Strategische Planung und Priorisierung von Investitionen im SAP- Umfeld

Transkript

1 Mit der SAP-Roadmap auf Kurs Strategische Planung und Priorisierung von Investitionen im SAP- Umfeld Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlein, Trovarit AG Die starke Verflechtung des ERP-Systems mit allen Unternehmensbereichen und -anwendungen ist Garant für eine effiziente Auftragsabwicklung ohne Medienbrüche. Gleichzeitig stellt sie aber auch eine große Herausforderung dar, wenn es darum geht, Prozesse und Software-Unterstützung miteinander im Einklang zu halten. Neue Märkte oder Produkte, neue (IT-)Technologien (z.b. Tablet- PC, Cloud-Lösungen), verändertes Nutzerverhalten (z.b. Apple-Manie ) und/oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen erfordern regelmäßig eine Anpassung von Unternehmensstrukturen und -prozessen. Dies schlägt sich auch in neuen Anforderungen an die Business Software-Infrastruktur im Unternehmen - mit dem ERP-System im Kern - nieder. Sei es im Hinblick auf notwendige Ergänzungen (z.b. in Bereichen wie CRM, MES, PLM, DMS und BI) oder bezogen auf Anpassungen der bestehenden Software-Lösungen. In der Praxis mündet dies nicht selten ausgelöst durch die jährlichen Budgetierungsrunden in einer Maßnahmen- und Investitionsplanung, die z.t. durch Zufälligkeiten und oft auch durch Vorrats - Bedarfe gekennzeichnet sind. Der tatsächliche Investitionsbedarf, nicht zuletzt aber auch die Machbarkeit von Investitionsprojekten vor dem Hintergrund verfügbarer Personalkapaziäten und fachlicher Abhängigkeiten, kristallisiert sich dann oft erst im Nachgang heraus. Die Investitionsplanung hat mit der Realität oftmals nicht mehr viel zu tun, so dass Budgets entweder in Projektruinen versickern oder mangels Abruf gerne auch wieder kassiert werden. Wenn umfassend zu unübersichtlich geworden ist Ursache ist hier letztlich mangelnde Übersicht über den Status Quo (u.a. Lösungsportfolio, Prozessunterstützung durch vorhandene Software, laufende Projekte) und verfügbare Handlungsoptionen. Darüber hinaus leidet die Priorisierung von Investitions- und Optimierungsmaßnahmen an der fehlenden Berücksichtigung strategischer Vorgaben sowie operativer Erfahrungen bzw. Notwendigkeiten. Schließlich wachsen die Herausforderungen bei einer belastbaren Planung von Optimierungs- und Investitionsmaßnahmen mit der Komplexität der Software-Infrastruktur und demnach mit Unternehmensgröße, Standorten, Regionen und Geschäftsfeldern. Im Fall von umfassenden Business Lösungen wie der SAP Business Suite bringt - angesichts des Umfangs der Software und der Vielzahl an Innovationen bei Software-Aktualisierungen (Enhancement Packages) - zudem die Frage nach notwendigen Erneuerungen und geeigneten Ergänzungen besonders große Herausforderungen mit sich. Insofern profitieren insbesondere SAP-Anwender von einem fundierten Fahrplan für die Weiterentwicklung ihrer Business Software-Landschaft.

2 Kurs festlegen: SAP-Roadmap Die SAP-Roadmap ist solch ein mittel- bis langfristiger Fahrplan für die Weiterentwicklung der Software-Landschaft eines Unternehmens. Sie basiert auf dem werkzeuggestützten Verfahren ERP- Roadmap der Trovarit AG, das sich auch im Umfeld anderer Software-Lösungen bereits mehrfach bewähren konnte. In der SAP-Roadmap werden Maßnahmen rund um die Pflege und den Ausbau der Software-Landschaft priorisiert und zeitlich eingeordnet. Der darin festgelegte Kurs ist dabei einerseits auf die Unternehmens- und IT-Strategie abgestimmt und bezieht andererseits Lösungsansätze aus dem SAP-Portfolio mit ein. Als Basis für die Erstellung und Verifikation der SAP-Roadmap dient eine regelmäßige Bestandsaufnahme in Form einer umfassenden Einsatzanalyse. Sofern nicht besondere Ereignisse eine derartige Analyse erforderlich machen, sollte sie angesichts der Dynamik in Unternehmen spätestens alle drei Jahre erfolgen. Im Mittelpunkt des Verfahrens steht eine Einsatzanalyse in der seitens Management, Anwendern und IT drei zentrale Fragen beantwortet werden (vgl. Abb. 1): Welchen Einfluss haben die Unternehmensprozesse und funktionen im Hinblick auf Unternehmenserfolg? Welche Reife weisen die Unternehmensprozesse bezüglich Stabilität und Steuerbarkeit auf? In welchem Umfang und in welcher Güte unterstützt die vorhandene Software-Infrastruktur die Abwicklung der Unternehmensprozesse? Diese Einsatzanalyse erfolgt durch strukturierte Befragungen und kann durch eine Transaktionsanalyse für SAP ERP flankiert werden.

