Handbuch Office & Outlook Add-In V6.2

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1 Handbuch Office & Outlook Add-In V6.2 Accantum GmbH Äußere Oberaustraße 36/4 Anbau-Nord 1.OG D Rosenheim Titel: Handbuch Betreff: Office & Outlook Add-In V6.2 Erstelldatum: Letzte Bearbeitung: ; FWI :26:00, SSC Revisionsnummer: 1.1 Speicherort: Q:\ITSW02-Intern\ACCANTUM\Accantum_V62\Doc\Handbücher\Office In\Accantum Office Add-In Handbuch V6.2.docx Add- Accantum GmbH Die Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die Accantum GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Einführung Office Add-In Unterstützung Office Add-In Systemvoraussetzungen Office Add-In in MS Office Word Installation Update Neuinstallation Installation Office Add-In Einrichtung Verbindung zum Archiv Globale Einstellungen Funktionen und Features Archivieren von Dokumenten Verwendung eines Profils Nach erfolgreicher Archivierung Dokumentenkopien Archivieren Suchfunktion Versionierung von Dokumenten Eigenschaften von Dokumenten Speichern im Office Add-In Office Add-In in MS Office Excel Office Add-In in MS Office PowerPoint Office Add-In in MS Office Outlook (Outlook Add-In) Globale Einstellungen Archivieren von Nachrichten Stubben von Nachrichten Wiederherstellen von Nachrichten Abbildungsverzeichnis Historie Office & Outlook Add-In V6.2 Handbuch Seite 2 / 27

3 Inhaltsverzeichnis Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die Abbildungen können von den tatsächlichen Gegebenheiten aufgrund von Anpassungen und Versionswechseln abweichen. Für fehlerhafte Angaben in dieser Dokumentation und deren Folgen übernehmen der Herausgeber und die Autoren jedoch weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung. Die Beschreibungen in der Unterlage stellen keine zugesicherten Eigenschaften dar. Die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Seite 3 / 27

4 Einführung Office Add-In 2 Einführung Office Add-In Vielen Dank, dass Sie sich für den Einsatz des [accantum] Office Add-In entschieden haben. Damit haben Sie ein nützliches Zusatzprogramm für den Import von Dokumenten und s in das [accantum]-archiv erworben. Das Office Add-In ist entstanden, um dem Anwender die Möglichkeit zu bieten, direkt in Ihrer gewohnten MS Office Umgebung Dokumente und s in das [accantum]-archiv zu importieren. Achtung: Wir weisen explizit darauf hin, dass unsere Software-Komponenten mit den jeweils aktuellsten Service-Packs / Releases aller verwendeten Softwarekomponenten (s. Systemanforderungen) entwickelt und getestet wurden. Für Schäden oder Funktionsdefizite, welche aus unsachgemäßer Installation, veralteten oder inkompatiblen Versionen dieser Komponenten resultieren, übernehmen wir keine Haftung oder Verantwortung. Hinweis: Eine Verwendung auf Terminal Servern wird nicht empfohlen. 2.1 Unterstützung Office Add-In Die aktuelle Version des [accantum] Office Add-In kann mit MS Office Word, Excel, PowerPoint und Outlook verwendet werden. Hinweis: Bei Dateiformaten vor dem.docx,.xlsx,.pptx Formaten ist die Funktion des Office Add-In eingeschränkt Systemvoraussetzungen Das [accantum] Office Add-In ist verwendbar mit Microsoft Office Office Add-In in MS Office Word Nach erfolgreicher Installation des [accantum] Office Add-In, wird in der Office Titelleiste ein neuer Reiter mit [accantum] angezeigt. In diesem Reiter sind alle Funktionen des Office Add-In enthalten. Alle sonstigen Standard Office Menüpunkte bleiben gleich und werden nicht durch das Office Add-In beeinträchtigt. Zur nachfolgenden Erläuterung der Einrichtung, wurde MS Office Word verwendet. Abbildung 2-1 Office Add-In in MS Office Word Seite 4 / 27

