Updatebeschreibung Personalwirtschaft (12/2010)

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1 Updatebeschreibung Personalwirtschaft (12/2010) Inhalt 1 HINWEISE ZUR INSTALLATION ZEITPUNKT FÜR DIE UPDATEINSTALLATION DATENBANK SICHERN WICHTIGER HINWEIS ZUM NEUSTART DES COMPUTERS WÄHREND DER INSTALLATION INSTALLATION DER NEUEN VERSION INSTALLATIONSHINWEISE FÜR DAS LOHNBÜRO (SQL) HINWEISE FÜR ANWENDER MIT MITARBEITERPORTAL- UND ZEITWIRTSCHAFT HINWEISE ZU NOTWENDIGEN INTERNETVERBINDUNGEN FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT AKTUALISIERUNG DER ERIC-KOMPONENTEN ONLINE-WÄHRUNGSKURSE BEWERBUNG.ONLINE HINWEISE ZUR INSTALLATION UNTER WINDOWS VISTA UND WINDOWS HINWEISE ZUR INSTALLATION UNTER TERMINAL SERVER HINWEISE ZUR INSTALLATION DER ZEITWIRTSCHAFT KOMMUNIKATION ZWISCHEN ZW-DIENST UND ZEITWIRTSCHAFT ZW-SERVICE UNTER MS-VISTA VERSIONSÜBERPRÜFUNG INSTALLATION DES SQL NATIVE CLIENT SYSTEMANFORDERUNGEN FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT ALLGEMEINES BETRIEBSYSTEME UND SOFTWARE DATENBANKSERVER (MINDESTANFORDERUNG) DATENBANKSERVER (EMPFEHLUNG) MINDESTANFORDERUNGEN CLIENT PC CLIENT (EMPFEHLUNG) NETZWERK SYSTEMANFORDERUNGEN FÜR DAS MITARBEITERPORTAL HARDWAREKONFIGURATION FÜR DAS MITARBEITERPORTAL KONFIGURATION DES NETZWERKS UNTERSTÜTZTE BETRIEBSSYSTEME (FÜR WEBSERVER) VORAUSSETZUNG CLIENTS 9 2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONALITÄTEN ÄNDERUNGSFUNKTION FÜR KENNWÖRTER AUSWAHL DER GEWÜNSCHTEN STARTSEITE MITARBEITER-INFOSERVICE 10 3 PERSONALABRECHNUNG STAMMDATENPFLEGE ANORDNUNG DER SEITEN IM FORMULAR ARBEITNEHMER ASSISTENT ZUR BERUFSGENOSSENSCHAFT ÄNDERUNGEN IM PRÜFLAUF NEUE VORTRAGSWERTE ELEKTRONISCHES ERSTATTUNGSVERFAHREN (U1/U2) ALLGEMEINES NOTWENDIGE EINSTELLUNGEN ASSISTENT FÜR ERSTATTUNGSANTRÄGE ANGABE ZUR VERRECHNUNG DES ERSTATTUNGSBETRAGS DETAILS ZU DEN DATEN DES U1-ANTRAGS DETAILS ZU DEN DATEN DES U2-ANTRAGS BEI BESCHÄFTIGUNGSVERBOT DETAILS ZU DEN DATEN DES U2-ANTRAGS BEI ZUSCHUSS ZUM MUTTERSCHAFTSGELD WEITERE ÄNDERUNGEN NEUE TÄTIGKEITSSCHLÜSSEL ALLGEMEINES UMSTELLUNG AUF DIE ERWEITERTE ANSICHT EINSTELLUNGEN FÜR LEIHARBEITSUNTERNEHMEN ZAHLSTELLENVERFAHREN ALLGEMEINES UMSETZUNG BESTEHENDER VERSORGUNGSBEZÜGE PFLEGE DER DATEN DER VERSORGUNGSBEZÜGE LOHNARTEN FÜR LAUFENDE UND SONSTIGE VERSORGUNGSBEZÜGE WEITERE LOHNARTEN ZUR ABRECHNUNG VON VERSORGUNGSEMPFÄNGERN 22

2 3.4.6 KENNZEICHNUNG DES MANDANTEN FÜR DAS ELEKTRONISCHE ZAHLSTELLENVERFAHREN ANNAHMESTELLEN FESTLEGUNG DES MONATS FÜR DIE BESTANDSMELDUNGEN WEITERE NOTWENDIGE DATEN FÜR DAS ZAHLSTELLENMELDEVERFAHREN ERSTELLEN DER MELDUNGEN MELDEÜBERSICHT MELDEBESCHEINIGUNG EINLESEN DER RÜCKMELDUNGEN DER KRANKENKASSEN BERÜCKSICHTIGUNG DER ALTERSGRENZE FÜR DEN VERSORGUNGSFREIBETRAG BERÜCKSICHTIGUNG DER VERTRÄGE FÜR DIE REBSY-MELDUNGEN EINLESEN DER FELDER IM SDAM AUSWERTUNG DER FELDER IM EXPORTGENERATOR MELDUNG VON BETRIEBSDATEN ALLGEMEINES EINSTELLUNGEN ERSTELLUNG DER MELDUNGEN NETTOLOHNBERECHNUNG LOHNSTEUERBERECHNUNG ERMITTLUNG DES BG-BRUTTOS BEI BETRIEBLICHER ALTERSVORSORGE MELDUNGEN ZUR SOZIALVERSICHERUNG VORBELEGUNG FÜR DIE RÜCKMELDUNGEN DER ANNAHMESTELLEN MELDUNG VON MINDESTENTGELTEN ZUR BERUFSGENOSSENSCHAFT DEÜV-MELDUNGEN NACH BEREITS ERFOLGTER ABMELDUNG MELDUNGEN AN BERUFSSTÄNDISCHE VERSORGUNGSWERKE VERGLEICH DER ERSTELLEN BEITRAGSERHEBUNGSDATEN ERWEITERUNG DER MELDEBESCHEINIGUNGEN ELENA-VERFAHREN GETRENNTE MELDUNG DES DBKE UNTERDRÜCKUNG DER MELDUNG DES DATENBAUSTEINS KÜNDIGUNG/ ENTLASSUNG (DBKE) WEITERE ÄNDERUNGEN IM ELENA-VERFAHREN ERSTELLUNG UND ÜBERMITTLUNG DER LOHNSTEUERDATEN STEUERNUMMER IM MANDANTEN PROTOKOLLABRUF IST VERSIONSGEBUNDEN KEINE KÜRZUNG DER BASISVERSORGUNG BEI TEILMONATEN KEINE LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG BEI BLOßEM WECHSEL DER SV-PFLICHT GETRENNTE DARSTELLUNG DER RV-BEITRÄGE LAYOUTÄNDERUNG AM AUSDRUCK DER LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG LOHNARTEN NEUE FORMELABRUFE FÜR ARBEITNEHMERDATEN FINANZBUCHHALTUNG UND KOSTENRECHNUNG EINDEUTIGE ZUORDNUNG VON KOSTENTRÄGERN ZU KOSTENSTELLEN ABGEWÄLZTE AG-ANTEILE AUF DER KOSTENSTELLENAUSWERTUNG FÜHREN VON WERTGUTHABEN ARBEITGEBERANTEILE ZUR SOZIALVERSICHERUNG ABRECHNUNG VON LOHNPFÄNDUNGEN KORREKTUR VON PFÄNDUNGSABRECHNUNGEN BERÜCKSICHTIGUNG DES EIGENANTEILS FÜR DIE PRIVATE KRANKENVERSICHERUNG BERICHTE UND AUSWERTUNGEN HINWEIS ZUR SORTIERUNG DER KORREKTURLOHNSCHEINE EINZELNACHWEIS AN DIE KRANKENKASSEN LOHNKONTO STAMMDATENÄNDERUNGSPROTOKOLL ABARBEITUNGSPROTOKOLL STATUSPRÜFUNG LISTE GRUNDLOHNBERECHNUNG KOSTENSTELLENAUSWERTUNGEN LOHNKONTO IM XML-DRUCK BESCHEINIGUNGSWESEN ELEKTRONISCHE ENTGELTBESCHEINIGUNGEN ARBEITSBESCHEINIGUNG ERMITTLUNG DES BESCHEINIGTEN ENTGELTS IM ANTRAG AUF MUTTERSCHAFTSGELD BESCHEINIGUNG FÜR WOHNRECHTLICHE ZWECKE DATENADMINISTRATION GRUPPENÄNDERUNG BRUTTOLOHNERFASSUNG LÖSCHEN ÖFFENTLICHER DIENST UND ANGELEHNTE BEREICHE BERECHNUNG DES KRANKENGELDZUSCHUSSES PFLEGE DER TARIFTABELLEN AUSZAHLUNGSANORDNUNG DATÜV-MELDUNGEN ÜBERARBEITUNG IN DER KRANKENHAUSSTATISTIK EINSTELLUNGEN FÜR DIE PERSONALSTANDSTATISTIK ABRECHNUNG VON KURZARBEITERGELD ERMITTLUNG DES SOLLENTGELTS ABRECHNUNG VON HEUER UND SEEKASSENBEITRÄGEN BERÜCKSICHTIGUNG DER BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE IN DER SEEKASSENABRECHNUNG ERMITTLUNG DES UNFALLVERSICHERUNGSPFLICHTIGEN BRUTTOS BEI SEELEUTEN BAULOHN 39 2

