Siegtreffer mit ebusiness GS1 DataMatrix und mobile Datenerfassung im Fußball-Stadion

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1 Identifikationsstandards Siegtreffer mit ebusiness GS1 DataMatrix und mobile Datenerfassung im Fußball-Stadion PROZEUS ebusiness-praxis für den Mittelstand

2 Inhalt 02 Kurzwissen 03 Projektsteckbrief 04 Zielsetzung und Lösungsansatz 05 Technische und organisatorische Voraussetzungen 06 Umsetzung in der Praxis 08 Nutzen und Wirtschaftlichkeit 09 Fazit 10 Checkliste Umsetzung Kurzwissen EAM Enterprise Asset Management. Durchgängiges, unternehmensweites Anlagenmanagement in Form von Wartungs- und Instandhaltungsprozessen. EDI Electronic Data Interchange. Elektronischer Austausch von strukturierten Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards zwischen Computersystemen. GS1 DataMatrix Zweidimensionaler Code aus dem GS1-Portfolio, der viele Informationen auf sehr kleinem Platz verschlüsselt. GTIN Global Trade Item Number (ehemals EAN). International abgestimmte, einheitliche und weltweit überschneidungsfreie Artikelnummer für Produkte und Dienstleistungen. Die GTIN bildet die Grundlage für den Einsatz der Scannertechnologie und erleichtert wesentlich die elektronische Kommunikation. IT Informationstechnik. Oberbegriff für die Informations- und Datenverarbeitung sowie für die dafür benötigte Hard- und Software. KMU Kleine und mittlere Unternehmen. Der Abgrenzung zu großen Unternehmen liegt die Definition der Europäischen Kommission zugrunde. Kleine Unternehmen: bis zu 50 Mitarbeiter, maximal 10 Millionen Euro Umsatz sowie maximal 10 Millionen Euro Bilanzsumme. Mittlere Unternehmen: bis zu 250 Mitarbeiter, maximal 50 Millionen Euro Umsatz sowie maximal 43 Millionen Euro Bilanzsumme. PROLIS Das von der Firma Voigtmann GmbH entwickelte EAM-System.

3 Projektsteckbrief Projektname Identifikation und Kennzeichnung von Investitionsgütern (technische Anlagen und Systeme) in einem Fußball-Bundesliga-Stadion basierend auf Data-Matrix, elektronischem Datenaustausch und mobilen Kommunikationsgeräten gemäß der GS1-Standards Unternehmen Voigtmann GmbH Ort Nürnberg, Bayern Branche IT-Dienstleister, hier: Facility Management Mitarbeiter 8 (2010) Jahresumsatz 0,8 Mio. Euro (2010) Ziel Im Mittelpunkt des Projekts stand ein verbesserter IT-Regelbetrieb, vor allem die Verwaltung von Investitionsgütern sollte effizienter gestaltet werden. Die Voigtmann GmbH wurde hierfür als IT-Dienstleister vom Nürnberger easycredit Stadion beauftragt. Lösung Die Voigtmann GmbH kennzeichnete alle relevanten technischen Anlagen im Stadion mit dem zweidimensionalen Barcode GS1 DataMatrix. Das Scanning mit mobilen Endgeräten sowie der Einsatz von EDI ermöglichen künftig die elektronische Kommunikation mit dem EAM-System (Enterprise Asset Management). Die eindeutige Zuordnung der Infrastruktureinrichtungen zu Stamm- und Bewegungsdaten sorgt schließlich für eine transparente und hoch effektive Abrechnung von Verbräuchen. Die Partner Die Voigtmann GmbH ist ein mittelständisches, TÜV-zertifiziertes IT-Systemhaus. Zentrale Geschäftsfelder sind IT-Regelbetrieb und Softwareentwicklung. Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung in den Bereichen Konzeption, Programmierung und Betrieb von prozessorientierten IT-Umgebungen unter Verwendung von Standards. Der Geschäftsbereich IT-Regelbetrieb übernimmt im Kundenauftrag Verantwortung für komplexe IT-Systeme und IT-Infrastrukturen. Zu den Auftraggebern gehören eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen in der Metropolregion Nürnberg. Dazu zählen Automobilzulieferer, Unternehmen der Medizinbranche und das Bundesliga Stadion des 1. FC Nürnberg. 03 Projektpartner Projektdauer Investitionen Amortisationsdauer Stadion-Nürnberg Betriebs-GmbH 8 Monate Insgesamt Ausgaben in Höhe von rund Euro: Hardware: Mobilfunkgeräte mit Vertrag, Etiketten für die GS1 DataMatrix-Kennzeichnung Software: Nutzungsgebühren eines EAM-Systems Personentage: Monate Wirtschaftlicher Nutzen Die Umstellung von manueller Zählerablesung auf mobile Datenerfassung und EDI ergibt eine jährliche Einsparung der laufenden Kosten um rund Euro. Das Projekt wird sich in knapp 14 Monaten amortisieren. Das Stadion Nürnberg wird durch die Stadion-Nürnberg Betriebs- GmbH in Zusammenarbeit mit Dienstleistern wie zum Beispiel Hochtief betrieben. Die Betriebsgesellschaft verantwortet im Namen des Eigentümers, der Stadt Nürnberg, alle Belange rund ums Stadion. So sind Fußball-Bundesliga-Spiele genauso zu betreuen wie andere Großveranstaltungen, etwa Pop-Konzerte oder Verbandsveranstaltungen. Zu Spitzenzeiten werden rund Besucher von rund 500 Personen betreut, zu denen auch die Mitarbeiter der Krankenstationen sowie der Polizeistaffel zählen.

4 Zielsetzung und Lösungsansatz Ob Fußballspiel oder Open-Air-Konzert wie viel Aufwand und welche komplizierten Prozessabläufe hinter Großveranstaltungen im Stadion stecken, bleibt den meisten Besuchern verborgen. Das Projekt des mittelständischen IT-Spezialisten Voigtmann zeigt: Stadion-Betreiber und Facility Manager, die auf GS1-Standards setzen, spielen in Sachen Effizienz in der ersten Liga. und fehleranfälliges Verfahren, das jetzt im Rahmen des PROZEUS- Projekts optimiert werden sollte Besucher und mehr fasst ein Fußball-Stadion die Größenordnung einer kleinen Stadt Genauere Daten, vereinfachte Abrechnung, mehr Effizienz: Im Mittelpunkt des PROZEUS-Projekts stand eine effizientere Verwaltung der Investitionsgüter im Bundesliga-Stadion des 1. FC Nürnberg im Rahmen des IT-Regelbetriebs der Voigtmann GmbH. Nach jedem Event müssen sämtliche Verbräuche zum Beispiel Strom und Wasser korrekt erfasst werden, damit die Rechnung zeitnah an den Mieter ausgestellt werden kann. Vom Stromzähler im Kellergeschoss über die Turbinen für die Rasenheizung bis hin zu den Übertragungskabinen der Fernsehsender: Bislang mussten die zuständigen Mitarbeiter jede einzelne Messstelle ablaufen, den Zählerstand auf einem Formular notieren und später in das EDV- System eintragen. Ein aufwändiges Ziel war es, den gesamten Prozess mithilfe moderner Standards zu vereinfachen und die Verbrauchsdaten schnell, fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in das System zu überführen. Alle relevanten technischen Anlagen und Systeme sollten mit Barcode-Standards für Investitionsgüter (GS1 DataMatrix) gekennzeichnet werden, um ein elektronisches Kommunizieren mittels Mobilgeräte-Scanning und EDI mit dem EAM-System (Enterprise Asset Management) zu ermöglichen. Aufgrund der Vielzahl von Anlagen und der komplexen Zusammenhänge bei der Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten stellte sich das Vorhaben zunächst als äußerst ambitioniert dar. Als langjähriger IT-Dienstleister des Nürnberger Stadions konnte die Voigtmann GmbH jedoch eine effektive Lösung entwickeln.

5 Technische und organisatorische Voraussetzungen Je genauer die Planung, desto erfolgreicher der Projektverlauf: Die Voigtmann GmbH entwickelte für das easycredit Stadion ein maßgeschneidertes Konzept. Zur Vorbereitung auf den elektronischen Datenaustausch mussten die Anlagen-Informationen zunächst codiert und gedruckt werden. Die Daten wurden im ersten Schritt prototypisch verschlüsselt. Zudem hat die Voigtmann GmbH einen Drucker so umprogrammiert, dass ein Etikettenformat für den GS1 DataMatrix und weitere Klarschriftinformationen gedruckt werden konnte. Darüber hinaus schaffte die Voigtmann GmbH Mobilfunkgeräte mit Scan-Funktion an. Diese wurden so programmiert, dass die aus dem GS1 DataMatrix-Code ausgelesenen Daten in ein Enterprise Asset Management System einfließen konnten. Die Voigtmann GmbH verfügte bereits über ein solches EAM-System namens PROLIS. Im ersten Schritt wurden alle Investitionsgüter aufgelistet. Hierzu zählen Dieselmotoren, Strom-, Gas-, Wasserzähler, Rasenheizung, aber auch die elektronischen Systeme wie das unabhängige, interne Telefonnetz. Allen für eine bedarfsgerechte Abrechnung von Verbräuchen Die rund technischen Objekte und Systeme liegen geschützt, sodass ein Auslesen per Funk ausgeschlossen ist. relevanten Messstellen wurde dann eine GS1-Identnummer, die sogenannte Globale Artikel Identnummer (GTIN) zugewiesen. Damit wurde sichergestellt, dass die im EAM-System hinterlegten Stammdaten mit der jeweiligen technischen Anlage korrekt verknüpft wurden und entsprechend die Bewegungsdaten, das heißt die Zählerstände später fehlerfrei zugeordnet werden konnten. Diese GTIN- Nummern wurden zusammen mit weiteren Informationen auf dem neuen, automatisch lesbaren Etikett ausgedruckt. 05 Durch die eindeutige Zuordnung von GS1-Ident und Zähler wirft das neue System automatisch das richtige Etikett aus. Eine wichtige organisatorische Voraussetzung war die Schulung der Techniker vor Ort. Sie wurden frühzeitig über den neuen Ablauf informiert.

6 Umsetzung in der Praxis Prozessoptimierung mithilfe moderner Standards: Als langjähriger IT-Dienstleister des Nürnberger Stadions hat die Voigtmann GmbH eine Lösung entwickelt, mit der Verbrauchsdaten schnell, fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in das System überführt werden können. Die technische Umsetzung war bei der Voigtmann GmbH in den besten Händen: Zunächst wurden die technischen Anlagen nummeriert und die Identifikation der Messstellen anhand des zweidimensionalen Codes GS1 DataMatrix verschlüsselt. Der GS1 DataMatrix zeichnet sich dadurch aus, dass die Verschlüs- selung vieler Informationen auf sehr kleinem Platz ermöglicht wird. Eine GTIN kann beispielsweise auf Druckflächen von unter 5 x 5 mm dargestellt werden. Jede Messstelle erhielt das zugehörige GS1 DataMatrix-Etikett. Wie bisher muss künftig jede Messstelle abgelaufen werden, die Techniker müssen den Zählerstand jedoch nicht mehr auf einem Formular notieren. Ab sofort wird diese Gasleitung korrekt identifiziert. 06 Mobiles Datengerät (z.b. Smartphone, Tablet PC...) GSM PROLIS EAM Neue Prozesse führen zu ebusiness im Facility Management.

7 Vielmehr erhalten die Techniker zwar handelsübliche, aber eigens für diesen Zweck programmierte Mobilfunkgeräte, wie Geräte mit Windows Mobile 6.5, iphone, ipad, Blackberry und andere, mit denen der Code einfach fotografiert und verarbeitet werden kann. 07 Manuelle und damit fehlerträchtige Prozesse entfallen. Über die GTIN wird die Messstelle sofort erkannt, nur der Zählerstand wird manuell ergänzt. So können die Techniker über das fertig eingerichtete Handy mit einem Klick den Zähler identifizieren und müssen nur noch die Bewegungsdaten wie den Zählerstand hinzufügen. Aufwendige handschriftliche Notizen entfallen künf- tig Fehler bei der Abrechnung werden weitgehend vermieden. Mobiles Geräte-Scanning und EDI ermöglichen die Kommunikation zu PROLIS, dem von der Voigtmann GmbH entwickelten und bereits erprobten EAM-System. Eine eindeutige Zuordnung von Infrastruktureinrichtungen zu Stamm- und Bewegungsdaten ermöglicht anschließend die transparente und hoch effektive Abrechnung von Verbräuchen.

8 Nutzen und Wirtschaftlichkeit Hohe Datenqualität, zufriedene Kunden, weniger Kosten: Die Investitionen in die neue Technologie und den elektronischen Datenaustausch amortisieren sich bereits nach einem guten Jahr und zahlen sich langfristig durch eine verbesserte Leistungsfähigkeit aus. Durch die Vereinfachung der täglichen Zählerablesungen im Bundesligastadion ergeben sich signifikante Einsparungen: Während zuvor rund 2,5 Stunden benötigt wurden, ist der Zeitaufwand nun um rund 60 Prozent geringer so werden etwa 1,5 Stunden eingespart. Insgesamt reduzieren sich die gesamten laufenden Kosten pro Jahr um mehr als Euro. Für sämtliche erbrachte Leistungen im Projekt ist ohne Berücksichtigung von Synergie und Skaleneffekten, Mitarbeitermotivation oder Umsatzsteigerungen somit von einer Amortisationsdauer von rund 14 Monaten auszugehen. Die Personalkosten für den Prozess der Datenerfassung konnten um 45 Prozent verringert werden. Neben dem Plus an Wirtschaftlichkeit überzeugt auch der qualitative Nutzen: So sank die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung an den Stadion-Mieter auf nahezu null Prozent. 08 Einmalige Investitionen Arbeitspakete Tagewerke Personalkosten Ist-Analyse 1 Soll-Prozessplanung 2 Projektplanung 10 & Dokumentation Mitarbeiterschulung 2 Umsetzung (Testbetrieb, Echtbetrieb) Hardware PC Mobiles Device Software Einrichtungsgebühren 20 Summe Tagewerke 35 Summe Kosten Euro Euro 500 Euro 150 Euro Summe Einmalige Investitionen Personalkosten Euro Hardware Euro Software 150 Euro Gesamt Euro Laufende Kosten Arbeitsschritte vorher nachher Erläuterungen/Beispiele Anzahl Vorgänge p. a Bearbeitungszeit pro Vorgang 120 Min. 60 Min. Datenerfassung Bewegungsdaten Bearbeitungszeit für Reklamationen pro Vorgang Übertragunskosten pro Vorgang Jährliche Lizenzgebühren Personentage Systemwartung intern p.a. 30 Min. 5 Min. Korrekturen aufgrund falsch erfasster Bewegungsdaten 5 Euro Euro Lizenzkosten GS1 und PROLIS-EAM 12 Tage Systembetrieb PROLIS-EAM Laufende Kosten gesamt vorher nachher Jährliche Bearbeitungskosten Vorgänge Euro Euro Jährliche Lizenzgebühren Euro Jährliche Wartungskosten Euro Gesamt Euro Euro Amortisationszeit: 13,6 Monate