5 Installation 3 Installation 3.1 Update Ein Update von früheren Versionen des Outlook Add-Ins wird nicht unterstützt. Bitte führen Sie eine manuelle Deinstallation früherer Versionen durch, bevor sie die aktuelle Version installieren. 3.2 Neuinstallation Installation Office Add-In Die erforderlichen Installationsdateien des Office Add-In werden zusammen mit den Installationsdateien des [accantum] Archivs zur Verfügung gestellt. Die zur Installation benötigte Setup-Datei des Office Add-In befindet sich im [accantum] Office-Add-In Ordner. Abbildung 3-1 Installationsdateien des [accantum] Archivs Abbildung 3-2 Office Add-In Setup Um eine einwandfreie Installation vom Office Add-In zu gewährleisten, empfehlen wir die setup.exe-datei mit einem Rechtsklick als Administrator auszuführen: Abbildung 3-3 Setup.exe Datei Als Administrator ausführen Im weiteren Installationsverlauf wird empfohlen, die Dialoge mit den Standardeinstellungen zu bestätigen. Die Installation des Outlook Add-Ins muss unter einem Administrator-Konto durchgeführt werden, da sonst die Registrierung vor allem bei aktiver Benutzerkontensteuerung nicht gewährleistet werden kann. Seite 5 / 27

6 Installation Abbildung 3-4 Setup - starten Abbildung 3-5 Setup - Lizenzbedingungen Seite 6 / 27

7 Installation Die Lizenzbedingungen müssen akzeptiert werden - andernfalls ist eine Installation nicht möglich. Abbildung 3-6 Setup - Pfad Es ist möglich das Office Add-In an einem anderen Ort, sowie nur das Outlook Add-In oder das Add-In für Word, Excel und PowerPoint zu installieren. Seite 7 / 27

8 Installation Abbildung 3-7 Setup - Install Mit Betätigung der Schaltfläche Install wird die Installation begonnen. Abbildung 3-8 Setup - in Progress Seite 8 / 27

9 Installation Abbildung 3-9 Setup - Finish Nach erfolgreicher Installation wird empfohlen - sollte ein Office Produkt geöffnet sein - dieses neu zu starten. Seite 9 / 27

10 Einrichtung 4 Einrichtung Das Office Add-In kann mit wenigen Schritten eingerichtet werden und ist darauf ausgelegt, dem Benutzer eine einfache Archivierung und Bearbeitung von Office-Dokumenten zu ermöglichen. 4.1 Verbindung zum Archiv Bevor mit dem Office Add-In gearbeitet werden kann, wird eine Verbindung zum Archiv benötigt. Abbildung 4-1 Schaltfläche - <Archiv wählen> Globale Einstellungen Wie am Screenshot unten bereits zu sehen ist, werden die Archiv-URL, die Authentifizierungsart und die Benutzeranmeldedaten vom Archiv benötigt. Damit die Zugangsdaten beim Öffnen eines neuen Office Dokuments nicht erneut eingegeben werden müssen, empfiehlt es sich den Haken bei Benutzerdaten speichern zu setzen. Abbildung 4-2 Einstellungen - Archivdaten eingeben Seite 10 / 27

11 Einrichtung Im Reiter Sonstiges werden Protokollierungen des Office Add-In eingestellt. Die Option Pdf-Suchergebnisse im Original herunterladen besagt, dass (wenn aktiv) PDF Dokumente ohne grafische Stempel oder Notizen heruntergeladen werden. Abbildung 4-3 Einstellungen Protokollierungseinstellungen Seite 11 / 27

12 Einrichtung Im Reiter Speichern wird das Verzeichnis, indem das Dokument Zwischengespeichert werden soll, eingerichtet. Außerdem besteht die Möglichkeit auszuwählen, ob eine automatische Namensvergabe erfolgen soll. Abbildung 4-4 Einstellungen Speicheroptionen Seite 12 / 27

13 Einrichtung Im Reiter Profilverwaltung werden gespeicherte Profile, die verschiedene Archivierungseinstellungen beinhalten, aufgelistet. Zusätzlich kann eingerichtet werden, ob Profile für andere MS Office Produkte übernommen werden sollen. Weitere Informationen zu den Profilen werden im Punkt beschrieben. Abbildung 4-5 Einstellungen Profilverwaltung Seite 13 / 27

14 Funktionen und Features 5 Funktionen und Features 5.1 Archivieren von Dokumenten Die Archivierung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) wird über die Schaltfläche <Archivieren> realisiert. Abbildung 5-1 Dokumente archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-2 Erweiterte Archivierungseinstellung Ablageort, Dokumentenattribute und die Verwendung eines Profils können hier eingestellt werden Verwendung eines Profils Archivierungseinstellungen können als Profil hinterlegt werden. Damit kann einfach auf wiederkehrende Einstellungen zugegriffen werden. Im markierten Bereich mit Klick auf das <grüne Plus> werden die manuell durchgeführten Einstellungen in einem Profil hinterlegt und mit Klick auf daneben angeordnete <Disketten> Schaltfläche gespeichert. Seite 14 / 27

15 Funktionen und Features Abbildung 5-3 Manuelle Einstellungen mit einem Profil verknüpfen Nach erfolgreicher Archivierung Nach erfolgreicher Archivierung werden für jedes Dokument der Dokumentname, der Ablageort und die aktuelle Version des Dokuments im rot markierten Informationsbereich angezeigt. Abbildung 5-4 Anzeige Dokumentendaten nach erfolgreicher Archivierung Dokumentenkopien Archivieren Durch das Office Add-In ist es möglich, schnell und einfach Dokumentenkopien im Archiv abzulegen. Dies wird durch die Schaltfläche <Neu Archivieren> realisiert. Abbildung 5-5 Schaltfläche - <Neu Archivieren> Anschließend öffnet sich dasselbe Fenster wie beim ersten Archivieren indem die Archivierungseinstellungen durchgeführt werden können. Die Empfehlung ist, das gleiche Profil wie bei der ersten Archivierung zu verwenden, um für die Kopie dieselben Einstellungen zu verwenden. 5.2 Suchfunktion Ähnlich wie im Archiv kann nach bestimmten Kriterien eine Suche gestartet werden. Seite 15 / 27

16 Funktionen und Features Abbildung 5-6 Schaltfläche - <Suchen > Mit Klick auf die <Suchen > Schaltfläche wird das Filtermenü zur Suche aufgerufen. Abbildung 5-7 Suchen - Suchfilter definieren Wie im Screenshot zu sehen, gibt es diverse Filtermöglichkeiten, um eine benutzerdefinierte Suche im Archiv zu starten. Im Reiter Ergebnis werden die Suchergebnisse angezeigt: Abbildung 5-8 Suchen - Reiter Ergebnis (Suchergebnisse) Seite 16 / 27

17 Funktionen und Features Je nach Format des gefundenen Dokuments, wird das Dokument im entsprechenden Programm geöffnet. Handelt es sich beispielsweise um ein MS Word Dokument, kann das Dokument sofort direkt im Word geöffnet werden. 5.3 Versionierung von Dokumenten Durch die Schaltfläche <neue Version> können verschiedene Versionen eines Dokuments angelegt werden. Abbildung 5-9 Schaltfläche - <neue Version> Durch verschiedene Versionen eines Dokuments kann zwischen früheren und älteren Versionen gewechselt werden, zum Beispiel Version 1 bearbeitet von Mitarbeiter A und Version 2 bearbeitet von Mitarbeiter B. Abbildung 5-10 Schaltfläche - <Versionen> Wenn die Version gewechselt wird, öffnet sich für die ausgewählte Version ein neues Word Dokument, in dem der Inhalt der entsprechenden Version enthalten ist. Somit wird sichergestellt, dass jede Version extra abgespeichert werden muss. Die Versionen eines Dokuments werden in den Standardeinstellungen im Pfad: C:\Users\Benutzername\Documents\Accantum AutoSave\ gespeichert. Der Speichername setzt sich wie folgt zusammen: Dokumentname_v1 (v1, v2, v3 für die entsprechende Version des Dokuments). Der Speicherpfad kann auch geändert werden, diese Einstellung wird im Punkt Reiter Speichern erläutert. Hinweis: Der Speicherort der Versionen muss vom Anwender manuell geleert werden, die Leerung des Speicherortes erfolgt nicht automatisch! Achtung Das Office Add-In kann nur neue Versionen erzeugen, wenn das Dokument auch über das Office Add-In archiviert wurde. 5.4 Eigenschaften von Dokumenten Wenn ein Dokument bereits archiviert wurde, kann mithilfe der <Eigenschaften> Schaltfläche das Archivierungseinstellungsfenster im Lesemodus geöffnet werden. Im Einstellungsfenster wurden zuvor der Ablageort und die Dokumentattribute definiert. Seite 17 / 27

18 Funktionen und Features Abbildung 5-11 Schaltfläche - <Eigenschaften> Einstellungsfenster im Lesemodus. Grau hinterlegte Felder können nicht verändert werden. Abbildung 5-12 Dokumenteigenschaften Einstellungsfenster im Lesemodus Seite 18 / 27

