Inventur als Grundlage der Eröffnungsbilanz

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1 C 3 Anlagenbuchhaltung Inventur als Grundlage der Eröffnungsbilanz Dipl. Betriebswirt/Dipl. Sozialökonom Jörg H. Benthien Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 1

2 Funktion der Inventur Eine regelkonforme Inventur ist die Grundlage einer testierfähigen (Eröffnungs-)bilanz! Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 2

3 Begriff der Inventur Eine Inventur ist eine wert- und mengenmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden (zu einem bestimmten Zeitpunkt). Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 3

4 Elemente eines Rahmenkonzepts Vorgehensweise der Umsetzung: Zu dokumentierende Grundlage: Inventur Inventurrichtlinie mit Durchführungshinweisen Inventar Eröffnungsbilanz Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Schulden von Hochschulen laufendes Buchungsgeschehen Hochschulkontenrahmen Buchungsrichtlinie Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 4

5 Elemente eines Rahmenkonzepts Vorgehensweise der Umsetzung: Zu dokumentierende Grundlage: Inventur Inventurrichtlinie mit Durchführungshinweisen Inventar Eröffnungsbilanz Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Schulden von Hochschulen laufendes Buchungsgeschehen Hochschulkontenrahmen Buchungsrichtlinie Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 5

6 Die Inventur Begriff der Inventur: Die Inventur ist eine wert- und mengenmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Sie ist jährlich durchzuführen ( 240 HGB). Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 6

7 Inventur - Dokumentationen erforderliche Dokumentationen: Inventurhandbuch / - hinweise Hinweise zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung einer körperlichen bzw. Buchinventur liegt in vielen Bundesländern vor, enthält jedoch primär meist nur Hinweise zu: Gesetzlichen Grundlagen Bewertungs(vereinfachungs)verfahren Es fehlen meist Hinweise zur Organisation und Durchführung der Inventur sowie zur Gewährleistung der Vollständigkeit Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 7

8 Elemente eines Rahmenkonzepts Vorgehensweise der Umsetzung: Zu dokumentierende Grundlage: Inventur Inventurrichtlinie mit Durchführungshinweisen Inventar Eröffnungsbilanz Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Schulden von Hochschulen laufendes Buchungsgeschehen Hochschulkontenrahmen Buchungsrichtlinie Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 8

9 Ziel der Inventur - die Bilanz Wofür wurden sie verwendet? Aktiva Bilanz Woher stammen die Mittel? Passiva A. Anlagevermögen D. Eigenkapital (Reinvermögen) I. immaterielles AV E. Sonderposten II. Sachanlagen F. Rückstellungen III. Finanzanlagen B. Umlaufvermögen G. Fremdkapital I. Vorräte I. langfristige Verbindlichkeiten II. Forderungen II. kurzfristige Verbindlichkeiten III. liquide Mittel H. Passive Jahresabgrenzungsposten C. Aktive Jahresabgrenzungsposten Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 9

10 Inventur - Dokumentationen Bewertungsrichtlinie Grundlage für ein übereinstimmendes Vorgehen bei der Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden aller Hochschulen eines Bundeslandes. Grundlage: Bestimmungen des HGB IDW Verlautbarungen Landesrechtliche Bestimmungen Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 10

11 Inventur - Dokumentationen Bewertungsrichtlinie: Bewertungsrichtlinie ist auf Landesebene häufig vorhanden, bedarf jedoch der Anpassung an hochschul-individuelle Gegebenheiten: Fristen Besonderheiten der Eröffnungsbilanz Bildung von Sachgesamtheiten Abweichende Nutzungsdauern Behandlung von Drittmitteln Kunstgegenstände, Tierbestände, Pflanzenbestände, Bibliotheken u.v.m. Sinnvoll wäre jeweils eine gültige Bewertungsrichtlinie für alle Hochschulen eines Bundeslandes. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 11

12 Ergebnis der Inventur - die Bilanz Wofür wurden sie verwendet? Aktiva Bilanz Woher stammen die Mittel? Passiva A. Anlagevermögen D. Eigenkapital (Reinvermögen) I. immaterielles AV E. Sonderposten II. Sachanlagen F. Rückstellungen III. Finanzanlagen B. Umlaufvermögen G. Fremdkapital I. Vorräte I. langfristige Verbindlichkeiten II. Forderungen II. kurzfristige Verbindlichkeiten III. liquide Mittel H. Passive Jahresabgrenzungsposten C. Aktive Jahresabgrenzungsposten Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 12

13 Regeln Durchführung einer Inventur Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 13

14 Arten der Inventur Grundsätzlich sind zu unterscheiden: Körperliche Inventur Buchinventur Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 14

