Inventurrichtlinie für die Gemeinde.

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1 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 1 Inventurrichtlinie für die Gemeinde. Entwurf - Stand: Dezember 2018 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Präambel (Vorbemerkung) 2 2. Gesetzliche Grundlagen 2 3. Begriffsdefinition 2 4. Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur 3 5. Inventurverfahren 3 6. Inventur der immobilen Vermögensgegenstände 3 7. Durchführung der Inventur, Vorbereitung und Koordination Inventurbereiche Durchführung Beendigung Erstellung des Inventars 4 8. Körperliche Inventur Grundsätzliches Gegenstände mit einem Wert bis Wirtschaftliche Einheit Gegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind Beschädigtes Inventar Abgeschriebene, aber noch genutzte Gegenstände Grundsatz der Einzelerfassung Festwertverfahren Gruppenbewertung 6 9. Buch-und Beleginventur Aufbewahrung der Unterlagen Prüfung Übergangsbestimmungen 7

2 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 2 1. Präambel (Vorbemerkung) Die Gemeinde XXXXXXXXXXXXXXX beginnt demnächst mit den umfangreichen Arbeiten für die Umstellung ihres Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppelte Buchhaltung (kurz: DOPPIK = Doppelte Buchhaltung In Kontoform). Diese neue Form des Rechnungswesens umfasst im Wesentlichen drei Rechnungskreise in einem System: 1. Die Vermögensrechnung ( Vermögenshaushalt ) Sie ist eine Zeitpunktrechnung und gibt Auskunft über den Stand des Vermögens (=Aktiva) und den Stand des Kapitals (=Passiva) der Gemeinde. 2. Die Ergebnisrechnung ( Ergebnishaushalt ) Sie ist eine Zeitraumrechnung und zeichnet die Aufwände und die Erlöse-und Erträge der Gemeinde auf. Erträge minus Aufwände ergeben den Nettoerfolg (in der Privatwirtschaft herkömmlich auch als Gewinn oder Verlust bezeichnet). 3. Die Finanzierungsrechnung ( Finanzierungshaushalt ) Zahlungsstromrechnung Für die Aufstellung der Eröffnungsbilanz ist die Erfassung und Bewertung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden (Inventur bzw. Inventar) notwendig. Die Inventurrichtlinie der Gemeinde XXXXXXXXXXXXXX soll gewährleisten, dass die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden einheitlich, vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgt. 2. Gesetzliche Grundlagen Die gesetzlichen Regelungen zur Durchführung der Inventur ergeben sich in den Bestimmungen der VRV 2015 (insbesondere in den 22 und 24). Subsidiär gelten für nicht geregelte Sachverhalte die Bestimmungen des österreichischen Handelsrechts. 3. Begriffsdefinition Voraussetzung für die Erstellung einer Bilanz ist die vorherige Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden im Rahmen einer Inventur. Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar ist das Verzeichnis, welches die im Rahmen der Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Das Inventar dokumentiert das Vermögen und die Schulden.

3 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 3 4. Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Die Inventurunterlagen sind Bestandteile der Rechnungslegung der Gemeinde XXXXXXXXXXXXX und müssen daher den formalen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventur entsprechen. Daher sind bei der Vorbereitung, Durchführung und Aufarbeitung der Inventur folgende Grundsätze zu beachten: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme EinzeIerfassung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 5. Inventurverfahren Als Inventurverfahren kommen die Buchinventur sowie die körperliche Inventur in Frage. Welches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt. Bei der körperlichen Inventur erfolgt die Erfassung der Vermögensgegenstände durch Messen, Zählen oder Wiegen. Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Die Gemeinde XXXXXXXXXXXX gibt aus verwaltungs- und zeitökonomischen Gründen der Buchinventur den absoluten Vorrang. Der Grund dafür liegt vor allem darin, dass die Liegenschaften wie zb Grundstücke und Straßengrundstücke, Wasser-und Abwassersysteme präzise in letzter Zeit vermessen worden sind und in einem digitalen Kataster vorliegen. Die körperliche Inventur wird subsidiär in jenen Bereichen angewendet, in denen eine digitale Grundlage für die Erfassung der Vermögensgegenstände nicht vorhanden ist. 6. Inventur der immobilen Vermögensgegenstände Für die Inventur der immobilen Vermögensgegenstände gelten die Regelungen der Bewertungsrichtlinien der Gemeinde XXXXXXXXXXXXX. Die Gemeinde kann sich dafür sachkundiger Dritter bedienen. Die Durchführung und die Ergebnisse der Inventur sind zu dokumentieren. 7. Durchführung der Inventur, Vorbereitung und Koordination Die Vorbereitung der Inventur erfolgt durch die Amtsleitung, die alle Arbeiten zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Inventur koordiniert. 7.1 Inventur-Bereiche Die Bildung der Inventurbereiche erfolgt in der Gemeinde XXXXXXXXXXXXXX nach den zugeteilten Ressorts (Verantwortungsbereiche).

