Betriebswirtschaft. Dokumentation eines Internen Kontrollsystems (IKS)

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Gerda Bieber
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1 Betriebswirtschaft Dokumentation eines Internen Kontrollsystems (IKS)

2 Ziele Anforderungen Inhalt Formales Vorgehen Weiterführende Hilfe des VDMA Kontakt Abt. Betriebswirtschaft Jörg D. Scholtka Tel. 069/ Ausschließlich für Mitglieder des VDMA 2

3 Ziele Das von der Zentralen Arbeitsgruppe Rechnungslegung des VDMA erstellte vorliegende Dokument soll den Mitgliedsunternehmen des VDMA helfen, bei Prüfungshandlungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung dem Wirtschaftsprüfer (WP) gegenüber nachzuweisen, dass sie den Anforderungen aus 264d HGB n.f. und 314 (2)5 HGB ausreichend Genüge tun. Von diesen Regelungen sind zwar direkt nur kapitalmarktorientierte Firmen betroffen (ausgehend von 289 (5) HGB), jedoch haben durch die Ausstrahlungswirkung des KonTraG vorgenannte Regelungen i.v.m. einschlägigen Vorschriften des GmbHG auch Entfaltungswirkungen auf nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen, weswegen sich dieser Leitfaden ausschließlich an die nicht kapitalmarktorientierten Unternehmen richtet. Anforderungen 1. Abzubilden sind die regelmäßigen Kontrollroutinen, welche die Korrektheit des Rechnungslegungsprozesses sicherstellen sollen. Die Darstellungspflicht erstreckt sich für nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen auf eine reine Systembeschreibung. Zu erläutern sind die rechnungslegungsbezogenen Organisations- und Überwachungsstrukturen sowie die dazugehörigen Prozesse. Eine Effektivitätsanalyse oder eine Kommentierung des IKS ist für diesen Anwenderkreis nicht erforderlich. 2. Der Umfang des eigenen Rechnungslegungsprozesses ist vollständig zu definieren. Dabei ist zu beachten, dass dieser Prozess mit dem Jahresabschluss nicht beendet ist. Es können durch nachgelagerte, teils auch Jahre später erfolgende Postenauflösungen (z.b. Rückstellungen) die Umfangweiten des Rechnungslegungsprozesses deutlich ausgeweitet werden. Ebenso können im Vorfeld der Auftragseinbuchung relevante Unterlagen, welche zum Auftrag geführt haben, aus Prüfersicht durchaus mit zum Re- LeProzess gerechnet werden. 3. Um ein IKS als System abzubilden, sind folgende 4 Anforderungen zu berücksichtigen: 3.1 Intersubjektivität : Es muss sichergestellt sein, dass die Kontrollroutinen von einzelnen Personen und deren Berechtigungen unabhängig gestaltet sind und von jeder berechtigten Person durchgeführt werden können. 3.2 Repetivität: Das IKS muss Wiederhol-Charakter haben und immer in der gleichen Routine durchführbar sein. Ein Methodenwechsel ist nur nach genauer Dokumentation vorzunehmen. 3.3 Prüfungsfähigkeit: Das IKS muss in all seinen Schritten und Kontrollroutinen vom Prüfer nachvollziehbar sein. 3.4 Aus 3.3 ergibt sich die Dokumentation, welche den Anforderungen der GoB, qualitätsbezogenen Vorschriften (z.b. DIN ISO ff.) und letztlich den Anforderungen des HGB i.v.m. den Prüfungsstandards des IDW folgen müssen. Inhalt 4. Beschreibung des Prozesses der internen Finanzberichterstattung Hier soll der Rahmen der Finanzberichterstatung und das Umfeld zur Orienteirung und Einschätzung des Prüfers beschrieben werden. Insbesondere muss bei Firmen, welche nicht kapitalmarktorientiert sind, ein Disclaimer dergestalt geschaffen werden, dass auf die Freiwilligkeit der IKS-Abbildung deutlich hingewiesen wird. Es ist nicht hinderlich, zu erwähnen, dass mit diese Kontrollmechanismen im Einklang mit den Compliance-Zielen der Unternehmung stehen. Ein mögliches Beispiel einer pauschalen IKS-Prozessbeschreibung für kleinere Unternehmen: In entsprechender Anwendung der für kapitalmarktorientierte Unternehmen nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz geltenden Regelungen des 289 Abs. 5 HGB berichten wir nachfolgend freiwillig über die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess. Die konzernweiten unterjährigen Planungs- und Controllingmaßnahmen zur Geschäftsentwicklung haben wir bei unseren deutschen und internationalen Konzerngesellschaften weiter verfeinert. Neben finanziellen Dimensionen werden über unseren zeitgleich mit der Jahresplanung ablaufenden konzernweiten Balanced Scoredard-Prozess auch nichtfinanzielle Zielsetzungen vereinbart und einem unterjährigen Monitoring unterworfen. Bei wesentlichen ausländischen Tochtergesellschaften werden die Finanzdaten unterjährig durch Audits unserer zentralen Finanzabteilung vor Ort im Ausland zusätzlich geprüft. Bei allen wesentlichen internationalen Tochtergesellschaften im Ausland wurde eine Abschlussprüfung oder zumindest ein Review der Jahresabschlüsse durch einen Abschlussprüfer beauftragt. Bei den kleinen Auslandsgesellschaften, die vor Ort keiner Abschlussprüfung unterzogen wurden, haben wir uns die in den Konzernabschluss einfließenden Abschlussinformationen mit einem zentral vorgegebenen Berichtspaket melden lassen. Zusätzlich haben wir weitere Nachweise für wesentliche Posten und Angaben eingeholt, um die Integrität der zu konsolidierenden Daten und die materielle Richtigkeit des Konzernabschlusses sicher zu stellen. 3

4 Zur Sicherstellung einer einheitlichen Bilanzierung im Konzernabschluss besteht eine für alle Tochtergesellschaften weltweit verbindlich geltende Konzernbilanzierungsrichtlinie in deutscher und englischer Sprache. Diese Richtlinie ist allen Konzerngesellschaften über das Intranet zugänglich. Die Konsolidierung erfolgt zentral in Deutschland. Für die Konsolidierung kommt eine anerkannte, durch unseren Abschlussprüfer im Rahmen einer EDV-Systemprüfung geprüfte Standardsoftware zum Einsatz Ein IKS kann folgende Prüf- und Kontrollroutinen enthalten (Liste immer unvollständig): - Vier-Augen-Prinzip - Unterschriftenregelungen - Funktionstrennungen - Zugriffsberechtigungskonzept - Soll-Ist-Vergleiche - Offene-Posten-Listen (Debitoren/Kreditoren) - Interne Revision - QM-Audits - Bilanzierungsrichtlinien - Beschreibung Ablauforganisation - Beschreibung Aufbauorganisation Für folgende Bereiche sollten im IKS Kontrollschritte beschrieben sein: Ablauf- und Aufbauorganisation im Allgemeinen Rechnungswesen EDV Dienstreisen Einkauf + Wareneingang Lagerhaltung und Inventur Produktion Verkauf und Vertrieb Personalwesen Formales Vorgehen Bei der Beurteilung von Prozessen liegt unser Fokus auf der Beurteilung des Internen Kontrollsystems. Ein internes Kontrollsystem gewährleistet einen ordnungsgemäßen Ablauf des Geschäftsprozesses. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit hat aber auch immer unter der Prämisse Wirtschaftlichkeit zu erfolgen. Hier sind die Risiken einer fehlenden oder ungenügenden Kontrolle und die daraus möglichen Schäden, den Kosten für die Kontrolle gegenüber zu stellen. Für die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein: Definierte Abläufe Geschlossene Prozessketten Ablaufkontrollen Funktionstrennung Belege und Begleitpapiere Definierte Abläufe Die erste Voraussetzung zur Schaffung eines wirksamen Internen Kontrollsystems ist die Organisation des Geschäftsablaufes, d.h. die Vorgabe eines Ablaufes, nach dem sich der Geschäftsprozess vollziehen soll. 4

5 Geschlossene Prozessketten Ein funktionierendes Internes Kontrollsystem setzt weiterhin geschlossene Prozessketten voraus. Dabei müssen die Arbeitsabläufe so eingerichtet sein, dass jede beteiligte Person nur dann tätig werden kann oder sein darf, wenn der im Prozessablauf vorgelagerte Arbeitsgang ausgeführt wurde. Ablaufkontrollen Die Wirksamkeit Interner Kontrollsysteme steht in unmittelbarem Zusammenhang mit den vorhandenen Ablaufkontrollen. Dabei müssen Kontrollen so in den Arbeitsablauf integriert sein, dass sie ständig und lückenlos vorgenommen werden. Belege und Begleitpapiere Das Ablaufsystem wird festgelegt einerseits durch Verwaltungsvorschriften (siehe definierte Abläufe) für die einzelnen Bearbeiter und andererseits durch Belege und Begleitpapiere. Begleitpapiere dienen dazu, den Weg bestimmter Vorgänge festzulegen. Die Bearbeiter haben an einer dafür kenntlich gemachten Stelle des Begleitpapiers den Bearbeitungsschritt durch ihr Namenszeichen zu bestätigen. Funktionstrennung In allen Unternehmungen sind bestimmte grundlegende Funktionen auszuüben, nämlich: die dispositiven Funktionen die ausführenden Funktionen die Überwachungsfunktionen Damit ein Internes Kontrollsystem entsteht, müssen diese drei Funktionen weitgehend getrennt werden. Oberster Grundsatz ist, dass Funktionen derart zu trennen sind, dass kein Angehöriger der Unternehmung aus der Ausübung oder Nichtausübung seiner Tätigkeit finanzielle Vorteile ziehen kann. Dabei sind innerhalb der ausführenden Funktionen drei Grundtypen unter dem Gesichtspunkt der Kontrolle streng auseinander zuhalten. Vorgänge bearbeiten Bestände verwalten Vorfälle buchen Diese drei ausführenden Funktionen sind, bezogen auf einen bestimmten Geschäftsvorfall, grundsätzlich miteinander unvereinbar. Folgende ausgesuchte Leitfragen sollen der Dokumentation und Beschreibung eines IKS helfen, ein umfassendes Kontrollbild zu zeichnen und ggf. Schwachstellen zu entdecken: - Liegen einheitliche Bilanzrichtlinien vor? - Bestehen Kontrolllücken? - Gibt es Möglichkeiten zur Manipulation? - Existiert eine ausgewiesene Kontrollstelle/Clearingstelle? - Sind Referenzierungen auf ein QM-Handbuch vorhanden und adäquat? - Ist ein Workflow (mit Kontrollschritten) eingerichtet? 5

6 Weiterführende Hilfen des VDMA Checkliste zur Risiko-Inventur (auszugsweise für FRW/Controlling) Checkliste zur Prüfung in FRW/Controlling Checkliste EDV-Systeme Checkliste Buchhaltungssysteme Leitfaden Korruptionsvermeidung, Abt. Recht, VDMA Übersicht VDMA-Ansprechpartner zu Spezialthemen im Risikomanagement Seminar Aufbau einer internen Revision (Maschinenbau Institut) Seminar Aufbau eines Risikomanagementsystems in KMU (Maschinenbau Institut) Informationen zu allen aufgeführten Hilfen bei 6

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1. Vorbemerkungen IDW Prüfungsstandard: Prüfung von Energieversorgungsunternehmen (IDW PS 610) 1 (Stand: 01.03.2006) (1) Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW) legt in diesem IDW