9 Fazit Das Projektergebnis kann sich sehen lassen: Sowohl der Zeitaufwand als auch die Kosten konnten erheblich reduziert werden. Außerdem ist mit der erfolgreichen Umsetzung des PROZEUS-Praxisprojekts sichergestellt, dass die Mieter des Stadions zeitnahe und korrekte Abrechnungen erhalten. Der verbesserte Service stärkt die Kundenbindung und erhöht die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Stadions. Aufgrund des durchschlagenden Projekterfolgs ist die Übertragung der Ergebnisse auf weitere Dienstleister des Stadions geplant, zum Beispiel den Reinigungsdienst und die Schließanlagenverwaltung. Zeitaufwand Kosten Fehlerquote Zeitaufwand um 60% reduziert 45% weniger Kosten durch reduzierten Personaleinsatz Reduzierung der Fehlerquote von 5% auf unter 0,01% Der Praxiseinsatz von GS1-Standards in einem Bundesliga- Stadion war ein voller Erfolg; die relativ einfache Lösung wird hohen Ansprüchen an Güte und Qualität gerecht. Mit handelsüblichen Mobilfunkgeräten können auch andere mittelständische Unternehmen die Systemeinführung schnell und sicher bewerkstelligen. Peter Voigtmann, Geschäftsführender Gesellschafter der Voigtmann GmbH 09 Spot an: Die Mega-Events in einem Fußball-Stadion erfordern eine perfekte Organisation von Betreibern und Facility Management

10 Checkliste Umsetzung Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihr eigenes GS1 DataMatrix-Projekt umzusetzen. Schritt Hinweis/Erläuterung Erledigt 1 GLN beantragen Das Antragsformular finden Sie auf der GS1-Internetseite: Füllen Sie den Antrag zur Nutzung des Leistungspakets GS1 Complete aus. Entscheiden Sie sich für die 7-, 8- oder 9-stellige Basisnummer je nach Nummernbedarf. Schicken Sie den ausgefüllten und rechtsverbindlich unterschriebenen Antrag per Post an GS1 Germany. 2 GTIN-Artikelnummern erstellen Die GTIN ist 13-stellig, sodass nach der Basisnummer aufsteigend durchnummeriert und zum Schluss die Prüfziffer ermittelt wird. Jede GTIN wird einem Produkt zugewiesen. GTIN und dazugehörige Artikelstammdaten werden festgehalten und dokumentiert. 3 Mit dem GS1 DataMatrix umgehen Die Entscheidung für den GS1 DataMatrix ist getroffen. Achten Sie insbesondere beim Auslesen des 2D-Codes darauf, dass die technischen Möglichkeiten vorhanden sind (Kamera-Lesung). Der GS1 DataMatrix ist klein, kompakt und kann mehrere Informationen verschlüsseln. Entscheiden Sie, welche Daten codiert werden sollen, z.b. neben der GTIN-Nummer auch das Herstellungsdatum GS1-Datenbezeichner wählen Zu den Informationen, die verschlüsselt werden, sind die entsprechenden GS1-Datenbezeichner (DB) zu verwenden. Eine grobe Übersicht finden Sie unter datenbezeichner/index_ger.html oder im GS1 Complete-Portal. Beim Codieren sind die Formate der Datenbezeichner zu beachten. Beispiel: DB 01 für GTIN (numerisch, 14-stellig), DB 11 für Herstellungsdatum (numerisch, 6-stellig mit JJMMTT). 5 GS1 DataMatrix-Code drucken Beim Druck von Etiketten können Sie einen eigenen Drucker nutzen: Laser-Drucker: in der Regel gute Druckqualität, aber nicht geeignet für Massendruck. Software zum Erstellen von GS1 DataMatrix-Codes muss zuverlässig arbeiten. Sie lassen in einer Druckerei drucken (Etiketten oder integriert ins Verpackungs-Layout): Sie arbeiten bereits mit einem Anbieter oder einer Druckerei zusammen. Sie suchen den passenden Anbieter unter dienstleister/markt_der_dienstleister/index_ger.html Zum Einbinden des Strichcodes in Ihr Verpackungs-Layout können Sie bei GS1 Germany EPS-Dateien bestellen, die Ihr Grafiker verwenden kann. In jedem Fall müssen die GS1-Spezifikationen zur Druckqualität des GS1 DataMatrix berücksichtigt werden. 6 Fertig Sollten Sie Fragen zum GS1 DataMatrix haben, helfen Ihnen die Experten von PROZEUS jederzeit gerne weiter. Unter finden Sie wertvolle Erfahrungen und weiterführende Informationen zu einer Vielzahl weiterer ebusiness-projekte.

11 Über PROZEUS PROZEUS unterstützt die ebusiness-kompetenz mittelständischer Unternehmen durch integrierte PROZEsse Und etablierte ebusiness-standards. PROZEUS wird betrieben von GS1 Germany bekannt durch Standards und Dienstleistungen rund um den Barcode und IW Consult, Tochterunternehmen des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln. PROZEUS wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert. Mit umfassenden Informationsmaterialien wendet sich PROZEUS an Entscheider in den Unternehmen, um sie für das Thema ebusiness zu sensibilisieren und entsprechende Aktivitäten anzustoßen. Kostenlose Broschüren zu den im Folgenden genannten Themengebieten finden Sie auf unserer Homepage unter zum Download oder können Sie bei uns bestellen. ebusiness Electronic Business beschreibt Geschäftsprozesse, die über digitale Technologien abgewickelt werden. Lösungen reichen vom einfachen Online-Shop oder Katalogsystem bis zu elektronischen Beschaffungs-, Vertriebs- und Logistikprozessen. PROZEUS stellt Leitfäden, Checklisten und Merkblätter zur Auswahl der richtigen ebusiness-standards, der technischen Voraussetzungen und zur Auswahl von IT-Dienstleistern bereit. Identifikationsstandards Mithilfe standardisierter Identifikationsnummern kann jedes Produkt weltweit eindeutig und überschneidungsfrei bestimmt werden. EAN-Barcodes und EPC/RFID gehören zu den bekanntesten Nummernsystemen bei Konsumgütern. Umsetzung, Nutzen und Wirtschaftlichkeit zeigt PROZEUS in Praxisberichten und Handlungsempfehlungen. Klassifikationsstandards Produkte lassen sich über Klassifikationsstandards nicht nur identifizieren, sondern auch beschreiben. Hierfür wird das Produkt in Warengruppen und Untergruppen eingeordnet. Beispiele solcher Standards sind GPC und Standardwarenklassifikation. Einen Überblick geben die Handlungsempfehlung Klassifikationsstandards sowie Praxisberichte und Leitfäden. Katalogaustauschformate Elektronische Produktdaten können mit standardisierten Katalogaustauschformaten wie BMEcat oder der EANCOM -Nachricht PRICAT fehlerfrei an Lieferanten oder Kunden übertragen werden. Auch in dieser Rubrik bietet PROZEUS diverse Praxisberichte und Auswahlhilfen. Transaktionsstandards Geschäftliche Transaktionen wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen können mithilfe von Transaktionsstandards elektronisch abgewickelt werden. Verbreitete Transaktionsstandards sind EANCOM, EDIFACT und GS1-XML. Anwendungsgebiete, Nutzen und Wirtschaftlichkeit können Sie in Praxisberichten und Handlungsempfehlungen nachlesen. Prozessstandards Prozessstandards wie Category Management geben den Rahmen für die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Sie definieren die Bedingungen, unter denen Prozesse wie Nachlieferungen oder Bestandsmanagement ablaufen, und welche Daten in jedem Arbeitsschritt mit wem ausgetauscht werden. PROZEUS bietet mit Praxisbeispielen konkrete Umsetzungshilfe.

12 Herausgeber und verantwortlich für den Inhalt: GS1 Germany GmbH Maarweg Köln Tel.: Fax: http: Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH Konrad-Adenauer-Ufer Köln Tel.: Fax: http: GTIN GS1 Germany GmbH, Köln, Nachdruck Mai 2012 Bilder: fotolia, Karin Vogel, GS1 Germany GmbH/PROZEUS Layout: