Praxisbeispiel. Elektronischer Zahlungsverkehr effektiv und sicher. Ein Praxisbeispiel des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr

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1 Praxisbeispiel Elektronischer Zahlungsverkehr effektiv und sicher Ein Praxisbeispiel des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr

2 Impressum Text und Redaktion Dipl. Kfm. David Schüppel, KOLDI GmbH & Co. KG Dipl. Ing. Dagmar Lange, SAGeG Dipl. Kff. Maria Klees, ECC Handel Grafische Umsetzung Tobias Eberhardt, Neckargemünd Bildquelle L&H Consulting OHG Melking/Fotolia.com (Bildnr.: ) Druck MDC Marketing Design Chemnitz GmbH, Chemnitz Herausgeber SAGeG Kompetenzzentrum Elektronischer Geschäftsverkehr c/o IHK Chemnitz Straße der Nationen Chemnitz Telefon: Telefax: Internet: E-Commerce-Center Handel (ECC Handel) c/o IfH Institut für Handelsforschung GmbH Dürener Str. 401b Köln Telefon: Telefax: Internet: Stand Juli 2012

3 Inhalt 1 Inhalt Einleitung... 2 Prozesseinordnung... 4 Ausgangslage und Zielsetzung... 6 Überblick über den Gesamtprozess... 8 Prozessschritte im Detail... 9 Auswahl des Dienstleisters...11 Schrittweise Übergabe des Prozesses an den Dienstleister...13 Probleme bei der Umsetzung...14 Gewährleistung der Datensicherheit im Prozess...15 Fazit...16 Quellen und weiterführende Literatur...16 Glossar...17

4 2 Einleitung Einleitung In Unternehmen gibt es zahlreiche Möglichkeiten mit Hilfe von strukturierten und standardisierten Abläufen und deren Unterstützung durch funktionale und sichere Informationstechnologien wirkungsvolle Verbesserungen an bestehenden Prozessen zu erreichen. Dabei können firmeninterne Prozesse einerseits schneller und sicherer, andererseits auch ganz oder teilweise ausgelagert werden. Zwei Trends bedingen diese Entwicklung. 1. Fachkräftemangel, vor allem in ländlichen Gebieten Die Tatsache, dass geeignete Fachkräfte im Bereich der Informationstechnologie bereits heute häufig sehr schwer zu finden sind, macht es notwendig, sich bei den betreffenden Aufgaben und den anstehenden Veränderungen im Unternehmen von einem Dienstleister unterstützen zu lassen. Dieser Trend wird sich allem Anschein nach in den nächsten Jahren, vor allem in ländlichen Gebieten, noch verstärken Ausbau der Breitbandanschlüsse und Entwicklung webbasierter, sicherer Businessanwendungen In den Jahren von 2005 bis 2010 hat sich die Anzahl der Breitbandanschlüsse in Deutschland von 10,7 Mio. auf 21 Mio. mehr als verdoppelt. Bis 2015 werden 27,4 Mio. Anschlüsse erwartet. Zugleich geht man davon aus, dass die verfügbaren Bandbreiten steigen. 2 Diese technologische Entwicklung begünstigt den Einsatz von webbasierten Businessanwendungen, die eine sichere Bearbeitung von betrieblichen Aufgabenstellungen unabhängig vom Ort der Bearbeitung machen. Gefördert durch das BMWi gibt das SAGeG Kompetenzzentrum Elektronischer Geschäftsverkehr zusammen mit dem E-Commerce-Center Handel im Rahmen des Verbundprojektes Sichere E-Geschäftsprozesse in KMU und Handwerk fünf Praxisbroschüren heraus, die Ihnen helfen sollen, anhand von bereits praktisch umgesetzten Musterprozessen, Alternativen für Ihre betrieblichen Abläufe zu entwickeln und umzusetzen.

