Cora IT WebLN - Version 1.0

Transkript

1 Cora IT WebLN - Version 1.0 Der Leistungsnachweis kann von allen Cora IT Mitarbeitern genutzt werden. Er ist in dieser Version nicht für Freelancer geeignet. Der Leistungsnachweis ist webbasiert und auf allen gängigen Browsern nutzbar die Java Scripte ausführen können. Als einzige separate Software wird der Adobe Acrobat Reader ab Version 8.0 benötigt. Die letzte Änderung ist vom 07. November Diese Applikation ist in Ihrer Anwendung ausschließlich auf das Erstellen, der wöchentlichen Forecast der Mitarbeitern der Servicelines FS, IS, SD Erstellen monatlichen Leistungsnachweise der Mitarbeiter der Servicelines FS, IS, SD Monitoring der eingereichen Formulare durch die Teamleiter Archivierung bereits erstellter Leistungsnachweise fokussiert und soll die im Moment die mit hohem Aufwand praktizierter Einholung der Leistungsnachweise optimieren. Weiterhin setzt dieses Tool nicht mehr zwingend voraus, dass ein Standart MS Officepaket vorhanden sein muß. Es wurde bewusst auf den HTTPS Standart (HyperText Transfer Protocol Secure engl. sicheres Hyptertext-Übertragungsprotokoll) verzichtet, um dieses Tool von Kundennetzen hinter Firewalls zu erreichen Blackberry s mit Standart Browser für die Eingabe nutzen zu können Mobile Telefone mit WinCS OS für die Eingabe nutzen zu können Mobile Telefone, die über einen WEB Browser verfügen Seite 1 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

2 Das Login und Mein Profil Die URL für Ihren Zugang ist ab sofort Das problemlose Login ist jedem Mitarbeiter der Cora IT möglich, wenn er vom Servicedesk als Benutzer angelegt wurde und die entsprechende, automatisch generierte E Mail erhalten hat. Für Sie wurde ein Benutzerkonto zur Zeiterfassung eingerichtet: Ihre Zugangsdaten lauten: Login / name.vorname@cora-it.de Passwort: w8k6h75w Sicherheitshinweis: Bitte ändern Sie Ihre Passwort, nach erfolgter Erstanmeldung unter "Mein Profil". Mit freundlichen Grüßen Cora-IT Servicedesk Ihr Login besteht aus dem Standard Account des Mitarbeiters und einem vorgegebenem Paßwort welches umgehend nach der Erstanmeldung geändert werden sollte. Das Paßwort muß aus mindestens 6 Zeichen bestehen, die Groß- Kleinbuchstaben und Ziffern enthalten. Aus Gründen der Datensicherheit wird der Account nach 5x Falscheingabe der Zugangsdaten für 24 Stunden gesperrt. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, sich vom Cora-IT Servicedesk über support@cora-it.de ein neues Paßwort generieren zu lassen. Gleiches gilt, wenn das Paßwort auf anderem Wege abhanden gekommen ist. Seite 2 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

3 Passwort ändern Nach Ihrer erfolgreichen Erstanmeldung haben Sie sofort die Möglichkeit, im Menüpunkt Mein Profil das Passwort zu ändern, um der Datensicherheit Rechnung zu tragen. Wenn man 5x versucht sich mit einem falschen Paßwort anzumelden, ist der Accout für 24 Stunden gesperrt. In dieser Ansicht hat der Mitarbeiter auch die Möglichkeit, weitere persönliche Daten zu ergänzen. Wie im bisher genutzten Leistungsnachweis können Einsatzort primäre Tätigkeit Wochenstunden (Standard ist 40 Std.) Definition der Nachtarbeit das jeweilige Bundesland Rufbereitschaft eintragen, sowie Ihre Standard AIDA Nr. ausgewählt werden. Der Name des Mitarbeiters und der Teamleiter sind bereits gesetzt und können nicht selbst geändert werden. Grundsätzlich sieht der Mitarbeiter die Menüpunkte Zeiterfassung Mein Profil Mandate Logout Seite 3 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

4 Die Zeiterfassung über einen PC Die Zeiterfassung ist das Kernstück des Tools und kann sowohl am PC als auch mit dem Blackberry und Mobiltelefonen, die über einen Webbrowser verfügen, bedient werden. Das System zeigt voreingestellte Personendaten, die bei der Ersteinrichtung unter dem Menüpunkt Mein Profil ergänzt wurden. Das System zeigt auch voreingestellt den aktuellen Kalendertag. Alle weiteren Eingaben werden als Drop Down Menü zur Verfügung gestellt, um den Aufwand der Eingabe so gering wie möglich zu halten. Neben der aktuellen Zeiterfassung, kann ein Zeitraum angezeigt werden. Ein Archiv steht mit entsprechenden PDF Dokumenten zu früheren Leistungsnachweisen zur Verfügung. Durch den flexiblen Kalender können auch Tage, auch aus dem Vormonat nachgetragen werden, wenn keine tag aktuelle Eingabe erfolgen kann. Im Feld Tätigkeiten sind alle Möglichkeiten aus der Exceltabelle übernommen worden, default wird die primäre Tätigkeit aus den persönlichen Eintellungen gezeigt. Ebenfalls voreingestellt wird die AIDA Nummer angezeigt, die aus den persönlichen Einstellungen übernommen wurde. Wird bei Vertretung oder Krankheit eines Kollegen, oder bei zeitweiligen Mitarbeit in einem anderen Projekt das Mandat gewechselt, kann eine andere AIDA Nummer benutzt werden, das führt in der Konsequenz zur Erstellung von mehreren Leistungsnachweisen, selektiert nach den verschiedenen AIDA Nummern. Es ist auch das Einstellen von zwei Tätigkeiten an einem Tag möglich, wenn sich zwischen beiden Tätigkeiten oder Tickets die AIDA Nummer ändert. Seite 4 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

5 Die Pflege der Mandatsliste wird vom Backoffice vorgenommen und kann vom Benutzer selbst nicht editiert werden. Sie können diese Liste einsehen aber nicht ändern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Teamleiter. Die Zeiterfassung über den Blackberry oder das Mobiltelefon Die URL ist ab sofort über den Blackberry oder Mobiltelefon Sie erreichen auf diese Weise die bereits oben beschriebene Zeiterfassung und können hier ihren tag aktuellen Eintrag tätigen. Weitere Funktionen sind zur Zeit an dieser Stelle nicht vorgesehen. Es soll Ihnen ermöglicht werden, eventuell Abend s, auf einer halbfertigen Baustelle oder im Hotel Ihren Arbeitszeitnachweis aktuell zu halten. Es soll Ihnen damit ermöglicht werden, die tägliche Arbeitszeit vor Ort, auch bei nicht vorhandenen anderen Kommunikationswegen wie PC mit Internetzugang, oder Faxgerät zu dokumentieren. Alle weiterführenden Arbeiten müssen zwingend über das Internet generiert werden, z. B. dann später am Arbeitsplatz, im Hotel oder am Wochenende. Die Rufbereitschaft Wenn in den Menüpunkt Mein Profil eine der beiden Arten der Rufbereitschaft eingetragen wurde, erscheint für Sie ein zusätzlicher Menüpunkt bei der Einzeltagserfassung. Zusätzlich zu der vorher editierten Arbeitszeit können Sie für diesen Tag zwischen Seite 5 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

6 Aktiver Rufbereitschaft Passiver Rufbereitschaft Rufbereitschaft Ticket auswählen. Bei der passiven Rufbereitschaft tragen Sie den Zeitraum mit Beginn und Ende ein. Wenn Sie also ab 18:00 Uhr Rufbereitschaft bis zum nächsten Morgen 06:00 Uhr haben, gehören diese Zeitangaben in die Felder Beginn und Ende. Bei aktiver Rufbereitschaft, also Tätigkeiten die Sie dann in der Rufbereitschaft durchführen, teilen Sie durch Angabe der Stunden zu. Haben Sie also zwischen 20:00 Uhr und 21:30 Uhr aktiv gearbeitet, tragen Sie bei aktiv vor 23:00 Uhr bitte 01:30 ein. In gleicher Weise verfahren Sie, wenn der Incident nach 23:00 Uhr war. Haben Sie Rufbereitschaft auf der Basis eines Tickets, Tragen Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt die Ticketnummer und die Dauer der Rufbereitschaft ein. Wöchentlicher Forecast und monatliche Zeiterfassung im Leistungsnachweis Im Menüpunkt Zeitraum anzeigen werden alle eingegebenen Datensätze nach Datum aufsteigend angezeigt und können in diesem Stadium noch vom Benutzer editiert werden, wenn er sich verschrieben hat, bzw. wenn ein Tag doppelt erfaßt wurde oder ein Tag vergessen wurde. Doppelte Datensätze können auch gelöscht werden. Auch Zeiten können an dieser Stelle noch durch den Mitarbeiter selbst geändert werden. Seite 6 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