3 BESCHÄFTIGUNGSTAGE BEI VERZICHT AUF DIREKTIONSRECHT PRÜFLAUF FÜR ERSTELLUNG DER ZVK-MELDUNGEN ABRECHNUNGSASSISTENT 39 4 PERSONALMANAGEMENT NEUE FUNKTIONEN FÜR DIE PERSONALENTWICKLUNG COACHING POTENTIAL INFORMATIONSWEITERLEITUNG PERSONALENTWICKLUNGSKARTE COACHING IM MITARBEITERPORTAL BENUTZERRECHTE MITARBEITERPORTAL 44 5 ZEITWIRTSCHAFT DIENSTE - TSERVICE MITARBEITERINFORMATION - SALDEN/ZEITKORREKTUREN ANSICHTEN IM MITARBEITERINFORMATION - SALDEN/ZEITKORREKTUREN SALDENLISTE PROTOKOLLIERUNG TEILWEISE GENEHMIGUNG VON AUßERRAHMENZEITEN FREIGABE ZUR GENEHMIGUNG VON AUßERRAHMENZEITEN DURCH DEN MITARBEITER BEANTRAGUNG VON ÜBERSTUNDEN ZUR AUSZAHLUNG ABRECHNUNG/BUCHUNG ZEITKONTEN TAGESTYP BEI AUTOBUCHUNG GENEHMIGUNG BEI UMBUCHUNG, GUT- UND LASTSCHRIFT ZURÜCKSETZEN VON UMBUCHUNGEN, GUT- UND LASTSCHRIFTEN NEUES SYSTEMZEITKONTO RESTURLAUB LOHNFORTZAHLUNG AN HALBEN FEIERTAGEN LOHNFORTZAHLUNG UND UNPLAUSIBLE ZEITPAARE BERICHTE VERGLEICH KONTOSTÄNDE BERICHT - ANWESENHEITSÜBERSICHT ANPASSUNGEN IM BERICHT BEANTRAGTE AUßERRAHMENZEITEN BASISJOURNAL SPALTE GERUNDETE ZEITEN KONFIGURATION DER SPALTENBREITE FEHLZEITENLISTE GRUPPIERUNG NACH ORGANISATIONSEINHEITEN ZEITERFASSUNG ERWEITERUNG AN DER ZUSATZEINGABEN ERWEITERUNG IMPORTSCHNITTSTELLE ERWEITERUNG SCHNITTSTELLE CTI NEUER CTI-TERMINAL TIMIPRO SCHNITTSTELLE CLASSIC LINE VERSIONSPRÜFUNG 58 6 INFOCENTER VORGABELISTEN SUCHE NACH AUSZUWERTENDEN FELDERN ERWEITERTE DATENGRUNDLAGE 60 3

4 Beschreibung zum Update (12/2010) 1 Hinweise zur Installation 1.1 Zeitpunkt für die Updateinstallation Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme ein. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 1.2 Datenbank sichern Erstellen Sie ein Backup Ihrer Personaldatenbank. Nutzen Sie dazu entweder den Datenbankwartungsassistenten der Personalsoftware oder den Enterprise Manager des SQL Servers. Lesen Sie bei Bedarf im Installationshandbuch nach. 1.3 Wichtiger Hinweis zum Neustart des Computers während der Installation Während des Installationsvorgangs wird geprüft, ob alle benötigten Systemkomponenten auf dem Arbeitsplatz installiert sind. Ist dies nicht der Fall, werden die fehlenden Komponenten selbstständig im Rahmen des Setups installiert. Die Installation des Windows Installers 4.5 sowie des.net-framework 4.0 erfordert einen Neustart des Computers, damit die Installation vollständig ablaufen kann. Wenn das Setup für die Personalwirtschaft aus einem Netzwerkverzeichnis gestartet wurde, kann es Vorkommen, dass der Setupprozess nach einem Neustart des Rechners nicht automatisch wieder aufgenommen wird, um die Installation abzuschließen. In diesem Fall muss das Setup erneut gestartet werden. 1.4 Installation der neuen Version Schließen Sie Ihre Anwendungen, bevor Sie das Update einspielen. Zum Starten des Updates legen Sie einfach Ihre Installations-DVD in das DVD-Laufwerk ein. Die DVD verfügt über eine Autorun-Funktion. Das heißt, der Installationsassistent öffnet sich automatisch und Sie brauchen nur die gewünschten Funktionen anzuklicken. Falls Sie das Setup ohne die Autorun-Funktion starten möchten, klicken Sie im Explorer doppelt auf die Datei "setup.exe" oder geben Sie unter Start\ Ausführen je nach der Bezeichnung Ihres DVD-Laufwerks den Befehl "D:\setup.exe" bzw. "E:\setup.exe" ein. Folgen Sie danach den Anweisungen des Installationsassistenten. WICHTIG: Achten Sie bei der Installation darauf, die richtige Installationsvariante auszuwählen. Wenn Sie einen normalen SQL Server (keine MSDE/ Desktop Engine, keinen Terminal Server) im Einsatz haben, wählen Sie auf jeden Fall die Variante "Standard Installation". In den anderen Fällen wählen Sie bitte die "Erweiterte Installation". Unter diesem Punkt wird die Einzelplatz- und die Terminalserverinstallation angeboten. Die Variante <Einzelplatz> darf nur dann gewählt werden, wenn eine SQL Express-Anwendung im Einsatz ist bzw. zum Einsatz kommen soll. 1.5 Installationshinweise für das Lohnbüro (SQL) Wird das Lohnbüro (SQL) installiert, so werden auf dem Arbeitsplatz vorhandene Lohnbüro-Installationen automatisch deinstalliert. Wird die Personalwirtschaft mit einer Voll-Lizenz installiert, so erhalten Sie nach dem Starten des Setups die Nachfrage, ob auf dem Arbeitsplatz vorhandene Lohnbüro-Installationen deinstalliert werden sollen. Wenn Sie die Lohnbüro-Installation (z.b ) weiterhin benötigen, so klicken Sie hier bitte auf <nein>. 1.6 Hinweise für Anwender mit Mitarbeiterportal- und Zeitwirtschaft Bitte beenden Sie vor dem Datenbankupdate und auch beim Wiederherstellen einer gesicherten Datenbank alle Dienste der Personalwirtschaft. Dazu zählen: Mitarbeiterportal Zeitwirtschaftsdienst 4

