Modulbeschreibungen & Systemvoraussetzungen (Version 1.5)

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1 Modulbeschreibungen & Systemvoraussetzungen (Version 1.5) Dokumentenmanagement Archivierung Informationsmanagement Datenbewirtschaftung

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Comarch ECM für iseries, MS Windows, Linux Funktionen Gesetzliche Bestimmungen Archivierung Dokumentenverwaltung Dokumentenablage Recherchieren Datenschutz 4 2 Modulbeschreibung Comarch ECM Explorer Comarch ECM Volltext-Recherche Comarch ECM Archiver oder WorkStationScan Comarch ECM Cold-Spoolarchivierung (nur iseries-version) Comarch ECM MailFiler & MailArchiver Exchange Comarch ECM MailArchiver für Microsoft Exchange Comarch ECM MailArchiver für Lotus Domino Comarch ECM WebDMS Comarch ECM BatchImporter Comarch ECM WorkflowServer JobRouter Comarch ECM Digitale Signatur 15 3 Hardware und Systemumgebung Comarch ECM Comarch ECM JobRouter Comarch ECM smartfix Comarch ECM MailArchiver Exchange Comarch ECM MailArchiver Lotus Domino 21 2 Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 2 von 22

3 1 Comarch ECM für iseries, MS Windows, Linux Comarch ECM ist die elektronische Archivierungs- und Dokumentenverwaltung für die Serverplattformen IBM iseries, MS Windows oder Linux und zeichnet sich als schnelles, schlankes und sehr leistungsfähiges elektronisches Archiv-, Ablage- und Dokumentenverwaltungssystem aus. Comarch ECM enthält alle benötigten Informationen für eine integrierte Speicherung und Abfrage der unterschiedlichsten Dokumente und Belege und ermöglicht eine firmenweite elektronische Archivierung. Durch die moderne, offene Philosophie bieten sich ausgezeichnete Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten für die Realisierung verschiedenster Kundenanforderungen. 1.1 Funktionen Die wichtigsten Funktionen und Module von Comarch ECM umfassen Spoolfile-Archivierung (SCS, IPDS, AFP, PCL, und PDF) Management von Papierdokumenten (Einzel- und Massen-Scanning) Office-Integration, Archivierung beliebiger PC-Dokumente Versionierung flexible Retrieval-Funktionen für Web, Lotus Notes und Microsoft Office Document Routing für die Unterstützung des gesamten Document-Life-Cycles Workflow integrierte Speicherverwaltung für Optical Discs 1.2 Gesetzliche Bestimmungen Das Comarch ECM Konzept orientiert sich an gesetzlichen Bestimmungen und unterstützt den Anwender beim Aufbau eines revisionstauglichen Systems. Die Erfüllung der Anforderungen gemäss den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung (GoB) ist durch eine renommierte, unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bescheinigt. 1.3 Archivierung Mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten auf magnetischen und optischen Datenträgern sorgt Comarch ECM für geeignete Datenorganisation für Langfristspeicherung kontrollierte, nachvollziehbare Ablage und Abfrage (Revisionssicherheit) geordneten und autorisierten Zugriff für Benutzer und Anwendungen sichere und effiziente Handhabung des Sekundärspeichers (optische Medien) Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 3 von 22

4 1.4 Dokumentenverwaltung Das integrierte Document Management System (DMS) arbeitet mit dem eigentlichen Archivierungssystem zusammen. Comarch ECM erkennt die Unterschiede und sorgt für eine jeweils einwandfreie Verwaltung von Dokumenten, in denen noch Änderungen oder Ergänzungen notwendig sind. Die eigentliche Verwaltung der elektronischen Dokumente erfolgt über eine speziell konzipierte Dokumenten-Datenbank, die ein sicheres und dauerhaftes Verzeichnis über Millionen von Dokumenten, ihrer Ablage und ihrer Verbindungen darstellt. Comarch ECM erlaubt die Führung von mehreren getrennten Archiven (Dokumentenverwaltungssystemen) auf einem Serer und ist somit mandantenfähig. 1.5 Dokumentenablage Um Daten in Comarch ECM abzulegen und zu archivieren, stehen Module für die klassische Massenarchivierung wie auch für die benutzerorientierte Ablage und Archivierung von Dokumenten bereit. Folgende Anwendungen sind als Standardlösungen verfügbar Druckausgaben-Archivierung (COLD) Papierdokumenten-Archivierung Dokumenten-Ablage und Archivierung von beliebigen Formaten (PC-Dokumente, CAD Zeichnungen usw.) 1.6 Recherchieren Comarch ECM beinhaltet ein leistungsfähiges Retrieval-Management und gewährleistet die Suche nach Dokumenten ohne Einschränkungen über alle Arten von Dokumenten hinweg. Für jedes Dokument können beliebig viele Suchbegriffe in die Suchindex-Datenbank aufgenommen werden. Die gefundenen Dokumente können zu Bearbeitungszwecken bearbeitet werden, solange der Comarch ECM-Datenschutz dies erlaubt. 1.7 Datenschutz Alle Dokumente unterliegen dem Comarch ECM Datenschutz. Dieser regelt, welche Benutzer in welchen Archiven Dokumente suchen, anzeigen und ausdrucken dürfen. Darüber hinaus arbeitet Comarch ECM mit den Datenschutzeinrichtungen des Servers (IBM iseries, MS Winows, Linux) zusammen, um vollständige Sicherheit zu gewährleisten. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 4 von 22