4 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 4 Verantwortlich für die Durchführung der Inventur ist der zuständige Geschäftsführende Gemeinderat. 7.2 Durchführung Die Inventur wird innerhalb der einzelnen Inventurbereiche eigenverantwortlich durchgeführt. Hierzu bekommen die Inventurverantwortlichen rechtzeitig vor Inventurbeginn die Inventurlisten und eine Inventuranweisung zur Verfügung gestellt. Über die Ausgabe der Unterlagen ist ein Protokoll zu fertigen, in dem die Inventurverantwortlichen den Empfang bestätigen. Innerhalb der einzelnen Inventurbereiche werden die mit der Inventur beauftragten Mitarbeiter festgelegt (2 Personen, Aufschreiber und Ansager), die zum Abschluss der Inventur die Richtigkeit der ermittelten Daten bestätigen. Treten während der Inventur Fragen oder Unklarheiten auf, steht der Projektleiter zur Verfügung. 7.3 Beendigung der Inventur Nach Beendigung der Inventur haben sich die Inventurverantwortlichen von der Vollständigkeit und Richtigkeit der Erfassung zu überzeugen. Die Daten und Erfassungsprotokolle werden gesammelt und an die Amtsleitung zur Erfassung und Bewertung weitergeleitet Erstellung des Inventars Die Amtsleitung überprüft die erfassten Inventurlisten und nimmt bei fehlenden Angaben oder Unklarheiten zwecks Klärung Kontakt mit dem jeweiligen Inventurverantwortlichen auf. Nach der Bestandsaufnahme werden die Ergebnisse in die Inventarlisten übertragen und die Bilanzwerte ermittelt. Die einzelnen Inventarlisten werden zum Inventar zusammengefasst. Auf dieser Grundlage wird anschließend die Bilanz erstellt. 8. Körperliche Inventur 8.1 Grundsätzliches Bei der körperlichen Inventur werden die physisch erfassbaren Gegenstände aufgenommen. Hierzu zählen in der Gemeinde XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX zb Fahrzeuge, Möbel und das Umlaufvermögen wie Vorräte an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Die Erfassung erfolgt durch jeweils einen Ansager und einen Schreiber. 8.2 Gegenstände mit einem Wert bis 70 Vermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten bis 70 netto betragen, werden sofort als Aufwand behandelt und daher nicht im Inventarverzeichnis erfasst. Sie sind aber in einer separaten Liste namens Sachgegenstände unter 70 EURO anzuführen. Diese Liste ist dem Erfassungsteam bei der Durchführung der Inventur zu übergeben. Beispiele dafür sind: Taschenrechner Kaffeemaschinen / Wasserkocher Schreibtischlampen Stifte Schulkreide Papier für Drucker

5 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 5 Fachliteratur im Büro einzelne Werkzeuge und Werkzeugkoffer einzelne Spielzeuge Besteck, Geschirr, Töpfe, Pfannen Somit werden nur Vermögensgegenstände mit einem Wert ab 70 bei der Inventur für die Eröffnungsbilanz erfasst. 8.3 Wirtschaftliche Einheit Sollte ein Anlagegegenstand aus mehreren unselbstständigen Teilen bestehen, so ist dieser als Gesamtheit zu erfassen und Entsprechendes in der Beschreibung zu vermerken. Beispiele: a) PC-Arbeitsplatz mit Monitor, Tastatur, Maus und nicht vernetzter Arbeitsplatzdrucker b) alle Stühle in der Veranstaltungshalle 8.4 Gegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind Vermögensgegenstände, die fix mit dem Gebäude verbunden sind, werden einzeln erfasst, aber nicht gesondert bewertet. Das betrifft zum Beispiel Heizungsanlagen, Sanitäreinrichtungen, Personen-Aufzüge 8.5 Beschädigtes Inventar Beschädigte Anlagegüter, die nicht mehr brauchbar sind, werden nicht erfasst. 8.6 Abgeschriebene, aber noch genutzte Gegenstände Gegenstände, die bereits vollständig abgeschrieben sind, jedoch weiterhin genutzt werden, sind mit einem Erinnerungswert im Anlagenspiegel (0 ) nachzuweisen. 8.7 Grundsatz der Einzelerfassung Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände einzeln zu erfassen. Aus Gründen der Bewertungsvereinfachung sind Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung möglich: Festwertverfahren (hat keine Priorität und wird nicht angewendet!! Hat Nachteile in den Folgejahren!) Das Festwertverfahren bedeutet eine Erleichterung hinsichtlich der periodischen Erfassung und hinsichtlich der Bewertung. Es ist in den Bereichen Sachanlagevermögen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe möglich. Voraussetzung für die Festwertbildung ist gemäß VRV 2015, dass der Bestand in seiner Größe, Wert und Zusammensetzung der Vermögensgegenstände nur geringen Schwankungen unterliegen. Das heißt, dass die Vermögensgegenstände regelmäßig ersetzt werden. Bei der Bildung von Festwerten wird davon ausgegangen, dass Verbrauch, Abnutzung und Abgänge der Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden. Aufgrund dieser Annahme können die Vermögensgegenstände mit gleich bleibender Menge und gleich bleibendem Wert im Inventar nachgewiesen werden.

6 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) 6 Eine körperliche Inventur ist nur bei der erstmaligen Bildung von Festwerten erforderlich. Danach kann die körperliche Aufnahme in zeitlich vorgegebenen Abständen (spätestens nach fünf Jahren) durchgeführt werden Gruppenbewertung (hat keine Priorität und wird nicht angewendet!! Hat Nachteile in den Folgejahren!) Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die Gruppenbewertung kommt in den Bereichen in Betracht, in denen zwischen den Vermögensgegenständen eine Gleichartigkeit (bspw. Zugehörigkeit zur gleichen Warengattung oder Gleichheit in der Verwendbarkeit oder Funktion) bzw. Gleichwertigkeit (d.h. die Preise der in der Gruppenbewertung zusammengefassten Vermögensgegenstände weichen nicht wesentlich voneinander ab) besteht. Bei der Gruppenbewertung werden Vermögensgegenstände und Schulden in Gruppen zusammengefasst und mit einem gewogenen Durchschnitt angesetzt. Bei der Inventur wird nur eine Inventarnummer für die gesamte Gruppe vergeben. Beispiele: Standard-Klassenzimmer Zimmer in Kindergärten mit gleichen Standards Standardbüroarbeitsplätze Bestand in Bibliotheken Persönliche Standardausrüstung der Freiwilligen Feuerwehr 9. Buch- und Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für physisch nicht erfassbare Gegenstände ist die Beleginventur ohnehin die einzige Erfassungsmöglichkeit. Für die Erfassung können hier beispielsweise Buchbelege, Verträge und Urkunden sowie digitale Kataster aller Art herangezogen werden. 10. Aufbewahrung der Unterlagen Alle in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen, die die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden dokumentieren, sind 10 Jahre ab dem betreffenden Bilanzstichtag aufzubewahren. Die Dokumentationen für die Erfassung und Bewertung von Vermögensgegenständen mit einer Nutzungsdauer über 10 Jahren sind mindestens über die gesamte Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes aufzubewahren.

7 Prof. MMag. Norbert Schweiger - Inventurrichtlinie für Kommunen (Entwurf) Prüfung Der Prüfungsausschuss prüft im Rahmen seiner gesetzlichen Zuständigkeit die Ergebnisse der Inventur. 12. Übergangsbestimmungen Bei der Erfassung und Erstbewertung der Vermögensgegenstände und Schulden wird eine permanente Erstinventur durchgeführt. Die Vermögensgegenstände und Schulden der einzelnen Bereiche werden Schritt für Schritt erfasst, bewertet und in das Inventar vorgetragen. Es sind grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden bei der Einführungsinventur zu erfassen und zu bewerten. Es ist von Anschaffungs- und Herstellungskosten auszugehen. Liegen diese nicht vor, müssen Ersatzwerte gemäß der Bewertungsrichtlinie der Gemeinde XXXXXXXXXXXX ermittelt werden. 13. Inkrafttreten Die Inventurrichtlinie tritt am in Kraft. Gemeinde XXXXXXXXXXXXXX, am XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX Bürgermeister