Relaunch CAS genesisworld

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1 Relaunch CAS genesisworld Seite 1. baramundi software AG Stephan Jochimsen (Kaufmännischer Leiter) Beim Glaspalast 1 Fon: + 49 (821) Augsburg Stephan.Jochimsen@baramundi.de 2013 baramundi software AG Seite 1

2 Der erste Kontakt Listenansicht Termine Aufgaben baramundi software AG Seite 2

3 baramundi software AG Daten und Fakten 13 Jahre Erfahrung im Bereich Client-Lifecycle-Management Made in Germany Solide finanzielle Basis schafft Kontinuität und Langfristigkeit Höchste Service- und Qualitätsansprüche Technologisch innovatives, etabliertes Produkt Tiefe Integration durch offene Schnittstellen Attraktives Preis-Leistungsverhältnis 2013 baramundi software AG Seite 3

4 Bestnoten von Kunden für Produktqualität und Service Von den teilnehmenden Kunden bestätigen:» 99% - hohe Qualität der Software» 97% - sehr gute Qualität des technischen Support» 96% - einfache Implementierung und Bedienbarkeit der Software» 96% - absolute Zuverlässigkeit von Zusagen Kundenzufriedenheitsumfrage baramundi software AG Seite 4

5 Modularer Aufbau INSTALLIEREN VERTEILEN MANAGEN INVENTARISIEREN ABSICHERN WIEDERHERSTELLEN VERNETZEN Betriebssysteme IT Hard- Software Systeme, Standard-Schnittstellen clever und managen einfach automatisch Daten Software und schnell verteilen inventarisieren Einstellungen aktualisieren für und maßgeschneiderte original sichern und installieren verwalten und Lösungen wiederherstellen baramundi Deploy OS-Install Managed Inventory Patch Disaster Connect Management Recovery Software clevere Updates perfekter automatische exaktes bietet vielfältige Installation Sichern und Überblick Sicherheitspatches und Installation Schnittstellen und manuelle, und über Wiederherstellen Verteilung Hardware, von regelbasierte, Microsoft zu vieler anderen von Software, von Applikationen Betriebssystemen Anwendungen Laufwerken sichere Lizenzen mit Patch-Verteilung flexiblen als und verteilfertig wie beliebige Installationsverfahren zum Beispiel getestete Daten Helpdesk, aus Softwarepakete dem Unternehmen baramundi Asset Management, AUT Application Automate OS-Cloning Mobile Personal Devices ERP, Backup Control SAP, Lotus Notes, Workflowsystemen schnelle erweitert findet erlaubt sichert ungenutzte effektiv den und Installation die Start baramundi sichere Benutzerdaten nur Software identischer Automatisierung für Management freigegebene und und hilft, Konfigurationen -einstellungen Lizenzkosten Suite beliebiger Anwendungen um die Abläufe mittels zu automatisierte sparen Cloning Verwaltung mobiler Endgeräte baramundi Package Remote Device Control Studio schnelle verbindet sichere Kontrolle und direkt präzise auf auf den Zugriffe Repackage-Lösung Desktop aller von am Rechnern PC zur angeschlossenen Umstellung im Netzwerk von Geräte zur Firmensoftware schnellen im Unternehmen remoten auf Windows Unterstützung Installer baramundi Energy Management ermittelt den Energieverbrauch von Rechnern und Monitoren im Netzwerk und unterstützt, Energiekosten nachhaltig zu senken 2013 baramundi software AG Seite 5

6 Mehr als zufriedene Kunden 2013 baramundi software AG Seite 6

7 Mehr als zufriedene Bestandskunden werden professionell betreut Neukunden effizient gewonnen Unser Werkzeug dafür Begonnen in 2003 mit 3-4 Usern Gewachsen bis auf 84 User in 2013, davon rund 30 Hauptanwender aus dem Vertriebsbereich Gestiegenes Geschäftsvolumen und stark gewachsenes Personal erfordern eine Anpassung der Nutzung des CRM-Systems Und das ist der Weg 2013 baramundi software AG Seite 7

8 Der Weg Neue Erkenntnis Die Schulung Die Herausforderung Die Umsetzung Die Erkenntnis Der Start Das Leid Das Konzept Die Diagnose 2013 baramundi software AG Seite 8

9 Das Leid Aufwändige Informationsrecherche Kategorien Navigator Hohe Komplexität Genesis, ein Datenmonster Handhabung kompliziert, wenig intuitiv Datenredundanzen schaffen Verwirrung Ich kenne viel einfachere CRM-Lösungen! Zwei Lager: Wertschätzung + Ablehnung VC Dokumentation Felder Ansichten Adresse Attribute Verknüpfungssuche Verknüpfungen AP Suche 2013 baramundi software AG Seite 9

10 Die Erkenntnis Geschwindigkeit und Qualität des Informationsflusses Unternehmenswachstum Die Anwender sind unzufrieden Das Anwenderwissen gerade bei den Hauptanwendern ist nicht homogen Unterschiedliche Varianten von Prozessen in Genesis Das Datenmonster : Viele Felder in vielen Registern mit nicht hilfreichen Beschriftungen In Genesis werden erhebliche Datenmengen abgebildet Genesis dokumentiert den vertrieblichen Erfolg und das Wachstum des Unternehmens seit fast 10 Jahren Hohe Verbreitung im Unternehmen (u.a. Terminverwaltung für alle Mitarbeiter) 2013 baramundi software AG Seite 10

11 Die Herausforderung Ein seit 10 Jahren gewachsenes System soll angepasst werden Hohe Datenvolumina (Adressen, Aufgaben, Dokumente) Abschluss des Optimierungsprojektes unbedingt vor den Sommerferien 2012 Unzufriedene Anwender beteiligen Projektlaufzeit ca. ¾ Jahr: Aufmerksamkeit + Motivation halten Viele unterschiedliche Wünsche und viele Perspektiven Veränderung der Datenstruktur + Prozessanpassungen 2013 baramundi software AG Seite 11

12 Der Start Projektorganisation 13 baramundianer (Vertriebsassistenz, Vertrieb, Inside Sales, Vorstand, interne IT, kaufmännische Leitung) + 2x SMC IT Consulting Diagnose Datenbankanalyse Datenmodell Prozessmodel Dez Feb Konzeption Datenfelder + Reiter reduzieren Optimierung des Workflows Ansichten verschlanken Rechtesystem Mrz. - Apr Realisierung Datenfelder + Reiter ausblenden/löschen Benutzerrechte und Pflichtfelder zuweisen Ansichten zusammenfassen Mai - Juli 2012 Test Änderungen in Testdatenbank erproben Ergebnisse prüfen Übernahme in originäre Datenbank Juni/Juli 2012 Schulung Neuen Workflow schulen Funktionalitäten vermitteln Juli, August, Sept baramundi software AG Seite 12

13 Die Projektziele 1. Komplexität des CRM-Systems reduzieren Reduzierung der Felder und der Reiter Anzeige der Felder, die der Benutzer benötigt 2. Vereinheitlichung: Arbeitsabläufe und Strukturen Nutzerspezifische Interfaces einrichten Standardisierte, effiziente Arbeitsabläufe schulen 3. Keine neuen Themen Konzentration auf die Optimierung Vorbereitung für die Andockung an das einzuführende, neue ERP-System 2013 baramundi software AG Seite 13

14 Die Diagnose Vorgehen Erfassung Datenvolumina Größenverhältnisse der Datenobjekte Verwendungshäufigkeit der Datenobjekte Datenbank Datenmodell Sinn und Zweck von Datenfeldern hinterfragt Anordnung der Datenfelder auf dem Reiter sinnvoll? Sind die Datenfelder auf dem richtiger Reiter positioniert? Verbindung der Feldinformation mit dem zugehörigen Prozess, wer benötigt die Information? Welche Datenfelder durchläuft ein Prozess? Prozess 2013 baramundi software AG Seite 14

15 Die Diagnose Feedback Fundiertes Bild über den Gesundheitszustand von Genesis erhalten Konsequenz und Hartnäckigkeit der SMC Consultants war sehr hilfreich Fachliche und methodische Kompetenz von SMC überzeugt die unterschiedlichen Interessengruppen im Projektteam Strukturierte Diagnose fördert schnell erste Ideen zu Tage Schaffung von Zuversicht für das Projekt und Zufriedenheit mit dem 1. Workshop 2013 baramundi software AG Seite 15

16 Das Konzept Datenmodell + Oberfläche Reduzierung der Felder Reduzierung der Reiter Navigatoren vereinheitlichen und verschlanken Synchronisation von Feldern in den Datenobjekten Prozess Skizzierten Prozessfluss in den Reitern abbilden z.b. in Adresse, VC Bestehende Prozesse inhaltlich anpassen, z.b. Leadschutz Schulung Basisschulung für Normalanwender Basisschulung + Fachschulung für Hauptanwender Schulungshandbuch während der Workshops parallel erstellen 2013 baramundi software AG Seite 16

17 Die Umsetzung 1. Verschlankung des Systems Erarbeitete Optimierungsmaßnahmen führten zu einer Halbierung der Datenfelder und Reiter Anzeige der Felder, die der Benutzer benötigt Reduzierung der Attribute (z.b. in den Kategorien) 2. Vereinheitlichung: Arbeitsabläufe und Strukturen Einheitliche Navigatoren eingerichtet Standardisierte, effiziente Arbeitsabläufe geschult 3. Transparenz/Übersicht Arbeitsorientierte Abbildung der Information/Datenfelder Adresse als zentrales Informationsobjekt Klare Felderstruktur in den Datenobjekten 2013 baramundi software AG Seite 17

18 Die Schulung Vermittlung eines einheitlichen Vorgehens wurde insgesamt erreicht Basiswissen zu Genesis über das gesamte Unternehmen ausgerollt Rückmeldungen: Die Fachschulungen waren zu wenig auf die Bedürfnisse der Fachbereiche ausgerichtet Restriktion: Projekt musste vor der Sommerpause abgeschlossen sein Lessons learned: Abstriche bei der Schulungstiefe waren der Kompromiss zur Erreichung des Zieltermins Das Handbuch gleicht das Gap etwas aus 2013 baramundi software AG Seite 18

19 Die neue Erkenntnis Vom CRM-Dschungel zur Einfachheit einer Breze! Kategorien AP Dokumentation? VC AP VC Felder Ansichten Navigator Struktur Ansichten Adresse Suche? Adresse Navigator Das war s wert! 2013 baramundi software AG Seite 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung! Stephan Jochimsen (Kaufmännischer Leiter) Beim Glaspalast 1 Fon: + 49 (821) Augsburg Stephan.Jochimsen@baramundi.de 2013 baramundi software AG Seite 20