HISinOne. Einführung von HISinOne. Technologien und Menschen zusammenbringen

Transkript

1 HISinOne Einführung von HISinOne Technologien und Menschen zusammenbringen

2 2 HISinOne Liebe Leserinnen, liebe Leser, mehr als 50 Hochschulen haben sich bereits für HISinOne entschieden, zahlreiche Hochschulen setzen das Campus-Management seit mehreren Semestern erfolgreich ein. Uns freut es sehr, dass die Hochschulen der HIS GmbH vertrauen und gemeinsam mit uns die Idee des integrierten Campus-Managements Wirklichkeit werden lassen. Wir vom Team Customer Relations begleiten Ihre Hochschule von der ersten Information zu HISinOne über Live-Produktvorführungen bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Wenn Ihre Hochschule sich für die Einführung von HISinOne entschieden hat, geben wir Sie in die Hände unserer erfahrenen Projektleiter/innen. Eines ist klar: Der Weg zu HISinOne ist nicht nur Software-Einführung, sondern vor allem ein Organisationsentwicklungsprojekt. Damit Ihre Hochschule den vollen Nutzen aus unserem System schöpfen kann, ist es daher erforderlich, dass bei der Einführung alle Stakeholder an einen Tisch gebracht werden, die das System in Zukunft verwenden werden. Was es bedeutet, HISinOne einzuführen, wer daran Teil hat und was sich hinter Begriffen wie Vorprojekt oder Referenzmodell versteckt, das soll Ihnen diese Broschüre näher bringen. Wie immer beantworten wir Ihre Fragen auch gerne persönlich. Ihr Dr. Tom Karasek Leiter Customer Relations Drei Fragen an Birgit Wien, Fachberaterin HIS GmbH: Warum lohnt es sich, alle Betroffenen bei der Einführung von HISinOne an einen Tisch zu bringen? Die Einführung von HISinOne ist keine rein technische Umstellung, sie beschäftigt nicht nur die Mitarbeiter(innen) der Rechenzentren. HISinOne bildet den gesamten Student Lifecycle ab. Studierende werden in Zukunft große Teile der Organisation ihres Studiums bequem über das Web erledigen können. Mitarbeiter(innen) der Hochschulen, HISinOne an Ihrer Hochschule HISinOne als ganzheitliche integrierte IT-Lösung für Hochschulen bildet die Strukturen und Prozesse einer Hochschule vollständig ab und unterstützt alle beteiligten Akteure bei ihren täglichen Aktivitäten. HIS bietet dazu einen vorstrukturierten Einführungsprozess an. Die zertifizierten Berater stehen der Hochschule in jeder Projektphase mit kompetentem Know-how und Unterstützung zur Seite. Durch integrierte Referenzprozesse und -modelle in HISinOne wird dem Bedarf an Standardisierung von Management-Prozessen an der Hochschule Rechnung getragen. Stets im Vordergrund steht dabei, dass bei aller notwendigen und wünschenswerten Optimierung von Prozessen und Organisationsstrukturen die Software für die Hochschule gemacht wird und nicht umgekehrt.?

