Im Rahmen der Einführung von NKF wird die Stadt Detmold zum eine Eröffnungsbilanz für die gesamte Verwaltung erstellen.

Transkript

1 Anlage 2 Eingaben in die Inventarisierungssoftware KAI Stand: Im Rahmen der Einführung von NKF wird die Stadt Detmold zum eine Eröffnungsbilanz für die gesamte Verwaltung erstellen. Bewegliche Vermögensgegenstände mit einem Zeitwert > 60 Euro (netto) sind hierfür in KAI zu erfassen. Es bleibt den Fachbereichen überlassen, auch Vermögensgegenstände unterhalb dieser Wertgrenze (< 60 Euro netto) aufzunehmen. Folgende bewegliche Vermögensgegenstände müssen nicht in KAI aufgenommen werden: - Vermögensgegenstände, die in Regie 68 nur noch mit 1 Euro ausgewiesen werden und deren Nutzungsdauer zum abgelaufen ist bzw. - Vermögensgegenstände, die nicht in Regie 68 erfasst sind und deren Nutzungsdauer ebenfalls bis zum abgelaufen ist Eingabemasken in KAI: 1.) Grunddaten: - Scannen/Tippen Sie die Inventar-Nummer aus Ihrem vorgegebenen Inventarnummernkreis ein (die Inventar-Nummern liegen Ihnen in Form von Barcode-Etiketten vor) - Eingabe von Typ und ggf. Untertyp, Bezeichnung des Vermögensgegenstandes, Beschreibung, Menge sowie Gebäudeauswahl und ggf. Etage und Raum - Befinden sich Vermögensgegenstände nicht mehr im Eigentum der Stadt Detmold, sind diese in Abgang zu bringen. Dafür setzen Sie bitte einen Haken bei dem Feld Abgang und schreiben die Begründung für diesen Sachverhalt in dem Feld Grund rein. 1

2 2.) Ersterfassung: Diese Bewertungsmaske wurde speziell für die Bewertung der bereits vorhandenen Vermögensgegenstände, die im Rahmen der ersten Inventur erfasst werden, konzipiert. Anschaffungsdatum: 1. Eingabe des genauen Anschaffungsdatums 2. Wenn nur das Anschaffungsjahr, jedoch nicht der genaue Tag/Monat der Anschaffung bekannt ist, ist der in KAI einzupflegen. (Der Termin wurde gewählt, um einen Ausgleich zwischen Vermögensgegenständen, die am Anfang eines Jahres und solchen, die am Ende eines Jahres angeschafft wurden, zu schaffen.) 3. Ist das Jahr der Anschaffung nicht bekannt, so ist das Jahr zu schätzen. Wiederbeschaffungswert (WBW): Der WBW ist der Preis, den man heute für den Gegenstand bei einer Neuanschaffung bezahlen müsste. Für die Ermittlung dieses Wertes gibt es drei Möglichkeiten: 1. aktuelle Katalogwerte 2. den Rechnungsbetrag (historischer Anschaffungswert) mit dem passenden Index (Statistisches Bundesamt) hoch indizieren * oder 3. auch die Wiederbeschaffungswerte aus Regie 68 ( Endstand WBZW ), Stand: , können in dieses Feld übernommen werden, wenn diese realistisch sind (!). (=> der Wiederbeschaffungswert errechnet sich aus den Anschaffungs-/Herstellungskosten zuzüglich MwSt. und abzüglich Rabatten oder Skonti) für die Behandlung von nachträglichen Investitionen siehe Anlage * Beachte: Haben Sie Ihren WBW anhand von historischen Anschaffungskosten mittels Index ermittelt, ist zu beachten, dass der angewandte Index zum Jahresende 2007 aktualisiert werden muss. 2

