DISKUSSIONSBEITRÄGE DER FAKULTÄT FÜR BETRIEBSWIRTSCHAFTSLEHRE MERCATOR SCHOOL OF MANAGEMENT UNIVERSITÄT DUISBURG-ESSEN. Nr. 348

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1 DISKUSSIONSBEITRÄGE DER FAKULTÄT FÜR BETRIEBSWIRTSCHAFTSLEHRE MERCATOR SCHOOL OF MANAGEMENT UNIVERSITÄT DUISBURG-ESSEN Nr. 348 Konzeption eines Projektvorgehensmodells für die Business-Intelligence-Strategieberatung Ralf Heim Markus Linden Universität Duisburg-Essen Fakultät für Betriebswirtschaftslehre Mercator School of Management Department of Technology and Operations Management Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Operations Research Lotharstraße 65 D Duisburg Telefon: (+49)203 / Telefax: (+49)203 / sekretariat.wi@uni-duisburg-essen.de URL: Februar 2010

2 I Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...III Abkürzungsverzeichnis... IV 1 Einleitung Einführung in Projektvorgehensmodelle und Business-Intelligence- Strategien Strukturierung von Projekten mit Hilfe von Vorgehensmodellen Business Intelligence und Business-Intelligence-Strategie Anforderungen an ein Projektvorgehensmodell für die BI-Strategieberatung Strukturierung des Vorgehens eines Business-Intelligence- Strategieberatungsprojekts Phasen in einem Business-Intelligence-Strategieberatungsprojekt Projektdefinition und -planung in der Initialisierungsphase Erfassung der Ist-Situation in der Analysephase Bestimmung des Reifegrads in der Bewertungsphase Entwicklung der Grobkonzepte in der Konzeptionsphase Multiprojektmanagement in der Umsetzungsphase Evolution des Vorgehensmodells in der Nachbereitungsphase Ebenen in einem Business-Intelligence-Strategieberatungsprojekt Fachliche Ebene Planung der Informationsverteilung Technische Ebene Planung der Business-Intelligence-Architektur Organisatorische Ebene Einbettung von Business Intelligence in die Aufbau- und Ablaufstruktur Integration der Phasen und Ebenen in einem Projektvorgehensmodell Integration des Projektmanagements in das Projektvorgehensmodell Ermittlung der Projektziele und risiken Planung des Ressourceneinsatz Bereitstellung von Methoden, Werkzeugen und Wissen Controlling von Risiken und Ressourcen Einbindung des Kunden durch ein Erwartungsmanagement...30

3 II 5 Fazit und kritische Würdigung des entwickelten Projektvorgehensmodells...35 Literaturverzeichnis...37 Anhang...51

4 1 1 Einleitung Die heutige Zeit ist geprägt von der Globalisierung und dem Wachstum von Unternehmen. Eine der größten Herausforderungen der wachsenden Strukturen ist die zunehmende Komplexität der Entscheidungen in der Unternehmenssteuerung. Aus dieser Entwicklung ergibt sich die Anforderung an die Informationstechnologie, Entscheidungsträgern Informationen in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort bereit zu stellen. 1 Diese Aufgabe erfüllt Business Intelligence (BI) ein Prozess der mit Hilfe analytischer Anwendungen entscheidungsunterstützende Informationen in adäquat aufbereiteter Form bereitstellt. In den vergangenen Jahren wurde zur Erfüllung dieser Anforderung eine Vielzahl von Anwendungen in den Unternehmen entwickelt und eingesetzt. Vor dem Hintergrund des zunehmenden Stellenwerts der BI in Unternehmen und der technischen, fachlichen und organisatorischen Komplexität des Themas hat sich der Bedarf der strategischen Ausrichtung aller BI-Aktivitäten entwickelt. Mit Hilfe einer sogenannten BI-Strategie sollen der Einsatz der BI- Anwendungen an den Informationsbedarfen der Anwender ausgerichtet, eine konsistente Architektur zur Informationslogistik bereitgestellt und die BI-spezifischen Verantwortlichkeiten und Prozesse in Aufbau- und Ablauforganisation definiert werden. Dabei sind jedoch nur in wenigen Unternehmen die Kompetenzen und Ressourcen für die Entwicklung einer BI-Strategie vorhanden, so dass diese Aufgabe häufig als Projekt an eine Unternehmensberatung vergeben wird. 2 In Folge dessen ist die BI-Strategieberatung ein fester Bestandteil in dem Leistungsportfolio vieler Beratungen auf dem Markt für BI geworden. Im Rahmen der Beratungsdienstleistung bieten diese ihren Kunden spezialisiertes Wissen durch qualifizierte Berater und erprobte Methoden an. 3 Diese Methoden werden, basierend auf den Projekterfahrungen der Berater, kontinuierlich weiterentwickelt und in das Projektvorgehen integriert. Im Rahmen dieser Entwicklung haben sich insbesondere im Umgang mit technischen Themen Vorgehensmodelle als Lieferanten von Methoden, Werkzeugen, Wissen und Richtlinien zur Strukturierung des Projektverlaufs und Unterstützung des Projektmanagements etabliert. 4 1 Vgl. Chamoni / Gluchowski (2006): 4 sowie Schulze / Dittmar (2006): Analog zu dem Trend der Vergabe von BI-Projekten. Vgl. Mieschke (2004): In Anlehnung an Hofmann (2004): Vgl. Zahn / Stanik (2006): 308.