3 Phase Initialisierung Einsatzanalyse Validierung Management- Workshop Umsetzung Methoden Scoping / Projektierung Initialisierung Management- Workshop Anwender- Befragung Management- Befragung Auswertung Konsolidierung Ausarbeitung ERP- Roadmap Prozess-/Referenzmodelle ERP-Audit PM-Portal IT-Matchmaker Ergebnisse Definition des relevanten Betrachtungsbereichs Strategische Ziele & KPI Prozesslandschaft Applikationslandschaft Ableitung Potenziale & Handlungsfelder Verifikation Prozessreife Maßnahmen- Priorisierung Handlungsfelder Lösungsansätze Nutzen Aufwandsabschätzung Woche 1 Woche 2-3 Woche 4 Woche 5 Abbildung 1: Projektschritte zur Formulierung einer SAP-Roadmap Ausgehend von diesen Informationen werden Optimierungspotentiale und Handlungsfelder sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert und priorisiert. Für relevante Handlungsfelder werden Lösungsansätze erarbeitet und im Hinblick auf Nutzen bzw. Aufwand sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten grob bewertet. Kurzfristig Mittelfristig Langfristig 2014 Sales, After Sales Übergreifende Themen Evaluieren ETO Prozess CRM Einführung Rollout CRM Konstruktion PDM Channel Management Forecasting EWM Remote Maintenance tbd tbd SCM, Fertigung Beschaffung, Distribution Rollout, IT Abbildung 2: Überblick SAP-Roadmap (Beispiel)

4 Management Workshop Vision Strategie Strategischer Nutzen (Top Down) Geschäftsmodelle Prozesse & Organisation Business Lösungen Applikationslandschaft Operative Passung (Bottom Up) Systemlandschaft Hardware/ Network Maßnahmen in der SAP-Roadmap können sich z.b. erstrecken auf Die Anschaffung in ergänzende Software-Lösungen (SAP-Module, -Add-On s oder Drittprodukte) Austausch von Individual-Anpassungen durch Standard-Lösungen aus Enhancement Packages Konsolidierung des Lösungsportfolios Verschlankung und/oder Standardisierung von Geschäftsprozessen Konsolidierung von Stammdaten Qualifizierung von Mitarbeitern Als Ergenbis erhält man eine zeitliche und thematische Einordnung aller Maßnahmen zur mittel- bis langfristigen Weiterentwicklung der Business Software-Infrastruktur rund um die vorhandene SAP- Lösungslandschaft (Abb. 2). Umfassende Bewertung liefert klare Ergebnisse Der Betrachtungsraum einer Roadmap-Analyse erstreckt sich von der Unternehmensstrategie bis hinunter zur Ressourcen-Ebene, in diesem Fall vor allem die IT-Infrastruktur. Dabei stellen Prozese, Organisation und Business-Software den Gestaltungsraum der SAP-Roadmap dar, während die Strategie aber auch die Systemtechnik als Randbedingungen in die Analyse eingehen (Abb. 3). Anwenderbefragung Abbildung 3 Strategie und Betrachtungsbereich der SAP-Roadmap Im Interesse der Belastbarkeit der Planung sowie zur Sicherstellung von Managementunterstützung und Anwenderakzeptanz wird die SAP-Roadmap sowohl aus der Sicht des Managements als auch aus der Sicht von Anwendern (v.a. Key-Usern) erarbeitet. Aus Sicht des Managements wird vor allem

5 der Strategische Nutzen von Aufgaben und Software-Lösungen (Beitrag zu Unternehmenszielen, Prozessreife) fokussiert während aus der Anwendersicht vor allem die operative Passung der Software-Infrastruktur betrachtet wird (Häufigkeit der Nutzung und Zufriedenheit mit der Prozessunterstützung). Durch klar definierte Metriken und nachvollziehbare wird dabei sicher gestellt, dass die Analyseergebnisse nachvollziehbar und reproduzierbar sind (Abb. 4). BEZEICHNUNG Wertigkeit Einfluss des jeweiligen Aspektes auf den Unternehmenserfolg. Sehr gering - Geringe strategische Bedeutung - Seltenes Vorkommen - Oft Supportprozess mit geringem Hebel auf Effizienz / Kosten - Kleine Anzahl betroffener Mitarbeiter / Geschäftspartner Gering - Oft unterstützender Prozess oder operativer Verwaltungsprozess - Kleiner bis guter Hebel auf Umsatz / Kosten oder Qualität - Kleiner bis guter Hebel auf Effizienz - Kleine bis mittlere Anzahl betroffener Personen / Geschäftspartner Mittel - Oft Kern- / wertschöpfender Prozess oder wichtiger Verwaltungsprozess - Guter Hebel auf Umsatz / Kosten oder Qualität - Guter Hebel auf Effizienz - Mittlere bis hohe Anzahl betroffene Personen / Geschäftspartner Hoch - Strategische / zukünftige Bedeutung für das Unternehmen - Guter Hebel auf Umsatz / Kosten oder Qualität - Guter Hebel auf Effizienz - Mittlere Anforderungen an Prozessicherheit - Mittlere bis hohe Anzahl betroffener Personen / Geschäftspartner Sehr hoch - Hohe strategische / zukünftige Bedeutung - Große Häufigkeit - Großer Hebel auf Umsatz / Kosten oder Qualität - Großer Hebel auf Effizienz - Hohe Anforderungen an Prozess-Sicherheit - Hohe Anzahl betroffener Personen / Geschäftspartner WERT Abbildung 4: Bewertung anhand von Reifegraden (Beispiel "Strategische Wertigkeit") Werkzeuge reduzieren Aufwand Trotz aller Sinnhaftigkeit scheitern derart umfassende Analysen in der Praxis oft am erforderlichen Personalaufwand. Die SAP-Roadmap trägt diesem Umstand Rechnung: Durch den Einsatz von branchentypischen Referenzmodellen, der sog. SAP Solution Maps, wird der Aufwand für die Strukturierung von Geschäftsprozessen und die Ermittlung von Lösungsansätzen aus dem SAP- Portfolio drastisch reduziert (Abb 5). Die SAP Solution Map liefert zunächst die inhaltliche Grundlage für das Scoping, bei dem der Betrachtungsbereich der Roadmap-Analyse abgesteckt wird. Darüber hinaus bieten die detaillierteren Ebenen der SAP Solution Map den fachlichen Input für die Befragung von Management und Mitarbeitern. Schließlich erlaubt die die Solution Map eine schnelle Zuordnung von Lösungen aus dem SAP-Portfolio bzw. Eco-System zu Handlungsfeldern, die mit der SAP-Roadmap erarbeitet werden.

6 Lieferanten & Engineering Partner Design Markt & Verkauf Konstruktion Beschaffung Fertigung Lagerung & Transport Service Kunden und Vertriebskanäle Vertrieb & Marketing Marketing Management Angebote und Aufträge Management Vertriebskanäle Forschung & Entwicklung Projekt und Programm-Management Produkt und Prozess-Innovation Produktdaten-Management Supply Chain Planung Absatz- und Nachschubplanung Fertigung Engineer-to-Order - Projekt Fertigung Make-to-Order Varianten- und Kundeneinzel-Fertigung Make-to-Stock Lager-Fertigung Lean Manufacturing Beschaffung Strategisch/ Global Operative Beschaffung Lieferanten Collaboration Kaufmännische & sonstige Querschnittsfunktionen Logistik und Distribution Lager Management Transport Management Nachverkauf (Service & Ersatzteile) Service Verkauf und Marketing Service Planung & Durchführung Ersatzteile Garantie und Reklamationen Händler & Ersatzteile Abbildung 5: Struktur der SAP Solution Map (Beispiel "Diskrete Fertigung") Der Aufwand für die Erfassung aller erforderlichen Informationen sowie für die Auswertung und Aufbereitung im Rahmen der Roadmap-Analyse wird durch das Online-Werkzeug SAP-Roadmap erheblich reduziert. Dies gilt insbesondere für mittlere und größere Unternehmen, bei denen die Roadmap-Analyse über mehrere Geschäftsbereiche, Standorte bzw. Regionen hinweg durchgeführt werden muss: Sämtliche Mitglieder des Projektteams ob Key-User, EDV-Vertreter oder Führungskraft bearbeiten mit persönlichen, rollenbezogenen Accounts die für sie relevanten Inhalte und Fragestellungen.

7 Abbildung 6: Online-Portal zur Erstellung einer SAP-Roadmap Kontakt Trovarit AG Pontdriesch 10/ Aachen Tel: +49 (0) Mail: Mit dem Online-Check des Business Performance Index finden Sie in nur 30 Minuten heraus, wo ihr Unternehmen in puncto Prozessreife steht: intern und im Branchenvergleich. Jetzt Standort bestimmen: