Anleitung zur Aufteilung der Kostenrechnung

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1 Gesundheitsund Fürsorgedirektion des Kantons Bern Alters- und Behindertenamt Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de Berne Office des personnes âgées et handicapées Tel Bern, im Juli 2015 / ps Anleitung zur Aufteilung der Kostenrechnung bei Institutionen 1 mit dem Angebot Wohnen mit Beschäftigung auf die Lebensbereiche Wohnen/Freizeit und Arbeit (kompatibel mit der Bedarfsermittlung VIBEL 2 ) Inhaltsübersicht Kapitel 1: Wohnen mit Beschäftigung : Abtrennung des Bereichs Beschäftigung gemäss VIBEL Kapitel 2: Änderungen in der Finanzierung mit der Einführung von VIBEL Kapitel 3: Kostenrechnung A. Grundsätze einer Kostenrechnung B. Checkliste, Kostentrennungsbereiche pro Kontenbereich Kapitel 1: Wohnen mit Beschäftigung : Abtrennung des Bereichs Beschäftigung gemäss VIBEL Mit dem Start des Pilotprojekts I zur Umsetzung des Behindertenkonzepts werden im Jahr 2016 zwei Institutionen Klienten mit VIBEL abrechnen. Zukünftig wird es für die Abrechnung der Leistungen nötig sein, die effektiven Aufenthaltstage im Wohnen sowie die geleisteten Stunden in der Beschäftigung oder der Werkstätte getrennt auszuweisen. Deshalb ist die Aufteilung des Angebots Wohnen mit Beschäftigung auf die Lebensbereiche Wohnen/Freizeit und Beschäftigung respektive Arbeit in den Fokus gerückt. Damit ist auch sichergestellt, dass die Kosten pro Lebensbereich mit dem von VIBEL berechneten Betreuungsbedarf zu Normkosten verglichen werden können. Das Instrument VIBEL wird laufend weiterentwickelt. Falls sich daraus für die Kostenzuordnung relevante Änderungen ergeben sollten, würden wir darüber separat informieren. Trennlinien gemäss VIBEL Mit VIBEL werden die Lebensbereiche Wohnen/Freizeit sowie Arbeit (Beschäftigung/Tagesstruktur sowie Werkstätte) unterschieden analog den heutigen Angeboten Wohnen einerseits sowie Tagesstätte und Werkstätte andererseits. Eine neue Aufteilung ist deshalb vor allem dort relevant, wo heute ein Angebot Wohnen mit Beschäftigung geführt wird. Um eine korrekte Abtrennung zu erhalten, empfehlen wir den Fokus darauf zu legen, die Kosten des Bereichs Arbeit (Beschäftigung/Tagesstätte) abzugrenzen und die restlichen Kosten auf dem Träger Wohnen/Freizeit zu belassen. Tagesstruktur im Bereich Beschäftigung und Werkstätte: Darunter zählen nebst der eigentlichen Arbeitsverrichtung oder der Beschäftigung bspw. auch die arbeitsbezogene Aus- und Weiterbildung oder arbeitsbezogene Anlässe. Die Beschäftigung findet in der Regel an einem definierten Platz statt, beispielsweise im Atelier, im Mal-Raum, im 1 Institutionen mit und ohne Leistungsvertrag im Erwachsenen Bereich 2 VIBEL steht für das Verfahren zur individuellen Bedarfsabklärung und Leistungsbemessung

2 Seite 2 Büro oder an der Maschine. Dieser Platz ist zu betrachten wie ein Arbeitsplatz. Sobald der Klient/die Klientin sich zu diesem Platz begibt, laufen die Aufwände über den Kostenträger Arbeit. Während der Mittagspause, am Abend und beispielsweise an den Wochenenden sind die Kosten dem Bereich Wohnen und Freizeit zuzuordnen 3. Für stark pflegebedürftige Personen sind bspw. Aktivierungsmassnahmen ebenfalls der Beschäftigung zuzuordnen. Zusätzliche Angaben zu individuellen Vereinbarungen z.b. über die Arbeitszeit, sind in den Arbeits- respektive Betreuungsverträgen der Klientinnen und Klienten zu finden oder neu zu regeln. Um die Abgrenzung klarer darzustellen, was unter den Bereich Arbeit/Beschäftigung fällt, nehmen wir die Definitionen der Leistungsbemessung von VIBEL zu Hilfe: - Die Tätigkeit planen, organisieren, terminieren z.b. Arbeitszeit einteilen, wissen, was die behinderte Person tut - Den Arbeits- oder Beschäftigungsplatz vorbereiten z.b. alles parat machen für die Aufgaben des Tages; Material bereitstellen etc. - Die Arbeit/Beschäftigung erlernen