Inhalt & Kontakt. Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen Aufgabenanalyse Aktenplan Aktenverzeichnis...

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1 Records Management - Informationsbroschüre Stand: Juni 2016

2 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Inhalt & Kontakt Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen... 3 Aufgabenanalyse... 5 Aktenplan... 8 Aktenverzeichnis Rechtliche Grundlagen des Records Managements Aufbewahrungsfristen Für Ihre Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung: Kulturbehörde - Staatsarchiv - Abteilung Zentrale Aufgaben Referat Grundsatzangelegenheiten des Archivwesens und des Kulturgutschutzes Dr. Christine Axer Telefon: 040/ Jenny Kotte Telefon: 040/ recordsmanagement@staatsarchiv.hamburg.de 2

3 Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen Die hier aufgeführten Werte sind Empfehlungen für die sachgerechte Aufbewahrung von analogen Aufzeichnungen. Der Umfang der Maßnahmen kann von der Art der Aufzeichnungen abhängen. So wäre zum Beispiel zu prüfen, ob bei der Erhaltung von Weglegesachen ein weniger großer Aufwand erfolgen kann. Raum abschließbar keine Heizungsrohre isolierte Elektroleitungen keine Wasserrohre Klima niedrige Raumtemperatur (15-18 C) geringe Luftfeuchtigkeit (50 % +/- 5 %) Es ist sehr wichtig, große Klimaschwankungen zu vermeiden und das Klima konstant zu halten. Licht möglichst wenig direkter Lichteinfall möglichst kein Tageslicht max. 50 Lux Luftverschmutzung geschlossene Fenster (eventuell Luftfilter) kein Kopierer im selben Raum 3

4 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Ungeziefer Öffnungen nach draußen abdichten Verzicht auf Pflanzen in den Registraturräumen und möglichst auch vor den Fenstern regelmäßige Reinigung und regelmäßige Kontrolle Möbel Anbringen des ersten Regalbodens mindestens 15 cm über dem Fußboden (leichtere Reinigung) Vermeiden von scharfen Ecken und Kanten Akten sollten nicht über die Regalkante ragen Vermeiden von Holzregalen Verpackung Säurefreies, alterungsbeständiges Papier (nach DIN 9706) Reinigung regelmäßige Feuchtreinigung des Fußbodens (nur nebelfeucht) häufiges Auswechseln der Aufwischlappen, um keine Bakterien weiterzutragen Bearbeitung und Benutzung kein Essen und Trinken beim Bearbeiten und Benutzen von Akten kein Rauchen beim Bearbeiten und Benutzen von Akten keine Verwendung von Büromaterialien aus Metall (Büroklammern, etc.) keine Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (Post-Its, Tesafilm) Klarsichthüllen müssen weichmacherfrei sein (z.b. Hüllen aus Polyethylen (PE) oder High Density Polyethylen (HD-PE) ) Als Ansprechpartnerinnen stehen Ihnen in unserer Restaurierungswerkstatt gern zur Verfügung: Frau Sibylle Schmidt und Frau Irene Lieder Tel.: Restaurierungswerkstatt@staatsarchiv.hamburg.de 4

5 Aufgabenanalyse Deduktive Methode zur Erstellung eines Aktenplans nach Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung, 2. Auflage München 2000, S. 269, hier: Erhebung der Aufgaben einer Organisation Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die Grundlage für das Aktenverzeichnis, welches der Nachweis ist für die tatsächlich vorhandenen Akten. Die DIN ISO /-2 Schriftgutverwaltung sowie die ISO Information and documentation Work process analysis for records bieten einen Ansatz, um die Aufgaben einer Organisation zu identifizieren und die Arbeitsprozesse, die die Erfüllung dieser Aufgabe mit sich bringt, dahingehend zu analysieren, an welcher Stelle eine Dokumentation notwendig wird und deshalb Akten entstehen (sollten). Daraus lässt sich für die Registraturbildner im Geltungsbereich des Hamburgischen Archivgesetzes Folgendes ableiten: 1. Analyse des Umfeldes, der organisatorischen Voraussetzungen und der Regelwerke mit den Leitfragen: Frage Beispiele Relevant für Wie ist die Organisation entstanden? Wird der Aktenplan für die gesamte Organisation oder nur für eine Organisationseinheit (OE) erstellt? Haben alle Mitarbeitenden der Organisation bzw. OE einen gemeinsamen Dienstort oder sind sie verstreut? Vor wem muss die Organisation bzw. OE Rechenschaft ablegen? Verwaltungsbehördengesetz, Senatsbeschluss, Staatsvertrag Behördenleitung, Vorstand, Rechnungshof, Parlament die Klärung der Frage, welchem Regelungsumfeld die Organisation insgesamt unterliegt und welchen Einflüssen das Aufzeichnungsmanagement unterliegt die Entscheidung, welche Aufgaben betrachtet werden und welche Führungsebene bei der Einführung des Aktenplans eingebunden werden muss die Entscheidung, ob ein Aufzeichnungsmanagement auf Papierbasis noch in Frage kommt für die Frage, in welchem Zeitraum der Zugriff auf die Aufzeichnungen möglich sein muss... 5

6 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Frage Beispiele Relevant für Aus welchen Regelwerken ergeben sich die Fachaufgaben der Organisation bzw. OE? Welche Aufgaben sind dies? Welche Ziele hat die Organisation bzw. OE und welche Aufgaben lassen sich daraus ableiten? Welche Querschnittsaufgaben nimmt die Organisation bzw. OE wahr? Welche weiteren Aufgaben nimmt die Organisation bzw. OE wahr? In welcher Weise nimmt die Organisation bzw. OE die Aufgaben wahr? Fachgesetze, Zuständigkeitsanordnungen Zielepapier, Leitbild Haushalt, Personal, Organisation Zusammenarbeit mit Unternehmen, Gremien, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit Fach- und Querschnittsaufgaben stehen (z.b. Quartiersförderung, Sponsoring) Federführung, Fachaufsicht, unter Fachaufsicht stehend für die Struktur des Aktenplans für die Struktur des Aktenplans für die Struktur des Aktenplans für die Struktur des Aktenplans a) für die Klärung, in welcher Intensität und Qualität Aufzeichnungen entstehen können: den Prozess auslösend, zur Mitwirkung zur Kenntnis b) für die Festlegung der Aufbewahrungsfristen, die im Aktenverzeichnis aufgeführt werden können 2. Untergliederung der Aufgaben Mit der Feststellung der Aufgaben wird man in der Regel die erste Ebene des Aktenplans festhalten können. Um die weiteren Ebenen zu ermitteln, wird die Aufgabe weiter vom Allgemeinen zum Speziellen gegliedert. Leitfragen sind hier: Frage Beispiele Relevant für In welche Teilaufgaben lässt sich die Aufgabe zergliedern? Welche weitere(n) Untergliederungen sind möglich? (an Hand des Staatsarchivs) Aufgabe: Bildung, Erhaltung und Erschließung der Überlieferung Teilaufgabe: Beratung beim Aufzeichnungsmanagement Fortbildungsveranstaltungen zum Aufzeichnungsmanagement für Registraturkräfte für Führungskräfte... 6 die Struktur des Aktenplans die Struktur des Aktenplans

7 Frage Beispiele Relevant für Welche Aktivitäten stehen jeweils hinter diesen Untergliederungen? Wer wird aktiv? für Registraturkräfte Anmeldungen koordinieren Inhalte planen a) die Klärung der Frage, an welcher Stelle im Prozess die Dokumentation entsteht (zur Aufgabe an sich fallen keine Aufzeichnungen an) b) die Feststellung, an welcher Stelle in der Organisation die Aufzeichnungen entstehen (die Aufzeichnungen im Zusammenhang mit den Anmeldungen fallen beim ZAF, nicht beim Staatsarchiv an) An dieser Stelle wird in der Regel die Aktenplanebene verlassen. Der Grad der Verfeinerung liegt im Ermessen der Organisation, wobei er so gestaltet sein sollte, dass der Zugang, das Auffinden, die Nutzung und das Weiterleiten der Aufzeichnungen effizient (gemessen an den Aufgaben der Organisation und der Rechenschaftspflicht) erfolgen können. 7

8 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Aktenplan Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung, 2. Auflage München 2000, hier: Sinn und Zweck eines Aktenplans Da das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar und kontinuierlich sein muss, müssen die angefallenen Informationen sinnvoll geordnet sein. Dies geschieht durch das sinnvolle Zusammenfügen von Aufzeichnungen zu Akten. Für diese Ordnung gibt es im Aufzeichnungsmanagement einen grundlegenden Ordnungsrahmen: den Aktenplan. Auf Grundlage dieses Aktenplanes wird das Aktenverzeichnis erstellt, das einen Nachweis der in einer Organisationseinheit vorhandenen Akten darstellt. Zweck des Aktenplans Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation. Übersichtliche Gestaltung des Aufzeichnungsmanagements. Grundlage für das Aktenverzeichnis. Grundlage für die Aktenzeichenvergabe. Der Aktenplan gewährleistet einen stabilen, einheitlichen Rahmen für das Zuordnen von Aufzeichnungen und das Bilden von Akten. Er ermöglicht eine knappe Kennzeichnung von Aufzeichnungen und Akten als Voraussetzung für ihr sachbezogenes Wiederfinden. Durch die sinnvolle Aufstellung des Aktenplans können Inhaltsangaben im Aktenverzeichnis verkürzt und somit vereinfacht wiedergegeben werden. Durch einen ordnungsgemäß aufgestellten Aktenplan wird der dauerhafte, sachbezogene Rückgriff auf die Akten sichergestellt. Er bildet den Ordnungsrahmen für das Aufstellen der Akten und die die Orientierungsgrundlage für das Festlegen von Aufbewahrungsfristen. Aufbau und Elemente des Aktenplans Systematischer stufenförmiger Aufbau mit verschiedenen Hierarchieebenen. Aufgabengliederungsplan der Behörde als Grundlage. Nicht identisch mit Aufbauorganisation der Behörde. Inhalt nicht nur abhängig von Aufgaben, sondern auch von dem zu erwartenden Umfang der Aufzeichnungen. Reserveplätze für neue Aufgaben sollten bereitgehalten werden. Ausgewogenes Verhältnis zwischen Gliedern (für die Zuordnung) und Reihen (für das Suchen) sollte geschaffen werden. 8

9 Kennzeichnen (Aktenplankennzeichen) Das Aktenplankennzeichen ist als Teil des Aktenzeichens ein ganz wesentliches Element des Geschäftszeichens. Das Kennzeichen besteht aus (arabischen) Ziffern (alphanumerisch). Zur Verdeutlichung der einzelnen Gliederungsstufen können Trennzeichen (Leerstelle, Bindestrick, Punkt) benutzt werden. Beispiel für ein Aktenplankennzeichen: 3629/01 Beispiel: Aktenplan: Benennung der Gliederungsstufen Beispiel für ein Kennzeichen Aufgabe/Objekt/ Verrichtung Hauptgruppe 3 Fachverwaltung Obergruppe 36 Schul- und Kulturwesen Allgemein Gruppe 362 Staats- und Privatschulen Untergruppe 3629 Gesamtschulen Betreffseinheit 3629/01 Gesamtschule X Speziell Gliedern Gliederungsstufen = Hauptgruppe, Obergruppe, Gruppe, Untergruppe, Betreffseinheit (monohierarchische Ordnung) Nicht mehr als 5 Gliederungsstufen Numerische Gliederung nach dem Dezimalsystem (bei einer größeren Zahl eigenständiger Aufgabenbereiche können für die Hauptgruppen auch merkfähige Buchstaben benutzt werden). Gleichmäßige Gliederungstiefe. Reihen In der Begriffsreihe sind die einzelnen Begriffe (Inhaltsbezeichnungen) formal und inhaltlich gleichwertig. Betreffseinheiten einer Untergruppe müssen ein logisches Gefälle vom Allgemeinen zum Besonderen haben. 9

10 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Aktenverzeichnis Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung, 2. Auflage München 2000, hier: Sinn und Zweck eines Aktenverzeichnisses Begriffsbestimmung Verzeichnis angelegter Akten nach der Ordnung des Aktenbestandes. Hilfsmittel, zum Wiederfinden einzelner, angelegter Akten. Entstehung aus dem Aktenplan durch Bilden + Registrieren von Akten. Wird auch Aktenbestandsverzeichnis genannt, wenn es sich auf den gesamten Aktenbestand bezieht. Wird elektronisch geführt. Muss jedem Bearbeiter in aktueller Form bereitstehen. = Zentrales Registriermittel für Akten. Zweck des Aktenverzeichnisses Nachweis des tatsächlichen Aktenbestands. Enthält notwendige Angaben für die Aktenordnung, -bereitstellung und -aussonderung. Das Aktenverzeichnis ist das zentrale Hilfsmittel für das Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten und für das Bilden und Kennzeichnen neuer Akten. Es dient außerdem dazu bestehende Akten wiederzufinden. Es übt durch Nachweis des Aktenbestandes und der Reihenfolge der einzelnen Akten eine Unterstützungsfunktion aus. Durch ein gut geführtes Aktenverzeichnis wird die Feststellung auszusondernder Akten erleichtert. Die Erstellung eines Nachweises über ausgesonderte Akten ist leichter möglich.. Mit einem Aktenverzeichnis ist die sachbezogene Ermittlung von Akten möglich. Es stellt einen Nachweis über den Verbleib von Akten innerhalb der Behörde dar. Bei Aufnahme der entsprechenden Metadaten ist die Identifikation der zuständigen Bearbeiterin / Benutzerin bzw. des zuständigen Bearbeiters / Benutzers möglich. 10

11 Aufbau und Elemente des Aktenverzeichnisses Reihenfolge der Akten im Verzeichnis richtet sich nach Ordnung des Bestandes. Gliederung aus den Betreffseinheiten des Aktenplans. Muss-Angaben Betreffseinheit des Aktenplans bzw. abgeleitete Betreffseinheit mit Kennzeichen und Benennung. Aktenführende Stelle. Angaben zu der einzelnen Akte: Aktenkennzeichen Inhaltsangabe Bandnummer Laufzeit = Ausstellungsdatum der ältesten Aufzeichnung bis jüngste Schlussverfügung Verbleib aufgelöster und umgebuchter Akten Kann-Angaben Hinweise auf verwandte Akten. Aufbewahrungsfrist (Endjahr). Verbleib der Akte. Nachweis von Aufzeichnungen 11

12 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Bundesrecht Rechtliche Grundlagen des Records Management Grundgesetz Art. 3 Abs. 1, Art 20 Abs. 3 GG Gleichbehandlung Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns Bürgerliches Gesetzbuch 858 Abs. 1 BGB Verbotene Eigenmacht Strafgesetzbuch 133 Abs. 1, 242 Abs. 1, 246 Abs. 1 StGB Sanktionierung bei: Verwahrungsbruch Diebstahl Unterschlagung Es sei darauf hingewiesen, dass Akten sich nicht im Eigentum einzelner Mitarbeitender oder einzelner Organisationseinheiten befinden. Akten dürfen deshalb, auch wenn sie nicht als archivwürdig eingestuft und mithin zu kassieren sind, nicht verkauft oder verschenkt werden. Landesrecht Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz 26 Abs. 1, 29 HmbVerwVfG Akten als Beweismittel Recht auf Akteneinsicht durch Beteiligte vor Abgabe an das Staatsarchiv Geht von dem Vorhandensein von ausreichend Aufzeichnungen in benutz- und verwertbarer Form aus Hamburgisches Archivgesetz 1,2,3,4,5 HmbArchG Recht auf Akteneinsicht nach Abgabe an das Staatsarchiv Verpflichtung der Behörden ihre Aufzeichnungen fortlaufend auszusondern und dem Staatsarchiv anzubieten Vernichtung von Aufzeichnungen ist nur nach der Verneinung der Archivwürdigkeit durch das Staatsarchiv zulässig (Verstoß: 133 StGB) 12

13 Hamburgisches Transparenzgesetz 3 13 HmbTG Kontrolle des staatlichen Handelns Förderung der demokratischen Meinungs- und Willensbildung über die bestehenden Informations -möglichkeiten hinaus Gewährleistung eines umfassenden Informationsrechts Informationspflicht des Staates: Informationspflicht umfasst die Auskunfts- und die Veröffentlichungspflicht Auskunftspflicht ist die Pflicht, Informationen auf Antrag nach Maßgabe des HmbTG zugänglich zu machen Veröffentlichungspflicht ist die Pflicht, aktiv Informationen in ein Informationsregister nach Maßgabe des HmbTG einzupflegen. Informationen sind unter Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten unmittelbar der Allgemeinheit zugänglich zu machen und zu verbreiten Informationszugang i.d.r. unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats Trennungsprinzip: Die Behörden sollen Vorkehrungen treffen, damit Informationen, die die Ausnahmetatbestände betreffen, ohne unverhältnismäßigen Aufwand abgetrennt werden können. (Organisation des Aufzeichnungsmanagements) Ausnahmetatbestände: s. 4-7 u. 9 HmbTG 13

14 Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013) Aufbewahrungsfristen Was sind Aufbewahrungsfristen? Aufbewahrungsfristen spiegeln den Wert von Aufzeichnungen für die Verwaltung (Bearbeitung) wider und bestimmen den Zeitraum, in dem sie noch für einen möglichen Rückgriff der Verwaltung zur Verfügung stehen und somit in der jeweiligen Verwaltungsstelle aufbewahrt werden müssen. Wozu dienen Aufbewahrungsfristen? Der Sinn von Aufbewahrungsfristen ist, dass Aufzeichnungen nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden. Durch Aufbewahrungsfristen kann der Zeitpunkt der Aussonderung früh festgelegt werden. Dies führt dazu, dass der gesamte Aussonderungsprozess vereinfacht wird. Wie werden Aufbewahrungsfristen bemessen? Gesetze, Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften Zum Teil sind die Aufbewahrungsfristen durch Gesetze, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben. Eigene Entscheidung der Behörde In den anderen Fällen muss die Entscheidung in der Behörde selbst getroffen werden. Die Aufbewahrungsfrist sollte 30 Jahre nicht überschreiten (vgl. 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG). Jede Behörde muss an dieser Stelle kritisch prüfen, welche Art von Aufzeichnungen bei ihr anfallen und welchen Fristen diese unterliegen. Laut der Musteraktenordnung (MittVw2008, S.6) sind die Aufbewahrungsfristen in einem Katalog, der Bestandteil der Aktenordnung wird, festzuschreiben. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen werden. Grundsätzlich sollten die Fristen für Akten, die zu einer Aufgabe entstanden sind, für die die Behörde nicht die Federführung hat, kürzer sein. Für elektronische Aufzeichnungen empfiehlt die KGSt eine Aussonderung nach 10 Jahren (vgl. KGSt-Bericht, 4/2006, S. 11). 14

15 Grundlage der Fristbemessung sind die in der Musteraktenordnung genannten Aktenarten. In der Musteraktenordnung werden unter Nr. 6.2 Aufbewahrungsfristen für bestimmte Aufzeichnungs- bzw. Aktenarten Aufbewahrungsfristen festgesetzt: Aktenpläne und -verzeichnisse, Aktenabgabe- und Aktenvernichtungsprotokolle dauerhaft Hauptakten mit Unterakten bei eigener sachlicher Federführung bei sachlicher Federführung anderer Behörden Post- und Portobücher Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen Weglegesachen Jahre 10 Jahre 5 Jahre 2 Jahre 1 Jahr Wie berechnet sich der Fristbeginn? Sofern nichts anderes bestimmt ist, empfiehlt sich als Fristbeginn der Beginn des Kalenderjahres, das auf die jüngste zda-verfügung folgt (Beispiel: zda-datum: , Fristbeginn: ). Wird wider Erwarten die Bearbeitung wieder aufgenommen, beginnt die Frist ab der neuen zda- Verfügung von neuem. 15

16 Kulturbehörde - Staatsarchiv Kattunbleiche Hamburg Tel: Fax: