Info. aktienbuch / aktionärsverzeichnisse. recht interessant xxxxx

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1 Info september recht interessant xxxxx (3. übertragung Teil) von beteiligungen und meldepflichten von beteiligten an kapitalgesellschaften ab 1. Juli 2015 Jede Kapitalgesellschaft (Aktiengesellschaft, GmbH) verfügt über ein in den Statuten definiertes Aktien- oder Stammkapital, welches in einzelne Aktien oder Stammanteile zerlegt ist. Das Kapital und dessen Stückelung in einzelne, regelmässig auf den gleichen Betrag lautende Aktien oder Stammanteile sind im Handelsregister aufgeführt. Bei Aktiengesellschaften ist überdies noch anzugeben, ob es sich um Namen- oder Inhaberaktien handelt. Aktiengesellschaften Die Aktie als Wertpapier, Übertragung von Aktien Aktien sind Wertpapiere, egal ob als Namen- oder Inhaberaktien ausgestellt. Ein Wertpapier ist eine Urkunde, mit welcher ein Recht derart verknüpft ist, dass das Recht ohne Urkunde weder geltend gemacht noch übertragen werden kann (Art. 965 OR). Aktien oder Aktienzertifikate Eine Aktie verkörpert den kleinstmöglichen statutarischen Anteilswert und die entsprechenden damit verknüpften Aktionärsrechte. In kleineren Verhältnissen oder bei kleinen Stückelungen (der Mindestnennwert einer Aktie beträgt gemäss Art. 622 Abs. 4 OR CHF 0.01, also 1 Rappen) werden oft mehrere Aktien desselben Aktionärs in sogenannten Zertifikaten zusammengefasst. Das Zertifikat verkörpert wertmässig wie auch bezüglich der damit zusammenhängenden Aktionärsrechte die Anzahl Aktien, die im Zertifikat zusammengefasst sind. Inhaberaktie Als Inhaberpapiere ausgestattete Aktien sind grundsätzlich frei, durch blosse Übergabe, übertragbar. Es gilt hier die gesetzliche Vermutung, dass derjenige, der über die Aktien verfügt, auch deren Eigentümer sei. Inhaberaktien waren bis anhin die Grundlage der sogenannten «société anonyme», der «anonymen Gesellschaft», deren Aktionäre unbekannt waren (vgl. unten). Namenaktie Als Namenaktien ausgestaltete Wertpapiere sind keine Namenpapiere im Sinne des Wertpapierrechtes, wie es die Bezeichnung vermuten lässt, sondern von Gesetzes wegen sogenannte Ordrepapiere (vgl. Art. 684 OR). Übertragung von Namenaktien Zur Übertragung von Namenaktien sind folgende Schritte erforderlich: 1. Ein Vertrag. Es ist empfehlenswert - auch in einfachen Verhältnissen - einen schriftlichen Vertrag zu erstellen 2. Die Eintragung im Aktienbuch. Allenfalls ist vorgängig die Zustimmung des Verwaltungsrates einzuholen (siehe weiter unten) 3. Aktien oder Aktienzertifikate werden mittels Indossament übertragen. Sind Aktien nicht physisch ausgestellt worden, werden sie mittels Abtretungserklärung (Zession) übertragen.

2 2 Zur Übertragung eines Ordrepapiers (also auch einer Namenaktie) ist ein sogenanntes Indossament nötig, eine Übertragungsverfügung auf der Rückseite der Aktie, unter Angabe des neuen Eigentümers und des Übertragungsdatums. Grundsätzlich frei übertragbar, können die Statuten bestimmen, dass Namenaktien nur mit Zustimmung der Gesellschaft (also des Verwaltungsrates) übertragen werden können (Art. 685a OR). Die meisten Statuten sehen für Namenaktien diese Bedingung vor. Die Zustimmungserklärung des Verwaltungsrates (Visum) wird regelmässig dem Indossament beigefügt. Der Verwaltungsrat kann die Zustimmung verweigern, wenn er dem Verkäufer die Übernahme der Aktien zum wirklichen Wert anbietet (Art. 685b Abs. 1 OR). Sehen die Statuten weitere wichtige Gründe für die Verweigerung der Übertragung durch den Verwaltungsrat vor, spricht man von «vinkulierten Namenaktien». Liegt ein solcher Grund vor, kann der Verwaltungsrat die Übertragung ablehnen ohne eine Übernahme zum wirklichen Wert anzubieten. In diesem Fall bleiben das Eigentum und die mit der Aktie verbundenen Rechte beim Veräusserer (Art. 685c Abs. 1 OR). Börsenkotierte Gesellschaften können die Übertragung von Namenaktien nur ablehnen, wenn das Eigentum an Aktien statutarisch eingeschränkt ist oder der Erwerber nicht erklärt, die Aktien auf eigenen Namen und Rechnung zu erwerben (Art. 685d OR). Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Stammanteile der GmbH und deren Übertragung Stammanteile am Stammkapital einer GmbH müssen einen Mindestnominalwert von CHF 100 haben. Urkunden über Stammanteile können nur als Beweisurkunde (kein Wertpapier) oder als Namenpapiere (selten) ausgestellt werden (Art. 784 OR). Als Namenpapier muss die Urkunde auf einen bestimmten Namen lauten und darf nicht an Ordre gestellt sein (Ordrepapier, wie etwa Namenaktien). Die Übertragung von Stammanteilen ist nur mit schriftlicher Abtretungsvereinbarung gültig und bedarf der Zustimmung der Gesellschafterversammlung, sofern nicht die Statuten ausdrücklich auf das Erfordernis der Zustimmung verzichten. Sonderfall Genossenschaft Die Statuten können vorsehen, dass zum Beweis der Mitgliedschaft eine Urkunde ausgestellt wird. Diese kann auch in einem Anteilschein bestehen. Werden Anteilscheine ausgegeben, muss jedes Mitglied mindestens einen Anteilschein erwerben. Statutarisch kann der Erwerb mehrerer Anteilscheine bis zu einer bestimmten Höchstzahl festgelegt werden. Die Anteilscheine sind auf den Namen des Erwerbers auszustellen, sind aber nicht Wertpapier sondern lediglich Beweisurkunde (vgl. Art. 853 OR). Die Abtretung von Genossenschaftsanteilen oder von Anteilscheinen macht den Erwerber nicht ohne Weiteres zum Genossenschaftsmitglied. Dafür ist ein Aufnahmebeschluss gemäss Gesetz und Statuten notwendig. Bis zu diesem Beschluss bleibt der Veräusserer Mitglied und ist zur Ausübung der persönlichen Rechte berechtigt. Neue Verzeichnisse bei den Gesellschaften ab 1. Juli 2015 Am 1. Juli 2015 sind die verschärften Massnahmen gegen die Geldwäscherei in der Schweiz in Kraft getreten. Die Schweiz hat die Empfehlungen der GAFI (Groupe d'action financière) übernommen, aus Angst, auf einer schwarzen Liste zu erscheinen! Was bedeuten diese Massnahmen für die Unternehmen? Neu muss jede Kapitalgesellschaft zusätzlich ein Verzeichnis über Inhaberaktionäre und die wirtschaftlich Berechtigten mit qualifizierter Beteiligung (25 % und mehr) führen. Die Übertragungen von Aktien und Anteilen sind neu auch im Verzeichnis zu registrieren. Der Inhaber hat sich mittels Zession, Indossament oder durch Vorlage der erworbenen Titel als Eigentümer auszuweisen und überdies den wirtschaftlich Berechtigten zu nennen, wenn oder sobald die Beteiligung 25 % des Gesamtkapitals oder der Stimmberechtigungen erreicht oder überschreitet. Das oberste Organ der Gesellschaft hat die Pflicht, diese Vorgänge minutiös zu dokumentieren.

3 3 Inhaber und Geschäftsleitungen von KMUs sind zunehmend mit administrativen Pflichten belastet, manchmal auch überlastet. Die Folge ist, dass in der Praxis der Umgang der KMUs mit Namenaktien mit dem Aktienbuch sehr unterschiedlich ist Es gibt Gesellschaften, welche das Aktienbuch mustergültig nachführen. In vielen Fällen jedoch wurde bei der Gründung zwar ein Aktienbuch erstellt aber trotz Anteilsübertragungen nach Verkäufen oder Erbfällen nicht nachgeführt. Öfters ist es schlicht nicht mehr auffindbar. Häufig wurde - in überschaubaren Anfangsverhältnissen - gar nie ein Aktienbuch erstellt. Regelmässig wurden die Formvorschriften bei der Übertragung von Aktien, Aktienzertifikaten oder nicht physisch ausgestellten Aktien (sogenannter aufgeschobener Titeldruck) nicht beachtet. Solange keine Streitigkeiten unter den Beteiligten ausbrachen, passierte in der Regel auch nichts, wenn kein Aktienbuch vorhanden war, es nicht nachgeführt wurde oder Übertragungen von Beteiligungen nicht formgerecht erfolgten. Dies ändert sich ab 1. Juli 2015 (siehe unten). Was ist neu? Aktiengesellschaften mit Namenaktien Gesellschaften mit Namenaktien waren bisher schon verpflichtet, ein Aktienbuch zu führen (Art. 686 altor). Neu ist die Pflicht bei Namenaktien, den Zugriff auf das Aktienbuch und auf die einer Eintragung zu Grunde liegenden Belege während 10 Jahren nach der Streichung des Eigentümers oder Nutzniessers aus dem Aktienbuch in der Schweiz zu gewährleisten. Hält oder erwirbt ein Aktionär allein oder in Absprache mit Dritten 25 % oder mehr am Kapital oder an den Stimmrechten der Gesellschaft, muss der Aktionär der Gesellschaft den wirtschaftlich Berechtigten an den Aktien im Verzeichnis nennen (auch wenn er selbst Berechtigter ist). Die gesetzlichen Bestimmungen zum Aktienbuch für Namenaktien (gültig ab 1. Juli 2015) Art. 686 OR 1. Die Gesellschaft führt über die Namenaktien ein Aktienbuch, in welches die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adresse eingetragen werden. Sie muss es so führen, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann. 2. Die Eintragung in das Aktienbuch setzt einen Ausweis über den Erwerb der Aktie zu Eigentum oder die Begründung einer Nutzniessung voraus. 3. Die Gesellschaft muss die Eintragung auf dem Aktientitel bescheinigen. 4. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär oder als Nutzniesser, wer im Aktienbuch eingetragen ist. 5. Die Belege, die einer Eintragung zugrunde liegen, müssen während zehn Jahren nach der Streichung des Eigentümers oder Nutzniessers aus dem Aktienbuch aufbewahrt werden. Aktiengesellschaften mit Inhaberaktien Pflichten der Gesellschaft Ab 1. Juli 2015 sind Gesellschaften mit Inhaberaktien verpflichtet, ein Verzeichnis zu führen (Art. 697l Abs. 1 OR) und Vor- und Nachnamen bzw. Firma des Inhaberaktionärs, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Adresse zu dokumentieren. Mit den gleichen Angaben sind die wirtschaftlich Berechtigten, welche über 25 % und mehr des Kapitals oder der Stimmrechte verfügen, aufzuführen (Art. 697l Abs. 2 OR). Auf das Verzeichnis und die Belege muss während 10 Jahren nach der Streichung des Aktionärs in der Schweiz zugegriffen werden können. Der Verwaltungsrat der Gesellschaft hat sicher zu stellen, dass kein Aktionär, der seine nachfolgend beschriebenen Meldepflichten verletzt hat, seine Rechte ausüben kann (Art. 697m Abs. 4 OR). Meldepflichten des Inhaberaktionärs Ein Aktionär, der Inhaberaktien einer nicht börsenkotierten Gesellschaft erwirbt, muss der Gesellschaft innert Monatsfrist die vorerwähnten Angaben mitteilen.

4 4 Für am 1. Juli 2015 bereits bestehende Aktionäre gilt, dass sie sich bis Ende Dezember 2015 bei der Gesellschaft registrieren lassen müssen. Dies gilt auch für die Registrierung des wirtschaftlich Berechtigten, falls der Aktionär 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte hält. Spätere diesbezügliche Veränderungen sind der Gesellschaft innert Monatsfrist zu melden. Der Inhaberaktionär hat bei der Meldung an die Gesellschaft den Besitz der Inhaberaktien nachzuweisen und sich zu identifizieren, als natürliche Person durch einen amtlichen Ausweis mit Fotografie (Pass, ID, Führerausweis); als juristische Person mittels Handelsregisterauszug; als ausländische juristische Person durch beglaubigten aktuellen ausländischen Handelsregisterauszug oder ein gleichwertiges Dokument. Alle diese Belege sind während 10 Jahren nach Löschung eines Aktionärs im Register durch die Gesellschaft sicher und in der Schweiz greifbar aufzubewahren. Die Meldepflicht besteht nicht, wenn die Inhaberaktien als sogenannte Bucheffekten gemäss Bucheffektengesetz ausgestattet sind. Der Verwaltungsrat benennt eine in der Schweiz liegende Verwahrungsstelle. Folgen der Verletzung der Meldepflicht Der Inhaberaktionär, welcher die Meldepflichten verletzt, kann seine Mitgliedschaftsrechte in der Gesellschaft nicht wahrnehmen (z.b. Teilnahme an der Generalversammlung). Die finanziellen Rechte (Vermögensrechte wie Anspruch auf Dividende) kann der Aktionär erst geltend machen, wenn er seine Meldepflicht erfüllt hat. Die bis dahin entstandenen Rechte sind verwirkt und können also später nicht mehr rückwirkend geltend gemacht werden. Erst ab erfolgter Meldung kann der Aktionär die (ab diesem Zeitpunkt) entstehenden Vermögensrechte geltend machen (vgl. Art. 697m OR). Gesellschaften mit beschränkter Haftung Die Gesellschaften mit beschränkter Haftung hatten bisher schon die gesetzliche Pflicht, ein Anteilsregister zu führen. Neu kommt die Meldepflicht der wirtschaftlich Berechtigten hinzu, falls ein Stammanteilsinhaber 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte hält. Das oben zu den Inhaberaktien Gesagte gilt analog für die GmbH (vgl. Art. 790a OR). Genossenschaften Auch die Genossenschaften ohne Nachschusspflichten oder Anteilscheine haben neu ein Genossenschafterverzeichnis zu führen, welches Vor- und Nachnamen bzw. Firma sowie Adresse des Genossenschafters nennt. Die für den Nachweis als Genossenschafter vorgelegten Belege sind analog der AG während 10 Jahren nach Austritt eines Genossenschafters in der Schweiz zugreifbar aufzubewahren. Was soll nun ein oberstes Organ einer Gesellschaft tun? Um mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht in Konflikt zu geraten, empfehlen wir, die Situation zu überprüfen und den gesetzlichen Zustand (wieder-)herzustellen, sofern Handlungsbedarf besteht. Beispiele zur Meldepflicht ab 1. Juli 2015 bei Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) bei Erreichen oder Überschreiten der Limite von 25 % Die Meldung sollte - mit Vorteil - per Einschreiben (Nachweis) an die Gesellschaft gerichtet sein. Natürliche Personen müssen sich mittels Kopien ihres Passes oder der ID, Kapitalgesellschaften mit dem HR-Auszug ausweisen. Der oder die wirtschaftlich Berechtigten müssen im Verzeichnis eingetragen werden.

5 5 Folgende Konstellationen sind denkbar: 1. VR Präsident hält 30 % der Aktien Der VR-Präsident muss Meldung an die Gesellschaft erstatten und den wirtschaftlich Berechtigten (in diesem Fall sich selbst) im Verzeichnis eintragen. 2. Drei Aktionäre halten je 15 %, sie haben einen Aktionärsbindungsvertrag (ABV) unterzeichnet, welcher sie zu gemeinsamem Vorgehen verpflichtet Die Aktionäre müssen den vertraglichen Zusammenschluss melden und mitteilen, dass sie gemeinsam über mehr als 25 % der Aktien bzw. der Stimmrechte verfügen (unter Beilage der amtlichen Ausweise). 3. Ein Kind erbt 40 % der Aktien einer Gesellschaft Es ist davon auszugehen, dass der gesetzliche Vertreter das Kind als Aktionär und wirtschaftlichen Berechtigten im Verzeichnis eintragen lassen muss, vertreten durch die Eltern, einen Vormund etc. 4. Die Erbengemeinschaft tritt an die Stelle der verstorbenen Hedy Maier, welche 50 % der Aktien besass Die Erbengemeinschaft bzw. ein bezeichneter vertretungsbefugter Erbe veranlasst, dass anstelle von Hedy Maier die «Erbengemeinschaft Hedy Maier» unter Nennung aller Erben einzutragen ist und legt die wirtschaftlich Berechtigten offen (mit allen Details wie zum Beispiel Kopien der amtlichen Ausweise). 5. Eine Gesellschaft besitzt eine Tochtergesellschaft Die Gesellschaft meldet sich als Aktionärin bei der Tochtergesellschaft an, unter Beilage des HR-Auszugs. Es liegt auf der Hand, dass die Meldepflichten wohl nicht flächendeckend erfüllt werden. Es drängt sich die Frage auf, ob der Aufwand, der insbesondere KMUs entsteht, in einem vernünftigen Verhältnis zum Ertrag «Geldwäscherei-Prävention» steht. Befriedigende Antworten sind wohl schwierig zu finden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im BDO Newsletter vom Juni 2015 «Verschärfte Massnahmen gegen die Geldwäscherein ab 1. Juli 2015». Aktienbuch von BDO Wir wollen Sie bei der Erfüllung dieser Pflichten unterstützen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen ein einfach gehaltenes Aktienbuch (Inhaber- und Namenaktien) mit integriertem Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten auf unserer Homepage zur Verfügung. Hier finden Sie den Link zum Aktienbuch von BDO. Nachfolgend einige Informationen: Funktionsweise des Aktienbuchs von BDO Da es keine Detailvorschriften über das Aktienbuch gibt, sind in der Praxis verschiedene Lösungen zu sehen. Gesellschaften mit einer Vielzahl von Aktionären sind am besten mit einer speziellen Software bedient. Gesellschaften mit einem überschaubaren Aktionärskreis können das Aktienbuch mittels Excel-Listen oder sogar von Hand führen. BDO unterstützt Sie mit einem Aktienbuch auf Excel-Basis. Das Aktienbuch beinhaltet ein Makro, welches Ihnen die Bedienung erleichtert. Ein Muster-Aktienbuch mit Aktionärsverzeichnis zeigt Ihnen, welche Angaben enthalten sein sollten und wie Mutationen zu führen sind, insbesondere auch hinsichtlich des neu geforderten Verzeichnisses über die wirtschaftlich Berechtigten.

6 6 Die Eingabemaske «Stammdaten Firma» dient zur Eingabe der Daten der Gesellschaft. Mit der Makro-Steuerung «Neuer Aktionär» können Sie neue Aktionäre erfassen. Das Makro generiert dann die folgenden Teile: Das Deckblatt mit den Angaben zur Gesellschaft Das Verzeichnis der Aktionäre. Es dient zur Übersicht über die Aktionäre und die Transaktionen. Das Aktiendetail pro Aktionär. Für jeden einzelnen Aktionär wird ein neues Detailblatt eröffnet, welches die Transaktionen im Einzelnen aufzeigt. Jedes Aktiendetail ist bei Eröffnung vom Verwaltungsrat rechtgültig zu unterzeichnen. Die Transaktionen (Käufe, Verkäufe) sind ebenfalls vom Verwaltungsrat zu genehmigen. Wie können wir Sie unterstützen? Wie schon erwähnt, können Sie unser Aktienbuch kostenlos beziehen. Wir hoffen, dass es selbsterklärend ist. Wenn Sie jedoch Hilfe benötigen oder wenn Sie Fragen haben, stehen unsere Rechtsberater gerne zu Ihrer Verfügung. Wir prüfen Ihr Aktienbuch, wenn Sie wünschen, oder unterstützen Sie bei Transaktionen mit Bewertungen, Prüfungen oder mit einer Rechtsberatung. Autoren Marc Schaffner, lic. iur. stv. Direktor, BDO AG, Aarau, Tel: , Hanspeter Baumann, dipl. Treuhandexperte, Partner, BDO Liestal, Tel: , bdo.ch Haben Sie Fragen? Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 33 Niederlassungen in Ihrer Nähe. oder Tel Hinweis Diese Publikation will einen Überblick vermitteln; sie enthält Informationen allgemeiner Art und kann eine individuelle Abklärung nicht ersetzen. Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass überlagernde Vorschriften bestehen können. Bei einer Verknüpfung mit einem früher erschienenen Newsletter ist die Rechtsentwicklung seit dem Erscheinen zu berücksichtigen. Copyright Ein Abdruck dieses Artikels (auch auszugsweise) ist nur mit schriftlicher Zustimmung von BDO und mit Quellenangabe gestattet. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar zu. Ansprechperson: Heidi Fundinger Tel: Newsletter@bdo.ch