Bericht über das Geschäftsjahr

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1 Bericht über das Geschäftsjahr 2009

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3 Auf einen Blick 3 Inhalt Das Jahr Ein Überblick 4 Beteiligungen und Mitgliedschaften 5 Die Mitglieder der Büroring eg 6 Die Büroring Generalversammlung 7 Bericht des Aufsichtsrates 8-9 Bericht des Vorstandes Das Organigramm der Büroring eg 12 Das Organigramm der Büroring eg angeschlossenen Unternehmen 13 Die Büroring Marketinggruppen 14 Das Büroring Marketing-Angebot 15 Das Büroring PR-Angebot 16 Internet und Online-Shop Das Büroring Zentrallager Die Büroring Eigenmarken 19 Partnerschaft mit Lieferanten Das Büroring Bonussystem 22 Betriebswirtschaftliche Beratung 23 Die Büroring Zentralregulierung 24 Buchhaltung für Mitgliedsunternehmen 25 ERFA-Gruppen 26 Die wirtschaftliche Entwicklung der Büroring eg 27 Die Bilanz Die Gewinn- und Verlustrechnung 30 Die Erläuterungen zu Positionen der Bilanz 31 Anhang zum Jahresabschluss Die Erläuterungen zu Positionen der Bilanz (Aktiva) 33 Die Erläuterungen zu Positionen der Bilanz (Passiva) 34 Die Erläuterungen zu Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung 35 Sonstige Angaben 36 Die Büroring eg 37-38

4 4 Das Jahr ein Überblick BÜRORING stellt sich der Herausforderung Insbesondere unter Betrachtung der gesamtwirtschaftlichen Situation und mit Berücksichtigung der globalen Marktentwicklung ist der BÜRORING mit dem Jahr 2009 äußerst zufrieden. Das Ergebnis ist hervorragend ausgefallen und bewegt sich ungefähr auf dem Niveau des vorangegangenen Jahres. Der Umsatz reduzierte sich zwar leicht, liegt aber immer noch deutlich über den Zahlen des Jahres Insgesamt betrachtet war auch für den BÜRORING das Jahr 2009 ein sehr schwieriges Jahr. Der BÜRORING hat jedoch die Herausforderungen, die bereits zu Beginn des Jahres erkennbar waren, erneut gut gemeistert. Mit einer guten Planung, einem stringenten Kostenmanagement, einer geschickten Steuerung, sowie diversen gelungenen Aktionen des Zentrallagers konnte ein mehr als zufrieden stellendes Ergebnis erzielt werden. Das hohe Engagement der dem BÜRORING angeschlossenen Fachhändler trug ebenfalls zu dieser positiven Entwicklung bei. Die BÜRORING eg ist ein Zusammenschluss von 340 (Stand ) unabhängigen Bürofachhändlern, die zugleich Teilhaber und Geschäftspartner des BÜRORING unter voller Wahrung ihrer unternehmerischen Freiheit sind. Jeder kann die Leistungen der Zentrale in Anspruch nehmen, die er auch tatsächlich benötigt. Die Stärkung der wirtschaftlichen Vorteile der Mitglieder steht im Förderauftrag der BÜRORING eg. Das geschieht durch die Bündelung des Einkaufsvolumens sowie durch ein umfangreiches Leistungs- und Serviceprogramm. Dadurch werden die Nachteile ausgeglichen, die der mittelständische Fachhandel gegenüber den Globals und den Großvertriebsformen hat. Das Leistungs- und Serviceangebot umfasst u.a.: 4 Einkauf und Logistik von mehr als Artikeln 4 Betriebswirtschaftliche Beratung 4 ecommerce-dienstleistungen 4 Zentralregulierung 4 Marketing 4 Werbung und Öffentlichkeitsarbeit 4 Verkaufsförderung 4 Seminare, Schulungen 4 Großkundenverträge, z.b. für Autos, Strom, Telefon, Leasing und mehr... 4 Für Mitglieder begrenzt kostenlose Rechtsberatung durch einen Rechtsanwalt 4 Buchhaltung 4 Erfahrungsaustausch unter Kollegen Auch durch die Unterstützung des BÜRORING haben sich die Marketinggruppen in den letzten Jahren sehr positiv entwickelt. Neben der erfreulichen Umsatzsituation ist auch eine permanente Verbesserung innerhalb der Gruppenstrukturen und der gemeinsamen Marktbearbeitung zu verzeichnen. Die weiterhin aktive Unterstützung von redoffice, OfficeStar Europe und BÜROPRINT ist dadurch auch für die BÜRORING eg von großer Bedeutung.

5 Beteiligungen und Mitgliedschaften 5 Mitgliedschaften Kooperation Büroring und Prisma Gemeinsam Zeichen setzen Auch im Geschäftsjahr 2009 konnte die Kooperation zwischen den Verbundgruppen BÜRORING und Prisma weiter vertieft und die Zusammenarbeit intensiviert werden. Dabei stand und steht auch weiterhin die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit aller Anschlusshäuser stets im Vordergrund. Büroring und Büro Forum 2000 Bündelung der Stärken Im Jahr 2009 konnte die Zusammenarbeit zwischen den Verbundgruppen weiter optimiert werden. Neben der gemeinsam genutzten Zentralregulierung über die PBS GmbH, frequentieren mittlerweile zahlreiche Büro Forum 2000 Fachhändler die BÜRORING Werbemittel sowie damit einher gehend die Leistungen des BÜRORING Zentrallagers. Das große gemeinsame Ziel heißt Sicherung der Zukunft. Um das zu erreichen, verfolgen die Kooperationspartner langfristige, strategische Ziele. Wachsende Marktanteile und steigende Marktbedeutung, höhere Erträge und Sicherung der Ertragskraft für alle angeschlossenen Fachhandelsunternehmen. Wechselseitiger KnowHow-Transfer, Nutzung gemeinsamer Wachstumspotentiale, Entwicklung neuer Leistungsangebote für die Anschlusshäuser und Lieferanten sowie die Öffnung zusätzlicher Absatzkanäle für bestehende Lieferanten sind in diesem Zusammenhang nur einige der bereits begonnenen und auch im Jahr 2010 fortzuführenden Projekte. RWGV- Rheinisch-Westfälischer Genossenschaftsverband e.v., Münster ZGV - Zentralverband Gewerblicher Verbundgruppen e.v., Bonn BBW - Bundesverband Bürowirtschaft e.v., Köln ServiCon eg, Bornheim Beteiligungen Büroring Marketing Center GmbH, Haan (Anteil: 100 %) PBS GMBH Prisma Büroring Service GmbH Kaufmännische Dienstleistungen und Logistik Prisma Büroring Service GmbH, Haan (Anteil: 60 %) Büro Forum 2000 AG, Haan (Anteil: 100 %)

