BME-Benchmarking-Report Einkauf von IT-Leistungen

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1 BME-Benchmarking-Report Einkauf von IT-Leistungen Arbeitsplatz und IMAC, Telefonie, Netzwerk, Storage, Service Desk Leseprobe Kennzahlen zu IT-Kosten Preisbenchmark Best Practice n e t BMEnet GmbH

2 Inhalt 1. Vorwort Management Summary (Highlights) Methodik / Quellen / zeitlicher Rahmen Umfrageteilnehmer im Überblick Beschaffung von IT-Leistungen in deutschen Unternehmen... 8 Beschaffungskategorien 6. Arbeitsplatz Desktop Laptop IMAC (Install, Move, Add and Change) Service Telefonie Mobile Endgeräte Telefonie Klassisch Telefonie VoIP Volumen-Services Mailbox Fileserver Storage Backup Anwendungsbasis/Datenbanken SAP Datenbanken Server Server dediziert Server virtuell Terminalserver Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 2

3 11. Netzwerk LAN WAN RAS Service Desk (Ticketsystem) Webhosting Shared Webhosting Dedicated Webhosting Software für Web-Conferencing Meeting Training Webinar Stundensätze für IT-Projekte bei externen Dienstleistern Web Back Office & SAP CRM Daten- und Dokumentenmanagement Hardware / Netzwerk App-Entwicklung Haftungsausschluss Herausgeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 3

4 1. Vorwort Eine gut aufgestellte IT ist heute unverzichtbar, denn sie schafft entscheidende Wettbewerbsvorteile für Unternehmen. Die Verantwortlichen für den Einkauf von IT-Leistungen tragen damit im Spannungsfeld zwischen Kostendruck, Technologiefortschritt und komplexen Anbieterstrukturen wesentlich zum Unternehmenserfolg bei. Sie sind gefordert, die Qualität der Leistungen und Technologien sicherzustellen und gleichzeitig die Budgetvorgaben zu erfüllen. Dennoch spielt der Einkauf bei vielen strategischen Entscheidungen in der IT-Beschaffung nur bedingt mit, sodass Möglichkeiten zur Kostenoptimierung häufig ungenutzt bleiben. Charakterisierend ist außerdem, dass der IT-Bereich häufigen Veränderungen unterliegt, so dass eine ständige Marktbeobachtung unerlässlich ist. Dabei reicht ein klassischer Angebotsvergleich oft nicht aus, denn die Folgekosten während des Gesamtlebenszyklus bei der Einführung eines IT- Projektes nur schwer kalkulierbar sind. Aus diesen Gründen entwickelte der BME in enger Zusammenarbeit mit FINAKI Deutschland, dem führenden Netzwerk der ITK-Entscheider auf der Anbieter- und Anwenderseite, den Benchmarking- Report "Einkauf von IT-Leistungen". Für die fachliche Expertise und Beratung bei der Interpretation der Ergebnisse möchten wir uns an dieser Stelle herzlichst bedanken. Ziel des Reports ist, einen umfassenden Überblick über die Kosten (und Kostentreiber) in den wichtigsten IT-Bereichen wie Arbeitsplatz (Desktop, Laptop) und IMAC, Telefonie (Mobile, Klassisch, VoIP), Netzwerk, Storage, Service Desk, Server etc. zu verschaffen. Die Auswertungen basieren auf echten Unternehmensdaten der BME-Mitglieder und bilden somit den realen Markt ab. Der BME als neutraler, unabhängiger Verband leistet hiermit einen Beitrag für mehr Transparenz und Kostenbewusstsein in diesem nicht traditionellen Einkaufsbereich. Nutzen auch Sie die Benchmarkergebnisse, um die Beschaffung von IT-Leistungen in Ihrem Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 4

5 2. Management Summary (Highlights) Einkaufsstrategie: Rund 40% der gesamten IT-Leistungen werden ohne enge Kooperation mit den Beschaffungsabteilungen eingekauft. Das bedeutet, dass ein nachhaltiges Lieferantenmanagement oft auf der Strecke bleibt und die Potenziale zu Kostenoptimierung (z.b. durch Verhandlung von Zahlungsbedingungen, Bedarfsbündelung, Standardisierung) nicht oder nur teilweise ausgeschöpft werden. In vielen Unternehmen wird dem IT-Einkauf keine strategische Bedeutung beigemessen! Arbeitsplatz: Die Arbeitsplatzkosten betragen monatlich zwischen ca. 10 und 120 Euro. Dabei sind die Kosten für einen Laptop-Arbeitsplatz durchschnittlich um ca. 30% höher als für einen Desktop. IMAC: Geringere Leasinglaufzeiten 12 Monate statt der klassischen 24 haben die Aufwände im Bereich Wartung und Personal signifikant gesenkt. Ein höherer Wechselzyklus führt aber dennoch zu steigenden IMAC-Kosten (Install, Move, Add und Change). Telefonie: Der Trend geht weg von BlackBerry OS hin zu ios. Grund hierfür sind Anwenderwünsche, insbesondere in Bezug auf privat genutzte Apps. Während Android im Businessumfeld an Attraktivität verliert, kommt WinPhone 8 immer häufiger zum Einsatz, insbesondere in KMU. Service-Desk: Im Durchschnitt schreibt ein Mitarbeiter 0,7 bis 0,8 Tickets pro Monat. Dies ist ein guter Richtwert. Dabei beträgt die Lösungsrate First Line im Mittelwert ca. 63%. Weniger Tickets bedeutet oft eine Verlagerung der Anfragen in den Schatten-Service (Fachabteilung, Second Level). Externe IT-Dienstleister: Die Abrechnungsmodelle für IT-Projekte, die extern vergeben werden, sind sehr unterschiedlich. Neben Pauschalpreisen werden die Stundensätze als Basis für Kalkulation genommen. Je nach Einsatzgebiet und Funktion schwanken die Honorare zwischen 30 und 300 Euro pro Stunde. Dabei sind die Freelancer um ca % preiswerter als Agenturen. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 5