5 Einleitung 3 Den ersten Teil dieser Broschürenreihe halten Sie in den Händen. Anhand des Unternehmens L&H Consulting OHG wird ein Musterprozess vorgestellt, der die Abwicklung des Zahlungsverkehrs als Teil des gesamten Buchhaltungsprozesses darstellt und auf praktische Erfahrungen verweist. Das Unternehmen wurde dabei von einem erfahrenen Dienstleister begleitet. Zunächst wird das Unternehmen kurz vorgestellt. Danach wird der Prozess im Überblick dargestellt. Im Anschluss werden die einzelnen Prozessschritte näher betrachtet. Infobox: BeGRIffserklärung Kreditorenbuchhaltung mit anschließendem elektronischem Zahlungsverkehr Der hier betrachtete Prozess ist ein Teil des gesamten Buchhaltungsprozesses, welcher sich unter anderem aus der Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle, der Debitorenbuchhaltung mit anschließendem Mahnwesen, der Kreditorenbuchhaltung mit anschließendem elektronischen Zahlungsverkehr sowie Abschlussarbeiten zusammensetzt. Der Einfachheit und Übersichtlichkeit geschuldet, wird hier nur der Prozess der Kreditorenbuchhaltung mit anschließendem elektro- nischem Zahlungsverkehr betrachtet. So wird exemplarisch gezeigt, wie die Auslagerung von Buchhaltungsaufgaben organisiert werden kann. Dabei verstehen wir im Rahmen dieser Broschüre unter Kreditorenbuchhaltung mit anschließendem elektronischem Zahlungsverkehr : Die vollständige Erfassung und korrekte und fristgerechte Zahlung offener Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung der Prüfung, Freigabe und eventueller Skontomöglichkeiten. Dabei erfolgt die Zahlung mit Hilfe eines beleglosen Datenträgeraustauschs.

6 4 Prozesseinordnung Einordnung des beschriebenen Prozesses in das verwendete Prozessmodell Um ein besseres Verständnis für die Beschreibung der Geschäftsprozesse zu erlangen und diese auf das eigene Unternehmen übertragen zu können, orientieren sich alle Broschüren aus der Reihe Praxisbeispiele aus dem NEG 2012 an einem einheitlichen Prozessmodell. Dabei werden drei Prozesstypen unterschieden. 1. Ausführungsprozesse Diese sind direkt an der Entwicklung und Herstellung bzw. Erbringung von kundenbedarfsorientierten Produkten oder Dienstleistungen beteiligt. Das sind beispielsweise das Decken des Dachs bei einem Dachdecker oder die Beratung zur Buchung in einem Reisebüro. 2. Führungsprozesse Dieser Teilbereich enthält alle Vorgänge, welche in unmittelbarem Zusammenhang mit der Planung, der Kontrolle und der Steuerung des Unternehmens und des darin befindlichen Personals stehen. Einen direkten Beitrag zur Erbringung der Kernleistung des Unternehmens gibt es in diesen Prozessen nicht. Beispielhaft sind hier Mitarbeitergespräche oder die Erstellung von Richtlinien zu nennen. 3. Unterstützungsprozesse Um Führungs- und Ausführungsprozesse erbringen zu können, sind die im dritten Teilbereich zusammengefassten Unterstützungsprozesse notwendig, wie etwa die Bereitstellung und die Wartung von benötigten Maschinen. Grundlage der Kontroll- und Steuerungsaufgaben in den Führungsprozessen sind die bereitgestellten Informationen. Die vorliegende Broschüre beschreibt einen Auftragsabwicklungs- und damit einen Ausführungsprozess.

7 Prozesseinordnung 5 Das verwendete Prozessmodell Ziel- und Strategieformulierungsprozesse Planungsprozesse Kontroll- und Steuerungsprozesse Personalführungsprozesse Richtlinienprozesse führungsprozesse Personalbeschaffungsprozesse Informationsversorgungsprozesse Sachmittelbereitstellungsprozesse Beratungsprozesse Finanzmittelbereitstellungsprozesse Unterstützungsprozesse Akquisitions- und Verkaufsprozess kunde Produkt-/Dienstleistungserstellungsprozess Auftragsabwicklungsprozess Kundenserviceprozess kunde Entwicklungsprozess Ausführungsprozesse Quelle: Fischermanns, Dr. Guido: Praxishandbuch Prozessmanagement; 7. Auflage; 2008; S. 100; Verlag Dr. Götz Schmidt.

8 6 Ausgangslage & Zielsetzung Infobox Das Unternehmen Das Unternehmen L&H Consulting OHG mit den Marken Trading-PC, vappx und sedergo ist ein inhabergeführter Full- Service-Dienstleister für Banken, Versicherungen, Fondsgesellschaften, Vermögensverwaltungen, Energiehandelsunternehmen und Profitradern mit 20 Mitarbeitern am Standort in Großweitzschen/ Sachsen. Das Unternehmen bedient weltweit mehr als Kunden. Ausgangslage und Zielsetzung Auslösendes Ereignis für die Suche nach einer alternativen Lösung für die Buchhaltung, war der Eintritt ins Rentenalter bei der angestellten Buchhalterin. Diese war bisher, gemeinsam mit einer weiteren kaufmännischen Angestellten, für die Buchhaltung im Unternehmen verantwortlich. Der Wunsch nach einer Kosteneinsparung und der vorhandene Mangel auf dem Arbeitsmarkt waren die ausschlaggebenden Anreize zur Suche eines passenden Dienstleisters. Durch die bisher intern geführte Buchhaltung waren die dort verfügbaren betriebswirtschaftlichen Kennzahlen stets aktuell. Diese Anforderung wurde auch an den Dienstleister gestellt. Mit der Auslagerung der Buchhaltung an einen externen Dienstleister sollten insbesondere die folgenden Ziele erreicht werden: 1 Reduzierung der Buchhaltungskosten, 2 Entlastung der kaufmännischen Mitarbeiter, Sebastian Lohr, einer der beiden Geschäftsführer der L&H Consulting OHG 3 Aktualität der Zahlen beibehalten.

9 Ausgangslage & Zielsetzung 7 Infobox Projektüberblick Umstellung der Buchhaltung in drei Schritten 1 Parallelbetrieb Buchhaltung 2 Produktivbuchhaltung und Test Zahlungsverkehr 3 Übergabe Zahlungsverkehr an Dienstleister Technische Probleme bei der Umstellung 1 Bandbreite des Internetzugangs 2 Lösung durch technische Veränderungen am Ablauf Organisatorische Probleme bei der Umstellung 1 Umstellungsschwierigkeiten der Mitarbeiter Interner Aufwand Während der Laufzeit war ein Mitarbeiter des Unternehmens dauerhaft mit dem Projekt beschäftigt. Weitere Investitionen waren nicht notwendig. Projektdauer Neun Monate Zielerreichung Das gewünschte Ziel, die anfallenden Buchhaltungsaufgaben ohne zusätzliches Personal digital und sicher abwickeln zu können, wurde erreicht. Dadurch konnten die Mitarbeiter entlastet und die Buchhaltungskosten reduziert werden. Eine geeignete Softwareunterstützung sorgt für die Verfügbarkeit aktueller Geschäftszahlen. 2 Zu wenig Vertrauen in die Lösung 3 Banken waren auf derartige Abwicklung nicht vorbereitet

10 8 Gesamtprozess Überblick über den Gesamtprozess Bevor der Prozess detailliert beschrieben wird, vermittelt das nebenstehende Schaubild einen Überblick über den gesamten Prozess. Um die Interaktion zwischen Unternehmen und einem spezialisierten Dienstleister ohne Informations- und nur mit minimalem Zeitverlust sicherstellen zu können, bestand die Notwendigkeit einer gemeinsamen Arbeitsplattform. Aufgrund der Sensibilität der Daten kam nur eine Plattform mit entsprechend hoher Sicherheit in Frage. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, ist der Prozess vereinfacht dargestellt, enthält aber alle wesentlichen Schritte. Rechnung prüfen Ergebnis i.o. Rechnung buchen n.i.o. Reklamation Rechnungseingang Zahlungsvorschlag erzeugen Prozessschritt entscheidung im Prozess Prozessanfang bzw. -ende Zahlungsvorschlag prüfen Zahlung anweisen Pause im Prozess Prozessabbruch, da für den beschriebenen Vorgang nicht relevant Zahlung buchen Zahlung

