KIVBF-News 02/2013. Führungskräfte und Mitarbeiter-/innen. Themenübersicht 8. März Alle Alle Alle Umweltamt Schulen Alle Alle Kasse Alle

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1 KIVBF-News 02/2013 Themenübersicht 8. März 2013 Editorial Mobiles Internet mit der dvv.portalplattform OPTIMAL SYSTEMS ist Hersteller des Jahres 2012 FLIWAS im Einsatz bei der Übung Rheinflut 2012 Sicheres Cloud-Computing für die Schule von morgen Social Media (Handlungsempfehlungen) KIVBF gründet IT-Tochter endica GmbH Unser gemeinsamer Weg zu SEPA Termine 2013 Leserkreis Umweltamt Schulen Kasse Führungskräfte und Mitarbeiter-/innen Fon Fax Sehr geehrte Damen und Herren, wir starten mobil ins neue Jahr. Smartphones und Tablet-Computer werden immer beliebter, neue Lösungen zur optimalen Anzeige der mit dem mobilen Endgerät aufgerufenen Website sind deshalb gefragt. Diese liefern wir Ihnen: Unsere Lösung dvv.portalplattform erleichtert Ihnen zum Beispiel die Anpassung und die Ansicht von Internetseiten auf Bildschirmen im Pocket-Design auf angenehme Art und Weise. Genauso aktuell ist das Projekt zum Thema Sicheres Cloud-Computing in Zusammenarbeit mit der Käthe- Kollwitz-Schule in Bruchsal: Hier werden dynamisch und kostengünstig Ressourcen bereitgestellt wir stellen damit die Weichen für die Schule von morgen. Lesen Sie mehr über diese und andere interessante Themen in der zweiten Ausgabe der KIVBF-News. Jürgen Abelshauser Geschäftsleiter Marketing und Vertrieb 1

2 Mobiles Internet mit der dvv.portalplattform Tablet-PCs und Smartphones, die Renner im letztjährigen Weihnachtsgeschäft, werden die Nutzung des Internets nachhaltig verändern. Wie aus einer aktuellen Studie 1 hervorgeht, wird fast jede neunte Internetseite bereits heute von einem mobilen Endgerät aus aufgerufen. Und es ist davon auszugehen, dass dieser Anteil weiterhin rasant steigt. Daher rückt das Thema mobiles Internet bei vielen Projekten auf die Agenda der Umoder Neugestaltung von Online-Präsenzen. Bei der Integration der mobilen Welt in die Internet-Konzepte ist einiges zu beachten. Zum einen gibt es eine Vielzahl von Endgeräten mit ganz unterschiedlichen Bildschirmauflösungen, so dass die Anforderungen an die Darstellung der Inhalte entsprechend variieren. Andererseits versteht es sich von selbst, dass die Nutzer von kleineren Bildschirmen kompakte Informationen und angepasste Bilder benötigen. Mobile Websites: Um die Wiedererkennung zu gewährleisten, ist Konsistenz bei Logo und Farbgebung gefordert. Design und Navigationselemente müssen wie zum Beispiel der Stadt Sinsheim umgesetzt - auf die unterschiedlichen Endgeräte angepasst werden. Unsere Lösung dvv.portalplattform stellt zwei Schlüsselkonzepte für die mobilen Anwender zur Verfügung: Wenn sich das Webdesign an das Endgerät anpasst und ein der Bildschirmauflösung entsprechendes Layout liefert, spricht man von Responsive Webdesign. Seitenaufteilung, Anordnung der Inhalte, Schriftgrößen und Bildskalierung orientieren sich an Größe und Ausrichtung des Displays. Der Redakteur braucht die Inhalte nur ein einziges Mal zu erfassen, darüber hinaus sind lediglich die Layoutvarianten zu definieren. Allerdings: Komplexe Tabellen, Panoramaphotos und lange, prosaische Texte sind Gift für das Smartphone. Hier ist deshalb die Kreativität des Redakteurs gefragt. Mit dvv.portalplattform ist zusätzlich auch ein weiterer Weg möglich: Das sogenannte Targeting eröffnet die Möglichkeit, Inhalte mit Blick auf das zu verwendende Endgerät zu verändern. Dem mobilen Nutzer wird dann z.b. anstatt des vollen Textes eine kompakte Fassung angeboten, statt des überbreiten Fotos ein interessanter Ausschnitt daraus. Diese Funktion ist einzigartig für das bei KIVBF genutzte Content-Management-System (CMS). Targeting und Responsive Webdesign stehen allen Kunden der dvv.portalplattform als Features bzw. als Erweiterung der Mastertemplates zur Verfügung. Sie können in den meisten Fällen auf das bestehende Layout angewendet werden; ein kompletter Relaunch des Internetauftritts ist in der Regel nicht erforderlich. Ein Beispiel ist die Stadt Sinsheim 2, die ihren mobilen Internetauftritt im Jahr 2012 mit Hilfe des Responsive Webdesign umgesetzt hat (siehe Infobox). Seit Januar hat die KIVBF Ihre Website für mobile Nutzer 3 angepasst. Wenn auch Sie an einer mobilen Internet-Lösung interessiert sind: Fragen Sie uns, wir unterstützen Sie gerne. Ihr Ansprechpartner: Jochen Schach, Lösungen für Internet und E-Government, Dokumentenmanagement und Archivierung Fon (Jochen.Schach@kivbf.de)

3 FLIWAS im Einsatz bei der Übung Rheinflut 2012 In der Zeit vom 8. bis 13. Oktober 2012 fand im Regierungsbezirk Karlsruhe die Hochwasserübung Rheinflut 2012 statt. 15 Städte und Gemeinden, die Stadtkreise Karlsruhe, Baden-Baden, Mannheim und Heidelberg sowie die Landkreise Karlsruhe und Rastatt, Rhein-Neckar und Neckar-Odenwald beteiligten sich an der groß angelegten Stabsrahmenübung mit abschließendem Vollübungsteil unter Federführung des Regierungspräsidiums Karlsruhe. Dabei wurde unser Flutinformations- und Warnsystem FLIWAS unter realitätsnahen Bedingungen erprobt. Angenommen wurde ein extremes Hochwasserereignis am Rhein, das die Schutzdämme an ihre Belastungsgrenze brachte. Dadurch so die Annahme - waren mehrere Gebietskörperschaften massiv gefährdet. Auf dem Höhepunkt der Übung wurde von der Übungsleitung zudem der Bruch des Rheindamms an zwei Stellen simuliert. Während der Übung konnten in FLIWAS unter anderem die Ganglinien des fiktiven Rheinhochwassers verfolgt und animierte Überflutungsszenarien dargestellt werden. Dabei griffen rund 75 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beteiligten Behörden auf das EDV-gestützte Hochwassermanagementsystem zu. Sie waren von uns bereits im Vorfeld mit unterschiedlichen Zielsetzungen für die Arbeit an dem System geschult worden, wobei das Schulungsprogramm je nach Zielgruppe sowohl Einführungsschulungen als auch Schulungen für Organisationsadministratoren, Einsatzplanworkshops, Übungsvorbereitungsschulungen und Beratungsleistungen vor Ort (Coaching) umfasste. In der sich anschließenden heißen Phase der Übung standen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den von ihnen betreute Kunden mit Anwendungs- und Anwendersupport zur Seite. Den Kern des Flutinformations- und Warn-Systems FLIWAS bilden sogenannte automatisierbare Hochwasseralarm- und einsatzpläne. Diese waren mit unserer Unterstützung bereits im Vorfeld der Übung in FLIWAS erfasst worden. Während der Übung konnten die Teilnehmer anhand von interaktiven Checklisten auf einen Blick erkennen, welche Hochwasserschutzmaßnahmen (Straßensperrungen, Dammkontrollen, Information der Bevölkerung, etc.) beim jeweils aktuellen Pegelstand durchzuführen waren. Ergänzende Informationen zu den einzelnen Maßnahmen ließen sich einfach und schnell per Mausklick abrufen, beispielsweise die Kontaktdaten der Verantwortlichen, ein Verzeichnis der benötigten Hilfsmittel (Sandsäcke, Pumpen, Boote) oder ein Lageplan. Auf Wunsch konnte man sich auch per oder SMS an durchzuführende Maßnahmen erinnern lassen. Alle Informationen, die einen räumlichen Bezug hatten, z. B. Hilfsmitteldepots und Gefahrenschwerpunkte, wurden mit Hilfe des integrierten Geoinformationssystem (GIS) kartografisch dargestellt und analysiert. In der Nachbetrachtung der Übung wurde deutlich, dass das Flutinformations- und Warnsystem FLIWAS ein sehr hilfreiches Werkzeug für die Bewältigung von Hochwasserlagen ist. Insbesondere die individuelle Beratung, die wir unseren Kunden bei der Einsatzplanerstellung zukommen ließen, hat dazu beigetragen, den Zeitaufwand deutlich zu reduzieren. Auf diese Weise konnten optimale Ergebnisse erzielt werden. Sechs Städte und Gemeinden, die zuvor noch keine FLIWAS-Kunden waren, die aber das Hochwassermanagementsystem während der Übung probehalber eingesetzt hatten, haben sich aufgrund ihrer positiven Erfahrungen mittlerweile für eine dauerhafte Nutzung von FLIWAS entschieden. Ihr Ansprechpartner: Herr Michael Sartorius, Geoinformation und Umwelt Fon (Michael.Sartorius@kivbf.de) 3

