Digital Preservation Summit 2011 Globales Gipfeltreffen zur digitalen Langzeitarchivierung

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1 Digital Preservation Summit 2011 Globales Gipfeltreffen zur digitalen Langzeitarchivierung Auf Einladung des Goportis-Leibniz Bibliotheksverbunds Forschungsinformation trafen sich am 19. und 20. Oktober 2011 rund 100 Expertinnen und Experten in Hamburg, um ihre praktischen Erfahrungen mit digitaler Langzeitarchivierung auszutauschen. Eröffnet wurde das zweitägige Treffen von Herrn Prof. Klaus Tochtermann, Direktor der Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften, der die aktuelle und künftige Herausforderung an die Bewahrung von Wissen auf den Punkt brachte: Im Jahr 2020 werden 80% aller wissenschaftlichen Veröffentlichungen ausschließlich in digitaler und nicht mehr in gedruckter Form erscheinen. Vor diesem Hintergrund setzten sich die Tagungsteilnehmer im Rahmen von zwei thematischen Blöcken mit den bisher erzielten Ergebnissen, anstehenden Problemen und künftigen Lösungsmöglichkeiten auseinander. Der erste Tag legte den Fokus auf die notwendigen Vorbereitungen für die digitale Langzeitarchivierung: Getting ready for Digital Preservation. Am zweiten Tag wurde der Schwerpunkt auf Ingesting Digital Materials gelegt, d.h. auf den Weg wie digitale Informationen in ein Langzeitarchiv gelangen kann. Die beiden Vortragsblöcke wurden am Nachmittag des ersten Tages mit praxisbezogenen Workshops ergänzt, in denen Vertreter der beiden Kooperationspartner von Goportis nestor und die Open Planet Foundation (OPF) bereits erprobte Werkzeuge und Anleitungen der digitalen Langzeitarchivierung vorstellten und mit den Teilnehmern diskutierten. Abgerundet wurde die Veranstaltung durch eine Podiumsdiskussion, in der u. a. die Keynote-Speaker sowie Vertreter der Kooperationspartner unter der Moderation von Inge Angevaare (Dutch Digital Preservation Coalition) die langfristigen Herausforderungen und Perspektiven der digitalen Langzeitarchivierung diskutierten. In seiner Keynote Future Imperfect zum Thema des ersten Tages Getting ready for Digital Preservation verdeutlichte Adam Farquhar (British Library), wo aus seiner Sicht die digitale Langzeitarchivierung derzeit steht. Demnach hat sich das Feld in den letzten fünf Jahren zumindest in größeren Adam Farqhuar, British Library 1

2 Bibliotheken und Archiven zum business as usual entwickelt. Trotzdem müssen sich bestehende Werkzeuge weiterentwickeln und vor allem in ihrer Anwendung verstetigen. Dazu bedarf es qualifizierter Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die gerade in kleineren Institutionen oftmals fehlen. Den Herausforderungen von dynamischen Inhalten und Formaten, den Datenmengen, der Archivierung multimedialer Objekte und der Zusammenführung der Vielzahl parallel entwickelter Projekte kann nur durch die Zusammenarbeit von Praktikern und IT-Spezialisten begegnet werden. Ebenso wichtig sei ein intensiver Erfahrungsaustausch, bei dem es nicht nur um Erfolgsberichte geht, sondern in dem insbesondere über das gesprochen wird, was nicht oder nicht gut funktioniert ( share what works and what doesn t work ). Die Heterogenität des Themas wird schon daran deutlich, dass nicht unbedingt eine einheitliche Definition von digitaler Langzeitarchivierung existiert. So nähert sich Farquhar dieser Frage darüber zu definieren, was digitale Langzeitarchivierung nicht ist: keine Auswahl oder Beschaffung digitaler Inhalte, keine Dokumentation des Web und auch keine Digitalisierung analoger Inhalte. In den folgenden Vorträgen wurden einzelne Aspekte und Projekte auf dem Weg zu einem digitalen Langzeitarchiv aufgegriffen. So ist eine wesentliche Voraussetzung für die digitale Archivierung eine Definition von Richtlinien ( Policies ), die u. a. das Ziel der Archivierung, die zu archivierenden Inhalte, die Zielgruppen und die Finanzierung bestimmen sollten. Wie die Praxis zeigt, ist die Erstellung von Richtlinien jedoch nicht unbedingt gängig. Dies liegt zum einen daran, dass es eine schwierige und komplexe Aufgabe ist, zum anderen wird ihre Notwendigkeit nicht immer erkannt. In diesem Kontext wurde an das Plenum appelliert, bei der Erstellung von Policies nicht einfach bestehende Richtlinien aus dem analogen Bereich zu kopieren oder bei anderen Institutionen abzuschreiben. Vielmehr wurde betont, wie wichtig der Prozess der Policy-Erstellung für die weitere Arbeit im Langzeitarchiv ist. Dies war auch das Ergebnis des Workshops Preservation Policies, in dem u. a. Praxis-Beispiele für Policies vorgestellt wurden. Auch die Notwendigkeit eines Preservation Planning wird nicht immer erkannt, wobei der Preservation Plan eine Abfolge von Tätigkeiten definiert, die eine verantwortliche Institution ergreifen muss, um eine digitale Sammlung unter Berücksichtigung erkannter Risiken zu sichern. Zu diesem etwas ernüchternden Ergebnis kamen die Teilnehmer des entsprechenden Workshops. Das Risikomanagement ist eine weitere wichtige Voraussetzung für den Prozess der digitalen Langzeitarchivierung. Risiken liegen beispielsweise in der Lebensdauer von Trägermedien, der Verfügbarkeit von Wiedergabegeräten oder in den Inkompatibilitäten und im "Veralten" von Software. Aufgaben der digitalen Langzeitarchivierung im Rahmen des Risikomanagements sind vor allem die Risikoanalyse und das Monitoring. Diese basieren in der Regel auf dem Format. 2