6 3. Methodik / Quellen / zeitlicher Rahmen Die BME-Mitglieder wurden mittels eines Fragebogens befragt. Alle Kostenangaben sind maximal 12 Monate alt. Ausnahme sind Kosten aus abgeschlossenen Rahmenverträgen, die zurzeit ihre Gültigkeit haben. Der vorliegende Report basiert auf effektiv gezahlten Einkaufspreisen der in Deutschland ansässigen Unternehmen. Alle Preise sind frei Haus. Es wurden hauptsächlich in Deutschland ansässige Lieferanten berücksichtigt. Die Preismodelle ausländischer Dienstleister können erheblich abweichen. Als Benchmark wurden folgende Größen genommen: Minimalwert 1. Quartil Median 3. Quartil Maximalwert Der tiefste (niedrigste) Wert 0,25-Quantil, d.h. 25% der Werte liegen unterhalb des Wertes innerhalb der sortierten Reihung Ist ein Mittelwert / der Zentralwert und entspricht dem 2. Quartil (0,5- Quantil). Es ist die Zahl aus einer Anzahl von Werten, welche an der mittleren Stelle steht. 0,75-Quantil, d.h. 25% der Werte liegen oberhalb des Wertes innerhalb der sortierten Reihung Der höchste Wert Einheiten In der IT-Praxis werden verschiedene Zyklen verwendet (in der Regel beträgt die Dauer 12 bis 60 Monate). Um die Vergleichbarkeit zu erreichen, wurden die Kosten auf die Monatsebene heruntergebrochen. Hauptquellen Befragung der BME-Mitglieder mittels eines Fragebogens BME-Benchmarks BME-Fachgruppen In Rahmen der Plausibilitätsprüfung wurden Stichproben durch den BME gemacht. Nicht plausible Angaben sowie Ausreißer wurden entfernt. Ergänzend wurden auch folgende Quellen genutzt: Fachverbände für IT und Telekommunikation, IT-Dienstleister, Fachmedien, destatis. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 6

7 4. Umfrageteilnehmer im Überblick An der aktuellen Erhebung nahmen rund 50 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen teil, darunter sowohl Global Player als auch KMU. In der Regel wurde der Fragenkatalog von der Einkaufsabteilung in Zusammenarbeit mit IT ausgefüllt, so dass die Bewertung der Einkaufsstrategie aus der Einkäufersicht erfolgte. Verteilung der Teilnehmer nach Branche 13% 7% 11% 20% 9% 9% 17% 15% Automobilindustrie und Kfz-Zulieferer Chemie- und Pharmaindustrie IT und Telekommunikation Logistik und Verkehrswesen Maschinenbau, Metall- und Elektroindustrie Energie, Versorgung, GöR Handel & sonstiege Dienstleister Finazdienstleister und Versicherungen Verteilung der Teilnehmer nach Anzahl der Mitarbeiter 4% 9% 20% 13% 28% 26% bis bis bis bis bis bis Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 7

8 Beschaffungskategorien 6. Arbeitsplatz Der Arbeitsplatz umfasst, nach einem definierten Standard, Desktop und Laptop, Sonderausstattungen können berücksichtigt werden. Neben der Hardware, sind ein normierter Software-Stack sowie Verwaltungsleistungen inkludiert. Erweiterte Infrastrukturleistungen, wie beispielsweise Telefonie, WAN, LAN, RAS oder File / Print finden hier keine Berücksichtigung, werden aber in weiteren Services betrachtet. ENTHALTEN Hardware Standardsoftware Services / Verwaltung (Bestandsaufnahme, Infrastruktur Management) NICHT ENTHALTEN Power-Maschinen / Spezial-PCs Special-Software: Visio, Project, CAD Telefonie und Collaboration Netzwerk-File & Print LAN / WAN / RAS Kosten OCS (Office Communication Server) Mail-Backend Anmeldedienst (AD = Active Directory), z. B. Userpflege IMAC bis auf Erstinstallation Service Desk für Non-Clientanteile Projektkosten Major-Release-Wechsel Netzwerk Security Ohne Exchange, Datenbank etc. CAL Lizenzen Auf folgenden Seiten werden Kosten je Arbeitsplatz analysiert. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 10

