Das Beste aus beiden Welten verbinden SAP und Microsoft

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1 Das Beste aus beiden Welten verbinden SAP und Microsoft von Dr. Andreas Totok, Geschäftsbereichsleiter Business Intelligence Solutions, cundus AG Duisburg Die neue Zauberformel Duet soll die Microsoft- und SAP- Welt in Einklang bringen. Das gemeinsame Projekt der Software-Schwergewichte deckt jedoch nur eine begrenzte Zahl an Anwendungsszenarien ab. Für weitere, unternehmensrelevante Kombinationen gibt es Verbindungsalternativen im Standard der Software. Zwei Lieferanten für Unternehmenssoftware haben sich in den vergangenen Jahren als Quasi-Standard etabliert: Produkte der SAP für die Abbildung der betriebwirtschaftlichen Prozesse und Microsoft für die typischen Aufgaben des Büroalltags. Problematisch allein ist, dass der Anwender oftmals am Tag zwischen Microsoft Office-Applikationen und SAP- Benutzeroberfläche wechseln muss. Dies wirft natürlich schnell die Fragen auf, warum die Zeiterfassung für SAP nicht auch direkt in der gewohnten Terminverwaltung von Outlook erfolgen kann. Die Überwindung der getrennten Welten wird bereits in zahlreichen Ansätzen diverser Softwareanbieter versucht. Mit Duet (vormals Projekt Mendocino) drängt nun eine Lösung auf den Markt, die von SAP und Microsoft in trauter Gemeinsamkeit selbst entwickelt wird. Hat der Anwender damit nun endlich den goldenen Weg für den gemeinsamen Betrieb von SAP und Microsoft? So einfach sich diese Frage formulieren lässt, so differenziert will sie beantwortet werden, Tel.: , Fax: - 29 info@storymaker.de, 1

2 denn zum einen stellt Duet eine wirkliche Hilfe dar, zum anderen ist der Einsatz (noch) zu begrenzt und verlangt Zusatzinvestitionen. Duet fokussiert in der ersten Version den Bereich Personalmanagement. Hierzu zählen Anwendungen für die Zeitverwaltung, die Budgetkontrolle, die Betriebsorganisation oder die Reise- und Spesenabrechnung. Erstellt man beispielsweise in Outlook einen neuen Termin, so kann man diesen direkt auf das entsprechende Konto buchen. Die Buchung wird später automatisch in der Projektabrechnung in SAP berücksichtigt. Ähnlich funktioniert die Urlaubsplanung: Aus dem Dialog für einen neuen Termin lässt sich direkt der Genehmigungsprozess starten. Der Vorgesetzte kann über Outlook dem Urlaub zustimmen oder diesen ablehnen. Die jeweilige Entscheidung fließt in das SAP-Personalmodul ein. Die Benutzerrollen und -rechte werden in an allen Szenarien von zentraler Stelle aus gesteuert. Wie man erahnen kann gibt es noch viele weitere denkbare Möglichkeiten für Business-Lösungen in der Kombination von SAP- und Microsoft-Produkten, die noch nicht mit Duet gelöst werden. Bereiche wie Rechungswesen oder Logistik wo z.b. Belege in einfacher Form erfasst oder Materialbestellungen ausgelöst werden sollen, bleibt weiterhin die bekannte Benutzeroberfläche von SAP. Auch im Bereich Business Intelligence sind die Potentiale noch längst nicht ausgeschöpft, wenn es um die Analyse und standardisierte Darstellung von Zahlen aus SAP-Systemen geht. Eine typische Aufgabenstellung im Controlling stellt beispielsweise die Aufbereitung von PowerPoint-Präsentationen für die wöchentliche bzw. monatliche Vorstands-, Aufsichtsratssitzung oder Investorenkonferenz dar. Es ist heute noch eher unüblich während dieser Meetings, die Darstellungen 2

