Dienstanweisung für das Inventarwesen

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1 1. Allgemeines Dienstanweisung für das Inventarwesen (INVENTARORDNUNG) der Zweck der Inventarordnung ist es, eine Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung des städtischen Inventars zu schaffen. Die zu inventarisierenden Gegenstände sind vollständig zu erfassen, damit eine jederzeitige Kontrolle über ihren Verbleib ermöglicht und gewährleistet ist. Weitergehende Vorschriften über die Erfassung des Inventars für die Vermögensrechnung und die Betriebsabrechnung werden von dieser Inventarordnung nicht berührt. Ebenfalls unberührt bleibt das Verfahren der Beschaffung von Inventar. 2. Geltungsbereich 2.1 Die Inventarordnung gilt für alle Organisationseinheiten und Einrichtungen der. Hierzu zählen auch solche, die nicht der inneren Verwaltung zuzuordnen sind wie z. B. Schulen, Kindertagesstätten und Ortsfeuerwehren. Für Eigenbetriebe gilt diese Inventarordnung nicht. 2.2 Die im Heimatmuseum bzw. Stadtarchiv vorhandenen Museumsgüter und Archivalien sind vom Geltungsbereich dieser Ordnung ausgenommen. Das gilt auch für das Medienzentrum mit seinen auszuleihenden Medien. 3. Begriff 3.1 Zum Inventar sind - unabhängig von der regelmäßigen Dauer der Gebrauchsfähigkeit - alle im städtischen Eigentum befindlichen und von der Stadt angemieteten Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände, die nicht Bestandteil eines Grundstückes, eines Gebäudes oder einer Installation sind, zu zählen. Nicht aufgenommen werden Vermögensgegenstände mit einem Anschaffungs-/ Herstellungswert unter 60 zzgl. Umsatzsteuer. 3.2 Liegt der Anschaffungswert unter 60,00 zzgl. Umsatzsteuer 1, ist eine Inventarisierung dennoch vorzunehmen, wenn der Gegenstand in größerer Zahl zur Erstausstattung erworben wird oder die Ersatzbeschaffung zu einer Aufstockung des Inventarbestandes führt. In Zweifelsfällen ist Rücksprache mit dem Fachdienst Kämmerei/Controlling zu halten. 4. Zuständigkeiten 4.1 Das Inventar wird von den Fachdiensten und Einrichtungen grundsätzlich selbst verwaltet. Mehrere Fachdienstleitungen eines Fachbereiches können einvernehmlich eine/n Inventarverwalter/in bestellen, die/der die Inventarverordnung verantwortlich ausführt und insbesondere das Inventarverzeichnis verantwortlich führt. 4.2 Das Inventar in allgemein zugänglichen Räumen (Sitzungsräume, Flure, Toiletten usw.) wird vom Fachdienst Grundstücks- und Gebäudewirtschaft verwaltet. 4.3 Inventarteile der Inventarhauptgruppen 12 bis 15 (Kopiergeräte, EDV-Geräte, EDV-Programme und Faxgeräte) des Gruppierungsplans (Anlage 1) werden entgegen dem Punkt 4.1 grundsätzlich durch den Fachdienst Zentrale Dienste zentral verwaltet. Bei Beschaffungen von Gegenständen dieser Art, bei denen der Fachdienst Zentrale Dienste nicht beteiligt ist (das gilt insbesondere für Dienststellen, die nicht der Kernverwaltung angehören), ist weiterhin eine Inventarisierung durch den entsprechenden Fachdienst erforderlich. In Zweifelsfällen ist Rücksprache mit dem Fachdienst Zentrale Dienste zu halten. Bereits inventarisierte Gegenstände, auf die die vorhergehenden Ausführungen zutreffen, sind mit Datum und dem Abgangsgrund wird ab zentral verwaltet als abgängig zu kennzeichnen. 5. Inventarisierung Neu erworbenes Inventar ist unverzüglich nach der Annahme bzw. Abnahme zu inventarisieren. Dies geschieht durch Eintragung in das Inventarverzeichnis und Kennzeichnung als städtisches Eigentum. 1 Entsprechend 39 Abs. 4 GemHVO (altes Recht) und künftig 45 Abs. 6 GemHKVO (neues Recht)

2 6. Führung der Inventarverzeichnisse 6.1 Die Organisationseinheiten führen das Inventarverzeichnis als Datenbank. Diese Datenbank wird vom Fachdienst Zentrale Dienste zur Verfügung gestellt. 6.2 Die einzelnen Inventarteile sind für den Bereich der Organisationseinheit fortlaufend nummeriert einzutragen; die organisatorische Kennzeichnung der jeweiligen Organisationseinheit wird der lfd. Nummer vorangesetzt. Zusammen mit der Inventar-Gruppierungsnummer ergibt sich so die Inventar-Nummer. 6.3 Die Inventarteile sind nach dem Gruppierungsplan (Anlage 1) zu inventarisieren. 6.4 Die Inventarteile sind eindeutig zu bezeichnen (insbesondere Hersteller, Markenbezeichnung, Standort bzw. Verbleib usw.); von Maschinen und Geräten ist die Fabrikations-Nummer einzutragen. 6.5 Der Anschaffungspreis (inkl. Mehrwertsteuer) der einzelnen Inventarteile ist im Inventarverzeichnis anzugeben. Rabatte und Skonti sind abzusetzen. Bei unentgeltlichen Erwerbungen ist der üblicherweise für Inventar gleicher Art und Güte zu zahlende Anschaffungspreis anzugeben. In diesem Fall ist unter Bemerkung ein entsprechender Eintrag vorzunehmen, z. B. gespendet von... o. ä. 6.6 Die Inventarisierung ist durch einen entsprechenden Vermerk auf dem mit dem Inventargegenstand vorgelegten Beleg (z. B. Rechnung) zu bestätigen. Als Vermerk gilt die Angabe der Inventar- Nummer. Im Inventarverzeichnis wird der Tag des Zuganges vermerkt. 6.7 Soweit Mitarbeiter/innen Inventar zur dienstlichen Verwendung persönlich erhalten, bestätigen sie der/dem Inventarverwalter/in den Erhalt schriftlich; ein entsprechender Hinweis ist in der Datenbank aufzunehmen. Schriftstücke dieser Art sind an geeigneter Stelle aufzubewahren. 6.8 Bei Bedarf ist dem Fachdienst Kämmerei/Controlling der Zugang zur Inventar-Datenbank zu ermöglichen, auf Anforderung sind Auswertungen zur Verfügung zu stellen. 7. Kennzeichnung 7.1 Inventarisierte Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände sind als "Eigentum der " unter Angabe der Inventarisierungs-Nummer zu kennzeichnen. 7.2 Die Kennzeichnung hat durch Anbringung eines Aufklebers gemäß dem Muster der Anlage 2 unmittelbar am Inventar-Gegenstand zu erfolgen. Der Aufkleber muss ohne besondere Schwierigkeiten kontrollierbar sein. 7.3 Auf der ersten Umschlagseite im Innenteil ist Fachliteratur mit einem Aufkleber zu versehen (Muster gemäß Anlage 2). 8. Veränderung der Abgänge 8.1 Abgänge an andere Organisations-Einheiten Gibt eine Organisationseinheit Inventar an eine andere Organisationseinheit ab, so inventarisiert die aufnehmende Organisationseinheit das Inventar nach den Bestimmungen der Ziffern Die alte Inventarnummer ist von der aufnehmenden Dienststelle unter Bemerkungen einzutragen Die abgebende Organisationseinheit setzt das Inventar in ihrem Verzeichnis ab. Unter Bemerkungen wird die aufnehmende Dienststelle eingetragen. 8.2 Verlust Wird festgestellt, dass Inventar in Verlust geraten ist, untersucht die/der Inventarverwalter/in die näheren Umstände und stellt die erforderlichen Nachforschungen an Über den Verlust und das Ergebnis der Nachforschungen ist ein Vermerk zu fertigen, der bis zur nächsten Prüfung entsprechend aufzubewahren ist. Nach der Prüfung wird das verlorengegangene Inventar nach den Bestimmungen der Ziffer im Inventarverzeichnis abgesetzt Eine Ausfertigung des Vermerks über das Ergebnis der Nachforschungen ist an den Fachdienst Zentrale Dienste und das Rechnungsprüfungsamt zu senden. Seite 2 von 8

3 8.3 Entbehrliches oder unbrauchbar gewordenes Inventar Ist Inventar entbehrlich oder unbrauchbar geworden, benachrichtigt die betreffende Organisationseinheit den Fachdienst Zentrale Dienste, der über die weitere Verwendung zu befinden hat Gibt die verwaltende Organisationseinheit das entbehrlich gewordene Inventar an eine andere Organisationseinheit ab, so ist dieser Vorgang nach den Bestimmungen der Ziffer 8.1 abzuwickeln Wird das entbehrlich gewordene Inventar veräußert, ist über diesen Tatbestand ein Vermerk zu fertigen, der bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren ist Bei unbrauchbar gewordenem Inventar ist der Vordruck nach Anlage 3 auszufüllen. Die Aussonderung des unbrauchbar gewordenen Inventars hat mindestens einmal jährlich zu erfolgen. 9. Versicherung des Inventars Die inventarverwaltenden Organisationseinheiten prüfen eigenständig, inwieweit eine Versicherung des Inventars angebracht oder notwendig ist, soweit dies nicht bereits durch bestehende Versicherungen (z.b. Elektronik-Versicherung) abgedeckt ist. 10. Prüfung des Inventarbestandes 10.1 Kontrolle durch die/den Inventarverwalter/in (Bestandsaufnahme) Einmal im Jahr hat die/der Inventarverwalter/in das fortgeschriebene Inventarverzeichnis mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand zu vergleichen. Über das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist ein Vermerk zu fertigen, der vom/von der Leiter/Leiterin der Organisationseinheit gegenzuzeichnen und dem Inventarverzeichnis bis zur nächsten Bestandsaufnahme als Anlage beizufügen ist Die/Der Inventarverwalter/in ist verpflichtet, auftretende Unstimmigkeiten soweit möglich - aufzuklären. Die Ziffern und sind entsprechend anzuwenden Das Inventarverzeichnis als ein Nachweis aller tatsächlich vorhandenen Inventarteile ist ggf. aufgrund des Ergebnisses der Prüfung zu berichtigen. Ziffer 8.2 und 8.3 sind zu beachten Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt Unabhängig von der regelmäßigen Kontrolle durch die/den Inventarverwalter/in (Ziffer 10.1) soll das Rechnungsprüfungsamt den Inventarbestand und die Führung des Inventarverzeichnisses prüfen. Dafür wird dem Rechnungsprüfungsamt das Recht erteilt, die Datenbanken der Organisationseinheiten einzusehen Die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt sollte so erfolgen, dass in einem Zeitraum von 5 Jahren alle Bereiche, die von dieser Inventarordnung erfasst werden, mindestens einmal geprüft werden Die Prüfungen sollen unvermutet erfolgen. Soweit es dem Dienstbetrieb entsprechend erforderlich ist, kann die Prüfung kurzfristig angekündigt werden Die Prüfungen können sich auf Stichproben beschränken. Werden erhebliche Mängel festgestellt, ist die Einhaltung der Inventarordnung vollständig zu prüfen Über die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt ist eine Niederschrift zu fertigen, die bis zur nächsten Prüfung an geeigneter Stelle aufzubewahren ist (Anlage 4) Ergeben sich bei der Prüfung Unstimmigkeiten, ist Ziffer entsprechend anzuwenden. 11. Schlussbestimmungen 11.1 Wechsel in der Person der/des Inventarverwalter/in(s) Wird eine/ein Inventarverwalter/in durch eine/n anderen ersetzt, ist das Inventarverzeichnis mit den tatsächlich vorhandenen Beständen zu vergleichen und gegebenenfalls zu berichtigen Seite 3 von 8

4 Über die Übergabeverhandlung ist ein Vermerk zu fertigen, den die/der alte und die/der neue Inventarverwalter/in sowie die/der Leiter/in der Organisationseinheit zu unterschreiben haben und der bis zur nächsten Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt aufzubewahren ist Ausnahmen von den Vorschriften der Inventarordnung. In begründeten Fällen kann der Fachdienst Zentrale Dienste Ausnahmen von den Bestimmungen der Inventarordnung zulassen. Das Rechnungsprüfungsamt ist vorher zu hören. Die Ausnahmeregelungen sind aktenkundig zu machen. Eine Ausfertigung des Aktenvermerks ist dem Rechnungsprüfungsamt zuzuleiten Inkrafttreten Diese Inventarordnung tritt mit Unterzeichnung in Kraft Gleichzeitig treten alle bisher bestehenden Bestimmungen über die Inventarisierung bei der Stadt Northeim außer Kraft. Northeim, 17. Juli 2007 Kühle Bürgermeister Seite 4 von 8

5 Anlage 1 INVENTAR - GRUPPIERUNG zur Inventar - Ordnung der 1. Einrichtungs- und sonstige Gegenstände 1 Schreibtische 2 Schreibmaschinentische 3 sonstige Tische 4 Bürostühle 5 Besucherstühle 6 sonstige Stühle 7 Aktenschränke 8 Sonstige Schränke 9 Schreibmaschinen 10 Rechenmaschinen 11 Diktiergeräte 12 Kopiergeräte 13 EDV-Geräte 14 EDV-Programme 15 Faxgeräte 16 Sonstige Gegenstände (z. B. Bilder, Schreibtischlampen, Ventilatoren, Sortiermaschinen usw.) 2. Lehrmittel 2.1 Fachbereich Biologie 2.2 Fachbereich Musik usw. 3. Fahrzeuge 3.1 Personenkraftwagen 3.2 Lastkraftwagen 3.3 Anhänger und Zusatzgeräte 3.4 Spezialfahrzeuge 3.5 sonstige Fahrzeuge (Fahrräder, Motorräder usw.) 4. Arbeitsgeräte 4.1 Rasenmäher 4.2 Sägen usw. 5. Spielgeräte 5.1 Federgeräte 5.2 Karussell 5.3 Rutschen 5.4 Sandkästen 5.5 Schaukeln 5.6 Seilzirkus 5.7 Wippen 5.8 Spielkombinationen 5.9 Sonstige Spielgeräte 6. Sonstiges 7. Angemietetes Inventar Seite 5 von 8

6 Anlage 2 Aufkleber zum Kennzeichnen von Inventar Aufkleber zum Kennzeichnen von Fachliteratur Seite 6 von 8

7 Anlage 3 Organisationseinheit Northeim, den durch Fach Mitteilung über das Absetzen von in Verlust geratenen oder unbrauchbar gewordenen Inventar-Gegenständen gemäß Ziffer der Dienstanweisung für das Inventarwesen (Inventarordnung) der Folgende Inventar Gegenstände sind in Verlust geraten bzw. unbrauchbar geworden: Inv.-Nr. Anzahl Art des Gegenstandes Geräte-Nr. Wert Verlust Unbrauch barkeit Bemerkungen Darstellung des Sachverhalts, der zum Verlust bzw. zur Unbrauchbarkeit führte: (Genaue Angaben, ggf. mit Orts- und Datumsangabe) Zur Wiedererlangung getroffene Maßnahmen (nur bei Verlust): Unterschrift Seite 7 von 8

8 Anlage 4 Niederschrift über die Prüfung der Inventarbestände gem. Ziffer der Inventarordnung der Datum der Prüfung Geprüfte Organisationseinheit Prüfer/in Anwesende/r Inventar-Verwalter/in Prüfungsumfang: ordnungsgemäße Führung der Verzeichnisse Stichprobenweise Bestandsaufnahme Vollständige Bestandsaufnahme Kennzeichnung der Inventargegenstände als Eigentum der Stadt Bestandsaufnahme durch die/den Inventarverwalter/in Abgänge Prüfungsbemerkungen: Prüfungsergebnis: Northeim, den Prüfer/in Kenntnis genommen: Inventar-Verwalter/in Fachdienstleiter/in Seite 8 von 8