- 1 - Dienstanweisung Nr. 16 für die Ersterfassung des beweglichen Anlagevermögens der Verwaltungsgemeinschaft

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1 - 1 - Verwaltungsgemeinschaft Elbe-Heide Der Leiter des gemeinsamen Verwaltungsamtes Angern. Bertingen. Born. Burgstall. Colbitz. Cröchern. Dolle. Glindenberg. Heinrichsberg Hillersleben. Loitsche. Mahlwinkel. Neuenhofe. Rogätz. Sandbeiendorf. Wenddorf. Zielitz Dienstanweisung Nr. 16 für die Ersterfassung des beweglichen Anlagevermögens der Verwaltungsgemeinschaft Elbe-Heide (Inventurrichtlinie) 1. Vorbemerkungen Allgemeine Grundlagen Gesetzliche Grundlagen Geltungsbereich Begriffsbestimmungen Zuständigkeitsregelungen und Sondernachweise Allgemeine Zuständigkeitsregelungen Sondernachweise Verfahren und Inventarisierungen Erfassung des Inventars Erfassung der Zugänge/ Abgänge/ Umsetzung Kennzeichnung der Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände Aufstellung des Inventars Bewertung Aufbewahrung der Unterlagen In-Kraft-Treten... 6

2 Vorbemerkungen Die Kommunen sind gehalten, den bisher kameral geführten Haushalt auf das doppische Rechnungswesen bis zum Jahr 2011 umzustellen. Der Einführung der Doppik wird die Erstellung einer Eröffnungsbilanz vorausgehen, die das Vermögen und die Schulden der Mitgliedsgemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Elbe- Heide widerspiegeln wird. Zur Aufstellung dieser Eröffnungsbilanz ist es zunächst zwingend erforderlich, sämtliche Vermögensgegenstände sowie Schulden zu einem Stichtag zu erfassen und zu bewerten (Inventur). Künftig wird eine derartige Inventur am Bilanzstichtag zum Abschluss eines jeden Haushaltsjahres durchzuführen sein. Die Inventurrichtlinie stellt die Grundlage für die Durchführung der Erstinventuren des beweglichen Anlagevermögens und für die Aufstellung der Inventare dar. Sie soll insbesondere eine einheitliche und vollständige Inventur gewährleisten. Für die Erstinventur und Erstbewertung des Vermögens und der Schulden sind immer dann Sonderrichtlinien zu erstellen, wenn Regelungen über die allgemeinen Richtlinien hinaus zu treffen sind. Darüber hinaus sind die allgemeinen Inventurrichtlinien durch Sonderrichtlinien zu ergänzen, wenn dies für spezielle Inventurverfahren und systeme sowie für bestimmte Vermögensgegenstände erforderlich ist. 2. Allgemeine Grundlagen Kommentar [g1]: Inwieweit ist noch zu überdenken 2.1. Gesetzliche Grundlagen Für die Einführung der doppelten Buchführung (Doppik) in der Verwaltungsgemeinschaft Elbe-Heide muss das Sachanlagevermögen vollständig in einem Bestandsverzeichnis (Inventar) erfasst werden. Grundlage hierfür bietet 32 Abs. 1 der doppischen Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO Doppik) sowie die Bewertungsrichtlinie für Sachsen-Anhalt einschließlich der Durchführungsbestimmungen für das Inventarwesen Inventurrichtlinie für Kommunen im Land Sachsen-Anhalt (InventR). Kommentar [g2]: für die Bewertung wird eine gesonderte Richtlinie erstellt Die folgende Dienstanweisung, in welche die o. g. gesetzlichen Grundlagen eingeflossen sind, bietet die Grundlage für die Durchführung von Inventuren von beweglichem Anlagevermögen in der VG Elbe-Heide bzw. den Mitgliedsgemeinden Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt grundsätzlich für alle Ämter und alle nachgeordneten Einrichtungen der Verwaltungsgemeinschaft Elbe-Heide mit Ausnahme der kommunalen Eigenbetriebe und Beteiligungen, da diese eigenständig abrechnen. Falls für einzelne Bereiche Sonderrichtlinien erstellt werden, gelten diese als Ergänzung zur Dienstanweisung. 3. Begriffsbestimmungen Die Inventur ist die Tätigkeit zur Erfassung aller Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten und somit die Voraussetzung für die Aufstellung des Inventars.

