IQSoft BPM (SW-Release 1.4) Business Process Modeling

Transkript

1 IQSoft BPM (SW-Release 1.4) Business Process Modeling

2 Produktbeschreibung Mit BPM, dem Design Tool zu IQSoft, modellieren Sie Ihre Unternehmensprozesse einfach und effektiv. Durch den direkten Zugriff auf alle relevanten IQSoft Daten, bietet Ihnen das BPM Modul ein Flowchart- Zeichenprogramm mit vollumfänglicher Integration in Ihr bestehendes Managementsystem. Alle Ihre Objekte in Ihren Ablaufdiagrammen sind somit datenbankgestützt und können zentral verwaltet und gelenkt werden. Datengrundlage Die Basis bildet IQSoft und seine Module, wobei bestehende Daten wie Prozesse, Dokumente und Normen 1:1 übernommen werden können. Je nach lizenzierten Bereichen können auch Betriebsmittel, Prüfmittel oder Risiken integriert werden. Arbeitsschritte und Arbeitsschritttypen Alle unsere Tätigkeiten, sei es im Berufsalltag oder im Privatleben, können auf einzelne Arbeitsschritte reduziert werden. Unsere Definition eines Arbeitsschrittes im Kontext der Prozessmodellierung lautet wie folgt: Ein Arbeitsschritt bezeichnet eine oder mehrere Tätigkeit(en), die ohne Unterbruch durchgeführt werden kann (können). Mit dem BPM Modul haben Sie die Möglichkeit, nebst den Prozessen auch diese einzelnen Arbeitsschritte im IQSoft zu erfassen und zu verwalten. Definieren Sie Zuordnungen zu relevanten Dokumenten, einzuhaltenden Vorschriften und Normen. Machen Sie Angaben zu Verantwortlichkeiten und ausführenden Funktionen sowie In- und Output. Entscheiden Sie, ob ein Arbeitsschritt versioniert werden soll und dem Änderungsdienst unterliegen muss und evtl. sogar Schulungsrelevant ist. IQSoft BPM erlaubt die Mehrfachverwendung eines Arbeitsschrittes. Wird ein Arbeitsschritt in mehreren Prozessen benötigt, so muss er nur einmal erfasst und verwaltet werden. Auch innerhalb eines Prozesses kann er beliebig oft verwendet werden. Durch individuell definierbare Arbeitsschritttypen steuern Sie Form und Farbe für die Visualisierung. Durch die Standardisierung erhalten Sie beim Modellieren schnell übersichtliche und verständliche Ablaufdiagramme, die über alle Prozesse ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Ausserdem können Sie so mit wenigen Klicks alle Arbeitsschritte eines Typs über alle Diagramme neu einfärben. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 2 von 10

3 Prozesse Vereinfacht sind Prozesse als Arbeitsschritt- Gruppen zu verstehen. Um einen bestimmten Prozess durchführen zu können, müssen alle dazu notwendigen Arbeitsschritte in einer vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden. Grundsätzlich werden alle in einem Unternehmen vorkommenden Prozesse hierarchisch in Haupt- und Subprozessen strukturiert. Mit dem BPM Modul können Sie sowohl Strukturgebende Prozesse (Prozesslandkarten) wie auch echte Abläufe visualisieren. Diagramme erstellen Das eigentliche BPM Modul ist das Java basierende Flowchart-Zeichnungs-Tool. Ein übersichtlich gegliedertes Einstiegsmenü erleichtert Ihnen den Zugang zu Ihren Diagrammen. Nebst der Prozessmodellierung können auch beliebige, IQSoft unabhängige, Diagramme erstellt werden. Diese sind unter dem Begriff Eigene Diagramme zusammengefasst. Mittels Vorlagen können Sie weitere Standards definieren und von grossem Nutzen sind Titel- und Nummernfelder die für jeden Prozess automatisch aktualisiert werden. Die Prozessdiagramme können bequem über die Prozessstruktur ausgewählt und geöffnet werden. Sie müssen sich keine Gedanken um Speicherorte und Dateinamen machen. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 3 von 10

4 Prozessdiagramme IQSoft Objekte mit Drag n Drop auf die Zeichnungsfläche ziehen. Im nu haben Sie Ihre Arbeitsschritte, Dokumente und Prozessverweise in ihrem Diagramm. Objekt - Kontextmenü Jedes IQSoft Objekt verfügt über ein eigenes Kontextmenü. Nebst verschiedenen Informationen und Einstellungen finden Sie hier jeweils weitere, zu diesem Objekt in Verbindung stehende, Objekte. Haben Sie beispielsweise einem Arbeitsschritt Betriebsmittel zugeordnet, können diese von hier auf die Zeichnungsfläche gezogen werden. Alle Texte, Hyperlinks sowie Form und Farbe von Arbeitsschritten, können auf Knopfdruck ab der Datenbank aktualisiert werden. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 4 von 10

5 Umfassende Formenbibliothek Selbstverständlich können Sie auch in Prozessdiagrammen auf über 100 verschiedene Formen zurückgreifen. Bei Bedarf können auch eigene Formen definiert oder bestehende abgeändert werden. Ausserdem stehen 18 Verbindungstypen zur Auswahl Benutzeroberfläche Menüleiste und Toolbar Hier finden Sie alle gängigen Funktionen, Optionen und Einstellungen, die Sie benötigen. Den Überblick behalten Der Überblickbereich dient einerseits als Übersicht bzw. Seitenansicht und andererseits als Navigationshilfe für grosse Diagramme. Die Zeichnungsfläche Sie sind vollkommen frei, wie und wo Sie welches Objekt platzieren. Ein variables Gitterraster und die beiden Lineale erleichtern die Ausrichtung der einzelnen Elemente. Mittels Ziehen und Klicken können einzelne Objekte miteinander verbunden werden, wobei sie die Art der Verbindung frei definieren können. Benutzen Sie Grafiken und Textfelder um Ihr Diagramm noch attraktiver zu gestalten. Schriftarten, Füllfarben, Linien und Schatten können direkt über die Toolbar verändert werden. Nutzen Sie die Zoom-Funktion um auch die kleinsten Details zu bearbeiten. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 5 von 10

6 Weitere Bedienelemente Alle Funktionen sind einfach zugänglich, ohne verschachtelte Dialoge und versteckte erweiterte Optionen. < Diagramm features Hintergrundfarben und Hintergrundbilder mit zahlreichen Positionierungsmöglichkeiten. Seitenränder-Einstellungen für optimale Druckresultate. Vorlage hinzufügen, ändern oder komplett löschen. Box features > Variable Textausrichtung. Jede Box kann eine Grafik anzeigen und einen Hyperlink besitzen. Zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel Transparenz für Textfelder. Kopplung an andere Boxen oder Verbinder. Zahlreiche Ankerpunkt-Muster und weitere Funktionen. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 6 von 10

7 < Verbinder features Verschiedene Formen und Grössen. Drei verschiedene Verbindungstypen, Geraden, Kurven und Treppen. Diverse Textpositionen wie Folgend, Drehend oder Zentriert. Automatisierte Berechnung des optimalen Pfades. Variable Anzahl Segmente und Gelenkpunkte. Anwendungsbereiche Prozessdiagramme Prozesslandkarten über beliebig viele Ebenen inkl. zusätzlicher Links und Programmstarts Alle Arten von Ablaufdiagrammen Organigramme Exportieren und Publizieren Html, PDF oder Drucken. BPM kann alle Ihre Diagramme in wenigen Sekunden entweder ins HTML oder PDF Format exportieren. Bei Bedarf kann auch direkt aus der Applikation gedruckt werden. Eine spezielle Publikationsfunktion ermöglicht zudem den Export aller Prozessdiagramme mit einem Klick. Dabei werden zudem alle Daten wie Hyperlinks oder Texte anhand der Datenbank aktualisiert. Dabei haben Sie die Möglichkeit eine individuelle Verzeichnisstruktur mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen zu definieren. Mit dieser Funktion bietet BPM die klare Trennung zwischen produktiv freigegebenen Diagrammen und solchen die noch in Bearbeitung stehen. Das BPM Modul ist daher ein reines Entwicklungstool, denn Ihre Mitarbeiter arbeiten nur mit den HTML oder PDF Exporten. bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 7 von 10

8 Vorteile und Nutzen Einer der ganz grossen Vorteile der IQSoft Prozessmodellierung ist die einfache Bedienung durch den Anwender. Nach einer kurzen Instruktion ist jedermann in der Lage, Prozesse grafisch zu modellieren. Die Speicherung aller Informationen zu den Prozessen und Arbeitschritten in der Datenbank, bildet die Voraussetzung, für die heute vom Markt geforderte Integration und Vernetzung aller Bereiche eines Managementsystems. Dadurch gelangen Sie von jeder beliebigen Information in der Datenbank (Mitarbeiter, Funktion, Prozess, Arbeitsschritt, Dokument, Vorschrift, Norm, Gesetz, Betriebsmittel, Prüfmittel, Risiko usw.) zu allen betroffenen Daten. Die Arbeitsschritte, welche die kleinste Einheit in einem Prozess darstellen, sind versionisiert und steuern, nebst anderen Elementen, die automatische Ausbildungsplanung in der Unternehmung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter für ihre Tätigkeiten in ihren zugeordneten Funktionen nachweislich ausgebildet sind (Prozessfähigkeit/-sicherheit). Vorschriften, Gesetze und Normen können genau den Arbeitsschritten zugeordnet werden, welche tatsächlich betroffen sind. Dadurch erhöhen sich nicht nur die Rechtsicherheit, sondern auch die Transparenz und damit die Pflege des Systems. Die Einführung neuer Mitarbeiter wird enorm vereinfacht und der Auditaufwand stark reduziert. Im neuen IQSoft Modul Risikomanagement können die analysierten Risiken auf allen Stufen, auch auf den Arbeitsschritten, zugeordnet werden. Dies erhöht wiederum die Transparenz und ermöglicht bei Änderungen in den Prozessen die gezielte Einleitung von Massnahmen. Weitere Screenshots und Beispiele bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 8 von 10

9 bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 9 von 10

10 Mit der richtigen Anwendung von IQSoft und seinen Modulen brechen Sie die vorhandene Komplexität Ihrer Unternehmung auf, überwachen alle notwendigen Massnahmen und stellen sicher, dass nichts vergessen geht, ohne Leerläufe zu produzieren. Der Mensch denkt, IQSoft lenkt. Copyright IQS AG bro_iqsbpm_d001.docx Stand: 1.3 vom Seite 10 von 10