15 Arten der Inventur Körperliche Inventur alle materielle Vermögensgegenstände Zählen, Messen oder Wiegen Schätzung mit anschließender Bewertung erlaubt, wenn exakte Aufnahme wirtschaftlich unzumutbar. für Eröffnungsbilanz: körperliche Inventur aller Gegenstände des Anlagevermögens wenn keine valide, vollständige Anlagenbuchhaltung vorhanden. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 15

16 Arten der Inventur Buchinventur Die Buchinventur erfasst wertmäßig alle nicht körperlichen Gegenstände und Schulden. Weite Bereiche des Anlagevermögens können - wenn eine valide Anlagenbuchhaltung vorhanden ist - anhand von buchhalterischen Aufzeichnungen oder anderen Unterlagen erfasst werden. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 16

17 Inventurzeiten Grundsätzlich sind zu unterscheiden: Stichtageinventur verlegte Inventur Permanente Inventur Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 17

18 Inventurzeiten Stichtagsinventur mengenmäßige Erfassung an einem festgelegten Aufnahmetag. Zulässig ist eine zeitversetzte Aufnahme innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag. Die Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Stichtag, auch die Bewegungen am Stichtag selbst, werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 18

19 Inventurzeiten verlegte Inventur die Möglichkeit einer verlegten Inventur ist vorzusehen. Für Eröffnungsbilanz möglichst verlängerte Fristen. Gem. 241, 3 Nr. 1 HGB gilt eine Frist von 3 Monaten vor bzw. 2 Monaten nach dem Inventurstichtag. Der am Aufnahmetag ermittelte Bestand wird nur wertmäßig (nicht mengenmäßig) auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet, das Inventar trägt das Datum der tatsächlichen Aufnahme. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 19

20 Inventurzeiten permanente Inventur An irgendeinem frei wählbaren Tag, innerhalb des Geschäftsjahrs (bei Vorratsbeständen), innerhalb von 3 Jahren (bei Sachanlagen, Anlagenbuchhaltung) Abweichungen Soll/Ist führen zu einer Berichtigung des Sollbestandes. Inventurdifferenzen fließen voll erfolgswirksam in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Der jeweilige Termin des Bestandsabgleichs ist zu dokumentieren. Eine Erfassung des Inventurdatums (z.b. in der Anlagenbuchhaltung) reicht hierfür aus. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 20

21 Inventurzeiten Eine Hochschule sollte frei entscheiden können, für bestimmte Gegenstände die Stichtagsinventur und für andere die verlegte oder die permanente Inventur anzuwenden. Sind aber unkontrollierte Risiken zu befürchten, etwa durch Schwund oder Verderb der Vermögensgegenstände, so sind die flexiblen Inventurverfahren nicht zugelassen. Das gleiche gilt für besonders wertvolle Güter. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 21

22 Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur Die Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten) und das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss daher die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten: Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 22

23 Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur Vollständigkeit Sämtliche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind erfasst. Keine Doppelerfassungen oder Erfassungslücken. Erinnerungswerte für bereits abgeschriebene, aber noch genutzt Vermögensgegenstände. Besondere Behandlung von so genannten geringwertigen Wirtschaftgütern (GWGs). Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 23

24 Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur Richtigkeit und Willkürfreiheit Bei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art, Menge und Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten zweifelsfrei festzustellen Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 24

25 Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur Einzelerfassung und Einzelbewertung alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Vereinfachungsverfahren sind anwendbar. Die Entscheidung für die Anwendung von Vereinfachungsverfahren trifft die Inventurleitung in Abstimmung mit dem testierenden Wirtschaftsprüfer. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 25

26 Festwertverfahren Inventur - Vereinfachungsverfahren Sachanlagevermögen Roh-, Hilfs- u. Betriebsstoffe, Waren bestimmte Rückstellungen Grundgedanke: keine wesentliche Veränderung des Wertes dieser Gegenstände im Zeitverlauf. Abgänge von Vermögensgegenständen werden durch ausgleichende Zugänge aufgefangen, die Richtigkeit der Grundannahmen wird stichprobenartig überprüft. Überprüfung innerhalb von jeweils 3 Jahren. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 26

27 Festwertverfahren Inventur - Vereinfachungsverfahren Sinnvoll einsetzbar zum Beispiel bei: Bewertung von Sachgesamtheiten, Bewertung von bestimmten Vorratsbeständen, Bewertung von Bibliotheken Bewertung von botanischen Gärten Bewertung von Tierbeständen Bildung von Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub, Bildung von Rückstellungen für Gleitzeitüberhänge, Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 27

28 Inventur - Vereinfachungsverfahren Gruppenbewertung Grundsätzlich nur auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens. Darüber hinaus: bewegliches Anlagevermögen, Umlaufvermögen sowie Verbindlichkeiten wenn eine Gleichartigkeit oder (annähernde) Gleichwertigkeit vorliegt. Ansatz zum gewogenen Durchschnitt. Vorratsbestände mit unterschiedlichen Preisen Sammlungen größere gleichartigen Sachanlagebestände Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 28