5 2 Modulbeschreibung Das elektronische Archivsystem Comarch ECM verfügt über ein leistungsfähiges Ablage- und Dokumentenmanagement und bietet Module für alle wesentlichen Dokumentenarten an. Durch die Implementierung aller relevanten Funktionen ergeben sich wesentliche Vorteile in der Handhabung und Einsatzbereitschaft. Das Dokumenten-Management-System erlaubt, dass die Mitarbeiter (rechtgesteuert) in kürzester Zeit, standortunabhängig, abteilungs- und bereichsübergreifend zu einer bestimmten Thematik auf sämtliche Informationen greifen können. 2.1 Comarch ECM Explorer Comarch ECM Explorer bietet als hocheffizienter DMS-Client Funktionen für die Suche, Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten in Comarch ECM-Archiven. Innerhalb eines Archivs können alle Dokumente abgefragt werden, ungeachtet in welchen Ablagen oder optischen Datenträgern sich das gesuchte Dokument tatsächlich befindet. Mit Comarch ECM WindowsRetrieval steht dem Benutzer ein universeller Windows Client zur Verfügung, um Comarch ECM Dokumente an PC-Arbeitsplätzen nach eigenen Kriterien zusammenzustellen, anzuzeigen, auszudrucken und als zu versenden. Die Trefferanzeige erfolgt direkt in Comarch ECM WindowsRetrieval und kann nach den Werten wie Dokumenttyp, Dokumentklasse etc. sortiert werden. Bei der Dokumentsuche auf Basis der Dokumentklassen stehen zwei verschiedene Suchvorgänge zur Verfügung. Die einfache und die erweiterte Abfrage. Bei der einfachen Abfrage sind die Suchkriterien fest, es können jedoch die entsprechenden Suchwerte verändert werden. Die erweiterte Abfrage bietet die Möglichkeit die Dokumentsuche ganz individuell zu gestalten. Sowohl die Suchkriterien wie auch die Suchwerte und die entsprechenden Verknüpfungen untereinander können angegeben werden. Die einzelnen Suchkriterien können mittels einer Und-/Oder-Verknüpfung miteinander verbunden werden. Wenn eine Oder-Verknüpfung erstellt wird, baut man in die Dokumentsuche eine neue Suchdefinition ein, die am Schluss in der Trefferliste zusammen mit der Hauptdefinition angezeigt wird. Der Comarch ECM Explorer umfasst zusätzliche Funktionalitäten wie Zusätzlich ScanIt (Twain) Office Basisintegration DMS Funktionen (Check-in/Check-out, Annotationen) Die Comarch ECM OfficeIntegration ermöglicht es dem Microsoft Office Word und Excel Benutzer, die erstellten Dokumente einfach und schnell zu archivieren. Dabei kann festgelegt werden, ob das Dokument im Originalformat oder als TIFF-Datei abgelegt werden soll. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 5 von 22

6 Ist ein Dokument zur Ablage bereit, kann mittels Button ARCHIVIEREN der Archivierungs-Vorgang aus MS Word / MS Excel initiiert werden. Archiv, PC-Datei Ablage, Dokument- und Objekttyp können aus einer DropDown Liste ausgewählt werden. Nach dem ausfüllen der Indexfelder wird das Dokument archiviert. Annotationen Zu jedem Dokument können Benutzer verschiedene Notizen und visuelle Anmerkungen (Annotationen) erstellen und verwalten, die getrennt vom Dokument abgelegt werden. Die Originaldaten bleiben unverändert. 2.2 Comarch ECM Volltext-Recherche Comarch ECM hat seine Module seit Release 9 um eine Volltext-Recherche inklusive OCR-Erkennung erweitert. Die Volltext-Recherche unterstützt folgende Formate PDF, TXT, Office Dokumente, TIF, JPG, SCS, IPDS, AFPDS Vorteile Suche nach beliebigem Text möglich Gross/Kleinschreibung irrelevant Suche mit Platzhalter möglich Nachindexierung möglich (zeitgesteuert) Voraussetzung Die Volltextindizierungssoftware setzt ein MS Windows Serverbetriebssystem voraus, sofern auch gescannte Dokumente (TIF) indexiert werden sollen. 2.3 Comarch ECM Archiver oder WorkStationScan Die Comarch ECM Scanning-Lösungen gewährleisten rationelle Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten. In einer gesamtheitlichen Lösung wird der Erfassungsprozess vom Scanning bis zur Archivierung der Dokumente und Belege unterstützt. Papierdokumente werden entweder direkt durch den Benutzer an seinem Arbeitsplatz oder an zentralen, leistungsfähigen Scanning-Stationen erfasst. Der Scan-Vorgang erfolgt über den PC-Arbeitsplatz, die Ansteuerung kann direkt aus einer externen Anwendung erfolgen. Dabei stehen für eine entsprechende Steuerung standardisierte Programmschnittstellen zur Verfügung. Comarch ECM Archiver ist die anwendungsorientierte ScanLösung für das Erfassen von Fremdbelegen aus Anwendungen der iseries oder MS Windows. Neben leistungsfähigen Scannern werden auch Ar- Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 6 von 22

7 beitsplatz-scanner für geringeres Dokumentvolumen unterstützt. Die Scanner können wahlweise über die Kofax- oder die Twain-Schnittstelle angesteuert werden. Der Scan-Vorgang erfolgt über den PC- Arbeitsplatz, die Ansteuerung kann direkt aus einer Anwendung erfolgen. Dabei stehen für eine entsprechende Steuerung standardisierte Programmschnittstellen zur Verfügung. Neben leistungsfähigen Scannern werden auch Arbeitsplatz-Scanner für geringes Dokumentvolumen (Twain) unterstützt. Die Ansteuerung eines Scanningvorganges kann direkt aus einer Anwendung erfolgen. Dabei werden die aus der Anwendung stammenden Indexwerte dem zu erfassenden Dokument mitgegeben. In mehreren Scanning-Vorgängen können einzelne Seiten in ein Dokument eingelesen werden. Bei Einzelseiten-Scannern wird jede Seite nach dem Einscannen im Desktop-Viewer angezeigt. Scanner die über einen Formulareinzug (ADF - Automatic Document Feeder) verfügen, können mehrere Dokumentseiten gleichzeitig verarbeiten. Es steht auch bei Scannern mit Formulareinzug die Möglichkeit offen weitere Seiten über die Funktion Seiten einscannen dem eingelesenen Dokument hinzuzufügen. Die eingescannten Dokumentseiten können im Menü Scanner oder direkt über das Archiv-Symbol in der Symbolleiste indexiert und archiviert werden. Comarch ECM DesktopScan ermöglicht die Erweiterung kundeneigener Anwendungen um eine Scanningfunktionalität auf einfachstem Wege und mit geringstem Aufwand, so dass alle betrieblichen Bereiche aus den Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung Nutzen ziehen. Comarch ECM WorkstationScan ist die Lösung für effizientes, stapelorientiertes Erfassen, Indexieren und Archivieren von Papierdokumenten. Scanning & Import umfasst das Erstellen von Stapeln, das Scannen und Importieren von Dokumenten, das Verarbeiten von Bar- und Patchcodes. Für jeden Papierdokumenttyp wird einmalig ein Profil erstellt, in dem Angaben, wie Art und Anzahl der Indexfelder (Schlüsselworte) festgehalten werden. Die Schriftstücke werden mittels Scanner eingelesen oder - nach Erfassung mit einem anderen Werkzeug - aus einem Dateiverzeichnis importiert. Nach dem Indexieren werden die Dokumente in einem elektronischen Archiv- bzw. Dokument-Management-System abgelegt oder zusammen mit entsprechenden Indexangaben in ein beliebiges Dateiverzeichnis exportiert. Die gebräuchlichste Art der Indexierung beruht auf dem Barcode-Verfahren, darüber hinaus ist auch OCR-Erkennung, manuelle Indexierung und die Übernahme von Indexwerten aus Listen (TXT-Files) oder ODBC-Datenbanken möglich. Comarch ECM WorkstationScan arbeitet stapelorientiert, d.h. eine beliebige Anzahl Dokumente wird beim Scanning fortlaufend zu einem Dokumentstapel zusammengefasst und anschliessend gemeinsam indexiert und abgelegt. Comarch ECM WorkstationScan ist mittels ImageControl in der Lage einen Barcode zu erkennen und zu lesen. Über den Barcode können Informationen wie Indexierwerte oder Dokumenttrennungen eingelesen werden. Unterstützt werden UPC-A APC-E Postnet EAN und alle Barcode seitens Kofax VRS Professional für Worksgroupe Der Nutzungsumfang reicht von einem einzelnen Scan-PC bis zum vernetzten Abteilungs-Scanning mit verschiedenen Scannertypen und mehreren gleichzeitig aktiven Indexierstationen. Ein Dokumentstapel Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 7 von 22

8 kann an einem Arbeitsplatz erstellt und anschliessend an anderen Arbeitsplätzen weiterbearbeitet werden. Auf diese Art kann eine effiziente Arbeitsorganisation zur Abwicklung grosser Belegmengen erreicht werden. Sollen neue Dokumente zum Dokumentstapel hinzugefügt werden, werden diese im Menü Stapel oder mit dem Scanner- Symbol aufgerufen. Die Vorgaben entsprechen den im ausgewählten Scanprofil festgelegten Optionen und können der aktuellen Verarbeitung angepasst werden. Mit der Funktion Dokumententrennung kann ein mehrseitiges Dokument aufgetrennt werden. Dabei kann in der Seitenübersicht angegeben werden, ab welcher Seite eine Dokumententrennung vorgenommen werden soll. Das neu entstandene Dokument wird am Ende des Dokumentstapels hinzugefügt. Mit dem Comarch ECM WorkstationScan ConfigurationWizard kann angegeben werden, ob die Indexwerte (für das neue Dokument) übernommen werden oder nicht. Werden die Stapel an verschiedenen Arbeitsstationen eingelesen, indexiert, archiviert und wurde die Funktion im Comarch ECM WorkstationScan ConfigurationWizard aktiviert, muss jeder Stapel separat von der Scanner-Station zur Indexierung freigegeben werden. Ist ein Stapel indexiert, kann er in einem weiteren Schritt archiviert werden. Es stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl Sofort archivieren (Der Stapel wird sofort archiviert) Archivierung verzögern bis (Der Stapel wird erst zum angegebenen Zeitpunkt archiviert) Irrtümlich angelegte oder archivierte Stapel können markiert und anschliessend gelöscht werden, sofern die Berechtigung zum Löschen nicht archivierter Stapel vorhanden ist. 2.4 Comarch ECM Cold-Spoolarchivierung (nur iseries-version) Comarch ECM iseriescold ermöglicht das hochautomatisiertes Erfassen, Segmentieren und Indexieren von Druckausgabedateien in IBM-Formaten, wie AFP/-IPDS, SCS und Verarbeitung von PCLbzw. PDF-formatiertem Computer- Output. Für die einzelnen Arten von Druckausgaben werden Beschreibungen erstellt. Diese Beschreibungen enthalten Angaben zur Identifizierung der Druckdateien, zur Dokumentbildung (z.b. Auftrennen nach Rechnungsnummer etc.), zu Schlüsselbegriffen und zu anderen Merkmalen. Aufgrund dieses Profils kann die Druckdatei dann automatisch indexiert und archiviert werden. Für alle aus einer Druckdatei erstellten Dokumente kann eine unbegrenzte Anzahl von Schlüsselwerten automatisch ermittelt werden. Datumsangaben werden in verschiedenen Sprachformaten erkannt und sortierfähig abgespeichert. Druckdateien können als einzelnes Dokument (z.b. Buchungsliste) oder aufgetrennt in mehrere Dokumente (z.b. Rechnungen) archiviert werden. Jeder Archivierungslauf wird journalisiert und kann einfach nachvollzogen werden. AS/400 Druckdateien können für den Ausdruck mit Formularen gemischt werden. Comarch ECM prüft bei der Archivierung die Formularverknüpfungen und speichert die entsprechenden Formulare unveränderbar ab. Die archivierten Druckdaten können über die reguläre Comarch ECM Dokumentensuche recherchiert, angezeigt und ausgedruckt werden. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 8 von 22

9 2.5 Comarch ECM MailFiler & MailArchiver Exchange Comarch ECM MailFiler und MailArchiver dient der Langzeitarchivierung von s. Mit dem Mail- Filer können s inklusive Anhängen dauerhaft archiviert werden. Die -Datenbank wird dadurch spürbar entlastet, trotzdem stehen die Dokumente bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. Comarch ECM unterstützt die Mailplattformen Outlook/Exchange, Lotus Notes, Groupwise mit folgenden Produkten MailFiler- MailArchiver Exchange for Outlook MailFiler- MailArchiver for Notes MailFiler- MailArchiver for Groupwise Die benutzerbezogene -Archivierung erlaubt die Selektion nur nur Anhänge oder Beides Selektion einzelner Anhänge Archivierungsformate (Mime-Type (1:1) oder in TIFF) konvertieren und Anhänge als separate Archivdokumente 2.6 Comarch ECM MailArchiver für Microsoft Exchange Für die regelbasierende -Archivierung ist das Modul Comarch ECM MailArchiver die ideale Wahl. Comarch ECM MailArchiver für Microsoft-Exchange ist eine Schnittstelle zwischen dem -System (MS Exchange) und Comarch ECM. Mit dem MailArchiver und dem Regelwerk kann optional die Archivierung der Zustellung vorgeschaltet werden, um Manipulationen oder Löschen von Nachrichten seitens der Anwender auszuschliessen. Die regelbasierte Archivierung erlaubt eine weitreichende Entlastung der -Server und erzielt eine deutliche Performance-Steigerung. Neben der Reduktion des Speicherbedarfs verkürzen sich auch die Backup-Zeiten der -Server. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Archivierung Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 9 von 22