5 2 In der wissenschaftlichen Literatur finden sich bereits in zahlreichen Beiträgen Vorgehensmodelle für die technische Umsetzung von BI-Projekten. Äußerst vereinzelt finden sich auch aus der Beratungspraxis stammende Vorgehensmodelle mit dem Ziel der Entwicklung einer BI-Strategie. 5 Diese befassen sich zumeist mit ausgewählten Themen und lassen dabei Aspekte des Projektmanagements und organisatorische Problemstellungen außer Acht. 6 Im Rahmen dieses Berichts wird daher auf das vorhandene Wissen aus Theorie und Praxis zurückgegriffen. Durch die Konzeption eines Projektvorgehensmodells für die BI-Strategieberatung soll der folgende Bericht einen Beitrag dazu leisten, die bestehende Wissenslücke aus Sicht des Beratungsdienstleisters zu schließen. Ziel des Projektvorgehensmodells ist es, den besonderen Herausforderungen von BI- Strategieberatungsprojekten Rechnung zu tragen und dem Beratungsdienstleister und insbesondere der Projektleitung eine Unterstützung in der Planung, Steuerung und Durchführung dieser Projekte zu liefern. Diese Unterstützung soll in Form der Strukturierung der Aktivitäten im Projektverlauf sowie durch die Bereitstellung von Methoden, Wissen und Werkzeugen erfolgen. Darüber hinaus wird ein Projektcontrolling vorgestellt, das den Projektfortschritt überwacht und Risiken erfasst. Die Integration des Kunden wird durch ein Erwartungsmanagement explizit berücksichtigt. In Kapitel 2 des Berichts werden zunächst die zentralen Begriffe Projektvorgehensmodell sowie BI und BI-Strategie erläutert. Anschließend werden die speziellen Herausforderungen von BI-Strategieberatungsprojekten erörtert, aus denen sich Anforderungen an ein Projektvorgehensmodell herleiten lassen. Kapitel 3 analysiert den Verlauf von BI-Strategieberatungsprojekten und nimmt eine Strukturierung durch eine Gliederung des Projektverlaufs in Phasen und Ebenen vor. An dieser Stelle sollen bereits Werkzeuge und Methoden Erwähnung finden. Das Projektvorgehen wird nachfolgend in Kapitel 4 um Komponenten des Projektmanagements erweitert. Auf die Konzeption hin folgt eine kritische Betrachtung der Praxistauglichkeit des Projektvorgehensmodells sowie der Zielerreichung des Berichts in Kapitel 5. Zudem werden Empfehlungen für den Umgang mit dem vorgestellten Modell gegeben und der weitere Forschungsbedarf thematisiert. 5 Vgl. Dinter / Winter (2008): 71. Bekannte Vorgehensmodelle werden finden sich in Totok (2006): sowie Sommer et al. (2008): In Anlehnung an Dinter / Winter (2008): 65.