7 Für die wöchentlich notwendige Forecast werden die zur aktuellen Woche gehörenden Tage mit einem Haken versehen. Beim Betätigen des Buttons Forecast werden die vom Benutzer durch Haken gekennzeichneten Datensätze der aktuellen Woche als Forecast Information an Ihren Teamleiter gesendet. Ab diesem Zeitpunkt können diese Datensätze nicht mehr vom Benutzer editiert werden, um eine nachträgliche Änderung zu verhindern. Die Datensätze bleiben aber in der Auflistung stehen. Sie können nicht gleichzeitig z. B. die letzte Forecast Woche mit dem Leistungsnachweis des Monats versenden. Es sind zwei Schritte!! Für den monatlichen Leistungsnachweis werden alle Tage des aktuellen Monats mit einem Haken gekennzeichnet. Beim Betätigen des Buttons Zeiterfassung senden werden alle vom Benutzer gekennzeichneten Datensätze des gesamten Monats zur Kontrolle an Ihren Teamleiter gesendet. Danach verschwinden die gekennzeichneten Datensätze endgültig aus der Ansicht. Wenn der Teamleiter seinem Monitoring nachgekommen ist, werden von Ihm die Leistungsnachweise an das Backoffice gesendet und gleichzeitig tauchen diese PDF Dokumente dann in Ihrem Archiv unter Forecast oder Leistungsnachweise auf und können vom Benutzer, z. B. ausgedruckt und die kompletten Leistungsnachweise dem Kunden zur Unterschrift vorgelegt werden. Die PDF Dokumente weisen einen ganzen Monat auf. Tage an denen kein Datensatz generiert wurde, bleiben frei. Wurden in einem Monat mehrere Mandate bedient, werden mehrere separate Leistungsnachweise erstellt. Der Leistungsnachweis beginnt mit dem Tag, der bei der Einrichtung der unter Mandatsliste zu sehenden Mandate als erster Abrechnungstag fixiert wurde. Seite 7 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0

8 Die Mandatsliste Jeder Mitarbeiter kann hier eine entsprechende Mandatsliste einsehen. Normaler Weise hat er ja in den persönlichen Einstellungen sein aktuelles Mandat zugewiesen bekommen, benötigt aber zusätzliche Informationen zu anderen Mandaten, wenn er in diesen Mandaten z. B. als Vertretung eingesetzt ist. Die Mandatsliste kann vom Mitarbeiter nicht editiert werden. Die Bezeichnungen in der Mandatsliste beginnen in jedem Fall mit der Abkürzung der Serviceline, z. B. FS - Projekt T-Mobile Umzug Bonn IS - K6 Serverbetreuung SD - RTS Berlin Finden Sie, z. B. bei einer Urlaubsvertretung kein entsprechendes Mandat, fragen Sie Ihren Servicemanager. Logout Mit diesem Button kann das Programm verlassen werden. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, kann er sich an den Servicedesk der Cora IT mit einer E Mail an Support@cora-it.de wenden. Der Servicedesk der Cora IT hat einen der möglichen drei Administratorzugänge. Damit ist es möglich, den Account des Mitarbeiters zurück zu setzen. Der Mitarbeiter erhält umgehend auf seinen E Mail Account eine automatisch generierte mit den zurückgesetzten Zugangsdaten, verbunden mit der Bitte umgehend sein Passwort zu ändern. Zusammenfassung Das Anmelden an der URL (ohne www!!). Der Zugang ist der Standard Account des Mitarbeiters. Das vorgegebene Paßwort wurde Ihnen zugesandt. Im Menüpunkt Mein Profil bitte das Paßwort sofort ändern. Ersteinrichtung des Accounts unter dem Menüpunkt Mein Profil Das System zeigt auch voreingestellt den aktuellen Kalendertag zur Eingabe. Im Menüpunkt Zeitraum anzeigen werden alle eingegebenen Datensätze angezeigt. Für die wöchentliche Forecast werden die 5 Tage der Woche mit einem Haken versehen. Zum Absenden der Forecast bitte den Button Forecast drücken. Für den monatlichen Leistungsnachweis werden alle Tage des Monats gekennzeichnet. Mit dem Button Zeiterfassung senden werden alle Datensätze des Monats gesendet Seite 8 von CORA-IT GmbH Nachtalbenweg Berlin Version 1.0