Herzlich willkommen bei der Vorstellung unseres MPS-Angebotes

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1 Herzlich willkommen bei der Vorstellung unseres MPS-Angebotes

2 Der personelle wie finanzielle Aufwand, den Firmen durch ihre Papierausgabesysteme haben wird oft stark unterschätzt. Mit unserer MPS-Analyse können wir diesen ermitteln und offenlegen. Vorab ein paar Fakten* und Fragen: Nur die wenigsten Firmeninhaber oder Geschäftsführer wissen, welche und wie viele Drucksysteme in ihrem Haus im Einsatz sind Wie viele Drucker, Kopierer und Faxgeräte sind in Ihrer Firma im Einsatz? Wie wurden diese beschafft, und nach welchen Kriterien wurden die Modelle ausgesucht? *Quelle: IDC 2009 und Dokulife.de, 2009

3 Aus Ersparnisgründen sind in vielen Unternehmen noch Geräte in Gebrauch, die über 10 Jahre alt sind und deren Einsatz weder aus ökologischer noch aus ökonomischer Sicht zu rechtfertigen ist (Betriebskosten, Stromverbrauch, CO² footprint, Effizienz), von gesundheitlichen Risiken ganz zu schweigen (Ozonentwicklung, Tonerstaub, Geräuschpegel) Wie alt sind die eingesetzten Geräte, und erfüllen diese die aktuellen Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Umweltschutz?? Quelle: Dokulife.de, 2009

4 90 % der deutschen Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines in ihrem Hause erstellten Dokumentes nicht Kennen Sie die Kosten, die Ihre Drucksysteme verursachen? Wissen Sie, dass diese zwischen 5 und 15% des Umsatzes Ihres Unternehmens ausmachen können? Quelle: IDC, Juli 2009

5 Wenn überhaupt, erfassen die meisten Unternehmen nur die sichtbaren Kosten, wie Verbrauchsmaterial und Ersatzteile. Wissen Sie, dass die sichtbaren Kosten nur etwa 30-40% der tatsächlichen Kosten darstellen? Quelle: IDC, Juli 2009

6 Quelle: Kyocera-Mita

7 34 % der befragten Unternehmer wissen nicht, wie viele Seiten in ihrer Firma Monat für Monat gedruckt werden Wieviele Dokumente werden in Ihrer Firma täglich ausgedruckt? Fehlende Drucker-Richtlinien verursachen bis zu 20% Fehldrucke im Monat.. Und wie viele davon werden noch am gleichen Tag weggeworfen? Sinnvoll festgelegte Druckerrichtlinien sorgen dafür, dass Dokumente automatisch an den richtigen Systemen ausgegeben werden Wissen Sie, dass eine gedruckte Seite 0,005 Euro kosten kann, aber am falschen Ausgabesystem auch 0,25 Euro oder sogar noch mehr? *Quelle: IDC 2009 und Dokulife.de, 2009

8 Fehlende Druckmanagementsysteme verursachen zusätzliche Kosten durch Tätigkeiten wie Angebotsanforderungen für Verbrauchsmaterial, Einholen von Kostenvoranschlägen für Servicedienstleistungen, zusätzliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter durch Fremdtätigkeiten wie Reparaturversuchen an Papierausgabesystemen, Einbau von kostengünstig beschafften Verschleissteilen uvm. Wissen Sie, wie hoch Sie die Kosten für die oben aufgeführten Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen ansetzen müssen? Mit unserem Prozesskostenmonitor können wir Ihnen helfen, diese Kosten zu ermitteln. Und mit unserer MPS-Analyse zeigen wir Ihnen, wie Sie diese auf ein absolutes Minimum reduzieren können.

9 Bei der Durchführung unseres Consulting sprechen wir mit Ihren Mitarbeitern. Wir analysieren die Wege der Dokumente in Ihrem Haus von der Entstehung über die Verarbeitung bis zur Ablage. Sollte der Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen sinnvoll erscheinen sprechen wir dies bei der Auswertung mit Ihnen an. Kennen Sie die Arbeitsstrukturen bei der Verarbeitung von Dokumenten in Ihrer Firma genau? Sind immer wiederkehrende Abläufe erkannt und organisiert worden? Nutzen Sie ein Dokumenten-Management-System (DMS) in Ihrem Unternehmen, oder ist der sinnvolle Einsatz eines solchen schon geprüft worden?

10 Besuchen Sie doch einmal eine Woche lang Abends noch vor der Putzfrau- Ihren Zentralkopierer bzw. das zentrale Drucksystem in Ihrem Haus.. Wenn der Papierkorb daneben täglich überläuft. oder einer der vorgenannten Punkte Ihr Interesse geweckt hat, dann sollten wir über die Einführung von MPS in Ihrem Unternehmen sprechen! Copyright (c) <a href=' Stock Photos</a> Gemäss einer Studie des IDC können die Druckkosten bei Einführung eines massgeschneiderten MPS-Modells um ca. 30% gesenkt werden!

