Internationaler Marktplatz für Werbematerial - die ADZONE

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1 Fallstudie Internationaler Marktplatz für Werbematerial - die ADZONE Via Extranet organisiert John Deere weltweit das Marketing für seine Händler mit vielen Vorteilen für alle Beteiligten Kunde: Deere & Company, Headquarter Mannheim Ein weltweiter Konzern muss seine Distanzen meistern Mit über 170 Jahren Firmengeschichte und vielen Klassikern in der Produktpalette gehört der Landmaschinenhersteller Deere & Company zu einem der traditions- und erfolgreichsten Unternehmen weltweit. Die rund Mitarbeiter sind heute in 160 Ländern beschäftigt. Damit alle Niederlassungen und Händler nutzen können, was Deere & Company an Informationen und Services für das internationale Marketing zur Verfügung stellt, wurde das Intranet zum zentralen Kommunikationskanal ausgebaut und mit zuverlässiger Extranet-Funktionalität ausgestattet. Projekt: Ein Web-basiertes System zur Erstellung personalisierter Werbemittel Vom Warenkorb zur Einkaufsmeile Der bereits früher von»home of the Brave«erstellte Online-Warenkorb für Werbemittel und Druckmaterial, den Deere-Händler und -Verkaufshäuser über das firmeneigene Intranet in ganz Europa nutzten, soll zu einem kompletten Beschaffungssystem für Marketing- Materialien in allen Sprachen und Versionen erweitert werden. Attraktiv präsentiert und gleichzeitig bedienerfreundlich konzipiert, soll die neue ADZONE den Händlern die verkaufsfördernden Aktivitäten des zentralen Marketings schmackhaft machen und sie zum Einsatz der angebotenen Materialien motivieren. Die Ansprüche an die Funktionalität des Systems werden dabei immer komplexer. Zum Einen müssen interne Strukturen abgebildet und vorhandene Systeme und Daten integriert werden. Zum Anderen erfordert das riesige Warenangebot in verbindlicher Aktualität und bis zu 160 Sprachen eine stabile konzeptionelle und technische Basis, die sich jederzeit ausbauen lässt und technischen Entwicklungen nicht im Wege steht. Anspruch: Komfort macht den Kunden zum König Kein Einkaufswagen gleicht dem anderen Die neue ADZONE ist Umschlagplatz für Marketingmaterialien aller Art. Kernthema ist dabei immer der persönliche Bedarf der Nutzer. Ein komplexes Nutzer-Management ermöglicht des- 1

2 halb den individuellen Zugriff jedes Einzelnen auf alle Angebote der Anwendung. So kann jeder Händler sich und seinen Unterhändlern online das personalisierte Werbematerial gestalten, bestellen und verwalten. Auch die Marketing-Abteilung im Headquarter genießt Vorteile: Besondere Hürden wie das lückenlose Zusammentragen sämtlicher Unterlagen und Informationen sowie die Bereitstellung der riesigen Auswahl an Materialien in vielen verschiedenen Sprachen werden nun nicht mehr von Hand sondern vom System automatisch abgearbeitet. Um eine möglichst hohe Akzeptanz auf allen Seiten zu erreichen, muss das System einerseits komfortabel und leicht bedienbar sein und darüber hinaus häufige Fehlerquellen ausschalten. So gehört z.b. die Wahrung des Corporate Design sowie die Aktualität der angebotenen Inhalte zu den vorrangigen Anforderungen. Außerdem suchte Deere & Company eine Lösung, die immer den gesamten Beschaffungsprozess des Marketing abdeckt und jederzeit erweitert werden kann. Ausbau: Die Akzeptanz steuert die Prioritäten Ein Konzept macht sich beliebt Auf Basis einer individuellen Prozessanalyse konnte»home of the Brave«das bestehende Warenkorb-System des Unternehmens ausbauen und den gesamten Ablauf einschließlich der nachfolgenden Lieferkette effizient verknüpfen. Hierzu gehören: das Kommunizieren des Sortiments und seiner Möglichkeiten in allen Sprachen und Versionen das Sichern der Corporate Identity das Sammeln und Weiterleiten von Unterlagen und Angaben die automatische Kontrolle auf Richtigkeit und Vollständigkeit die Verknüpfung mit externen Systemen und Datenbanken das Organisieren und Kontrollieren einer lückenlosen Abwicklung die automatisierte Kommunikation mit allen Beteiligten das Verwalten der Abrechnungsvorgänge Besondere Herausforderung lag hierbei im reibungslosen Datenfluss innerhalb der verschiedenen Systeme sowie der parallelen Statusdokumentation per an die jeweils relevanten Empfänger. Umsetzung: Java-basierte Software für eine zukunftsorientiertes Unternehmen Die beste Technik merkt man nicht Die grundlegende Basis des Intranet von Deere & Company basiert auf dem Applikationsserver WebSphere von IBM und damit auf offenen, allgemein definierten Standards wie Java, XML und J2EE. Das gewährleistet die nötige Flexibilität bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Applikationen für das Intranet/Extranet. Diese werden von Home of the Brave mit Java Server Pages (JSP) und Servlets umgesetzt und in die vorhandene Struktur integriert. Die Inhalte zur Erzeugung der Vorlage (PDF) für die Druckerei, erfolgt über den Einsatz der Metasprache XML/XSLT. Für die verlässliche Verfügbarkeit aller aktuellen Werbemittel sowie für die schnelle und kostengünstige Pflege des gesamten Inhaltsangebots lässt sich die Anwendung von den Mitarbei- 2

