E-Ressourcen erfolgreich managen. Ein OCLC Report

Transkript

1 E-Ressourcen erfolgreich managen Ein OCLC Report

2

3 E-Ressourcen erfolgreich managen Ein OCLC-Report zu den technischen und organisatorischen Fragen einer effektiven Verwaltung und Präsentation elektronischer Bestände

4 2 EINLEITUNG BRÜCKEN BAUEN Für 2020 ist vorhergesagt, dass wissenschaftliche Bibliotheken 80% ihrer Ausgaben in elektronische Ressourcen investieren werden. Noch immer benutzen 94% der Bibliothekarinnen und Bibliothekare Tabellen und Listen für die Verwaltung ihrer elektronischen Ressourcen. 2 Zwischen dem, was Bibliothekarinnen und Bibliothekare brauchen und dem, was der Markt ihnen anbietet, klafft eine große Lücke. Will man das Ausmaß beschreiben, in dem der technologische Fortschritt die Informationslandschaft in den letzten Jahren verändert hat, kann man gar nicht übertreiben. Weltweite Vernetzung, Cloud Computing, soziales Netzwerken und oder Berufstätiger zu sein und was ein Klassenzimmer oder eine Bibliothek steigende Flut digitaler Informationen und elektronischer Ressourcen, auf die Informationssuchende sofortigen Zugriff erwarten, brauchen und auch fordern. In Wahrnehmung ihrer Aufgabe als gemeinnützige Bibliothekskooperative hat verstärken und gleichzeitig Bibliotheksmitarbeitern neue Wege aufzeigen, wie sie Erkenntnisse und Wissen zu bibliotheksrelevanten Fragen zu erarbeiten und wurde mit Bibliotheksleiterinnen und Bibliotheksleitern aus mehreren Ländern das elektronischen Beständen permanent angepasst. Weil die meisten Anwendungen noch benutzen 94 diese in manchen Fällen bereits 80 Alle Untersuchungen zur Frage, was Bibliothekarinnen und Bibliothekare für die

5 3 Verwaltung ihrer elektronischen Ressourcen brauchen, machen eines deutlich: treten. Zu jedem der geschilderten Fallbeispiele entwirft der Autor bzw. die Autorin eine Idealvorstellung, was für die Zukunft wünschenswert wäre. Nur ein flexibler, ganzheitlicher Ansatz kann Bibliothekarinnen und Bibliothekaren helfen, die Lücke zwischen aktuellen Herausforderungen und zukünftigen Lösungen zu schließen. Es kann entsprechend des gewünschten, respektive machbaren Tempos sowie Ziel entwickelt, die traditionellen und gewohnten Verwaltungsabläufe aus dem tronischen Bestände besser zu integrieren, indem man sie unter derselben elektronischer Ressourcen rationalisiert und automatisiert. Bibliothekskunden starten. 1 Academic Libraries: Against the Grain. April 2010.

6 4 PROZESSE AUFGABE AUSWÄHLEN ERWERBEN ERSCHLIESSEN Kosten und Erwerbungsmodelle überprüfen Bestellvorgang im Bibliothekssystem anlegen Katalogeintrag suchen, ggf. neu erstellen Lizenzbedingungen prüfen Bestellung an Lieferanten schicken Metadaten überprüfen und verbessern Kontrollieren, ob bereits Zugriff besteht Funktionalität evaluieren Subskription starten Budget abgleichen Zur Knowledge Base hinzufügen Metadatenverfügbarkeit im Discovery Service überprüfen Verfügbarkeit von maschinenlesbaren Katalogdaten (MARC) prüfen Zugangsparameter erstellen HERAUSFORDERUNGEN Viele verschiedene müssen überprüft werden Websites zu überprüfen ist ein manueller, sich Informationen müssen für die verschiedenen werden eingegeben und geprüft werden Bestände sind nicht immer in der Knowledge Base enthalten; nicht sind nicht immer für den dungszweck geeignet. überprüft & editiert werden

7 5 FINDEN ZUGREIFEN VERLÄNGERN Aktualisierungen durchführen, um neue Ressourcen aufzunehmen Fakultäten darüber informieren Für weitere Discovery-Kanäle zugänglich machen Personalisierte rationen einrichten Daten synchronisieren und überprüfen Nutzeranfragen bearbeiten Sicherstellen, dass alle Zugänge kons- und bereitgestellt werden Die Bibliothek immer auf der Höhe technischer Entwicklungen und neuer Funktionalitäten halten Anfragen nach Lizenzverlängerung mit der Fakultät abstimmen Nutzungsstatistiken auswerten Änderungen prüfen Titel auswählen/ streichen Anbieter benachrichtigen Knowledge Base, E-Ressource-Management & Bibliotheks- Management-System aktualisieren PROZESSE AUFGABE Geringe Interoperabilität sierungen in mehreren erforderlich sind Aktualisierungen und Kundeninformation sind manuelle Aufgaben gurationen und Geräte machen das Nachstellen von Nutzererfahrungen zeitaufwändig überprüft und aktualisiert werden aus verschiedenen licht werden HERAUSFORDERUNGEN

8 6 AUSWÄHLEN Kosten und Erwerbungsmodelle überprüfen Lizenzbedingungen prüfen Kontrollieren, ob bereits Zugriff besteht Funktionalität evaluieren mussten wir die Anzahl der teilnehmenden Fakultäten einschränken, was uns aber dann die Auswahl aus dem großen Angebot unserer Lieferanten erleichterte. werden konnten und mussten. Um ein Beispiel zu nennen: Wir mussten festlegen, wie viele Ausleihen zu einem Kauf führen sollen. Durch DDA können unsere Kunden die Auswahl von Publikationen besser steuern. Das optimiert aber nicht unbedingt den Etat und hinterlässt sie doch möglicherweise frustriert. so groß, dass wir schließlich doch anfangen mussten, die Bestellanfragen zu moderieren. bliothek Kosten verursachten beides lag nicht in unserer Absicht! Außerdem war die den Wissenschaftlern um die Auswahl. Auch wirklich zur Auswahl der richtigen Inhalte führte. Ein beachtlicher Teil der so erworbenen Titel wurde nicht gut genutzt. Viele verschiedene müssen überprüft werden und Websites zu überprüfen ist ein Die geschickte Integration von DDA-Einträgen in Kataloge und Discovery- Oberflächen ist der Schlüssel zur vermehrten Nutzung, ohne Ineffizienzen im Workflow zu erzeugen. Gang zu setzen.

9 7 Unsere Vorstellung der Zukunft Wir möchten die Metadaten unserer DDA-Titel gleichzeitig für unseren gemeinsamen nationalen Verbundkatalog und für WorldCat nutzen können, damit diese in wichtigen Discovery-Kanälen wie Google Scholar auftauchen. Wir wissen, dass viele unserer Nutzer ihre Suchanfrage dort beginnen. Der Herausforderung begegnen heißt: Für Bibliotheken, die in der WorldCat Knowledge Base registriert sind, Katalogeinträge von hoher Qualität. Gleichzeitig werden die Titel im Bestand der sichtbar.

10 8 ERWERBEN Bestellvorgang im Bibliothekssystem anlegen Bestellung an Lieferanten schicken Subskription starten Budget abgleichen Informationen müssen für die verschiedenen werden eingegeben und geprüft werden Effektive Systeme sind auf qualitativ hochwertige Daten angewiesen. Alle Bibliotheken müssen dazu übergehen, elektronische Inhalte anzubieten. Es ist wartungen unserer Kunden zu erfüllen. darum, bibliographische Entitäten zu verwalten. Wir verwalten Bestellungen, Variablen machen mehrere Verwaltungsebenen notwendig. Virtuelle Inhalte zu verwalten, erfordert neue Fähigkeiten. ändern auch unsere Arbeitsweise. Wenn immer mehr unserer Inhalte virtuell werden, ledge Base unsere Arbeit. Nicht mehr alle Zyklische Prozesse verwischen die Grenzen zwischen Bibliotheksabteilungen. Wir stellen auch fest, dass die bisherigen Unterscheidungsmerkmale zwischen den Abteilungen nicht mehr zutreffen, zum bungsabteilung fast den ganzen Bereich elektronischen Beständen. Aber wir verlassen die Welt des Gedruckten, in kürzlich die Abteilungen für Erwerbung und Katalogisierung zusammengelegt, da die Grenzlinien zwischen ihnen zunehmend willkürlich wurden.

11 9 Unsere Vorstellung der Zukunft Systeme werden entstehen, die viel kompatibler sind und durch automatisierte Arbeitsabläufe Kosten einsparen. Wir werden uns von lokalen ERM-Systemen wegbewegen, so dass wir Entwicklung und Instandhaltung auf die neuen Herausforderungen fokussieren können. Wir werden organisatorische Veränderungen erleben, angefangen bei der Restrukturierung unserer Ressourcen bis hin zur Neuausrichtung Der Herausforderung begegnen informiert die Bibliothek vor dem Erwerb eines gedruckten Titels automatisch, wenn strategischen Richtlinien der Bibliothek für die Weiterentwicklung ihrer Bestände. ineinander übergehenden Arbeitsgang Titel suchen, erwerben und die Bestellung verwalten.

12 10 ERSCHLIESSEN Katalogeintrag suchen, ggf. neu erstellen Metadaten überprüfen und verbessern Zur Knowledge Base hinzufügen Metadatenverfügbarkeit im Discovery Service überprüfen Verfügbarkeit von maschinenlesbaren Katalogdaten (MARC) prüfen Zugangsparameter erstellen Nicht alle Anbieter erkennen die zentrale Bedeutung, die Metadaten für Auffindbarkeit und Nutzung haben. Inhalten mitgeliefert oder wir müssen sie auf anfordern. Unsere Katalogisierer vermerken, welche Einträge vorhanden sind und, wenn nicht immer in der Lage, genau anzugeben, wie viele Einträge sie bereitstellen, oder wann Lieferanten einloggen und dort die Einträge zählen und sie mit dem vergleichen, mit anderen teilen, um beispielsweise unsere Inhalte über Verbundkataloge Bestände sind nicht immer in der Knowledge Base enthalten; nicht sind nicht immer für den dungszweck geeignet. überprüft & editiert werden Unser bevorzugter Workflow ist, unsere MARC- Datensätze von OCLC zu beziehen. liefert und wir müssen sie nur noch in unser wenn überhaupt notwendigen Änderungen.

13 11 Unsere Vorstellung der Zukunft Wir möchten ein tragfähigeres System zur Verwaltung unserer elektronischen Ressourcen mit termingerechten Updates durch die Lieferanten, wenn es neue Inhalte gibt, mit automatischen Benachrichtigungen und schneller Weitergabe aktualisierter MARC-Datensätze. Wir wünschen uns von den Anbietern, dass sie die Restriktionen in Bezug auf die Mehrfachnutzung von Metadaten minimieren, damit wir unsere Einträge erhöhen. Da der Trend bei der Erwerbung in Richtung Demand-Driven- genauso gut wie für uns und unsere Nutzer. Der Herausforderung begegnen Internetadressen, die ebenfalls andere beisteuern.

14 12 FINDEN Aktualisierungen durchführen, um neue Ressourcen aufzunehmen Fakultäten darüber informieren Für weitere Discovery-Kanäle zugänglich machen Geringe Interoperabilität sierungen in mehreren erforderlich sind Aktualisierungen und Kundeninformation sind manuelle Aufgaben Unter einer einfachen Nutzeroberfläche verbirgt sich komplexe Vielschichtigkeit. zierten Ressourcen hat für unsere Nutzer sind integraler Bestandteil. Die Verantwortung für Aufgaben und Prozesse kann durch Altlasten aus früheren Systemen erschwert werden. wenden wir noch sehr viel Zeit dafür Institutsrepositorium auf dem neuesten oder einmalig erworben wurden, werden von verschiedenen Teams verwaltet nicht zufriedenstellend und verlangt dem Bibliothekspersonal beträchtlichen Einsatz ab. Der Übergang zu elektronischen Informationsquellen ist eine kulturelle Herausforderung für Bibliotheken wie für Content-Anbieter. Einige Lieferanten sind noch nicht fähig, diese Verlagerungen zu unterstützen zum Beispiel diejenigen, die keine selben Zeit wie die Inhalte weitergeben.