9 6.1 Desktop In Bezug auf den Aufbau handelt es sich bei einem Desktop-PC um einen Personal Computer in einem flachen Gehäuse oder einem Minitower, das auf oder unter den Büroschreibtisch gestellt wird und auf oder neben dem üblicherweise der Monitor steht. Es gibt diverse Ausführungsformen von Desktop-Computern wie beispielsweise den Barebone, den Mini-PC, den All-in-One-PC (AiP) usw. 80,00 Gesamtkosten je Arbeitspaltz (Desktop) Kosten je AP Desktop pro Monat 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Min 1st Quartile Median 3rd Quartile Max Gesamtkosten 9,38 36,25 41,66 44,89 74,43 Kennzahl Formel Beschreibung Einheit Gesamtkosten je Arbeitsplatz (Desktop) Gesamtbetriebskosten in EUR Anzahl der Geräte EUR pro Gerät pro Monat Parameterdefinition Gesamtbetriebskosten Hard- und Softwarekosten, Betriebsund Servicekosten sowie sonstige nicht differenzierbare Kosten*, die für die Desktop-Arbeitsplätze anfallen (ohne Personalkosten) Anzahl der Geräte Anzahl der Geräte (Desktop) *Hier und im Folgenden: Nicht differenzierbare Kosten sind Kosten, die nicht eindeutig einer Kategorie (Hardware, Software usw.) zuzuordnen sind. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 11

10 10. Server 10.1 Server dediziert Dieser Service stellt einen Server in drei Kategorien für eine dedizierte, d. h. für eine (oder mehrere) benannte Funktion in Form von Hardware und Betriebssystem inkl. Systemnahe Software, aber ohne Anwendungssoftware zur Verfügung. Die Festplatte für das Betriebssystem ist dabei enthalten. ENTHALTEN Anzahl Adapter im Server Standard Data Center LAN (umgelegt auf Server bzw. Komponenten) Basis-Security (Standard Virenschutz) Software Verteilung anteilig / Software- Updates und Patches für OS und systemnaher Software Hardware-Plattform und Lifecycle- Management Rechenzentrum hoch verfügbar Monitoring Betriebssystem NICHT ENTHALTEN Customizing Jobsteuerung SAN Switch Ports Dezentrale Server Externer Storage Testumgebung Configuration-, Asset-und Kapazitätsmanagement etc. sowie Changemanagement für neuartige Systeme Nicht als Host-System für virtualisierte Umgebung Aktuelle Serverklassen-Definition der Teilnehmer Klein: Anzahl Cores >= 2 und < 4 GB (RAM) Mittel: Anzahl Cores >= 4 und < 16 GB (RAM) Groß: Anzahl Cores >= 8 und > 16 GB (RAM) Die Kategorisierung der Serverklassen richtet sich nach Anzahl der Kerne. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 39

11 pro Server pro Monat Gesamtkosten Server dediziert (Serverklasse mittel) 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 0,00 Min 1st Quartile Median 3rd Quartile Max Gesamtkosten 84,94 188,64 230,36 352,89 431,18 Kennzahl Formel Beschreibung Einheit Gesamtkosten Server dediziert (Serverklasse mittel) Gesamtbetriebskosten in EUR Anzahl der Server EUR pro Server pro Monat Parameterdefinition Gesamtbetriebskosten Infrastruktur-, Hardware-, Hardware- Wartungs-, Software-, Software- Wartungs- und Personalkosten, sowie sonstige nicht differenzierbare Kosten, die für den technischen Betrieb von Servern anfallen. Anzahl der Server Anzahl der Server Best Practice Kleine Server sind eine immer weniger im Einsatz befindliche Servergeneration. Eine autonome Stromversorgung ist unabdingbar für den Betrieb eines Rechenzentrums. Als Kostentreiber wurden folgende Kostenarten identifiziert: - Hardware (je größer der Server, desto teurer) - Personalkosten (große Server sind tendenziell als Cluster aufgebaut und bedürfen somit eine höheren Verfügbarkeit bzw. mehr Personalaufwand / Wochenendarbeit). Durch eine "Verträglichkeitsprüfung" im Hardware-Wartungsvertrag minimiert sich Risiko Einsatz von Speicherüberbuchung. Ein Service-Management-Prozess ermöglicht eine realistische Einschätzung, welche Ressourcen tatsächlich benötigt werden. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Einkauf von IT-Leistungen 40

12 Anforderungsformular Fax-Antwort an +49 (0) BME-Benchmarking-Report Einkauf von IT-Leistungen BME-Mitglieder: Nicht-BME-Mitglieder: 980,- zzgl. MwSt ,- zzgl. MwSt. Anrede: Frau Herr Name: Vorname: Funktion: Firma: Adresse: Tel.: Fax: BME-Mitgliedsnummer: Branche: Umsatz (in Mio. ): Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl): Hiermit fordern wir verbindlich den BME-Benchmarking-Report Einkauf von IT-Leistungen Datum und Unterschrift: Ansprechpartner: Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Evgenia Gavrina Projektmanagerin BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

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