3 Gesamtnutzungsdauer in Jahren: Für die Ermittlung der Nutzungsdauer halten Sie bitte die u. g. Reihenfolge ein. 1. örtliche Abschreibungstabelle der Stadt Detmold (aus der NKF-Rahmentabelle, Steuertabelle und Schätzungen abgeleitet) 2. NKF-Rahmentabelle (Herr Benkmann hat in der Arbeitsgruppe Anlagevermögen am deutlich gemacht, dass bei der Bewertung aller Wirtschaftsgüter der obere Rahmen der NKF-Rahmentabelle anzusetzen ist, um die Ergebnisrechnung der nächsten Jahre durch geringere Abschreibungen weniger zu belasten.) 3. Steuertabelle 4. Schätzung Anmerkung: Gemäß 35 Abs. 3 GemHVO hat die Stadt eine örtliche Abschreibungstabelle zu entwickeln. Wenn Sie einen Vermögensgegenstand in der Liste nicht vorfinden und eine neue Nutzungsdauer vergeben, dann muss diese an 1.21 gemeldet werden, um sie in die örtliche Abschreibungstabelle einzupflegen, damit u. a. auch andere Fachbereiche auf diese Daten zurückgreifen können. Vorsichtig geschätzter Zeitwert : Dieser Wert ist für die Eröffnungsbilanz maßgeblich und wird automatisch errechnet. (Berechnung: WBW / Gesamtnutzungsdauer * Restnutzungsdauer) Status: hier wählen Sie bitte einen Status aus dem Pull-Down- Menü aus: gekauft, geschenkt, geleast, gemietet Zustand: hier wählen Sie bitte einen Status aus dem Pull-Down- Menü aus: gut, mittel, schlecht Subvention in %: Eingabe des Prozentsatzes, wenn der inventarisierte Gegenstand bei der Anschaffung mit Zuwendungen gefördert wurde. (Der manuell zu errechnende Prozentsatz ermittelt sich, indem die in der Vergangenheit erhaltenen Subventionen ins Verhältnis zu den historischen Anschaffungs- /Herstellungskosten gesetzt werden.) 3

4 Vorsichtig geschätzter Sonderposten: Festwert?: Erhaltene Zuwendungen für Investitionen, die im Rahmen einer Zweckbindung bewilligt und gezahlt werden, sind als Sonderposten anzusetzen. Dieser Wert wird automatisch aufgrund Ihrer o. g. Eingabe errechnet. (Berechnung: Vorsichtig geschätzter Zeitwert / 100 * Subvention in %) Wählen Sie bitte aus dem Pull-Down-Menü aus: nein= von der Festwertbildung wurde kein Gebrauch gemacht; ja= von der Festwertbildung beim Anlagevermögen (AV) wurde Gebrauch gemacht; ja UV = von der Festwertbildung beim Umlaufvermögen (UV) (z.b. Vorräte) wurde Gebrauch gemacht 50 % Abschlag für den Festwert AV: Festwert für UV in Euro Festwert für AV in Euro: Vorsichtig geschätzter SoPo Festwert: Afa : Ein Abschlag von 50 % für einen Festwert des Anlagevermögens wurde verbindlich für die gesamte Verwaltung festgelegt. (Für das Umlaufvermögen wird kein Abschlag berücksichtigt.) Dieser Wert wird automatisch ermittelt. (Da hier kein Abschlag erfolgt, wird hier der WBW in voller Höhe übernommen.) Dieser Wert wird automatisch ermittelt. (Da hier ein Abschlag i.h.v. 50 % angesetzt wurde, werden 50 % des WBW berechnet.) Dieser Sonderposten (SoPo) wird automatisch ermittelt, wenn Sie für Ihre Vermögensgegenstände einen Festwert gebildet haben. (Berechnung: Festwert für AV in Euro / 100 * Subvention in %) Die Abschreibungsbeträge für die Jahre werden automatisch errechnet. Zu beachten ist hier, dass für die Berechnung nur Vermögensgegenstände (VM) mit einem vorsichtig geschätzten Zeitwert > 410 berücksichtigt werden, da nur diese in die Anlagenbuchhaltung überführt werden. Erträge aus der Auflösung SoPo : Die Erträge aus der Auflösung von SoPo für die Jahre werden automatisch errechnet. Zu beachten ist hier, dass für die Berechnung nur Vermögensgegenstände mit einem vorsichtig geschätzten Zeitwert > 410 berücksichtigt werden, da nur diese in die Anlagenbuchhaltung überführt werden. 4