4 Sicheres Cloud-Computing für die Schule von morgen In ihrer Rolle als Schulträger ist es für Kommunalverwaltungen eine sehr wichtige Aufgabe, Schulen sowohl mit Lehr- und Lernmitteln als auch mit Hilfsmitteln für die Verwaltung auszustatten. Die Informationstechnologie nimmt dabei einen immer größeren Stellenwert ein. Cloud-Computing ist eine aktuelle Methode zur flexiblen, dynamischen und kostengünstigen Bereitstellung von Inhalten, Software und Ressourcen. Schätzungen gehen davon aus, dass den Schulen jährlich ca Euro Administrationskosten pro Computer entstehen. 25 bis 50 Prozent dieser Kosten könnten durch eine Cloud-Lösung gegebenenfalls eingespart werden. Die KIVBF schafft derzeit für die Schulen ihrer Verbandsmitglieder ein entsprechendes Angebot. In Abstimmung mit dem Kultusministerium Baden-Württemberg und dem Landesmedienzentrum Baden-Württemberg werden Szenarien im schulischen Umfeld entwickelt - sowohl für die Administration als auch für den Pädagogischen Bereich - an denen die neu entstehende Technologie unter praxisnahen Bedingungen erprobt werden kann. In der Käthe-Kollwitz-Schule Bruchsal wurde der Einstig erprobt. Die dort im Verwaltungsnetz genutzten Softwareprodukte stehen über eine Private Cloud speziell für diese Schule bereit. Statt wie bisher nur an wenigen Arbeitsplätzen und größtenteils ohne eigenes Profil arbeiten zu können, hat nun jede der über 100 Lehrkräfte einen eigenen Desktop mit Speicherressourcen und individuellem Softwarepaket. Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel über auf unserer Homepage unter folgendem Link: Autor: Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation Fon (Juergen.Heinrich@kivbf.de) OPTIMAL SYSTEMS Hersteller des Jahres 2012 Mit DOKUMEA bieten wir eine attraktive Lösung für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung. Die Lösung basiert auf der Software für Enterprise Content Management (ECM) von OPTIMAL SYSTEMS. ECM umfasst Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten: von der Vorgangsbearbeitung über Workflow und Archivierung bis hin zu Portaltechnologien so kann sich unsere Lösung DOKUMEA stets an Ihre Anforderungen anpassen und ist damit flexibel und erweiterbar. Die Attraktivität zeigt sich auch daran, dass unser Partner OPTIMAL SYSTEMS sowohl im Rahmen der DMS-Expo in Stuttgart als auch im Februar 2013 beim Kundenmonitor von PENTADOC Radar als Hersteller des Jahres ausgezeichnet wurde. Wir beglückwünschen OPTIMAL SYSTEMS zu dieser Auszeichnung und freuen uns, einen kompetenten Partner zu haben, mit dem wir unsere Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung DOKUMEA gemeinsam für Sie und gemäß Ihrem Bedarf weiterentwickeln können. 4

5 Social Media in Kommunalverwaltungen - Handlungsempfehlungen Viele Studien zeigen, dass die als Social Media bezeichneten Kommunikationsnetzwerke längst keine Modeerscheinung mehr sind, sondern die Web- Kommunikation nachhaltig verändert haben hat das Internet die Bereiche TV und Zeitung als wichtigste Nachrichtenquelle überholt 4. Welche Auswirkungen haben diese Veränderungen für die Kommunen? Wie lassen sich die Möglichkeiten des Mitmach-Webs von den Kommunalverwaltungen nutzen? Wir haben einige Handlungsempfehlungen für Sie erstellt: 1. Medienkompetenz der Mitarbeiter Auch wenn Ihre Verwaltung selbst keine Aktivität in den Sozialen Medien plant: Aktuelle (politische) Themen werden online diskutiert. Im Web 2.0 (allen voran immer noch Facebook) kann jeder Internetnutzer Inhalte sehr einfach publizieren und damit können sich auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über aktuelle Themen oder über ihren Arbeitgeber äußern. In diesem Kontext wird deutlich, wie wichtig es ist, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Leitplanken zur Orientierung anzubieten. Beste Maßnahmen hierfür sind Schulungen über die Nutzung der Sozialen Netzwerke und sinnvolle Social Media-Guidelines. 