z.b. Verstehen des Ziels der Arbeit / Beschäftigung, Produkt(ions)-bezogenes Lernen, die Arbeitsschritte einüben - Die Arbeit/Beschäftigung verrichten z.b. mit der Tätigkeit anfangen, die Tätigkeit ausführen, gemäss Vorgaben (Quantität und Qualität) arbeiten, arbeitsbezogen kommunizieren - Zu einem guten Betriebsklima beitragen z.b. positive Haltung/Einstellung zeigen; mit Kollegen, Vorgesetzten, Kunden zusammenarbeiten; mit Konflikten umgehen - Mobilität bei der Arbeit/Beschäftigung z.b. Assistenz Transport zum Arbeitsplatz oder während der Arbeit, Besuch von Veranstaltungen, welche zur Arbeit gehören (Weiterbildung, Sport, Betriebsausflug, etc.) Unterscheidungsmerkmale zwischen Werkstätte und Beschäftigung: Die beiden Angebote Beschäftigung/Tagesstätte und Werkstätte sind historisch gewachsen und deshalb ist die Unterscheidung aus heutiger Sicht entsprechend schwierig. Im Rahmen der Weiterentwicklung der kantonalen Angebotssteuerung wird diese Abgrenzung noch Thema werden. Bis dahin können die Institutionen für sich definieren, welches Angebot sie als Tagesstätte oder Werkstätte betrachten; ggf. welchen Arbeitsplatz sie welchem Angebot zuordnen. Als Richtlinie gilt: - Werkstätte: Die Produktion/Leistungserbringung steht im Vordergrund - Beschäftigung/Tagesstätte: Die persönliche Entwicklung und Gemeinschaft stehen im Vordergrund. 3 Einzige Ausnahme: Die Arbeit findet als Teil der Arbeitswoche tatsächlich am Wochenende statt, z.b. Catering.

3 Kostenbeteiligung Klient Individuell pro Klientin und Klient * Beitrag Kanton Bern Generell Seite 3 Kapitel 2: Änderungen in der Finanzierung mit der Einführung von VIBEL Bereich Wohnen und Freizeit: Finanzierung bisher Finanzierung mit VIBEL Strukturaufwand (Kanton) Leitung/Verwaltung, Professionalität, Fachpersonalquote, etc. Kantonsbeitrag pro Aufenthaltstag Behinderungsbedingter Bedarf (VIBEL) nach den 6 Lebens- Leistungsbereichen - Planung und Organisation - Alltägliche Lebensverrichtungen - Haushalt - Freizeit und gesellschaftliche Teilhabe - Kindererziehung - Persönliche Überwachung am Tag sowie Nachtdienst EL- Obergrenze CHF 135 Allgemeine Lebenshaltungskosten (LHK) Täglicher Lebensbedarf, Miete, Infrastruktur * VIBEL: Finanziert durch Sozialversicherungsbeiträge (insbesondere EL, HE, KK) und subsidiär durch den Kanton Bern LHK: Finanziert insbesondere durch IV-Rente und EL, ggf. auch mit Lohn, Vermögen

4 Beitrag Kanton Bern Individuell * Generell Seite 4 Bereich Arbeit (Werkstätte, Tagesstätte, Tagesstruktur): Finanzierung bisher Finanzierung mit VIBEL Kantonsbeitrag pro Präsenztag/ Stunde (teilweise Mitfinanzierung durch EL und Anteil HE) Strukturaufwand (Kanton) Leitung/Verwaltung, Professionalität, Fachpersonalquote, etc. Behinderungsbedingter Bedarf (VIBEL) in den Bereichen Arbeit/ Beschäftigung, Aus- und Weiterbildung sowie gemeinnütziges Engagement * Individuell pro Klientin und Klient finanziert durch den Beitrag der EL (nur bei Beschäftigung), allfällige weitere Mitfinanzierer und subsidiär durch den Kanton Bern Mit der Abgeltung über den VIBEL-Bedarf pro Klient wird sich die Rechnungsstellung bei den Institutionen ändern. Da die Klienten die Aufwendungen für die Betreuung mit dem Kanton abrechnen werden, müssen die Rechnungen für die individuellen Unterstützungsleistungen über die Klienten gehen (evtl. mit der Möglichkeit der Delegation an die Institution). Für den Strukturbeitrag (generelle Leistungen) kann dem Kanton pro geleisteten Aufenthaltstag (Wohnen) und pro geleistete Beschäftigungs- oder Arbeitsstunde ein Ansatz in Rechnung gestellt werden. Die Abläufe der Abrechnung werden mit dem Pilotprojekt I VIBEL im Jahr 2016 getestet und wo nötig noch angepasst. Das Alters- und Behindertenamt wird laufend weiter informieren über die nächsten Schritte der Umsetzung des Behindertenkonzepts und den weiteren Verlauf der Pilotprojekte in den Jahren 2017 und 2018.

5 Seite 5 Kapitel 3: Kostenrechnung Die Kostenrechnung bildet die betrieblichen Gegebenheiten ab. Nebst den Einflüssen auf die verschiedenen Teilgebiete des Rechnungswesens kann die Einführung der Kostenrechnung auch Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation auslösen, vor allem aber wichtige finanzielle Steuerungsinformationen liefern. Die anerkannten bzw. bewilligten Institutionen sind verpflichtet, eine zweckmässige, auf dem Konzept «Kostenrechnung für soziale Einrichtungen IVSE/Curaviva» (Version 2014) basierende Kostenrechnung zu führen. 4 A. Grundsätze einer Kostenrechnung Die Kostenrechnung ist als Vollkostenrechnung nach IVSE zu führen. Dabei werden alle Kosten (direkte und indirekte) den Kostenträgern zugeordnet. Die Kostenrechnung muss in Bezug auf die Frage «Wo ist was geschehen?» Transparenz schaffen. Dies als Ergänzung zur Finanzbuchhaltung, welche die Frage «Was ist geschehen?» beantwortet. Entscheidend für die Aussagekraft der Kostenrechnung ist eine sachgerechte Definition der Kostenträger. Diese müssen den Leistungsangeboten der Institutionen entsprechen. Für jedes Leistungsangebot ist ein separater Kostenträger zu führen, insbesondere kann unterschieden werden in: - Wohnen (evtl. unterschieden in Angebote nach Betreuungs-Intensität) - Beschäftigung/Tagesstätte - Ambulante Betreuung - Werkstätte - IV-Massnahmen Die Kostenstellen (Hilfs-, Vor- und Hauptkostenstellen 5 ) sind nach Verantwortungsbereichen zu gliedern. Es handelt sich dabei um jene Bereiche, die Kosten verursachen. Massgebend für die Qualität der Kostenrechnung ist auch die Plausibilität der zur Verteilung der Kosten aus der Kostenstellenrechnung definierten Umlageschlüssel. Die direkten Kosten (Einzelkosten) sind direkt den Kostenträgern zuzurechnen. Das heisst, dass sämtliche Kosten, welche zugeordnet werden können, direkt auf die entsprechenden Kostenträger laufen. Die indirekten Kosten (Gemeinkosten) sind im Rahmen der Kostenstellenrechnung den Hilfs-, Vor- und Hauptkostenstellen zu belasten. Die Kosten aus der Kostenstellenrechnung werden in der Kostenträgerrechnung den Kostenträgern zugerechnet. Kosten, die im Prinzip direkt den Kostenträgern zurechenbar sind, deren direkte Zurechnung aber als zu aufwändig beurteilt wird, können über die Kostenstellenrechnung verteilt werden. 6 Die folgende Checkliste soll Unterstützung bieten zur Aufteilung des Angebots Wohnen mit Beschäftigung auf die Kostenträger Wohnen und Beschäftigung respektive Arbeit. 4 Integrierte, auf dem Konzept IVSE / Curaviva basierende Software-Lösungen sind mit relativ geringen Kosten verbunden. Zur Klärung komplexer Fragen bei der Einführung der Kostenrechnung empfehlen wir den Einbezug externer Unterstützung. 5 Die detaillierten Angaben zur Definition, was Hilfs-, Vor- und Hauptkostenstellen sind und wo diese eingesetzt werden, finden sich in der Gliederung im Handbuch von CURAVIVA Kostenrechnung Beispiele für solche Kosten: Verbrauch von Hilfsmaterialien, Kosten für kleine interne Reparaturen.