5 1.7 Hinweise zu notwendigen Internetverbindungen für die Personalwirtschaft Aktualisierung der ERiC-Komponenten Wenn Sie eine Firewall einsetzen, müssen Sie für die Aktualisierung der Komponenten folgende Serververbindung zulassen: http-download: Wenn zur Versionsprüfung keine Verbindung zum Internet aufgebaut werden kann, prüfen Sie bitte folgende Registrierungseinstellungen (regedit): HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings EnableAutodial = 0 (REG_DWORD) muss vom Typ ein REG_DWORD sein und in den allermeisten Fällen auf 0 stehen Sollte hier beispielsweise eine ISDN Wählverbindung als Standard I-Net-Verbindung genutzt werden, kann hier auch der Wert auf 1 stehen. NoNetAutodial = 0 (REG_DWORD) muss ebenso vom Typ REG_DWORD sein und immer auf 0 stehen Online-Währungskurse IP-Adresse: Port Bewerbung.Online Bewerbung.Online greift auf zu, wobei der Port 80 (http) genutzt wird. 1.8 Hinweise zur Installation unter Windows Vista und Windows 7 Bei der Installation der Personalwirtschaft unter Windows Vista ist zu beachten, dass die Datei setup.exe über die rechte Maustaste "Als Administrator ausführen " gestartet werden muss. Anderenfalls kann die Installation nicht erfolgreich durchgeführt werden. 1.9 Hinweise zur Installation unter Terminal Server Nach Abschluss einer Installation unter Terminalserver muss ein Hauptmodul der Personalwirtschaft einmal zwingend mit Administratorrechten gestartet werden. Dabei wird die Funktion Office Reparieren via MSI ausgeführt. Wenn die Reparatur beendet ist, können alle Nutzer wie gewohnt weiterarbeiten. Alternativ ist es möglich, als Administrator einmal NACH der Installation die Funktion OFFICE REPARIEREN unter <Systemsteuerung: Software> aufzurufen. Bei der Installation unter Microsoft Office 2003 wird das Service Pack 3 zwingend vorausgesetzt. Wenn Sie auf einem Terminalserver installieren, empfehlen wir Ihnen, das Service Pack 3 vorher gesondert im vollen Installationsmodus zu installieren. Eventuell ist aufgrund des Service Packs ein Neustart des Servers notwendig. 5

6 1.10 Hinweise zur Installation der Zeitwirtschaft Kommunikation zwischen ZW-Dienst und Zeitwirtschaft In der Zeitwirtschaft besteht nun die Möglichkeit, den Status des ZW-Dienstes direkt einzusehen. Dazu sind bei der Installation einige Punkte zu beachten. Um die direkte Kommunikation zu ermöglichen, ist es notwendig, den TCP-Port 8087 in der Windows Firewall freizugeben. Nach der Installation des ZW-Diensts versucht der Dienstkontrollmanager, diesen Port automatisch freizugeben. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die automatische Freigabe nicht funktioniert. Geben Sie dann den TCP- Port 8087 bei Bedarf manuell frei. Dazu rufen Sie in der Systemsteuerung die Windows Firewall auf und gehen in das Register <Ausnahmen>. Nehmen Sie dort die Freigabe des Ports vor ZW-Service unter MS-Vista Bei Nutzung von MS-Vista kann der Status des ZW-Service nur über den Dienstkontrollmanager geändert werden, wenn der Dienstkontrollmanager als Administrator gestartet wurde. Gehen Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die WindowsServiceControl.exe des Zeitwirtschaft Diensts und wählen Sie dort die entsprechende Option aus. Die Freigabe des TCP-Ports unter MS-Vista funktioniert ebenfalls nur, wenn der Dienstkontrollmanager als Administrator gestartet wurde oder wenn die Benutzerkontensteuerung (Systemsteuerung => Benutzerkonten) ausgeschaltet wurde Versionsüberprüfung Nach der Installation der Zeitwirtschaft und der Dienste kann in der Zeitwirtschaft eine Prüfung durchgeführt werden, ob die installierten Versionen übereinstimmen. Rufen Sie dafür unter dem Menüpunkt <Terminals> die Funktion Überprüfe Dienste auf. Eine ausführliche Installationsbeschreibung befindet sich im Handbuch Installation des SQL Native Client Bei der Installation der Personalsoftware wird geprüft, ob der SQL Native Client vorhanden ist. Dieser muss zwingend installiert sein. Sollte festgestellt werden, dass der Native Client nicht vorhanden ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. In diesem Fall gehen Sie bitte wie folgt vor: Bitte das Setup von der Installations-DVD unter dem Verzeichnis [DVD _LW]:\Requirements\SQLNCli\sqlncli.msi noch einmal starten Systemanforderungen für die Personalwirtschaft Allgemeines Die Personalwirtschaft ist als Client-Server-Anwendung konzipiert. Die folgenden Anforderungen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik. Eine Aktualisierung aufgrund von neuen technischen Entwicklungen behalten wir uns vor. Vor jeder Installation sollte zusätzlich eine detaillierte Analyse der Systemumgebung erfolgen Betriebsysteme und Software Produktlinie: Personalwirtschaft Produktversion:

7 Software-Plattform Client Server SQL Office Windows XP Professional 32-Bit (x86) Deutsch (Empfehlung) Vista Business / Ultimate 32-Bit (x86) Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate 32-Bit (x86) Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2003 Standard / Enterprise inkl. R2 32-Bit (x86) Deutsch Windows 2003 Standard / Enterprise inkl. R2 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2008 Standard / Enterprise 32-Bit (x86) Deutsch Windows 2008 Standard / Enterprise 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2008 R2 Standard / Enterprise 64-Bit (x64) Deutsch MS SQL Server 2005 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2005 Express Deutsch MS SQL Server 2008 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2008 Express Deutsch MS SQL Server 2008 R2 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch MS SQL Server 2008 R2 Express Deutsch Office 2003 Professional inkl. MS Access Deutsch (Empfehlung) Office 2007 Professional Deutsch Service Pack Arbeitsplatz (Client) Datenbankserver Standalone System Mitarbeiterportal Dakota 5.0 TService Zeitwirtschaftsdienst Hinweis: die Serverbetriebssysteme dürfen nicht gleichzeitig als Domain-Controller (PDC/BDC) genutzt werden! Datenbankserver (Mindestanforderung) Datenbankserver CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation Freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik Betriebssystem Welche Datenbanken werden unterstützt? Datenbankserver (Empfehlung) Datenbankserver CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation Freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem Welche Datenbanken werden unterstützt? Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full License + 4 Light License Arbeitsplätze Intel Core 2 Duo 2,4 GHz, 2 GB RAM vorhanden 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2003 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH MS SQL 2005 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full License + 4 Light License Arbeitsplätze 1 x Intel Xeon Prozessor W3680, RAM 8 GB vorhanden 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2008 R2 (X64), mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH MS SQL 2008 R2 (X64) DEUTSCH SP1 7

8 Bei mehr als 500 zu betreuenden Mitarbeitern und/oder mehr als 1 Full Arbeitsplatz und 4 Light Arbeitsplätzen müssen spezielle Hardwareanforderungen erstellt werden und eine individuelle Analyse der Hardware erfolgen. Diese fordern Sie bitte über unseren Support an. Es wird dann eine auf den Kunden zugeschnittene Anforderung erarbeitet. Im Zweifelsfall werden vor der Beschaffung Testinstallationen durchgeführt - um die Performance vor Ort zu überprüfen (z.b. bei komplexen Formeln usw.) Mindestanforderungen Client PC Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM DVD Laufwerk Freier Festplattenspeicher Netzwerkkarte Bildschirm (Größe / Auflösung), Grafik Weitere Ausstattungsmerkmale Textverarbeitung - Software für Serienbriefe und Bescheinigungen Intel Core 2 Duo 2,4 GHz / 1GB RAM vorhanden 3GB (Installation) (davon 1 GB auf der Systempartition) Netz 100 MBit Auflösung 1024 x 768, Farben True Color Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Microsoft Office 2003 Professional DEUTSCH Client (Empfehlung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM DVD Laufwerk Freier Festplattenspeicher Netzwerkkarte Bildschirm (Größe/ Auflösung), Grafik Weitere Ausstattungsmerkmale Textverarbeitung - Software für Serienbriefe und Bescheinigungen Intel Core i7-860 / 3 GB DDR3 RAM vorhanden 3GB (Installation), (davon 1 GB auf der Systempartition) Netz 100 MBit Auflösung 1280 x 1024, Farben True Color Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Microsoft Office 2003 Professional mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Inkl. MS Access Alle Anforderungen gelten für den Standard - Normalfall (z.b. Lohnabrechnung - monatliches festes Gehalt - Zahlweise monatlich - ohne besondere Abrechnungen). Bei Abweichungen vom Standard sind individuelle Anforderungen zu erarbeiten, welche für den speziellen Einsatz abgestimmt werden müssen Netzwerk Netzwerk Netzwerkbetriebssystem Netzwerkprotokoll Client-Organisation MS Windows Netzwerk Native TCP/IP TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Anmerkungen: Eine Einzelplatzinstallation (Datenbankserver lokal) ist möglich. Hier kann ebenfalls die Express Edition des SQL Servers eingesetzt werden. Dabei sind jedoch eine Begrenzung des Datenbankzugriffs sowie eine geringere Performance zu berücksichtigen. Eine Installation unter Terminalserver ist ebenfalls möglich. Standardport ist Port Dieser ist gegebenenfalls vor der Installation in der Firewall frei zuschalten. Für alle Web - Applikationen ist zusätzlich der Port 445 notwendig Systemanforderungen für das Mitarbeiterportal Hardwarekonfiguration für das Mitarbeiterportal Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Webservers. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.b. MS SQL Server und Webserver auf derselben Maschine), kann es zu Zielkonflikten kommen. 8

9 Hardwareanforderungen Webserver CPU, RAM DVD Laufwerk zur Installation Freier Festplattenspeicher Netzwerk, Grafik empfohlenes Betriebssystem Intel Core 2 Duo 2,4 GHz bzw. vergleichbarer XEON Serverprozessor / 4GB RAM Vorhanden 10 GB (Installation) (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Microsoft Windows 2003 Server mit aktuellem Service Pack DEUTSCH, X86 Diese Konfiguration ist eine Empfehlung für eine durchschnittliche Portalnutzung bei 50 bis 100 gleichzeitigen Zugriffen maximal. Eine exakte Systemanforderung für einen Webserver ist nicht möglich, da diese von der Anzahl der Zugriffe, der verwendeten Portalfunktionen und dem Datenvolumen der Datenbank (Komplexität der Organisationsstruktur, Anzahl Reisen, Urlaub usw.) abhängig ist. Bei größeren Installationen muss eine Hardwareanforderung speziell für den jeweiligen Anwender im Vorfeld evaluiert und zusammengestellt werden. Die Installation des Mitarbeiterportals unter Windows XP ist ab der Version nicht mehr möglich Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Native TCP/IP Client-Organisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Es muss der Port der Webservers zu den entsprechenden Clients bei einer möglichen Firewall freigegeben sein. Bei einer Standardinstallation ist das der Port 80. Des Weiteren muss eine Verbindung zwischen dem Microsoft SQL Server und dem Web Server möglich sein. Diese Verbindung wird standardgemäß über Port 1433 aufgebaut. Welchen Port Ihr SQL Server nutzt, können Sie in der SQL Server-Netzwerkkonfiguration einsehen Unterstützte Betriebssysteme (für Webserver) Die folgenden Betriebssysteme werden für die Installation des Mitarbeiterportals vollständig unterstützt: Windows 2003 Server Service Pack 2 X86 (Standard- und Enterprise Edition) Deutsch + IIS 6.0 Windows 2003 Server Service Pack 2 X86 (Standard- und Enterprise Edition) Deutsch + IIS 6.0 Windows 2008 Server Service Pack 2 X86 (Standard- und Enterprise Edition) Deutsch + IIS 7.0 Windows 2008 Server R2 X64 (Standard- und Enterprise Edition) Deutsch + IIS 7.0 Hinweis: Der Webserver darf nicht gleichzeitig die Rolle eines Domänen Controllers (PDC / BDC) erfüllen! Ein Parallelbetrieb der Rollen Webserver und Domänencontroller wird nicht unterstützt. Ursache dafür sind abweichende Berechtigungsstrukturen. Eingeschränkte Unterstützung nur Test- und Vorführzwecken bzw. für Einzelnutzerbetrieb: Windows Vista Professional / Ultimate Service Pack 2 X86 Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X86 Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X64 Deutsch Hinweis: Client Betriebssysteme unterstützen für den IIS (= Webserver) nur eine eingeschränkte Anzahl paralleler Verbindungen und sind daher nicht für den Live Betrieb eines Mitarbeiterportals geeignet! Voraussetzung Clients Microsoft Internet Explorer ab Version 7.0 Mozilla Firefox ab Version Modulübergreifende Funktionalitäten 2.1 Änderungsfunktion für Kennwörter Im Anmeldefenster für die einzelnen Module der Personalwirtschaft wird bei Zugriff über SQL-Authentifizierung die Funktion <Kennwort ändern> angeboten. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihr aktuelles Kennwort, mit dem Sie sich am Programm anmelden, zu ändern. Die Änderung ist nur einmal pro Modul (Abrechnung, Personalmanagement, Reise) notwendig. Die Menüpunkte zum Kennwort ändern im Programm (Menü Extras) wurden entfernt. 9

10 2.2 Auswahl der gewünschten Startseite Unter <Extras: Optionen: Allgemein> können Sie auswählen, welche Art von Startseite Sie verwenden vollen. Das Cockpit ist die anpassbare, flexible Oberfläche, während es sich bei der Startseite um die bisherige Anzeige von Nachrichten, Mandanten und gegebenenfalls modulspezifischen Informationen handelt (Geburtstagliste, Abwesenheiten der beschäftigten). 2.3 Mitarbeiter-Infoservice Wenn Sie Auswertungen für den Mitarbeiterportal-Infoservice erstellen und freigeben, ist die Installation von PDF-Exchange 4.0 notwendig. Das Programm finden Sie auf Ihrer Installations-DVD im Verzeichnis \\Tools\PDF-XChange. Betroffen sind Arbeitsstationen, welche für die Erzeugung und Veröffentlichung der Berichte des Mitarbeiterportal - Infoservice genutzt werden. Das Setup ist für alle freigegebenen Betriebssysteme nutzbar. Hinweise: Das Setup ist identisch für X86(32-Bit)- und X64(64-Bit)-Betriebssysteme! Die Installation erfolgt nicht automatisch mit der Personalwirtschaft! Das alte PDF-ExChange 3.0 wird von unserer Applikation nicht mehr benötigt. 3 Personalabrechnung 3.1 Stammdatenpflege Anordnung der Seiten im Formular Arbeitnehmer Aufgrund der Integration neuer Seiten ins Formular Arbeitnehmer und der thematischen Zusammengehörigkeit bestimmter Seiten wurde die Anordnung der Seiten im Formular <Arbeitnehmer> geändert. Im Register <Person> befindet sich nun unter der Seite <KoSt/ KoTr> die Seite <Kosten> (vormals Register <Extras>). Hier können zusätzliche Dimensionen und Aufteilungen für die Kostenrechnung zugeordnet und zulässige Kombinationen von Kostenträgern und Kostenstellen eingestellt werden. Die Seite <Pfändung> wurde ins Register <Extras> verlagert. Im Register <Steuer/ SV> wurde die Seite <KVdR> eingefügt. Die Seite <Gäste> befindet sich jetzt im Register <Tarif> Assistent zur Berufsgenossenschaft Da der BG-Assistent ursprünglich für die Einrichtung der BG zum gedacht war, wurden fest die zum gültigen Gefahrentarife importiert. Ab jetzt werden die im aktuellen Monat des Mandanten gültigen Gefahrentarife importiert. Damit kann der BG-Assistent zur Einrichtung neuer Mandanten oder zur Umstellung bestehender Arbeitnehmerdaten eingesetzt werden Änderungen im Prüflauf Die Beitragsgruppe 3 ermäßigter Beitrag ist ab sofort für Praktikanten (Personengruppe 105) in der Krankenversicherung zulässig Neue Vortragswerte Basisversorgung für die private Krankenversicherung Zum Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung nach Systemwechsel sind die bisher berücksichtigten Beträge zur Basisversorgung zu hinterlegen. Dies betrifft privat krankenversicherte Personen. 10

11 Ermitteln Sie bitte den Wert, der im aktuellen Kalenderjahr bei der Abrechnung mit dem Altsystem berücksichtigt wurde. In der Regel ist es das Produkt aus den abgerechneten Monaten und dem Monatsbetrag Insolvenzgeldumlagepflichtiges Entgelt Zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge auf Märzklauselfälle und auf laufendes Entgelt nach Systemwechsel sind Vortragswerte erforderlich. Diese wurden um die Felder für das insolvenzgeldumlagepflichtige Brutto erweitert. Dieses entspricht im Regelfall dem rentenversicherungspflichtigen Brutto BG-pflichtiges Entgelt Zur Berücksichtigung des bereits gemeldeten BG-Bruttos nach einem Systemwechsel wurde das neue Feld <BG-Brutto> in die Vortragswerte integriert. Die Erfassung dieses Wertes dient dazu, dass in den DEÜV-Meldungen gemeldete unfallversicherungspflichtige Entgelt auf den jährlichen Maximalbetrag zu begrenzen. 3.2 Elektronisches Erstattungsverfahren (U1/U2) Allgemeines Ab 2011 sind Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz in elektronischer Form zu erstellen und zu übermitteln. Liegen Erstattungssachverhalte vor und sind die für die Erstellung der Anträge notwendigen Daten vorhanden, werden mit dem Assistenten die notwendigen Datensätze zusammengestellt und aus dem übergeordneten Mandanten heraus in Dateiform gebracht. Die Dateien tragen den Namen EAAG0n (n für eine laufende Nummer) und werden in demselben Verzeichnis wie die Beitragsnachweis- und DEÜV-Dateien gespeichert. Mit Hilfe von dakota werden die Dateien verschlüsselt und an die Annahmestellen übertragen. 11

12 3.2.2 Notwendige Einstellungen In den DEÜV-Stammdaten des übergeordneten Mandanten sind keine gesonderten Einstellungen notwendig. Je Annahmestelle wurde bereits der Dateiname für die AAG-Dateien hinterlegt. Eine zusätzliche Option für die Erstellung der Dateien gibt es nicht Assistent für Erstattungsanträge Aufruf des Assistenten Unter dem Menüpunkt <Lohnberechnung: Monatsauswertungen: Umlageerstattung> finden Sie den Assistenten für die Erstellung der Erstattungsanträge. Dieser ist nach der Nettolohnberechnung auszuführen, um die aktuellen Daten der letzten Abrechnung für die Erstellung der Anträge zu berücksichtigen Anträge für den aktuellen Mandanten Die Umlageerstattungsanträge können nur für den jeweils aktuellen Mandanten erstellt werden. Wird der Assistent im übergeordneten Mandanten ausgeführt, können im letzten Schritt die Dateien erstellt werden. Wurde der Umlageerstattungsassistent zuvor schon in den untergeordneten Mandanten durchlaufen, so stehen die Anträge im Stapel und werden beim Schreiben der Dateien aus dem übergeordneten Mandanten heraus mit in die Dateien geschrieben. Es ist nicht möglich, aus dem übergeordneten Mandanten heraus die eigentlichen Anträge für andere Mandanten zu erstellen. Beispiel 1: 1 übergeordneter Mandant A und 1 untergeordneter Mandant B Zuerst wird der Assistent im Mandanten B ausgeführt, anschließend im Mandanten A. Beim Schreiben der Dateien werden sowohl die Stapeldaten des Mandanten B als auch die Daten des übergeordneten Mandanten A berücksichtigt. Beispiel 2: 1 übergeordneter Mandant A und 1 untergeordneter Mandant B Zuerst wird der Assistent im Mandanten A ausgeführt, im Anschluss daran werden die Dateien erzeugt. Dabei werden nur die Daten des übergeordneten Mandanten A berücksichtigt. Anschließend wird der Assistent im Mandanten B ausgeführt. Die Dateien können anschließend über den Menüpunkt <Stapel versenden> erzeugt werden. Beispiel 3: 1 übergeordneter Mandant A Zuerst wird der Assistent im Mandanten A ausgeführt, im Anschluss daran werden die Dateien erzeugt. Klicken Sie bitte auf <Weiter> Erstellen der Datensätze Der Assistent prüft nun die Abrechnungsdaten des aktuellen Abrechnungsmonats auf Erstattungssachverhalte. Als Ergebnis erhalten Sie eine Inhaltsübersicht, in der die einzelnen Anträge angezeigt und bearbeitet werden können. Um einen Antrag zu bearbeiten, markieren Sie den gewünschten Arbeitnehmer im rechten oberen Fenster und klicken die Zeile mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag <bearbeiten> Bearbeiten der Anträge Da sich einige Felder nicht automatisch befüllen lassen, besteht die Möglichkeit, in die erstellten Erstattungsanträge manuell Werte einzutragen oder Häkchen zu setzen. 12

13 Folgende Felder sind im U1-Antrag manuell änderbar: Feld Bezeichnung im Bericht Standardwert URAU Ist die Arbeitsunfähigkeit auf einen Unfall oder eine Berufskrankheit durchzuführen? Grundstellung 0 AUTG EG AUSFALLZ War der Arbeitnehmer wegen Schädigung durch einen Dritten arbeitsunfähig? Wurde am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet? Anzahl der Stunden Stundenlohn/ Monatslohn/ Akkordlohn/ D-Heuer-Kennzahl Je nachdem, welches Feld gefüllt wird, erfolgt die Meldung der Art des Entgelts ARTEG im Datensatz. Ausgefallene Kalendertage/ Arbeitstage/ Stunden Je nachdem, welches Feld gefüllt wird, erfolgt die Meldung der Art des Entgelts ARTAUSFALLZ im Datensatz. Die Antwort JA ist jeweils nur für eine der beiden Fragen möglich. Nein, 0 Stunden Inhalt des Feldes Stundenlohn 1 Inhalt des Feldes Gehalt Ansonsten 0,00 Kalendertage, erfasste Anzahl, die auf den Statistikspeicher Tage Lohnfortzahlung fließt Nach der Bearbeitung schließen Sie bitte das Fenster und klicken anschließend auf <Weiter> Erstattungsanträge versenden Im letzten Schritt des Assistenten können nun die Meldedateien erstellt und je nach Einstellung im Mandanten abspeichern oder direkt mit dakota versenden. Diese Funktion ist nur im übergeordneten Mandanten möglich. Wenn Sie die Dateien vorerst nicht erstellen möchten, ist der Haken zu entfernen. Klicken sie nun bitte auf <Fertigstellen>. Sie erhalten eine Nachricht über die erfolgreiche Erstellung und gegebenenfalls Versendung der Dateien Angabe zur Verrechnung des Erstattungsbetrags Werden Erstattungsbeträge ermittelt, gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Erstattung: 13

14 Überweisung Die Krankenkasse überweist das Geld auf das Konto des Arbeitgebers. Wird diese Erstattungsmöglichkeit gewählt, dann ist auf dem Erstattungsantrag der Verwendungszweck anzugeben, der von der Kasse genutzt werden soll. Hierfür wurden die Felder Vorlage Verwendungszweck entsprechend erweitert. Als Platzhalter können der Name des Arbeitnehmers, der Abrechnungsmonat und das Abrechnungsjahr verwendet werden. Die Platzhalter sind durch < > kenntlich zu machen. Verrechnung Folgemonat im Verrechnung im nächsten BNW Gutschrift Der Erstattungsbetrag wird von der Gesamtsumme des Beitragsnachweises einbehalten und nur der geminderte Betrag als Beitragszahlung überwiesen. Aufgrund der Tatsache, dass die Kassen Ihre SV-Beiträge noch am Tag des Eintreffens an die übergeordneten Empfänger weiterleiten müssen (Gesundheitsfonds, Rentenversicherung, Arbeitsagentur), wird im Standard eine Verrechnung frühestens mit dem Beitragsnachweis des Folgemonats durchgeführt. Es wird keine Verrechnung der U1/U2-Erstattung mit dem Beitragsnachweis des Monats vorgenommen, für den die Erstattung berechnet wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob die Erstattungsanträge vor oder nach der Nettolohnberechnung erstellt wurden. Der Erstattungsbetrag wird von der Gesamtsumme des Beitragsnachweises einbehalten und nur der geminderte Betrag als Beitragszahlung überwiesen. Wenn dieser Eintrag ausgewählt wird, erfolgt die Verrechnung mit dem Beitragsnachweis, der auf der nächsten Beitragsschuldermittlung beruht. Wenn die Krankheit und die Entgeltfortzahlung vor der Beitragsschuldermittlung des aktuellen Monats erfasst und abgerechnet werden, gelangt der Erstattungsbetrag in den Beitragsnachweis des aktuellen Monats. Es wird nicht empfohlen, diese Einstellung zu nutzen. Wenn der Erstattungsantrag von der Krankenkasse nicht vor dem Eingang der Beitragszahlung bearbeitet wurde, entsteht eine Lücke im Beitragskonto, für die Säumniszuschläge erhoben werden. Bei der Auswahl dieses Eintrags erhalten Sie daher eine Hinweismeldung "Eine Verrechnung im nächsten Beitragsnachweis kann zu Säumniszuschlägen führen, wenn der Erstattungsantrag durch die Kasse noch nicht verarbeitet wurde." Die Auswahl kann dann noch abgebrochen werden. Die Anzeige, in welchem Monat verrechnet wird, erfolgt auf den Anträgen entsprechend der hinterlegten Einstellung in der Kasse. Die Erstattungsvariante Gutschrift wird meist in denjenigen Fällen angewendet, in denen die Beiträge von der Krankenkasse per Lastschrift eingezogen werden. In diesem Fall zieht die Krankenkasse bei der nächsten Abbuchung einen geringeren Betrag ein als im Beitragsnachweis nachgewiesen wurde. Beachten Sie bitte, dass die Einstellung der Verrechnungsart gültigkeitsabhängig ist. Wenn Sie eine Änderung durchführen, werden Sie daher aufgefordert, einen Gültigkeitsbeginn für die Änderung festzulegen. Wählen Sie bitte den aktuellen Monat, um keine rückwirkenden Korrekturen zu erzeugen Details zu den Daten des U1-Antrags Unterscheidung zwischen End- und Zwischenabrechnung Das Kennzeichen für die End- oder Zwischenabrechnung ist nur im U1-Antrag relevant. Es wird automatisch gesetzt. Zwischenabrechnung: Die Arbeitsunfähigkeit mit Entgeltfortzahlung des Beschäftigten dauert nach dem Enddatum des Erstattungszeitraums weiter an. Es ist also ein weiterer Antrag im Folgemonat zu erwarten. Endabrechnung: Die Arbeitsunfähigkeit endet mit dem Erstattungszeitraum. Es ist kein weiterer Antrag zu erwarten Prüfung auf hinreichende Beschäftigungsdauer Im Prüflauf findet vor dem Erstellen der U1-Anträge eine Prüfung statt, dass Lohnfortzahlung nicht innerhalb von 4 Wochen nach dem Eintritt erfasst werden darf. Hierfür werden Lohnarten berücksichtigt, die auf die Speicher "Kranktage" oder "Tage Lohnfortzahlung" oder auf U1-Erstattung eingestellt sind. 14

15 Vereinbartes Entgelt Neben dem während der Arbeitsunfähigkeit fortgezahlten Entgelt ist im Erstattungsantrag auch das vereinbarte Entgelt anzugeben. Die Angabe kann in Form von Stundenlohn, Monatslohn, Akkordlohn oder der D-Heuer-Kennzahl erfolgen. Das System schlägt folgende Werte als Standard vor: Stundenlohn: Feld <Stundenlohn 1> unter <Arbeitnehmer: Person: Lohn> Monatslohn: Feld <Gehalt> unter <Arbeitnehmer: Person: Lohn> Wenn keine Werte hinterlegt wurden, muss das Feld im Antrag bearbeitet werden. Die Felder Stundenlohn, Monatslohn, Akkordlohn und monatlicher Bruttoarbeitsentgelt sind im Assistenten manuell änderbar. Dabei kann immer nur eins von den vier Feldern befüllt werden. Je nachdem, welches Feld mit einem Betrag versehen ist, wird das Kennzeichen "ARTENTGELT" (Art des Entgelts) in den Meldesatz geschrieben. Wenn Sie weder einen Stundenlohn noch ein Gehalt im Arbeitnehmerstamm eingetragen haben, kann das Programm das vereinbarte Entgelt nicht ermittelt. In diesem Fall muss der Antrag unbedingt im Assistenten bearbeitet und der jeweilige Betrag eingetragen werden Ausgefallene Arbeitszeit Die Ausfallzeit wird standardmäßig in Form von Kalendertagen ermittelt und in den Antrag bzw. den Datensatz übernommen. Soll die Ausfallzeit in Arbeitstagen oder Arbeitsstunden angegeben werden, so können die entsprechenden Felder im Assistenten manuell geändert werden. Es kann nur eins der drei Felder befüllt werden. Je nachdem, welches Feld gefüllt ist, wird das Kennzeichen "ARTAUSFALLZEIT" in den Meldesatz geschrieben Beitragsanteil des Arbeitgebers Aufgrund der Tatsache, dass derzeit nur eine Kasse zusätzlich zum fortgezahlten Entgelt auch den Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag erstattet, wurde hierfür keine Automatik integriert. Wenn Erstattung auch für die Arbeitgeberanteile auf die Lohnfortzahlung beantragt werden soll, ergänzen Sie bitte den Betrag im U1-Antrag im Bearbeitungsmodus. Hinweis: der Gesamterstattungsbetrag erhöht sich nicht direkt bei Eingabe, der Beitragsanteil wird erst beim Schließen des Bearbeiten-Formulars gespeichert und zum Erstattungsbetrag addiert Details zu den Daten des U2-Antrags bei Beschäftigungsverbot Angabe des Erstattungszeitraums Damit der Erstattungszeitraum für das Entgelt im Beschäftigungsverbot korrekt angegeben werden kann, muss unter <Arbeitnehmer: Tarif: Kinder> beim erwarteten Kind der Beginn und das Ende des Beschäftigungsverbots eingetragen werden. 15

16 Der letzte Monat vor der Schwangerschaft und die Lohnart für das Entgelt im Beschäftigungsverbot sind dagegen nicht Voraussetzung für das Ausfüllen des Erstattungsantrags. Sie sind nur für die automatische Berechnung des Entgelts relevant Beitragsanteil des Arbeitgebers Bei Entgeltfortzahlung im Beschäftigungsverbot ist nicht nur das fortgezahlte Entgelt, sondern auch der darauf entfallende Beitragsanteil des Arbeitgebers am Gesamtsozialversicherungsbeitrag erstattungsfähig. Die Berechnung dieses Beitragsanteils regeln die Krankenkassen unterschiedlich: Pauschale Erstattung: Der Prozentsatz für die Erstattung ist im Formular Krankenkassen auf der Seite <Anschrift> einzutragen. Der Prozentsatz wird auf das erstattungsfähige Entgelt angewandt und in den Erstattungsantrag übernommen. Die individuellen Eigenschaften des Arbeitnehmers (z.b. Beitragsfreiheit in einem einzelnen Versicherungszweig) werden bei der pauschalen Erstattung nicht berücksichtigt. Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen: Wenn im Formular Krankenkassen auf der Seite <Anschrift> kein Prozentsatz, sondern 0,000 eingetragen wird, werden die tatsächlichen Arbeitgeberaufwendungen für das Entgelt im Beschäftigungsverbot ermittelt. Der Standardwert im Formular <Krankenkassen> lautet 0. Damit gibt es also keinen pauschalen Prozentsatz und die Arbeitgeberaufwendungen werden in voller Höhe erstattet Unterscheidung zwischen individuellem und generellem Beschäftigungsverbot Im Antrag auf Erstattung bei Beschäftigungsverbot ist die Art des Beschäftigungsverbots anzugeben. Das Feld ist mit individuelles Beschäftigungsverbot vorbelegt. Liegt ein generelles Beschäftigungsverbot vor (z.b. in bestimmten medizinischen Berufen), ist der Haken in dem anderen Feld zu setzen. 16

17 3.2.7 Details zu den Daten des U2-Antrags bei Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Es wird kein Antrag wg. Mutterschaft erzeugt, wenn die Schutzfrist fehlt. Voraussetzung für die korrekte Ermittlung der Schutzfrist ist die Unterbrechung mit dem Grund "Mutterschaftsgeld mit Zuschuss" Weitere Änderungen Tritt Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und Entgelt im Beschäftigungsverbot innerhalb eines Monats auf, so wurde bisher der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld als Entgelt für den gesamten Monat betrachtet. Ab sofort wird für die Differenzberechnung zur Ermittlung des Entgelts im Beschäftigungsverbot die Zuschusslohnart unabhängig von ihren Kürzungseinstellungen nur für den Zeitraum der Schutzfrist betrachtet. Damit werden die Differenz zwischen dem Dreimonatsschnitt und dem tatsächlichen Entgelt und damit das Entgelt im Beschäftigungsverbot korrekt ermittelt. Die Minderung des SV-pflichtigen Entgelts durch Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersvorsorge wird bei der Ermittlung des erstattungsfähigen Arbeitgeberanteils an der Entgeltfortzahlung im Beschäftigungsverbot nun anteilig berücksichtigt. Beispiel: Monatlich werden 200 EUR für eine Pensionskasse umgewandelt. Das Beschäftigungsverbot beginnt am Das Entgelt im Beschäftigungsverbot wird nun um den Anteil der 200 EUR gekürzt, die auf den Zeitraum des Beschäftigungsverbots fallen. Dafür werden die 200 EUR durch 30 Tage dividiert und anschließend mit 16 Tagen multipliziert. Dieser anteilige Wert wird vom Entgelt im Beschäftigungsverbot abgezogen. Auf den verminderten Betrag werden die erstattungsfähigen Arbeitgeberanteile berechnet. Vor der Monatsübernahme wird geprüft, ob für Arbeitnehmer mit Umlageerstattung im aktuellen Monat auch über den Assistenten erstellte Meldungen mit dem Betrag der Umlageerstattung existieren. Ist das nicht der Fall, werden Sie aufgefordert, den Assistenten zum Erstellen der Erstattungsanträge auszuführen. Wird der SEPA-Zahlungsverkehr angewendet, so werden bei der Verrechnungsart Überweisung auf dem Erstattungsantrag auch die SEPA-Zahlungsdaten des Arbeitgebers angezeigt. Das Tool zum Zusammenfassen von Meldedaten wurde um die Umlageerstattungsantragsdaten erweitert. Somit können auch diese Daten zusammengefasst werden, wenn Dateien aus unterschiedlichen Datenbanken heraus erstellt werden. 3.3 Neue Tätigkeitsschlüssel Allgemeines Ab Dezember 2011 sind in DEÜV-Meldungen die Tätigkeitsschlüssel in einem neuen Format anzugeben. Um unseren Anwendern genügend zeitlichen Vorlauf zu geben, stehen die neuen Felder für die Pflege der neuen Tätigkeitsschlüssel bereits ab der Version zur Verfügung Umstellung auf die erweiterte Ansicht Öffnen Sie die Seite <Arbeitnehmer: Steuer/SV: Tätigkeit>. Wählen Sie über die Schaltfläche <Aktionen> den Eintrag Tätigkeitsschlüssel (Diese Bezeichnung stammt von der Arbeitsagentur und stellt keinen Fehler dar.) Daraufhin wird die Seitenansicht so verändert, dass Sie die neuen Tätigkeitsschlüssel prüfen und ändern können. 17

18 Im oberen Bereich aktuelle Daten werden die derzeitigen Schlüssel angezeigt. Die Listeneinträge können an dieser Stelle nicht verändert werden. Im unteren Bereich Daten nach Schlüsselverzeichnis 2010 erfolgt die Pflege der Tätigkeitsschlüssel nach neuem Muster. Die Bedienung entspricht dabei der bisherigen Vorgehensweise. Entweder wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Auswahlliste, worauf sich auch der numerische Schlüssel ändert oder Sie geben den Schlüssel über Ziffern ein, worauf der Listeneintrag angepasst wird. Beispiel 1: Der Arbeitnehmer ist als Rettungswagenbegleiter beschäftigt. Seine derzeitige Stellung im Beruf lautet Facharbeiter, der Ausbildungsschlüssel ist nicht gepflegt (Angabe nicht möglich). Der Arbeitnehmer arbeitet in Teilzeit in einem unbefristeten Vertrag bei seinem Arbeitgeber (kein Leiharbeitsverhältnis). Automatische Umsetzung: Da die Tätigkeit des Rettungswagenbegleiters sich mit der gleiche Schreibweise auch im neuen Tätigkeitsverzeichnis 2010 befindet, erfolgt eine automatische Umstellung auf den neuen Schlüssel. Der höchste allgemeinbildende Schulabschluss kann nicht automatisch ermittelt werden und wird mit Schlüssel 9 Abschluss unbekannt vorbelegt Der höchste Berufsabschluss wird laut Umsetzungstabelle der Arbeitsagentur ebenfalls mit Schlüssel 9 Abschluss unbekannt vorbelegt Aufgrund der Arbeitszeittabelle und der nicht vorhandenen Befristung wird die Vertragsform Teilzeit unbefristet ermittelt und der Schlüssel 2 vergeben (letzte Stelle des neuen Tätigkeitsschlüssels) Da es sich nicht um ein Leiharbeitsverhältnis handelt, lautet der Schlüssel für die Arbeitnehmerüberlassung 1 (vorletzte Stelle) Manuelle Nacharbeit des Anwenders: Schulabschluss: Mittlere Reife auswählen oder Schlüssel 3 eintragen Ausbildung: Abschluss einer anerkannten Berufsausbildung auswählen oder Schlüssel 2 eintragen Beispiel 2: Die Arbeitnehmerin ist als Krankenschwester beschäftigt. Die derzeitige Stellung im Beruf lautet Angestellter, als Ausbildung ist Fachschule/ Fachhochschule hinterlegt. Die Arbeitnehmerin arbeitet in Vollzeit in einem unbefristeten Vertrag (kein Leiharbeitsverhältnis). Automatische Umsetzung: Die letzten 4 Stellen des neuen Tätigkeitsschlüssels werden auf 4511 umgesetzt (Abitur, Diplom, keine Leiharbeit, Vollzeit unbefristet) 18

19 Für die bisherige Tätigkeit der Krankenschwester gibt es im neuen Tätigkeitsverzeichnis 2010 eine Vielzahl von Alternativen. Deswegen ist keine automatische Umsetzung möglich, die Felder werden mit <unbekannt> vorbelegt. Manuelle Nacharbeit des Anwenders: Exakte Tätigkeit bestimmen und erfassen Wenn Sie weder den neuen fünfstelligen Schlüssel noch die aktuelle Tätigkeitsbezeichnung wissen, können Sie die Suchfunktion nutzen. Klicken Sie dazu bitte auf das Lupensymbol rechts neben dem Feld für die Tätigkeitsbezeichnung. Haken Sie nun das Feld <Teilsuche> an und tragen Sie einen beliebigen Teil der Berufsbezeichnung ein. Daraufhin wird die untere Liste mit den Tätigkeiten nach und nach eingeschränkt. Wählen Sie bitte die zutreffende Tätigkeit aus der Liste und klicken Sie auf <OK>. Der neue Tätigkeitsschlüssel und die Bezeichnung werden nun ins Formular <Tätigkeit> übernommen Einstellungen für Leiharbeitsunternehmen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die an andere Unternehmen verliehen werden, müssen das Kennzeichen 2 bei der Arbeitnehmerüberlassung erhalten. Wenn nur wenige Kollegen betroffen sind, markieren Sie einfach das Feld <ja> bei Arbeitnehmerüberlassung>. Sind jedoch viele Arbeitnehmer betroffen, ist auch eine Massenänderung der Daten möglich. Gehen Sie hierfür bitte wie folgt vor: Öffnen Sie das Formular <Extras: Datenadministration> und wechseln Sie hier ins Register <Gruppenänderung>. Wählen Sie im unteren Bereich des Formulars in der Liste <Wertfeld> den Eintrag Tätigkeitsschlüssel Leiharbeit aus. Eine Hinweismeldung erinnert Sie, welche Werte einzugeben sind: Wenn Sie also mehrere Arbeitnehmer als Leiharbeiter mit dem Schlüssel 2 kennzeichnen wollen, dann tragen Sie in das Feld <Änderungswert> bitte die 2 ein und legen den ersten Gültigkeitszeitraum für die Änderung fest. Um Rückrechnungen zu vermeiden, empfehlen wir, den aktuellen Abrechnungsmonat des Mandanten zu wählen. 19

20 Der Haken Filter verwenden muss gesetzt sein, wenn nicht alle Arbeitnehmer des Mandanten das Kennzeichen Leiharbeit erhalten sollen. Klicken Sie nun bitte auf <Start>. Daraufhin öffnet sich das Filterformular, indem Sie die zu kennzeichnenden Arbeitnehmer auswählen. Filtern Sie beispielweise nach Personalnummer, Betriebsstätte, Kostenstellen oder Suchbegriffen. Nach Auswahl der gewünschten Arbeitnehmer klicken Sie bitte auf <Anwenden>. Daraufhin wird das gewünschte Kennzeichen in den Arbeitnehmerstammdaten gesetzt. 3.4 Zahlstellenverfahren Allgemeines Ab 2011 sind Zahlstellen verpflichtet, die Meldungen im Rahmen des Zahlstellenverfahrens elektronisch vorzunehmen. Die erforderlichen Meldungen sind mit dem Abrechnungssystem nach der monatlichen Abrechnung zu erstellen. Bei der Erstellung der Beitragsnachweise ändert sich gegenüber der bisherigen Vorgehensweise nichts. Die Beitragsnachweisdateien werden nach der Nettolohnberechnung erstellt. Es ist nicht möglich, Meldungen für Abrechnungsmonate vor 01/2011 zu erstellen. Die erste Datenübermittlung gilt als Anmeldung zu diesem Verfahren. Eine gesonderte Anmeldung bei der Krankenkasse oder Annahmestelle ist nicht erforderlich. Die Rückmeldungen der Krankenkassen müssen wie gewohnt mit Hilfe von dakotaag entschlüsselt werden. Vor der endgültigen Übernahme der Daten in Ihre Personalwirtschaftsdatenbank können Sie die übermittelten Daten prüfen. Nur vom Anwender freigegebene Daten werden übernommen Umsetzung bestehender Versorgungsbezüge Übersicht Bei der Aktualisierung der Datenbank auf die neue Version werden einige Veränderungen im Datenbestand vorgenommen, um die Daten für das elektronische Verfahren aufzubereiten. Dabei werden zunächst die Versorgungsempfänger identifiziert. Alle Personen, welche unter <Steuer/ SV: Kassen> im Feld <KV> den Eintrag KVdR aufweisen, werden von der Änderung erfasst. Bisher Neu Zahlung der Versorgungsbezüge über konventionelle Lohnarten Berücksichtigung des VBmax über Entgelt aus anderen Beschäftigungsverhältnissen Hinterlegung der Versorgungsbezüge in den festen Be-/ Abzügen Zahlung der Versorgungsbezüge über Automatiklohnarten Berücksichtigung über eine Automatiklohnart als Differenz zwischen VBmax und Beitragsbemessungsgrenze Pflege der Vertragsdaten unter <Steuer/ SV: KVdR> Automatische Anlage der Vertragsdaten Wird ein Versorgungsempfänger anhand abgerechneter Versorgungsbezüge identifiziert, so werden die unter <Arbeitnehmer: Person: Be-/ Abzüge> hinterlegten Lohnarten zum befristet. Zum wird der Vertrag angelegt. Die Bedingungen für eine automatische Umsetzung sind folgende: Person ist aktiv Abrechnungsdaten für Versorgungsbezüge sind vorhanden Die Lohnart für die Versorgungsbezüge hat keinen negativen Betrag Unter <Steuer/ SV: Kassen> ist KVdR-Beitrag hinterlegt 20