6RIW&OHDQ Š 9HUVLRQ8SJUDGHDQOHLWXQJ

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1 6RIW&OHDQ Š 9HUVLRQ8SJUDGHDQOHLWXQJ 6HKUJHHKUWH6RIW&OHDQ $QZHQGHU LQ XQVHUHP 6RIW&OHDQ 8SGDWHV 'RZQORDGEHUHLFK ILQGHQ 6LH ]ZHL $UWHQ YRQ 8SGDWHV 1DFKIROJHQGHUIDKUHQ6LHZHOFKHV8SGDWHI U6LHGDVULFKWLJHLVWXQGZLH6LHGDV8SGDWHDXI,KUHP$UEHLWVSODW]GXUFKI KUHQN QQHQ 8SGDWH Ein Update ist für Anwender gedacht, die bereits die Version 5.0 benutzen. Dabei werden lediglich die Programmdateien durch neuere Versionen ersetzt. Ihre bisherigen Einstellungen werden dabei übernommen. Beim ersten Start der neuen Version wird in der Regel eine Konvertierung und Datensicherung der Mandantendatenbank durchgeführt. Wir empfehlen jedoch trotzdem, unabhängig davon vor jedem Update eine Datensicherung z.b. aus dem Programm heraus anzulegen. 8SJUDGH Anwender, die noch die Version 4.8 oder älter benutzen, müssen ein Upgrade durchführen, da hier zusätzlich zum Austausch der Programmdateien umfangreichere Änderungen nötig sind: Beim Einsatz von SoftClean Professional und PreCal werden deren Mandanten zusammengeführt. Aus beiden Programmen werden Einstellungen übernommen Die Struktur einer vorhandenen Mandantendatenbank wird an die Version 5 angepasst. Die Verknüpfungen für den Programmstart werden ausgetauscht, da der Programmaufruf nun direkt über die Datei ESA_PRO.EXE erfolgt. Beachten Sie bitte, dass eventuell selbst erstellte Verknüpfungen für mehrere Mandanten nicht mehr funktionieren und neu erstellt werden müssen. 'DV8SJUDGHEUDXFKWI UMHGHQ0DQGDQWHQQXUHLQPDODXVJHI KUW]XZHUGHQI UDOOHZHLWHUHQ $UEHLWVSOlW]HLVWGDQQQXUQRFKHLQ8SGDWHHUIRUGHUOLFK 'LHVH$QOHLWXQJEHVFKUHLEWGLH'XUFKI KUXQJHLQHV8SJUDGHV 9RUDXVVHW]XQJHQ SoftClean ab Version / SoftClean PreCal ab Version Beim Einsatz beider Programme (Prof.&PreCal) : Übereinstimmung der Versionsnummern Ausreichen freier Speicherplatz auf dem Programmlaufwerk (bis zu 2 GB in Spezialfällen) Administrationsrechte für die lokale Arbeitsstation 6FKOLH HQ6LHELWWHYRUGHU$XVI KUXQJ6RIW&OHDQ $UEHLWVSOlW]HQ 6RIW&OHDQ 3UH&DODXIDOOHQ +LQZHLV Auch wenn während der Installation eine Datensicherung vorgenommen wird, empfehlen wir Ihnen, mindestens die Mandantendatenbank vorher selbst zu sichern. Sie können das über Extras - Datensicherung erledigen und/oder die Datenbankdatei (wird in der Titelzeile angezeigt) an einen sicheren Ort kopieren. Grundsätzlich gilt: Lieber einmal zu viel sichern, als einmal eine benötigte Datensicherung nicht zu haben! Die Installation des Upgrades auf dem ersten Arbeitsplatz ist etwas umfangreicher. Hier führen Sie bitte die Schritte 1 und 2 aus. Auf allen anderen Arbeitsplätzen führen Sie nur Schritt 1 aus. Nutzen Sie mehrere Mandanten und haben für diese eigene Verknüpfungen auf der Oberfläche erstellt, sollten Sie diese vorher sichern. Während der Installation werden ältere Verknüpfungen (wenn Sie mit "SoftCl" beginnen) entfernt, da diese anschließend nicht mehr gültig sind. Erstellen Sie einfach einen neuen Ordner auf dem Desktop und ziehen Sie die Symbole dort hinein. Sind alle Upgrades

2 durchgeführt, können Sie die Eigenschaften der Verknüpfungen den neuen Gegebenheiten anpassen. Genauere Hinweise finden Sie im Abschnitt "Mehrere Mandanten". 6FKULWW Öffnen Sie unsere Internetseite und gehen Sie über den Menüpunkt 6HUYLFH in den Downloadbereich. Anschließend wechseln Sie in die Downloadkategorie 6RIW&OHDQ ±8SGDWHV. Suchen Sie sich jetzt das aktuellste 83*5$'(aus dem Downloadbereich aus und klicken Sie links mit dem Mauszeiger auf das Symbol. Anschließend klicken Sie auf 6SHLFKHUQ. Speichern Sie die Datei nach &?(6$?83'?³. Öffnen Sie jetzt den $UEHLWVSODW] auf Ihrem Computer und starten Sie die sich im &?(6$?83'? befindliche Datei, die Sie soeben heruntergeladen haben. Es öffnet sich anschließend ein Upgrade-Assistent, mit dessen Hilfe Sie die für das Upgrade notwendigen Dateien in das Programmverzeichnis kopieren. Kontrollieren Sie das vorgeschlagene Installationsverzeichnis von SoftClean und passen Sie dieses gegebenenfalls an. Normalerweise brauchen Sie hier aber keine Änderungen vornehmen. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Upgrade installieren. Das Upgrade wird jetzt automatisch durchgeführt und auf dem Desktop eine neue Verknüpfung zu SoftClean erstellt. Bitte beachten Sie, dass Ihre eventuell vorhandene Verknüpfung nicht mehr funktioniert und deshalb gelöscht wird. Anschließend erhalten Sie eine Meldung, dass die Upgradedateien erfolgreich kopiert worden sind. Bestätigen Sie diese bitte mit OK und starten SoftClean über die neu angelegte Verknüpfung "SoftClean V5". Wenn Sie SoftClean in der neuen Version zum ersten Mal starten, erhalten Sie die Meldung, dass ältere Programmdateien gefunden wurden.

3 Um die lokalen Einstellungen aus diesen Programmen zu übernehmen, lassen Sie die Kontrollkästchen aktiviert und klicken Sie auf Weiter. Haben Sie beide Programme aktiviert, können Sie entscheiden, aus welchem Programm Sie die lokalen Einstellungen der TimeScan Zeiterfassung (wie Anschluss; nach Auslesen Daten löschen/uhrzeit synchronisieren etc.) übernehmen möchten. Wählen Sie das gewünschte Programm aus und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie jedoch noch nicht mit der Zeiterfassung gearbeitet haben, können Sie einfach auf Weiter klicken und anschließend SoftClean neu starten. 6FKULWW Nachdem SoftClean neu gestartet ist, muss die Mandantendatenbank einmal aktualisiert werden. Sollte die angegebene Mandantendatenbank nicht die richtige sein, klicken Sie auf Mandantenwahl und wählen Sie die korrekte Mandantendatenbank. Ansonsten klicken Sie auf "Weiter". Wenn sich jetzt noch jemand in SoftClean befindet, erhalten Sie folgenden Hinweis. Schließen Sie SoftClean unbedingt auf diesen Arbeitsplätzen und klicken Sie dann auf Wiederholen. Mitunter kann es vorkommen, dass sich hier noch Einträge befinden, obwohl die Arbeitsplätze nicht aktiv sind, z.b. wenn SoftClean nicht ordnungsgemäß beendet wurde. Wenn Sie sicher sind, dass sich niemand weiter in SoftClean befindet, klicken Sie auf "Ignorieren". Die Daten werden daraufhin gesichert.

4 Klicken Sie auf nach Abschluss der Datensicherung auf "Weiter". Die Mandantendatenbank wird nun aktualisiert. Wenn Sie in SoftClean Professional und SoftClean PreCal jeweils unterschiedliche Mandantendatenbanken nutzen, können Sie diese jetzt zusammenführen. Die Option "Mandantendatenbanken zusammenführen" könnte für Sie interessant sein, wenn Sie neben SoftClean Professional auch SoftClean PreCal einsetzen und bisher für beide Programme getrennte Mandantendatenbanken genutzt haben. In diesem Fall können Sie die Daten aus Ihrer SoftClean PreCal Mandantendatenbank in Ihre SoftClean Mandantendatenbank importieren. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Mandantendatenbanken zusammenführen und ändern Sie gegebenenfalls über die Suchen-Schaltfläche (...) den Pfad der SoftClean PreCal- Mandantendatenbank, deren Daten Sie importieren möchten. Hinweis: Wenn Sie weiterhin mit getrennten Datenbanken arbeiten möchten, sollten Sie diese Option deaktivieren oder klicken Sie auf Weiter und die Aktualisierung ist abgeschlossen. In diesem Fall arbeitet SoftClean mit dem Professional - Mandanten.

