Handbuch Export Manager V6

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1 Handbuch Export Manager V6 Accantum GmbH Äußere Oberaustr. 36/4 D Rosenheim Titel: Betreff: Erstelldatum: Letzte Bearbeitung: Handbuch Vorlage ; HZI :13:00, FWI Revisionsnummer: 1.00 Speicherort: Q:\ITSW02-Intern\ACCANTUM\Accantum_V60\Doc\Handbücher\Export Manager Handbuch V6.docx Accantum GmbH Die Weitergabe, sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die Accantum GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Einführung Wofür wird der AEM benötigt? Systemvoraussetzungen / Komponenten Dokumente exportieren Konfiguration Export Manager Importieren von Suchfiltern für den Export Export Viewer Aufteilung der Oberfläche Suche im Viewer Abbildungsverzeichnis Seite 2 / 14

3 Einführung 2 Einführung Vielen Dank, dass Sie sich für den Einsatz des Accantum Export Manager (AEM) entschieden haben. Damit haben Sie ein nützliches Zusatzprogramm für den Export von Dokumenten aus dem [accantum]-archiv erworben. Der ExportManager ist entstanden, um dem Anwender die Möglichkeit zu bieten, mehrere Dokumente oder ganze Ordner samt Unterordnerstruktur aus dem [accantum]-archiv zu exportieren, um diese beispielsweise dem Steuerprüfer auf einer CD zur Verfügung zu stellen. Die zu exportierende Datenmenge ist auf 4GB beschränkt. Sie benötigen für den Export Zugriff auf das [accantum]-archiv ihrer Firma. Achtung: Wir weisen explizit darauf hin, dass unsere Software-Komponenten mit den jeweils aktuellsten Service-Packs / Releases aller verwendeten Softwarekomponenten (s. Systemanforderungen) entwickelt und getestet wurden. Für Schäden oder Funktionsdefizite, welche aus unsachgemäßer Installation, veralteten oder inkompatiblen Versionen dieser Komponenten resultieren, übernehmen wir keine Haftung oder Verantwortung. Insbesondere sind folgende Komponenten immer auf dem aktuellsten Stand zu halten: - Das Betriebssystem -.NET Framework Wofür wird der AEM benötigt? Der Accantum Export Manager (AEM) wurde dafür entwickelt, eine begrenzte Auswahl an Dokumenten incl. aller dazugehörigen Metadaten auf einem externen Datenträger zur Verfügung zu stellen und mittels einem mitgelieferten Viewer wieder anzuzeigen. So können z.b. die von einem Prüfer angeforderten Dokumente auf eine CD gebrannt und dem Prüfer zugeschickt werden. Es ist also nicht mehr notwendig, dass die Prüfung im eigenen Haus stattfindet. Hinweise: Der Export der Dokumente ersetzt nicht ein Backup der Datenbank. Die exportierten Daten können nicht in ein anderes Archiv importiert werden. Die exportierten Dokumente bleiben im Archiv erhalten Daten werden nicht ausgelagert. Bei der mitgelieferten kostenfreien Datenbank handelt es sich um MS SQL Compact, diese ist auf die max. Größe von 4GB beschränkt und beinhaltet auch keinen Volltextindex. Diese DB ist nicht als Windows- Serverprozess ausführbar und lässt max. 256 Verbindungen zu. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Systemvoraussetzungen / Komponenten.Net-Framework 4.0 Microsoft Visual C Redistributable (x86) Seite 3 / 14

4 Dokumente exportieren 3 Dokumente exportieren Der Accantum Export Manager ist eine eigenständige Anwendung, die über die API mit dem Archiv in Verbindung steht. Für die Anmeldung an Ihrem Archiv verwenden Sie dieselben Zugangsdaten wie beim Login über den Browser. Hinweise: Der Accantum Export Manager muss in der [accantum]-lizenz freigeschaltet sein. Wenn Sie eine entsprechende Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder [accantum]- Betreuer. Es können nur Dokumente exportiert werden, auf die der angemeldete Benutzer die erforderlichen Berechtigungen besitzt. Berücksichtigt wird hier neben den Ordner- und Kategorie-Berechtigungen auch ein dem Benutzer zugewiesener Suchfilter. Dokumente, auf welche der Benutzer keine Berechtigung besitzt, können nicht exportiert werden. 3.1 Konfiguration Export Manager Der Export Manager bietet einen Assistenten, der in folgenden vier Dialogen durch die Konfiguration der zu exportierenden Dokumentenbestände führt: 3-1 Auswahlmöglichkeiten der zu exportierenden Archivordner Seite 4 / 14

5 Dokumente exportieren Die zu exportierenden Dokumente können aus beliebigen Ablageorten und/oder Posteingängen stammen. Hierbei werden Ihnen nur die Ablageorte angezeigt, die mit dem angemeldeten Benutzer auch im Browser angezeigt werden. Es werden alle Dokumente ab dem ausgewählten Ablageort incl. Unterordner exportiert. Ebenso werden die für die Anzeige vollständige Ablagestruktur im Viewer wiedergefunden. Wichtig hierbei ist, dass auf diesem Weg nur komplette Ordner exportiert werden können! Für den Export einer individuellen Dokumentenliste gibt es weiter unten beschrieben einen alternativen Lösungsweg. Mittels Angabe einer oder mehrerer Kategorien kann die Auswahl der zu exportierenden Dokumente weiter einschränken werden. 3-2 Beispiel eines Filters für Mehrwertsteuer relevante Belege aus dem Jahr 2015 Mit den Filtereinstellungen können Sie die Dokumentenauswahl auf Steuerrelevanz und über die aus [accantum] bekannten Zeiträume einschränken. Seite 5 / 14

6 Dokumente exportieren Als letzten Schritt muss bei den Exportparametern noch einen Pfad im Dateisystem festlegen werden. In dieses Verzeichnis wird beim Export eine mobile Datenbank mit den exportierten Dokumenten, der für die Version passende Viewer, sowie alle benötigten Treiber für die Anzeige auf einem von [accantum] unabhängigen Windowsrechner angelegt. 3-3 Exportpfad angeben und Exportmenge und Größe anzeigen Über den Kalkulator (grün) kann der Umfang des Exports ermittelt werden. Neben der Anzahl der zu exportierenden Ordner und Dokumente wird auch der erforderliche Speicherplatz ermittelt. Ist der erforderliche Platz größer als der verfügbare, dann muss ein anderes Laufwerk im Pfad für den Export angegeben werden. Sollen die Daten auf CD/DVD gebrannt werden, muss der erforderliche Platz beachtet werden. Sollte der erforderliche Platz nicht ausreichen, schaffen mehrere Exportverzeichnisse Abhilfe. Seite 6 / 14

7 Dokumente exportieren Sind alle Daten für den Export angegeben, kann mit dem Export begonnen werden. Je nach Umfang der zu exportierenden Daten verlängert sich die Dauer des Exports. In den Tests ergab sich ein Wert von ca. 1,2 sec. / Dokument, dies variiert von der Dokumentenart und -größe. Den Fortschritt des Exports kann der folgenden Anzeige entnommen werden. 3-4 Exportfortschritt Anzeige Im erzeugten Export-Verzeichnis ist ein Viewer enthalten, mit dem die exportierten Dokumente eingesehen werden können. Es muss beachtet werden, dass die Version des Viewers immer zu der Version des Export Managers passen muss, mit dem der Export durchgeführt wurde. Das Export-Verzeichnis kann auf eine CD/DVD gebrannt werden, der Viewer lässt sich direkt von dem Datenträger ausführen. Seite 7 / 14

8 Dokumente exportieren 3.3 Importieren von Suchfiltern für den Export Da der Konfiguration Assistent nicht alle detaillierten Möglichkeiten der umfangreichen Suche von Accantum bietet, kann alternativ eine detaillierte Suche in [accantum] ausgeführt werden und das Ergebnis als CSV Datei exportiert werden. Erzeugen einer CSV Datei aus dem Suchergebnis in [accantum]: 3-5 Dokumentenliste von [accantum] exportieren Seite 8 / 14

9 Dokumente exportieren Diese CSV Datei kann im AEM importiert werden um dies als Filter für den Export der Dokumente zu verwenden, somit werden die vorher ausgewählten Dokumente aus der Liste exportiert und im mitgelieferten Accantum Export Viewer (AEV) angezeigt. Vor dem Laden aus CSV müssen bereits die gültigen Anmeldedaten eingetragen sein. Wichtig: Werden mehrere Archive verwendet, muss darauf geachtet werden, dass auch das Archiv zur Anmeldung verwendet wird, aus dem die Dokumentenliste exportiert wurde. Andernfalls wird beim Import in den AEM die Fehlermeldung ausgegeben, dass die ausgewählten Dokumente nicht existieren. 3-6 Dokumentenliste in AEM importieren Seite 9 / 14

10 Export Viewer 4 Export Viewer Der mit jeder Version ausgelieferte Export Viewer dient zur Anzeige der exportierten Dokumente. Der Viewer wird bei jedem Dokumentenexport in das angegebene Export-Verzeichnis kopiert und kann von dort aus direkt gestartet werden. Im Viewer können weder Dokumente noch Metadaten (Dokumenteigenschaften und Attribute) bearbeitet werden. 4-1 Aufbau Export Viewer Der Aufbau des Viewers orientiert sich stark am Archivbereich von [accantum]. Es stehen aber nicht alle Funktionen zur Verfügung. Suchvorlagen können nicht mit exportiert werden. Es ist auch nicht möglich im Viewer Berechtigungen zu vergeben oder aus [accantum] zu exportieren. Der Viewer ist eigenständig und kann zusammen mit den Exportdaten auf einen externen Datenträger kopiert werden. Eine Kompatibilität zwischen unterschiedlichen Versionen kann nicht gewährleistet werden. 4.1 Aufteilung der Oberfläche Auf der linken Seite ist der Ablagebaum soweit aus dem Archiv exportiert. Dokumente befinden sich nur in den Ablageorten, die explizit für den Export ausgewählt wurden. Darüber liegende Strukturen, die für die Anzeige notwendig sind wurden nur als Pfadangaben exportiert, enthalten jedoch nicht die Dokumente aus dem Archiv. Wird ein Ablageort mit Dokumenten gewählt werden diese auf der rechten Seite in der Dokumentenliste angezeigt. Die Dokumente sind nach allen Spalten auf und absteigend sortierbar und die Spalten können auch beliebig verbreitert und von der Reihenfolge verschoben werden. Es können keine zusätzlichen Spalten angelegt oder vorhandene ausgeblendet werden. Das Layout des Viewers lässt sich nicht speichern. Somit erscheint der Viewer nach schließen und erneutem Öffnen wieder in seiner Standardansicht. Der Dokumentname ist blau hervorgehoben und bei einem Klick auf den Dokumentnamen öffnet sich das Dokument in einem eigenen Reiter. Die geöffneten Dokumente lassen sich über das x in dem jeweiligen Kartenreiter wieder schließen. Seite 10 / 14

11 Export Viewer 4-2 Dokumenten Ansicht im Export Viewer Die Dokumentenansicht ist, abhängig davon ob Vorschaubilder vorhanden sind oder nicht, in zwei oder drei Spalten aufgeteilt. Links die Vorschaubilder aller Seiten, in der Mitte das Dokument, rechts die Dokumenteigenschaften, Attribute, Text, Notizen, Anhänge, Stempel und Verknüpfungen in je eigenen Reitern. Alle Dokumentmetadaten stehen nur für lesenden Zugriff zur Verfügung, es können keine Änderungen vorgenommen werden unabhängig auf welchem Medium die exportierten Daten liegen. In dem Kartenreiter Dokument befinden sich allgemeine Informationen zum Dokument. Der Kartenreiter Attribute zeigt die benutzerdefinierten Attribute, die der [accantum]-administrator für Dokumente abhängig von deren Kategorie festgelegt hat. Seite 11 / 14

12 Export Viewer 4-3 Anzeige der definierten Attribute für das Dokument Unter dem Kartenreiter Text ist der OCR-Text des Dokuments hinterlegt. Unter Kartenreiter Notizen werden Informationen gefunden, die der [accantum]-anwender bei einer Dokumentseite hinterlegt hat. Der Kartenreiter Anhänge zeigt weitere Dokumente, die dem Hauptdokument zugehörig sind. Dies können bei archivierten Mails die Original-Anhänge sein oder andere hinzugefügte Dateien. Stempel sind vordefinierte Kurzvermerke, welche aber nicht optisch auf ein Dokument aufgebracht werden. Bei Verknüpfungen werden alle Ablageorte angegeben, in denen das Dokument angezeigt wird. Des Weiteren werden Referenzen auf andere Dokumente gelistet, welche mit dem geöffneten Dokument in Bezug stehen (zum Beispiel: unterschriebener Lieferschein zur dazugehörigen Rechnung). Durch Klick auf ein referenziertes Dokument wird dieses ebenfalls als zusätzlicher Reiter an der Dokumentenliste geöffnet. Seite 12 / 14

13 Export Viewer 4.2 Suche im Viewer Die einfache Suche durchsucht immer den aktuell gewählten Ordner. 4-4 Einfache Suche Die erweiterte Suche wird benötigt, um Unterordner zu durchsuchen. 4-5 Erweiterte Suche 4-6 Auswahlmöglichkeiten der erweiterten Suche Die erweiterte Suche teilt sich in zwei Bereiche auf. Unter Suchwörter werden alle Felder angegeben, welche auf Begriffe untersucht werden sollen. Bei den Dokumenteigenschaften können Filter gesetzt werden, mit denen die Treffermenge eingeschränkt wird. Seite 13 / 14

14 Abbildungsverzeichnis 5 Abbildungsverzeichnis 3-1 Auswahlmöglichkeiten der zu exportierenden Archivordner Beispiel eines Filters für Mehrwertsteuer relevante Belege aus dem Jahr Exportpfad angeben und Exportmenge und Größe anzeigen Exportfortschritt Anzeige Dokumentenliste von [accantum] exportieren Dokumentenliste in AEM importieren Aufbau Export Viewer Dokumenten Ansicht im Export Viewer Anzeige der definierten Attribute für das Dokument Einfache Suche Erweiterte Suche Auswahlmöglichkeiten der erweiterten Suche Seite 14 / 14