10 von Exchange-Dokumenten und Anhängen regelbasierte Archivierung nach konfigurierten Kriterien manuelle Archivierung Single Instance Archivierung Archivieren von öffentlichen Ordnern Konvertierungsmöglichkeiten (TIFF / PDF) opt. Wiederherstellung Wiederherstellen von Rumpfdokumenten (Header, Body und Attachement) Recherche aus MS- Outlook heraus Volltext-Abfrage, wenn dies vom angeschlossenen Archiv unterstützt wird Löschen komplette Löschung nach Archivierung teilweise Löschung Entfernen von Dokumenteninhalten 2.7 Comarch ECM MailArchiver für Lotus Domino Für die regelbasierende -Archivierung ist das Modul Comarch ECM MailArchiver die ideale Wahl. Comarch ECM MailArchiver für Lotus Domino ist eine Schnittstelle zwischen dem -System (Lotus Domino) und Comarch ECM. Mit Comarch ECM MailArchiver für Lotus Domino können Lotus Domino Datenbanken, wie z.b. Mail, dauerhaft archiviert werden. Die Domino Datenbanken werden dadurch spürbar entlastet, trotzdem stehen die Dokumente bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. Der Archivierungsvorgang kann automatisiert, oder interaktiv durch den Benutzer erfolgen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Varianten, wie die Dokumente verarbeitet werden sollen: automatisiert, regelbasiert interaktiv, durch den Benutzer angestossen Auswahlmöglichkeit, was archiviert werden soll: nur Dokument, z.b. Mailtext nur Anhänge Dokument und Anhänge Konfigurationsmöglichkeit ob alle Datenbanken (Postfächer) und Ordner verarbeitet werden sollen, oder nur spezielle. Es können auch Ausnahmen konfiguriert werden, Datenschutz! Unterstützte Formate: Dokument: ASCII-Text, DXL, optionale Konvertierung in PDF Anhänge: im Originalformat, optionale Konvertierung in PDF Optionale Indexierung automatisch archivierter Dokumente durch den Benutzer: Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 10 von 22

11 2.8 Comarch ECM WebDMS Comarch ECM WebDMS ist die standardisierte, sofort einsetzbare Web- Abfragelösung (WebDMS in Windows/ASP und Java/JSP-Technologie) und bildet die Grundlage für die unkomplizierte und sichere Recherche, Anzeige und Archivierung elektronischer Dokumente in Internet-, Extranet und Intranet- Umgebungen. Neben der Dokumentabfrage wird die Darstellung von Trefferlisten der gefundenen Dokumente wie auch die intelligente Darstellung der Dokumentinhalte direkt im Web-Browser oder über den Web DocumentViewer unterstützt. Der WebDMS Server und Leistungsumfang HTML/JSP Benutzer-Interface adaptierbare, umfangreiche Tag-Library unterstützte Plattformen wie MS Windows Server, Linux, IBM iseries Formatunterstützung: MIME-Type (1:1 Auslieferung) und HTML-Darstellung von SCS-Spoolfiles on-the-fly Konvertierung TIFF-to-JPEG und SCS-to-JPEG mit HTML-Navigation für Internet-Browser Anzeige Upload Funktion für einzelne Dokumente Bei der Dokumentsuche auf Basis der Dokumentklassen stehen zwei verschiedene Abfragevorgänge zur Verfügung. Die einfache und die erweiterte Suche. In der Ergebnisliste wird jeweils zuoberst die Anzahl gefundener Dokumente aufgeführt. Die folgenden Hauptfunktionen sind vorhanden Archivabfrage mit einfacher und erweiterter Suche Anzeigen der gefundenen Dokumente Archivierung von Dokumenten in Comarch ECM Ändern von Dokumenteigenschaften Aus- und Einbuchen von Dokumenten (Versionierung) Bei der Dokumentsuche auf Basis der Dokumentklassen stehen zwei verschiedene Abfragevorgänge zur Verfügung. Die einfache und die erweiterte Suche. In der Ergebnisliste wird jeweils zuoberst die Anzahl gefundener Dokumente aufgeführt. Bei der einfachen Suche sind die Suchkriterien fest, es können jedoch die entsprechenden Suchwerte verändert werden. Durch die Auswahl einer aufgeführten Dokumentklasse wird standardmässig die einfache Suche aufgerufen. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 11 von 22