6 6 Die Mitglieder der Büroring eg Mitgliederentwicklung 2001 bis 2010 Die Zahl der Mitglieder blieb gegenüber dem Vorjahr konstant bei 340 Unternehmen. (Stand ). Die Bereitschaft, sich einer starken Verbundgruppe anzuschließen hält nach wie vor unvermindert an Sortimentsstruktur der Mitglieder (340 Mitglieder, 331 Antworten; Mehrfachnennung möglich) Ja- Antworten von Anteil 1. Streckengeschäft 287 Mitgliedern 86,7 % 2. Bürotechnik 274 Mitgliedern 82,8 % 3. PBS 270 Mitgliedern 81,6 % 4. EDV-Zubehör 270 Mitgliedern 81,6 % 5. Bürobedarf 268 Mitgliedern 81,0 % 6. Ladengeschäft 218 Mitgliedern 66,0 % 7. Büroeinrichtung 211 Mitgliedern 63,8 % 8. EDV-Technik 131 Mitgliedern 39,6 % 9. Vollsortiment 125 Mitgliedern 37,8 % 10. Telekommunikation 91 Mitgliedern 27,5 % 11. Papeterie 71 Mitgliedern 21,5 % 12. Fachmarkt 65 Mitgliedern 19,6 % Anzahl der Mitglieder je Bundesland Bundesland Anzahl Baden-Württemberg 48 Bayern 43 Berlin 10 Brandenburg 17 Bremen 1 Hamburg 4 Hessen 25 Mecklenburg-Vorpommern 13 Niedersachsen 33 Nordrhein-Westfalen 81 Rheinland-Pfalz 12 Saarland 2 Sachsen 20 Sachsen-Anhalt 12 Schleswig-Holstein 9 Thüringen 8 Italien / Österreich 2

7 Die Büroring Generalversammlung 7 Die BÜRORING Generalversammlung ist das höchste Organ der Genossenschaft. Hier nehmen die BÜRORING- Mitglieder ihr Stimmrecht wahr und wirken an der Zukunftsgestaltung und weiteren Entwicklung der Verbundgruppe entscheidend mit. Vom 14. bis 17. Mai 2009 trafen sich die Mitglieder der BÜRORING eg sowie Fachhandelspartner der Büro Forum 2000 AG, Lieferanten und Mitarbeiter beider Verbundgruppen in Düsseldorf. Die zweitägige Lieferantenausstellung mit mehr als 80 Partnern aus Industrie und Handel die ihre Produkte und Dienstleistungen präsentierten, bot wieder reichlich Gelegenheit zu informativen Gesprächen. Ein buntes Rahmenprogramm rund um die BÜRORING Generalversammlung und Büro Forum 2000 Jahrestagung wurde den Lieferanten und Mitgliedern beider Verbundgruppen am Rhein geboten. Gleich am ersten Abend traf man sich an der längsten Theke der Welt. Sportlich ging es am Folgeabend zu. In der Skihalle Neuss konnten sich die Teilnehmer mitten im Mai einen Vorgeschmack auf die nächste Skisaison holen. Im Anschluss konnten sich alle bei einem deftigen Büffet und einem Hüttenzauber- Abend regenerieren. Eher festlich geprägt war der Samstagabend im Maritim-Hotel am Düsseldorfer Flughafen mit einem Krimi-Dinner.

8 8 Bericht des Aufsichtsrates Bericht des Aufsichtsrates Nichts wird so heiß gegessen, wie gekocht, ist das Sprichwort, aus dem ich die Hoffnung für ein befriedigendes Jahr 2009 ziehe. Für ein weiteres Rekordjahr hat es aber beim BÜRORING nicht gereicht. Meine Beurteilung der Aussichten für das Jahr 2009 am Schluss des Geschäftsberichts für das Jahr 2008 hat sich glücklicherweise in etwa erfüllt. Durch die Struktur der Händler des BÜRORING, die überwiegend den Mittelstand beliefern, hat uns die Krise bei weitem nicht so hart getroffen wie die nicht im BÜRORING organisierten Kollegen sowie andere Branchen. Insgesamt hat sich die deutsche Wirtschaft gemessen an unserem Umfeld nicht schlecht gehalten. Unsere Politiker haben - wenn auch zu Recht manchmal hart kritisiert - nach Meinung aller Fachleute im Großen und Ganzen gute Entscheidungen zur Stützung der Wirtschaft getroffen, als Beispiel soll die Verlängerung des Kurzarbeitergeldes und die Abwrackprämie gelten. Allerdings darf auch nicht übersehen werden, dass das wieder ein Wechsel für die Zukunft ist, der von uns oder unseren Nachkommen eingelöst werden muss. Insgesamt verminderte sich trotz aller Maßnahmen das Bruttoinlandsprodukt im Jahr 2009 um 5 %. Alle relevanten Zahlen finden Sie in nebenstehender Tabelle. Falls Sie Interesse haben, empfehle ich, den Bericht Deutsche Wirtschaft des Statistischen Bundesamtes. Sie finden darin Daten, die Ihnen bei der täglichen Arbeit von Nutzen sein könnten. Alle nationalen und internationalen Weisen gehen in Ihren Vorhersagen für 2010 und die kommenden Jahre von einer moderaten Erholung der deutschen und internationalen Wirtschaft aus. Dabei werden wir aber frühestens ab 2013/14 wieder an die Zahlen 2008 anknüpfen können. Wie die Überschuldung der öffentlichen Haushalte jemals in Ordnung gebracht werden kann, weiß niemand. Die Lage der Branche PBS-Ladengeschäft mit Büro- und EDV-Bedarf sowie Papeterie Die PBS-Ladengeschäfte haben das Jahr 2009 mit einem Minus von 2,5 % abgeschlossen, der Umsatz betrug damit 3,07 Mrd. Euro. Zum Vergleich: Der gesamte Einzelhandel schloss mit einem Minus von 2 %. Der PBS-Streckenhandel hat im Jahr 2009 ein Umsatzminus von 11 % hinnehmen müssen, der Umsatz belief sich auf 4,13 Mrd. Euro. Seit Februar 2009 sind die monatlichen Umsatzrückgänge gegenüber 2008 leider sehr konstant. Offensichtlich haben die großen Vertriebsformen mehr unter den Einbrüchen der Wirtschaft gelitten, weil die Konzerne als A-Kunden der Global Player deutlich hinter der Leistungskraft des Mittelstandes blieben. Die Ertragslage ist für alle angespannt. Kostenkontrolle, Kreativität und Flexibilität sind die einzige Möglichkeit des Überlebens. Eine schnelle Entspannung ist nicht in Sicht. Büro- und Objektgeschäft Ein Umsatzrückgang von 36 % auf 1,74 Mrd. Euro kann nur als Katastrophe bezeichnet werden. Auch hier behaupten sich die Händler mit mittlerer Umsatzgröße, guten Mitarbeitern, einem breit gestreuten Kundenstamm und ausreichend Eigenkapital wesentlich besser als der Durchschnitt. Entspannung ist noch lange nicht in Sicht. Bürotechnik Druck und Kopie Der Markt für Druck und Kopie bzw. Multifunktionsgeräte ging über die gesamte Branche um 3 % zurück. Durch die funktionale Aufrüstung, den Trend zur Farbe und weiteren Serviceangeboten konnte der Preisverfall verlangsamt werden. Dennoch steht die Hardware weiter unter starkem Druck. Das praxisfremde Gesetz über das Kreditwesen (KWG light) verunsicherte den gesamten Fachhandel. Der BBW gemeinsam mit einigen Verbundgruppen konnte die geforderten Bankiers-Pflichten für Kaufleute schließlich abwenden. Als ob wir nicht andere Sorgen hätten.

9 Bericht des Aufsichtsrates 9 Und der BÜRORING Die Prognose des letzten Geschäftsberichtes, dass ein neues Rekordjahr in 2009 nicht wahrscheinlich sei, hat sich bewahrheitet. Wenn man die Zahlen des BÜRORING allerdings mit der Entwicklung der Gesamtwirtschaft und der Branche vergleicht, kann man mit Fug und Recht von einem sehr guten Geschäftsjahr sprechen. Ausschüttung, Boni und Rückvergütung verringerten sich von auf , das sind 1,52 % Gesamtausschüttung nach 1,63 % im vergangenen Jahr. Beim Vergleich der Ausschüttung mit anderen Verbundgruppen sei auf die Kostenseite für die Händler verwiesen. Durch Sonderangebote in den ersten Monaten des Jahres konnten die Lagerumsätze 2009 um 9,7 % gesteigert werden, während die Zentralregulierung ein Minus von 6,3 % aufweist. Dies ergibt ein Umsatzminus des Gesamtunternehmens von 3,9 %. Die Kooperation mit der Prisma AG verläuft weiterhin sehr gut, besondere Ereignisse sind im Jahr 2009 nicht zu berichten. Bei unserem Tochterunternehmen Büro Forum 2000 AG wurden im Jahr 2009 alle beschlossenen Umstrukturierungsmaßnahmen abgeschlossen. Einige Fachhandelspartner haben den Wunsch geäußert, Mitglied bei BÜRORING zu werden. Dem wurde natürlich entsprochen. Im abgelaufenen Geschäftsjahr hat sich der Aufsichtsrat in 8 Sitzungen über alle in seiner Zuständigkeit liegenden Angelegenheiten informiert, ausführlich beraten und die notwendigen Beschlüsse gefasst. Gemeinsam mit dem Vorstand wurde mehrfach über die gegenwärtige und zukünftige Strategie der Genossenschaft diskutiert. Soweit nach dem Genossenschaftsgesetz Maßnahmen der Zustimmung des Aufsichtsrates erforderten, hat sich der Aufsichtsrat ausführlich damit befasst und dann die Zustimmung erteilt. Bei der Inventuraufnahme hat der Aufsichtsrat gemeinsam mit dem Prüfer des Genossenschaftsverbandes mitgewirkt. Eine umfangreiche Buch- und Belegkontrolle wurde durchgeführt und die Bestände in Stichproben geprüft. Der Aufsichtsrat konnte sich von der Ordnungsmäßigkeit überzeugen. Die gesetzliche Prüfung der Geschäftsführung, der Vermögenslage, des Rechnungswesens und des Jahresabschlusses 2008 erfolgten durch den Rheinisch-Westfälischen Genossenschaftsverband. Ich erinnere an die ungewöhnlich positive Berichterstattung unseres Prüfungsverbandes auf der Jahreshauptversammlung in Düsseldorf. Der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk wurde erteilt. Die Prüfung des Jahrsabschlusses 2009 begann im März Herzlichen Dank an alle BÜRORING-Partner, insbesondere an die Lieferanten, die uns seit Jahrzehnten vertrauensvoll begleiten. Ohne den engagierten Einsatz der BÜRORING-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern, denen wir ebenso unseren besonderen Dank aussprechen, wäre das gute Jahresergebnis nicht möglich gewesen. Ganz besonders danken wir den Mitgliedern, die seit Jahren ehrenamtlich in Arbeitskreisen, Marketinggruppen und Ausschüssen und als ERFA-Sprecher mitwirken. Sie tragen ganz erheblich zum Erfolg der Genossenschaft und damit den Mitgliedern bei. Aussichten 2010 Ob die gesamtwirtschaftliche Erholung auch unsere Branche belebt, kann noch nicht verlässlich vorhergesagt werden. Auf jeden Fall möchte ich Sie auf besondere Kontrolle Ihrer Forderungen hinweisen. Die Gefahr der Insolvenzen steigt erheblich, das betrifft sicher auch Ihre Kunden. Zwei besondere Ereignisse dominieren den Jahresanfang der BÜRORING eg: Zum einen hat sich unser Vorstand, Herr Carsten Marckmann, entschieden, eine berufliche Chance zu nutzen. Er wird den BÜRORING verlassen. Auch an dieser Stelle nochmals besonderen Dank für seinen Einsatz in den vergangenen fünf Jahren. Die Suche nach einem Nachfolger durch den Aufsichtsrat ist im Gange. Zum anderen ergab sich Ende 2009 die einmalige Chance, das Nachbargrundstück der Firma Kaiser und Kraft zu erwerben. Der Kauf zum ist vereinbart, die sofortige Nutzung wie ein Eigentümer vertraglich geregelt und möglich. Damit wird die Chance eröffnet, mittelfristig von nur noch einem Lager zu liefern, also die beiden heutigen Läger Siemens- und Dieselstraße zusammen zu führen. Die Außenläger (Ersatz) sind bereits gekündigt. Eine (Teil-)Automatisierung der Kommissionierung ist jetzt möglich. Für Sie ergibt sich dadurch noch besserer Service, durch Kauf größerer Mengen Preisvorteile, die an Sie weitergegeben werden. Eine Fremdnutzung des Lagers Dieselstraße wird angestrebt (Verkauf oder Vermietung). Diese im Laufe eines Firmenlebens sicher einmalige Chance wurde einmal durch die gute finanzielle Grundlage der BÜRORING eg aber auch durch einen im Vergleich zum Objekt sehr günstigen Kaufpreis möglich. Hermann Kaiser Vorsitzender

10 10 Bericht des Vorstandes Bericht des Vorstandes Das Jahr 2009 beinhaltete für alle Marktteilnehmer die größten Herausforderungen der letzten 10 Jahre. Im Medium Focus wurde das Jahr 2009 mit Recht als das Krisenjahr bezeichnet. Weitere Bezeichnungen waren das Jahr nach der Finanzkrise, das Jahr der Wirtschaftskrise, das Jahr zunehmender Arbeitslosigkeit, das Jahr mit steigender Kurzarbeit, das Jahr mit den meisten Insolvenzen, usw. Schlagzeilen und Bezeichnungen gab es für das vergangene Jahr genug, aber welche stimmt wirklich und welche trifft auf uns, die BÜRORING eg, zu. Aus unserer Sicht, unter Betrachtung der gesamtwirtschaftlichen Situation, haben wir uns den Herausforderungen gestellt und sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Unser ins Auge gefasstes Ziel, die Umsätze von 2008 annähernd zu erreichen, haben wir fast geschafft. Mit einem Umsatzminus von 3,9 % auf 178,6 Mio. können wir angesichts der allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklung äußerst zufrieden sein. Aber Umsatz ist nicht alles, sondern das was unterm Strich übrig bleibt, hat in solchen Zeiten noch größere Relevanz und damit können wir voll zufrieden sein. Stolz blicken wir auf den Zentrallagerumsatz, der mit einem kumulierten Umsatzplus von 9,7 % hervorragend in seiner Entwicklung ist. Durch gezielte Einkaufspolitik, insbesondere im EDV-Bereich am Jahresende 2008, konnte dieser Umsatzanteil des gesamten Zentrallagers auf 49,1 % gesteigert werden. Obwohl wir die Position des Logistikleiters erst wieder zum besetzen konnten, ist die Optimierung im Lagerbereich nicht zum Stillstand gekommen. Im Wareneingangsbereich - unter der Einbeziehung des SAP-Systems - ist der Warenflussprozess weiter geändert worden, so dass er eine Sicherheit bei der Einlagerung gibt. Im Warenausgangsbereich ist eine 100 %-ige Warenendkontrolle für einen Teilbereich realisiert worden und für das Jahr 2010 wird die 100 %-ige Endkontrolle für alle aus dem Lager gehenden Warenpakete angestrebt. Der Umsatzrückgang in der Zentralregulierung lässt sich durch die hohen Steigerungsraten in den Vorjahren begründen. Ebenso durch den starken Margendruck, der dazu führte, vermehrt Objektgeschäfte, die ohne Verprovisionierung liefen und nicht in der Zentralabrechnung abgerechnet wurden zu tätigen. Als weitere Dienstleistungsentwicklung aus diesem Bereich sind hier die Zusendungen der wöchentlichen Abrechnungen an die Lieferanten mit -Möglichkeit und die Versendung der Saldenbestätigung als zu nennen. Die Ausfallquote in 2009 ist in Bezug auf den Gesamtumsatz der Zentralregulierung nicht erwähnenswert. Bedingt wurde dies durch ein hervorragendes Risikomanagement, welches in den letzten Jahren kontinuierlich verbessert wurde. Einhergehend mit einer intensiven betriebswirtschaftlichen Beratung und Begleitung bei in Not geratenen Mitgliedern, konnte dieses Ergebnis erbracht werden. Zusätzlich versetzte dieser Tatbestand den BÜRORING in die Lage, eine weitere Zuführung zu den versteuerten Wertberichtigungen vornehmen zu können. Die Bonuszusage aus dem Kalenderjahr 2009 konnte der Vorstand für das Jahr 2010 in ungeänderter Form als berechenbare Größe den Mitgliedern wieder zur Verfügung stellen. Die Rückvergütung ist auf Grund des reduzierten Zentralregulierungsumsatzes leicht gesunken. Die drei Marketinggruppen OfficeStar, redoffice und BÜROPRINT konnten sich gegenüber dem Markt sehr gut behaupten. Hauptvorteil ist hier die mittelständische Größe der Unternehmen, die es ermöglicht, auf die veränderten Markterfordernisse kurzfristig und regional zu reagieren. Diese Fachhändler können ihren Kunden leistungsbezogene Konzepte anbieten und haben den großen Vorteil des Kennens des Umfeldes ihrer Kunden. Durch die gezielte Ansprache werden sie von den Herstellern sehr wichtig genommen und viele gemeinsame Aktionen werden durchgeführt. Zahlreiche Konzepte wurden von und auch für die Gruppe durchgeführt. Besonders zu benennen, die Erstellung von Musterverträgen durch die BÜRORING eg, die der Prüfung des KWG-Light Gesetzes standgehalten haben. Auch gruppeneigene Projekte gab es im Jahr 2009 mit Beginn oder Auslaufsdatum im Jahre Hier ist insbesondere die Entscheidung für ein einheitliches Warenwirtschaftsprogramm für die OfficeStar Gruppe zu nennen. Die Pilotphase wird im Jahr 2010 begonnen und in der Zukunft werden alle OfficeStar-Händler auf die neue Warenwirtschaft umstellen. Auf der - nach der großen Schiffsreise nach Oslo - in die Normalität zurückgeführten Generalversammlung in Düsseldorf am wurde für die Büro Forum 2000 AG ein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen, der ab dem Jahr 2010 Anwendung findet. Eine Strukturveränderung gab es auch bei den ERFA-Gruppen, indem der Ressourcenknappheit Zeit entgegen gewirkt wurde. Es gibt nun mehr ein einheitliches ERFA-Tagungstreffen, das aber mit hochkarätigen Referenten und Workshops, deren Erarbeitungsergebnisse wichtige Inputs für die weitere strategische Ausrichtung des BÜRORING liefern. Die Junioren-ERFA konnten wir im Jahre 2009 zu einem festen Bestandteil für die Ausbildung der zukünftigen Chefs bei den Mitgliedern machen.

11 Bericht des Vorstandes 11 Zu den wichtigen Zielen in der Branche zählt für uns die Senkung der Gesamtkosten in der Zentrale und den Mitgliedshäusern - unter Ausschöpfung sämtlicher Synergieeffekte. Dieses kann uns nur mit einer IT gelingen, die den funktionellen Anforderungen der Bereiche gerecht wird und die zentrale Rolle bei den Vernetzungen mit Mitgliedern, Lieferanten und Mitarbeitern übernimmt. Um diesem Rechnung zu tragen, haben wir unsere EDV-Abteilung im Jahre 2010 um einen weiteren Mitarbeiter verstärkt, so dass eine zügige Realisierung der Verbesserungen gewährleistet ist. Aber auch im Jahre 2009 wurden viele Veränderungen vorgenommen, wie z. B. die neue Reklamationsbearbeitung, die Online-Ausschreibungsplattform, die veränderte Gestaltung der Website und die neue Version 4.0 des V-Shops. In den ersten Monaten des Jahres 2010 gab es schon wichtige Neuerungen und Veränderungen, die hier unbedingt genannt werden sollten. Ab dem bietet die BÜRORING eg die Übernahme der monatlichen Erstellung der Finanzbuchhaltung ihren Mitgliedern an. Die Leistung umfasst die komplette Abwicklung via Internet und die Archivierung der Belege im Zentralregulierungssystem. Die BÜRORING eg bedankt sich für das entgegengebrachte Vertrauen bei den Mitgliedern, Lieferanten und Mitarbeitern. Ohne dieses harmonische Miteinander wäre eine weitere Stabilisierung des BÜRORING in solch einem Krisenjahr wohl nicht möglich gewesen. Dieses Vertrauen und die Energie wünschen wir uns auch für die Zukunft und wir sind uns der Verantwortung gegenüber allen Marktteilnehmern bewusst. Haan, im Mai 2010 Ute Suberg Um Qualitätsstandard und Kostenstrukturen im Lager noch zu verbessern, hat die BÜRORING eg vom Angebot Gebrauch gemacht, das Nachbargrundstück Kaiser & Kraft käuflich zum zu erwerben und bis dahin als Mieter zu nutzen. Somit wird dem BÜRORING die Möglichkeit eröffnet, die Läger in Haan zusammenzuführen und die Außenläger aufzukündigen. Für das Lager Dieselstraße wird eine Vermietung oder gar ein Verkauf angestrebt. Herr Carsten Marckmann, Vorstand für den Bereich Vertrieb und Marketing, hat eine neue berufliche Herausforderung gesucht und den BÜRORING verlassen. Für die Neubesetzung ist der Aufsichtsrat zuständig und ist auch schon tätig geworden. Für seine Dienste, im Namen aller Mitglieder, Mitarbeiter, Lieferanten und des Vorstandes, nochmals recht herzlichen Dank. Von einer klaren wirtschaftlichen Verbesserung des gesamten Marktes und dem dazugehörigen Bürofachhandel kann man unter der jetzigen Perspektive wohl nicht ausgehen, aber durch die vielen Projekte, die in 2009 angeschoben wurden und in 2010 zum Abschluss gelangen, sieht sich die BÜRORING eg durchaus in der Lage, ein Ergebnis auf Vorjahresniveau zu erreichen. Unser Konzept ist schlüssig und bietet für alle Beteiligten - Mitglieder, Lieferanten und Mitarbeiter - einen gemeinsamen Erfolg.

12 12 Das Organigramm der Büroring eg BÜRORING Vorstand Ute Suberg / Carsten Marckmann Auszubildende Vanessa Franik Reinigungskräfte Hanna Eulenstein Diana Sciannimanica Controlling und Betr.-wirtsch. Beratung Jörg D. Schaefers Vertrieb, Marketing und Logistik Vorstandssekretariat Heike Beckmann Mitgliederverwaltung und -betreuung Beate Kopietz (0,5) Marketing- Gruppen OfficeStar & redoffice Romana Strothmann Leitung Verkauf Margot Hahn (Prok.) Leitung Einkauf PBS u. Lieferanten Ralf Wortmann Leitung Ein- u. Verkauf EDV-Zubehör Ayhan Güzel Leitung Logistik Giuseppe Vitucci Leitung IT Kai Ricken BÜROPRINT Holger Rosa Beate Kopietz (0,5) Sigrid Beensen Sandra Schwarz Sabine Masa Anita Hermanns Heike Laws Rafael Mattner Thomas Breitkopf (0,5) Anja Kohler Elke Uhlworm Thomas Breitkopf (0,5) insgesamt 38 Mitarbeiter/innen (Vollzeit + Teilzeit) Björn Bremer Christian Gotsch Markus Rüde Daniel Hembeck Außendienst Christian Pospischil Holger Rosa Reklamationen Anneliese Havenith Renate Volberg

13 Das Organigramm der Büroring eg angeschlossenen Unternehmen 13 BÜRORING Vorstand Ute Suberg / Carsten Marckmann PBS GMBH Prisma Büroring Service GmbH Kaufmännische Dienstleistungen und Logistik Leitung BMC Thomas Fröber (Prok.) Leitung Finanzbuchhaltung Ute Borgard Leitung Inkasso und Interne Dienste Barbara Nierle Tanja Müller Philip Pauli Tobias Schlinghoff Martina Blocher Auszubildender Dennis Schlemper Petra Nohl Bettina Elmrich Brigitte Kotthaus Inkasso Manuela Ewald-Gante Melanie Frank Birgit Scheu Nicole Simon Andrea Strauß Poststelle Angelika Nau Telefonzentrale Yvonne Schlemper Aushilfen Sandra Wolfertz Petra Breuer Stefan Möckel Annemarie Walter

14 14 Die Marketing-Gruppen Deutschlands Spezialisten für Druck- und Kopiersysteme Im Jahr 2009 erzielte die OfficeStar- Gruppe eine stabile Umsatzentwicklung. Daher schaut die Gruppe trotz einer erheblich veränderten Marktlage optimistisch in die Zukunft. Die in der OfficeStar University erarbeiteten Aktivitäten und Dienstleistungen dienen als professionelle Basis, um die schwierige Marktsituation erfolgreich zu meistern. Im Oktober 2009 wurde die Gruppe um ein weiteres Mitglied verstärkt. Für individuellen Service und gleichzeitig globale Stärke stehen nun allein in Deutschland 22 OfficeStar- Partner mit 26 Service-Centern und über 100 Außendienstmitarbeitern bereit. Auf das Jahr 2009 bezogen zeigt die Umsatzentwicklung der redoffice- Gruppe insbesondere im Zentrallagerbereich eine massive Steigerung. Die bereits im Jahr 2008 durchgeführte Optimierung interner Abläufe, brachte im Jahr 2009 erhebliche Entlastungen im Bereich der administrativen Tätigkeiten. Die so gewonnen Zeitressourcen konnten folglich gewinnbringend für den aktiven Telefonverkauf sowie die engagierte Neukundenakquise genutzt werden. Das gelebte Motto der zwölf redoffice-fachändler Gemeinsam noch stärker wird auch im Jahr 2010 weiter an Bedeutung gewinnen und stimmt trotz schwieriger Marktlage optimistisch. Wie bereits in den vorangegangenen Jahren stand auch das Jahr 2009 für die BÜROPRINT-Gruppe unter dem Motto der Weiterbildung und Qualifizierung. Des Weiteren förderte die Vollversammlung inklusive der vergrößerten Lieferantenausstellung das Zusammengehörigkeitsgefühl und den offenen Gedankenaustausch untereinander. Ein zentrales Thema für die BÜROPRINT- Gruppe war im Jahr 2009 das KGWlight-Gesetz. Auch hier konnten sich die Fachhändler der Unterstützung des BÜRORING sicher sein. Darüber hinaus sind bestehende Kooperationen mit namhaften Partnern aus der Industrie weiter vertieft bzw. neue eingegangen worden.

15 Das Büroring Marketing-Angebot 15 Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten gewinnt professionelles und zielgruppenorientiertes Marketing immer mehr an Bedeutung. Die BÜRORING Marketing Center GmbH (BMC) unterstützt kompetent und individuell die BÜRORING Fachhändler bei der Markt- und Unternehmenskommunikation. Dabei arbeitet der BÜRORING sowohl analytisch als auch strategisch und operativ je nachdem, wo das jeweilige Fachhandelsunternehmen seinen Bedarf hat. Der BÜRORING unterstützt die Fachhändler mit seinem Know-how bei der Markt- und Eigenanalyse, entwickelt dann gemeinsam Strategien und setzt die definierten Maßnahmen um. Der Fachhändler kann je nach Aufgabenstellung entscheiden ob, wie und wofür er die angebotenen Leistungen einsetzen möchte: Für den gesamten Prozess, für Teilbereiche oder für einzelne Aufgaben.

16 16 Das Büroring PR-Angebot Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Public Relations Produkt Information Management PIM Im Frühjahr 2009 wurde das System installiert und seither fest in die Arbeitsabläufe bei der BÜRORING eg integriert. Mit Hilfe systematischer PR-Maßnahmen ist es jedem Unternehmen möglich, gezielt ein unverwechselbares und glaubwürdiges Image aufzubauen. Besonders in Märkten mit austauschbaren Produkten können sich einzelne Unternehmen über eine positive und differenzierte Reputation vom Wettbewerb abheben. Daraus wiederum resultieren Wettbewerbsvorteile, die besonders in einer gesamtwirtschaftlich schwierigen Marktsituation von existenzieller Bedeutung sein können. Der BÜRORING unterstützt seine angeschlossenen Fachhändler in allen Bereichen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Angefangen bei der Kommunikationsstrategie und der Erstellung zielgruppenspezifischer Presseverteiler, über die Recherche und Erstellung von Pressemitteilungen, bis hin zum Verfassen von Fachartikeln und Unternehmensdarstellungen erhalten Mitgliedsunternehmen eine differenzierte Beratung sowie eine zielorientierte Umsetzung Ihrer Anforderungen. Die Mediaplanung inklusive Anzeigengestaltung und -schaltung sowie weitere kreative Maßnahmen zur methodischen Verbreitung von Botschaften runden das PR- Portfolio ab. Mit dem PIM-System verfolgt BÜRORING das Ziel einer zentralen, medienneutralen Datenhaltung für alle angeschlossenen Fachhandelsunternehmen. Ziel der Initiative PIM ist es, einkaufs-, logistik- und kommunikationsrelevante Daten für die Mehrfachnutzung über verschiedene IT- und ERP-Systeme, Aus gabemedien und Publikationen hinweg bereitzustellen. PIM bietet zudem Lösungen zur effizienten Datenübernahme, -verwaltung, -anreicherung und -ausgabe. Zur Sicherstellung von Daten-Standards wurde eine zentrale personifizierte Qualitätsprüfung für Mediendaten (Datenclearing) eingerichtet. Alle eingehenden Produktinformationen werden hinsichtlich Standard-Konformität und inhaltlicher Ausführungsqualität geprüft und gegebenenfalls berichtigt. Mitberücksichtigt wird zusätzlich die Anpassung der Daten-Standards, begleitend zur Weiterentwicklung sämtlicher ebusiness-prozesse.

17 Internet und Online-Shop 17 Online-Services und EDV-Unterstützung Der BÜRORING VShop Pro ist eine ecommerce Plattform für erfolgreiche B2B/B2C Geschäfte im Internet. Die aktuelle Version 4 wurde komplett überarbeitet und enthält zahlreiche neue Funktionen. Die BÜRORING Fachhändler können zwischen mehreren vorgefertigten Layouts auswählen oder lassen sich ein völlig individuelles Layout von den IT-Spezialisten bei BÜRORING erstellen. Optische Anpassungen oder zusätzliche Seiten sind nur einige der Möglichkeiten, den Shop zu individualisieren. Neben den klassischen Funktionen eines Online-Shops beherrscht der VShop Pro selbstverständlich auch komplexe B2B Geschäftsprozesse wie Bestellfreigabeverfahren, Budgetverwaltung und Kos ten stellenbelieferung. Der Shop verwaltet verschiedene Kundengruppen und individuelle Sortimente von und für Kunden. Die Fachhändler legen fest, welchem Kunden welches Sortiment angezeigt wird. Er hinterlegt Rabatte oder Sonderpreise und kann automatisch Beigaben ab einem bestimmten Bestellwert zum Warenkorb hinzufügen. VShop Pro im Detail: individuelle Layoutanpassung einfache Verwaltung von Kunden und Kundenberechtigungen durch Kundengruppenverwaltung unbegrenzte Eingabe von eigenen Waren-, Artikelgruppen und Artikeln beliebig einstellbare Zahlungsarten, Lieferarten und Versandkosten Sonderpreisvorlage für individuelle Preise beliebig einstellbare Rabatt- und Steuerprofile Gratisbeigaben nach Artikel oder Warenkorbwert individuelle Schaltung von Promotionartikeln im Frontend des Shops einfache Bestellabwicklung und Bestellsuche inkl. direkter Weiterleitung der Bestellung an BÜRORING (optional) Statistik über Kunden, Artikel und Umsätze SSL Verschlüsselung Verfügbarkeitsanzeige von Artikeln im Frontend Endkundenbereich MyShop für Benutzereinstellungen, Bestellhistorie, Lieferadressen u.v.m Gruppenadministrationstool zur Verwaltung der Kundendaten Kostenstellenpflege mit differenzierten Einstellungsmöglichkeiten pro Kunde individuelle Budgetverwaltung nach Kunden oder Kostenstelle (Monat/Quartal/Jahr) optionale EDV-Zubehör Kompatibilitätssuche SEO (optimiert für Suchmaschinen) Zuweisung mehrerer Sonderpreislisten je Kunde Sonderpreisliste mit Kalkulationsmöglichkeiten: - fester Preis - Rabatt auf EVK - Aufschlag in % auf BÜRORING-EK Preis Artikelvorlage erweitertes Bestellfreigabeverfahren persistenter Warenkorb getrennte Bereiche für Geschäftsund Privatkunden

18 18 Das Büroring Zentrallager Ausgezeichnete Entwicklung im Zentrallager Der BÜRORING Zentrallagerumsatz konnte im Geschäftsjahr 2009 um beachtliche 9,7 % auf 29,2 Mio. gesteigert werden. Das BÜRORING Zentrallager ist eine der wichtigsten und ohne Zweifel am meisten genutzten Serviceleistungen, die der BÜRORING seinen Fachhändlern bietet. Es ist das erklärte Ziel, den Mitgliedern ein kompetenter und leistungsfähiger Partner in allen Fragen der Logistik zu sein. So wurden z. B. im vergangenen Jahr bereits viele kleinere Maßnahmen beim Wareneingang, der Einlagerung, der Kommissionierung und beim Warenausgang umgesetzt. Die Anpassung bestehender EDV-Systeme sowie der neu eingeführte Einsatz moderner Funksteuerungen beim Wareneingang sowie innovativer EAN-Scannertechnik beim Warenausgang dienten ebenfalls der Optimierung des Warenflusses. Die im Jahr 2008 abgeschlossene Neuausrichtung des Zentrallagers hat sich in 2009 weiterhin äußerst positiv gestaltet und ist mitgliederseitig ausgezeichnet angenommen worden. In allen zwölf Monaten konnte ein kleines bis mitunter sehr deutliches Umsatzplus generiert werden. Steigerungsraten konnten dabei in allen Bereichen Tinte/Toner, EDV-Technik und PBS sowie über alle Kundensegmente BÜRORING-, Büro Forum und Prisma-Fachändler erzielt werden. Insgesamt verlassen täglich über Pakete das BÜRORING Zentrallager, im Jahresendgeschäft können es sogar bis zu Pakete sein. Die Fehlerquote pro Pick konnte im Jahr 2009 auf 1,3 Prozent gesenkt werden, im Bereich der Kommissionierung liegt sie sogar bei nur 0,4 Prozent. Dies ist unter anderem das Ergebnis einer unterjährig kontinuierlich durchgeführten Mitarbeiterqualifikation. Des Weiteren konnten mit Hilfe des im Jahr 2009 neu eingestellten Logistikleiters die Abläufe im Zentrallager weiter optimiert und die Produktivität erheblich gesteigert werden.

19 Die Büroring Eigenmarken 19 Büroring Eigenmarken Sortimentsverteilungen Zentrallager Bürokommunikation / -technik 11,4 % 10,7 % EDV-Zubehör 46,7 % 49,1 % Bürobedarf 41,9 % 40,2 % Eingeführt im Jahr 1987 steht die BÜRORING-Eigenmarke seit nunmehr über 20 Jahren für gute Qualität zu moderaten Preisen. Damit stellt das Eigenmarken-Sortiment eine günstige Alternative zu Markenartikeln dar. Insbesondere der hohe Qualitätsanspruch lässt den BÜRORING keine Kompromisse eingehen. Das komplette PrivatLabel-Sortiment erfüllt sämtliche Kriterien, die auch ein Markenprodukt ausmachen. Darüber hinaus wurde und wird das Sortiment stetig erweitert und den aktuellen Marktgegebenheiten angepasst. Und der Erfolg gibt dem BÜRORING Recht. Die Eigenmarken proprint und BüroLine erfreuen sich mitgliederseitig höchster Akzeptanz. Zudem wächst der Anteil der Eigenmarken am Gesamtumsatz seit der Einführung konstant. Im Vergleich zum Jahr 2008 konnten die Abverkäufe der Eigenmarken in 2009 um 3 % gesteigert werden. Zuwächse konnten dabei hauptsächlich in den Bereichen Planen/Präsentieren, Kleben/Versenden und Ordnen/Ablegen verzeichnet werden. Aktuell sind rund 350 kompatible Tintenpatronen, Toner und Trommeln der Eigenmarke proprint sowie über 580 PBS-Artikel der Eigenmarke BüroLine erhältlich.

20 20 Partnerschaft mit Lieferanten Partnerschaft mit Lieferanten Ein attraktives und vielseitiges Leistungsprogramm ist die Grundvoraussetzung, um sich als regionaler Fachhändler erfolgreich im Markt zu positionieren. Aus diesem Grund ermöglicht der BÜRORING seinen Mitgliedern einen direkten Zugang zu annähernd 500 Vertragspartner aus Industrie, Handel und Dienstleistung. Wettbewerbsfähige und leistungsorientierte Konditionen sichern zudem die Wettbewerbsfähigkeit aller angeschlossenen Fachhandelspartner. Zusätzliche Rahmenkonditionen für Automobile, Energie, Telekommunikation, Leasing und Paketlogistik sowie Zahlungssysteme, Entsorgungskonzepte, Finanzdienstleistungen, Beratungsleistungen und ecommerce- Lösungen runden das Produkt-Portfolio ab. Alle durch die Bündelung der Einkaufsvolumina eingenommenen Provisionen gibt der BÜRORING in Form von Boni, Rückvergütung und Serviceleistungen an seine Mitglieder weiter. Die Partner von der Hersteller- und Lieferantenseite unterstützt der BÜRORING durch die Eröffnung des direkten Zugangs zum mittelständischen Bürofachhandel und der Erhaltung dieses wichtigen Vertriebskanals. Darüber hinaus gewährt der BÜRORING seinen Vertragslieferanten im Rahmen der Zentralregulierung die uneingeschränkte Zahlungsgarantie für seine Mitglieder. Dieser garantierte Zahlungseingang fördert die Planungssicherheit auf Seiten der Industrie und gewährleistet damit eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern und Lieferanten. Über das Tagesgeschäft hinaus tragen gemeinsam entwickelte Verkaufs- und Marketing-Aktionen zur erfolg- und ertragreichen Marktbearbeitung bei.

21 Lieferanten im Büroring Lagersortimentskatalog 21

22 22 Das Büroring Bonussystem Die garantierte Bonuszahlung stellt für BÜRORING Mitglieder eine feste Kalkulationsgröße in ihrer Unternehmensplanung dar. Regelmäßig im Februar erfolgt die umfangreiche Ausschüttung an alle angeschlossenen Fachhandelspartner. Die zu Grunde liegende Bonusvereinbarung berücksichtigt bonifizierbare Umsätze, die im vorangegangenen Jahr über das Zentrallager sowie über die Zentralregulierung erzielt wurden. Bereits seit 1998 garantiert der Vorstand jeweils im Dezember die Bonusklassen und Bonussätze für das folgende Jahr. Einzusehen sind diese Zusagen im geschlossenen Mitgliederbereich der BÜRORING-Website. Zusätzlich erhalten alle angeschlossenen Fachhändler die Vereinbarung auf dem Postweg. Um flexibel auf Markterfordernisse eingehen zu können, werden Bestellungen in wenigen Einzelfällen als bonusneutral eingestuft. Diese Vereinbarung wird jedoch jeweils vor der entsprechenden Bestellung getroffen.

23 Betriebswirtschaftliche Beratung 23 Bilanzanalyse und betriebswirtschaftliche Beratung Viele Tätigkeiten im Tagesgeschäft eines Fachhändlers sind aufgrund ihres Routinecharakters zeit-, fehler- und kostenintensiv. Gleichzeitig nimmt die Komplexität immer mehr zu, mit der Folge, dass in vielen Unternehmen nur noch das Notwendigste erledigt werden kann. Strategische kaufmännische Analysen und Controlling kommen da meistens zu kurz. Mit dem vierten Modul wird eine konzeptionelle Begleitung des Unternehmens angeboten, die regelmäßig über einen Zeitraum von zwölf Monaten hinausgeht. Die Nachfolgeregelung, eine Sanierungsphase oder eine grundlegende Neustrukturierung der eigenen Refinanzierung begleitet der BÜRORING in diesem Modul. Mit dem Vier-Stufen-Programm bietet die BÜRORING eg Beratungsbausteine zur individuellen Betreuung ihrer Fachhandelsunternehmen an. In einem ersten Schritt werden der Genossenschaft überlassene Jahresabschlüsse standardisiert ausgewertet und im Rahmen eines Bilanzratings an den Fachhändler zurückgemeldet. Diese für die Händler kostenfreie Leistung erarbeitet der BÜRORING in Kooperation mit der Creditreform Rating AG, der führenden Mittelstands- Rating-Agentur in Deutschland. Auf der standardisierten Auswertung aufbauend bietet der BÜRORING einen zweiten Schritt, die individuelle Kommentierung der Jahresabschlussanalyse, an. Dieser Leistungsbaustein dient dazu, eine Standortbestimmung auf Basis der Jahresabschlüsse sowie der unterjährigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen zu erstellen. Mit der Betrachtung der Vergangenheit können Entwicklungen aufgezeigt und die Wirkungen vergangener Entscheidungen dargestellt werden. Das dritte Modul baut hierauf weiter auf und konzentriert sich auf die Planung eines Geschäftsjahres. Mit dem BÜRORING Planungs- und Controlling-Tool wird ein Planungswerkzeug zur Unterstützung der Beratungsleistung angeboten. Die Herstellung der Transparenz der eigenen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ist das Ziel dieses Bausteins Konzepte und laufende Betreuung Planungs- und Controlling-Tool (PuC) Individualisierte Bilanzanalyse Standardisierte Bilanzanalyse

24 24 Die Büroring Zentralregulierung Zentralregulierung als Wettbewerbsvorteil In der Zentralregulierung gewährt der BÜRORING seinen Vertragslieferanten die uneingeschränkte Zahlungsgarantie (Delkredere) für seine Mitglieder sowie die angeschlossenen Fachhandelspartner der Büro Forum 2000 AG und der Prisma AG. Besonders in der heutigen Zeit, die geprägt ist von zunehmendem Wettbewerb und Insolvenzen, fördert dieser garantierte Zahlungseingang die Sicherheit auf Seiten der Industrie und damit eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern und Lieferanten. Darüber hinaus verbessert die Zentralregulierung gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Bonitätsbeurteilung der angeschlossenen Fachhändler. Mit der über die PBS GmbH abgewickelten Zentralregulierung haben BÜRORING-Mitglieder wie auch Prismaund Büro Forum 2000-Fachhändler bislang nur gute Erfahrungen gemacht. Automatische Rechnungskontrolle und elektronische Belegarchivierung Mit der Bereitstellung der Einzelpositionen für die automatische Rechnungskontrolle und der elektronischen Belegarchivierung hat die Zukunft der modernen Zentralregulierung beim BÜRORING bereits in den letzten Jahren begonnen. Dennoch wird ständig daran gearbeitet, das Serviceangebot weiter zu verbessern. PBS GMBH Prisma Büroring Service GmbH Kaufmännische Dienstleistungen und Logistik So wurde z. B. im Jahr 2009 die Lieferantenabrechnung auf den bei Mitgliedern bereits seit langem bewährten -versand umgestellt. Durch die Bereitstellung der Einzelpositionen für die automatische Rechnungskontrolle im Warenwirtschaftssystem der Mitglieder, können bei den teilnehmenden Fachhändlern erhebliche Zeitressourcen freigesetzt werden. Als zweites großes Projekt im Rahmen der Zentralregulierung wurde im Jahr 2009 der bislang postalische Versand sämtlicher Saldenbestätigungen für Debitoren wie auch für Kreditoren ebenfalls erfolgreich auf elektronische Medien abgeändert. Selbstverständlich hat jeder Empfänger auch weiterhin ein Wahlrecht des Zustellungsweges. Bei Interesse jedoch können durch zentralregulierungsinterne Veränderungen der Arbeitsabläufe seit Anfang 2010 sogar mehrere - Empfänger-Adressen pro Debitor bzw. Kreditor angegeben werden. Bis heute haben sich bereits insgesamt über Fachhändler und fast 500 Lieferanten für diesen modernen Kommunikationsweg entschieden. Die auf diese Weise herbeigeführte Zeitersparnis erhöht die Wettbewerbsfähigkeit aller angeschlossenen Partner.