5 3.) Kaufmännische Daten: Diese Bewertungsmaske verwenden Sie bitte, wenn Sie neu gekaufte Vermögensgegenstände in KAI erfassen wollen (nach der erfolgten Ersterfassung der vorhandenen Vermögensgegenstände). Anschaffungsdatum: AK/HK* (netto): (*Anschaffungskosten/Herstellkosten) MwSt in %: Datum laut Rechnung Eingabe des Netto-Rechnungsbetrages der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten Eingabe des zum Zeitpunkt der Lieferung/Leistung gültigen MwSt-Satzes Rabatte in %: Eingabe der Höhe des erhaltenen Rabattes in % Skonto in %: Eingabe der Höhe des erhaltenen Skontos in % AK/HK (brutto): Gesamtnutzungsdauer in Jahren: Dieser Betrag wird automatisch errechnet. Für die Ermittlung der Nutzungsdauer halten Sie bitte die u. g. Reihenfolge ein. 1. örtliche Abschreibungstabelle der Stadt Detmold (abgeleitet aus der NKF-Rahmentabelle, Steuertabelle und Schätzungen) 2. NKF-Rahmentabelle (Herr Benkmann hat in der Arbeitsgruppe Anlagevermögen am deutlich gemacht, dass bei der Bewertung aller Wirtschaftsgüter der obere Rahmen der NKF-Rahmentabelle anzusetzen ist, um die Ergebnisrechnung der nächsten Jahre durch geringere Abschreibungen weniger zu belasten.) 3. Steuertabelle 4. Schätzung Anmerkung: Gemäß 35 Abs. 3 GemHVO hat die Stadt eine örtliche Abschreibungstabelle zu entwickeln. Wenn Sie einen Vermögensgegenstand in der Liste nicht vorfinden und eine neue Nutzungsdauer vergeben, dann muss diese an 1.21 gemeldet werden, um sie in die örtliche Abschreibungstabelle einzupflegen, damit u. a. auch andere Fachbereiche auf diese Daten zurückgreifen können. 5

6 Restbuchwert von AK/HK (brutto): Subvention in % Sonderposten in Euro: Status: Der Restbuchwert (RBW) wird automatisch errechnet. (Berechnung: AK/HK (brutto) / Gesamtnutzungsdauer * Restnutzungsdauer) Eingabe des Prozentsatzes, wenn der inventarisierte Gegenstand bei der Anschaffung mit Zuwendungen gefördert wurde. (Der manuell zu errechnende Prozentsatz ermittelt sich, indem die erhaltenen Subventionen ins Verhältnis zu den Anschaffungs-/Herstellungskosten gesetzt werden.) Dieser Wert wird automatisch aufgrund Ihrer o. g. Eingabe errechnet. (Berechnung: Restbuchwert von AK/HK (brutto) / 100 * Subvention in %) hier wählen Sie bitte einen Status aus dem Pull-Down- Menü aus: gekauft, geschenkt, geleast, gemietet Zustand: Festwert?: hier wählen Sie bitte einen Zustand aus dem Pull-Down- Menü aus: gut, mittel, schlecht Wählen Sie bitte aus dem Pull-Down-Menü aus: nein= von der Festwertbildung wurde kein Gebrauch gemacht; ja= von der Festwertbildung beim Anlagevermögen (AV) wurde Gebrauch gemacht; ja UV= von der Festwertbildung beim Umlaufvermögen (UV) (z.b. Vorräte) wurde Gebrauch gemacht 50 % Abschlag für den Festwert AV: Ein Abschlag von 50 % für einen Festwert des Anlagevermögens wurde verbindlich für die gesamte Verwaltung festgelegt. (Für das Umlaufvermögen wird kein Abschlag berücksichtigt.) Festwert für UV in Euro Festwert für AV in Euro: Sonderposten für Festwert: Dieser Wert wird automatisch ermittelt. (Da hier kein Abschlag erfolgt, wird hier der WBW in voller Höhe übernommen.) Dieser Wert wird automatisch ermittelt. (Da hier ein Abschlag i.h.v. 50 % angesetzt wurde, werden 50 % des WBW berechnet.) Dieser Sonderposten (SoPo) wird automatisch ermittelt, wenn Sie für Ihre Vermögensgegenstände einen Festwert gebildet haben. (Berechnung: Festwert für AV in Euro / 100 * Subvention in %) 6

7 Afa : Die Abschreibungsbeträge für die Jahre werden automatisch errechnet. Zu beachten ist hier, dass für die Berechnung nur Vermögensgegenstände mit AK/HK (netto) > 410 berücksichtigt werden, da nur diese in die Anlagenbuchhaltung überführt werden. Erträge aus der Auflösung SoPo : Die Erträge aus der Auflösung von SoPo für die Jahre werden automatisch errechnet. Zu beachten ist hier, dass für die Berechnung nur Vermögensgegenstände mit AK/HK (netto) > 410 berücksichtigt werden, da nur diese in die Anlagenbuchhaltung überführt werden. 4.) Zusatzdaten: In dieser Lasche erfolgt die Sachkonten- und Produktzuordnung für den Vermögensgegenstand. In dem Feld Sachkonto wählen Sie bitte aus dem Pull-Down-Menü das richtige Sachkonto aus. In dem Feld %-Anteil zu Produkt xxxxx geben Sie bitte eine Prozentzahl ohne Prozentzeichen ein. Dem Vermögensgegenstand können Sie auch mehrere Produkte zuordnen (100 oder 50/50 oder 50/25/25 etc.). 5.) Technische Daten: Die Lasche Technische Daten kann eingerichtet werden, sofern dies für Ihren Fachbereich erforderlich ist. Hinter dieser Lasche können Felder wie beispielsweise Fahrgestellnummer, Kfz- Kennzeichen, Gerätenummer, Herstellernummer, Zustand/Mängel, Bemerkungen/Besonderheiten etc. eingerichtet werden. Diese Aufzählung ist nicht abschließend und kann individuell an die Bedürfnisse Ihres Fachbereiches angepasst werden. 7

8 Anlage Wie werden bereits abgeschriebene Gegenstände behandelt, in die im Nachhinein noch einmal investiert wurde? Beispiel: Ein Auto ist bereits abgeschrieben und es wird noch einmal in das Auto investiert. Grundsätzlich muss in solchen Fällen unterschieden werden, a) ob es sich nur um die Herstellung der Betriebsbereitschaft handelt (im vorliegenden Fall, um die Fahrtüchtigkeit aufrecht zu erhalten), dann ist dieser Betrag nicht aktivierungsfähig und wird als Aufwand verbucht oder b) ob es sich um eine Wertsteigerung handelt, dann muss eine neue (Rest)-Nutzungsdauer geschätzt und der Zeitwert des Vermögensgegenstandes aktiviert werden: Ermittlung der neuen (Rest-)-Nutzungsdauer: Zunächst muss ein fiktives Anschaffungsdatum ermittelt werden. Hierfür ist die Nutzungsdauer für den in Frage kommenden Vermögensgegenstand festzulegen. Hierbei ist zwingend die nachstehende Reihenfolge einzuhalten: 1. örtliche Abschreibungstabelle der Stadt Detmold, 2. NKF-Rahmentabelle, 3. Steuertabelle, 4. Schätzung siehe auch ergänzende Ausführungen zum Punkt Gesamtnutzungsdauer in Jahren Als Nächstes stellt sich die Frage, wie lange der Vermögensgegenstand nach der nachträglichen Investition noch genutzt werden kann. Von dem in der Zukunft liegenden letzten Jahr der Nutzungsdauer wird zurückgerechnet und somit ein fiktives Anschaffungsdatum ermittelt. Beispiel: Ein PKW ist bereits abgeschrieben und erfährt im Januar 2007 eine Wertsteigerung. Laut AfA-Rahmentabelle ist ein Nutzungsdauerrahmen für PKW von 6-10 Jahren vorgegeben. Wie bereits oben erläutert, ist in diesem Fall von einer Nutzungsdauer (ND) von 10 Jahren für Fahrzeuge auszugehen. Aufgrund der Wertsteigerung wird der PKW voraussichtlich noch weitere 5 Jahre genutzt werden können, also bis Januar Rechnet man von diesem neu festgelegten Nutzungsende 10 Jahre zurück, ergibt sich als fiktives Anschaffungsdatum > Januar