3 direkt online aus dem System an die Wand zu projizieren. Daher beschäftigen sich teilweise ganze Teams mit der Aufbereitung solcher Präsentationen, deren Aktualisierung meist wenig komfortabel ist. Oft werden die quantitativen Inhalte die Diagramme und Tabellen manuell über die Zwischenablage eingefügt. Selbst bei einer automatischen Aktualisierung mit Makro-Unterstützung oder eingebetteten Excel-Arbeitsblättern ist das Vorgehen fehleranfällig und mühsam. Die qualitativen Inhalte Überschriften, Unterschriften und Kommentierungen werden direkt in PowerPoint erfasst und müssen jede Woche ausgetauscht bzw. neu geschrieben werden. Wie wäre es aber, wenn PowerPoint nur noch als Layoutwerkzeug genutzt würde und sich die Daten direkt aus einem Analyse- oder Reportingwerkzeug einbetten ließen? Der BI Publisher von cundus zeigt, wie sich Business Objekte aus SAP BI in PowerPoint integrieren lassen, ohne die vertraute Office-Welt zu verlassen. Objekte, wie z.b. Queries, die originär in SAP BW erstellt bzw. gepflegt werden lassen sich in PowerPoint einfügen. Hilfestellung für alle Aktionen bietet der Dialog eines Add-ins. Hierüber lassen sich alle Einstellungen steuern und der Zugriff auf das SAP-System herstellen. Das Layout wie z.b. Textgröße, -farbe oder Diagrammoptionen lassen sich in PowerPoint einstellen. Die Kommentare hingegen werden über eine Business Anwendung basierend auf SAP NetWeaver verwaltet und sind im Kontext eines Unternehmenscockpits pfleg- und abrufbar. Eine weitere heute durchaus gängige Anwendung ist die Integration von Informationen aus SAP in Microsoft SharePoint. Hierbei geht es vor allem darum, die Komplexität von Funktionen und Bedienung zu reduzieren, und im Zweifelsfall nur Teile von umfangreichen SAP-Transaktionen für den Anwender in einer intuitiven Weboberfläche verfügbar zu machen. Beispielsweise lässt sich zunächst eine Auswertung 3

4 über die Top-Kunden nach Umsatz basierend auf den Daten eines Data Warehouse im Microsoft SQL Server durchführen. Im nächsten Schritt wird ein einzelner Kunde identifiziert. Durch Anklicken springt man in die Verwaltung seiner Stammdaten. Die Stammdaten werden dabei online aus einem SAP-R/3-System abgefragt. In der Sharepoint-Oberfläche können nun, falls erforderlich, Kundenstammdaten und Kundenrating verändert werden. Die Änderungen werden sofort ins R/3 übernommen und können so beim nächsten Anruf des Kunden im Service Center z.b. in der Form berücksichtigt werden, dass der Kunde bei einem höheren Rating ohne Wartezeit einen Ansprechpartner erhält. Wer jedoch die oben beschriebenen Anwendungsszenarien unterstützen möchte, muss sich nach Alternativen zu Duet umschauen, will er den laufenden Applikationswechsel abstellen. Diverse Hersteller bieten inzwischen Konnektoren für die Anbindung von SAP an verschiedenste Ziel-Architekturen und Produkte an. Die Konnektoren verhalten sich dabei zum Teil wie ODBC-Treiber oder verfügen über eigene Benutzeroberflächen, mit denen Datenfluss und die Prozesssteuerung verwaltet werden. Diese Produkte basieren zumeist auf Remote Function Calls (RFC) in Verbindung mit dem Business Application Programming Interface (BAPI) der SAP, nutzen also die SAP-eigenen Standards, die zum Teil auch für Duet genutzt werden. Im Fall des Zugriffs auf SAP BW kommen als Protokolle XML for Analysis (XMLA) in Verbindung mit OLE DB for OLAP (ODBO) zu Einsatz, um die mit dem BEx Analyzer von SAP erstellten Queries von außen zugänglich zu machen. Ernstzunehmende Softwareanbieter (natürlich auch Microsoft) lassen sich ihre Konnektoren von SAP zertifizieren, womit sichergestellt wird, dass der Zugriff auf das System auf definiertem Weg erfolgt und das Produkt auch releasefähig ist. Da es sich bei SAP-Systemen zumeist um geschäftskritische 4

5 Anwendungen handelt, sollte man bei der Produktauswahl auf jeden Fall das Zertifikat als Muss-Kriterium definieren. Von Microsoft und SAP selbst existieren mehrere Angebote um beide Welten auf standardisierte und konsistente Weise miteinander zu verbinden. Drei wesentliche werden im Folgenden kurz vorgestellt: Der SAP.NET Konnektor bindet sich in die Entwicklungsumgebung Visual Studio ein und ermöglicht für den Anwendungsentwickler einen komfortablen Zugriff über RFC auf die BAPIs der operativen SAP-Systemwelt. So lassen sich z.b. Daten aus einzelnen Transaktionen in eigene Anwendungen einbinden. Voraussetzung ist die Installation der SAP GUI auf dem zugreifenden Rechner (in der Regel der Applikationsserver). Der Zugriff erfolgt von Windows- Seite über eine zentrale Bibliothek (Librfc32.dll). Der Konnektor benötigt auf SAP-Seite R/3 ein Release 4.x und auf Micosoft-Seite das.net Framework 1.1. Der Microsoft BizTalk Server 2006 SAP-Adapter dient der unternehmensweiten Anwendungsintegration (EAI) und kommuniziert über den Intermediate Document Standard (IDOC) und natürlich über BAPI oder RFC mit SAP R/3 im Release 4.x sowie 6.2 (Enterprise). BizTalk ermöglicht es, Geschäftsprozesse systemübergreifend abzubilden und steht damit im Wettbewerb mit dem Integration Broker aus der SAP Netweaver Suite, der ähnliches aus umgekehrter Sicht leistet. Der Microsoft.NET Data Provider for SAP NetWeaver Business Intelligence greift von den Reporting Services auf Queries oder InfoCubes im SAP BW zu. Komfortabel ist der integrierte Abfragegenerator für die 5

6 Reporting Services, der es ermöglicht, BW-Queries direkt als Basis für Reports zu benutzen. Weiterhin wird auf Wunsch auch eine Anmeldefunktion für das BW in die Berichte integriert. Mit Hilfe des Providers lassen sich Szenarien für den gleichzeitigen Online- Zugriff auf BW und andere Datenquellen wie z.b. dem SQL Server realisieren. Der Anwender merkt hiervon nichts, sondern erhält die Daten in integrierter Form z.b. über Microsoft SharePoint. Weiterhin existiert mit dem.net Data Provider for mysap Business Suite eine Studie von Microsoft, die die Funktionalität der Integration Services erweitert. Die Integration Services sind das Werkzeug für die Extraktion, Transformation und das Laden (ETL) der Daten im SQL Server Mit Hilfe des Data Providers lassen sich RFC-Bausteine oder BAPIs direkt aus den ETL-Paketen heraus ansprechen und in den Lade- Prozess integrieren. Der Data Provider ist allerdings im Gegensatz zu den vorher genannten Konnektoren nicht zertifiziert. Ein fragwürdiger Vorteil, der bei der Kombination von SAP und Microsoft manchmal hinter vorgehaltener Hand genannt wird, ist die Einsparung von Lizenzkosten, z.b. durch Nutzung von technischen Usern. Man sollte sich hier nicht täuschen, da diese Möglichkeit in der Realität nur unter bestimmten Voraussetzungen besteht. Für den direkten Zugriff auf R/3 ist in jedem Fall eine Client-Zugriffslizenz notwendig. Die lizenzrechtliche Situation sollte daher zu Beginn eines Projektes durch Prüfung der vorhandenen Verträge genau geklärt werden. Auch für Duet fallen separate Lizenzkosten an. Die Preise sind nicht öffentlich bekannt, sondern werden nur auf Nachfrage von den Anbietern mitgeteilt. Duet beinhaltet neben der Outlook- Erweiterung eine Middleware-Komponente, in der 6

7 Metadatenbank und Applikations- und Kommunikationsdienste angesiedelt sind. Hierfür muss ein Server bereitgestellt werden. Duet wird für mysap ERP 2004 ab SP10 und Office 2003 ab SP1 angeboten. Es werden seitens der beiden Anbieter also nur die neuesten Versionen ihrer Produkte unterstützt. SAP wünscht sich, dass R/3-Anwender die Duet-Einführung als Pilot-Projekt für eine Migration auf mysap ERP im HR-Bereich nutzen. Gerüchteweise laufen die Duet-Komponenten unter Einschränkungen auch mit älteren Versionen; diese Kombinationen werden aber natürlich offiziell nicht unterstützt. Schussendlich zeigt sich, dass es keinen Königsweg zur Integration von Microsoft und SAP gibt, oder anders ausgedrückt: Viele Wege führen Office- und ERP-Welt zusammen. Duet ist sicherlich ein Kandidat für viele Fälle und es bleibt abzuwarten, was die bereits angekündigten Value Packs zukünftig bringen werden; für etliche Anwendungen insbesondere auf Basis von R/3 muss man allerdings Alternativen nutzen. In jedem Fall sollte der Anwender Obacht geben, dass für die Verbindung beider Welten ausschließlich eine zukunftssichere und standardisierte Architektur gewählt wird. von Dr. Andreas Totok, cundus AG, 2006 Geschäftsbereichsleiter Business Intelligence Solutions 7