12 Die erweiterte Suche bietet die Möglichkeit die Dokumentsuche ganz individuell zu gestalten. Sowohl die Suchkriterien, wie auch die Suchwerte und die entsprechenden Verknüpfungen untereinander können angegeben werden. Mit den beiden Positionen PUBLIC und PERSONAL FOLDER kann im Gegensatz zu den oben beschriebenen einfachen und erweiterten Suche gleichzeitig in mehreren Dokumentklassen gesucht werden. Zudem wird die Abfrage unter einem selbst zu wählenden Namen in Comarch ECM iseries abgelegt. Es kann dadurch auf diese definierte Abfrage beliebig oft zugegriffen werden, ohne sie jedesmal wieder manuell zusammenstellen zu müssen. Die öffentlichen Abfragen (PUBLIC FOLDER) sind mit der entsprechenden Berechtigung allen Benutzern zugänglich. Die benutzerbezogenen Abfragen (PERSONAL FOLDER) beziehen sich auf den personalisierten Login am Server. Mithilfe des EDITIEREN können die Dokumenteigenschaften verändert und gespeichert werden. Auch die Überarbeitung der Indexfelder kann in den Dokumenteigenschaften vorgenommen werden. Mit dem AUSBUCHEN bzw. EINBUCHEN können Versionen von Dokumenten erstellt werden. Beim Einbuchen besteht die Möglichkeit das Profil, den Objekttyp sowie die Indexfelder anzupassen. Nach dem Ein- und Ausbuchen eines Dokumentes wird ein Versionssymbol in der Übersicht für dieses Dokument angezeigt. Mit dem Comarch ECM WebDocumentViewer können Dokumente im Web Browser angezeigt werden. Dieser Viewer übernimmt Dokumentdaten seitenweise vom Web Server und stellt sie originalgetreu dar. Es stehen Funktionen wie Vergrössern/Verkleinern, Drehen usw. zur Verfügung. 2.9 Comarch ECM BatchImporter Comarch ECM BatchImporter IFS bzw. Windows/Linux ermöglicht den stapelorientierten Import und die Archivierung von beliebigen Dokumenten in Comarch ECM. Dabei können Dokumente von einem IBM iseries Verzeichnis, von einem IFS Verzeichnis oder einem MS Windows/ Linux Server importiert werden. Der Importvorgang wird über eine Kontrolldatei dokumentiert. Über BatchImport-Aktionen kann die Art der Verarbeitung eines Stapels gewählt werden. Die Stapel werden nur registriert, ohne dass eine vorherige Analyse auf Fehler oder einen Import erfolgt. Die Stapel werden registriert und analysiert, jedoch nicht archiviert Die Stapel werden registriert, analysiert und, wenn keine Fehler auftreten, auch archiviert. Die dazugehörigen Indizes werden bei diesem Vorgang übernommen. BatchImporter dient damit der Migration von Dokumentstapeln und stellt eine Art standardisierte Schnittstelle zwischen Comarch ECM und den Produkten von Drittanbietern dar. Der BatchImporter gliedert den Importvorgang in zwei Teile. Zuerst werden die Dokumente für den Transfer vorbereitet und die Indexwerte mit dem Dokument verknüpft und zwischengespeichert. Erst im zweiten Schritt werden die Dokumente aus dem Zwischenspeicher in Comarch ECM archiviert. Für die Ablage, den Dokumenttyp sowie den Objekttyp können Referenzen eingefügt werden. Dies bedeutet, dass beispielsweise einem Dokumenttyp ein Bestimmter Wert zugeordnet wird. Wann immer nun dieser Wert in der Indexdatei erscheint, wird dieser sogleich mit den entsprechenden Dokumenttypen Gleichgesetzt. Dies ermöglicht eine dynamische Zuordnung und ist bei der Migration der Dateien enorm hilfreich. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 12 von 22

13 2.10 Comarch ECM WorkflowServer JobRouter Comarch ECM JobRouter begeistert mit klarer Ausrichtung auf die tägliche Praxis und faszinierender Funktionsvielfalt. Erstaunlich schnelle Realisierungen individueller Anwendungen lassen Workflow-Projekte mit dem Comarch ECM JobRouter zur Erfolgsgeschichte werden. Der Comarch ECM JobRouter ist das Universalwerkzeug zur Umsetzung von administrativen Geschäftsprozessen in reale Web-Anwendungen: Vollständig Browser-basierte Bedienung aller Funktionen, beginnend mit dem Design und Integration der Geschäftsprozesse über Simulation, Test und Dokumentation der Workflow-Anwendungen bis hin zur Administration und laufenden Nutzung durch die Anwender. (Wie dieses Beispiel zeigt, können Prozesse unter anderem mit dem integrierten Designertool entworfen werden) Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 13 von 22

14 Bild: Automatisierte Datenextraktion aus gescannten Rechnung sowie Prüfung gegen erfasste Bestellungen im ERP sowie den Kreditorenstamm aus der Finanzbuchhaltung. Webbasierte Comarch ECM JobRouter Workflowlösung: Mitarbeiter werden per über Prüfungs- oder Freigabeaufgaben informiert. In der einfach zu bedienendem webbasierten Anwendung werden Sie durch Ihre Aufgaben geführt. Nach Erledigung wird der Vorgang zum nächsten Mitarbeiter gesendet oder zum Beispiel automatisiert ein Buchungssatz erstellt. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 14 von 22