3 - 3 - Die Ergebnisse der Inventur werden im Inventar abgebildet, das sich als vollständiges Bestandsverzeichnis darstellt. Das Inventar ist im Gegensatz zur Bilanz ein ausführliches Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert ausweist. Die Bilanz ist dagegen eine Kurzfassung des Inventars in Kontenform. Zu inventarisieren im Sinne dieser Dienstanweisung sind alle im Eigentum und im Besitz der Gemeinde bzw. Verwaltungsgemeinschaft befindlichen beweglichen Sachen. Das sind Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände, die nicht mit einem Grundstück, einem Gebäude oder einer baulichen oder maschinellen Anlage fest verbunden und als deren Bestandteil anzusehen sind. Ob eine Erfassung zu erfolgen hat, kann grundsätzlich anhand der Wertgrenze des Gegenstandes festgelegt werden: Vermögensgegenstand Wertgrenzen (ohne Umsatzsteuer) nach Anschaffungs-/Herstellungskosten (AHK) von 0 bis unter 60 AHK von 60 bis 410 (= Geringwertige Wirtschaftsgüter) AHK von mehr als 410 Verfahrensweise weder in Zählliste aufnehmen noch bewerten (kein Etikett) In Zählliste aufnehmen und bewerten (Etikett) In Zählliste aufnehmen und bewerten (Etikett) Der Nettowert für alle Wirtschaftsgüter ist für die Aufnahme ins Inventarverzeichnis wie folgt zu ermitteln: Anschaffungskosten (Bruttowarenwert)./. Skonti und Rabatte + Beschaffungskosten (Lieferung, Montage) = Bruttoanschaffungskosten./. Mehrwertsteuer = Nettoanschaffungskosten ====================================== Liegt der Wert der beweglichen Vermögensgegenstände unter 60,00 netto, ist eine Inventarisierung dennoch vorzunehmen, wenn: der Gegenstand in größerer Zahl zur Erstausstattung erworben wurde oder die Ersatzbeschaffung zu einer Aufstockung des Bestandes geführt hat oder dem Gegenstand besondere Bedeutung beigemessen wird. Bewegliche Inventargüter, welche offensichtlich aus DDR-Zeiten stammen, sind dann zu erfassen und mit einer Inventarnummer zu versehen, wenn der Wert bei Ersatzbeschaffung dieser Inventargüter 60,00 netto übersteigen würde. Die Inventur umfasst sämtliche: selbsterstellte und entgeltlich erworbene Vermögensgegenstände technische Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (d.h. der Nutzung des Betriebes nicht des Gebäudes dienend) o Somit sind bspw. Lastenaufzüge, Klimaanlagen, Schauvitrinen, Tresoranlagen, Einbauküchen und Durchlauferhitzer zu erfassen Fremdeigentum bzw. Leihgaben

4 - 4 - Nicht erfasst werden in der Regel: Verbrauchsgegenstände, unabhängig von ihrem Anschaffungswert Verbrauchsgegenstände werden durch den Gebrauchsakt vernichtet., z. B. Heizöl, Drucker- o. Kopierpapier, Schulkreide, Bastelmaterialien, CD-Rohlinge, Spielzeug im Kindergarten usw. Technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind: z.b. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen Beispielliste über nicht zu erfassende Gegenstände - Papierkörbe - Aktenvernichter - Bilder an den Wänden (außer wertvolle Gemälde) - Tischrechner (außer, sie haben definitiv einen Wert über 60,- netto) - Schreibtischlampen, Decken- und Wandlampen - Gardinen und Zubehör, Rollos und Jalousien - Bürobedarf, wie Ordner oder Schreibtischunterlagen Soweit Gegenstände als Vorräte gehalten werden, die zum alsbaldigen Verbrauch bestimmt sind oder über die eine anderweitige ausreichende Kontrolle gewährleistet ist, sind diese nicht zu inventarisieren. 