6 Seite 6 B. Checkliste Kostentrennung pro Kontenbereich Ausgangslage 1. Wie werden die Kosten bisher verteilt? Bestehen bereits eigene Kostenträger, Hilfs- Vorund Hauptkostenstellen oder müssen diese eröffnet werden? Planung 2. Zur Einführung der neuen Kostenträger sind verschiedene, institutionsspezifische Abklärungen nötig. Insbesondere müssen die Kosten der einzelnen Teilbereiche sauber voneinander getrennt werden. Wichtig ist, dass die Trennlinien kompatibel sind mit den VIBEL-Lebensbereichen (siehe Kapitel 1). Die Berücksichtigung der Gegebenheiten vor Ort, welche pro Institution sehr unterschiedlich sein können, ist dabei von zentraler Bedeutung. Umsetzung 3. Zur Umsetzung der Aufteilung des Angebots Wohnen mit Beschäftigung schlagen wir eine Betrachtung pro Kontengruppe vor, dabei halten wir uns an den CURAVIVA Kontenplan. Es gilt auch hier, sämtliche direkte Kosten werden sofort dem Kostenträger Wohnen oder Arbeit (Beschäftigung oder Werkstätte) zugeordnet. Für die weitere Abgrenzung können diese generellen Zuordnungshilfen nützlich sein: Personalkosten: - Konto 31 und 32, Betreuungspersonal und Therapie Wenn die Mitarbeitenden nicht nach Angebot getrennt sind sondern in beiden Lebensbereichen Unterstützung leisten, muss sinnvollerweise mittels Rapporterfassung über eine bestimmte Zeit oder Befragung diese Abgrenzung untersucht werden. Wichtig ist, dass wenn immer Betreuung geleistet wird (also auch in den Bereichen Verwaltung, Hausdienst und technischer Dienst), die Personalkosten für die Betreuungsleistung auf die beiden Lebensbereiche Wohnen/Freizeit und Arbeit verteilt werden müssen. Sämtliche während dem Wochenende anfallen Kosten sind dem Wohnbereich/Freizeitbereich zuzuordnen, da in der Beschäftigung wie auch sonst im Arbeitsbereich maximal eine 5-Tagewoche gilt 7. Die Aufwände aus der Zeit am frühen Morgen, dem Mittagessen und nach Beendigung der Beschäftigung sowie an den Wochenenden ist dem Bereich Wohnen zuzuordnen. Folgende Empfehlungen sind VIBEL-seitig für die weiteren Konten vorhanden: - Konto 33, Hilfskostenstelle Leitung und Verwaltung Als Verteilschlüssel eignet sich hier die Verteilung pro Kopf, also auf die Anzahl Mitarbeitende (nach Vollzeitäquivalent gerechnet). - Konto 34 Hilfskostenstelle Küche: Kostenverteilung gemäss Anzahl Essen Hilfskostenstelle Reinigung: pro m², wenn nötig mit Gewichtung nach Nutzungszeit oder Verschmutzungsgrad Hilfskostenstelle Wäscherei: diese Kosten können üblicherweise dem Wohnbereich zugeordnet werden. - Konto 35, Hilfskostenstelle Technischer Dienst Wenn sinnvoll, können die Kosten nach m² verteilt werden, ansonsten muss auch hier mittels Rapporterfassung über eine bestimmte Zeit diese Abgrenzung bestimmt werden. 7 Einzige Ausnahme: die Arbeit findet als Teil der Arbeitswoche tatsächlich am Wochenende statt, z.b. Catering.

7 Seite 7 - Konto 36 Besoldung Beschäftigungs-Stätten (inkl. Löhne an Betreute) Diese Kosten sind vollumfänglich dem Bereich Arbeit zuzuordnen. - Konto 37: Sozialleistungen Prozentual werden die Sozialleistungen auf die jeweiligen Lohnkosten geschlagen. - Konto 38 und 39, Personalnebenaufwand und Honorare Hier kann eine Verteilung pro Kopf, also auf die Anzahl Mitarbeitende gemacht werden. Sachkosten: - Konto 40 Medizinischer Bedarf: Diese Kosten sind generell dem Bereich Wohnen zuzuordnen. - Konto 41, Lebensmittel und Getränke: Diese Aufwände werden der Hilfskostenstelle Küche zugeteilt. - Konto 42, Haushalt: Zuordnen nach Aufwand auf die Hilfskostenstellen Reinigung und Wäscherei - Konten 43, 44 und 45, Unterhalt, Mietzins, Abschreibungen, Energie und Wasser: Da diese Kosten hauptsächlich der Hilfskostenstelle Haus/Gebäude entsprechen, kann der Verteilschlüssel m² angewendet werden für die nicht direkt zuteilbaren Kosten. Die gesamte Nutzfläche Wohnen und Beschäftigung wird auf die beiden Bereiche aufgeteilt und entsprechend werden die Kosten im Verhältnis zugeordnet. Wo es zweckmässig ist, beispielsweise bei massiv stärkerem Stromverbrauch durch einen der Bereiche, können gewichtete Schlüssel definiert werden. - Konto 46, Schulung und Ausbildung: Diese Kosten können direkt den Mitarbeitenden und damit dem entsprechenden Verteiler zugeordnet werden. - Konto 47, Büro und Verwaltung: Analog Konto 33, Hilfskostenstelle Leitung und Verwaltung. - Konto 48, Werkzeuge: Diese Kosten sind eindeutig dem Arbeitsbereich zugeordnet. - Konto 49, übriger Sachaufwand: Wo die Aufteilung nicht eindeutig ist, kann der Verteilschlüssel pro Kopf, also auf die Anzahl Mitarbeitende angewendet werden. - Die Aufwände aus der Zeit am frühen Morgen, dem Mittagessen und nach Beendigung der Beschäftigung sowie an den Wochenenden ist dem Bereich Wohnen zuzuordnen.

8 Seite 8 Erträge: Die Erträge aus den Kontengruppen 62, 63, 65 sollten direkt den Bereichen Wohnen oder Arbeiten zugeordnet werden können. - Konto 66, sonstiger Miet- und Kapitalertrag: Dieser Ertrag kann der Hilfskostenstelle Haus/Gebäude zugeordnet werden. - Konto 67, Ertrag aus Nebenbetrieben: Eine gerechte Zuteilung auf die Kostenträger ist anzustreben, beispielsweise über den Schlüssel pro Kopf, also auf die Anzahl Mitarbeitende (nach Vollzeitäquivalent gerechnet). - Konto 68, Ertrag aus Leistungen an Personal und Dritte: Diese Erträge können der leistungserbringenden Kostenstelle zugeteilt werden, z.b. für Mahlzeitenbezug Personal via die Hilfskostenstelle Küche. - Konto 60, Tarifertrag Die Tariferträge sind gemäss der Verrechnung dem jeweiligen Angebot zuzuteilen: Wohnen: Aufenthaltstarif (EL CHF 135), Reservationstaxen, Kostgelder. Beschäftigung für Externe: Tarif pro Präsenztag bei mind. 5 Stunden (EL CHF 45, eventuell Anteil HE), Kostgelder. - Interne Verrechnung Tariferträge/Arbeitsleistung Wenn die Klientinnen und Klienten der Tagesstätte bereits in einem Wohnheim sind, bezahlen sie keinen Tarif für die Beschäftigung. Eine interne Verrechnung des Tarifertrags Wohnen in den Bereich Beschäftigung ist möglich und kann beispielsweise mittels dem Verteilschlüssel nach Betreuungsaufwand zugeteilt werden. In den Institutionen, wo die Beschäftigung oder die Werkstätte Haushaltsarbeiten tätigen, sind diese intern zu verrechnen. Dass heisst, der Arbeitsbereich vollbringt im Wohnbereich eine Dienstleistung, welche vom Wohnbereich zu bezahlen ist. Für die Klärung von institutionsspezifischen Detailfragen bei der Umsetzung der Kostenrechnung stehen die zuständigen Revisorinnen und Revisoren zur Verfügung.