Das MG-Key-User-Konzept

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1 Das MG-Key-User-Konzept Der erfolgreiche Umstieg auf Office 2007/2010 ist gekennzeichnet durch eine intensive Zusammenarbeit zwischen IT Fachleuten und Vertretern der Fachabteilungen eines Unternehmens. Gerade bei einem Umstieg auf Office 2007/2010 hat sich das Aussehen der Software so verändert, dass die Programme nicht mehr mit einer einfachen eintägigen Schulung zu erlernen sind. Jede Abteilung einzeln in sogenannten Eintages-Seminaren auszubilden bringt so gut wie keinen Nutzen für das Unternehmen und ist außerdem sehr teuer. Die MitarbeiterInnen sind am Ende des Tages überfordert, vollgestopft mit Standardwissen, ohne wirklichen Bezug auf ihre tägliche Arbeit. In der Schulungszeit sind die Abteilungen nur mit Notbesetzung bestückt oder ganz geschlossen und die tägliche Arbeit bleibt liegen. Selten benötigtes Wissen geht danach wieder verloren, da es keine problembezogenen Unterlagen wie z.b. eine Schritt für Schritt Anleitung gibt. Hinzu kommt noch, dass nicht nur das Aussehen der Software grundlegend geändert wurde, sondern auch die Art der Datenhaltung. Dies bedeutet, dass ein Umstieg auf die neue Software damit verbunden ist, dass alle alten Dokumente des Unternehmens Stück für Stück ins neue Format konvertiert werden müssen. In der Regel kommt dazu auch noch ein Umstieg des Betriebssystems auf Windows Vista oder (wahrscheinlicher) auf Windows 7. Das erfordert gründliche Planung und eine durchdachte Umstiegsstrategie. Auch das Thema Datensicherheit und der Umgang mit Geschäftspartnern, die noch mit der alten Software arbeiten will geplant sein, denn das neue Office ist nicht wirklich abwärtskompatibel. Um so einen Umsteig sauber zu bewältigen braucht man neue Konzepte. Es muss nicht nur Wissen über die Software vermittelt werden, es sollte auch eine kompetente Begleitung beim Umstieg gewährleistet sein. Ein Umstiegs-Coaching mit erfahrenen IT-Fachleuten ist hier anzuraten. Um das neue Wissen in adäquater Zeit im Unternehmen zu verteilen, sollte man überlegen, ein innerbetriebliches Verteilungs- und Schulungskonzept zu entwickeln. Idealerweise gibt es im Unternehmen einige MitarbeiterInnen, die nicht nur über entsprechendes Fachwissen verfügen, sondern auch die didaktischen Fähigkeiten besitzen, um interne Schulungen durchzuführen. Damit kann man einen Wissenspool intern im Unternehmen aufbauen. Schulungsunterlagen, Präsentationen und Arbeitsanleitungen können spezifisch auf die Firma und ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Derartige Unterlagen lassen sich gut in Häppchen unterteilen, eine Unterlage zu jedem spezifischen Thema. Schulungen können dann auch intern zu jeder passenden Zeit und in jedem Umfang angeboten werden. Es ist durchaus möglich, z.b. eine 2-stündige Schulung zu einem speziellen Thema während der normalen Arbeitszeit in einer Abteilung kurzfristig durchzuführen. MitarbeiterInnen, die diese Aufgaben übernehmen nennt man Key-User, denn sie besitzen Schlüsselkompetenzen und umfangreiches Fachwissen sowohl im Umgang mit der neuen Software, als auch über betriebliche Abläufe des Unternehmens. Seite 1 von 6

2 Der ideale Key-User Als Key-User sollten bevorzugt solche MitarbeiterInnen benannt werden, die im Unternehmen umfassende Kenntnisse über Geschäftsprozesse und Aufgaben der Fachabteilungen besitzen die sie repräsentieren. Key-User kann man als eine Art Bindeglied zwischen den Anwendern und der IT- Fachleuten sehen. Sie vertreten die Belange der Anwender und sorgen für das interne Wissensmanagement. Sie sollten in der Lage sein, Probleme frühzeitig zu erkennen, zu formulieren und Lösungsansätze zu finden. Im Unternehmen besitzen sie ein hohes Maß an Akzeptanz. Bei ihrer täglichen Arbeit zeichnen sie sich aus durch herausragendes Engagement und hohe Belastbarkeit. Darüber hinaus besitzen sie Abstraktionsvermögen, Diplomatie und Organisationstalent. Auch von Nöten ist ein sicheres Auftreten. Key-User verteilen das Wissen im Unternehmen. Sie sind Ansprechpartner in Problemfällen und organisieren Problemlösungen mit den IT Fachkräften. Das ideale Schulungskonzept Damit Key-User ihren fachlichen Aufgaben im Unternehmen voll gerecht werden, brauchen sie Rüstzeug für ihre neue Rolle. Sie müssen geschult werden sowohl fachlich als auch didaktisch. Dies kann keinesfalls in einer Ein- oder Zweitagesschulung geschehen. Der Aufbau solcher Kernkompetenzen kann nur schrittweise erfolgen. Es muss dazwischen immer wieder eine Betreuungsphase geben, in der de Key-User Erfahrungen sammeln können. Zielsetzung: Key-User sollen fundierte Kenntnisse über die Gesamtintegration des Microsoft Office 2007/2010 Paketes erhalten. Darüber hinaus sollten sie das Gesamtspektrum an Möglichkeiten für ihren Bereich kennen lernen. Der Schwerpunkt der Key-User Ausbildung sollte in einem frühen Stadium nicht auf dem Erlernen von Anwendungsdetails einzelner Programme liegen; vielmehr geht es zunächst um das Kennenlernen von Möglichkeiten, Zusammenhängen und Grenzen im Office System. Gleichzeitig wird ein didaktisches Konzept erarbeitet für innerbetriebliche Weiterbildung durch die Key-User. Sie sollen nach den ersten Schulungen in der Lage sein, intern MitarbeiterInnen im Grundlagenwissen zu schulen. Um diese Ziele zu erreichen, erhält jeder Key-User zu Beginn des Schulungsprojektes Office 2007/2010 eine mehrtägige Ausbildung, bestehend aus 2 Teilen Grundlagen des gesamten Office-Paketes Einführung in die wichtigsten Möglichkeiten der Office Programme Seite 2 von 6

3 Nach diesen Grundlagenschulungen sollen die Key-User in ersten kurzen Schulungen über Grundlagenwissen Erfahrungen sammeln in innerbetrieblichern Schulungen. In dieser Zeit können sie bei auftretenden Problemen auf den Coach zurückgreifen. Danach werden die Key-User in mehreren Weiterbildungen auf spezielle Themenstellungen vorbereitet. (Beispiele: Serienbriefe in Word, Makros in Excel, Videos in PowerPoint, Corporate Design von Geschäftspapieren oder erstellen eigener Designs und Vorlagen ) Diese Weiterbildungen können je nach Bedarf des Unternehmens frei zusammengestellt werden. Die Dauer dieser Schulungen liegt zwischen ½ und 1 Tag. In jedem Fall erhalten die Key-User das gesamte Schulungsmaterial einschließlich der Präsentationen zum internen Gebrauch. Übungen und Anleitungen werden speziell fürs Unternehmen aufbereitet und an fachlichen Beispielen des Unternehmens festgemacht. Key-User sollen sich auf innerbetriebliche Problemfälle spezialisieren. Hier gilt für jedes Unternehmen, dass die Problemfälle einzigartig sind. Deshalb muss gewährleistet sein, dass das Ausbildungsunternehmen mit den Key-Usern zusammen an den Problemen arbeitet. Einmal monatlich sollte ein Treffen stattfinden, bei dem Office-Probleme und Wünsche des Unternehmens besprochen werden. Bis zum nächsten Treffen werden die Probleme aufgearbeitet, Schulungsunterlagen und Präsentationen erstellt und die Key-User geschult. Sie sollten danach in der Lage sein, das Wissen im Unternehmen bei internen Schulungen weiterzugeben. Das Schulungsunternehmen Die Personen, die Key-User ausbilden, müssen über fundierte Kenntnisse im Microsoft Office Bereich verfügen. Gutes bis sehr gutes Anwenderwissen alleine reicht hier keinesfalls. Idealerweise ist der Ausbilder/die Ausbilderin von Microsoft selbst geprüft und zertifiziert. Bei der Prüfung der Zertifikate ist darauf zu achten, dass auch wirklich die neue Version Office 2007 oder Office 2010 zertifiziert ist. Auch didaktische Fähigkeiten müssen gegeben sein, denn hier muss auch Schulungskompetenz vermittelt werden und nicht nur Fachwissen. Der Ausbilder/die Ausbilderin sollte über eine mehrjährige Erfahrung im Schulungsbereich verfügen. Zusätzlich zum Bedienungs- Know How der Software sollte der Ausbilder/die Ausbilderin auch sehr gute Kenntnisse der Programmiersprache VBA besitzen und Programmiererfahrung haben, denn die Praxis zeigt, dass bei schwierigen Problemen immer wieder einmal die Programmierung das Mittel der Problemlösung ist. Seite 3 von 6

