Accantum David Connector (AcDC)

Transkript

1 Accantum David Connector (AcDC) [accantum] 5.x. Accantum GmbH Schönfeldstraße 17 D Rosenheim Accantum GmbH - Stand: Die Weitergabe, sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die Accantum GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten. Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis 1 Installation Einstellungen Einstellungen im Accantum David Connector Verbindungseinrichtung zum [accantum] Dienst Einstellungen im David Client Archivierung ins [accantum] Archivoptionen Optionen Einrichtung und Profilauswahl Systemanforderungen Changelog V.5.1 Farbliches Hervorheben von Pflichtfeldern und von Eingaben des falschen Typs (z.b. Text statt Zahl). Beim Beenden des Programms wird die aktuelle Fenstergröße für das nächste Öffnen gespeichert. Layout an vielen Stellen überarbeitet. z.b.: Größe der Baumdarstellung des Archivs änderbar und Beschriftungen korrigiert. Bug behoben: Programmabsturz bei Anlage eines Ordners in [accantum] mit dem gleichen Namen wie ein bereits bestehender in einem bestimmten Ordner. Bug behoben: Programmabsturz bei Aktualisierung der Baumdarstellung des Archivs Tastaturkürzel hinzugefügt. Block zur Ansicht der Anhänge vergrößert. Protokollierung in der Windows-Ereignisanzeige hinzugefügt. Darstellungsprobleme bei Verwendung großer Systemschriftarten behoben. Bei Auswahl der Windowsauthentifizierung in den Einstellungen werden Username und Passwort zur Eingabe gesperrt. Bug behoben: Programmabsturz bei Auswahl eines leeren Profils ohne Ablageort. Bug behoben: Unter gewissen Umständen wurden die Profile nicht gespeichert. Bug behoben: Programmabsturz beim Archivierungsvorgang nach Eingabe von Zahlenwerten mit anschließendem Löschen dieser Werte. Programm-Logo hinzugefügt/geändert. Bei Neuinstallation wird die vorige Installation automatisch deinstalliert. Dokumentbeschreibung und Schlüsselworte nun Mehrzeilig. Archivierungs-Schaltfläche deaktivier wenn das Programm nicht aus dem David Client heraus gestartet wurde. Bei nicht unterstützten Nachrichtenarten wird ein Hinweis gegeben. (z.b. bei Voice-Nachrichten) Seite 2 von 11

3 Was ist der Accantum David Connector (AcDC) Vielen Dank, dass Sie sich für den Einsatz von [accantum]5.x sowie Erweiterungsmodul Accantum David Connector entschieden haben. dem passenden [accantum]5.x ist eines der modernsten, derzeit erhältlichen Ablagesysteme im Bereich Dokumenten-Management. Als Erweiterung für [accantum]5.x wurde eine Client-Anwendung zur Übergabe von Nachrichten aus dem Tobit dem David Info Center an [accantum] entwickelt. Die wichtigsten Vorteile dieser Anwendung sind: Die Integration im David Client, die Möglichkeit der Archivierung einzelner Nachrichten, als auch die Batch-Archivierung aller Nachrichten in einem Ordner. Darüber hinaus können Vorlagen in Form von Profilen erstellt und dauerhaft für den Anwender gespeichert werden, um die Nachrichten zeitsparend und komfortabel in [accantum] ablegen zu können. Seite 3 von 11

4 1 Installation Zur Installation öffnen Sie den Ordner in dem sich der Installer des AcDC befindet. Starten Sie die Datei «DavidConnectorSetup.msi» per Doppelklick: Der Setup-Assistent führt alle notwendigen Operationen aus, um die Anwendung zu installieren. Zum Fortfahren, klicken Sie auf Next (Weiter). Seite 4 von 11

5 Wählen Sie den Pfad, in dem «[accantum] David Connector» installiert werden soll. Es empfiehlt sich, den vorgeschlagenen Standard-Pfad zu belassen. In dem gleichem Dialog befindet sich die Auswahl der Installationsarten: "Für alle Benutzer" (Everyone) oder "Für den aktuellen Benutzer" (Just me). Nach den Einstellungen bestätigen Sie mit Next> und starten die Installation. Nach der Installation (hier ohne Abbildung) klicken Sie auf "Schließen" (Close). Damit ist die Installation abgeschlossen. Seite 5 von 11

6 2 Einstellungen 2.1 Einstellungen im Accantum David Connector Im Anschluss an die Installation starten Sie das Programm aus Start - Programme - Accantum - [accantum] 5.x - AccDavidConnector5 heraus. Beim ersten Start, erhalten Sie eine Meldung, die besagt, dass noch keine Verbindung zum [accantum] Dienst besteht Verbindungseinrichtung zum [accantum] Dienst Für die Konfiguration der Verbindung zum [accantum] Dienst, wählen Sie im Menü Einstellungen -> Archiv. Im Adressfeld «Adresse» geben Sie die Adresse zum [accantum] Dienst ein (Beispiel: Im Feld Authentifikation «Authentifikationstyp» Wählen Sie den zu verwendenden Authentifikationstyp aus. Zurzeit sind folgende Authentifikationstypen verfügbar: None, Basic, Digest, Windows. Seite 6 von 11

7 In Felder «Benutzer» und «Password» geben Sie die Konto Daten des [accantum] Benutzers ein. Es sei denn Windows-Authentifizierung wurde gewählt, denn dann sind diese beiden Felder ausgegraut und die Informationen werden direkt durch Windows weitergereicht. Anschließend könne Sie die Verbindung testen, in dem Sie auf «Test» klicken. Nach erfolgreich getesteter Verbindung, drücken Sie «Speichern» und schließen das Fenster. Achtung: Verbindungseinstellungen werden erst nach Neustart der Anwendung aktiv! 2.2 Einstellungen im David Client Die Einstellungen für die Integration in den David Client können Sie im Menü Einstellungen ->David vornehmen. Im Feld «Tobit.ini» ist der aktuelle Pfad zu Konfigurationsdatei für David anzugeben. Im Feld «Menü» Geben Sie den gewünschten Namen, der im Kontextmenü des David Client angezeigt werden soll, ein. Die Standardeinstellung lautet: Archive to [accantum] Im Feld «Archiv Flag» können Sie eine gewünschte Bezeichnung frei angeben. Nach der Einrichtung klicken Sie auf «Speichern» und verlassen die Anwendung. Wurde alles korrekt hinterlegt, erscheint im Kontext Menü des David Client der neue Eintrag. Hier: Archive to [accantum]. Das Aussehen des Menüs (hier rechts exemplarisch) kann von David-Version zu David-Version leicht abweichen. Seite 7 von 11

8 3 Archivierung ins [accantum] Um eine Nachricht in [accantum] zu archivieren, muss auf die Nachricht im David Client mit der rechten Maustaste das Kontextmenü «Archiv to [accantum]», ausgewählt werden. Alternativ wählen Sie die gewünschte Nachricht im Menü «Aktionen» aus, danach öffnet sich folgender Dialog. Auf der linken Seite in der Rubrik «David», werden grundlegende Informationen über die Nachricht (Absender, Empfänger, Betreff) angezeigt. Daneben finden Sie die Liste mit Anhängen, sofern welche bei der Nachricht vorhanden sind. Im Bereich «Accantum» werden Informationen über Ablageorte, Kategorie und ausgewähltes Profil angezeigt. (Nähere Informationen über Erstellen von Profilen, siehe Kapitel 3.2). Seite 8 von 11

9 3.1 Archivoptionen Um die Eigenschaften der zu archivierenden Nachrichten samt Benutzerattributen anzugeben, klicken Sie auf die Dialogerweiterung "Archivoptionen". Seite 9 von 11

10 Auf der linken Seite sehen Sie die Ablageorte von [accantum]. Es ist auch möglich neue Ordner, oder relative Pfad zu erstellen. Diese relativen Pfade werden beim Archivieren in [accantum] automatisch erstellt. Wählen Sie zunächst einen festen Pfad und erweitern\ergänzen Sie diesen im Feld relativer Pfad manuell um Platzhalter, wobei Sie für einen Unterordner ein \ voranstellen müssen. Auf der rechten Seite werden die Eigenschaften und Attribute des Dokuments angezeigt. Sie können auch folgende Platzhalter für die Felder verwenden. Sie können per Drag & Drop in die Dokumenteigenschaften und attribute übernommen werden: [DATE] [DAY] [MONTH] [YEAR] [USER] [ACC_USER] [MSGSENDER] [MSGRECEIVER] [MSGSUBJECT] [MSGDATE] Aktuelle Datum Aktueller Wochentag (Tages Nr.) Aktuelle Monat (Nr.) Aktuelle Jahr Name Windowsbenutzer Benutzername [accantum] Absender der Nachricht Empfänger der Nachricht Betreff der Nachricht Datum der Nachricht Optionen Rechts im Hauptdialog befindet sich der Optionenbereich. «Messagetyp» - zeigt den Typ der aktuellen Nachricht, sofern die Option "Kompletten David- Ordner archivieren" inaktiv ist. Ist die komplette Archivierung des aktuellen Verzeichnisses des David Clients gewünscht, dann aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen «Kompletten David-Ordner archivieren» Seite 10 von 11

11 Bei der Wahl dieser Option ist es dann auch möglich, die Nachrichtenarten, die aus dem gewählten Ordner heraus archiviert werden sollen manuell auszuwählen. 3.2 Einrichtung und Profilauswahl Das Programm bietet unterschiedliche Profile, um schnell zwischen verschiedenen Einstellungen zu wechseln. Profil neu erstellen Profil ändern Speichern aktueller Einstellungen Löschen des aktuellen Profils Profilimport aus dem Dateisystem Profilexport in das Dateisystem In den Profilen werden alle Eigenschaften, Dokumentattribute, Ablagepfad im [accantum] sowie die Einstellungen aus dem Bereich "Optionen" gespeichert. 3.3 Systemanforderungen Betriebssystem Windows ab Windows7 (keine XP-Unterstützung gewährleistet!) Installierter Tobit David Client [accantum] Archiv ab Version 5.x Die weiteren Systemanforderungen decken sich mit den Anforderungen des [accantum]-archivsystems und mit denen des Tobit David Clients. Seite 11 von 11