BüroWARE Basic. Tools

Transkript

1 BüroWARE Basic

2 Systemvoraussetzungen Dieser Abschnitt beschreibt die Hardware, Systemsoftware und den Speicherbedarf für die Verwendung von Software aus dem Hause SoftENGINE. Nach oben hin sind selbstverständlich keine Grenzen gesetzt. Software aus dem Hause SoftENGINE wird auf CD über den autorisierten Fachhandel vertrieben. Die Dokumentationen sind ausschließlich in elektronischer Form verfügbar. Microsoft Windows 2000/XP Microsoft Internet Explorer 5.5 Pentium -Prozessor 128 MB Arbeitsspeicher XGA-Grafikkarte (1024 x 768) CD-ROM Laufwerk Datenbank PervasiveSQL (für Basic optional)

3 Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der SoftENGINE GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma SoftENGINE GmbH und der Autor können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Warenzeichen BüroWARE ist ein eingetragenes Warenzeichen der SoftENGINE GmbH. Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000 sowie Windows XP sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten Eigentümer. Stand: August 2004 Copyright by: SoftENGINE GmbH Alte Bundesstraße Hauenstein Dokumentation: Peter Koch

4 I Inhaltsverzeichnis Willkommen Kap. I 1 Fremdwährung-Kursliste...3 erfassen Arbeiten mit der...4 Kursliste Tasten und Buttons Datenimport...7 BüroWARE Standardimport...10 DBase Import...10 von... 3 Outlook...11 Synchronisation 4 GDPDU-Export Index

5 I Willkommen Willkommen bei SoftENGINE! Herzlichen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus unserem Hause entschieden haben. SoftENGINE entwickelt seit 1993 betriebswirtschaftliche Lösungen für mittelständische Unternehmen. Software aus dem Hause SoftENGINE zeichnet sich durch die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche aus. Hauenstein im August 2004 SoftENGINE GmbH

6 Kapitel I

7 1 1.1 Fremdwährung-Kursliste erfassen Die Kursliste dient zur täglichen Erfassung der Fremdwährungskurse. Die Kurse können dabei entweder in der Preisnotierung oder in der Mengennotierung in einer Tabelle erfasst werden. Beim Speichern der Kurstabelle wird automatisch die Kurshistorie gepflegt. Die letzte Kursbearbeitung kann jederzeit in die Tabelle geladen werden. So rufen Sie die Fremdwährung-Kursliste auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf " / FremdwährungKursliste". BüroWARE öffnet den Dialog "Währungen - Kursliste erfassen". 3

8 Arbeiten mit der Kursliste Die im "Firmenstamm -> Währungseinheiten" definierten Fremdwährungen werden in der Tabelle gelistet. Sie können die tagesaktuellen Kurse in den Spalten Kurs, Geldkurs und Briefkurs für jede Fremdwährung erfassen. Um die zuletzt gespeicherten Kurse in die Tabelle zu laden (z.b. Kursbearbeitung vom Vortag), klicken Sie auf den Button <Letzte Kursbearbeitung>. Die Spalten/Felder des Dialoges im einzelnen: Der Bereich "Eingabe Kurs... " W

9 5 Angezeigt wird der 2-stellige Währungsschlüssel der Fremdwährung. ISO Hier sehen Sie die ISO-Bezeichnung der Fremdwährung. Bezeichnung Hier wird die Bezeichnung der Fremdwährung angezeigt. Kurs Dieses Feld nimmt entweder die Mengennotierung einer Währung für einen Euro auf oder die Preisnotierung in Euro für eine Fremdwährungseinheit auf (Mittelkurs). (Je nach Auswahl im Bereich "Einstellungen -> Kurserfassun mit..."). Beispiel Mengennotierung: 1 Euro = 1,2252 USD MITTELKURS: 1,2252 Beispiel Preisnotierung: 1 USD= 0,81619 EUR MITTELKURS: 0,81619 Geldkurs / Briefkurs Diese beiden Kurse dienen der Bewertung von Fremdwährungsforderungen bzw. Verbindlichkeiten zum Jahresende. Für Forderungen gelten die jeweiligen Geldkurse, für Verbindlichkeiten die Briefkurse. Beide Kurse sind in der Mengennotierung einzutragen. Der Bereich "Einstellungen" Der Bereich "Kurserfassung mit" Wählen Sie hier, ob Sie die Kurse in der Mengennotierung oder in der Preisnotierung erfassen wollen.