11 MPS besteht aus mehreren Bausteinen und wird Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen durchgeführt. Quelle: Kyocera-Mita

12 Schritt 1: Die Inventur Erfassung aller im Netzwerk verfügbaren Drucksysteme im Haus mittels USB-Stick Begehung des Standortes zur Erfassung aller lokalen Systeme und Analyse der Situation vor Ort Anschliessend : Auswertung der Daten, Geräteauflistung, Berechnung des Druckvolumens, Darstellung der Kostenblöcke als Grundlage für die Optimierung in unserer Analysesoftware Quelle: Kyocera-Mita

13 IST-Aufnahme und Datenaufbereitung Spätestens jetzt kennen Sie die tatsächlich anfallenden Kosten Ihrer Papierausgabesysteme

14 Schritt 2: Die Optimierung Auswahl der geeigneten Geräte, Optionen, Softwaretools; ggf. Übernahme vorhandener Geräte Durchspielen verschiedener Optimierungsszenarien, Vorstellung der geeigneten Lösungsvorschläge Entscheidung und Umsetzung der ersten Massnahmen zur Durchführung der Prozessoptimierung und Einführung von MPS am Unternehmensstandort Quelle: Kyocera-Mita

15 Ausarbeitung einer SOLL-Studie

16 mit Raumplänen

17 Kurzübersicht zur Kontrolle.

18 ..und ausführliche Analyse als Powerpoint-Präsentation

19 Schritt 3: Flottenmanagement Kontinuierliche und herstellerunabhängige Überwachung der Druckerlandschaft Automatisierte Tonerbestellungen und Serviceanforderungen über ein innovatives Servicetool Nur EIN Ansprechpartner für Service und Verbrauchsmaterialversorgung Befreiung Ihrer Mitarbeiter von berufsfremden Tätigkeiten Entlastung Ihrer IT: Meldungen über VBM-Bedarf oder notwendige Wartungsarbeiten gehen direkt an den Servicepartner Individuell angepasste Druckrichtlinien helfen die Outputkosten niedrig zu halten. Kostenkontrolle durch Managementsystem Quelle: Kyocera-Mita

20 Vorurteile gegen MPS: MPS kostet Geld und ist teuer! Unsere Analyse ist eine hochwertige Dienstleistung, die wir nicht verschenken können. Die Analyse ist sehr zeitaufwendig (bis zu 2 Monate), zudem erhalten Sie nach Abschluss des Consulting eine detaillierte Auswertung, anhand derer Sie auch mit anderen Druckdienstleistern Verhandlungen führen können. Unternehmensberater arbeiten nach einem ähnlichen Prinzip. Und kosten wesentlich mehr als unsere Analyse. MPS bedeutet doch nur dass man mir alle vorhandenen Drucker rauswirft und durch neue ersetzen will! Nun, das kommt auf den Anbieter des MPS-Consulting an. Bei seriösen Anbietern steht die Analyse der Systeme und der Abläufe im Vordergrund; Systeme werden nur dann ausgetauscht, wenn die Kosten die sie verursachen höher sind als die eines vergleichbaren Neugerätes, was ja letztendlich der Sinn der Sache ist. Wichtig ist dass das richtige System zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort für den Anwender zur Verfügung steht und das können durchaus auch die vorhandenen Maschinen sein. MPS ist doch nur so eine neumodische Zeiterscheinung, die nichts bringt DAS werden Sie und wir - nach der Erstanalyse Ihrer Druckerlandschaft besser wissen. FAKT ist dass bei Optimierung der Hardware, des Gerätemanagements und des Workflow ein Einsparpotential von bis zu 30% der Kosten, die die Papierausgabesysteme in einem Unternehmen verursachen vorhanden ist.

21 Mit MPS Concept Gewinnen Sie Überblick über Ihre Druckerflotte Erhalten Sie herstellerunabhängige Beratung und Service für Ihre Drucksysteme Reduzieren Sie ihre Druckkosten auf ein Minimum Erreichen Sie volle Kostenkontrolle Optimieren Sie Betriebsabläufe rund um Papierausgabe und Dokumentenmanagement Erhalten Sie eine professionelle Komplettbetreuung Ihrer Papierausgabesysteme All inklusive!

22 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und stehen Ihnen jederzeit für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Peter Hess, Vertriebsspezialist Managed Print Services CONCEPT GmbH, Boschstrasse Reichertshofen Telefon: 08453/ peter.hess@service-einfach.de