2. Eine gute Strategie mit attraktiven Inhalten Kommunen, die eine Social-Media-Aktivität planen, sollten im Vorfeld genau überlegen, welchem Zweck ihr Auftritt dient und welche Zielgruppen mit welchem Werkzeug am besten angesprochen werden können. Einfach mal loslegen ohne inhaltliches Konzept und ohne zeitnahe Betreuung der Page führt meist dazu, dass die Seite einschläft. Ein erneuter Versuch nach misslungenem Start ist dann umso schwerer. 3. Konversation auf Augenhöhe Kommunen, die ein Social-Media-Angebot unterhalten, sollten dieses immer im Blick haben schnelle Reaktionen auf Kommentare in partnerschaftlichem Ton werden erwartet. Eine gut überlegte Gesamtstrategie und ein geübter Umgang mit den im Netz eingestellten Inhalten sind Basis für die erfolgreiche Online-Präsenz einer Verwaltung. Unser Social-Media-Angebot für Sie: Die KIVBF berät Sie darüber, wie der Weg in eine erfolgreiche Social Media-Präsenz aussehen kann. Im Jahr 2013 bietet KIVBF verschiedene Workshops an, die alle wesentlichen Fragestellungen im Themenkomplex Social Media abbilden und aufzeigen, wie man mit überschaubarem Aufwand und cleveren Automatismen Teil des Mitmachwebs werden kann. Mit Sicherheit wird über Ihre Gemeinde im Netz bereits gesprochen reden Sie mit! Autor: Timo Keller, Internet und E-Government Fon (Timo.Keller@kivbf.de) 4 Quelle: ACTA

6 KIVBF gründet IT-Tochter endica GmbH Bei allen kommunalen Einrichtungen, insbesondere aber in der Versorgungswirtschaft, ist offensichtlich, dass die Informationstechnik zunehmend an Bedeutung gewonnen hat und künftig noch weit wichtiger wird. Neben den rein ökonomischen Prämissen, welche die Zukunft des Energiemarktes grundsätzlich bestimmen, wird es für die Premiumpartner der Energiewende immer wichtiger, eine am Gesamtbedarf ausgerichtete, intelligente Erzeugung und Verteilung von Energie sicherzustellen und die heute vorrangig regulierten Geschäftsprozesse möglichst optimal zu beherrschen. Die Herausforderungen des Energiewandels und der Liberalisierung sowie letztendlich der Zwang zu höherer Effizienz erfordern ein Umdenken. Die Anforderungen sind nur mit zukunftsrobusten Lösungen und Dienstleistungen sowie mit einem vertrauensvollen, leistungsfähigen und effizienten IT-Partner zu bewältigen. Aus unserer Erfahrung wissen wir auch, dass eine klassische Kunden-/ Lieferanten-beziehung allein nicht ausreichend ist. Getreu unserem Motto: Nah am Kunden. Nah am Bedarf. haben wir deshalb eine neue Form der Zusammenarbeit gesucht und im engen Dialog mit der Politik sowie mit Verbänden und Stadtwerken ein Geschäftsmodell entwickelt, wo Kundennutzen vor Gewinnmaximierung steht und Einflussnahme in allen wichtigen Fragen gewährleistet ist: Wo Produkte und deren Qualität, Flexibilität und Leistungsfähigkeit sowie Architektur, Lösungen und Dienstleistungen gemeinsam bestimmt werden. Diese Form der Zusammenarbeit verwirklichen wir in der endica GmbH - einem Unternehmen, das sich unbeeinflusst von allen anderen kommunalen Umfeldbedingungen ausschließlich auf die Energiebranche konzentriert. Bei der jedoch die Zweckbestimmung und Philosophie der KIVBF als kommunale Einrichtung, in kommunaler Hand, weiter Bestand haben und ein geschlossener kommunaler Finanzkreislauf gewährleistet ist. Die endica GmbH unterstützt kommunale Energieversorgungsunternehmen in