4 Das Angebot für Firmen und Key User mehrtägige Grundlagenschulung Weiterbildungen in speziellen Themen (nach Wunsch und Bedarf) gemeinsame Arbeit an Problemfällen Didaktik zur innerbetrieblichen Weiterbildung Schulungsmaterial + Präsentationen (themenbezogen und modular aufgebaut) Grundlagenwissen Aufbauwissen Spezialwissen Problemlösung Programmierung Datenbankentwicklung Die Vorarbeiten Im Vorfeld, noch ehe die Schulungen beginnen, muss zusammen mit dem Unternehmen ein Plan ausgearbeitet werden. In diesem Plan geht es nicht nur um die Key-User Schulungen, sondern insbesondere auch um die Planung und das Coaching des gesamten Umstiegs. Zusammen mit dem Unternehmen müssen die geeigneten MitarbeiterInnen ausgewählt werden, die dann später als Key-User tätig werden sollen. Diese MitarbeiterInnen müssen auf die zusätzlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorbereitet werden. Key User zu sein bringt in der Regel Mehrarbeit und mehr Verantwortung mit sich. Key User müssen sich dieser Tatsache bewusst sein und sie müssen auch einverstanden sein. Die Ausarbeitung des Zeitplans muss mit den Key Usern direkt abgestimmt werden. Deren täglicher Arbeitsablauf darf dabei nicht wesentlich gestört werden. Je nach Firmengröße kann man einige Key User für de ganze Firma benennen oder diese werden abteilungsbezogen benannt. Dieses Konzept kann bei sehr kleinen bis hin zu ganz großen Firmen greifen. Seite 4 von 6

5 Vorteile für de Firma Aktiver Aufbau eines Wissensmanagements Das erworbene Wissen bleibt in der Firma. Die Key User können das Wissen innerbetrieblich weiterschulen. Kostenersparnis Die Kosten bleiben überschaubar, da nur die Key User durch IT Fachkräfte geschult werden müssen. Dokumentenmanagement Schulungsmaterial, Schritt für Schritt Anleitungen und Präsentationen werden passend zu Ihrem Untenehmen in Bausteinen aufgebaut und ans Unternehmen übergeben. Problemlösungen Zusammen mit den Key Usern werden Probleme definiert und Lösungen gefunden. So gefundene Lösungen werden wieder als Schulungsunterlagen aufbereitet und an Key User übergeben.. Kompetenzerweiterung Regelmäßige Stammtische mit Key Usern und IT Fachleuten erarbeiten neue Themen und lösen Probleme. Vorteile für die Abteilungen Bedarfsgerecht Interne Schulungen können zeitnah gehalten werden. Gibt es ein Problem oder ein Wissensdefizit, holt man den Key User und vereinbart eine Kurzschulung zum Wunschthema. Es können de Schulungsinhalte genau auf die Abteilung und ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Schulungsinhalte werden wie im Baukastensystem individuell zusammengestellt. Nachhaltig Firmeneigene Schritt für Schritt Anleitungen helfen auch bei selten benötigten Aufgaben schnell und ohne Probleme ans Ziel zu kommen. Selten benötigtes Wissen geht nicht wieder verloren. Kompetent Key User helfen bei schwierigen neuen Aufgaben und Problemen. Sie analysieren, definieren und finden Lösungen. Ergebnisse werden dokumentiert und in Schulungsunterlagen und Schritt für Schritt Anwesungen dokumentiert. Seite 5 von 6

6 Vorteile für die MitarbeiterInnen Dokumentation Fehlendes oder selten benötigtes Wissen kann einfach nachgeschlagen werden in den Unterlagen oder es wird beim Key User nachgefragt. Definition Key User helfen MitarbeiterInnen Probleme zu erkennen, zu beschreiben und Lösungen zu finden. Sie sind nicht allein gelassen. Vermittlung Key User sind das Bindeglied zwischen Anwendern und IT Spezialisten. Sie nehmen Wünsche, Anregungen und Probleme auf und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Seite 6 von 6