15 13 Unsere Vorstellung der Zukunft Ich hoffe, dass die Lieferanten in Zukunft besser in der Lage sind, die Wirklichkeiten im E-Ressource-Management zu unterstützen und die Auswirkungen von Zugangsbeschränkungen auf die Nutzung zu verstehen. Ich würde mir wünschen, dass Schluss ist mit Beschränkungen infolge nicht ausreichender Lizenzen und mit Mehrfacherwerbung einzelner Titel; und dass offene Kundenlizenzen die Norm werden. Ich möchte, dass alle Lieferanten, insbesondere die Betreiber von E-Book-Plattformen verstehen, wie wichtig das gemeinsame und mit unseren Vermittlungsdiensten verbessern können. Es wäre auch hilfreich, wenn sich Standards weiter verbreiten würden; zum Beispiel, damit wir die Nutzung von E-Books auf Kapitelebene 1:1 vergleichen können. Der Herausforderung begegnen Erscheinungsform der Nutzersuchanfrage betrifft. Weil wir wissen, dass die meisten Nutzer bereichert.

16 14 ZUGREIFEN Personalisierte rationen einrichten Daten synchronisieren und überprüfen Um zu begreifen, was es bedeutet, E-Ressource- Pakete zu konfigurieren, muss man den Prozess von Anfang an verstehen. Bedeutung für den Zugang zu elektronischen gungen nicht gut umgesetzt, was später bei wird weiter verkompliziert durch die jährlich aus den Einkaufslisten herausfallenden und die neu hinzukommenden Titel. informieren. Wir erfahren davon erst, wenn die Nutzer auf Zugangsprobleme stoßen. immer korrekt sind, ziehen sich diese Fehler von jeder Institution selbst eingerichtet werden Die Möglichkeiten zur Konfiguration von E-Ressource-Paketen müssen flexibler werden, um sie an die Vertragsbedingungen anpassen zu können. vieren und deaktivieren. Weil aber die Institutionen die Angebotspakete bis zu einem gewissen Grad individualisieren nicht, verschiedene Ausleihfristen für unterschiedliche Nutzer einzurichten, was letztendlich erhebliche Auswirkungen auf die Verfügbarkeit haben kann.

17 15 Unsere Vorstellung der Zukunft Wir brauchen nachhaltigere Prozesse für das Synchronisieren der Datenbestände und die individuelle Anpassung der Ressourcenverfügbarkeit an die Kundenbedürfnisse. Diesen Grad des Zugangs zu aktuellen Inhalten sind wir von den E-Journals gewohnt, aber für die E-Books wird er neu sein. Der Herausforderung begegnen

18 16 ZUGREIFEN Nutzeranfragen bearbeiten Sicherstellen, dass alle Zugänge kons- und bereitgestellt werden Die Bibliothek immer auf der Höhe technischer Entwicklungen und neuer Funktionalitäten halten Nutzer erwarten jederzeit und von überall Zugang. ßeren Anteil ihres Bibliotheksetats für elektronische Ressourcen aus und hat viel online zur Verfügung stehen, ist es wichtig, dass mein Team sofort reagiert und sicherzustellen. Viele verschiedene Gruppen müssen zusammenarbeiten, um auftretende Probleme zu untersuchen und zu lösen. zeitintensiv und oft muss mit verschiedenen und von Bibliothekaren der Abteilung kompatible Geräte sind manchmal der Grund, warum Inhalte nicht geladen liegt. gurationen und Geräte machen das Nachstellen von Nutzererfahrungen zeitaufwändig

19 17 Unsere Vorstellung der Zukunft Ich wünsche mir eine Situation, in der weniger Zeit mit Fehlersuche und Fehlerbehebung zugebracht wird und mehr damit, das Nutzererlebnis zu verbessern. Der Herausforderung begegnen begegnen. schnell verändernden Umfeld zu managen.