5 Wenn Sie die Option Mandantendatenbanken zusammenführen aktiviert haben und Sie auf Weiter klicken, wird zunächst eine Datensicherung der SoftClean PreCal-Mandantendatenbank durchgeführt. Klicken Sie auf Weiter. Jetzt können Sie entscheiden, welche Einstellungen Sie aus SoftClean Professional und welche Sie aus SoftClean PreCal übernehmen möchten. Wählen Sie jeweils das gewünschte Programm aus und klicken Sie auf Weiter. Die Daten der SoftClean PreCal-Mandantendatenbank werden nun importiert. Ist die Aktualisierung abgeschlossen, klicken Sie auf Fertig. Wenn erforderlich, startet SoftClean anschließend neu. +LQZHLV: Bitte prüfen Sie anschließend, ob das Programm erwartungsgemäß funktioniert und die Daten vollständig vorhanden sind, da selbst bei sorgfältigster Prüfung aller denkbaren Konstellationen ein Fehler nicht absolut auszuschließen ist. Sollte wider Erwarten das Upgrade fehlgeschlagen sein, melden Sie sich bitte bei uns. Sie können nun mit SoftClean an diesem Arbeitsplatz arbeiten. Zum Starten benutzen Sie bitte die neu angelegte Verknüpfung auf der Oberfläche bzw. Start - Programme - SoftClean - SoftClean. 0HKUHUH0DQGDQWHQ 6LHKDEHQPHKUHUH0DQGDQWHQXQGI UMHGHQ0DQGDQWHQHLQHHLJHQH3URJUDPPLQVWDOODWLRQ Führen Sie an einem Arbeitsplatz für jeden Mandanten Schritt 1 und Schritt 2 aus. Anschließend führen Sie an jedem weiteren Arbeitsplatz wiederum für jeden Mandanten Schritt 1 aus. Erzeugen Sie neue Verknüpfungen auf dem Desktop bzw. passen Sie die gesicherten Verknüpfungen an. 6LHKDEHQPHKUHUH0DQGDQWHQXQGZlKOHQGLHVHMHGHVPDODXV6RIW&OHDQ KHUDXVDXV Führen Sie an einem Arbeitsplatz Schritt 1 und Schritt 2 aus. Wählen Sie nun den nächsten Mandanten und führen Schritt 2 aus. Dies wiederholen Sie mit allen Mandanten. Anschließend führen Sie noch auf den anderen Arbeitsplätzen Schritt 1 aus.

6 'HVNWRSYHUNQ SIXQJHQ Die Verknüpfungseigenschaften erreichen Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Bisher stand dort im Feld Ziel ein Eintrag der Form: C:\ESA2\Office\MSACCESS.EXE /runtime /wrkgrp "C:\WINNT\system32\system.mdw" "C:\ESA2\ESA- PRO.MDB" Nach dem Upgrade lautet dieser Eintrag derart: C:\ESA2\ESA_PRO.EXE Entfernen Sie also bei ihren gesicherten Verknüpfungen die überflüssigen Einträge im Feld Ziel, behalten den Installationsordner (hier: C:\ESA2) bei und benennen die ESA-PRO.MDB in ESA_PRO.EXE um. So erhalten Sie sich die eigenen Bezeichnungen und Icons. Haben Sie keine Verknüpfungen gesichert und/oder möchten sich zu den einzelnen Mandanten neue Verknüpfungen anlegen, ziehen Sie einfach mit der rechten Maustaste das Icon ein wenig zur Seite, wählen Hierher kopieren, benennen die neue Verknüpfung nach dem Mandanten und bearbeiten in den Verknüpfungseigenschaften wieder das Feld Ziel und evtl. das Symbol. Wenn Sie auf allen Arbeitsplätzen identische Installationen haben, können Sie diese Icons auch auf die weiteren Arbeitsplätze übertragen. Achten Sie bitte insbesondere in der ersten Zeit nach der Umstellung stets darauf, dass Sie sich im richtigen Mandanten befinden und denken Sie bitte an eine regelmäßige Datensicherung! %HL)UDJHQXQG3UREOHPHQ] JHUQ6LHQLFKWXQVDQ]XUXIHQZLUKHOIHQ,KQHQJHUQHZHLWHU

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