15 2.11 Comarch ECM Digitale Signatur Eine digitale Signatur verbindet die Identität des Unterzeichnenden (WER) unveränderbar mit dem Inhalt einer Transaktion (WAS) und dem Zeitpunkt der Signierung (WANN), welcher noch zusätzlich durch einen Zeitstempel abgesichert werden kann. Comarch ECM unterstützt die digitale Signatur mit folgenden Providern Seccomerce, Bremen Online (Deutschland) Quovadis (Schweiz) Actalis (Italien) Comarch ECM verfügt für die digitale Signatur folgende Module & Erweiterungen Basis-Modul (is-dsi1) für das Erstellen und Archivieren von Signaturen, Interaktiv oder mittels Server Verifizieren von Signaturen (Integrität und Authentisierung) BatchSignatur für die automatische, serverbasierte Signatur von Dokumenten. Als Voraussetzung für die BatchSignatur ist das Basis Modul is-dsi1 zu lizenzieren WindowsRetrievalDMS für die interaktive Signatur Als Voraussetzung für die RetrievalDMS Signatur ist das Basis Modul is-dsi1 zu lizenzieren Anwendung Signierung - Prüfung Ablauf einer digitalen Signatur > Signieren Ablauf einer digitalen Signatur > Signieren Ablauf einer digitalen Signatur > Prüfung Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 15 von 22

16 3 Hardware und Systemumgebung Comarch Swiss AG empfiehlt, bei der Ausstattung mit der erforderlichen Hardware und Software die im Folgenden beschriebenen technischen Voraussetzungen zu beachten. Eine verbindliche Aussage kann im Einzelfall erst auf der Grundlage weiterer Informationen getroffen werden. Die nachfolgenden Übersichten fassen die Voraussetzungen zusammen. Die Bereitstellung der entsprechenden Hardware- und Systemumgebung für die Installation ist Aufgabe des Kunden. Dazu gehört auch die Bereitstellung von Betriebssystem- und Datenbanklizenzen. Auf Wunsch werden die Datenbanklizenzen durch Comarch angeboten und geliefert. Wir empfehlen den Aufbau eines Zweitsystems, um Konfigurationsänderungen, Updates etc. ohne Eingriff in den produktiven Betrieb vorab testen zu können. Die Testsysteme können auf einzelnen Servern eingerichtet werden. 3.1 Comarch ECM Angaben zur Systemplattform Clients: Unterstützte Betriebssysteme: 4 Windows XP 4 Windows Vista Windows 7 4 Citrix XenApp Bit / 64 Bit kompatibel Server: 4 iseries: 4 Mind. erforderliche OS/400 - Version: V5R4M0 4 Mind. erforderliche ISR is Server - Version: Release 10 4 Non-iSeries: 4 Mind. 2 GHz / 4 GB RAM / 100 GB Harddisk 4 MS Windows Server 2003, JBoss Applicationserver Oracle 9+ / MS SQL Mind. 2 GB freies RAM für die Anwendung oder: Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 16 von 22

17 4 Mind. 2 GHz / 4 GB RAM / 100GB Harddisk 4 Linux Server (getestet auf: Red Hat Enterprise Linux, Debian) 4 JBoss Applicationserver Oracle Datenbank 9+ 4 Mind. 2 GB freies RAM für die Anwendung Comarch ECM unter Citrix Mit der Auszeichnung und dem Partnerstatus Citrix Silver Solution Advisor verfügt die Comarch Swiss AG über ausgebildete und autorisierte Mitarbeiter. Als Citrix Certified Administrator (CCA) verfügen wir über Citrix Produkt-Kenntnisse und Citrix Produkt- Erfahrungen für die Implementierung und Realisierung von DMS-Projekten. Mit der Comarch Swiss AG als Partner profitieren Sie von folgenden Vorteilen: Comarch ECM Clients werden von der Qualitätsabteilung auf den Citrix Betriebssystemen (XenApp 6) abgenommen. Citrix Spezialisten im Haus CCA Citrix Certified Administrator / CCS Citrix Certified Sales. Supportfälle können auf hauseigenen Citrix Servern reproduziert werden. Erfahrungen unserer Projektleiter bei der Implementierung von Comarch ECM in Citrix Umgebungen. Bestehende Kunden mit Comarch ECM DMS in Citrix Systemumgebungen. 3.2 Comarch ECM JobRouter Comarch ECM JobRouter wird auf einem zentralen Server installiert und kann sofort von jedem PC im Netzwerk über einen Internet-Browser bedient werden. Die Installation erfolgt in sehr kurzer Zeit JobRouter-Clients Auf dem Client wird für den Zugriff auf Comarch ECM JobRouter nur ein Internet-Browser benötigt. Eine Installation muss nicht durchgeführt werden. Unterstützt werden u. a. die Browser Microsoft IE und Mozilla Firefox JobRouter-Server JobRouter-Server auf MS Windows Voraussetzung ist ein Microsoft Windows Server-Betriebssystem (Server 2003, Server 2008) mit installierten Internetinformationsdiensten. Als Datenbank zur Speicherung der Prozess- und Vorgangsdaten können der Microsoft SQL Server, MySQL oder ORACLE genutzt werden. Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 17 von 22

18 3.2.4 JobRouter-Server auf System i Als Mindestvoraussetzung gilt das OS400 Release V6R1 oder höher. Folgende Lizenzprogramme müssen für Release V6R1 installiert sein: 1. Portable App Solutions Environment SS1 2. Qshell SS1 3. IBM HTTP Server for i5/os *BASE 5761DG1 4. IBM Portable Utilities For I5/OS *BASE 5733SC1 5. OpenSSH, OpenSST, Zlib SC1 6. PHP *Base 2ZSVRPI Erforderlicher PTF-Stand: Current PTF Group for 5761DG1 (minimum - SF Group 13) FastCGI PTF 5761SS1 SI DG1 SI36027 Folgende Lizenzprogramme müssen für Release V7R1 installiert sein: 1. Portable App Solutions Environment SS1 2. Qshell SS1 3. IBM HTTP Server for i5/os *BASE 5761DG1 4. IBM Portable Utilities For I5/OS *BASE 5733SC1 5. OpenSSH, OpenSST, Zlib SC1 6. PHP *Base 2ZSVRPI Hinweis: Erforderlicher PTF-Stand: Current PTF Group for 5777DG1 (minimum-sf99368-group1) In der aktuellen Version 10 muss noch ein Windows-Server für einzelne Workflowdienste laufen, die noch nicht auf die iseries übertragen sind. Hier genügt ein Standardrechner oder eine VM Installation mit dem aktuellen Microsoft.Net Framwork, da die Dienste nur wenig Leistung benötigen. Folgende Funktionalitäten benötigen diese Dienste: Zugriff auf das Filesystem der iseries Zugriff auf die Datenbank der iseries via ODBC Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 18 von 22

19 3.3 Comarch ECM smartfix Hardwareanforderungen Server / Client Prozesssor RAM smartfix Server smartfix Analyse Client smartfix Verifier Client Intel Core Duo 2,6 GHz Vergleichbarer Dual CoreAMD- Prozessor Intel Core Duo 2,6 GHz Vergleichbarer Dual CoreAMD- Prozessor Intel Core Duo 2,6 GHz Vergleichbarer Dual CoreAMD- Prozessor Mind. 750 MB pro Prozessor und Kern Mind. 750 MB pro Prozessor und Kern Mind. 750 MB pro Prozessor und Kern Unterstützte Betriebssysteme und Applikationen Server / Client smartfix DB- Server smartfix Server smartfix Analyse Client smartfix Verifier Betriebssystem (alternativ) Windows Server 2003 ab SP2 1) Windows Server ) Windows Server 2003 ab SP2 1) Windows Server ) Windows XP Professional ab SP2 Windows Vista 5) ab SP1 Windows 7 6) Windows XP Professional Datenbank (alternativ) MS SQL Server )3) MS SQL Server )3) Oracle 10, 11 (Server) 2) IBM DB2 9.5 (Server) 2) MS S QL Server ) MS SQL Server ) Oracle 10, 11 (Server) 4) IBM DB2 9.5 (Server) 4) MS SQL Server ) MS SQL Server ) Oracle 10, 11 (Server) 4) IBM DB2 9.5 (Server) 4) Sonstiges.NET Framework 2.0 Microsoft Visual C Redistributable Package SP1 Internet Explorer V.7 oder höher NetViewer 4.1 Crystal Reports 2008 Basic Runtime.NET Framework 2.0 Microsoft Visual C Redistributable Package SP1 Internet Explorer V.7 oder höher MS SQL Server ) MS SQL Server ).NET Framework 2.0 Microsoft Visual C++ Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 19 von 22

20 Client ab SP2 Windows Vista 5) ab SP1 Windows 7 6) Oracle 10, 11 (Server) 4) 2005 IBM DB2 9.5 (Server) 4) Redistributable Package SP1 Internet Explorer V.7 oder höher Crystal Reports 2008 Basic Runtime 1) 2) 3) 4) 5) 6) Bei Cluster-Installationen wird die Enterprise Edition benötigt. Bis zu einem Seitenvolumen von Seiten/Tag kann die Datenbank auf dem smartfix Server betrieben werden. Benötigt werden die Standard Edition oder die Enterprise Edition; für Produktivumgebungen ist die Express Edition nicht ausreichend. Die freigegebenen Treiber sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen. Freigegeben sind ausschließlich die Editionen Business, Enterprise und Ultimate. Freigegeben sind ausschließlich die Editionen Professional und Ultimate Unterstützte Datenbanktreiber und versionen Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2008 Oracle 10g Oracle 11g IBM DB2 Servicepacks Treiberversionen ab SP R1, R R , Terminal Server (smartfix Verifier Client) Freier Arbeitsspeicher (RAM) Citrix MetaFrame Empfohlen 150 MB x Anzahl User Copyright by Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b, CH 9471 Buchs Seite 20 von 22

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