29 Sachgesamtheiten Inventur - Vereinfachungsverfahren Sachgesamtheiten sind Einzelsachen oder technisch oder wirtschaftlich miteinander verbundene Wirtschaftsgüter, die nach ihrer Nutzung und Zweckbestimmung in einem engen Zusammenhang stehen. Beispiele: Seminarräume und Hörsäle (Plätze dort) Büros Arbeitsplätze in CIP-Räumen Besprechungsräume Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 29

30 Sachgesamtheiten Inventur - Vereinfachungsverfahren Sachgesamtheiten müssen in Übereinstimmung mit der Anlagebuchhaltung festgelegt werden. Probleme treten auf, wenn in der Inventarverwaltung Gegenstände einzeln verwaltet werden, die zum Zweck der Bilanzierung (Inventur/Bewertung) zusammen gefasst werden. Zielkonflikt sorgfältiger Inventarverwaltung und vereinfachter Inventur Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 30

31 Grundsätze einer ordnungemäßen Inventur Nachprüfbarkeit Die Vorgehensweise der Inventur ist im Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventur in den Zähllisten und den Inventarlisten zu dokumentieren. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 31

32 Klarheit Grundsätze einer ordnungemäßen Inventur Die aufgenommenen Bestände müssen eindeutig zuzuordnen sein. Das heißt, die einzelnen Inventurposten sind durch eine eindeutige Bezeichnung inhaltlich scharf zu umreißen und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Sämtliche Inventurangaben und das Inventar sind zudem sowohl verständlich als auch übersichtlich darzustellen. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 32

33 Grundsätze einer ordnungemäßen Inventur Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit Angemessenes Verhältnis zwischen Aufwand der Bestandsaufnahme und den zu erwartenden Ergebnissen. Zulässige Vereinfachungen (z.b. verlegte Inventur), Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. Prüfungskriterium sind die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und die im Vergleich zu einer genaueren Erfassung entstehenden Abweichungsrisiken. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 33

34 Vorbereitung und Durchführung der Inventur Bildung einer Projektgruppe Inventur Die Projektgruppe sollte die Inventur planerisch und organisatorisch vorbereiten, die Durchführung begleiten und für spezielle Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 34

35 Vorbereitung und Durchführung der Inventur Projektgruppe Inventur Mitglied der Hochschulleitung, Mitarbeitern/innen aus dem Bereich der Beschaffung und/oder Inventarisierung Mitarbeitern/innen aus dem Bereich der Hochschulorganisation, Mitarbeitern/innen mit guten Kenntnissen der räumlichen Gegebenheiten Vertretern aus den Fachbereichen Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 35

36 Vorbereitung und Durchführung der Inventur Projektgruppe Inventur Die Durchführung einer Inventur bedarf finanzieller und personeller Mittel Schulungsbedarf für Verantwortliche und Aufnahmeteams. Der/die Leiter/in dieser Projektgruppe könnte zugleich die Funktion der/des Inventurleiters/in übernehmen (oder umgekehrt). Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 36

37 Vorbereitung und Durchführung der Inventur Planungsbereiche Voraussetzung für eine ordnungsgemäße und Ressourcen schonende Inventur ist eine sorgfältige Vorbereitung und Planung, wobei es sich bewährt hat, hierbei vom Groben zum Detail vorzugehen. Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 37

38 Inventur- Planungsbereiche Inventurleitung Inventurbereich 1 (Inventurbereichsleiter/in) Inventurbereich 2 Inventurbereich n Aufnahmefeld 1 (Aufnahmeleitung) Aufnahmefeld 2 Aufnahmefeld n Aufnahmestelle 1 Aufnahmestelle 2 Aufnahmestelle n Aufnahmeteam 1 Aufnahmeteam 2 Aufnahmeteam 3 1 Ansager/in 1 Aufschreiber/in 1 Ansager/in 1 Aufschreiber/in 1 Ansager/in 1 Aufschreiber/in Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 38

39 Vorbereitung und Durchführung der Inventur Zeitplanung Planungs-/Vorbereitungsphase Entwurf und Druck notwendiger Formulare Festlegung der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Information der betroffenen Inventurbereiche Inhaltliche Vorbereitung der verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bildung und Unterweisung der Aufnahmeteams Erstellung und Ausgabe der Inventurformulare Durchführung und Prüfung der körperlichen Bestandsaufnahme Versand von Saldenbestätigungen Durchführung der Buchinventur Bewertung der Gegenstände des Sachvermögens Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 39

40 vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jörg H. Benthien - Nutzertagung Oberhof, Juni 2008, VA-Nr.:C3 40