3 Diesen Risiken ist aktiv entgegenzuwirken, sodass aus einem Risiko kein wirkliches Problem wird. Dabei helfen Analysewerkzeuge für die Risikoschätzung bzw. das Risikomanagement wie z.b. DRAMBORA (The Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment) oder das TIMBUS Projekt: ERM (Enterprise Risk Management). Des Weiteren wurde diskutiert, inwieweit eine Normalisierung, d.h. die Überführung einer Gruppe von digitalen Objekten in ein standardisiertes Format, die Archivierung digitaler Inhalte vorbereiten bzw. erleichtern kann. Die Vorteile hierbei liegen vor allem in einem vereinheitlichten Umgang mit den Objekten und der daraus resultierenden Prozessvereinfachung. Andererseits können durch die Normalisierung auch Nachteile entstehen, da eventuell Strukturen oder Inhalte des ursprünglichen Formats verloren gehen können. Die Diskussion zeigte, dass im Hinblick darauf, dass digitale Inhalte immer komplexer werden und somit auch ihre Formate, die Normalisierung nicht der Königsweg sein kann. Zunehmend wird auch über den Weg der Emulation nachgedacht, d.h. über die Imitierung von Hard- und Softwareumgebung mittels eines Emulators. Zum Ende des ersten Vortragsblocks schlug Steve Knight (National Library of New Zealand) noch einmal den Bogen zu den Punkten, die im Vorfeld einer Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung geklärt sein sollten: Hat die Institution ein Mandat für die digitale Langzeitarchivierung? Welche Anforderungen stellt man an die digitale Langzeitarchivierung? Wie ist der aktuelle Stand der digitalen Langzeitarchivierung in der Institution in Bezug auf finanzielle Mittel, Personal und den Willen zur Durchführung? Können Kooperationen eingegangen werden? Soll Software selber entwickelt werden oder eine fertige Lösung gekauft werden? Sein Plädoyer für alle Aktivitäten im Rahmen von digitaler Langzeitarchivierung: Think before you act! Der zweite Tag startete mit einer Einführung in das Thema Ingest von Seamus Ross (University of Toronto), der sich mit dem Ingest-Prozess heterogener Typen digitaler Objekte von heterogenen Organisationen auseinander setzte. Dieser Prozess beginnt damit, von den Produzenten digitale Objekte zu erhalten, die idealerweise einem zuvor definierten Arbeitsablauf folgen, fehlerfrei sind und im Einklang mit den Policies der archivierenden Organisation stehen. Ein so abgestimmtes Vorgehen im Ingest-Prozess bedeutet u. a.: Wahl eines geeigneten 3

4 Transport-Mediums, digitale Objekte liegen in einem abgestimmten Format vor sowie ein Vorhandensein vollständiger Metadaten zu den digitalen Objekten. In der Realität können diese Vorgaben, die die digitale Langzeitarchivierung erleichtern, von den Produzenten meist kaum erfüllt werden. Sie stellen die digitalen Inhalte oftmals in speziellen Formaten, unterschiedlichen Versionen und unvollständig zur Verfügung, da sie ihre Daten aus inhaltlichen Gesichtspunkten heraus produzieren. Eine nachträgliche Bearbeitung ist oftmals für die Produzenten zu aufwendig oder technisch nicht möglich. Oftmals liegt der Fehler aber auch in Kommunikationsschwierigkeiten zwischen Produzent und Archiv. So obliegt die Nachbearbeitung denjenigen, die die Inhalte archivieren sollen. Insbesondere die Kommunikation zwischen Produzenten und Archiven stellt eine wichtige Herausforderung für die Zukunft dar. Hinzu kommt, dass die derzeit zur Verfügung stehenden Werkzeuge für die Identifizierung und Analyse digitaler Inhalte einer stetigen Weiterentwicklung bedürfen. Eine weitere Hürde besteht, wie bereits erwähnt, in den oftmals fehlenden Policies, so dass nicht transparent ist, welche Anforderungen bezüglich der Langzeitarchivierung an die Formate und Objekte gestellt werden. Nach diesem eher pessimistischen Blick auf die Sachlage beim Ingest-Prozess nannte Seamus Ross jedoch auch einige erfolgversprechende Ansätze in Form von Referenz-Projekten und Fallstudien, z.b. NDIIPP (National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, Library of Congress) tools and services directory. In den folgenden Vorträgen wurden verschiedene Lösungen für den Ingest-Prozess und die entsprechenden Module dazu vorgestellt. Richard Wright (BBC) erläuterte die besonderen Herausforderungen in der Langzeitarchivierung von audiovisuellen Inhalten. Ein grundsätzliches Problem besteht zunächst einmal darin, dass viel Material lediglich analog vorliegt. Im Hinblick auf digitale Inhalte unterscheiden sich außerdem audiovisuelle Materialien von anderen digitalen Inhalten hinsichtlich ihrer Größe, Fehlerquote, des Management- Aufwandes, komplexer Formate sowie der Zusammensetzung in Containern. Mit dem Projekt PrestoPRIME wurden Lösungsansätze für mögliche Formate, das Metadaten- Management und eine Ontology für audiovisuelle Materialien erarbeitet und erprobt. Den Fokus auf das erforderliche Miteinander bei der digitalen Langzeitarchivierung legte Michelle Lindlar (Deutsche Zentralbibliothek für Medizin) bei der Vorstellung des Ingest-Prozesses im Rahmen des Goportis-Pilotprojekts, in dem über rund anderthalb Jahre die Anforderungen an ein System der digitalen Langzeitarchivierung festgelegt und ausgewählte Ingest-Prozesse getestet wurden. 4

5 Collaboration is the key to success war die Quintessenz aus diesem gemeinsamen Projekt, da die digitale Langzeitarchivierung durchaus Synergien bei der Planung und Durchführung digitaler Inhalte bietet. Podiumdiskussion Ein Resümee der Tagung wurde im Rahmen der Podiumsdiskussion und den Abschlussworten von Herrn Prof. Tochtermann gezogen. Demnach gibt es zwar in den letzten Jahren enorme Fortschritte auf dem Gebiet der digitalen Langzeitarchivierung, die Erkenntnisse sind jedoch auf viele Einzelprojekte verteilt. Somit ist der Erfahrungsaustausch der Expertinnen und Experten untereinander von großer Bedeutung. Es gilt herauszufinden was funktioniert und was nicht und darum, von Pilotanwendungen zu etablierten Systemen zu gelangen. Große Probleme hierbei sind die Formatvielfalt und ihre Komplexität sowie die Menge an Daten. Eine weitere Herausforderung ist die Aus- und Weiterbildung der zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel sollte es außerdem sein, dass vorhandene Wissen zu sammeln und aktiv auszutauschen. Die Vereinigungen auf nationaler (nestor) und internationaler (OPF) Ebene, in denen auch Goportis Mitglied ist, bilden hierfür eine gute Ausgangsbasis. Langzeitarchivierung erscheint oftmals als sperriger und schwer vermittelbarer Prozess und ist in vielen Fällen für Finanzgeber und Entscheidungsträger nicht sichtbar. Aus diesem Grund ist es wichtig, Lobby-Arbeit zu betreiben und zu zeigen, welche Bedeutung das Investment in die digitale Langzeitarchivierung hat. Alle Ergebnisse und Einschätzungen der Redner und Gäste des Digital Preservation Summits weisen darauf hin, dass Treffen wie in Hamburg regelmäßig stattfinden sollten. Aktuelle Informationen unter 5

6 Über Goportis Goportis ist der Name des Leibniz-Bibliotheksverbundes Forschungsinformation bestehend aus den drei Deutschen Zentralen Fachbibliotheken TIB (Technische Informationsbibliothek, Hannover), ZB MED (Deutsche Zentralbibliothek für Medizin, Köln/Bonn) und ZBW (Deutsche Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft, Kiel/Hamburg). Goportis ist in Deutschland zentraler Ansprechpartner für die Kompetenzfelder Volltextversorgung, Lizenzen, nichttextuelle Materialien, Langzeitarchivierung und Open Access. Das Ziel von Goportis ist es, das Wissen in diesen Bereichen zu bündeln und Weiterentwicklungen anzuregen. Weitere Informationen unter Kontakte und weitere Informationen: Pressekontakt Goportis: Birte Lindstädt Goportis Projektkoordination ZB MED Medizin.Gesundheit.Ernährung.Umwelt.Agrar Gleueler Str Koeln Fon 0221/ Fax 0221/ Deutsche Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften - Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft (ZBW) Direktor Prof. Dr. KlausTochtermann Telefon: +49 (0) 431 / director@zbw.eu Technische Informationsbibliothek (TIB) Direktor Uwe Rosemann Telefon: +49 (0) 511 / uwe.rosemann@tib.uni-hannover.de Deutsche Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) Direktor Ulrich Korwitz Telefon: +49 (0) 221 / ulrich.korwitz@zbmed.de 6