19 Funktionen und Features 5.5 Speichern im Office Add-In Die Schaltfläche <Speichern unter> unterscheidet sich vom normalen Speichern in MS Office Produkten. Beim Speichern in der Office Anwendung werden alle Attribute im aktuell geöffneten Dokument mit abgespeichert. Bei der Speicherung über das Add-In werden diese entfernt. Abbildung 5-13 Schaltfläche <Speichern unter> 5.6 Office Add-In in MS Office Excel Alle in MS Word geschilderten Funktionen und Anwendungsbeschreibungen sind identisch in MS Office Excel. Die Funktionalitäten befinden sich an derselben Stelle. Abbildung 5-14 Office Add-In in MS Office Excel 5.7 Office Add-In in MS Office PowerPoint Alle in MS Word geschilderten Funktionen und Anwendungsbeschreibungen sind identisch in MS Office PowerPoint. Die Funktionalitäten befinden sich an derselben Stelle. Abbildung 5-15 Office Add-In in MS Office PowerPoint 5.8 Office Add-In in MS Office Outlook (Outlook Add-In) Wie in MS Office Word, Excel und PowerPoint, ist die Office Add-In ebenfalls in MS Office Outlook durch einen Reiter in der Titelleiste integriert. Abbildung 5-16 Reiter [accantum] in der Outlook Titelleiste Seite 19 / 27

20 Funktionen und Features Die Suchfunktion hat dieselbe Funktion wie oben bei MS Word bereits beschrieben. Genauere Informationen zur Suche befinden sich im Punkt 5.2 Suchfunktion Globale Einstellungen Genauere Informationen zu den Reitern Verbindung und Sonstiges befinden sich im Punkt 4.1 Verbindung zum Archiv. Die Einstellungen und Funktionen sind identisch wie im Punkt 4.1 beschrieben. Im Reiter Verhalten werden Einstellungen vorgenommen, wie Archivierte Nachrichten im MS Outlook Posteingang markiert werden sollen und wie mit Stub-Anhängen sowie Textinhalten verfahren werden soll. Hinweis Die Übernahme der Listenanzeige erfolgt erst durch Klick auf die Schaltfläche Listen anpassen Abbildung 5-17 Einstellungen Verhalten Seite 20 / 27

21 Funktionen und Features Im Reiter Suche wird die maximale Anzahl an Suchtreffer und zusätzliche Suchmöglichkeiten im MS Outlook eingestellt. Abbildung 5-18 Einstellungen Suche Archivieren von Nachrichten Die Archivierung von Nachrichten wird über die Schaltfläche <Archivieren> realisiert. Abbildung 5-19 Nachrichten archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Zur Archivierung können Einstellungen vorgenommen werden, die genau definieren wie die Nachricht im Archiv abgelegt werden soll. Ablageregeln wie Ablageort, Weiteres Verfahren von Archivierten Nachrichten oder Nachrichten Stubben können vorgenommen werden. Seite 21 / 27

22 Funktionen und Features Abbildung 5-20 Archivierungseinstellung von Nachrichten Durch beispielsweise setzen des Hakens bei s nach Archivierung löschen werden die Nachrichten nach der Archivierung gelöscht. Durch setzen des Hakens bei s nach dem Archivieren Stubben werden die Nachrichten und deren Anhänge auf weniger Byte komprimiert, um Speicherplatz zu sparen. Nach Betätigung der Schaltfläche Archivieren wird ein Fortschritt Dialog geöffnet. Seite 22 / 27

23 Funktionen und Features Abbildung 5-21 Archivierungsfortschritt Abbildung 5-22 Archivierungsprotokoll Seite 23 / 27

24 Funktionen und Features Stubben von Nachrichten Das Stubben von Nachrichten kann auch im Hauptfenster durch die Schaltfläche <Stubben> durchgeführt werden. Abbildung 5-23 Schaltfläche - <Stubben> Abbildung 5-24 Dialog - <Stubben> Durch das Stubben werden die Nachrichten bis auf die angegebene Länge gelöscht und von deren Anhängen bleibt nur noch der Name erhalten. Dies spart einiges an Speicherplatz, zeigt die Mail aber dennoch im Outlookordner an ohne eine Suche im Archiv durchführen zu müssen. Auch hier wird der Fortschrittsdialog angezeigt. Archivierte Nachrichten werden im Outlook mit einem Haken in der Spalte [A] gekennzeichnet: Abbildung 5-25 Markierung einer archivierten Nachricht Gestubbte Nachrichten werden im Outlook mit einem Haken in der Spalte [ST] gekennzeichnet: Abbildung 5-26 Markierung einer gestubbten Nachricht Seite 24 / 27