25 Buchhaltung für Mitgliedsunternehmen 25 Buchhaltung für Mitgliedsunternehmen Durch die Verschlankung interner Prozesse können Mitgliedsunternehmen Ihre Effizienz steigern und frei werdende Zeitressourcen zur aktiven Marktbearbeitung nutzen. Aus diesem Grund bietet der BÜRORING seinen Mitgliedern seit Ende 2009 / Anfang 2010 die Möglichkeit, das komplette Rechnungswesen über die PBS GmbH abwickeln zu lassen. Der Einsatz von geschultem Fachpersonal sowie interner und externer Steuerberater sichert eine hohe Qualität der Serviceleistung. Zudem fördert die enge Zusammenarbeit mit Softwarespezialisten und Wirtschaftsprüfern die Datenkonsistenz durch die umfassende Nutzung von Schnittstellen zwischen der Warenwirtschaft des Mitglieds, dem Belegarchiv, der Finanzbuchhaltung und den Steuerberatern. Durch die verbandszugehörige Dienstleistung werden darüber hinaus externe Interessen der Privatwirtschaft ausgeschlossen. In der Praxis begrenzt sich die Eigenleistung des Mitglieds bei der externen Buchhaltung auf den Belegscan und die Verschlagwortung seiner Geschäftsvorfälle. Elektronisch generierte Zahlungs- und Mahnvorschlagslisten, eine zeitnahe BWA, die laufende Überwachung von Debitoren, Kreditoren und Bankauszügen sind das jederzeit aktuelle Ergebnis der tagesgenauen Verbuchung aller Belege beim BÜRORING. Kostenstellen und Kostenarten mit Branchenbezug, die gezielte Unterstützung bei Sonderauswertungen im Branchenkontext sowie die Kooperation mit weiteren Beratungs-Dienstleistungen der BÜRORING eg, beispielsweise zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, runden das Serviceportfolio ab. Zielsetzungen Entlastung bei den innerbetrieblichen Tätigkeiten zur Durchführung der Buchhaltung beim Fachhändler. Reduzierung der Gesamtkosten für die Belegbearbeitung. Reduzierung der Steuerberatungskosten durch optimale Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen. Unterstützung bei der elektronischen Belegarchivierung beim Fachhändler. Zentrale Leistungen Einsatz von Fachpersonal (Steuerberater) schon beim Buchen. Externe Kontrolle über die Durchführung aller wiederkehrenden Buchungen. Laufende Überwachung der Kreditoren und Debitoren unabhängig vom Tagesgeschäft des Fachhändlers. Unterstützung bei der zeitraubenden Tätigkeit des Mahnverfahrens. Voraussetzungen Scanner und ein PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss. Einheitlicher Basiskontenrahmen Regelmäßige, elektronische Übergabe von Stammdaten (Kreditoren und Debitoren) und Umsatz-/Erlösbuchungen aus dem lokalen Rechnungsprogramm des Fachhändlers.

26 26 ERFA-Gruppen Den Zeiten angepasst Erfolgskonzept ERFA brachte 2009 große Mehrwerte. Die so genannten BÜRORING ERFAs müssen sich den ändernden Zeiten stets anpassen, um weiterhin den Nerv ihrer Teilnehmer zu treffen. BÜRORING hat 2009 das ERFA- Konzept grundlegend erneuert. Eine weitere feste Größe ist bereits die 2009 neu eingeführte Junioren-ERFA, die Anfang Oktober zum zweiten Mal tagte, um Teambildung und Kommunikation zu trainieren. Großen Raum nahmen zudem Vorträge und Diskussionen zu den Themen BWL und Personalrecht mit den Anwälten Dr. Marc d Avoigne und Dr. Christof Heußel ein. Produktive Arbeitsgruppen Um die Terminsituation der Mitglieder nicht überzustrapazieren, entschied sich der BÜRORING, die ERFAs zu einer Veranstaltung zusammenzuführen, die Ende September 2009 mehr als 100 Teilnehmer besuchten. Sehr produktiv waren dort die Arbeitsgruppen, die unter anderem eine Liste zur Geistigen Brandstiftung erarbeiteten: Um Abwanderungstendenzen der Kunden zu vermeindlichen Billiganbietern zu begegnen, soll der Fachhändler durch Fragen beim Kunden gezielt Zweifel setzen. Regional-ERFA-Gruppen Nord Sprecher Henning Beckmann Beckmann - Ihr Partner für s Büro Wedemark Bayern-Sachsen-Thüringen Sprecher Wolfgang F. Zenker Zenker BüroExpress Rosenheim Sprecher Hans-Joachim Schelle Schelle GmbH Wuppertal West Stellvertreter Bernd Potrifke Manfred Fritz GmbH Castrop-Rauxel Baden-Württemberg Sprecher Thomas Link Thomas Link Büropartner Mosbach

27 Die wirtschaftliche Entwicklung der Büroring eg 27 Der über die BÜRORING eg abgerechnete Gesamtumsatz einschl. MwSt. betrug im Jahr 2009 = 178,6 Mio.. Trotz eines Umsatzrückgangs ist das Ergebnis unter Berücksichtigung der gesamtwirtschaftlichen Situation und der globalen Marktentwicklung äußerst zufrieden stellend und bewegt sich immer noch auf dem Niveau der vorangegangenen Jahre. Die Umsatzverteilung stellt sich wie folgt dar: Summen inkl. MwSt. Umsatz Veränd zu 2008 in Mio. in % Zentralregulierung 147,7 6,3 % Lagerumsatz 29,2 + 9,7 % Vermittlungsgeschäft ohne ZR 1,7 + 6,3 % Summe 178,6 3,9 % Ausschüttung (ohne MwSt.) 2,217 Ein konsequentes Kosten- und Risikomanagement sowie eine geringe Ausfallquote tragen maßgeblich dazu bei, dass sich die Rückvergütungssumme weiterhin auf dem Niveau der vorangegangenen Jahre bewegt. Im Vergleich zum letzten Jahr verringerte sich die reine Rückvergütung jedoch um 8,2 %. Gleichwohl zeigt der Überblick über die letzten sieben Jahre eine nahezu konstant positive Entwicklung ,376 Mio ,650 Mio ,656 Mio ,744 Mio ,182 Mio ,416 Mio ,217 Mio. Die Ausschüttung besteht seit 1999 aus Bonus und Rückvergütung. Durch diese gesicherte Zahlung im Februar des Folgejahres haben BÜRORING Mitglieder stets eine feste Kalkulationsgröße in ihrer Unternehmensplanung. Tagesaktuelle Umsatzstatistiken sowie Bonushochrechnung im geschlossenen Bereich der BÜRORING -Website helfen darüber hinaus bei der Planung des individuellen Bonusses. Für das Jahr 2009 ergeben sich für die Ausschüttung folgende Prozentsätze: Für das Zentrallager = 1,75 % Für die Zentralregulierung = 0,92 % Rückvergütung = 0,58 % Gesamt = 1,52 % Dieses Ergebnis ist das Resultat der exzellenten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern, der BÜRORING eg und den Partnern auf der Lieferantenseite. Hervorragende vertriebsunterstützende Maßnahmen zur Umsatz- und Ertragssteigerung zeigten darüber hinaus ihre Wirkung. Aus diesem Grund wurde auch für 2010 die Bonuszusage erneut garantiert. Der BÜRORING wird seine Mitglieder im Jahr 2010 weiterhin tatkräftig unterstützen, deren Leistungsvermögen bestmöglich und gewinnbringend zu nutzen. Denn nur zusammen ist man in der Lage, das gemeinsame Ziel zu erreichen: Die Stärkung und Erhaltung der mittelständischen Betriebe der PBS Branche.