10 6 MENGENNOTIERUNG Kurs in Fremdwährung für einen Euro Beispiel Mengennotierung: 1 Euro = 1,2252 USD MITTELKURS: 1,2252 PREISNOTIERUNG Kurs in Euro für eine Fremdwährungseinheit Beispiel Preisnotierung: 1 USD= 0,81619 EUR MITTELKURS: 0,81619 Der Bereich "Kurserfassung von" Tragen Sie hier ein, an welchem Tag die Kurse festgestellt wurden: Gestern Heute Datum (mit Datumsangabe) Tasten und Buttons Verfügbare Symbolbuttons der Kursliste: ESC - Verlassen Mit der Funktionstaste ESC schließen Sie diesen Dialog ohne die Eingaben zu speichern. Bei Änderungen erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Kurse gespeichert werden sollen. Entspricht dem Symbolbutton: <Verlassen> F10 - Verlassen/Speichern Mit der Funktionstaste F10 schließen Sie den Dialog und speichern die Eingaben. Entspricht dem Symbolbutton: <Verlassen/Speichern> F8 - Letzte Kurse laden Mit F8 können Sie die zuletzt gespeicherten Kurse in die Tabelle laden (z.b. Kursbearbeitung vom Vortag). Entspricht dem Symbolbutton: <Letzte Kursbearbeitung>

11 1.2 Datenimport So rufen Sie den Datenimport auf (z.b.standardschnittstelle Wawi): 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf " / Datenimport / Standardschnittstelle Wawi". BüroWARE öffnet den Dialog Datenimport. 7

12 8 Die Felder im einzelnen: DATEINAME Tragen Sie hier den Dateinamen der Quelldatei ein (einschließlich Pfad). Um die Datei zu suchen, klicken Sie auf die Pfeiltaste oder drücken Sie die Funktionstaste [F5]. NUR TESTEN Wenn Sie den Status dieses Feldes þ aktivieren, wird der Import der Daten nur simuliert. Über das Importprotokoll (siehe Feld MIT PROTOKOLL) können Sie dann ersehen, wie der Import vorgenommen werden würde. KONVERTIERUNG Stellen Sie hier ein, ob die Daten bei der Übernahme in einen ASCII oder ANSIZeichensatz konvertiert werden sollen. Wählen Sie unter folgenden Optionen: 0 Keine Bearbeitung Bei Quelldaten im Windows-Zeichensatz ANSI 1 Umwandeln ASCII/ANSI Bei Quelldaten im DOS-Zeichensatz ASCII 2 Umwandeln ANSI/ASCII Für eine Umwandlun von Windows-ANSI in ASCII

13 ÜBERNAHMEART Hier können Sie festlegen, was geschehen soll, wenn die zu importierenden Datensätze bereits vorhanden sind. Folgende Optionen sind verfügbar: 0 Neuanlage/Änderung Neue Datensätze werden angelegt, bereits bestehende werden mit den neuen Werten der Importdatei überschrieben. 1 Nur Ändern Es werden nur bestehende Datensätze bearbeitet. Neue Datensätze werden nicht hinzugefügt. 2 Nur Hinzufügen Es werden nur neue Datensätze angelegt. Bestehende Datensätze werden nicht bearbeitet. 3 Löschen Mit dieser Option wird ein bestehender Datensatz gelöscht, wenn dieser mit dem Primärschlüssel der Quelldatei übereinstimmt. MIT PROTOKOLL Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, um ein Importprotokoll zu drucken. FORMULARNUMMER PROTOKOLL Tragen Sie hier die Formularnummer "302" ein. Dieses Formular ist das Standardimportprotokoll. Haben Sie ein individuelles Formular erstellt, können Sie hier die Nummer Ihres Formulares eintragen. DRUCKERNAME PROTOKOLL Drucker bzw. Ausgabemedium, auf dem das Protokoll gedruckt werden soll. Mit der Funktionstaste [F5] können Sie eine Tabelle mit der unter Windows verfügbaren Druckern öffnen. Der Bereich "Einstellungen Protokolldruck" FEHLERBLOCK/HINWEISBLOCK/ÄNDERUNGSBLOCK/NEUANLAGEBLOCK DRUCKEN Stellen hier ein, welche Informationen das Importprotokoll beinhalten soll. DRUCKPROTOKOLL IMPORTIERBARE SÄTZE Auf dem Protokoll werden alle importierbaren Sätze ausgegeben, wenn Sie den Status dieses Feldes þ aktivieren. DRUCKPROTOKOLL FEHLERHAFTE SÄTZE Auf dem Protokoll werden alle fehlerhaften Sätze ausgegeben, wenn Sie den Status dieses Feldes þ aktivieren. 9

14 10 Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - Verlassen Mit der Funktionstaste ESC schließen Sie diesen Dialog ohne den Import zu starten. Entspricht dem Button: <Verlassen> F9 - Import starten Mit der Funktionstaste F9 können Sie den Datenimport nach einer Sicherheitsabfrage starten. Entspricht dem Button: <Datenimport starten> F6 - Schnittstellenbeschreibung ändern Mit F6 können Sie die Schnittstellendefinition ändern, d.h. Sie ordnen den BüroWARE-Feldern ein Feld der Quelldatei zu. Entspricht dem Button: <Schnittstelle ändern> ALT+Q - Quellbeschreibung ändern Um die Feldbeschreibung der Quelldatei zu ändern, drücken Sie die Tastenkombination ALT+Q. Entspricht dem Button: <Quellbeschreibung ändern> Anmerkung: Die Buttons (Funktionen) <Schnittstelle ändern> und <Quellbeschreibung ändern> sind für den Standardimport nicht verfügbar BüroWARE Standardimport Der BüroWARE Standardimport ist ein von BüroWARE vorgegebenes Schnittstellenformat. Über dieses Format lassen sich Daten in nahezu alle Datentabellen der BüroWARE importieren. Lesen Sie hierzu: Designer - Die BüroWARE Standardschnittstelle DBase Import von... Die wichtigsten Stammdaten können Sie über die hier vordefinierten DBase-Importe einlesen. Das DBase-Format wird von BüroWARE automatisch erkannt und die Quellbeschreibung erstellt. Sie müssen lediglich noch die Zuordnung zu den einzelnen Tabellenfeldern vornehmen.

15 Outlook Synchronisation Über die Outlooksynchronisation werden die BüroWARE Adress- und Ansprechpartnerdaten mit den MS-Outlook-Kontaktdaten abgeglichen. Der Abgleich kann in beiden Richtungen erfolgen. Hinweis: Adressdaten / Ansprechpartner Es werden nur Adressen und Ansprechpartner synchronisiert, die für die Outlooksynchronisation gekennzeichnet sind! Hierzu muss im jeweiligen Stammsatz das Feld OUTLOOK-SYNCHRONISATION aktiviert werden. Lesen Sie hierzu: Warenwirtschaft - Adressen anlegen/ändern - Die Karteikarte "Einstellungen" Warenwirtschaft - Ansprechpartner anlegen/ändern So rufen Sie Outlook Synchronisation auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf " / Outlook Synchronisation". BüroWARE öffnet die Outllook-Synchronisation.

16 12 Folgen Sie bitte den Anweisungen des Assistenten. 1.4 GDPDU-Export Über diesen Programmpunkt können Sie die BüroWARE-Daten in einem Format ausgeben, das der Steuerprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung in die AudiconPrüfsoftware "IDEA" einlesen kann. Es werden Datendateien und die Beschreibungsdatei im XML-Format erzeugt. Diese Dateien können Sie auf CD oder DVD brennen und dem Steuerprüfer überlassen. Die zu exportierenden Datentabellen können über einen Assistenten ausgewählt werden. Der Assistent führt Sie durch den Exportvorgang. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Assistenten. Hinweis: Export von Buchungsätzen der Finanzbuchhaltung Es können nur verarbeitete (journalisierte) Buchungssätze exportiert werden!

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