25 Funktionen und Features Wiederherstellen von Nachrichten Nachrichten, die bereits Archiviert wurden können über die Schaltfläche <Wiederherstellen> wiederhergestellt werden. Abbildung 5-27 Schaltfläche - <Wiederherstellen> Zum Widerherstellen von Nachrichten, muss die entsprechende Nachricht markiert und dann auf die Schaltfläche <Wiederherstellen> geklickt werden. Der Wiederherstellungsprozess wird daraufhin angezeigt. Sollten bei der Wiederherstellung Fehler auftreten, werden diese im Reiter Protokoll des Fortschrittdialogs angezeigt. Beim Wiederherstellen von Nachrichten, werden die Bytegröße, alle Anhänge und alle Texte auf Ihre ursprüngliche Größe und Länge wiederhergestellt. Seite 25 / 27

26 Abbildungsverzeichnis 6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 2-1 Office Add-In in MS Office Word... 4 Abbildung 3-1 Installationsdateien des [accantum] Archivs Abbildung 3-2 Office Add-In Setup... 5 Abbildung 3-3 Setup.exe Datei Als Administrator ausführen... 5 Abbildung 3-4 Setup - starten... 6 Abbildung 3-5 Setup - Lizenzbedingungen... 6 Abbildung 3-6 Setup - Pfad... 7 Abbildung 3-7 Setup - Install... 8 Abbildung 3-8 Setup - in Progress... 8 Abbildung 3-9 Setup - Finish... 9 Abbildung 4-1 Schaltfläche - <Archiv wählen> Abbildung 4-2 Einstellungen - Archivdaten eingeben Abbildung 4-3 Einstellungen Protokollierungseinstellungen Abbildung 4-4 Einstellungen Speicheroptionen Abbildung 4-5 Einstellungen Profilverwaltung Abbildung 5-1 Dokumente archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-2 Erweiterte Archivierungseinstellung Abbildung 5-3 Manuelle Einstellungen mit einem Profil verknüpfen Abbildung 5-4 Anzeige Dokumentendaten nach erfolgreicher Archivierung Abbildung 5-5 Schaltfläche - <Neu Archivieren> Abbildung 5-6 Schaltfläche - <Suchen > Abbildung 5-7 Suchen - Suchfilter definieren Abbildung 5-8 Suchen - Reiter Ergebnis (Suchergebnisse) Abbildung 5-9 Schaltfläche - <neue Version> Abbildung 5-10 Schaltfläche - <Versionen> Abbildung 5-11 Schaltfläche - <Eigenschaften> Abbildung 5-12 Dokumenteigenschaften Einstellungsfenster im Lesemodus Abbildung 5-13 Schaltfläche <Speichern unter> Abbildung 5-14 Office Add-In in MS Office Excel Abbildung 5-15 Office Add-In in MS Office PowerPoint Abbildung 5-16 Reiter [accantum] in der Outlook Titelleiste Abbildung 5-17 Einstellungen Verhalten Abbildung 5-18 Einstellungen Suche Abbildung 5-19 Nachrichten archivieren, Schaltfläche - <Archivieren> Abbildung 5-20 Archivierungseinstellung von Nachrichten Abbildung 5-21 Archivierungsfortschritt Abbildung 5-22 Archivierungsprotokoll Abbildung 5-23 Schaltfläche - <Stubben> Abbildung 5-24 Dialog - <Stubben> Abbildung 5-25 Markierung einer archivierten Nachricht Abbildung 5-26 Markierung einer gestubbten Nachricht Abbildung 5-27 Schaltfläche - <Wiederherstellen> Seite 26 / 27

27 Historie Office & Outlook Add-In V6.2 Handbuch 7 Historie Office & Outlook Add-In V6.2 Handbuch Datum MA Änderungen Dokument Version [accantum] Version FWI Neuaufbau Office & Outlook Add-In V6.2 Handbuch SSC Anpassung Office & Outlook Add-In V6.2 Handbuch Seite 27 / 27