Leseabschrift. Richtlinie der Universität zu Lübeck zur Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (Inventarisierungsrichtlinie) vom 20.

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1 Leseabschrift Richtlinie der Universität zu Lübeck zur Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (Inventarisierungsrichtlinie) vom 20. November Rechtsgrundlagen (1) Gesetzliche Grundlage für den Nachweis des beweglichen Sachvermögens ist 73 der Landeshaushaltsordnung Schleswig-Holstein (LHO) einschließlich der dazugehörenden Verwaltungsvorschriften. (2) Demnach werden als Bestandsverzeichnisse geführt: - das Geräteverzeichnis, - ZUV - das Bücherverzeichnis, - ZHB - das Materialverzeichnis (3) Die folgenden Regelungen beziehen sich ausschließlich auf das Geräteverzeichnis. 2 Inventarisierung (1) Alle landeseigenen, beweglichen und unbeweglichen und inventarisierungspflichtigen Gegenstände, die über die Universität zu Lübeck beschafft werden (Vermögensgegenstände) sind in dem Bestandsverzeichnis der Universität zu Lübeck nachzuweisen (Inventarisierung). Dazu gehören auch immaterielle Vermögensgegenstände wie Lizenzen oder ähnliches. Sofern Vermögensgegenstände aus Mitteln Dritter beschafft worden sind, sind ggf. deren darüber hinaus gehenden Bestimmungen (bspw. Beschaffung aus DFG-Mitteln) zu beachten. (2) Fest mit dem Gebäude verbundene Gegenstände sind nicht als Vermögensgegenstände zu erfassen, sondern dem Gebäude zuzuschreiben. (3) Anlagen im Bau werden als solche gesondert ausgewiesen. (4) Diese Vorschrift gilt auch für geliehene und gemietete, verliehene und vermietete, geschenkte und selbst hergestellte Sachen, die nicht im Landeseigentum stehen. Leihgeräte werden dabei mit einer gesonderten Inventarisierungsnummer und ohne Wert erfasst. Selbst erstellte, immaterielle Vermögensgegenstände sind nicht aufzunehmen.

2 (5) Alle Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten einen Wert von 150,00 netto übersteigen und deren Nutzungsdauer länger als ein Jahr beträgt, sind einzeln zu inventarisieren. Für die Wertgrenze ist der um etwaige Rabatt- und Skontobeträge gekürzte Kaufpreis, zuzüglich der direkt zurechenbaren Anschaffungsnebenkosten maßgebend. Unabhängig von der Wertgrenze sind periphere Geräte für PC Arbeitsplätze und IT-Geräte, wie z.b. Monitore, Drucker oder Scanner zu inventarisieren. (6) Gegenstände im Privateigentum sind nicht aufzunehmen. 3 Verfahren (1) Zuständig für die Inventarisierung ist das Finanzdezernat der Universität zu Lübeck. (2) Das Bestandsverzeichnis der Universität zu Lübeck ist für unbestimmte Zeit angelegt und wird im SAP Modul FI-AA geführt. Es ist Bestandteil der jährlichen Prüfung der Rechnungslegung der Universität zu Lübeck durch den Wirtschaftsprüfer. (3) Ein Vermögensgegenstand ist definiert als ein Gut, das selbständig bewertbar und verkehrsfähig ist, sowie einen wirtschaftlichen Nutzen hat. (4) Bei der Wahl der Nutzungsdauer findet der in der Anlage befindliche Anlagenklassenkatalog des Landes Schleswig-Holstein verbindliche Anwendung. (5) Die Abschreibung der Vermögensgegenstände erfolgt linear über den Zeitraum der Nutzungsdauer. (6) Bei Eingang der Rechnung wird geprüft, ob es sich um eine inventarisierungspflichtige Beschaffung handelt. Sofern dies der Fall ist, wird für den Vermögensgegenstand ein Stammsatz angelegt. Mit Freigabe der Rechnung erfolgt die Aktivierung des Stammsatzes. Dieser erscheint in der Inventarliste des jeweiligen Institutes/der jeweiligen Einrichtung. (7) Für die in einem Kalendermonat inventarisierten Vermögensgegenstände erfolgt das Versenden der Inventaraufkleber mit der dazu gehörenden Inventarliste an das jeweiligen Institutes/die jeweiligen Einrichtung. (8) Der Aufkleber ist auf dem Vermögensgegenstand unverzüglich und gut sichtbar anzubringen. Falls der angeschaffte Vermögensgegenstand das Aufkleben der Inventarnummer nicht zulässt (z. B. Software, kleine Geräte etc.), sind die Aufkleber ortsnah und jederzeit einsehbar aufzubewahren (z. B. auf der Rechnung, CD-Cover u.ä.) oder durch die Verwendung von Anhängern am Gerät zu befestigen. Die Verantwortung der richtigen Anbringung der Inventaraufkleber obliegt den Leitern der jeweiligen Institute und Einrichtungen. Für jedes Institut/jede Einrichtung ist eine für die Inventarisierung verantwortliche Person zu benennen.

3 (9) Die Inventaraufkleber sind bei Aussonderung zu entfernen und ungültig zu machen, es sei denn, dass die Sache hierbei beschädigt wird. (10) Wird ein beweglicher Vermögensgegenstand angeschafft, der mit einem bereits im Bestandsverzeichnis aufgenommenen Gegenstand fest verbunden ist (z.b. Zubehörteile), wird dieser Gegenstand dem bereits vorhandenen Gegenstand zugeschrieben. In diesem Fall werden keine gesonderten Inventaraufkleber ausgegeben. 4 Wertbestimmung (1) Die Anschaffungskosten eines Gerätes setzten sich wie folgt zusammen: Kaufpreis - Anschaffungsminderung (Preisnachlässe, Skonti, Rabatte etc.) + zurechenbare Anschaffungsnebenkosten (Transport-, Frachtkosten, Montage, Einweisung) + nachträgliche Anschaffungskosten (Zölle, Einführgebühren) = Anschaffungskosten, netto + Umsatzsteuer = Anschaffungskosten, brutto (2) Von den Werterhöhungen sind bloße Werterhaltungsmaßnahmen abzugrenzen. Wertänderungen bestehen lediglich, wenn der Vermögensgegenstand körperlich erweitert wird oder über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserungen erfährt. Die Reparatur eines Vermögensgegenstandes oder der Austausch eines Ersatzteiles gilt nicht als Wertänderung. 5 Änderungen im Bestand (1) Alle Änderungen des bestehenden Anlagenbestandes sind über das Formular EDV- Anlagenbestandsänderung dem Finanzdezernat anzuzeigen. Dazu gehören u.a. Abgänge, Verkäufe, Diebstahl, Standortwechsel, Nachaktivierungen und Wertänderungen. (2) Sollte ein Vermögensgegenstand aufgrund von Diebstahl abhandenkommen, ist grundsätzlich über den Sicherheitsdienst des UKSH eine Anzeige bei der Polizei zu erstatten. Darüber hinaus ist in jedem Fall das Dezernat Liegenschaften und Zentrale Dienste zu informieren. Anderenfalls ist eine Ersatzbeschaffung nicht vorgesehen und die Universität zu Lübeck hält sich eine Prüfung von etwaigen Schadensersatzansprüchen vor. (3) Schrott ist in der Anlagenbuchhaltung auszusondern und zu entsorgen.

4 6 Schließung oder Verlagerung einer Einrichtung Bei Schließung oder Verlagerung einer Einrichtung ist grundsätzlich eine Inventur gemäß 7 dieser Richtlinie durchzuführen. Eine Inventur hat ebenfalls bei einem Wechsel der Institutsleitung bzw. Leitung der zentralen Einrichtungen, beim Ausscheiden von Professorinnen und Professoren sowie Mitarbeitenden und nach Beendigung von Projekten zeitnah zu erfolgen. Die ausscheidenden Professorinnen und Professoren, Projektleiterinnen und Projektleiter und Mitarbeitenden haben ohne Aufforderung alle ihnen dienstlich überlassenen Ausstattungsgegenstände an die Leitungen der Abteilungen/Fachbereiche zu übergeben. Diese Übergabe ist zu dokumentieren und dem Dezernat Finanzen in Kopie weiterzuleiten. 7 Inventur Mindestens alle zwei Jahre ist eine unvermutete Prüfung aller Bestände vorzunehmen (Inventur). Eine Inventur ist eine körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände. 8 Inkrafttreten

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