Aastra Business- Kommunikationslösung

Transkript

1 Aastra Business- Kommunikationslösung Aastra 1560 ab OIP R8.3 Bedienungsanleitung Unterstützte Plattformen: Aastra 415 Aastra 430 Aastra 470 Diese Bedienungsanleitung beschreibt die Funktionen, die Konfiguration sowie die Verwendung der Rich-Client-Anwendung Aastra 1560 sowie des IP-Softphones Aastra 1560ip. eud-1430_de / 1.0 OIP R

2 Willkommen bei Aastra Vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt einer Aastra Kommunikationslösung entschieden haben. Unser Produkt steht für höchste Qualitätsansprüche, gepaart mit hochwertigem Design. Die vorliegende Bedienungsanleitung wird Sie bei der Anwendung des Aastra 1560/1560ip begleiten. Sollten Sie darüber hinaus weitere technische Unterstützung benötigen oder Informationen über andere Produkte von Aastra wünschen, stehen Ihnen unsere Internetseiten oder unser Aastra 400 DocFinder zur Verfügung. Aastra 1560/1560ip: Die professionelle Vermittlungsanwendung Für die Arbeit am Vermittlungsplatz bietet der Einsatz eines Aastra 1560/1560ip viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Vermittlungstelefonen: Vermitteln der Anrufe mit der Maus, grafische Verfügbarkeitsanzeige der internen Benutzer, interaktive Warteschlange für die anstehenden Anrufe, schnelle und komfortable Namenwahl, einfache Handhabung der Anruflisten, unlimitierte Anzahl Kontakte, Synchronisation mit einem Microsoft Exchange Server, direkter Zugriff auf Kontaktdatenbanken und Vieles mehr. Gleichzeitig stehen Ihnen auch alle Komfortfunktionen der Aastra Systemtelefone in der gewohnt hohen Qualität zur Verfügung. Unabhängig davon, ob das Softphone als Aastra 1560 zusammen mit einem Aastra 400 Systemtelefon zum Einsatz kommt oder ob Sie es über das IP-Netzwerk als Aastra 1560ip mit einem PC-Mediagerät verwenden: Sie werden die vielseitigen Fähigkeiten zu schätzen wissen. Selbstverständlich steht Ihnen das Aastra 1560/1560ip auch als persönliches Telefon zur Verfügung. Aastra 1560: Das Aastra 1560 ist eine Rich-Client-Anwendung für Vermittlungsplätze, das mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche den Standard für einen flexiblen und modernen Vermittlungsarbeitsplatz festlegt. Sie intergriert sich hervorragend in die Office-PC-Umgebung und erweitert den Funktionsumfang der gekoppelten Telefone beträchtlich. 2 eud-1430/1.0 OIP R

3 Willkommen bei Aastra Aastra 1560ip: Das IP-Softphone Aastra 1560ip ist ein vollwertiges PC-Telefon ohne Kopplung an ein physikalisches Telefon (Hardphone). Die Mediageräte sind auf dem PC installiert. Unabhängig ob Sie das Aastra 1560 oder das Aastra 1560ip verwenden, auf dem PC- Bildschirm erkennen Sie auf einen Blick, wer anruft, intern besetzt oder abwesend ist oder sein Telefon umgeleitet hat. Bei mehreren wartenden Anrufen können Sie direkt den wichtigsten Anruf auswählen. Bei besetzten Benutzern können Sie die Stellvertretung anwählen, eine Textnachricht auf dem Telefon hinterlassen oder eine senden. Mit der Anbindung an Microsoft Exchange stehen Ihnen für die Anrufvermittlung zusätzlich Kalenderinformationen und Abwesenheitsinformationen zur Verfügung. Das Aastra 1560/1560ip wird auf der Open Interfaces Platform (OIP) ausgeführt. Die Open Interfaces Platform (OIP) bildet die Schnittstelle zwischen Aastra Kommunikationsserver und Anwendungen (eigenen wie auch von Drittanbietern) und gewährleistet eine nahtlose Integration von CTI-Anwendungen. Mediagerät für Aastra 1560/1560ip Ihr Aastra 1560/1560ip wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Mediagerät ausgerüstet. Je nach eingesetztem Mediagerät kann die Bedienung leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen. Aastra 1560: Das Mediagerät ist ein schnurloses oder schnurgebundenes Systemtelefon der Aastra 400 Familie. Dies bedeutet, dass die akustische Anrufsignalisierung an diesem Telefon erfolgt und dass Sie dieses Telefon als Hör- und Sprecheinrichtung benutzen. Aastra 1560ip: Das Mediagerät kann ein Telefonhörer oder Headset sein, das direkt am PC angeschlossen ist. Das Aastra 1560ip wurde mit einer Reihe schnurgebundener und schnurloser Mediageräte ausgetestet (inklusive Bluetooth-Geräte). Verwenden Sie nur vom Hersteller ausdrücklich empfohlene Mediageräte. eud-1430/1.0 OIP R

4 Sicherheit Sicherheitshinweise Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann Gefahren verursachen und gegen bestehende Gesetze verstossen. Benutzerinformationen DocFinder für die Aastra 400 Kommunikationsplattform: Die in den Benutzerinformationen dargestellten Informationen, Grafiken und Layouts unterliegen dem Urheberrecht und dürfen nicht ohne die schriftliche Genehmigung der Aastra Telecom Schweiz AG vervielfältigt, vorgeführt oder verarbeitet werden. Ihr Produkt wird mit einer Kurzbedienungsanleitung, mit Sicherheitshinweisen und unter Umständen mit weiteren produktpezifischen Informationen ausgeliefert. Die Bedienungsanleitung des Aastra 1560/1560ip steht Ihnen sowohl im PDF-Format als auch als Online-Version zur Verfügung. Drücken Sie für die Online-Version jeweils die Taste F1. Diese und alle weiteren Benutzerdokumente stehen auf dem Aastra 400 DocFinder als Einzeldokumente oder als Dokumentationsset zum Herunterladen zur Verfügung. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich über den Funktionsumfang, den sachgerechten Einsatz und die Bedienung Ihres Produktes auf dem neuesten Stand zu halten. Prüfen Sie, ob Sie im Besitz aller Benutzerdokumente sind, um Ihr Produkt effizient und sachgerecht zu bedienen. Prüfen Sie, ob die Versionen der Benutzerdokumente dem Softwarestand der eingesetzten Aastra 400 Produkte entsprechen und ob Sie die neuesten Ausgaben haben. Lesen Sie immer zuerst die Benutzerdokumente, bevor Sie Ihr Produkt in Betrieb nehmen. Bewahren Sie die Benutzerinformationen an einem gut zugänglichen Ort auf und nehmen Sie diese zu Hilfe, wenn sich im Umgang mit Ihrem Produkt Unsicherheiten ergeben. Geben Sie Ihr Produkt nur mit den dazugehörigen Benutzerinformationen an Dritte weiter. 4 eud-1430/1.0 OIP R

5 Sicherheit Funktion und Verwendungszweck Dieses Produkt ist Teil der Aastra 400 Kommunikationslösung. Die Software lässt sich nur starten, wenn ein entsprechend konfigurierter Kommunikationsserver erkannt wird. Das Aastra 1560/1560ip ist geeignet für den Einsatz als Vermittlungsplatz an einem Einzelsystem oder in einer vernetzten Umgebung mit mehreren Systemen. Nebst den vielfältigen Vermittlungsfunktionen bietet das Telefon alle Funktionen eines Komforttelefons für den persönlichen Gebrauch. Aastra 400 ist eine offene, modulare und umfassende Kommunikationslösung für den Businessbereich mit mehreren Kommunikationsservern unterschiedlicher Leistung und Ausbaukapazität, einem umfangreichen Telefonportfolio und einer Vielzahl von Erweiterungen. Zu diesen zählen unter anderem ein Applikationsserver für Unified- Communications und Multimedia-Dienste, ein FMC (Fixed Mobile Conversion)-Controller zur Integration von Mobiltelefonen, eine offene Schnittstelle für Applikationsentwickler sowie eine Vielzahl von Erweiterungskarten und Modulen. Die Business-Kommunikationslösung mit all ihren Teilen wurde entworfen, um die Kommunikationsbedürfnisse von Betrieben und Organisationen umfassend, benutzer- und wartungsfreundlich abzudecken. Die einzelnen Produkte und Teile sind aufeinander abgestimmt und dürfen weder für andere Zwecke verwendet werden, noch durch fremde Produkte oder fremde Teile ersetzt werden (ausser es handelt sich um die Anbindung anderer autorisierter Netze, Applikationen und Telefone an die hierfür zertifizierten Schnittstellen). Schutz vor Mithören und Aufzeichnen Die Aastra 400 Kommunikationslösung beinhaltet Funktionen, die das Mithören oder Aufzeichnen von Gesprächen ermöglicht, ohne dass die Gesprächspartner dies bemerken. Beachten Sie, dass diese Funktionen nur in Übereinstimmung mit den nationalen Datenschutzbestimmungen eingesetzt werden können. eud-1430/1.0 OIP R

6 Sicherheit Verfügbarkeit Die Verfügbarkeit des Aastra 1560/1560ip ist abhängig von der Funktionstüchtigkeit und der Stromversorgung des PCs sowie der Verfügbarkeit des Datennetzwerkes und des Kommunikationsservers (inklusive OIP-Server). Ist das Aastra 1560/1560ip nicht verfügbar, werden Anrufe am gekoppelten Telefon angezeigt (Aastra 1560) oder an ein Ersatzziel gelenkt, das durch Ihren Systembetreuer eingestellt wurde (Aastra 1560ip). Haftungsausschluss Alle Teile und Komponenten der Aastra 400 Kommunikationslösung werden unter Anwendung von ISO 9001 Qualitätsrichtlinien hergestellt. Die zugehörigen Benutzerinformationen sind mit grosser Sorgfalt erstellt worden. Die Funktionen der Aastra 400 Produkte wurden über umfangreiche Zulassungstests geprüft und freigegeben. Dennoch können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Der Hersteller haftet nicht für allfällige direkte oder indirekte Schäden, die durch falsche Handhabung, unsachgemässen Gebrauch oder sonstiges fehlerhaftes Verhalten entstehen sollten. Auf mögliche Gefährdungen wird an entsprechender Stelle der Benutzerinformation hingewiesen. Die Haftung für entgangenen Gewinn ist in jedem Fall ausgeschlossen. Markennamen Aastra ist ein eingetragener Markenname der Aastra Technologies Limited. Microsoft Windows, Microsoft Exchange und Microsoft Outlook sind eingetragene Markennamen der Microsoft Corporation. Bluetooth ist ein eingetragener Markenname von Bluetooth SIG, Inc. Alle anderen Markennamen, Produktnamen und Logos sind Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Die in diesem Dokument erwähnten Software- und Hardware-Bezeichnungen sind eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. 6 eud-1430/1.0 OIP R

7 Sicherheit Dokumentinformation Dokumentnummer: eud-1430 Dokumentversion: 1.0 Basiert auf Softwarestand: OIP R8.3 Gültig ab Softwarestand: OIP R8.3 Copyright Aastra Technologies Limited Klicken Sie im PDF Viewer auf diesen Hyperlink, um die aktuellste Version dieses Dokumentes herunterzuladen: eud-1430/1.0 OIP R

8 Inhalt Willkommen bei Aastra Aastra 1560/1560ip: Die professionelle Vermittlungsanwendung Sicherheit Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Aastra 1560/1560ip starten Aastra 1560/1560ip einrichten Aastra 1560/1560ip beenden Warteschlange Warteschlange Arbeiten im Direktmodus Stellvertretung Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Bedienungs- und Anzeigeelemente Bedienerführung Audio-Einstellungen Telefonieeinstellungen Fenstereinstellungen Listen drucken Kontaktdetails Journal Einstellungen des Journals Anruflisten Textmeldungen und Sprachmitteilungen Weitere Funktionen im Journal Telefonbuch Einstellungen des Telefonbuchs Telefonbuch verwalten Funktionen im Telefonbuch Anwesenheitsanzeige und Kalender Einstellungen der Anwesenheitsanzeige eud-1430/1.0 OIP R

9 Persönlicher Anwesenheitsstatus Gruppen und Elemente (Anwesenheitsanzeige) Aktionen in der Anwesenheitsanzeige Persönlicher Kalender Aktionen im Kalender Vermittlungsgruppen Agentensteuerung In Vermittlungsgruppen arbeiten Gespräche einleiten und Anrufe entgegennehmen Telefonieren in der 2-Firmen-Konfiguration Konfiguration Einstellungen der Konfiguration Benutzer Telefon Profile Index eud-1430/1.0 OIP R

10 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Lernen Sie in den folgenden Abschnitten alle notwendigen Schritte, um die Aastra 1560/1560ip bequem in Ihren Alltag zu integrieren. Aastra 1560/1560ip starten Aastra 1560/1560ip einrichten Aastra 1560/1560ip beenden eud-1430/1.0 OIP R

11 Aastra 1560/1560ip starten Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Standardmässig wird das Aastra 1560/1560ip von Ihrem Systembetreuer so installiert, dass es beim Starten des PCs automatisch geöffnet wird. Mit dem Programmsymbol auf Ihrem Desktop können Sie das Aastra 1560/1560ip auch manuell mit Doppelklick starten. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Das System überprüft laufend, ob die neueste Software-Version der Aastra 1560/1560ip vorhanden ist. Wenn nicht, wird das Programm automatisch aktualisiert. Aastra 1560/1560ip starten: Doppelklicken Sie auf das Symbol auf Ihrem Desktop. Wenn nötig, geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit Ok. Das Aastra 1560/1560ip wird gestartet. Wenn Sie das Aastra 1560/1560ip zum ersten Mal starten (falls noch nicht vom Ihrem Systembetreuer eingerichtet): 1. Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen > Verbindung aus. 2. Geben Sie unter Rufnummer Ihre Benutzerrufnummer ein. 3. Geben Sie unter PIN Ihre Benutzer-PIN ein. 4. Bestätigen Sie mit Verbinden. Das Aastra 1560/1560ip wird mit Ihrem Telefon verbunden. Hinweis: Der Verbindungsstatus zeigt an, ob die Verbindung korrekt aufgebaut wurde. Aastra 1560/1560ip an verschiedenen Arbeitsplätzen benutzen Sie können Ihr Aastra 1560/1560ip auf mehreren PCs einrichten. Die Anrufe werden dann automatisch an dem aktuell von Ihnen benutzten PC angeboten. Arbeiten Sie teilweise in einer Zweigstelle? Sobald Sie das Aastra 1560/1560ip starten, werden die Anrufe automatisch dort angeboten. Hinweis: Ihr Aastra 1560/1560ip kann gleichzeitig nur an einem PC geöffnet sein. Wenn Sie das Softphone an einem zweiten PC starten, werden Sie gefragt, ob die Anwendung am andern PC automatisch geschlossen werden soll. eud-1430/1.0 OIP R

12 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Aastra 1560/1560ip einrichten Nach dem Starten der Aastra 1560/1560ip kann die Konfiguration über das Einstellungsmenü durchgeführt werden. Folgende Einstellungen können Sie im Einstellungsmenü vornehmen: Einstellungen: Bedienung Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen aus. Nehmen Sie Ihre gewünschten Einstellungen vor und bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen. Hinweis: Das Aastra 1560/1560ip kann in eine Citrix- oder Terminalserver-Umgebung eingebunden werden. Wenn Ihr Aastra 1560/1560ip in einer Citrix- oder Terminalserver- Umgebung eingebunden ist, finden Sie dieses Menü im Kontextmenü des Telefonfensters > Einstellungen. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Einstellung Sprache / System Rufton bei verpasstem Ereignis Automatisch mit Windows starten Timeout Ruhezustand Standardanwendung für "callto:"-urls Beschreibung Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus; nach einem Neustart erscheint das Aastra 1560/1560ip in dieser Sprache bzw. in der Sprache Ihres Systems (falls verfügbar). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Liste der verfügbaren Audiodateien zu öffnen. Mit können Sie die Audiodatei anhören. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das Aastra 1560/1560ip automatisch mit Windows geöffnet werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und die Dauer, nach welcher das Aastra 1560/1560ip in Ruhezustand gehen soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit "callto:-urls" auf Webseiten mit Aastra 1560/1560ip geöffnet werden. Die Telefonnummer in der URL-Adresse wird direkt gewählt. 12 eud-1430/1.0 OIP R

13 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Einstellungen: Tastenkombinationen Statt sich durch ein Menü durchzuklicken, möchten Sie eine Funktion bequem mit Ihrer gewünschten Tastenkombination ausführen. Immer wiederkehrende Bedienschritte können Sie so effizient ausführen. Alle Funktionen, die Sie mit einer Tastenkombination ausführen können, wurden voreingestellte Kombinationen zugewiesen. Diese können Sie nach Belieben ändern, löschen oder wieder auf ihre Standardwerte zurücksetzen. Folgende Tastenkombinationsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Tastenkombination Beispiel Funktionstaste F1 bis F12 Steuertaste + Ziffer Strg + 3 Steuertaste + Buchstabe Strg + E Steuertaste + Funktionstaste Strg + F4 Steuertaste + Umschalttaste + Ziffer Strg + Shift + 3 Steuertaste + Umschalttaste + Buchstabe Strg + Shift + E Steuertaste + Alt-Taste + Ziffer Strg + Alt + 1 Tastenkombinationen einrichten: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen > Tastenkombinationen aus. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus, geben Sie im freien Feld von Neue Tastenkombination eingeben Ihre gewünschte Kombination ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen. Bestätigen Sie mit Übernehmen. Alle Tastenkombination zurücksetzen: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen > Tastenkombinationen aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle zurücksetzen, um die Tastenkombinationen auf ihre Standardwerte zurückzusetzen. Bestätigen Sie mit Übernehmen. Tastenkombination löschen: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen > Tastenkombinationen aus. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie mit Übernehmen. eud-1430/1.0 OIP R

14 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Liste der Tastenkombinationen Nachstehend finden Sie eine Liste aller Funktionen, die Sie mit einer Tastenkombination bedienen können. In Spalte 2 stehen die voreingestellten Werte. Sie können Ihre Werte immer wieder auf diese Standardwerte zurücksetzen. In Spalte 3 können Sie Ihre Tastenkombination in die Eingabefelder eintragen und die Seite anschliessend drucken. Funktion: Fenster öffnen/aktivieren Standardwert Tastenkombination Fenster öffnen/aktivieren: Agentensteuerung Control + Shift + A Fenster öffnen/aktivieren: Anwesenheitsanzeige F6 Fenster öffnen/aktivieren: Externes Display Control + Shift + E Fenster öffnen/aktivieren: Journal F5 Fenster öffnen/aktivieren: Kalender Control + Shift + C Fenster öffnen/aktivieren: Konfiguration Control + Shift + O Fenster öffnen/aktivieren: Kontaktdetails F8 Fenster öffnen/aktivieren: Suche F4 Fenster öffnen/aktivieren: Telefonbuch F7 Fenster öffnen/aktivieren: Telefonfenster F2 Fenster öffnen/aktivieren: Wahlblock Control + F2 Fenster öffnen/aktivieren: Warteschlange F3 Funktion: Diverse Standardwert Tastenkombination Aastra 1560/1560ip aktivieren/wiederherstellen F12 Markierte Rufnummer wählen Control + F12 Mikrofon ausschalten/einschalten Control + M Funktion: Telefonfenster Standardwert Tastenkombination Telefonfenster: Aktives Gespräch beenden Control + E Telefonfenster: Aktives Gespräch parken Control + P Telefonfenster: Aktives Gespräch vermitteln Control + T Telefonfenster: Ankommenden Anruf abweisen Control + X Telefonfenster: Ankommenden Anruf beantworten Control + A Telefonfenster: Ankommenden Anruf weiterleiten Control + D Telefonfenster: Anruf beenden Control + H Telefonfenster: Geparkten Anruf entparken Control + U Telefonfenster: Konferenz Control + C 14 eud-1430/1.0 OIP R

15 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Funktion: Telefonfenster Standardwert Tastenkombination Telefonfenster: Makeln Telefonfenster: Notiz schreiben zum aktiven Gespräch Telefonfenster: Rückfrage Telefonfenster: Rufton bei aktivem Gespräch einstellen Telefonfenster: Wahlwiederholungsliste öffnen Control + B Control + N Control + Q Control + O Control + R Funktion: Warteschlange Standardwert Tastenkombination Warteschlange: Ersten externen geparkten Anruf entparken Control + Alt + 1 Warteschlange: Ersten internen geparkten Anruf entparken Control + Alt + 2 Warteschlange: Erstes externes Gespräch beantworten Control + 1 Warteschlange: Erstes internes Gespräch beantworten Control + 2 Warteschlange: Leitung belegen für externen Anruf Control + Shift + 1 Warteschlange: Leitung belegen für internen Anruf Control + Shift + 2 eud-1430/1.0 OIP R

16 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Einstellungen: Verbindung Hier sind Ihre Verbindungsdaten zum OIP-Server, Rufnummer und Benutzer-PIN, die Ihr Systembetreuer in der Regel für Sie bereits eingerichtet hat, gespeichert. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Einstellung Serveradresse Windows-Benutzername verwenden Rufnummer / PIN PIN speichern Verbindungsstatus Tel.leitung auswählen Telefonauswahl aus OIP übernehmen Telefon auswählen Beschreibung Geben Sie hier den Hostnamen oder IP-Adresse des OIP-Servers ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn ein entsprechender OIP-Benutzer mit demselben Namen eröffnet ist. Das System wählt dann automatisch das angeschlossene Telefon aus. Falls Sie mehrere Telefone an Ihrem Aastra 1560/1560ip angemeldet haben (zum Beispiel im Twinmodus oder One Number Benutzerkonzept), können Sie unter Rufnummer / PIN die Benutzerrufnummer und PIN des gewünschten Telefons eingeben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit Sie bei einem Neustart des Aastra 1560/1560ip nicht mehr nach dem Passwort gefragt werden. Zeigt den aktuellen Verbindungsstatus des Aastra 1560/1560ip an. Wählen Sie die gewünschte Telefonleitung aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Auswahl gemäss OIP-Benutzerprofil erfolgen soll. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Wählen Sie das gewünschte Telefon aus. Hinweis: Sie können das Aastra 1560 mit allen Aastra 400 Systemtelefonen verbinden. 16 eud-1430/1.0 OIP R

17 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Einstellungen: Outlook Lokale Outlook-Anbindung (Microsoft Exchange-Synchronisation): Die Open Interfaces Platform (OIP) unterstützt die Anbindung eines Microsoft Exchange Servers zur Synchronisation von Verzeichnissen. Bei dieser lokalen Outlook- Anbindung werden zusätzlich die persönlichen Outlook-Adressbücher mit den privaten OIP-Verzeichnissen sowie die konfigurierten öffentlichen Kontakteordner mit dem öffentlichen OIP-Verzeichnis synchronisiert. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Outlook-Synchronisation aktivieren: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lokale Outlook-Synchronisation aktivieren und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, um Ihre gewünschten Synchronisationseinstellungen zwischen Outlook und dem Aastra 1560/1560ip vornehmen zu können. Wählen Sie dann aus den folgenden Einstellungen aus: Einstellung Outlook-Profil verwenden Synchronisationsperiode Tastenkombination für Synchronisationsstart Synchronisationsinhalt: Kontakte synchronisieren Kalender synchronisieren Synchronisationsrichtung: Outlook-Daten zu Aastra 1560/1560ip aktualisieren Aastra 1560/1560ip Daten zu Outlook- Daten aktualisieren Beschreibung Wählen Sie Ihr gewünschtes Outlook-Profil aus. Manuell oder automatisch nach Zeit. Wählen Sie Ihre gewünschte Tastenkombination aus, mit welcher die Synchronisation gestartet werden soll. Wählen Sie eine oder beide Optionen aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Ordner auszuwählen. Aktivieren Sie im Auswahlfenster das Kontrollkästchen bei Unterordner einschliessen, damit sämtliche Unterordner des ausgewählten Ordners ebenfalls synchronisiert werden. Hinweis: Nur private Ordner können synchronisiert werden. Wählen Sie die Synchronisationsrichtung aus. Standardeinstellung ist Outlook-Daten zu Aastra 1560/1560ip aktualisieren. Wählen Sie den Master bei auftretenden Datenkonflikten aus. eud-1430/1.0 OIP R

18 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Einstellungen: Protokollierung Synchronisation einrichten: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Einstellungen > Outlook aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Outlook-Synchronisation aktivieren, um die Synchronisation zwischen Outlook und Aastra 1560/1560ip einzuschalten. Abhängig vom Berechtigungsprofil, das Ihnen Ihr Systembetreuer zugewiesen hat, können Sie das gewünschte Outlook-Profil auswählen. Wählen Sie Ihre gewünschten Synchronisations-Einstellungen aus und bestätigen Sie mit Übernehmen. Aastra 1560/1560ip und Outlook werden gemäss Ihren Einstellungen synchronisiert. Synchronisation manuell starten: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Sync mit Outlook jetzt aus. Manuelle Synchronisation von Outlook und Aastra 1560/1560ip wird jetzt gestartet. Synchronisationsbericht: Klicken Sie auf oder wählen Sie Extras > Sync-Bericht anzeigen aus. Letzte Synchronisation wird angezeigt. Sie können einstellen, für welche Log-Stufe eine Log-Datei geschrieben werden soll. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. 18 eud-1430/1.0 OIP R

19 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Telefonieren über Aastra 2380ip (nur Aastra 1560) Sie möchten das Aastra 1560 mit dem Softphone Aastra 2380ip verbinden. Das Aastra 2380ip bietet sich an, um das Aastra 1560 als Softphone zu konfigurieren und zu verwenden. Sobald Ihr Systembetreuer Ihr Aastra 1560 und Ihr Aastra 2380ip eingerichtet hat, können Sie das Aastra 1560 zusammen mit dem Aastra 2380ip wie mit jedem anderen Telefon verbinden und verwenden (siehe Kapitel "Aastra 1560/1560ip starten", Seite 11). Alle Audio-Einstellungen wie Mediagerät, Rufausgabe und Lautstärke nehmen Sie im Aastra 2380ip vor (siehe "Bedienungsanleitung Aastra 2380ip" auf dem Aastra 400 DocFinder). Sobald beide Anwendungen installiert und eingerichtet sind, können Sie das Aastra 1560 starten. Das Aastra 2380ip öffnet sich automatisch jeweils im Hintergrund. Sie können bequem Ihre Anrufe über das Aastra 1560 erledigen und alle Funktionen des Aastra 1560 nutzen. Hinweis: Sie können das Aastra 1560 mit allen Aastra 400 Systemtelefonen verbinden. Hilfe Falls Sie einmal nicht mehr weiter wissen - die Aastra 1560/1560ip Hilfe steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Folgende Möglichkeiten, die Hilfe aufzurufen, stehen Ihnen zur Verfügung: Drücken Sie die Taste F1. Oder: Wählen Sie Hilfe > Hilfe aus. Oder: Öffnen Sie das Kontextmenü eines Fensters und wählen Sie Hilfe aus. Die Hilfe wird in einem neuen Webbrowser-Fenster geöffnet. eud-1430/1.0 OIP R

20 Arbeiten mit dem Aastra 1560/1560ip Aastra 1560/1560ip beenden Sie möchten die Anwendung schliessen. Aastra 1560/1560ip beenden: Schliessen Sie die Anwendung mit der Schaltfläche,oder wählen Sie Datei > Beenden aus. Das Aastra 1560/1560ip wird beendet. Hinweis: Ist das Aastra 1560/1560ip nicht verfügbar oder die Anwendung geschlossen, werden Anrufe am gekoppelten Telefon angezeigt (Aastra 1560) oder an ein Ersatzziel gelenkt, das durch Ihren Systembetreuer eingestellt wurde (Aastra 1560ip). 20 eud-1430/1.0 OIP R

21 Warteschlange Lernen Sie in den folgenden Abschnitten die Einstellungs- und Verwendungsmöglichkeiten Ihrer Vermittlungsanwendung kennen. Warteschlange Arbeiten im Direktmodus Stellvertretung eud-1430/1.0 OIP R

22 Warteschlange Warteschlange Bei einer Vermittlungsanwendung können mehrere Anrufe gleichzeitig ankommen, ohne dass die Vermittlungsanwendung als Besetzt gekennzeichnet wird. Die Anrufe werden in der Warteschlange angeboten. Mit einem Doppelklick nehmen Sie einen anliegenden Anruf entgegen auch wenn dieser nicht an der ersten Stelle in der Warteschlange steht. Sie können über die Warteschlange auch einen internen oder externen Anruf aufbauen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf eine leere Zeile und wählen Sie, ob Sie einen internen oder externen Anruf aufbauen wollen. Einstellungen Warteschlange Wählen Sie aus den folgenden Einstellungen für die Warteschlange aus: Ankommende Anrufe Anruftyp Rufton Textfarbe Beschreibung Folgende Anruftypen stehen Ihnen zur Verfügung: Interner Anruf (Warteschlange) Externer Anruf (Warteschlange) Externer Anruf für Firma A (Warteschlange) Externer Anruf für Firma B (Warteschlange) Interner Anruf auf aktive Gruppe (Warteschlange) Interner Anruf auf inaktive Gruppe (Warteschlange) Externer Anruf auf aktive Gruppe (Warteschlange) Externer Anruf auf inaktive Gruppe (Warteschlange) Sie können für jeden Anruftyp einen Rufton definieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Liste der verfügbaren Audiodateien zu öffnen. Mit können Sie die Audiodatei anhören. Wählen Sie Ihre gewünschte Farbe für jeden einzelnen Anruftyp aus, indem Sie auf das Farbfeld klicken. Leitungsbelegung Direktmodus Ankommende Belegung Beschreibung Direkte Leitungsbelegung (siehe Kapitel "Arbeiten im Direktmodus", Seite 24). Wenn Sie Direktmodus aktiviert haben, können Sie die Prioritäten für die Beantwortung eines persönlichen, externen und internen Anrufs festlegen. 22 eud-1430/1.0 OIP R

23 Warteschlange Stellvertretung Umleitung auf Stellvertretung bei Anwendungsende Stellvertretungsnummer Beschreibung Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Umleitung auf Ihre Stellvertretung automatisch eingeschaltet wird, wenn Sie die Anwendung Aastra 1560/1560ip beenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Liste der verfügbaren Benutzer zu öffnen. Bestätigen Sie die Wahl mit Auswählen. Weitere Informationen siehe Kapitel "Stellvertretung", Seite 25. Öffnen Sie die Warteschlange. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen aus. Fenster Vermittlungs-Einstellungen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit OK. Einstellungen sind gespeichert. eud-1430/1.0 OIP R

24 Warteschlange Arbeiten im Direktmodus Ist der Direktmodus eingeschaltet, dann erkennt das Aastra 1560/1560ip das Auflegen und Abheben des Hörers - bzw. das Ein- und Ausschalten de Headsets- und reagiert wie ein übliches Telefon. Ist der Direktmodus ausgeschaltet, dann belegen Sie eine Leitung und beenden ein Gespräch ausschliesslich über das Aastra 1560/1560ip. In diesem Fall sollte das eventuell angeschlossene Headset immer eingeschaltet sein. Direktmodus ist eingeschaltet: Beim Auflegen wird das aktive Gespräch beendet. Beim Abheben erfolgt eine direkte Leitungsbelegung: Liegt kein Anruf vor, dann wird eine Leitung vom vorkonfigurierten Anruftyp (intern, extern oder persönlich) belegt, um eine Verbindung aufzubauen. Liegt ein einzelner Anruf vor, dann wird dieser beantwortet. Liegen mehrere Anrufe vor, dann wird der Anruf mit der höchsten eingestellten Priorität beantwortet. Direktmodus ist ausgeschaltet: Abheben und Auflegen des Hörers sowie Ein- und Ausschalten des Headsets haben keine Auswirkung auf das Verhalten des Aastra 1560/1560ip. Öffnen Sie die Warteschlange. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen aus. Fenster Vermittlungs-Einstellungen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit OK. Einstellungen sind gespeichert. 24 eud-1430/1.0 OIP R

25 Warteschlange Stellvertretung Sie können Anrufe, die an Ihre Vermittlungsanwendung gerichtet sind, während Ihrer Abwesenheit auf ein vorkonfiguriertes Ziel umleiten. Diese Stellvertretung wird automatisch auch für alle anderen Vermittlungsplätze aktiv. Persönliche Anrufe sind von dieser Umleitung nicht betroffen. Hinweise: Anrufe, die beim Aktivieren der Stellvertretung bereits an der Vermittlungsanwendung anliegen, werden nicht umgeleitet. Stellvertretung kann nicht durch Fernbedienung aktiviert werden. Um die direkte Leitungsbelegung zu umgehen, müssen Sie zuerst über das Aastra 1560/1560ip eine Leitung belegen bzw. einen Anruf beantworten und erst dann den Hörer abheben oder das Headset einschalten. Öffnen Sie die Warteschlange. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen aus. Fenster Vermittlungs-Einstellungen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit OK. Einstellungen sind gespeichert. eud-1430/1.0 OIP R

26 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Lernen Sie in den folgenden Abschnitten wie Sie Ihr Aastra 1560/1560ip nach Ihren Wünschen gestalten und einstellen können. Bedienungs- und Anzeigeelemente Bedienerführung Audio-Einstellungen Telefonieeinstellungen Fenstereinstellungen Listen drucken Kontaktdetails eud-1430/1.0 OIP R

27 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Bedienungs- und Anzeigeelemente Bedienungselemente 1 Telefonfenster Links: Fenster für aktives Gespräch. Rechts: Fenster für Rückfrage. 2 Warteschlange 3 Suche 4 Journal 5 Anwesenheitsanzeige 6 Kontaktdetails eud-1430/1.0 OIP R

28 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Externes Display Alarmmeldungen, die auf der Anzeige Ihres Telefons angezeigt werden, können Sie zusätzlich auf dem Bildschirm Ihres PC anzeigen lassen. Sie können für jede Alarmmeldung (z. B. Alarm, Dringend, Meldung) einen individuellen Rufton auswählen. Die Anzeige am Telefon erfolgt gemäss der ausgewählten Priorität. Die Prioritätseinstellungen sind Teil des Anzeigeprofils (siehe Kapitel "Benachrichtigungsprofile", Seite 100). Anzeigesymbole Öffnen Sie das Externe Display. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen aus. Fenster Externes-Display-Einstellungen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit OK. Einstellungen sind gespeichert. Funktionen der Symbolleiste Notiz zum Gespräch Stellvertretung für Vermittlungsplätze aktivieren/deaktivieren 1) Akustische Signalisierung ein-/ausschalten Einstellungen Vermittlungsgruppen 1) Firma A oder Firma B 2) Agent zu allen Vermittlungsgruppen anmelden 1) Agent von allen Vermittlungsgruppen abmelden 1) Agent Pause einschalten 1) Agent Pause ausschalten 1) Status Agent: Pause inaktiv (wenn Agent abgemeldet) 1) Agent in Nachbearbeitung 1) 1) Wird nur angezeigt, wenn das Aastra 1560/1560ip im System als Mitglied einer Vermittlungsgruppe konfiguriert ist. 2) Wird nur angezeigt, wenn das Aastra 1560/1560ip in einer 2-Firmenkonfiguration eingebunden ist. 28 eud-1430/1.0 OIP R

29 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Anzeigesymbole Anrufumleitungen Keine Umleitung, Anrufumleitung bei besetzt oder Rufweiterschaltung Anrufumleitung Ziel: Voic Ziel: Schnurlostelefon, Mobiltelefon Ziel: Nachricht Ziel: Vermittlungsplatz 1) Ziel: Anrufschutz 1) Wird nur angezeigt, wenn das Aastra 1560/1560ip im System als Mitglied einer Vermittlungsgruppe konfiguriert ist. Anzeigesymbole Telefonstatus Verfügbar Nicht verfügbar Abwesend Besetzt Besprechung Unbekannt Anzeigesymbole Profile Kein aktives Profil Profil aktiviert Aktiviertes Profil mit Änderungen eud-1430/1.0 OIP R

30 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Anzeigesymbole Telefonfenster Anrufe in Abwesenheit (unbeantwortete Anrufe) Neue Textmeldungen Neue Sprachmitteilung Wahlwiederholung Mikrofon deaktiviert Mikrofon aktiviert Lautsprecher aktiviert Ring Alone aktiviert Ring Alone auf anderem Telefon aktiviert Anzeigesymbole Verbindungszustände Ankommender interner Anruf Ankommender interner Anruf verbunden Abgehender interner Anruf Abgehender interner Anruf im Gespräch Abgehender interner Anruf besetzt Ankommender externer Anruf Ankommender externer Anruf verbunden Abgehender externer Anruf Abgehender externer Anruf im Gespräch Abgehender externer Anruf besetzt Interner Wiederanruf Externer Wiederanruf Anruf geparkt Anruf gehalten Anruf vermittelt Firma A 1) Firma B 1) 1) Wird nur angezeigt, wenn das Aastra 1560/1560ip in einer 2-Firmenkonfiguration eingebunden ist. 30 eud-1430/1.0 OIP R

31 Bedienerführung Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Ihr Aastra 1560/1560ip einfach und schnell bedienen können. Benutzerkonsole Sie finden alle Fenster und Funktionen in der zentralen Benutzerkonsole des Aastra 1560/1560ip. Von dort aus und mit Hilfe Ihrer PC-Tastatur können Sie Anrufe aus der Warteschlange übernehmen, Ihre persönlichen Anrufe tätigen, die Konfiguration vornehmen und Journal, Telefonbuch und Anwesenheitsanzeige bedienen. Die Darstellung dieser Benutzerkonsole können Sie nach Ihren Wünschen anpassen. Alle Einstellmöglichkeiten erfahren Sie im Kapitel "Layout anpassen", Seite 36. Häufige Funktionen bedienen Sie mit der Maus über die Symbolleiste des Aastra 1560/1560ip. Die Foxtasten bieten kontextabhängig die nützlichsten Telefoniefunktionen an. Im Statusfeld wird der Zustand von Schaltgruppen und weiteren Funktionen, wie Stellvertretungsschaltungen oder Anrufumleitungen angezeigt. Die Warteschlange dient einerseits der Anzeige von anliegenden Anrufen. Anderseits können Sie mit Doppelklick auf eine Zeile auch eine Leitung belegen. eud-1430/1.0 OIP R

32 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Bedienung über Tastatur Um in den Menüs zu blättern, können Sie die Foxtasten Ihres Aastra 1560/1560ip, Ihre PC-Tastatur oder Ihre Maus benutzen. Mit Doppelklick oder der Eingabetaste können Sie einen Eintrag auswählen. Menü Aastra 1560/1560ip Beschreibung Drucken-Menü öfnen (siehe Kapitel "Listen drucken", Datei Seite 39). Anwendung beenden. Telefonie Alle Telefonieeinstellungen. Gruppen 1) Vermittlungsgruppen. Anmeldung oder Pause. Einstellungsmenü öffnen (siehe Kapitel "Aastra 1560/1560ip einrichten", Seite 12). Extras Outlook Synchronisation starten (siehe Kapitel "Einstellungen: Outlook", Seite 17). Alle Fenster auswählen, die angezeigt werden sollen. Fenster Layout-Menü (siehe Kapitel "Layout anpassen", Seite 36). Hilfe Hilfefenster öffnen (siehe Kapitel "Hilfe", Seite 19). 1) Wird nur angezeigt, wenn das Aastra 1560/1560ip im System als Mitglied einer Vermittlungsgruppe konfiguriert ist. PC-Tastatur Eingabetaste (Enter/Return) Navigationstasten Beschreibung Eingabe bestätigen. Im Telefonfenster: Telefonnummer eingeben und Eingabetaste drücken. Anruf beenden. Eintrag auswählen. 32 eud-1430/1.0 OIP R

33 Audio-Einstellungen Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Hier können Sie das gewünschte Rufgerät, die Rufmelodie für interne und externe Anrufe sowie die Sprachausgabe-Einstellungen auswählen. Akustische Signalisierung ein-/ausschalten Sie können die akustische Signalisierung nach Belieben ein- oder ausschalten. Akustische Signalisierung ausschalten: Klicken Sie auf. Oder: Wählen Sie Extras > Akustische Signalisierung ausschalten aus. Akustische Signalisierung wird ausgeschaltet, wird angezeigt. Akustische Signalisierung einschalten: Klicken Sie auf. Oder: Wählen Sie Extras > Akustische Signalisierung ausschalten aus. Akustische Signalisierung wird eingeschaltet, wird angezeigt. Rufausgabe-Einstellungen (nur Aastra 1560ip) Wenn Sie die Vermittlungsanwendung als IP-Softphone betreiben, geben Sie nun die installierten Ausgabegeräte an und wählen Sie die Audiodateien zur Signalisierung von Anrufen oder Systemmeldungen aus. Die Rufausgabe kann über den internen PC-Lautsprecher, den Lautsprecher des Mediageräts oder über zusätzlich angeschlossene Lautsprecher (externe Lautsprecher) erfolgen. Wählen Sie die gewünschte Rufmelodie für interne und externe Anrufe aus. Öffnen Sie das Telefonfenster. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Rufausgabe aus. Fenster Rufeinstellungen wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Liste der verfügbaren Audiodateien zu öffnen. Mit können Sie die Audiodatei anhören. Bestätigen Sie die Auswahl mit Übernehmen. eud-1430/1.0 OIP R

34 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Sprachausgabe-Einstellungen (nur Aastra 1560ip) Ihr PC wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Mediagerät ausgerüstet. Dies kann ein Telefonhörer, ein Headset oder ein Bluetooth-Gerät sein. Je nach Gerät kann die Bedienung Ihres Mediagerätes leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen. Lassen Sie sich den Umgang damit von Ihrem Systembetreuer erklären. Wählen Sie Ihr Eingabe- und Ausgabegerät und die entsprechenden Einstellungen aus. Im Normalfall hat Ihr Systembetreuer diese Einstellungen bereits mit den angeschlossenen Mediagerät abgestimmt. Einstellung Automatische Verstärkungsregelung Echounterdrückung Rauschunterdrückung Passband-Filter Sprechpausenerkennung Directsound Beschreibung Automatic Gain Control: Ihre Stimme wird am Mikrofon automatisch stärker verstärkt, wenn Sie leiser sprechen oder wenn sich das Mikrofon weiter weg befindet. Automatic Echo Cancellation: Aktivieren, wenn Ihre Gesprächspartner das Echo ihrer eigenen Stimme hören. Verringert unerwünschtes Rauschen. Nur Audiosignale eines bestimmten Bereiches können passieren, Audiosignale ausserhalb dieses Bereiches (hoch, tief) werden abgeschwächt. Voice Activity Detection: Wenn aktiviert, werden in den Sprechpausen keine Daten über das Netz gesendet. Ohne Sprechpausenerkennung werden kontinuierlich Daten gesendet, selbst wenn ein Gesprächspartner nicht am Reden ist. Wenn aktiviert, kann die Anwendung direkt auf die Audio- Hardware des Systems zugreifen, dementsprechend die Geschwindigkeit erhöhen und die Leistung notwendig zur Sounddatenbearbeitung verringern. Öffnen Sie das Telefonfenster. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Sprachausgabe aus. Fenster Spracheinstellungen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit Übernehmen. 34 eud-1430/1.0 OIP R

35 Telefonieeinstellungen Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Nachdem Sie das Aastra 1560/1560ip gestartet haben, können Sie Ihre Telefonieeinstellungen vornehmen. Register Allgemein Einstellung Externe Rufnummern identifizieren ARV-Information anzeigen Beschreibung Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit externe Nummern bei einem abgehenden Anruf automatisch als externe Rufnummern erkannt werden. Übernehmen Sie entweder Einstellungen des Systems (System-Standardeinstellungen verwenden) oder geben Sie eine gewünschte Ziffernlänge ein (Minimale externe Rufnummerlänge). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit ein externer Anruf, der über ein Anrufverteilungselement (ARV) ankommt, angezeigt wird. Register Namenwahl Öffnen Sie das Telefonfenster. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Telefonieeinstellungen aus. Fenster Telefonieeinstellungen wird geöffnet. Wählen Sie das Register Allgemein aus. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit Übernehmen. Im diesem Register markieren Sie die Telefonbücher für die Suche und die Anzahl der Suchresultate. Einstellung Namenwahl verwenden Suchresultate anzeigen Beschreibung Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie im Telefonfenster auch mit Namen suchen bzw. wählen wollen. Anzahl Resultate auf einer Seite. Öffnen Sie das Telefonfenster. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Telefonieeinstellungen aus. Fenster Telefonieeinstellungen wird geöffnet. Wählen Sie das Register Namenwahl aus. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und bestätigen Sie mit Übernehmen. eud-1430/1.0 OIP R

36 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Fenstereinstellungen Sie möchten die Fenstereinstellungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Sie können Fenster ein- oder ausblenden und nach Ihrem Bedürfnis anordnen. Innerhalb der Fenster können Sie festlegen, welche Informationen angezeigt werden sollen. Sie können mehrere Layouts defnieren und je nach Bedarf das passende einsetzen. Fenster auswählen Im Menü Fenster sind alle Fenster des Aastra 1560/1560ip verfügbar, die Sie alle auch über eine Tastenkombination öffnen können (siehe Kapitel "Einstellungen: Tastenkombinationen", Seite 13). Viele Einstellungen und Aktionen können Sie auswählen, indem Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste öffnen und das entsprechende Menü auswählen. Layout anpassen Sie können die Gestaltung Ihres Aastra 1560/1560ip nach Ihren Wünschen anpassen. Spalteneinstellung Spaltenbreite Spaltenreihenfolge Ausrichtung Grösse anpassen Beschreibung Ziehen Sie den rechten Spaltenrand mit der Maus. Klicken Sie auf den Spaltenkopf der gewünschten Spalte und ziehen Sie sie zur gewünschten Stelle. Linksbündig, rechtsbündig, zentriert Die Spaltenbreite passt sich automatisch dem grössten Eintrag an. Layout wiederherstellen: 1. Wählen Sie Fenster > Layouts > Layout wiederherstellen aus. 2. Wählen Sie das gewünschte Layout aus und klicken Sie auf Laden. Aastra 1560/1560ip wird mit neuem Layout geladen. 36 eud-1430/1.0 OIP R

37 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Layout speichern: 1. Gestalten Sie das Aastra 1560/1560ip nach Ihren Bedürfnissen. 2. Wählen Sie Fenster > Layouts > Layout speichern aus. 3. Geben Sie dem aktuellen Layout einen Namen und klicken Sie auf Speichern. Neues Layout wird gespeichert. Layout löschen: 1. Wählen Sie Fenster > Layouts > Layout löschen aus. 2. Wählen Sie das gewünschte Layout aus und klicken Sie auf Löschen. 3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Layout wird gelöscht. Spalte auswählen, Liste sortieren In jedem Fenster mit Tabellen können Sie diejenigen Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen. Alle Listen können Sie sortieren: klicken Sie einmal auf den Spaltenkopf, um aufsteigend zu sortieren, ein weiterer Klick sortiert in der umgekehrten Reihenfolge. Öffnen Sie das gewünschte Fenster. Klicken Sie in die Tabelle und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Spalten auswählen: Wählen Sie die Schaltfläche Spalten auswählen aus. Wählen Sie die gewünschten Spalten in der gewünschten Reihenfolge aus und bestätigen Sie mit OK. Spalten werden angezeigt. Listen sortieren: Einmal auf Spaltenkopf klicken. Spalten werden aufsteigend sortiert. Ein weiteres Mal auf Spaltenkopf klicken. Spalten werden absteigend sortiert. eud-1430/1.0 OIP R

38 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Schrift auswählen Für jede Tabelle können Sie eine spezifische Schrift auswählen. Öffnen Sie das gewünschte Fenster. Klicken Sie in die Tabelle und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Schrift auswählen: Wählen Sie die Schaltfläche Schrift auswählen aus. Wählen Sie die gewünschte Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad und bestätigen Sie mit OK. Tabelle wird in neuer Schrift angezeigt. Schrift zurücksetzen: Wählen Sie die Schaltfläche Schrift zurücksetzen aus. Tabelle wird in Standardschrift angezeigt. 38 eud-1430/1.0 OIP R

39 Listen drucken Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Sie können einzelne oder zusammenfassende Listen zu einem Benutzer oder zu einem bestimmten Fenster drucken. Benutzerliste drucken Sie können alle Einträge von Benutzern Ihres Kommunikationssystems zusammengefasst auf einer Liste drucken. Abwesenheitsliste drucken Wählen Sie Datei > Drucken > Benutzerliste aus. Liste aller Benutzer wird in der Seitenansicht angezeigt. Wählen Sie Drucken und Ihren Drucker mit den gewünschten Einstellungen aus. Benutzerliste wird gedruckt. Sie können die Abwesenheitseinträge aller Benutzer Ihres Kommunikationssystems zusammengefasst auf einer Liste drucken. Informationen zum Zeitraum: Wenn Sie kein Anfangsdatum eingeben, werden alle Tage bis zum eingegebenen Enddatum berücksichtigt. Wenn Sie kein Enddatum eingeben, werden alle Tage ab dem Anfangsdatum berücksichtigt. Wenn Sie keine Anfangszeit eingeben, dann wird die Uhrzeit 00:00 genommen. Wenn Sie keine Endzeit eingeben, dann wird die Uhrzeit 24:00 genommen. Wählen Sie Datei > Drucken > Abwesenheitsliste und den gewünschten Zeitraum (Datum und Uhrzeit) aus. Liste aller Abwesenheitseinträge wird in der Seitenansicht angezeigt. Wählen Sie Drucken und Ihren Drucker mit den gewünschten Einstellungen aus. Abwesenheitsliste wird gedruckt. eud-1430/1.0 OIP R

40 Anzeigesymbole, Bedienerführung und Einstellungen Journal drucken Sie können alle Einträge Ihres Journals (Anrufe in Abwesenheit, beantwortete Anrufe, Wahlwiederholung, Textmeldungen, Voic ) zusammengefasst auf einer Liste drucken. Benutzerdaten drucken Wählen Sie Datei > Drucken > Journal aus. Journal wird in der Seitenansicht angezeigt. Wählen Sie Drucken und Ihren Drucker mit den gewünschten Einstellungen aus. Journal wird gedruckt. Sie können verschiedene Informationen zu einem Benutzerkontakt Ihres Aastra 1560/1560ip zusammengefasst auf einer Liste drucken. Folgende Informationen stehen Ihnen zu einem Benutzerkontakt zur Verfügung: Allgemeine Informationen (Benutzerdaten) Journal Notizen (Textnachrichten/Notizen) Abwesenheiten Wählen Sie einen Benutzerkontakt in einer Liste aus. Wählen Sie Datei > Drucken > Benutzerdaten und Ihre gewünschte Einstellung aus. Liste wird in der Seitenansicht angezeigt. Wählen Sie Drucken und Ihren Drucker mit den gewünschten Einstellungen aus. Liste wird gedruckt. 40 eud-1430/1.0 OIP R