Archiv und Wirtschaft

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1 Archiv und Wirtschaft Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft 49. Jahrgang 2016 Heft 2 Herausgegeben von der VEREINIGUNG DEUTSCHER WIRTSCHAFTSARCHIVARE E.V.

2 Informieren, belehren, unterhalten und verbinden Interne Kommunikation von der Mitarbeiterzeitung zum Intranet (mit Fallstudie UBS)* Andreas Jäggi und Christian Leitz Mitarbeiterzeitungen die Anfänge Führen ist Kommunikation. Und so ist es nur folgerichtig, dass die Geschichte der internen Kommunikation eng mit der Ausbildung der ersten wirtschaftlichen Unternehmungen in der frühen Neuzeit einhergeht. Regina Dauser zeigt in ihrem Aufsatz,1 wie interne Kommunikation bereits für das 16. und 17. Jahrhundert dokumentiert werden kann, anhand des Briefwechsels der Fugger zwischen Stammhaus und den Niederlassungen. So erwartete sich Fugger etwa jede Woche Bericht über den Verlauf seiner Niederlassungen, um darauf mit Anweisungen oder Ratschlägen antworten zu können. Im 19. Jahrhundert erscheinen mit der Industrialisierung die ersten Mitarbeiterzeitungen. Ihre Geschichte nimmt in den USA und in Deutschland ihren Anfang. So nennt Hans-Peter Nordhoff2 das Mitteilungsblatt für Mitarbeiter The Lowell Offering der Lowell Cotton Mills in Massachusetts von 1840 und das Friedensblatt für unser Haus des Freiburger Textilindustriellen Karl Mez von In der Deutschschweiz beginnt die Geschichte der Mitarbeiterzeitung 1894 mit den Mitteilungen der Basler-Lebensversicherungs-Gesellschaft ist in der Westschweiz mit entre nous von Russ-Suchard & Cie die erste Mitarbeiterzeitschrift dokumentiert. Fortan verbreitet sich die Mitarbeiterzeitung in großen Unternehmen weiter. So zählt Nordhoff in Deutschland 1940 bereits 540 und in den USA 900 Mitarbeiterzeitungen. Für das Jahr 1960 weist er für die USA bereits 9 300, für Deutschland 460 und für die Schweiz 230 verschiedene Publikationen aus.3 Historische Entwicklung der Mitarbeiterzeitungen von UBS war die Schweiz gezwungen, eine ihrer damals acht Grossbanken, die Schweizerische Volksbank, zu retten und sich mit 100 Mio. Franken am Genossenschaftskapital der Bank zu beteiligen. Dieser Betrag entsprach knapp einem Viertel der gesamten Ausgaben der Schweizer Regierung in diesem Jahr. Andere Banken hatten hingegen weniger 60 Glück: So wurden im Zeitraum von 1930 bis 1939 etwa 60 Banken übernommen oder geschlossen sah sich die Schweiz zum ersten und bisher einzigen Mal gezwungen, den Schweizer Franken (um 30 Prozent) abzuwerten. 5 In diesem höchst schwierigen wirtschaftlichen Umfeld die Schweizerische Bankgesellschaft (SBG) selbst erlebte einen Rückgang ihrer gesamten Bilanzsumme von knapp 1 Mrd. im Jahr 1930 auf 441 Mio. Franken im Jahr 1935 lancierte die Bank im Juli 1934 ihre erste Mitarbeiterzeitschrift und setzte wenig überraschend einen Artikel zum Thema Wirtschaftskrise prominent auf die Titelseite. Der Artikel, ein Auszug aus einer Rede des SBG-Generaldirektors Paul Jaberg zum Thema Die Schweizerischen Banken in der Wirtschaftskrisis, ist bezeichnend für den Anspruch, den die Bank für ihre kleinformatige (A5), mit Beiträgen in drei Sprachen (D, F, I) versehene und vierteljährlich erscheinende SBG Blätter / UBS Revue ( Hauszeitschrift für das Personal ) stellte. In diesem Sinne, so die Herausgeber, gedenken wir auszugsweise Vorträge und Referate von leitenden Herren und von Beamten in unsere Zeitung aufzunehmen. Zuvorderst standen jedoch Mitteilungen und Berichte der Generaldirektion an das Personal. Wenig überraschend war auch die Tatsache, dass man die Leser ermunterte, aktiv mitzuwirken. Konkret war man an Vorschlägen organisatorischer Natur interessiert, dies verbunden mit dem Anreiz, für besonders gute Anregungen eine Honorierung derselben zu statuieren. Außerdem wurde der Leser ersucht, Nachrichten über Betätigung auf idealem oder sportlichem Gebiet einzureichen, um das Gefühl der Zusammengehörigkeit und den Geist guter Kameradschaft zu stärken und zu fördern. Und schließlich durften andere Personalnachrichten wie Beförderungen, Pensionierungen, Vermählungen oder Dienstjubiläen natürlich nicht zu kurz kommen. Es sollte mehr als drei Jahrzehnte dauern, bis der Schweizerische Bankverein (SBV), die andere Vorgängerbank von UBS, selbst mit einer Hauszeitschrift aufwartete. Die 1952 lancierten Mitteilungen des Hausverbands des SBV wurden nämlich nicht

3 1969 erschien schließlich die erste Ausgabe von Die 3 Schlüssel, benannt nach dem 1937 eingeführten, markanten Emblem der Bank, heute ein deutlich sichtbarer Bestandteil des UBS-Logos. Die neue Zeitung, gemeinsam durch Hausverband, Direktionen und Generaldirektion herausgegeben, zählte sich in direkter Linie zu den Zeitschriften, die der Hausverband herausgegeben hatte, und gab sich daher das gleiche Ziel: Auch unsere neue, gemeinsame Hauszeitung möchte informieren, belehren, unterhalten und verbinden. Im Gegensatz zu den Mitteilungen des Die Zürcher Bahnhofstrasse 1957, mit Blick auf das Hauptgebäude der Hausverbands erschien Die Schweizerischen Bankgesellschaft ( UBS) 3 Schlüssel jedoch regelmäßig und vor allem wurde die neue Zeitung an alle Mitarbeiter versandt. von der Bankführung (und nicht für alle MitarMit Blick auf die rasante Entwicklung der beiden beiter) herausgegeben, sondern vom so genannten Banken in den 1960er-Jahren ist die Entscheidung Hausverband. Die Mitteilungen dienten dem Hausder SBG, ihre Mitarbeiter häufiger und inhaltsverband als Mitteilungsorgan und Diskussionsforeicher mit Informationen zu versorgen, und die rum, aber auch zur Pflege menschlicher Beziehundes SBV, eine Zeitschrift für alle Mitarbeiter zu gen in der Bank. lancieren, sehr nachvollziehbar. Umrahmt von den Erst zwei Jahre nachdem die SBG bereits ein Feierlichkeiten zum einhundertjährigen Bestehen brandneues Format und einen neuen Namen für ihre Publikation gewählt hatte, erschien die erste of- der SBG im Jahr 1962 sowie des SBV zehn Jahre danach erwiesen sich die 1960er-Jahre als eine entfizielle Mitarbeiterzeitschrift des SBV, Die 3 Schlüsscheidende Periode für beide Banken, geprägt von sel. Bei der SBG war bereits im April 1967 die SBG Expansion und Innovation im In- und Ausland. Bis Blätter zur SBG Information geworden im vollen Ende 1970 hatte der SBV die Anzahl seiner Filialen Zeitungsformat und im 14-tägigen, also bedeutend und Niederlassungen in der Schweiz auf insgesamt kürzeren Erscheinungsrhythmus. Die Gründe für 110 ausgebaut, die SBG bereits auf rund 160. Damit diese Anpassung wurden den Lesern im Einwuchsen auch die Beschäftigtenzahlen deutlich. gangsteil der neuen Zeitung erklärt: Da mit dem Von Ende des Jahres 1962 bis Ende 1972 erhöhte Wachsen der Bankgesellschaft auch die Informatisich die Zahl der Mitarbeiter des SBV um fast 4 000, onsbedürfnisse und die Informationsmöglichkeiten und damit auf gesamt knapp 9 400, bei der SBG von stark zunahmen, kann eine als Vierteljahresschrift knapp unter Mitarbeitern im Jahr 1960 auf herauskommende Hauszeitung ihre Aufgabe heute fast bis zum Jahr Alles in allem also nicht mehr erfüllen. 61

4 eine Zeit, die reif für mehr interne Kommunikation war. Auch international wurde expandiert, so dass die beiden Banken in den frühen 1970er-Jahren auf allen Kontinenten vertreten waren. Diese Expansion wurde dann in den folgenden Jahren weiter intensiviert. Dieser Zuwachs im Ausland schlug sich letztendlich auch in der Mitarbeiterkommunikation nieder. Am Ende der 1980er-Jahre lancierten der SBV und die SBG fast zeitgleich Mitarbeiterzeitschriften auf Englisch, 1987 UBS International, 1989 SBC worldwide. Spätestens seit der offiziellen Pressemitteilung der beiden Banken im Dezember 1997, dass sie im folgenden Jahr fusionieren würden, stand das Jahr 1998 im Zeichen eben dieser Fusion. Dies zeigte sich auch deutlich bei der Mitarbeiterkommunikation. Bereits im Januar 1998, das heißt vor dem offiziellen Vollzug der Fusion im Juni des Jahres, wurde das monatliche Magazin UBS Integration lanciert, welches bis Oktober 1999 weitergeführt wurde. Im Oktober 1998 folgte dann Talking, welches jeweils gewisse Bereiche des neuen Unternehmens vorstellte. Beide wurden dann im Dezember 1998 vom neuen, monatlichen Mitarbeitermagazin von UBS, Our Times, abgelöst, welches durchgehend bis 2008 publiziert wurde. Seit Januar 2012 erscheint schließlich We. vierteljährlich für die Mitarbeiter der Bank in der Schweiz als eine Plattform für Begegnungen und eine Umgebung, in der Identität, Emotion und Unternehmenskultur stattfinden können. Wirkungsziele mehr als Informationsvermittlung Von Anfang an wollte die Mitarbeiterzeitung also mehr sein als reine Informationsvermittlung. So ist im Vorwort der erwähnten Erstausgabe der Mitteilungen der Basler-LebensversicherungsGesellschaft zu lesen: Wir hoffen, dass diese Einrichtung gute Erfolge in der Ausdehnung des Neugeschäfts haben möge.... Ein klares Bekenntnis also zur internen Kommunikation als Wertschöpfungsbeitrag, hier klar abzielend auf Mehrverkauf und höheren Umsatz. Ähnliches hatten die Schweizerischen Bundesbahnen im Blick, als sie zum Start ihres SBB-Nachrichtenblatts 62 Titelseite der Mitarbeiterzeitschrift SBG Blätter Revue UBS Rivista UBS, Ausgabe Oktober 1964 ( UBS) 1924 verlauteten ließen, das Organ diene dazu, [...] das gegenseitige Vertrauen zwischen den leitenden und vollziehenden Verwaltungsorganen zu fördern, sowie das Verständnis für erspriessliche Zusammenarbeit zu wecken und mit diesem das Höchstmass an Leistungen zu erzielen. Die Ausgaben für eine Mitarbeiterpublikation mussten sich also rechnen. Sie waren klar mit der Erwartung verknüpft, dass sich die Investition lohnen und in die hauptsächlichen Wirkungsziele der internen Kommunikation einzahlen sollten. Diese Wirkungsziele sind seither und bis heute unverändert folgende fünf: Strategische Ausrichtung: Die interne Kommunikation muss die Mitarbeitenden auf die Organisationsstrategie ausrichten. Die konkrete Wirkung der strategischen Ausrichtung der Mitarbeitenden liegt primär in der Vermittlung von Orientierung und Sinn. Mitarbeiterloyalität: Die Stärkung der Mitarbeiterloyalität setzt sich aus der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeitermotivation zusammen. Identifikation: Die Identifikation kann sich auf die Organisation selber, ihre Werte, Überzeugun-

5 gen und Motive, auf ihre Produkte und Dienstleistungen oder auf bestimmte Personengruppen beziehen. Damit verstehen sich die Mitarbeitenden als Botschafter des Unternehmens und tragen die Markenwerte nach außen. Organisationskultur: Das Stärken der Organisationskultur gelingt durch Vorleben, aber auch durch die erzählerische Vermittlung von Beispielen und gutem Verhalten. Kultur ist immer auch ein gutes Stück Storytelling. Unterstützung der Führungskräfte: Die Parallelkommunikation von der Spitze des Unternehmens direkt zu den Mitarbeitenden versorgt alle gleichzeitig mit denselben Botschaften und vermeidet Gerüchte und Unsicherheit. Diese Ziele lassen sich bis heute in den oft sehr professionell gemachten Mitarbeiterzeitungen, Newsletters und Magazinen finden. Die darin abgedruckten Editorials, Portraits, Reportagen, Interviews und aufwendig fotografierten Bildstrecken gehen weit über reine Information hinaus. Sie möchten die Mitarbeitenden vielmehr immer auch auf der emotionalen Ebene erreichen. Und wir stehen erst am Anfang dieser Veränderung: Wie seit Beginn des Medienwandels in unserer Gesellschaft insgesamt feststellbar, wandern auch in den Betrieben Informationen zunehmend und immer schneller von den gedruckten Medien in eine Vielzahl von Online-Kanälen. Aus einer Mitteilung bei der Einführung des Bank Wide Web bei der SBG 1994: Das Bank Wide Web (BWW) ist ein sogenanntes Intranet ein privates Netzwerk für die unternehmensinterne Nutzung. Das BWW basiert auf der gleichen Technologie wie das sagenumwobene World Wide Web (WWW) und das Internet. Allerdings verwendet das BWW das UBS Ubinet Datennetzwerk als zugrunde liegende physische Infrastruktur. Aus Sicherheitsgründen ist das BWW durch eine Firewall, die den Informationsfluss kontrolliert, strikt vom WWW getrennt. Doch ganz so schnell, wie viele Promotoren der digitalen Medienwelt erwartet haben, vollzieht sich der Wandel nicht. Eine im Frühjahr 2016 von Perikom Fachverein für Personalmanagement und Interne Kommunikation durchgeführte Umfrage unter Online Mitarbeiterkommunikation im den hundert größten Unternehmen der Schweiz Zeitalter des World Wide Web ergab, dass noch gut 60 Prozent der Unternehmen an der gedruckten Mitarbeiterzeitung festhalten. Erst mit dem Siegeszug des World Wide Web und der Etablierung der Intranets in Unternehmen wur- Die meisten davon bieten die Mitarbeiterzeitung de die Ausbreitung der Mitarbeiterzeitung gestoppt. zusätzlich auch in digitaler Form an, sei es als PDF, als Flipbook oder als ausgebaute Online-MitarHeute hat sie ihre lange Zeit dominierende Vorbeiterzeitung, die auch auf Tablets und Smartphones verfügbar ist. Dieses Modell verfolgt etwa die Schweizerische Post. Laut Andreas Guler, Leiter Interne Kommunikation, kommen Kopf der Mitarbeiterzeitschrift SBG Information, Ausgabe April 1967 ( UBS) die Online-Zugriffe jedoch noch nicht an die Nutzerzahlen der gedruckten Ausgabe heran. herrschaft an die Online-Kommunikation verloren. Daneben finden sich auch die Form eines Verfügt doch auch das kleinste Unternehmen heute gesonderten Newsbereichs auf dem Intranet oder längst über Plattformen und Kommunikationstools zum elektronischen Informationsaustausch mit den der Versand von elektronischen Newslettern. Erst wenige Firmen wie zum Beispiel Swisscom (seit Mai Mitarbeitenden. 63

6 rung, Identifikation und das Vermitteln von Unternehmenswerten nicht mit kurzen Texthäppchen zu bewältigen sind. Dafür benötigt es letztlich längere, zusammenhängende Texte mit Erzählcharakter, welche dem Leser die Welt im wahrsten Sinn des Wortes begreifbar machen. Die Frage lautet daher letztlich nicht, ob Print oder Online, sondern vielmehr, wie welche Kanäle wirksam und effizient eingesetzt werden. So kann ein gedrucktes Magazin unter Berücksichtigung des Wissenstands zur Medienrezeption seinen Anspruch auf ein Nebeneinander mit der eher schnelllebigen digitalen Kommunikation behaupten. Beispielsweise hat Vodafone in Deutschland sein Mitarbeitermagazin von allem Ballast der schnelllebigen Nachrichten befreit und präsentiert seinen Print-Titel mit großkopf der Mitarbeiterzeitschrift SBG Blätter-Revue UBS Rivista UBS, formatigen Bildern, erste Ausgabe Juli 1934 ( UBS) Reportagen und Hintergrundberichten.7 Setzt man im Intranet zusätzlich auch auf profeseine ähnliche Philosophie verfolgt in der Schweiz sionell eingesetztes Bewegtbild, wird unterstützt das äußerst professionell gemachte Mitarbeitermavon filmisch ansprechenden Videos, O-Tönen, progazin Domo des Ringier-Verlags. fessionellen Schnitttechniken, Grafiken, Einsatz von Musik etc. eine zusätzliche emotionale, authentivon der One-Way-Kommunikation zum Dialog sche Komponente wirksam. Aber auch die interne Online-Kommunikation entim Flaniermodus die Welt begreifen wickelt sich weiter. Neben ihrer Stärke des Tempos spielt sie nun vermehrt mit derjenigen der InterWo es aber darum geht, komplexe Zusammenhänge aktivität. Und da beginnt vielleicht die wirkliche darzustellen, die den Leser länger als wenige Augen- Revolution in der internen Kommunikation: Nicht blicke beanspruchen sollen, ist Print laut Ansicht mehr einige Schreiben für viele, sondern die Interne vieler Psychologen überlegen. Der Gehirnforscher Kommunikation wird vermehrt auch von den Georg Häusel spricht davon, dass das Gehirn bei Mitarbeitenden selber bestimmt. Die KommuniGedrucktem auf Flaniermodus schalte.6 Dabei geht kationswissenschaftlerin Claudia Mast spricht hier von einem Paradigmenwechsel von der Verteilkomes weniger um das von ihm erwähnte Knistern und munikation hin zu interaktiven und dialogischen das Multisensuale von Papier, sondern darum, dass Partizipationsprozessen. Wirkungsziele wie Sinnvermittlung und Orientie2016) und UBS bieten ihren Mitarbeitern ein Intranet, in dem Dokumentation, Kollaboration und Information auf einer Oberfläche integriert sind und ein journalistisch aufgearbeiteter Newsstream mit Techniken des Storytellings den Mitarbeiter quasi in Echtzeit über die relevanten Themen informiert und zum Dialog einlädt. Besonders die letztgenannte Form einer integrierten internen Kommunikationsplattform kann alle oben genannten Wirkungsziele und auch Formen von Beiträgen im Online-Kanal anbieten. 64

7 Tabelle 1: Namen von Mitarbeiterzeitungen in der Schweiz airmail Family Insider Revue Akzent Flash Intern splash Apropos Focus Internes Spot Auf Achse Forte Journal Team Barometer Global Forum Globe Kontakt together Bell News Hauszeitung Link Tresor connect Hello Link Unter uns contact Homebase live Unterwegs départ Horizonte Mosaik viva! diagonal Impact Navigtor We Domo Info News wir Dynamo Infoozyt one World équipe Inform people You Exploit inhouse flash Post Zoom EYeCatcher inmotion presente facts Inside Refresher Tabelle 2: Liste der eingestellten Mitarbeiterzeitungen Name des Unternehmens Jahr der Einstellung Swiss Re 2009 Swiss Life 2009 LUKB 2010 Kuoni 2010 Julius Bär 2011 SRG SSR 2011 Tamedia 2012 Axa Winterthur 2013 IBM Schweiz 2013 Swisscom 2014 Raiffeisen 2015 Credit Suisse

8 Anschrift: Andreas Jäggi, Kommunikationsberatung, Ernastrasse 13, 8004 Zürich/Schweiz, / Dr. Christian Leitz, UBS AG, Secretary, Corporate Culture and Responsibility Committee Head, Long-Term Archives and Group Historian, Postfach / FH68-041, 8098 Zürich/Schweiz, christian.leitz@ubs.com Anmerkungen * Für den Druck überarbeitete Fassung eines Vortrags auf der VdW-Jahrestagung am 25. April 2016 in Zürich. 1 Regina Dauser, Interne Kommunikation in oberdeutschen Unternehmen des 16. und 17. Jahrhunderts ausgewählte Beispiele, in: Ferrum 78 (2006), S Hans-Peter Nordhoff, Die informatorische Aufgabe des Unternehmers Werkzeitschriften als Organe der Public und Human Relations, Diss. Freiburg/Schweiz Ebd., S Das Langzeitarchiv (GLTA) von UBS mit Sitz in Basel enthält eine umfangreiche Sammlung von Mitarbeiterpublikationen, besonders der beiden Vorgängerbanken von UBS (Schweizerische Bankgesellschaft und Schweizerischer Bankverein) wie auch von UBS seit 1998 selbst. Die Sammlung beginnt mit der ersten Veröffentlichung einer derartigen Publikation im Juli Die Sammlung wird regelmäßig genutzt und leistet unter anderem wertvolle Hilfe bei der historischen Recherche zu bestimmten Ereignissen und Entwicklungen (zum Beispiel für UBS Geschäftsstellen in der Schweiz) oder auch bei der Erstellung von IntranetArtikeln zu bestimmten Themen in der Geschichte von UBS. Die Zeitschriften sind außerdem eine nützliche Quelle von Fotos und Bildern. Christian Leitz, 150 Jahre im Bankgeschäft, UBS Jubiläumsbroschüre, 2012, S. 18. Interview mit Hans-Georg Häusel in: Printzeitung. 5. Ausgabe, Mai Eine Fachzeitschriftenbeilage des Verbandes Schweizer Medien. Jeanne Wellnitz, Interne Kommunikation: Print versus Digital. In: Pressesprecher Online vom ,