11 Prozessschritte 9 Prozessschritte im Detail Im Folgenden werden für jeden Prozessschritt die tatsächlich auszuführenden Tätigkeiten und die verarbeiteten Informationen dargestellt. Abschließend werden die im Prozess vorhandenen Aspekte der sicheren Datenverarbeitung, -übertragung und -speicherung näher betrachtet. Besondere Beachtung finden dabei die Interaktionen zwischen Unternehmen und Dienstleister, da hier zur Speicher- und Verarbeitungssicherheit noch Übertragungsaspekte von zentraler Bedeutung sind. Dagegen werden die Prozessschritte ohne Dienstleisterbeteiligung vernachlässigt, da dort keine Besonderheiten gegenüber reinen Inhouse-Prozessen vorliegen. Für die einzelnen Prozesse werden jeweils die entsprechenden Arbeitsschritte und die daraus resultierenden Output-Daten am Ende des Prozessschrittes dargestellt. Die Output-Daten eines Schrittes sind zudem die Input- Daten des folgenden Schrittes. Input-Daten Bei den eingehenden Rechnungsdaten handelt es sich um die Eingangsrechnungen. Darauf sind folgende, für den Prozessschritt notwendige, Daten ersichtlich: Arbeitsschritt Rechnungsabsender Rechnungsbetrag Rechnungsgegenstand Rechnungsdatum Zahlungsziel Rechnungseingang Die Eingangsrechnungen werden vom Unternehmen digital zur Verfügung gestellt. Dies erfolgt entweder durch Scannen der Papierrechnung oder durch Upload der bereits digitalen Rechnung. Das digitale Rechnungsdokument wird an die Webplattform des Dienstleisters übertragen und steht dort als Grundlage für die Buchung der Rechnung zur Verfügung. Output-Daten Durch den Prozessschritt werden die bereits vorhandenen Informationen zu Buchungssätzen verarbeitet. Resultat ist unter anderem eine Liste der offenen Posten.

12 10 Prozessschritte Arbeitsschritt Output-Daten Zahlungsvorschlag erzeugen Auf Basis der erstellten Offenen-Posten- Liste werden die jeweiligen Positionen auf Fälligkeit überprüft. Fällige Verbindlichkeiten werden in einem Zahlungsvorschlag zusammengefasst und weiterverarbeitet. Das Ergebnis ist eine Liste der zu zahlenden Rechnungen, welche dem Unternehmen zur digitalen Prüfung übergeben wird. Arbeitsschritt Output-Daten Zahlungsvorschlag prüfen Der Zahlungsvorschlag wird an das Unternehmen zur Prüfung übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auch hier verschlüsselt über das Internet. Nach erfolgter Prüfung werden die einzelnen vorgeschlagenen Zahlungen freigegeben. Danach erfolgt die Rückübermittlung an den Dienstleister. Die rückübermittelten Daten enthalten somit zusätzlich zu den Zahlungsdaten eine Angabe zum Status der Zahlungsfreigabe. Arbeitsschritt Output-Daten Zahlung anweisen Das Anweisen der geprüften und freigegebenen Zahlung ist Aufgabe des Dienstleisters. Zugriffsberechtigungen und eine Vereinbarung zum Schutz der Daten wurden im Dienstleistungsvertrag geregelt. Der Dienstleister erstellt eine Zahlungsdatei, welche die Eckdaten (Betrag, Empfänger, Bankverbindung) der Zahlung enthält. Die Zahlung wird durch Upload dieser Datei auf die Webplattform der Hausbank angewiesen. Bei der erstellten Zahlungsdatei handelt es sich um eine sogenannte Datenaustausch (DTAUS) - Datei.

13 Auswahl des Dienstleisters 11 Arbeitsschritt Output-Daten Zahlung buchen Nach der erfolgten Zahlung wird die Rechnung als beglichen gebucht. Die bereits vorhandenen Daten der Finanzbuchhaltung werden um die Daten der tatsächlichen Zahlung ergänzt. Auswahl des Dienstleisters An den auszuwählenden Dienstleister wurde folgendes Anforderungsprofil gestellt: 1 Fachliches Profil passend zum auszulagernden Prozess 2 Betrieb einer geeigneten Plattform 3 Nachweisbarer Sicherheitsstandard bei Unternehmen, IT-Infrastruktur und Software Die Wahl fiel schließlich auf einen Dienstleister mit Spezialisierung auf Online-Buchhaltung und revisionssicherer, webbasierter Belegarchivierung. Grundlage der Dienstleistung und der arbeitsteiligen Prozessabwicklung ist ein Software as a Service Angebot (SaaS) in Form einer webbasierten Rechnungswesen- und Archivierungslösung. Die Sicherheit des SaaS-Angebots sowie des Dienstleisterprozesses wurden durch die Zertifizierung des TÜViT nach den PK-DML nachgewiesen. Checkliste Dienstleisterauswahl Die folgende Checkliste soll bei der Auswahl eines Dienstleisters für eine derartige Lösung helfen. Die einzelnen Kriterien des Katalogs werden in der Spalte Kriterium dargestellt. In der Spalte Erfüllung wird die jeweilige Erfüllung des Kriteriums [0 (nicht erfüllt); 1 (erfüllt)] eingetragen. In der Spalte Faktor kann ein individueller Gewichtungsfaktor für jedes Kriterium angegeben werden. Wir empfehlen eine Gewichtung von 1 bis 5, wobei es sich beim Faktor 5 gleichzeitig um ein Ausschlusskriterium handelt. Die empfohlenen Gewichtungen sind in der Tabelle enthalten. Die Spalte Ergebnis zeigt das Produkt der jeweiligen Zeile. Die Produkte werden summiert und als Gesamtpunktzahl dargestellt.

14 12 Auswahl des Dienstleisters Kriterium Erfüllung Faktor Ergebnis Beispiel nachgewiesenes Qualitätsmanagement nach ISO Datenschutz/Datensicherheit nach GoB, GoBS, GDPdU erfüllt 5 Revisionssicherheit gewährleistet entsprechend PK-DML 3 fachliche Anforderungen vorhanden 4 Backup kann jederzeit selbst erstellt werden 2 Angaben zu Verfügbarkeit, Wiederherstellungsfristen und Notfallplan vorhanden 4 Daten sind auf andere Systeme übertragbar 3 Mehrmandantenfähigkeit/Nutzungsverwaltung erfüllt 5 Branchenerfahrung vorhanden 2 Service (z. B. Erreichbarkeit, persönlicher Ansprechpartner, etc.) 3 Referenzen vorhanden 2 Gesamtpunktzahl Interpretation der Ergebnisse Wie oben bereits beschrieben sind die mit Faktor 5 bewerteten Kriterien als Ausschlusskriterien zu betrachten. Wird in einer Zeile mit Gewichtungsfaktor 5 eine 0 (d.h. der Dienstleister erfüllt diese Anforderung nicht) eingetragen, ist der Dienstleister für die erforderlichen Aufgaben nicht zu gebrauchen. Ansonsten dient die Checkliste dem Vergleich verschiedener Anbieter. Eine höhere Punktzahl deutet auf eine bessere Eignung hin.

15 Übergabe des Prozesses 13 Schrittweise Übergabe des Prozesses an den Dienstleister Die Umstellung des Prozesses erfolgte in drei Schritten. Die Gesamtdauer des Projektes betrug neun Monate. Schritt 1: Parallelbuchhaltung Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleiten, wurden die letzten vier Monate eines Wirtschaftsjahres parallel gebucht. Mit dem Wechsel des Wirtschaftsjahres wurde auch die Buchhaltung vollständig umgestellt. Während dieses ersten Schrittes wurde der Zahlungsverkehr noch komplett vom Unternehmen abgewickelt. Schritt 3: Übergabe des Zahlungsverkehrs an den Dienstleister Im dritten Schritt hin zum beschriebenen Prozess wurde die Zahlungsanweisung an den Dienstleister übergeben. Die Prüfung und Freigabe der Zahlung oblag weiterhin dem Unternehmen. Bis zum stabilen Lauf vergingen weitere zwei Monate. Schritt 2: Produktivbuchhaltung und Test Zahlungsverkehr Nach der Umstellung wurde drei Monate produktiv gebucht und gleichzeitig die Umstellung des Zahlungsverkehrs vorbereitet. Zu Beginn wurden lediglich Zahlungsvorschläge durch den Dienstleister erstellt und an das Unternehmen zur Prüfung übermittelt. Die Anweisung der Zahlung oblag diesem noch selbst. Währenddessen wurden für den Dienstleister Zugangsdaten für das Online- Banking beantragt.