3 tern bei Deere & Company mittels verschiedener Redaktionssysteme bestücken und pflegen.»home of the Brave«konzipierte und programmierte alle Redaktionssysteme passgenau auf den jeweiligen Bedarf des zuständigen Redaktionsteams. Die gesamte Anwendung ist vollständig in das Framework von Deere & Company integriert und kann dort lückenlos zum Einsatz kommen. Nach dem zentralen Personalisierungsvorgang im Intranet geschieht die Abfrage und Auswertung der Nutzerdaten im Rahmen des Frameworks. Es ist also keine zusätzliche Autorisierung mehr erforderlich (single-sign-in). Für den Ablauf bearbeitet das System in Abhängigkeit voneinander folgende Aktionen: Nimmt individuelle Bestellung (z. B. länderspezifisch) entgegen Kontrolliert Vollständigkeit aller Unterlagen und Angaben Signalisiert dem Besteller fehlende Unterlagen oder Angaben Generiert personalisierte Druckdatei im CI-gerechten Design Bestätigt erfolgreiche Bearbeitung an Besteller Versendet Druckauftrag und Bestätigung an die Druckerei Hält Daten für etwaige erneute Abfragen im Archiv vor Liefert Abrechnungsdaten an das Warenwirtschaftssystem des Unternehmens Mit dem erweiterten Umfang des Beschaffungssystems für Werbemittel verknüpft»home of the Brave«alle Abläufe innerhalb des Einkaufs individueller Print-Produkte zu einem automatischen Prozess und bildet damit die gesamte Lieferkette im Intranet ab. Das System selbst übernimmt dabei die Überprüfung der bereitgestellten Information und Unterlagen und leitet den vollständigen Druckauftrag in das System der ausgewählten Druckerei weiter. Diese druckt ohne Zwischenschritt personalisiertes zum Teil sogar vorfrankiertes Material und versendet direkt. Ein Abgleich mit dem Deere-Headquarter ist nun nicht mehr erforderlich, denn die Kon- 3

4 sistenz des Corporate Design wird durch Templates im System selbst gewährleistet. Ist das Material versandt, werden alle relevanten Daten zur Rechnungsstellung automatisch an das Warenwirtschaftsystem von Deere & Company geleitet. Parallel zum Ablauf kommuniziert das System per den aktuellen Status an die jeweils relevanten Empfänger. ADZONE: Ordering has never been so easy Ziel: Arbeitsaufwand und Fehlerquellen minimieren Automatisierung ist das beste Sparschwein Wichtigstes Ziel des Projekts war es, die Kosten für die interne Versandabwicklung zu senken und den Datenfluss effizienter und schneller zu gestalten. Das System entlastet die Mitarbeiter bei der Druckvorbereitung indem es automatisch die Überprüfung der bereitgestellten Information und Unterlagen übernimmt, dem Besteller fehlende Unterlagen oder Angaben signalisiert und den Druckauftrag erst weiterleitet, wenn er tatsächlich vollständig ist und ohne Rückfrage bearbeitet werden kann. Das spart Anrufe, Faxe oder Korrespondenz, die zudem bisher meist in verschiedenen Sprachen erforderlich waren. Durch die Einfachheit der Vorgänge möchte das Unternehmen seine europaweit tätigen Händler zu verstärkten Marketing- Aktivitäten anregen. Für die Datenpflege der angebotenen Produkte erfordert das System entsprechende Redaktionssysteme, die es ermöglichen, schnell und einfach das Angebot zu aktualisieren und die Bestände zu erweitern. Der Zugriff erfolgt auch hier personalisiert und über Web-basierte Oberflächen und ist von überall möglich. Partner: Langjährige Zusammenarbeit lässt keine Fragen offen Warum»Home of the Brave«? Als langjähriger Internet-Technologie-Lieferant für das umfangreiche Intranet von Deere & Company mit dem klaren Bekenntnis zu offenen, allgemein definierten Standards wie Java und XML, hat sich»home of the Brave«in den letzten Jahren für dieses aufwändige und anspruchsvolle Intranetprojekt qualifiziert. 4

5 Die Durchführung zahlreicher IT-Projekte zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen in Unternehmen hat»home of the Brave«in die Lage versetzt, ganzheitliche Konzepte zu erstellen und weitreichende Konsequenzen bereits in der Planung zu berücksichtigen. Eine Vorgehensweise die vor unliebsamen Überraschungen hinsichtlich Zeitplan und Budget schützt. Bei»Home of the Brave«gehen Beratung, Umsetzung und Inbetriebnahme von Internet-Projekten Hand in Hand, so dass die ganzheitliche Betrachtungsweise eines Projekts jederzeit gewährleistet ist und Rückmeldungen von einem zum anderen sofort in die Tat umgesetzt werden. Die Marketing-Plattform ADZONE ist bereits in der vierten Ausbauphase und wird kontinuierlich von»home of the Brave«weiterentwickelt. Klare Vorteile für das Unternehmen: Aufwändiger Fleißarbeit im Projekt-Management wird vermieden Alle Händler erhalten optimale Unterstützung via Browser Weniger aktive Händler werden zum Einsatz von Printwerbung motiviert Die Qualität von Inhalten, Druck und Material der Druckprodukte wird automatisch kontrolliert Fehlerquellen durch sprachliche und organisatorische Missverständnisse werden ausgeschaltet Die automatisierten Verwaltungsvorgänge sparen Zeit- und Personalaufwand Große Absatzmengen und direkte Kommunikation mit nur einer Druckerei vermindern Kosten Klare Vorteile für den Händler: Druckvorlagen, Textbausteine und automatische Ergänzungen erleichtern den Einsatz von Werbemitteln Fertige Designvorlagen vermeiden Werbeagenturkosten und nachträgliche Probleme bei der Freigabe Keine Patzer bei der Wahrung der Corporate Identity des Unternehmens Druckabwicklung muss nicht betreut werden Minimaler Verwaltungsaufwand: keine Anrufe, keine Faxe, keine Korrespondenz erforderlich Die reibungslose automatische Abwicklung begünstigt eine zeitnahe Erstellung Keine Einzelverhandlungen von Preisen und Konditionen mit der Druckerei erforderlich Next steps: Auch weiterhin möchte man konstruktiv auf das Feedback der Zielgruppe reagieren. Deshalb plant Deere & Company den weiteren Ausbau des inhaltlichen Angebots sowie die Erweiterung um funktionale Service-Aspekte. Auf Basis des Content-Management-Systems soll ein Werkzeug geschaffen werden, dass den Wunsch nach individueller Ausgestaltung der Werbemittel in den verschiedenen Ländern noch stärker berücksichtigt. Die hierfür nach wie vor erforderliche Konsistenz des Corporate Design und der Inhalte müssen erhalten bleiben.»home of the Brave«wird Deere & Company weiterhin beraten und das System in jeder Ausbaustufe technologisch aktualisieren. 5