Automatisierte Erwerbung. Uwe Dierolf Universitätsbibliothek Karlsruhe

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1 Automatisierte Erwerbung Uwe Dierolf Universitätsbibliothek Karlsruhe

2 Überblick Motivation Bedeutung des Südwestdeutschen Bibliotheksverbunds Integration in das Umfeld der UB Karlsruhe Entwicklungswerkzeug i3v-library Architektur und Datenmodell Probleme Auswirkungen auf den Geschäftsgang der UB KA Fazit

3 Motivation - Monographien Arbeitsweise bis Juni 1997 Dublettenüberprüfung aufwendig und fehleranfällig SWB und Erwerbungskartei ( = Bestell- und Zugangskartei) Fremddatenübernahme Abtippen! Manuelle Verwaltung von Bestellungen Bestell- und Mahnwesen ineffizient Pro Sortierkriterium eine Kartei (z.b. Titel- und Verfasserschrift) Mehrfacherfassung gleicher Daten Beim Bestellen, Inventarisieren, Katalogisieren etc. Geschäftsgang ist nicht rund zu viele Leute nehmen ein Buch in die Hand

4 Motivation - Periodika Arbeitsweise bis Oktober 1998 Datenerfassung bei Hefteingang mit Hilfe des "Kardex" Karteikartensystem speziell für Zeitschriften Arbeit mit Zeitschriftendaten nur "beim Kardex" möglich Trennung von Zeitschriftenbearbeitung und Auskunft nicht möglich Manuelles Mahnwesen Ineffizient, da nur via Kardex möglich ca Zeitschriften, ca.200 Hefte pro Tag Benutzer können über Hefteingang nicht informiert werden

5 Ziele Rationalisierung des Geschäftsgang Erledigung der Aufgaben unabhängig vom Arbeitsplatz Bessere Informationsversorgung

6 Ausrichtung auf den Verbund Verbundzentriertes Arbeiten SWB Südwestdeutscher Bibliotheksverbund UB Stuttgart Württembergische Landesbibliothek UB Hohenheim UB Tübingen UB Freiburg BSZ Bibliotheksservice - Zentrum BaWü UB Mannheim UB Karlsruhe Bundesgerichtshof Badische Landesbibliothek FH Karlsruhe Forschungszentrum Karlsruhe

7 Integration ins bestehende Umfeld Katalog UB Erwerbung UB Exemplarsätze Vormerkungen Ausleihe UB Bestellkatalogisat Fremddatenübernahme Upload 1/Woche Katalog SWB Katalog KVK K - Karlsruher V - Virtueller K - Katalog

8 Werkzeug i3v-library Back-End RDBMS Oracle Einsatz unter Windows 2000/XP Entwicklungsumgebung i3v-devtk DevTk = Development Toolkit Datenmodellierung - Aufbau eines Data Dictionary (Metadaten) Maskengenerator - Basis: i3v-metadaten Interpreter - Rapid Prototyping Mitarbeiterarbeitsplätze sind i3v-clients Update-on-Demand (wie Java-Applets) Textverarbeitungssoftware (MS Word) Bestell- und Mahnwesen

9 Dreischichtige i3v-architektur Ausleihe Vorlesungen Peridoka Studenten Erwerbung... Anwendungs-Schicht Mächtigkeit bestimmt das Entwicklungstempo i3v Education i3v Library... Basis-Schicht Rapid Prototyping i3v-nutzdaten i3v-basisfunktionalität Datenbank-Schicht Oracle Metadaten i3v-metadaten

10 Datenmodell Monographienerwerbung Tupel-Identifier-Konzept (TID) Primärschlüssel vergibt das i3v-system automatisch Titelaufnahmen Fortsetzungen Bestellungen Lieferanten Verträge Exemplare Referenten Fächer Konten Währungen und viele weitere Relationen/Views...

11 Datenmodell Periodikaverwaltung (e-kardex) Ausgabeart Status Ausgabe Band Package Standorte Firmen Sonderstandort Systematik Fächer Umlauf Mitarbeiter Veröff.-Arten Titel Abo Bestellart Zählung Einrichtung Ersch.-weise Rechnung Rech.-Pos. Währung

12 Workflow Periodikaverwaltung n. eingeg. Lücke Start reklamiert vergriffen ungebunden beschädigt makuliert fehlt bindereif nachbest. gebunden beim Bb

13 Workflow Buchbinder Ausgaben einsammeln Bindeanweisung in i3v eintragen Standort Einbandstelle Ergänzen der Bindeanweisung Buchbinder Bearbeiten der gebundenen Bände Band aufstellen Standort / MA

14 Probleme Zusammenspiel der unterschiedlichen Systeme Verwaltung vieler Schnittstellen Verwaltung vieler Datenbanken Anbindung an den SWB Client-Server-Schnittstelle fehlt Ablösung des Host-Systems findet schon seit Jahren statt! Ende 2005 soll das neue System (PICA) nun endlich in Betrieb gehen.

15 Zugriff auf die Datenbanken Erfordert eine Client-Server-Schnittstelle SQL*Net = Netzwerkprotokoll für die Oracle-Datenbank SWB*Net existiert nicht, da Host i3v TCP/IP SQL*Net SQL*Net SWB*Net Erwerbung UB Ausleihe UB Katalog SWB ORACLE ORACLE HOST

16 Anbindung an den SWB Fremddatenübernahme ( Lesen ) SWB und andere Quellen (z.b. KVK) Umweg über die Zwischenablage, da keine direkte Anbindung an Hostanwendung möglich Quellformate: SWB-Kategorienformat oder MAB Bestellkatalogisate ( Schreiben ) Ziel: Übernahme der Daten aus i3v

17 Anbindung ans i3v-haushaltsmanagement Erzeugung von Festlegungen bei Bestellung Arbeitsvorbereitung für Rechnungsstelle seitens Erwerbungsabteilung Bestellnummer als Referenz Ünterstützung komplexer Vorgänge Sammelrechnung Sammelauszahlung inkl. Erstellung von Zahlungsmitteilungen Bestellungen Buchungen Konten Lieferanten Zahlungspartner

18 Vorteile für den Geschäftsgang I Verbesserte Vorakzession Bestellkatalogisate erlauben Dublettenprüfung allein anhand des SWB Keine Mehrfacherfassung Automatische Erzeugung der Bestellung Überwachung der Bestellungen Automatisiertes Mahnwesen Bessere Verwaltung der Haushaltsmittel Automatische Kontenüberwachung Kontingente (z.b. pro Fachreferent und/oder Fach)

19 Vorteile für den Geschäftsgang II Einfacher Zugriff auf erfaßte Daten Benutzer Information liegt früher vor Link im Web-OPAC "Aktuelle Hefte in der UB" (bietet nur UB KA) Fachrefenten Einblick in eigene Bestellungen Verändern der Prioritäten bei Bestellungen auf Halde Medienabteilung, Benutzung, Teilbibliotheken Koordinierte Erwerbung im einschichtigen Bibliothekssystem Rechnungsstelle Vereinfachte Erstellung von Kassenanweisungen durch direkte Kopplung zwischen Bestell- und Buchungssatz

20 Vorteile für den Geschäftsgang III Vereinfachte Inventarisierung Zugriff auf das Ausleihsystem Ermittlung von Titelsignaturen Signaturpools abhängig vom Format und der Veröffentlichungsart Ermittlung der Exemplarsignaturen Eintragung von Vormerkungen Verbesserte Statistiken beliebige Statistiken Automatische Erstellung der DBS (= Dt. Bibl. Statistik) Zusammenlegung von Abteilungen Katalog- und Erwerbungsabteilung bilden die Medienabteilung Jede Aufgabe kann an jedem Arbeitsplatz erledigt werden

21 Fazit? Erreichte Ziele Rationalisierungseffekt Schaffung von mehr Transparenz Mögliche Erweiterungen Verbesserte Fremddatenübernahme bei Neuerscheinungen Nutzung der Buchhandelskataloge im Internet Abschaffung des sog. Laufzettels Bestellung per gemäß EDILIBE oder Nutzung von WebService-basierten Bestellsystemen