16 14 Hürden bei der Umsetzung Hürden bei der Umsetzung Bei der Übergabe des Prozesses an den Dienstleister tauchten unterschiedliche Probleme auf, die im Folgenden kurz beschrieben werden sollen: Technische Probleme Ein Problem bei der Umstellung auf die Webplattform war die geringe Bandbreite und die Unzuverlässigkeit des Internetzugangs. Dadurch kam es häufiger zu Abbrüchen und Verzögerungen. Verbesserungen der Leitungskapazität durch den Provider und Veränderungen im Dokumentenupload haben geholfen, diese Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen. Die Bank tat sich schwer Nicht nur für die Mitarbeiter des Unternehmens war die Situation ungewohnt. Auch die Hausbank war auf eine digitale Abwicklung des Zahlungsprozesses durch einen Dienstleister nicht vorbereitet. Online-Banking-Zugangsdaten für Dienstleister gab es nicht. Es mussten persönliche Zugangsdaten für Mitarbeiter des Dienstleisters ausgestellt werden. Integration der Mitarbeiter in den Prozess Die in der Buchhaltung des Unternehmens verbleibende Mitarbeiterin hatte mit der Komplexität der Umstellung Probleme. Vor allem die technischen Schwierigkeiten in der Startphase haben dazu beigetragen, dass den Systemen und damit dem Prozess nur wenig Vertrauen entgegen gebracht wurde. Gewohntes Terrain zu verlassen und sich nur noch auf wenige Teilschritte im Prozess zu konzentrieren, war schwierig. Maßnahmen, die das Vertrauen in Technik und Dienstleister stärkten, haben dazu beigetragen diese Situation in den Griff zu bekommen.

17 Datensicherheit 15 Gewährleistung der Datensicherheit im Prozess Der Buchhaltungsprozess beinhaltet naturgemäß den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten. Im vorliegenden Beispiel galt es, insbesondere die folgenden sensiblen Unternehmensdaten zu schützen: 1 interne Finanzdaten 2 personen- und auftragsbezogene Lieferantendaten Um den Schutz dieser Informationen und Daten zu gewährleisten, ist der Prozess mit den folgenden, erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen ausgestattet worden. 1. Übertragung Mit dem Upload der Daten erfolgt eine verschlüsselte und über einen VPN-Client getunnelte Übertragung in das Rechenzentrum des Dienstleisters. Ab dem Zeitpunkt des Uploads sind die ursprünglichen Eingangsrechnungen revisionssicher und diebstahlsicher archiviert. 2. Speicherung Die Webplattform des Dienstleisters wird in einem sicheren und redundant ausgelegten Rechenzentrum betrieben. Damit erfolgt die Speicherung der Originaldaten und deren Verarbeitung in einer geschützten und nach PK-DML zertifizierten Umgebung. 3. Verarbeitung Die Verarbeitung der Daten wird auf einer sicheren Webplattform durchgeführt. Die technischen Vorkehrungen sind allerdings nur eine von zwei notwendigen Voraussetzungen für einen sicheren, arbeitsteiligen und IT-gestützten Prozess. Genauso wie die eigenen Mitarbeiter, kommen auch die Mitarbeiter des Dienstleisters mit sensiblen Daten des Unternehmens in Berührung. Eine Vereinbarung zum Datenschutz zwischen Unternehmen und Dienstleister wurde getroffen. Diese Randbedingungen gewährleisten, dass die Sicherheit und der Schutz der Daten, sowie deren Verfügbarkeit, hohe Priorität haben. Risiken, die durch den Zugriff durch unberechtigte Dritte (z. B. Hackerangriffe, Weitergabe von Daten durch Personen), den Verlust unternehmenswichtiger Informationen (z. B. Zerstörung der Speichermedien) oder die fehlende Verfügbarkeit während der Geschäftszeiten (z. B. Nichterreichbarkeit der Webplattform) entstehen, werden dadurch minimiert.