20 18 VERLÄNGERN Anfragen nach Bestandserneuerung mit der Fakultät abstimmen Nutzungsstatistiken auswerten Änderungen prüfen Titel auswählen/ streichen Anbieter benachrichtigen Knowledge Base, E-Ressource-Management & Bibliotheks- Management-System aktualisieren Um die evidenzbasierte Bestandsentwicklung voll zu unterstützen, müssen die Standards weiterentwickelt werden. Nutzungsdaten werden zunehmend detaillierter, reichhaltiger, besser integriert und breiter genutzt werden. Evidenzbasierte Bestandsentwicklung und und evidenzbasiertes Bestandsmanagement waren noch nie so wichtig wie heute, da cen kontinuierlich die Etats übersteigt der den Wert und die Bedeutung der Zeitschriften effektiv abgeschlossen und täglichen Arbeit geworden. Jedoch hat dards anhaften, erlauben nur einen sehr rudimentären Versuch, aussagekräftige überprüft und aktualisiert werden aus verschiedenen licht werden

21 19 Unsere Vorstellung der Zukunft Die Daten werden immer differenzierter und weitergehend miteinander verknüpft sein und sind gleichwohl die Basis für bessere Datenbankinhalte und fundiertere Entscheidungen auf Managementebene. Dadurch wird die Bibliothek im strategischen Umfeld der Organisation prominenter positioniert. Die Nutzungsdaten werden bis auf Artikel- und Kapitelebene verfeinert und mit größerer Transparenz zeigen, welche Kosten welcher Nutzung zuzuordnen sind. der Bestände und zu den bibliothekarischen Aktivitäten umfassen; beispielsweise werden sie das (PDA)-Transaktionen einschließen. Gleichzeitig werden sie andere Bibliotheksdatenbestände anreichern und so die Entwicklung einer neuen Generation von Services und Analysen ermöglichen. Gemeinsam erbrachte Services haben das Potenzial, Daten im nationalen und globalen Maßstab zu verbinden, zu standardisieren und enthaltene Informationen unabhängig von Formaten, Geschäftsmodellen und Lieferplattformen vergleichend zu bewerten. Bestehende Initiativen wie JUSP (das Journal Usage Statistics Portal des JISP, welches das SUSHI Protokoll für Data Harvesting nutzt) oder IRUS-UK (Institutional Repository Usage Statistics, welches COUNTER-Reports für Repositorien liefert) zeigen, was mit einem solchen Ansatz alles möglich ist. Nutzungsdaten werden über lokale Bestandsentwicklung und lokales Bestandsmanagement hinaus Interesse an Big Data-Auswertung wird dazu führen, dass man auf diese Daten zurückgreift, um damit zu Lernanalysen, Metriken zur Forschungsbewertung und zur Generierung von neuem Wissen aus vorhandenen Informationen beizutragen. Der Herausforderung begegnen bereitstellen und Knowledge Base und WorldCat entsprechend aktualisieren.