der Informations- und Kommunikationstechnik sowie bei Prozess- und Servicedienstleistungen. Das Geschäftsmodell basiert auf Konzentration, Kompetenzbündelung und eben darauf, dass unsere Energieversorgungsunternehmen auf alle wichtigen unternehmerischen Fragestellungen Einfluss nehmen: Alle finden Gehör und können sich für die wichtigen Themen einsetzen. Gemeinsam wird entschieden. Alle haben in diesem Geschäftsmodell die Möglichkeit, sich unternehmerisch zu engagieren und sich an der endica GmbH zu beteiligen. Die endica GmbH sorgt dafür, dass alles zusammen passt: Rund um die IT, alles aus einer Hand. Von der Beratung, nahe an der IT, und der Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, egal ob vom Markt oder von den Regulierungsbehörden bestimmt, über den eigentlichen Betrieb und Service rund um die IT bis hin zur Unterstützung bei Geschäftsprozessen oder deren verantwortliche Ausführung. Es hat sich im vergangenen Jahr bereits gezeigt, dass unsere Wachstums- und Produktstrategie mit stringenten Ansätzen zur Standardisierung und Integration greifen. Wir haben neue Kunden gewonnen und konsequent die Neuausrichtung vorangetrieben. Die endica GmbH, unser IT-Verbund der Stadtwerke, wurde Ende 2012 gegründet. Rund 40 Mitarbeiter kümmern sich speziell um die IT-Bedürfnisse der kommunalen Versorger (Informationen über das Leistungsspektrum erhalten Sie unter Fast alle unserer heutigen Energieversorgungsunternehmen zeigen großes Interesse und wir sind guter Dinge, dass in diesem Jahr noch einige Stadtwerke und kommunale Versorgungsunternehmen in die endica GmbH einsteigen werden. Ihr Ansprechpartner: Mirko Tauber, Bereichsleiter, Fon (Mirko.Tauber@kivbf.de) 6

7 Unser gemeinsamer Weg zu SEPA Die vom Gesetzgeber beschlossene Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area SEPA) stellt die KIVBF vor die Aufgabe, den Zahlungsverkehr und die SAP-Systeme für die Einführung von SEPA fit zu machen. Aber auch öffentlichen Verwaltungen müssen sich rechtzeitig mit der SEPA-Einführung beschäftigen. Mit der Gründung einer Projektgruppe, die sich aus Mitarbeitern aller betroffenen Lösungen zusammensetzt, haben wir bereits im Mai 2012 auf diese Anforderungen reagiert. Ein Umstellungsszenario ist bereits ausgearbeitet. Um unsere Kunden frühzeitig und umfangreich im Informationsfluss zu halten, haben wir insgesamt 13 Informationsveranstaltungen an allen 4 Standorten durchgeführt. Die überwältigende Resonanz von fast 800 Teilnehmern zeigt den großen Informationsbedarf:Es wurde viel diskutiert - und auch wir haben Anregungen aus den Veranstaltungen mitgenommen. Im November 2012 haben wir mit der Umstellung auf die Software Ebsec der cogon AG begonnen. Diese ist im Zusammenhang mit der Einführung von SEPA erforderlich. Parallel dazu werden zurzeit die Schnittstellen zu den SAP-Systemen angepasst. Im Sommer dieses Jahres folgen die Umschlüsselung der Bankverbindungen in IBAN und die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in Mandate. Eine weitere große Herausforderung wird die Anpassung der Formulare und Vordrucke sein. Mit der Umstellung der bestehenden Zahlwege auf das neue SEPA-Datenformat xml wird die SEPA-Einführung im November 2013 abgeschlossen sein. Um Sie im permanenten Infofluss zu halten, haben wir im Kundenbereich der KIVBF Homepage einen Bereich für SEPA geschaffen: Dort finden Sie alle Kundeninformationen und Dokumentationen zu SEPA. Ihre Ansprechpartner: Frau Susanne Neuschel, Bewirtschaftung Kasse Fon (Susanne.Neuschel@kivbf.de) Stefan Lindtner, Interne Services/DV-Management Fon (Stefan.Lindtner@kivbf.de) Termine 2013 Hausmesse "Forum 2013" Standort Karlsruhe: Mittwoch, 12. Juni 2013 Standort Heilbronn: Mittwoch, 19. Juni 2013 Standort Freiburg: Dienstag, 25. Juni 2013 Verbandsversammlung 2013 Kongresszentrum Karlsruhe: Mittwoch, 11. Dezember