18 16 Fazit Fazit Das Fazit zum Projekt und den erreichten Zielen zieht Sebastian Lohr, einer der beiden Geschäftsführer der L&H Consulting OHG : Als Dienstleistungsunternehmen sind wir ständigen Veränderungen im Bereich der zugrunde liegenden Prozesse und der damit verbundenen IT-Landschaft ausgesetzt. Als unsere Buchhalterin in Rente ging, haben wir uns aufgrund der Kosten-Nutzen-Analyse und des Fachkräftemangels gegen eine Personaleinstellung und für die Auslagerung der Buchhaltung in eine Private-Cloud entschieden. Aufgrund der hohen Komplexität unserer Anforderungen haben wir diesen Schritt nicht ohne Bedenken gewagt. Mit einer Parallelbuchhaltung bis Ende 2010 sind wir einen Weg gegangen, der uns größtmögliche Sicherheit ermöglicht hat. Seit Anfang 2011 ist die Buchhaltung vollständig in die Cloud ausgelagert. Das Rechenzentrum steht in Deutschland und unterliegt dabei deutschen Datenschutzbestimmungen. Im sicherheitsgeprüften und nach PK-DML zertifizierten System des regionalen Dienstleisters ist es uns im Gegensatz zu vielen anderen Systemen möglich, alle laufenden Geschäftsvorfälle tagesaktuell zu buchen, tagesaktuelle Zahlen und Belege im Cockpit einzusehen und dabei jederzeit und weltweit online auf die Unternehmensdaten zuzugreifen. Wir haben einen Stand erreicht, der unsere Prozesse deutlich vereinfacht und sparen noch dabei. Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden. Beim Einstieg und während der Projektzeit gab es eine enge Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Elektronischer Geschäftsverkehr SAGeG, das uns unter anderem in Sicherheitsfragen informativ zur Seite stand. Weiterführende Literatur 1 Website des E-Commerce-Kompetenzzentrums Ostbayern, [http://www.ecommerce-ostbayern.de] 2 Breitbandplattform des BMWi, [http://www.zukunft-breitband.de/bba/navigation/root.html] 3 Informationsbroschüre zum Cloud Computing von Prozeus, [http://www.prozeus.de/imperia/md/content/prozeus/broschueren/ prozeus_broschuere_cloudcomputing_web.pdf]

19 Glossar 17 Quellen 1 Studie der Bundesagentur für Arbeit Perspektive 2025: Fachkräfte für Deutschland, Januar 2011, [http://www.studie-deutschland-online.de/do4/220.html] 2 Website des Netzwerks Elektronsicher Geschäftsverkehr, [http://www.ec-net.de] Glossar BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (mehr Informationen unter: ECC Handel Das Electronic-Commerce-Center Handel (ECC Handel) wurde 1999 als Forschungsund Beratungsinitiative unter der Leitung des Instituts für Handelsforschung an der Universität zu Köln ins Leben gerufen. (mehr Informationen unter KMU Kleine und mittlere Unternehmen (Sammelbezeichnung, welche definierte Grenzen hinsichtlich Beschäftigtenzahl, Umsätze und Bilanzsumme nicht überschreiten. Eine Definition findet sich unter Anderem im $267 des HGB) Revisionssicherheit Bezieht sich auf die Archivierung mittels elektronischer Archivsysteme, welche in Deutschland den Anforderungen des HGB, der AO, den GoBS und weiteren steuer- und handelsrechlichen Vorgaben entsprechen. SaaS Software as a Service (Software wird bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und dem Kunden als Service zur Verfügung gestellt.) SAGeG Sächsische Arbeitsgemeinschaft elektronischer Geschäftsverkehr (mehr Informationen unter PK-DML Prüfkriterien für Domumentenmanagementlösungen (ist ein Standard des Verbandes Organisations- und Informationssysteme [VOI] zur Zertifizierung der Revisionssicherheit und wird vom TÜViT als Grundlage verwendet) DTAUS Datenträgeraustauschverfahren (Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr im Inland) TÜViT Bietet Zertifizierung im Bereich IT-Sicherheit und IT-Qualität (mehr Informationen unter:

20 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr e-business für Mittelstand und Handwerk Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unter stützt es kleine und mittlere Unter nehmen bei der Einführung und Nutzung von E-Business-Lösungen. Beratung vor Ort Mit seinen 28 bundesweit ver teilten Kom pe tenz - zentren infor miert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unter - nehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informations veranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk im Internet Auf können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpartnern in Ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter 02203/ oder per Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbezie hung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kauf männischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragen de Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektro nischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk. Diese Broschüre wird vom SAGeG Kompetenzzentrum Elektronischer Geschäftsverkehr in Zusammenarbeit mit dem E-Commerce-Center Handel im Rahmen des Verbundprojekts Sichere E-Geschäftsprozesse in KMU und Handwerk als Teil der BMWi-Förderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr herausgegeben.

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