22 20 Nach Integration streben E-Ressource-Management schafft ständig neue Herausforderungen, mit denen ältere Technologien nicht Schritt halten können. Im Maße, in dem sich Grenzen und Verantwortlichkeiten verschieben, entwickelt sich ein Trend zu stärkerer Integration von vielen bisher getrennten Funktionen und Prozessen. Gewünscht wird ein stärker zentralisiertes Datenmanagement sowohl in Institutionen wie darüber hinaus. Beleg dafür sind gemeinsame Dienste wie GOKb (Global Open Knowledgebase), KB+, WorldCat und die WorldCat Knowledge Base. Ihre und unsere Erfahrung verbinden In diesem Kontext hat sich OCLC das Ziel gesetzt, seine langjährige Erfahrung mit der Integration von als internationale, mitgliedergeführte Bibliothekskooperative nutzend, können wir kontinuierlich die fundamentalen Herausforderungen untersuchen, denen sich Bibliotheken heute stellen, und dafür sorgen, dass unsere Serviceangebote sich an die veränderten Anforderungen Ihrer Arbeit anpassen. Von der Analyse der vielfältigen Studien zum E-Ressource-Management über die Entwicklung von Anwendungsfällen bis hin zu tiefgehenden Einzelgesprächen mit unseren Mitgliedern und dem einer Folge von neuen E-Services geführt. Diese können, so unsere Überzeugung, Bibliotheken den erleichtern. Aus einer einzigen Qualitätsdatenquelle synchronisieren Bereits seit langem verfolgt OCLC eine Single Source -Strategie mit einem Leitsystem mit biblio- zustellen, dass die Einträge und Links einheitlich und aktuell sind. Wenn Sie Inhalte auswählen und erwerben, helfen wir Ihnen, einen einfachen, aber korrekten Basisdatensatz zu erstellen, der den Bibliotheksnutzern dann ein schnelleres Finden erlaubt. Danach erweitern wir die Metadaten in den Einträgen kontinuierlich durch automatisches Anreichern parallel dazu, wie sie im Haupteintrag in WorldCat von unseren Mitgliedern, Partnern und unseren Mitarbeitern verfeinert werden. Mit Ihrer Systemumgebung koppeln rationalisieren egal, ob es darum geht, gedruckte und elektronische Inhalte in einem System zusammenzubringen, um Ihnen das Erwerben und Erneuern zu erleichtern, oder Ihr System intelligent mit den Systemen von PDA-Anbietern zu verknüpfen. Die Kraft der Gemeinschaft nutzen Dieser einzigartige, von der weltweiten bibliothekarischen Gemeinschaft gesteuerte Ansatz zum Katalogdatenmanagement hat dazu geführt, dass die Reichhaltigkeit und Genauigkeit der Metadaten aus Bibliotheken allgemein anerkannt und geschätzt werden. Nun sind wir dabei, diese Prozesse und elektronischer Ressourcen zu übertragen. Wir arbeiten auch mit noch mehr Anbietern elektronischer Ressourcen daran, direkte Bearbeitungswege für Kollektions- und Bestandsdaten einzurichten. Auf diese Weise wollen wir sicherstellen, dass Bibliotheksnutzer entsprechend ihres aktuellen Bedarfs bestmöglichst auf lizenzierte Ressourcen zugreifen können.

23 21 WorldShare Acquisitions WorldShare Metadata Collection Manager WorldShare License Manager WorldCat Knowledge Base und Link-Resolver EZproxy OCLC Discovery Services Beispielaufgaben AUSWÄHLEN Kosten, Erwerbungsmodelle und Lizenzbedingungen Base bereits ein Zugang vorhanden ist die bereits vorhandenen Einträge ergänzen lassen ERWERBEN ERSCHLIESSEN FINDEN auf Wunsch darüber hinaus auch in weitreichendere ZUGREIFEN VERLÄNGERN Entwicklungen und neuer Funktionalitäten bleiben Entscheidungen über Lizenzverlängerungen durch Betrachtung und Auswertung von Nutzungsdaten

24 22

25 23 Ihre Meinung ist gefragt tion als internationale, mitgliedergeführte Bibliothekskooperative wollen wir Teilen Sie uns Ihre Überlegungen bei unserer schnellen Online-Umfrage mit:

26 24 Für Anfragen aus Australien und Neuseeland. Level 8, Victoria AU T: +61 (0) T: F: +61 (0) E: australia@oclc.org Für Anfragen aus Frankreich, Süd- und Osteuropa, Israel, Türkei und Afrika FR T: F: E: france@oclc.org Für Anfragen aus Kanada 9955 Avenue de Catania, Bureau 135 Brossard J4Z 3V5 Québec CA T: T: Für Anfragen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Grünwalder Weg 28g T: F: E: deutschland@oclc.org F: E: canada@oclc.org

27 25 Für Anfragen aus Benelux, Skandinavien und dem Baltikum XA Leiden NL T: F: E: nederland@oclc.org Für Anfragen aus Großbritannien und Irland. 8th Floor, West Wing 54 Birmingham B16 8 GB Für Anfragen aus den USA, Nordafrika, dem Nahen Osten und Indien T: T: F: E: usa@oclc.org T: F: E: uk@oclc.org

28