3 HISinOne 3 die tagtäglich Personal, Bewerber, Studierende, Zahlungen, Prüfungen und Lehrveranstaltungen verwalten, finden neue Oberflächen und Funktionen vor. Die Hochschulleitung kann mit HISinOne tagesaktuell Auswertungen im Portal einsehen. Auch Datenschutzbeauftragte werden frühzeitig mit einbezogen. Wir alle wissen aus Erfahrung, wie unangenehm es ist, wenn gewohnte Arbeiten plötzlich anders verlaufen und sei es nur, weil sich Oberflächen verändern. Nutzer(innen) müssen daher rechtzeitig informiert werden. Aus diesem Grund halte ich es nicht nur für lohnenswert, alle Betroffenen bei der Einführung von HISinOne an einen Tisch zu bringen, sondern für unbedingt erforderlich. Was passiert mit bestehenden Daten beim Wechsel zu HISinOne? Ein wesentlicher Bestandteil von HISinOne ist ein neues gemeinsames Datenmodell, das die bisher auf verschiedene Datenbanken verteilten Daten, die sich jeweils auf Teilaspekte der Hochschulverwaltung beschränkten, redundanzfrei zusammenführt. So kann etwa ein Professor als Beschäftigter in der Datenbank SVA, als Prüfer in der Datenbank SOSPOS sowie als Lehrperson in der Datenbank LSF vorkommen. In der HISinOne-Datenbank wird dieser Professor nur einmal geführt, dabei werden ihm alle unterschiedlichen Attribute zu seinen jeweiligen Funktionen zugeordnet sein. Ändert sich nun etwa seine Anschrift, muss diese Information nur in einer Datenbank aktualisiert werden. Die Vorbereitung der Migration ist das A und O: Bereits jetzt können Hochschulen damit beginnen. Die Migration der Daten aus den verschiedenen Datenbanken in die HISinOne-Datenbank erfolgt in weiten Teilen automatisiert. Vorhergehende organisatorische Überlegungen der Hochschulen sind jedoch notwendig: Nur die Hochschule weiß, ob z. B. die Hochschulstruktur für den Finanzbereich anders abgebildet wurde als die Hochschulstruktur für den Bereich Studium und Lehre und ob dieses in einer gemeinsamen Datenbank weiterhin sinnvoll ist. Außerdem wird die Migration der Regeln bei Prüfungsordnungsabbildung (Voraussetzungsüberprüfung, Bildung von Gesamtnoten, Freiversuchsbedingung) nicht unterstützt. Der Grund: In HISinOne wurde eine sehr komfortable Möglichkeit geschaffen, Regeln einfach abzubilden, die jedoch eine neue Abbildungsstruktur nötig macht. Was ist ein typischer Prozess, der in HISinOne abgebildet ist? In der Einführungsphase gleichen wir den IST-Prozess mit dem Referenzprozess von HISinOne ab und entwerfen so ein Prozessmodell dieser Hochschule. Ein zentraler Prozess zu Beginn eines Studiums ist z. B. der Übergang von der Bewerbung zur Einschreibung. Wie wird ein(e) zugelassene(r) Bewerber(in) mittels HISinOne zum Studierenden? HISinOne bietet hierzu verschiedene Möglichkeiten: Der Standardprozess der Einschreibung beginnt mit der Online-Einschreibung durch die Studierenden, danach erfolgt eine Endkontrolle der Angaben und eingereichten Unterlagen durch Mitarbeiter(innen) im Studierendensekretariat und die Bewerber(innen) werden zu Studierenden. Viele Hochschulen wählen den Weg ohne die Online-Einschreibung auch diese Prozesse werden mit HISinOne unterstützt.

4 4 HISinOne: DAS EINFÜHRUNGSPROJEKT Projektleitung Neben der Projektleitung der Hochschule beschäftigt sich ein Projektteam von HIS mit dem Gesamtmanagement der Einführung. Die Projektleitung wird dabei von fachlichen Berater(inne)n sowie Verantwortlichen für die technischen Voraussetzungen unterstützt. Qualifizierte Mitarbeiter(innen) von HIS, HIS-HE im DZHW und durch HIS zertifizierte Partner koordinieren die HISinOne-Einführungsprojekte von Beginn an bis über die Produktivsetzung von HISinOne hinaus. Dr. Lars Hinrichs, Leiter QA HIS Qualitativ hochwertige Software ist eine Grundvoraussetzung für das Gelingen von HISinOne-Einführungsprojekten und dem anschließenden Produktivbetrieb. Verlässliche Auslieferungen von qualitätsgeprüften HISinOne- Versionen bilden die Basis für die Ausarbeitung der Einführungsprojektpläne und die Zielerreichung der Projektmeilensteine. Durch eine transparente Darstellung des Leistungsumfangs von HISinOne und vertraglich zugesicherte Gewährleistung für ausgelieferte Softwarefunktionalitäten möchten wir das Vertrauen in das Produkt HISinOne weiter ausbauen. Den Projektleiter(inne)n liegt besonders am Herzen, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen: Die Einführung von HISinOne setzt voraus, dass sämtliche Akteure, die am Projekt beteiligt sind, wissen, dass dieses sehr komplex ist. Alle Hochschulprozesse müssen analysiert und evaluiert werden das ist eine umfassende Aufgabe, die man nur gemeinsam stemmen kann. Quality Assurance Mit der Gründung des Arbeitsbereichs Quality Assurance baut die HIS Hochschul-IT ihre qualitätssichernden Maßnahmen im Rahmen des nach ISO EN 9001 zertifizierten Qualitätsmanagements weiter aus. Im Arbeitsbereich werden alle qualitätssichernden Maßnahmen für das Produkt HISinOne gebündelt. Dies beinhaltet u. a. die Organisation und Durchführung von prozessorientierten Systemtests, die Durchführung von Lasttests und die Endabnahme der Software im Rahmen der Produktfreigabe. Die Endabnahme erfolgt auf Basis von funktionsspezifischen Testfällen, die als Bestandteil des HISinOne IT-Vertrags an die Kunden ausgeliefert werden. Damit bietet HIS seinen Kunden die höchstmögliche Transparenz und Gewährleistung bezüglich des Leistungsumfangs von HISinOne.

5 HISinOne 5 Fachberatung Die HIS GmbH verfügt über mehr als 40 Jahre Erfahrung in allen Fragen der Hochschulverwaltung und damit über umfassende und detaillierte Kenntnisse aller Prozesse an Hochschulen. Die Fachberater(innen) bringen diese Erfahrung mit ein, wenn es darum geht, die hochschuleigenen Prozesse zu analysieren und mit der Software abzustimmen. Referenzmodelle bündeln dabei diese Erfahrung und geben den Hochschulen ein Instrument zur Hand, bei der Softwareumstellung auch Organisationsprozesse zu optimieren. Organisationsberatung Eine vorgelagerte oder begleitende Organisationsberatung legt den Grundstein einer gelungenen HISinOne-Einführung. Dabei werden Organisationsstruktur und Arbeitsabläufe der Hochschule im Campus Management vor dem Hintergrund der geplanten IT-Einführung analysiert. Die Hochschule wird bei der Optimierung ihrer Organisation unterstützt, um möglichst gute Bedingungen für den effektiven Einsatz von HISinOne zu schaffen. Während des gesamten Einführungsprojektes wird darüber hinaus ein begleitendes Change Management angeboten, das die relevanten Nutzergruppen in den Einführungsprozess einbindet, die Fragen, Sorgen und Konflikte der verschiedenen Hochschulakteure aufnimmt und den Projektverantwortlichen hilft, diese angemessen zu verarbeiten. Organisationsberatungsprojekte im Kontext von IT-Einführungen werden seit ca. 10 Jahren durch Expert(inn)en des Hochschulmanagements (HIS-HE im DZHW) durchgeführt. Diese unterstützen den Prozess der Implementation von IT-Systemen in die Organisationsstrukturen der Hochschulen durch Managementkonzepte der Organisationsberatung (Change Management, Projektmanagement, Systemgestaltung) sowie durch Methoden der Prozessberatung.

6 6 HISinOne: DER EINFÜHRUNGSPROZESS Vorprojekt Projekt starten Technische Voraussetzungen schaffen Fachliche Planung Szenarien zum Einstieg in HISinOne Der Einführungsprozess 0. Vorprojekt: In Vorprojekten besteht die Möglichkeit, bereits vor dem eigentlichen Projektstart eine Organisationsberatung durchzuführen. 1. Projekt starten: Zunächst muss das Projekt sorgfältig geplant werden, Arbeitspakete werden geschnürt und Stelleprofile entworfen. 2. Technische Voraussetzungen schaffen: Als nächster Schritt wird die technische Infrastruktur aufgebaut, die zu migrierenden Daten werden analysiert und ggf. Drittsysteme eingeplant. 3. Fachliche Planung: Ziel dieser Phase ist die Definition der Ansprüche an HISinOne; dies beinhaltet eine Analyse der Ist- und Soll-Prozesse. 4. Umsetzung und Aufnahme der Produktion: Die definierten Soll-Prozesse werden in HISinOne umgesetzt, das System wird konfiguriert und schließlich wird z. B. durch Lasttests eine Qualitätssicherung durchgeführt. 5. Produktionsbetrieb: Nach erfolgreichem Start begleitet HIS den Produktiveinsatz an der Hochschule noch bis zu vier Monate lang. Szenario 1: Bewerbung und Zulassung Szenario 1 setzt am Beginn des Student Lifecycle an: Von der Online-Bewerbung bis zur Zulassung finden alle Schritte in HISinOne statt, inklusive der Bildung von Ranglisten, der Erstellung von Bescheiden und der letztendlichen Immatrikulation. Einige Hochschulen führen auch die Immatrikulation und das weitere Studierendenmanagement mit HISinOne durch. Szenario 2: Unterstützung bei der Akkreditierung neuer Studiengänge Dieses Szenario nutzt die neuen komfortablen Möglichkeiten des Studiengangsmanagements in HISinOne, um Hochschulen bei der Erstellung und Fortschreibung von Akkreditierungsunterlagen zu unterstützen. Mit dem HISinOne-Curriculum-Designer legen Sie neue Module mit allen Strukturdetails an, erstellen Modulhandbücher und/oder Personalhandbücher; dabei können Sie Personendaten aus früheren HIS-Systemen wie LSF oder SVA übernehmen oder mit HISinOne neu beginnen. Szenario 3: Alumni-Management Dieses Szenario setzt am Ende des Student Lifecycle an. Unabhängig von allen anderen Funktionen des Campus-Managements bauen Sie hier ein Alumni-Management auf Sie übernehmen die Daten ganz einfach aus den bestehenden Systemen oder

7 HISinOne 7 Umsetzung und Aufnahme der Produktion Produktionsbetrieb nutzen die Selbstregistrierung, um neue Alumni aufzunehmen. Profitieren Sie hier von der Möglichkeit, frühzeitig ein Hochschulnetzwerk aufzubauen, um den Austausch zwischen Alumni, Hochschulangehörigen, Alumni-Vereinen sowie Unternehmen und Förderern zu unterstützen und zu intensivieren. Zugleich erwerben Ihre Mitarbeiter wichtiges Know-how über die HISinOne-Technologien ganz unbelastet von Bewerbungs- oder Einschreibfristen. Szenario 4: Integriertes Portal Stifte, Terminplaner, die Telefonnotiz, die eingegangene Post, die To-Do-Liste, der Wetterbericht aus der Zeitung all diese Dinge und noch viel mehr finden sich auf Ihrem Schreibtisch und sind individuell angeordnet, ganz so, wie sie für Sie am effizientesten sind. Mit der Portalfunktion wird HISinOne sowohl zum individuellen Schreibtisch für jede/n Nutzer/in als auch zum öffentlichen Hochschulportal. HISinOne wird so zur Zentrale, die Daten aus unterschiedlichsten Systemen bezieht und miteinander vereint. Nachrichten, Content-Management-Systeme, Webmail, E-Learning, Web 2.0-Widgets, Bibliothekssysteme und Informationen aus HISinOne selbst was sonst kaum unter einen Hut zu bringen wäre, wird mit dem HISinOne-Portal vereint und aus einem Guss dargestellt. Szenario 5: Business Intelligence und Management- Informationen Rationale Entscheidungen an Hochschulen benötigen eine entsprechende Datengrundlage mit der HISinOne- Business Intelligence haben die Verantwortlichen in unterschiedlichen Leitungsebenen der Hochschule stets alle für ihre Entscheidungen relevanten Daten im Blick. Die Business-Intelligence führt Informationen aus Campusund Ressourcen-Management zusammen und verdichtet diese zu Kernaussagen. Den Detailgrad legen Sie fest vom tabellarischen Bericht bis zur übersichtlichen Balkengrafik im Management-Cockpit. Zulassungszahlen, Absolventenquoten Ausstattungsprofile für Personal, Vermögen, Finanzen, Kostensituation, Zeitreihen und vieles mehr die HISinOne-Business-Intelligence bietet hier fast grenzenlose Möglichkeiten. Und falls ein vordefinierter Bericht nicht ausreichen sollte, nutzen Sie einen komfortablen Editor, mit dem Sie per Drag & Drop nahezu beliebige Kriterien miteinander in Beziehung setzen können. Mit der HISinOne-Business-Intelligence erstellen Sie im Handumdrehen ein Informationsportal und nutzen das System so auch als Mitarbeiterinformationssystem. Und da die HISinOne-Business-Intelligence sowohl HISinOne als auch die HIS-GX-Systeme unterstützt, erzielen Sie sehr schnell sichtbare Erfolge bei der Einführungvon HISinOne.

8 Customer Relations Dr. Tom Karasek Tel Sprechen Sie unser Customer Relations-Team an und erfahren Sie mehr über HISinOne und die auf Ihre Ansprüche und Bedürfnisse ausgerichteten Support-Modelle. Oktober 2013