4. Zuständigkeitsregelungen und Sondernachweise 4.1. Allgemeine Zuständigkeitsregelungen Bis zur Erstellung der Eröffnungsbilanz wird die Verantwortlichkeit für die Erfassung und Bewertung des Inventars beim Projektteam Doppik` liegen. Die Leiter der Einrichtungen stehen hierbei unterstützend zur Seite. Danach bestellen die Leiter der Ämter und Einrichtungen einen Inventarverantwortlichen, der für die stetige Inventarisierung verantwortlich sein wird. Die Bestellung mehrerer Inventarverantwortlicher ist zulässig. Die Mitarbeiter der Ämter und Einrichtungen sind zuständig für die pflegliche Behandlung der Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände. Sie dürfen diese nur für dienstliche Zwecke benutzen und müssen sie so aufbewahren, dass sie gegen Schäden geschützt sind. Sie sind verpflichtet, auf die Instandhaltung der Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände zu achten. Bei notwendigen Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten haben sie den Inventarverantwortlichen zu informieren. Die Einrichtungen sind verpflichtet, die Anschaffung von Gütern des Anlagevermögens, den Abgang (durch Verschleiß, Zerstörung, Veräußerung o.ä.) bzw. die Umsetzung dem Projektteam Doppik` mitzuteilen (siehe Punkt 5.2.) Sondernachweise Folgende Vermögensgruppen werden als Sondernachweise geführt und somit nicht im Allgemeinen Inventar abgebildet: Bücher und elektronische Medien Musikinstrumente mit einem Anschaffungswert unter 60,- netto Geschirr Ausstellungsstücke in Museen (außer sichtlich wertvolle Gegenstände)

5 - 5 - Sondernachweise sind ebenfalls in elektronischer Form zu führen, jedoch nicht in die Inventarverwaltung des C.I.P.- Programms einzuarbeiten. Hier sind ebenfalls die Zu- und Abgänge an das Team Doppik` zu melden. 5. Verfahren und Inventarisierungen 5.1. Erfassung des Inventars Gegenstände des beweglichen Sachanlagevermögens sind grundsätzlich körperlich zu erfassen. Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und in den dafür vorgesehenen Zähllisten (Anlage 1) zu erfassen. Die für die Aufnahme benannten Mitarbeiter (Team Doppik` und Mitarbeiter aus den Einrichtungen und Ämtern) füllen die Zähllisten während des Zählvorganges dokumentenecht aus. Zur Handhabung der Zähllisten ist in der Anlage 3 das Handblatt beigefügt Erfassung der Zugänge/ Abgänge/ Umsetzung Die Erfassung der Zugänge von beweglichem Sachanlagevermögen sowie der Abgang und die Umsetzung desselben erfolgt mittels Erfassungsbogen lt. Anlage 2. Die für die Eintragung notwendigen Angaben für den Zugang von beweglichem Anlagevermögen entnimmt der Mitarbeiter im Amt oder in der Einrichtung der Rechnung, dem Lieferschein oder einem sonstigen Beleg, der ihm mit dem zu inventarisierenden Gegenstand übergeben wurde. Die Inventarnummer wird durch das Team Doppik` vergeben und die Einrichtung erhält zur Kennzeichnung ein Inventaretikett. Bei Abgängen von beweglichem Inventar ist die vorhandene Inventarnummer auf dem Erfassungsbogen einzutragen. Des Weiteren sind neben der Gemeinde und der Einrichtung auch die genaue Bezeichnung des Inventargutes, das Abgangsdatum sowie die Anzahl und der Grund des Abgangs mit Hinweis auf den Verbleib des Gegenstandes anzugeben. Anhand der Abgangsprotokolle ist zu sichern, dass der Vorgang, der den Abgang verursacht hat, nachvollziehbar ist. Bei Abgängen aus ungeklärter Ursache hat der zuständige Mitarbeiter in der Einrichtung bzw. dem Amt zunächst die erforderlichen Nachforschungen zur Wiederauffindung des Gegenstandes anzustellen. Sind Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände entbehrlich oder unbrauchbar geworden, informiert der zuständige Mitarbeiter in der Einrichtung bzw. des Amtes die für die Beschaffung zuständige Stelle. Diese entscheidet über die Aussonderung oder weitere Verwendung innerhalb der Gemeinde oder Einrichtung. Alle Abgangsprotokolle sind zu sammeln, fortlaufend zu nummerieren und als Anlage zum Inventar kontrollfähig aufzubewahren. Bei Umsetzungen von beweglichem Inventar ist wie bei Abgängen vorzugehen, ferner ist die neue Einrichtung einzutragen. Bei der Umsetzung von Einrichtungsgegenständen ist eine Kopie des Erfassungsbogens bei der neuen Einrichtung zu hinterlegen. Die Inventarnummer wird nicht verändert.

6 Kennzeichnung der Einrichtungs- und Gebrauchsgegenstände Es besteht eine generelle Kennzeichnungspflicht für bewegliches Anlagevermögen mit einem Nettowert ab 60. Bei der Erstinventur werden jeder Einrichtung durch das Doppik-Team Inventaretiketten in fortlaufender Reihefolge zur Verfügung gestellt. Diese Etiketten beinhalten neben dem Namen der Gemeinde und der fortlaufenden Inventarnummer mit Prüfziffer auch einen Strichcode (Barcode). Bei nachfolgenden Inventuren kann mittels Barcode-Scanner eine schnellere und effizientere Erfassung des Inventars erfolgen. Das Anbringen der Inventaretiketten ist im Handblatt (Anlage 3) geregelt. 6. Aufstellung des Inventars Sobald die Zähllisten vollständig ausgefüllt vorliegen und vom Aufnahmeleiter und von der Inventurleitung geprüft wurden, werden die Daten in die Inventarverwaltung des C.I.P.- Programms übertragen. Die für die jeweilige Einrichtung fertiggestellten Inventarlisten werden dieser Einrichtung als Kopie übergeben. 7. Bewertung Inventar mit einer Restnutzungsdauer und einem Anschaffungs- oder Herstellungswert über 410 Netto wird in die Anlagenbuchführung des C.I.P.-Programmes übernommen. Die Bewertung der beweglichen Vermögensgegenstände richtet sich nach dem Entwurf der Bewertungsrichtlinie des Landes Sachsen-Anhalt. In den Fällen, in denen die Bewertungsrichtlinie keine eindeutige Aussage enthält, wird in der für die Vorbereitung bzw. Einführung des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens zuständigen Stelle eigenverantwortlich entschieden, wie weiter verfahren werden soll. 8. Aufbewahrung der Unterlagen Alle in Ausführung dieser Dienstanweisung erforderlichen Unterlagen (Belege, Protokolle, Verfügungen oder Datenträger), die die Erfassung des Vermögensbestandes und dessen Veränderungen dokumentieren, sind zu sammeln, fortlaufend zu nummerieren und prüfungsfähig aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Die Unterlagen verbleiben zunächst beim Projektteam Doppik` und werden nach der Aufstellung der Eröffnungsbilanz an die jeweiligen Fachämter zur weiteren Bearbeitung übergeben. 9. In-Kraft-Treten Die Dienstanweisung Nr.... tritt rückwirkend zum in Kraft. Schmette Verwaltungsamtsleiter