Potenzial eines Wikis voll ausgeschöpft werden kann? Zu wenige Mitarbeiter stellen aktiv und häufig Informationen in das Wiki ein. Den Teilnehmern wird der Nutzen des Wikis nicht schnell genug klar. Es ist schwierig, Teilnehmer für das Wiki zu motivieren. Die Zeit für die Wiki-Nutzung reicht nicht aus. Wiki-Teilnehmer nutzen lieber alte Tools und steigen nicht auf das Wiki um. Es ist schwer, die Informationen aktuell zu halten. Die Arbeitsteilung und Nutzungsregeln für das Wiki sind unklar. 5

7 MediaWiki: Testumgebung 6 Link:

8 MediaWiki: Pro & Contra PRO wurde ursprünglich als Basis für Wikipedia entwickelt bekannte Benutzerführung (ähnlich öffentliches Wikipedia) frei verfügbar aufgrund GPL-Lizensierung breiter Einsatz überwiegend im technischen Umfeld CONTRA Standardversion ohne Modifikationen nur bedingt einsetzbar keine einfache Bedienung (u.a. Content-Erstellung) möglich kostspielige Anpassung von Template & Co. durch Dienstleister Hoher Schulungsaufwand für Mitglieder (Motivation) 7

9 Confluence: Testumgebung 8 Link:

10 Confluence: Pro & Contra PRO kommerzielle Enterprise-Software (mehrsprachig, dt., engl. & frz.) breiter Einsatz in Unternehmen (u.a. BASF, Exxon, Evonik, Schleich) intuitive Bedienung auch für Laien (Drag & Drop, Hilfefunktion, ) umfangreiche Im- und Export-Möglichkeiten Standardversion muss nicht groß modifiziert werden Komplexes Rechtesystem (Sicherheit!) CONTRA relativ hohe Lizenzkosten (Ausnahme: Non-Profit-Organisationen) höhere Hardware-Anforderungen 9

11 10 Confluence: Login

12 11 Confluence: Eingangsbereich

13 12 Confluence: Arbeitsbereiche

14 13 Confluence: Nutzer-Updates

15 14 Confluence: PVC-Wiki

16 15 Confluence: Beispielartikel

17 Confluence: Editor Confluence verfügt über einen echten WYSIWYG-Editor. Der Vorteil: auch unerfahrene Anwender sind in der Lage, Artikel zu erstellen. Hinzufügen von externen Inhalten wie Bilder, PDF-Dateien oder Powerpoint-Dateien per Drag and Drop. Tastaturkürzel, Autosave und Änderungshistorie. 16

18 17 Confluence: Änderungshistorie

19 18 Confluence: Import/Export

20 19 Confluence: Suche

21 20 Confluence: Suche / Filter

22 21 Confluence: Verschlagwortung

23 22 Confluence: Kommentarfunktion

24 23 Confluence: Benachrichtigung

25 24 Confluence: Rechteverwaltung

26 MediaWiki vs. Confluence Editor Confluence: echter WYSIWYG-Editor. Der Vorteil: auch unerfahrene Anwender sind in der Lage, Artikel zu erstellen. Hinzufügen von externen Inhalten wie Bilder, PDF-Dateien oder Powerpoint-Dateien per Drag and Drop. Tastaturkürzel, Autosave und Versionierung. Zugriffsschutz MediaWiki: keinerlei Zugriffsschutz. In Confluence gibt es ein komplexes Rechtesystem in dem lesende und schreibende Zugriffe getrennt für Gruppe oder einzelne Personen festgelegt werden kann. Export MediaWiki: XML-Export nur innerhalb MediaWiki. Confluence: einzelne Seiten oder Bereiche u.a. als HTML oder PDF exportieren. Auch der Export nach Word bzw. der Import von Word aus ist möglich. 25

27 Kosten MediaWiki vs. Confluence MediaWIKI Confluence Lizenzkosten Hostingkosten Design / Anpassung Laufende Kosten Keine, da Open-Source- Lösung. Ja, da kommerzielle Software-Lösung. Bei 100 registrierten Nutzern rund ABER: AGPU kann als Non- Profit-Organisation, kostenlose Lizenz bekommen!! Ja, Kosten abhängig von Serverleistung und Anzahl der Nutzer. * Ja, für beide Wiki-Plattformen ähnlich bei professioneller Umsetzung. * Ja, für inhaltliche Betreuung, Monitoring, Updates, Funktionalitäts-Erweiterungen, etc. * 26

28 Confluence: Einführungskosten Einmalige Kosten: Lizenzkosten: normalerweise Euro bei 100 Nutzern. Da AGPU aber eine Non-Profit-Organisation ist, entfallen die Lizenzkosten! Wiki-Installation und Server-Konfiguration : ca. 800 Euro Wiki-Individualisierung (Design, Programmierung): ca Euro Sonstige Projekt-Kosten: ca Euro Laufende Kosten: Server-Hosting : ca. 300 Euro monatlich / Euro pro Jahr (Dienstleister) Maintaining (Updates, etc.): ca. 150 Euro monatlich / Euro pro Jahr 27

29 Fazit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Michael Friedrichs PVCplus Kommunikations GmbH Am Hofgarten Bonn +49 (0)228 /

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